Einführung einer unternehmensweiten Dokumentenmanagement-Plattform

Status
Offen
Angebotsfrist
29.09.2026, 12:00 (Europe/Berlin)
Geschätzter Auftragswert
Nicht angegeben
Lose
1
Auftraggeber
Helmholtz-Zentrum hereon GmbHProfil ansehen
Erfüllungsregion
Schleswig-Holstein, Deutschland
Verfahren
Verhandlungsverfahren mit Aufruf
Auftragsart
Dienstleistung
Veröffentlicht
31.08.2026
Bekanntmachungsnummer
598673-2026
Verfahrensnummer
ecdf209c-8b16-4e28-92c4-cb32a073adfd
CPV-Codes
50000000 · Reparatur- und Wartungsdienste

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Kurzbeschreibung

Das Helmholtz-Zentrum hereon GmbH in Geesthacht beschafft eine unternehmensweite Dokumentenmanagement-Plattform (DMS), die Dokumente und geschäftsrelevante Informationen zentral verwaltet und deren gesamten Lebenszyklus von der Erfassung bis zur Archivierung und Löschung unterstützt. Die Lösung soll bestehende Fachanwendungen integrieren, Insellösungen reduzieren, digitale Arbeitsabläufe vereinheitlichen sowie Such-, Analyse- und Klassifizierungsfunktionen, einschließlich KI-gestützter Unterstützung, bereitstellen. Der Leistungsort liegt in der Region Schleswig-Holstein (NUTS-Code DEF06); Angebote sind bis zum 29. September 2026 um 10:00 Uhr einzureichen.

KI-Zusammenfassung · Maßgeblich ist die Originalbekanntmachung.

Leistungsbeschreibung

Hereon beabsichtigt die Einführung einer unternehmensweiten Dokumentenmanagement-Plattform (DMS), um die Verwaltung, Bearbeitung und Bereitstellung geschäftsrelevanter Informationen nachhaltig zu modernisieren und zu vereinheitlichen. Im Rahmen einer bereichsübergreifenden Anforderungsanalyse wurden die bestehenden Arbeitsweisen, Dokumentenprozesse und Informationsflüsse gemeinsam mit den Fachbereichen untersucht. Dabei zeigte sich, dass Dokumente und Informationen heute in unterschiedlichen Systemen, Laufwerksstrukturen, Fachanwendungen und persönli-chen Ablagen verwaltet werden. Die daraus resultierenden Medienbrüche, Mehrfachablagen und unterschiedlichen Arbeitsweisen erschweren die bereichsübergreifende Zusammenarbeit und führen zu erhöhtem Suchaufwand sowie zu Unsicherheiten hinsichtlich der Aktualität und Verbindlichkeit von Informationen. Gleichzeitig bestehen bereits zahlreiche etablierte Fachanwendungen und Informationssysteme, die auch zukünftig ihre jeweiligen Kernaufgaben erfüllen sollen. Ziel des Vorhabens ist daher nicht die Ablösung dieser Systeme, sondern deren sinnvolle Integration in eine gemeinsame Informationsplattform. Das vorliegende Leistungsverzeichnis beschreibt die funktionalen, technischen und organisatorischen Anforderungen an die zukünftige DMS-Plattform und dient als Grundlage für die Auswahl einer zukunftsfähigen, wirtschaftlichen und langfristig betreibbaren Lösung. Die zukünftige Lösung soll als zentrale Informationsplattform dienen und den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten und Informationen unterstützen - von der Erfassung über die Bearbeitung und gemeinsame Nutzung bis hin zur revisionssicheren Archivierung und regelkonformen Löschung. Dabei stehen nicht einzelne Dokumente oder technische Funktionen im Mittelpunkt, sondern die effiziente Unterstützung der täglichen Arbeitsprozesse der Mitarbeitenden. Informationen sollen unabhängig von ihrem Entstehungsort einheitlich verwaltet, schnell aufgefunden, sicher bereitgestellt und organisationsweit nutzbar gemacht werden. Die Einführung der DMS-Plattform verfolgt zugleich das Ziel, bestehende Insellösungen schrittweise zu reduzieren, einheitliche Standards für die Informationsverwaltung zu etablieren und eine technologische Grundlage für die weitere Digitalisierung administrativer Prozesse zu schaffen. Moderne Technologien, insbesondere KI-gestützte Funktionen, sollen die Mitarbeitenden bei ihrer täglichen Arbeit unterstützen und die Qualität sowie Effizienz der Informationsverarbeitung weiter verbessern. Zusammenfassend kann man die Projektziele so beschreiben: - Einführung einer unternehmensweit einheitlichen Informationsplattform für die Verwaltung geschäftsrelevanter Dokumente und Informationen - Verbesserung der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit durch gemeinsame Informati-onsbestände und standardisierte Arbeitsweisen - Reduzierung von Doppelablagen sowie Sicherstellung einer eindeutigen und nachvollzieh-baren Informationsbasis - Beschleunigung des Auffindens von Informationen durch leistungsfähige Such- und Navigationsmöglichkeiten - Unterstützung standardisierter digitaler Geschäftsprozesse durch Workflows, Aufgaben-steuerung und nachvollziehbare Freigabeverfahren - Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher, regulatorischer und interner Anforderungen hinsichtlich Dokumentation, Aufbewahrung, Datenschutz und Informationssicherheit - Integration der bestehenden Fachanwendungen und Informationssysteme in eine gemeinsame Informationsarchitektur unter Vermeidung redundanter Datenhaltung - Schaffung einer skalierbaren und zukunftssicheren Plattform, die organisatorische Veränderungen sowie zukünftige Digitalisierungsprojekte unterstützt - Bereitstellung moderner Assistenzfunktionen, insbesondere KI-gestützter Such-, Analyse- und Klassifizierungsverfahren, zur Unterstützung der täglichen Arbeit der Mitarbeitenden - Etablierung einer langfristig wirtschaftlichen und administrativ beherrschbaren Plattform für das unternehmensweite Informationsmanagement

