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Ablösung der SAP-HCM-Landschaft und Einführung von SAP SuccessFactors

Status
Offen
Angebotsfrist
28.09.2026, 10:00 (Europe/Berlin)
Geschätzter Auftragswert
Nicht angegeben
Lose
1
Auftraggeber
Kölner Verkehrs-Betriebe AGProfil ansehen
Erfüllungsregion
Nordrhein-Westfalen, Deutschland
Verfahren
Verhandlungsverfahren mit Aufruf
Auftragsart
Dienstleistung
Veröffentlicht
31.08.2026
Bekanntmachungsnummer
598459-2026
Verfahrensnummer
5a35b327-3de8-4019-bd5d-a77b0912fcd5
CPV-Codes
72260000 · Dienstleistungen in Verbindung mit Software; 72263000 · Software-Implementierung

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Kurzbeschreibung

Die Kölner Verkehrs-Betriebe AG (KVB) beauftragt die Ablösung ihrer gemeinsam mit der Konzerngesellschaft KSG genutzten SAP-Human-Capital-Management-Landschaft (SAP HCM) und die Einführung von SAP SuccessFactors als cloudbasierte Lösung. Der Auftrag umfasst Konzeption, Implementierung, Datenmigration, Schnittstellen, Tests, Schulungen, die Inbetriebnahme und anschließende Betriebsunterstützung einschließlich der Module Employee Central, Payroll, Zeiterfassung, Lernen und Onboarding; zusätzlich ist ein optionales Kontingent von bis zu 1.000 Personentagen vorgesehen. Der vollständige Produktivbetrieb in Köln ist spätestens zum 1. Juni 2028 geplant, die Frist endet am 28. September 2026 um 8:00 Uhr koordinierter Weltzeit.

KI-Zusammenfassung · Maßgeblich ist die Originalbekanntmachung.

