Fachliche und organisatorische Projektleitung für die Einführung einer elektronischen Aktenführung

Status
Vergeben
Angebotsfrist
Nicht angegeben
Geschätzter Auftragswert
Nicht angegeben
Lose
1
Auftraggeber
Kassenärztliche Vereinigung Baden-WürttembergProfil ansehen
Erfüllungsregion
Baden-Württemberg, Deutschland
Verfahren
Nicht offenes Verfahren
Auftragsart
Dienstleistung
Veröffentlicht
15.08.2026
Bekanntmachungsnummer
566509-2026
Verfahrensnummer
d128bb54-4aca-4468-b9d9-401856e5e906
CPV-Codes
48311100 · Dokumentenverwaltungssystem; 72224000 · Beratung im Bereich Projektleitung; 72224100 · Planung im Bereich Systemimplementierung; 72224200 · Planung im Bereich SystemqualitätssicherungMehr anzeigen

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Kurzbeschreibung

Die Kassenärztliche Vereinigung Baden-Württemberg beauftragt die fachliche und organisatorische Gesamtleitung für die Einführung einer elektronischen Aktenführung (eAkte) mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS). Das bereits beschaffte DMS des Herstellers d.velop ist bereits operativ im Einsatz; die Projektleitung umfasst unter anderem Initiierung, Bestandsanalyse, Soll-Konzeption, Entwicklung einer Roadmap sowie Umsetzung und Einführung. Der Auftrag wird in Stuttgart beziehungsweise der Region DE111 über eine Laufzeit von 720 Tagen erbracht.

KI-Zusammenfassung · Maßgeblich ist die Originalbekanntmachung.

Leistungsbeschreibung

Gegenstand der Ausschreibung ist die vollumfängliche fachlich geprägte Projektleitung für die Einführung einer elektronischen Aktenführung (eAkte) mittels eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) in der Auftrag gebenden Körperschaft des öffentlichen Rechts. Das DMS-Produkt (d.velop AG) wurde bereits beschafft und befindet sich im operativen Einsatz.

Leistungen nach Losen (1)

  • LOT-0001 · Projektleitung zur Einführung eines DMS

    Der Auftrag umfasst sowohl die fachliche als auch die organisatorische Projektleitung über alle Projektphasen hinweg, insbesondere: - Projektinitiierung, - Analyse der Ausgangssituation - Soll-Konzeption und Roadmap - Umsetzung und Einführung Die verantwortliche Person übernimmt dabei eine zentrale Rolle als Bindeglied zwischen dem Lenkungsgremium und dem Projektteam und trägt die operative Verantwortung für die Steuerung und Umsetzung des Projektes. Hierzu gehört insbesondere ein regelmäßiges, adressatengerechtes Reporting an das Lenkungsgremium über Projektfortschritt, Risiken, Abweichungen und Entscheidungsbedarfe. Geschätzter Aufwand über die Projektlaufzeit: 450 PT

Wie wird das Angebot bewertet?

