Viele Vertriebsteams, die öffentliche Aufträge gewinnen wollen, stecken täglich 1–3 Stunden in dasselbe manuelle Ritual: Ausschreibungsportale aufrufen, Suchprofile prüfen, irrelevante Treffer wegklicken, die wenigen passenden herausfiltern. Das ist kein Vertrieb – das ist Sichtungsarbeit.
VergabeHero automatisiert diesen Prozess vollständig. Ihr gebt Eure Webseite ein, die KI versteht Euer Angebot und sendet ab sofort täglich nur die Ausschreibungen, die wirklich passen.
Was bedeutet "automatisch Ausschreibungen finden"?
Automatisches Ausschreibungs-Monitoring bedeutet: Ein System durchsucht rund um die Uhr alle relevanten Quellen und filtert selbstständig heraus, was für Euer Unternehmen interessant ist – ohne dass Ihr täglich eingreifen müsst.
Das klingt nach dem, was Ausschreibungsplattformen seit Jahren versprechen. Der Unterschied liegt in der Qualität des Filters. Klassische Systeme filtern nach Stichwörtern – und das bedeutet, Ihr sichtet trotzdem noch viel Lärm. KI-basierte Systeme verstehen den Kontext und liefern deutlich präzisere Ergebnisse.
Wie die Automatisierung in VergabeHero funktioniert
Einmalig: Webseite eingeben und KI-Profil aktivieren
Gebt Eure Domain ein. VergabeHero liest Eure Leistungsseiten, Produkte und Referenzen und baut daraus ein semantisches Modell Eures Angebots. Ihr prüft und bestätigt das Profil – das dauert 15 Minuten.
Täglich automatisch: Matching und Benachrichtigung
Jede Nacht durchsucht VergabeHero alle Bekanntmachungen aus Bund.de, TED, allen Länder-Vergabeplattformen und kommunalen Portalen. Neue Ausschreibungen werden semantisch gegen Euer Profil geprüft. Am Morgen landet eine Zusammenfassung der Treffer in Eurem Dashboard – mit Match-Begründung für jeden Treffer.
Kontinuierlich: Lernender Filter
Wenn Ihr einen Treffer als irrelevant markiert, lernt das System. Wenn Ihr einen Treffer in die Pipeline übernehmt, gibt das positive Feedback. VergabeHero wird mit der Zeit präziser – ohne dass Ihr dafür etwas konfigurieren müsst.
Warum die meisten Teams nach Automatisierung suchen
Wir sprechen regelmäßig mit Vertriebsleitern, die öffentliche Aufträge ansteuern. Diese drei Probleme kommen fast immer auf:
Problem 1: Suchprofile sind ein Wartungsaufwand Wer gut matchen will, braucht viele Profile – nach Produkt, Region, Quelle. Jede Portfolioerweiterung erfordert neue Profile. Jede Änderung in der Ausschreibungssprache macht alte Profile wertlos. Das ist ein Job für sich.
Problem 2: Viel Lärm, wenig Signal Stichwort-basierte Systeme liefern alles, was das Wort enthält – nicht alles, was passt. Teams berichten von Trefferquoten von 10–20 %, der Rest ist Rauschen. Bei 50 Treffern täglich bedeutet das: 40 Ausschreibungen ansehen, um 10 zu finden, die relevant sind.
Problem 3: Quellen-Pflege fehlt Deutschland hat über 400 aktive Vergabeplattformen. Viele Teams kennen nur die bekannten (Bund.de, TED, die Plattform des Heimatbundeslands) und übersehen kommunale Portale, Cosinex-basierte Plattformen und EU-Quellen.
VergabeHero löst alle drei Probleme: kein Profil-Setup, semantisches Matching, vollständige Quellenabdeckung.
Automatisierung in der Praxis: Was Teams gewinnen
Zeitersparnis: Teams berichten von einem Rückgang des täglichen Sichtungsaufwands von 2–3 Stunden auf 20–30 Minuten. Die Zeit fließt stattdessen in Angebotsvorbereitung und Kundengespräche.
Frühere Erkennung: VergabeHero monitort auch Vorabbekanntmachungen und frühe Projektsignale. Wer früher erkennt, hat mehr Zeit für Stakeholder-Gespräche, Angebotsvorbereitung und gegebenenfalls Bietergemeinschaften.
Vollständige Abdeckung: Keine Quelle mehr manuell prüfen – alle Quellen werden abgedeckt, ohne dass Ihr jeweils einen separaten Account oder ein separates Login braucht.
Weniger Fehlbewerbungen: Weil das Matching besser ist, bewerben sich Teams seltener auf Ausschreibungen, bei denen sie keine realistische Chance haben. Das spart Angebotskosten.
Wann lohnt sich Automatisierung besonders?
Automatisches Ausschreibungs-Matching zahlt sich am meisten aus, wenn:
- Ihr regelmäßig öffentliche Aufträge anstrebt (mind. 1–2 Angebote pro Monat)
- Euer Portfolio klar definiert ist – je präziser das Angebot, desto besser das Matching
- Euer Team zu klein ist für dedizierte Recherche-Ressourcen – Automatisierung multipliziert die Kapazität
- Ihr neue Märkte erschließen wollt (z. B. erstmals EU-Ausschreibungen) ohne neue Expertise aufzubauen
- Ihr mit einem schlechten Signal-Rausch-Verhältnis kämpft – wenn mehr als die Hälfte der Treffer irrelevant ist
Häufig gestellte Fragen
Muss ich das System täglich bedienen? Nein. VergabeHero läuft vollautomatisch im Hintergrund. Ihr bekommt täglich eine Zusammenfassung und schaut rein, wenn Ihr Zeit habt – ohne dass Treffer verloren gehen.
Was passiert, wenn das System etwas übersieht? Ihr könnt jederzeit manuell suchen, zusätzliche Quellen prüfen oder einzelne Ausschreibungen direkt importieren. Automatisierung ergänzt Eure Recherche – sie ersetzt nicht Euren Überblick.
Wie wird das System genauer mit der Zeit? VergabeHero nutzt Euer Feedback – welche Ausschreibungen Ihr in die Pipeline übernehmt und welche Ihr ablehnt – um das Matching kontinuierlich zu verfeinern. Neue Informationen auf Eurer Webseite werden quartalsweise automatisch eingebunden.
Funktioniert das für sehr spezifische Nischenprodukte? Besonders gut. KI-Matching profitiert von klarer Abgrenzung. Je spezifischer Euer Angebot, desto präziser kann das System unterscheiden.
Wie lange dauert die Einrichtung? 15 Minuten für das Onboarding. Danach läuft alles automatisch.
Fazit
Automatisches Ausschreibungs-Monitoring ist kein Nice-to-have mehr – es ist die Voraussetzung dafür, dass Vertriebsteams mit öffentlichem Fokus skalieren können, ohne proportional mehr Recherche-Ressourcen einzusetzen.
VergabeHero macht die Einrichtung so einfach wie möglich: Webseite eingeben, KI-Profil bestätigen, täglich passende Ausschreibungen erhalten.