Leistungsbeschreibung

Die KVB beabsichtigt, ihre bestehende, auch für die Konzerngesellschaft KSG genutzte SAP-HCM-Landschaft im Wege eines Carve-outs abzulösen und auf SAP SuccessFactors als Full-Cloud-Lösung zu transformieren. Der Auftrag umfasst die Vorbereitungs-, Umsetzungs- und Betriebsphase, insbesondere Konzeption und Pflichtenhefterstellung, Implementierung, Konfiguration und Customizing, Datenmigration, Integration und Schnittstellenanpassung, Test, Schulung, Projektmanagement, Unterstützung des Change Managements, Go-live und Hypercare sowie die anschließende Unterstützung im Produktivbetrieb. Einzuführen sind insbesondere Employee Central, Employee Central Payroll, Time Tracking, Learning, Onboarding und WalkMe Premium for SuccessFactors. Einzubeziehen sind insbesondere SAP S/4HANA, SAP Integration Suite und SAP BW on HANA. Die erforderlichen SuccessFactors-Lizenzen sind bereits vorhanden und nicht Gegenstand des Auftrags. Ergänzend ist ein optionales Kontingent von bis zu 1.000 Personentagen für ergänzende Dienstleistungen vorgesehen. Der vollständige Produktivbetrieb ist spätestens zum 01.06.2028 vorgesehen. Die Einzelheiten zum Leistungsumfang und zu den verbindlichen Anforderungen ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung und den weiteren Vergabeunterlagen. Für die Angebotsphase gelten folgende verbindliche Mindestanforderungen beziehungsweise K.-o.-Kriterien: 1. Das für die Leistungserbringung eingesetzte Personal muss über fundierte bis langjährige, umfangreiche und tiefgehende Erfahrungen und Kenntnisse in Bezug auf SAP HCM und SuccessFactors verfügen. Der Bieter muss dies in seinem Angebot zusichern. 2. Der Bieter muss zusichern, dass die Leistungserbringung dem aktuellen Stand und den anerkannten Regeln der Technik sowie dem Grundsatz einer sinnvollen, zweckmäßigen und wirtschaftlichen Nutzung, auch hinsichtlich weiterer Kosten wie insbesondere der Betriebskosten, entspricht. Im begründeten Zweifelsfall ist die Einhaltung dieser Vorgaben auf Kosten des Auftragnehmers nachzuweisen. 3. Die Projektsprache ist Deutsch. Sämtliche Dokumentationen, Protokolle, Berichte, Planungs- und Schulungsunterlagen müssen vollständig in deutscher Sprache verfasst werden. Besprechungen, Workshops und Schulungen sind in deutscher Sprache durchzuführen. Das eingesetzte Fachpersonal muss die deutsche Sprache fließend in Wort und Schrift beherrschen. Sofern Deutsch nicht die Muttersprache ist, wird mindestens ein deutsches Sprachdiplom der Stufe C1 nach dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen verlangt. 4. Sämtliche Mitarbeiter des Bieters einschließlich externer Unterauftragnehmer und freier Mitarbeiter müssen die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung einhalten. Der Bieter darf nur Personen einsetzen, für die eine schriftliche Einverständniserklärung zur Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung vorliegt. 5. Die angebotene Lösung muss insbesondere die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung, des Bundesdatenschutzgesetzes, der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff und der weiteren gesetzlichen Aufbewahrungs- und Nachweispflichten erfüllen. 6. Abgeschlossene personalbezogene Vorgänge, Datenbestände, Dokumente und Nachweise dürfen erst nach Ablauf der jeweils geltenden gesetzlichen oder fachlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht oder archiviert werden. Der entsprechende Prozess muss gesetzeskonform und revisionssicher ausgestaltet sowie durch eine Verfahrensdokumentation dokumentiert werden. Die Nichterfüllung einer dieser Mindestanforderungen führt zum Ausschluss des Angebots. Die Einzel- und Unterkriterien, deren Gewichtung, die Bewertungsmethode einschließlich der Verknüpfung von Preis und Leistung, die Punkteskala, etwaige Mindestpunktzahlen sowie die einzureichenden Angaben und Nachweise werden den ausgewählten Bewerbern einheitlich mit der Aufforderung zur Abgabe des indikativen Erstangebots zur Verfügung gestellt. Sie konkretisieren den vorstehenden Zuschlagsrahmen.

Leistungen nach Losen (1)

  • LOT-0001 · SAP HCM-Carve-Out und Transformation nach SuccessFactors sowie ergänzende Dienstleistungen