Leistungen nach Losen (1)

  • LOT-0001 · Einführung zentrales DMS

    Hereon beabsichtigt die Einführung einer unternehmensweiten Dokumentenmanagement-Plattform (DMS), um die Verwaltung, Bearbeitung und Bereitstellung geschäftsrelevanter Informationen nachhaltig zu modernisieren und zu vereinheitlichen. Im Rahmen einer bereichsübergreifenden Anforderungsanalyse wurden die bestehenden Arbeitsweisen, Dokumentenprozesse und Informationsflüsse gemeinsam mit den Fachbereichen untersucht. Dabei zeigte sich, dass Dokumente und Informationen heute in unterschiedlichen Systemen, Laufwerksstrukturen, Fachanwendungen und persönli-chen Ablagen verwaltet werden. Die daraus resultierenden Medienbrüche, Mehrfachablagen und unterschiedlichen Arbeitsweisen erschweren die bereichsübergreifende Zusammenarbeit und führen zu erhöhtem Suchaufwand sowie zu Unsicherheiten hinsichtlich der Aktualität und Verbindlichkeit von Informationen. Gleichzeitig bestehen bereits zahlreiche etablierte Fachanwendungen und Informationssysteme, die auch zukünftig ihre jeweiligen Kernaufgaben erfüllen sollen. Ziel des Vorhabens ist daher nicht die Ablösung dieser Systeme, sondern deren sinnvolle Integration in eine gemeinsame Informationsplattform. Das vorliegende Leistungsverzeichnis beschreibt die funktionalen, technischen und organisatorischen Anforderungen an die zukünftige DMS-Plattform und dient als Grundlage für die Auswahl einer zukunftsfähigen, wirtschaftlichen und langfristig betreibbaren Lösung. Die zukünftige Lösung soll als zentrale Informationsplattform dienen und den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten und Informationen unterstützen - von der Erfassung über die Bearbeitung und gemeinsame Nutzung bis hin zur revisionssicheren Archivierung und regelkonformen Löschung. Dabei stehen nicht einzelne Dokumente oder technische Funktionen im Mittelpunkt, sondern die effiziente Unterstützung der täglichen Arbeitsprozesse der Mitarbeitenden. Informationen sollen unabhängig von ihrem Entstehungsort einheitlich verwaltet, schnell aufgefunden, sicher bereitge-stellt und organisationsweit nutzbar gemacht werden. Die Einführung der DMS-Plattform verfolgt zugleich das Ziel, bestehende Insellösungen schrittweise zu reduzieren, einheitliche Standards für die Informationsverwaltung zu etablieren und eine technologische Grundlage für die weitere Digitalisierung administrativer Prozesse zu schaffen. Moderne Technologien, insbesondere KI-gestützte Funktionen, sollen die Mitarbeitenden bei ihrer täglichen Arbeit unterstützen und die Qualität sowie Effizienz der Informationsverarbeitung weiter verbessern. Zusammenfassend kann man die Projektziele so beschreiben: - Einführung einer unternehmensweit einheitlichen Informationsplattform für die Verwaltung geschäftsrelevanter Dokumente und Informationen - Verbesserung der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit durch gemeinsame Informati-onsbestände und standardisierte Arbeitsweisen - Reduzierung von Doppelablagen sowie Sicherstellung einer eindeutigen und nachvollzieh-baren Informationsbasis - Beschleunigung des Auffindens von Informationen durch leistungsfähige Such- und Navigationsmöglichkeiten - Unterstützung standardisierter digitaler Geschäftsprozesse durch Workflows, Aufgaben-steuerung und nachvollziehbare Freigabeverfahren - Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher, regulatorischer und interner Anforderungen hinsichtlich Dokumentation, Aufbewahrung, Datenschutz und Informationssicherheit - Integration der bestehenden Fachanwendungen und Informationssysteme in eine gemeinsame Informationsarchitektur unter Vermeidung redundanter Datenhaltung - Schaffung einer skalierbaren und zukunftssicheren Plattform, die organisatorische Veränderungen sowie zukünftige Digitalisierungsprojekte unterstützt - Bereitstellung moderner Assistenzfunktionen, insbesondere KI-gestützter Such-, Analyse- und Klassifizierungsverfahren, zur Unterstützung der täglichen Arbeit der Mitarbeitenden - Etablierung einer langfristig wirtschaftlichen und administrativ beherrschbaren Plattform für das unternehmensweite Informationsmanagement