LOT-0001 · Projektleitung zur Einführung eines DMS

Berücksichtigung des Preises durch die Wertungsmethode "Bestangebots-Quotienten-Methode"
30 %
Hinweis: Das Konzept wird Vertragsbestandteil und demzufolge Gegenstand der geschuldeten Leistung. Die vollständigen Präsentationsunterlagen sind mit Angebotsabgabe einzureichen. Sowohl die Projektleitung als auch die Stellvertretung müssen am Präsentationstermin zu erscheinen. Die Projektleitung präsentieret mit Hilfe der Stellvertretung ein Konzept für das Change-Management bei der KVBW sowie eine Leitidee zur Umsetzung einer Kommunikationsstrategie und des Stakeholder-Managements im Rahmen eines Präsentationstermins mir der Dauer von 30 Minuten. Hierbei sind mindestens folgende Punkte einzubeziehen: Entwickeln Sie einen detaillierten Maßnahmenplan, der die Einführung eines neuen Dokumentenmanagementsystems (DMS) unterstützt und auf die unterschiedlichen Bedürfnisse und Perspektiven der verschiedenen Stakeholder eingeht. Bitte erläutern Sie, wie unterschiedliche Erwartungshaltungen an das bestehende DMS und dessen Funktionalität (bzw. dessen Nutzen) bei der Entwicklung des Plans berücksichtigt werden. Beschreiben Sie spezifische Maßnahmen, um die Akzeptanz des neuen Systems über alle relevanten Ebenen hinweg zu fördern und Widerstände gezielt zu adressieren. Erstellen Sie einen umfassenden Kommunikationsplan, der die regelmäßige und zielgerichtete Information aller relevanten Stakeholder (Führungskräfte, Endanwender) sicherstellt und die Akzeptanz des neuen Systems fördert. Geben Sie an, welche Kommunikationskanäle (z.B. Meetings, E-Mails, Workshops, Newsletter) zur regelmäßigen Information verwendet werden. Beschreiben Sie die Vorgehensweise zur aktiven Einbindung der Stakeholder in den Change-Management-Prozess und zur Förderung der Akzeptanz des neuen Systems. Berücksichtigen Sie in der Kommunikation den jeweils unterschiedlichen Wissensstand und die Erwartungen der Stakeholder. Stellen Sie dar, wie Sie Feedback von Stakeholdern einholen und in den weiteren Prozess integrieren wollen.
42 %
Zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufes im Rahmen der Vertragsumsetzung hat der Bieter mit seinem Angebot ein Konzept für einen vorgangsbezogenen Aktenplan mit einem Umfang von maximal 4 DIN-A4 Seiten in deutscher Sprache einzureichen. Achtung: nicht lesbare Inhalte, z.B. aufgrund zu geringer Schriftgröße, werden nicht gewertet! Der Aktenplan soll sich beispielhaft an Inhalte einer öffentlichen Verwaltung orientieren und eine klare Struktur für die Ablage und Verwaltung von Dokumenten bieten. In der Darstellung ist für das konkrete Vorhaben insbesondere auf folgende Aspekte einzugehen/zu berücksichtigen: - Vorgaben aus der Verwaltungsvorschrift zur Aktenführung - Beispielhafte Darstellung der vorgesehenen Metadaten, die für den automatisierten Zugriff hinterlegt werden sollen - Nutzung der Technologie der Firma d.velop, insbesondere der Module d.velop documents und d.velop process, um den Aktenplan in die bestehende Infrastruktur der Organisation zu integrieren. - Integration von Künstlicher Intelligenz (KI), z.B. zur automatisierten Texterkennung (OCR) und Dokumentenklassifikation, zur Steigerung der Effizienz und zur Automatisierung von Prozessen. - Berücksichtigung der Erweiterbarkeit des Systems, insbesondere die Möglichkeit, den Aktenplan an zukünftige gesetzliche Anforderungen oder neue Funktionen anzupassen. Dem Auftraggeber kommt es bei der Darstellung insbesondere auf die Klarheit, Funktionalität und Anpassungsfähigkeit des Aktenplans an, der durch den Einsatz moderner Technologie flexibel an die sich ständig ändernden Anforderungen der ambulanten Versorgung in Baden-Württemberg angepasst werden kann.
28 %

Vergabeunterlagen

Keine abgerufenen Dateien hinterlegt. Ein abgeschlossener Abruf ist nicht dokumentiert.

Änderungen und Bieterfragen

1 Eintrag
  1. 17.08.2026VergabebekanntmachungBekanntmachung 566509-2026
Vergleichbare Verfahren45vergeben oder Frist abgelaufen
Mit erfasstem Zuschlag21 verschiedene Auftragnehmer
ZuschlagssummeMedian
Zuschlag zu SchätzwertMedian, 7 Vergaben

