Digitalisierung und Archivierung von Patientenakten

Informationsdienst der Deutschen eVergabe 04.11.2026 19:13 Uhr 1.) die Bezeichnung und die Anschrift der zur Angebotsabgabe auffordernden Stelle, der den Zuschlag erteilenden Stelle sowie der Stelle, bei der die Angebote oder Teilnahmeanträge einzureichen sind: der ausschreibenden Stelle Deutsches Schmerz-Zentrum Mainz GmbH Telefon +49 6131988501 Auf der Steig 14-16 Telefax 55131 Mainz E-Mail v.sauer@taylorwessing.com der Stelle, an die die konventionellen Angebote zu richten sind: 2.) Verfahrensart Öffentliche Ausschreibung nach UVgO 3.) die Form, in der Teilnahmeanträge oder Angebote einzureichen sind: Elektronische Angebote sind zugelassen Textform (§ 126b BGB) ist erlaubt Digitale Signatur wird nicht unterstützt 4.) gegebenenfalls in den Fällen des § 29 Absatz 3 die Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit und die Informationen zum Zugriff auf die Vergabeunterlagen: Das Vergabesystem der Deutschen eVergabe verwendet für die Verschlüsselung Ihrer Daten während der Übertragung zum Server die aktuellste Version des TLS-Verschlüsselungsverfahrens. [https-Übertragung]. Die Unterlagen können Sie unter www.deutsche-evergabe.de herunterladen. 5.) Art und Umfang der Leistung sowie den Ort der Leistungserbringung: Aktenzeichen n.def. Titel Scandienstleistung für Patientenakten Beschreibung Gegenstand des Auftrags ist die Digitalisierung der Papierakten des Deutschen Schmerz-Zentrums Mainz – stationäre Fälle, Tagesklinik und Ambulanz – durch einen externen Scandienstleister. Die Leistung umfasst die Abholung und den Transport der Akten, die scantechnische Vorbereitung, das Scannen, die Indexierung, die Qualitätssicherung, die Lieferung der Daten in das Archivsystem HYDMedia des DSZM, die Zwischenlagerung sowie die datenschutzgerechte Vernichtung der Originale. Weitere Einzelheiten sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen. ausf. Beschreibung Das Deutsche Schmerz-Zentrum Mainz (DSZM) ist eine Fachklinik für Schmerzmedizin in Mainz (Auf der Steig 14-16, 55131 Mainz) mit 80 stationären und 24 teilstationären Betten sowie einer Ambulanz; die stationären Bereiche sind die konservative Schmerztherapie und die Neurochirurgie. Krankenhausinformationssystem ist ORBIS, Archivsystem ist HYDMedia G6 (beide Dedalus HealthCare). HYDMedia wird derzeit neu aufgebaut und im Rechenzentrum eines externen Betreibers betrieben. Gegenstand der Leistung sind die Akten der stationären Fälle sowie die Akten der Tagesklinik (teilstationäre Behandlung) und der Ambulanz. Gegenstand ist die Digitalisierung der Papierakten des DSZM – stationäre Fälle, Tagesklinik und Ambulanz – durch einen externen Scandienstleister. Die Leistung umfasst die Abholung und den Transport der Akten, die scantechnische Vorbereitung, das Scannen, die Indexierung, die Qualitätssicherung, die Lieferung der Daten in das Archivsystem HYDMedia des DSZM, die Zwischenlagerung sowie die datenschutzgerechte Vernichtung der Originale. Die digitalisierte Akte ersetzt die Papierakte (ersetzendes Scannen). Der Scanprozess muss deshalb den Anforderungen der Technischen Richtlinie BSI TR-03138 (RESISCAN) entsprechen. Bestandteil der Leistung ist die vollständige Umstellung auf den neuen Dienstleister aus einer Hand – vom Zuschlag bis zum abgenommenen Produktivbetrieb. Der Produktivbetrieb ist innerhalb von zehn Arbeitstagen nach Zuschlag aufzunehmen bzw., wenn die Importschnittstelle von Dedalus Seite 1 / 3 Informationsdienst der Deutschen eVergabe 04.11.2026 19:13 Uhr dann noch nicht bereitsteht, innerhalb von zehn Arbeitstagen nach ihrer Bereitstellung; angestrebt ist der 18.12.2026. Die Anforderungen sind, soweit möglich, funktional und produktneutral beschrieben. Gleichwertige Lösungen sind zulässig, sofern die Anforderungen vollständig erfüllt werden. Die in den Abschnitten 3 bis 6 der Leistungsbeschreibung (Teil C.2) genannten Anforderungen sind Mindestanforderungen; Angebote, die sie nicht erfüllen, werden nicht berücksichtigt. Erfüllungsort: 55131 Mainz, Altstadt 6.) gegebenenfalls die Anzahl, Größe und Art der einzelnen Lose: losweise Vergabe: ist nicht vorgesehen 7.) gegebenenfalls die Zulassung von Nebenangeboten: Zulässigkeit Die Abgabe von Nebenangeboten ist nicht erlaubt. 