Anforderungen an deinen Betrieb

Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB Teilweise nachgefordert

Vergabeunterlagen

12 Dateien laut Portal · Stand 08.09.2026
Angebotsbewertung.pdfSonstiges177 KB
DMS-Leistungsbeschreibung-final.pdfLVLeistungsverzeichnis512 KB
Eigenerklaerung EU-Sanktionen VO 2022_576 - 2022-11.docxFormular19 KB
Information zur Zustellung von Rechnungen_03_2025.pdfSonstiges206 KB
Kriterienkatalog-final.xlsxSonstiges65 KB
Verfahrensbrief _Phase_1.pdfSonstiges236 KB
VVB 124_LD - Eigenerklaerung zur Eignung Liefer-_Dienstleistungen 07-2019 - Fassung 2022.docxFormular35 KB
VVB 234 - Erklaerung Bieter-_Arbeitsgemeinschaft 12-2017.docxFormular55 KB
VVB 235 - Verzeichnis der Leistungen_Kapazitaeten anderer Unternehmen 12-2017.docxSonstiges56 KB
VVB 236 - Verpflichtungserklaerung anderer Unternehmen 12-2017.docxFormular58 KB
210_2024_Hereon_AEB_dt. Fass._clean_Stand 02.04.2025_FINAL.pdfSonstiges174 KB
20221103_Vertragsbedingung Sicherheitstext_Hereon.pdfVertragsbedingungen188 KB

Anforderungen

Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB Teilweise nachgefordert

Änderungen und Bieterfragen

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Keine Änderungen zur Bekanntmachung bekannt.

Vergleichbare Verfahren226vergeben oder Frist abgelaufen
Mit erfasstem Zuschlag97 verschiedene Auftragnehmer
ZuschlagssummeMedian
Zuschlag zu SchätzwertMedian, 32 Vergaben

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Wer gewinnt solche Vergaben?

Alle inhaltlich ähnlichen Verfahren im erfassten Bestand
Trend
DAd.velop AGGescher6007.08.2026418 Tsd. €steigend
IMIron Mountain Deutschland GmbHHamburg3023.09.20251,6 Mio. €fallend
AIAdministration Intelligence AGWürzburg2010.08.2026476 Tsd. €steigend
BABechtle AGNeckarsulm2029.06.20263,4 Mio. €stabil
HEHeydt-Verlags-GmbHRottenburg2019.06.20260,01 €steigend
GSGBTEC Software AGBochum2002.06.2026 - steigend
AGAagon GmbHSoest1001.09.2026 - steigend
GIget it live GmbHKarben1031.08.2026 - steigend
OSOPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft Dortmund mbHDortmund1018.08.2026 - steigend
BGBearingPoint GmbHFrankfurt1017.08.2026 - steigend

Wer schreibt solche Vergaben aus?