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Frist in den letzten 12 Monaten abgelaufen, nach Ähnlichkeit
Titel
Einführung und Betrieb eines elektronischen Aktenführungssystems für die LandesverwaltungLand Saarland, vertreten durch das Ministerium für Wirtschaft, Innovation, Digitales und Energie, dieses vertreten durch das IT-Dienstleistungszentrum IT-DLZ, und davon unabhängig vertreten durch den Landtag des SaarlandesSaarbrücken, Deutschland02.10.2025 -
Software zur Digitalisierung patientenbezogener PapierprozesseUniversitätsklinikum Aachen AöRAachen, Deutschland09.06.2026 -
Digitalisierung von Patienten-, Personal- und VerwaltungsaktenVivantes - Netzwerk für Gesundheit GmbHBerlin, Deutschland26.03.2026 -
Einführung und Implementierung eines DokumentenmanagementsystemsStadtverwaltung BurgstädtDeutschland18.09.2026 -
Rahmenvertrag für Beratung zur organisatorischen und strategischen UnternehmensentwicklungKassenärztliche Vereinigung Baden-WürttembergStuttgart, Deutschland04.08.2026 -
Rahmenvertrag für Beratung zu Digitalisierung, künstlicher Intelligenz und IT-TransformationKassenärztliche Vereinigung Baden-WürttembergStuttgart, Deutschland23.02.2026 -
Einführung eines Enterprise-Content-Management-Systems inklusive LizenzenZweckverband LandeswasserversorgungStuttgart, Deutschland15.06.2026 -
Einführung einer digitalen PersonalakteGemeinschaftsklinikum Mittelrhein gGmbHKoblenz am Rhein, Deutschland21.07.2026 -

Wer gewinnt solche Vergaben?

Alle inhaltlich ähnlichen Verfahren im erfassten Bestand
Trend
DAd.velop AGGescher3007.08.2026756 Tsd. €steigend
GIget it live GmbHKarben1031.08.2026 - steigend
TCThieme Compliance GmbHErlangen1005.08.2026 - steigend
RIrubicon IT GmbHWien1017.07.2026 - steigend
AGab-data GmbH & Co. KGVelbert1006.07.2026353 Tsd. €steigend
AEARGE ELOconnectJever1017.06.2026823 Tsd. €steigend
LGLECARE GmbHHamburg1005.05.2026 - steigend
VCVision Consulting GmbHBerlin1005.09.2025 - fallend
IMIron Mountain Deutschland GmbHHamburg1014.08.2025420 Tsd. €fallend
DIDATASEC information factory GmbHSiegen1030.07.2025600 Tsd. €fallend

Wer schreibt solche Vergaben aus?

Regionen: Nordrhein-Westfalen (7) · Baden-Württemberg (5) · Rheinland-Pfalz (5) · Bayern (4) · Brandenburg (4) · Niedersachsen (3)

Laufende Rahmenverträge

Baden-Württemberg
  • Beratung und Umsetzungsbegleitung für die Unternehmenssteuerung in SAP S/4HANAHorváth & Partner GmbH +1 weitereLand Baden-Württemberg vertreten durch die IT Baden-WürttembergStuttgart, Deutschland
    1 €
    19.12.2025noch 39 Monate19.12.2029
    Neuausschreibung erwartet ca. Q2 2029 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet

Kassenärztliche Vereinigung Baden-Württemberg

Aktiv seit 2023 · 38 Verfahren
Profil öffnen
Verfahren pro Jahr13Ø seit 2023
Ø Auftragswertgeschätzt, laut Bekanntmachung
VergebenVerfahren mit Zuschlag
RahmenverträgeAnteil an Verfahren
Verfahren je Woche · 38 seit 2023Spitze KW 33 · 2026 · 4

Leistungsbereiche

Top 5 nach Verfahren

Erfüllungsorte

nach Verfahren

Bisherige Auftragnehmer

Zuschläge dieses Auftraggebers, alle Leistungsbereiche
ICIMTB Consulting GmbH110.08.2026653 Tsd. €
NNnds Netzwerksysteme GmbH106.07.2026943 Tsd. €
NDNTS Deutschland GmbH106.07.2026943 Tsd. €
LMLöwe Medizintechnik106.07.2026182 Tsd. €
NGNTT Germany AG & Co. KG122.06.2026287 Tsd. €
WBWISAG Business Catering Bayern GmbH & Co. KG109.06.2026 -
UAUNITY AG101.06.20261,5 Mio. €
DODatacenter One Gmbh120.04.20261,9 Mio. €