8.) Etwaige Bestimmungen über die Ausführungsfrist: Laufzeit/Ausführungsfrist: Die laufenden Leistungen beginnen mit der Abnahme des Produktivbetriebs und enden am 31.12.2027 (Grundlaufzeit; Wertung: 12 Monate). Dieser Auftrag kann verlängert werden. Der Auftraggeber kann die Laufzeit zweimal um jeweils drei Monate verlängern, längstens bis zum 30.06.2028. Die Verlängerung ist spätestens 45 Kalendertage vor Ablauf des jeweiligen Leistungszeitraums auszuüben. Max. Anzahl Verlängerungen: 2 9.) die elektronische Adresse, unter der die Vergabeunterlagen abgerufen werden können oder die Bezeichnung und die Anschrift der Stelle, die die Vergabeunterlagen abgibt oder bei der sie eingesehen werden können: Die Vergabeunterlagen stehen digital über die Deutsche eVergabe zur Verfügung. Sie finden das Verfahren unter folgendem Link: https://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/e2678d76-c846-44a2-b69b-3d72efe3d905 10.) die Teilnahme- oder Angebots- & Bindefrist: Angebotsfrist Die Frist endet am 24.11.2026 um 15:00 Uhr. Bindefrist Die Bindefrist für abgegebene Angebote endet am 15.12.2026. 11.) die Höhe etwa geforderter Sicherheitsleistungen: keine allgemeinen Angaben 12.) die wesentlichen Zahlungsbedingungen oder Angabe der Unterlagen, in denen sie enthalten sind: keine Angaben 13.) die mit dem Angebot oder dem Teilnahmeantrag vorzulegenden Unterlagen, die die Auftraggeber für die Beurteilung der Eignung des Bewerbers oder Bieters verlangen: keine allgemeinen Angaben Folgende Nachweise sind im Einzelnen zu erbringen: • Erklärung zur Insolvenz Angabe zu Insolvenzverfahren und Liquidation • Erklärung zu Steuern Angaben zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung • Erklärung zu Berufsregister Eintragung in das Berufsregister des Sitzes oder Wohnsitzes Seite 2 / 3 Informationsdienst der Deutschen eVergabe 04.11.2026 19:13 Uhr • Erklärung zu Umsatz Eigenerklärung über den jährlichen Umsatz des Bieters für mit den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbaren Leistungen. Durchschnittlicher Umsatz der letzten drei Geschäftsjahre mit Leistungen, wie in der Leistungsbeschreibung nach Art und Umfang beschrieben, von mindestens EUR 100.000. Nichterfüllung führt zum Ausschluss. Eigenerklärung über das jährliche Mittel der Beschäftigten (Vollzeitäquivalente) für den maßgeblichen Bereich bzw. Geschäftsbereich (leistungsspezifischer Geschäftsbereich; Aufschlüsselung in die Bereiche kaufmännisch, technisch, Service/Support und sonstige) in den letzten 3 Jahren im deutschsprachigen Raum. • Erklärung zu Referenzen Zum Nachweis der fachlichen Leistungsfähigkeit sind mindestens drei vergleichbare Referenzen über die Digitalisierung von Papierakten zu nennen (Mindestanforderung). Eine Referenz ist vergleichbar, wenn: • Scandienstleistungen für die Digitalisierung von Papierakten mit Abholung und Transport der Akten, die scantechnische Vorbereitung, das Scannen, die Indexierung, die Qualitätssicherung im Krankenhaus- und Klinikbereich und • Lieferung der Daten in ein Archivsystem (z.B. HYDMedia oder vergleichbares) erbracht worden sind. Die Referenzprojekte sind wertbar, wenn sie in den letzten 3 Jahren durchgeführt worden sind oder seit mindestens sechs Monaten laufen. • Erklärung zu Haftpflichtversicherung Eigenerklärung, dass im Auftragsfall eine Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme für Personenschäden in Höhe von mindestens EUR 1.000.000 je Schadensfall und für sonstige Schäden (Sach- und Vermögensschäden) in Höhe von mindestens EUR 1.000.000 je Schadensfall abgeschlossen wird bzw. bereits abgeschlossen wurde und diese für den Zeitraum der Leistungserbringung nach Zuschlag aufrecht erhalten wird. 14.) die Angabe der Zuschlagskriterien, sofern diese nicht in den Vergabeunterlagen genannt werden: Preiskriterium-Name: Gesamtwertungspreis (netto) Gewichtung: 100 Sonstiges: Der Auftraggeber hat Mindestanforderungen an die Eignung festgelegt, solche sind in den Vergabeunterlagen als Mindestanforderungen gekennzeichnet. Die Nichterfüllung führt zum Ausschluss. Zeitpunkt der Publikation: 04.11.2026 - 19:15 Uhr Seite 3 / 3