Regionen: Nordrhein-Westfalen (37) · Berlin (33) · Hessen (22) · Niedersachsen (17) · Baden-Württemberg (17) · Sachsen (16)

Laufende Rahmenverträge

Schleswig-Holstein
  • Jährliche Wartung von Tür- und Toranlagen in LandesliegenschaftenGebäudemanagement Schleswig-Holstein AöRGebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR, Fachbereich 412Kiel, Deutschland
    0,01 €
    27.11.2024noch 26 Monate30.11.2028
    Neuausschreibung erwartet ca. Q2 2028 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Jährliche Wartung von Hebeanlagen in Landesliegenschaften Schleswig-HolsteinsWalter Fiedler GmbH & Co. KGLand Schleswig-Holstein vertreten durch die Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöRKiel, Deutschland
    937 Tsd. €
    21.11.2024noch 27 Monate31.12.2028
    Neuausschreibung erwartet ca. Q3 2028 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Jährliche Wartung von Wärmeversorgungsanlagen mit 24/7-NotdienstELMATIC GmbHLand Schleswig-Holstein vertreten durch die Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöRKiel, Deutschland
    512 Tsd. €
    21.01.2025noch 28 Monate31.01.2029
    Neuausschreibung erwartet ca. Q3 2028 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Wartung von Mittelspannungsschaltanlagen und Transformatoren in Schleswig-HolsteinWISAG Elektrotechnik Nord GmbH & Co. KG +1 weitereLand Schleswig-Holstein vertreten durch die Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöRKiel, Deutschland
    276 Tsd. €
    07.01.2025noch 28 Monate31.01.2029
    Neuausschreibung erwartet ca. Q3 2028 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Wartung von Küchen- und Kältetechnik in LandesliegenschaftenSTRABAG Property and Facility Services GmbHLand Schleswig-Holstein vertreten durch die Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöRKiel, Deutschland
    1 €
    04.11.2025noch 39 Monate31.12.2029
    Neuausschreibung erwartet ca. Q3 2029 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Wartung, Inspektion und Austausch von BrandmeldernISW Kommunikationstechnik GmbH +3 weitereLand Schleswig-Holstein vertreten durch die Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöRKiel, Deutschland
    1,4 Mrd. €
    26.05.2026noch 44 Monate31.05.2030
    Neuausschreibung erwartet ca. Q4 2029 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet

Helmholtz-Zentrum hereon GmbH

Aktiv seit 2024 · 24 Verfahren
Profil öffnen
Verfahren pro Jahr11Ø seit 2024
Ø Auftragswertgeschätzt, laut Bekanntmachung
VergebenVerfahren mit Zuschlag
RahmenverträgeAnteil an Verfahren
Verfahren je Woche · 24 seit 2024Spitze KW 25 · 2026 · 4

Leistungsbereiche

Top 5 nach Verfahren

Erfüllungsorte

nach Verfahren

Bisherige Auftragnehmer

Zuschläge dieses Auftraggebers, alle Leistungsbereiche
SESafetec Entsorgungs- und Sicherheitstechnik GmbH110.09.2026616 Tsd. €
MGMCS GmbH117.08.2026645 Tsd. €
FDFEI Deutschland GmbH111.08.2026284 Tsd. €
DMDMG MORI Technium Europe GmbH104.08.2026355 Tsd. €
KRKleine Reinigungs- und Dienstleistungsgesellschaft mbH103.08.2026697 Tsd. €
NKNK-Cleaningservice103.08.2026697 Tsd. €
SDSPC Dienstleistungen GmbH103.08.2026697 Tsd. €
GNGötz-Gebäudemanagement Nordwest GmbH103.08.2026697 Tsd. €

Laufende Rahmenverträge

nach voraussichtlichem Vertragsende

Keine laufenden Rahmenverträge dieses Auftraggebers bekannt.

Letzte Verfahren

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31.07.2026Hybride Rührreibschweißanlage (FSW-Anlage)Offen - -
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20.07.2026Externer Dienstleister für SAP HCM Betrieb und SupportVergebenMAmindsquare AG409 Tsd. €
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06.07.2026Rahmenvertrag für Tischlerarbeiten und ServiceleistungenOffen - -
02.07.2026Steuerungs- und Kontrollsystem für Nanotomographie-MessplatzVergebenAGAerotech GmbH216 Tsd. €
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