Digitalisierung von Verwaltungsakten für das Dokumentenmanagementsystem
- Status
- Vergeben
- Angebotsfrist
- 18.06.2025, 09:00 (Europe/Berlin)
- Geschätzter Wert
- 420.168 EUR
- Lose
- 1
- Erfüllungsregion
- Nordrhein-Westfalen, Deutschland
- Verfahren
- Offenes Verfahren
- Auftragsart
- Dienstleistung · Rahmenvereinbarung
- Veröffentlicht
- 15.05.2025
- CPV-Codes
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- Datenarchivierung (72252000)
- Archivierung (79995100)
- Scanning (79999100)
- Bekanntmachung
- vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de
- Bekanntmachungsnummer
- 314227-2025
- Verfahrensnummer
- 5617a83c-fa90-45b1-ab08-1160e7e3fc8e
Fragenkatalog
Deine Fragen an die Ausschreibung, beantwortet aus Bekanntmachung und Unterlagen.
Kurzbeschreibung
Die Stadt Euskirchen beauftragt einen Rahmenvertrag zur Digitalisierung ihrer Verwaltungsakten, damit diese elektronisch verarbeitet, aufbewahrt und recherchiert werden können. Die Unterlagen sollen in das Dokumentenmanagementsystem (DMS) enaio überführt werden; ausgenommen sind Akten, die aufgrund gesetzlicher Vorgaben im Stadtarchiv verbleiben müssen. Die Leistung ist für drei Jahre im Zeitraum 2025 bis 2027 vorgesehen, frühestens ab dem 1. September 2025, mit einem geschätzten Auftragswert von 420.168 Euro in Euskirchen; die Angebotsfrist endet am 18. Juni 2025 um 9:00 Uhr mitteleuropäischer Sommerzeit.
KI-Zusammenfassung · Maßgeblich ist die Originalbekanntmachung.
Auf einen Blick
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Leistungsbeschreibung
Rahmenvertrag für die Digitalisierung aller Verwaltungsakten der Stadt Euskirchen.
Leistungen nach Losen (1)
LOT-0001 · Rahmenvertrag Aktendigitalisierung
Mit fortschreitender Digitalisierung sollen alle Verwaltungsakten digitalisiert und für eine elektronische Verarbeitung, Vorhaltung und Recherche im Dokumentenmanagementsystem (DMS) enaio verfügbar sein, welche aufgrund gesetzlicher Regelungen nicht von vorne herein im Stadtarchiv aufbewahrt werden müssen. Für die Digitalisierung durch ein externes Dienstleistungsunternehmen wird ein Zeitraum von drei Jahren (Zeitraum 2025 - 2027) einkalkuliert. Der Vertrag beginnt frühestens am 01.09.2025 und spätestens am 01.10.2025. Der Auftraggeber behält sich eine einmalige Verlängerung des Rahmenvertrages um ein weiteres Jahr (2028) vor.
Frist: 18.06.2025, 02:00 (Europe/Berlin)
Anforderungen an deinen Betrieb
Angabe, dass nachweislich keine schwere Verfehlung begangen wurde, die die Zuverlässigkeit als Bieter in Frage stellt. Erklärung, dass keine Ausschlussgründe gemäß § 123 oder § 124 GWB vorliegen. Erklärung, dass das Unternehmen in den letzten zwei Jahren nicht aufgrund eines Verstoßes gegen Vorschriften, der zu einem Eintrag im Gewerbezentralregister geführt hat, mit einer Freiheitsstrafe von mehr als drei Monaten oder einer Geldstrafe von mehr als 90 Tagessätzen oder einer Geldbuße von mehr als 2.500 Euro belegt worden ist. Gegebenenfalls Erklärung, dass Unternehmen Maßnahmen zur Selbstreinigung ergriffen hat, durch die die Unternehmen die Zuverlässigkeit wieder hergestellt wurde. Angebote von Bietern, die zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe nicht alle erforderlichen Unterlagen enthalten, werden nicht zwingend von der Wertung ausgeschlossen. Der Auftraggeber behält sich gemäß § 56 Abs. 2 VgV vor, Bieter aufzufordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen innerhalb einer bestimmten Frist nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen, sofern sie nicht die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen (§ 56 Abs. 3 VgV), innerhalb einer bestimmten Frist nachzureichen oder zu vervollständigen.
Wie wird das Angebot bewertet?
LOT-0001 · Rahmenvertrag Aktendigitalisierung
- Ermittelt wird der wirtschaftlichste Bieter in Bezug auf den Gesamtpreis.
- 45 %
- Das im Rahmen des Angebots einzureichende Konzept darf max. 10 Seiten in DIN A4, Schriftgröße 12 Punkt, nicht überschreiten. Deckblatt/Titelseite und Abschlussseite mit Kontaktdaten werden hierbei nicht mitgezählt, jedoch alle anderen Seiten einschließlich etwaiger Einschübe zur Gliederung. Das Konzept, das Sie als Teil des Angebots einreichen, ist im PDF-Format vorzulegen. Die geforderten wertungsrelevanten Inhalte (siehe Bewertungskriterien Konzept) müssen enthalten sein.
- 55 %
Vergabeunterlagen
Die Seite mit den Unterlagen ist beim Ursprungsportal nicht mehr erreichbar.
Zum UrsprungsportalAnforderungen
Angabe, dass nachweislich keine schwere Verfehlung begangen wurde, die die Zuverlässigkeit als Bieter in Frage stellt. Erklärung, dass keine Ausschlussgründe gemäß § 123 oder § 124 GWB vorliegen. Erklärung, dass das Unternehmen in den letzten zwei Jahren nicht aufgrund eines Verstoßes gegen Vorschriften, der zu einem Eintrag im Gewerbezentralregister geführt hat, mit einer Freiheitsstrafe von mehr als drei Monaten oder einer Geldstrafe von mehr als 90 Tagessätzen oder einer Geldbuße von mehr als 2.500 Euro belegt worden ist. Gegebenenfalls Erklärung, dass Unternehmen Maßnahmen zur Selbstreinigung ergriffen hat, durch die die Unternehmen die Zuverlässigkeit wieder hergestellt wurde. Angebote von Bietern, die zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe nicht alle erforderlichen Unterlagen enthalten, werden nicht zwingend von der Wertung ausgeschlossen. Der Auftraggeber behält sich gemäß § 56 Abs. 2 VgV vor, Bieter aufzufordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen innerhalb einer bestimmten Frist nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen, sofern sie nicht die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen (§ 56 Abs. 3 VgV), innerhalb einer bestimmten Frist nachzureichen oder zu vervollständigen.
Änderungen und Bieterfragen
1 Eintrag- 18.08.2025VergabebekanntmachungBekanntmachung 537282-2025
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