Laufende Rahmenverträge

nach voraussichtlichem Vertragsende
  • Rahmenvertrag für Digitalisierungsberatung und IT-StrategieUNITY AGKassenärztliche Vereinigung Baden-WürttembergStuttgart, Deutschland
    1,5 Mio. €
    01.06.2026noch 20 Monate01.06.2028
    Neuausschreibung erwartet ca. Q4 2027 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Kontrollen, Instandhaltung und Inventarisierung von Medizin- und ElektrogerätenLöwe MedizintechnikKassenärztliche Vereinigung Baden-WürttembergStuttgart, Deutschland
    182 Tsd. €
    06.07.2026noch 22 Monate06.07.2028
    Neuausschreibung erwartet ca. Q1 2028 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Rahmenvertrag für Konferenzhardware, Displays und ZubehörNTS Deutschland GmbH +1 weitereKassenärztliche Vereinigung Baden-WürttembergStuttgart, Deutschland
    943 Tsd. €
    06.07.2026noch 22 Monate06.07.2028
    Neuausschreibung erwartet ca. Q1 2028 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Rahmenvertrag über Microsoft-Lizenzen und zugehörige DienstleistungenSoftwareONE Deutschland GmbHKassenärztliche Vereinigung Baden-WürttembergStuttgart, Deutschland
    8,4 Mio. €
    23.03.2026noch 30 Monate23.03.2029
    Neuausschreibung erwartet ca. Q3 2028 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet

Letzte Verfahren

neueste zuerst · Zuschlagsempfänger, wo veröffentlicht
14.09.2026Rahmenvertrag für Wartung und Instandhaltung vorhandener JalousieanlagenOffen - -
28.08.2026Rahmenvertrag für Konferenzhardware, Displays und ZubehörVergebenNDNTS Deutschland GmbH +1 weitere943 Tsd. €
25.08.2026Abholung, Beförderung und Zustellung nationaler und internationaler BriefpostOffen - -
16.08.2026Cyber-Versicherung und Cyber-Exzedenten-VersicherungOffen - -
15.08.2026Fachliche und organisatorische Projektleitung für die Einführung einer elektronischen AktenführungVergebenICIMTB Consulting GmbH653 Tsd. €
13.08.2026Kontrollen, Instandhaltung und Inventarisierung von Medizin- und ElektrogerätenVergebenLMLöwe Medizintechnik182 Tsd. €
12.08.2026Unternehmensberatungsleistungen zur Weiterentwicklung interner OrganisationseinheitenVergeben - -
03.08.2026Wartung und Instandhaltung von JalousieanlagenOffen - -
21.07.2026Managed Print Services: Lieferung und Wartung von Etagen- und ArbeitsplatzdruckernOffen - -
09.07.2026Bauleistungs-, Haftpflicht- und Exzedentenversicherung für den Neubau eines Verwaltungsgebäudes in FreiburgOffen - -
06.07.2026Rahmenvertrag für Beratung zur organisatorischen und strategischen UnternehmensentwicklungOffen - -
01.07.2026Erneuerung und Wartung der E-Mail-Security-InfrastrukturVergebenNGNTT Germany AG & Co. KG287 Tsd. €
17.06.2026Bewirtschaftung der Betriebskantine und CateringleistungenVergebenWBWISAG Business Catering Bayern GmbH & Co. KG -
09.06.2026Rahmenvertrag für Digitalisierungsberatung und IT-StrategieVergebenUAUNITY AG1,5 Mio. €
02.06.2026Lieferung und Wartung von Etagen- und Arbeitsplatzdruckern auf MietbasisVergeben - -
06.05.2026Rahmenvertrag für MTK/STK- und DGUV V3-Prüfungen medizinischer GeräteOffen - -
05.05.2026Rahmenvertrag zur Neuausstattung von Besprechungs- und Multifunktionsräumen mit KonferenzhardwareOffen - -
04.05.2026Bewirtschaftung der Betriebskantine und CateringleistungenOffen - -
29.04.2026Erneuerung Firewall-Infrastruktur, Internet-Aggregationscluster und SD-WANVergeben - 1,5 Mio. €
28.04.2026Rahmenvertrag für Referentenleistungen zur Schulung von MitarbeitendenVergeben - -
27.04.2026Rahmenvertrag für Unternehmensberatung zur OrganisationsentwicklungOffen - -
17.04.2026Erneuerung und Wartung der E-Mail-SicherheitsinfrastrukturOffen - -
26.02.2026Bereitstellung eines Backup-RechenzentrumsVergebenDODatacenter One Gmbh1,9 Mio. €
28.01.2026Rahmenvertrag über Microsoft-Lizenzen und zugehörige DienstleistungenVergebenSDSoftwareONE Deutschland GmbH8,4 Mio. €
22.01.2026Rahmenvertrag für Beratung zu Digitalisierung, künstlicher Intelligenz und IT-TransformationOffen - -

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