    Die KVB beabsichtigt, ihre bestehende, auch für die Konzerngesellschaft KSG genutzte SAP-HCM-Landschaft im Wege eines Carve-outs abzulösen und auf SAP SuccessFactors als Full-Cloud-Lösung zu transformieren. Der Auftrag umfasst die Vorbereitungs-, Umsetzungs- und Betriebsphase, insbesondere Konzeption und Pflichtenhefterstellung, Implementierung, Konfiguration und Customizing, Datenmigration, Integration und Schnittstellenanpassung, Test, Schulung, Projektmanagement, Unterstützung des Change Managements, Go-live und Hypercare sowie die anschließende Unterstützung im Produktivbetrieb. Einzuführen sind insbesondere Employee Central, Employee Central Payroll, Time Tracking, Learning, Onboarding und WalkMe Premium for SuccessFactors. Einzubeziehen sind insbesondere SAP S/4HANA, SAP Integration Suite und SAP BW on HANA. Die erforderlichen SuccessFactors-Lizenzen sind bereits vorhanden und nicht Gegenstand des Auftrags. Ergänzend ist ein optionales Kontingent von bis zu 1.000 Personentagen für ergänzende Dienstleistungen vorgesehen. Der vollständige Produktivbetrieb ist spätestens zum 01.06.2028 vorgesehen. Die Einzelheiten zum Leistungsumfang und zu den verbindlichen Anforderungen ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung und den weiteren Vergabeunterlagen. Für die Angebotsphase gelten folgende verbindliche Mindestanforderungen beziehungsweise K.-o.-Kriterien: 1. Das für die Leistungserbringung eingesetzte Personal muss über fundierte bis langjährige, umfangreiche und tiefgehende Erfahrungen und Kenntnisse in Bezug auf SAP HCM und SuccessFactors verfügen. Der Bieter muss dies in seinem Angebot zusichern. 2. Der Bieter muss zusichern, dass die Leistungserbringung dem aktuellen Stand und den anerkannten Regeln der Technik sowie dem Grundsatz einer sinnvollen, zweckmäßigen und wirtschaftlichen Nutzung, auch hinsichtlich weiterer Kosten wie insbesondere der Betriebskosten, entspricht. Im begründeten Zweifelsfall ist die Einhaltung dieser Vorgaben auf Kosten des Auftragnehmers nachzuweisen. 3. Die Projektsprache ist Deutsch. Sämtliche Dokumentationen, Protokolle, Berichte, Planungs- und Schulungsunterlagen müssen vollständig in deutscher Sprache verfasst werden. Besprechungen, Workshops und Schulungen sind in deutscher Sprache durchzuführen. Das eingesetzte Fachpersonal muss die deutsche Sprache fließend in Wort und Schrift beherrschen. Sofern Deutsch nicht die Muttersprache ist, wird mindestens ein deutsches Sprachdiplom der Stufe C1 nach dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen verlangt. 4. Sämtliche Mitarbeiter des Bieters einschließlich externer Unterauftragnehmer und freier Mitarbeiter müssen die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung einhalten. Der Bieter darf nur Personen einsetzen, für die eine schriftliche Einverständniserklärung zur Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung vorliegt. 5. Die angebotene Lösung muss insbesondere die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung, des Bundesdatenschutzgesetzes, der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff und der weiteren gesetzlichen Aufbewahrungs- und Nachweispflichten erfüllen. 6. Abgeschlossene personalbezogene Vorgänge, Datenbestände, Dokumente und Nachweise dürfen erst nach Ablauf der jeweils geltenden gesetzlichen oder fachlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht oder archiviert werden. Der entsprechende Prozess muss gesetzeskonform und revisionssicher ausgestaltet sowie durch eine Verfahrensdokumentation dokumentiert werden. Die Nichterfüllung einer dieser Mindestanforderungen führt zum Ausschluss des Angebots. Die Einzel- und Unterkriterien, deren Gewichtung, die Bewertungsmethode einschließlich der Verknüpfung von Preis und Leistung, die Punkteskala, etwaige Mindestpunktzahlen sowie die einzureichenden Angaben und Nachweise werden den ausgewählten Bewerbern einheitlich mit der Aufforderung zur Abgabe des indikativen Erstangebots zur Verfügung gestellt. Sie konkretisieren den vorstehenden Zuschlagsrahmen.

Anforderungen an deinen Betrieb

Es gelten die gesetzlichen und in den Vergabeunterlagen (Verfahrensbedingungen / Angebotsformblatt) geregelten Ausschlussgründe. Die Bieter haben die im Angebotsformblatt enthaltenen Eigen- / Verpflichtungserklärungen zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB, zu den EU-Sanktionen wegen des russischen Angriffskriegs auf die Ukraine sowie zur Einhaltung des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes sowie des Supplier Code of Conduct der KVB abzugeben. Die KVB behält sich vor, im Rahmen des vergaberechtlich Zulässigen sowohl Unklarheiten aufzuklären als auch fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen / Informationen von den Bewerbern / Bietern nachzufordern. Ein Anspruch des Bewerbers / Bieters auf Aufklärung bzw. Nachforderung besteht grundsätzlich nicht. Auf die vergaberechtlichen Einschränkungen des § 51 Abs. 3 SektVO für die Nachforderung leistungsbezogener / wertungsrelevanter Unterlagen wird hingewiesen. Werden im Rahmen der Aufklärung angeforderte bzw. nachgeforderte Informationen / Unterlagen nicht, nicht vollständig oder nicht formgerecht innerhalb der von der KVB bestimmten Frist nachgereicht, wird der Teilnahmeantrag bzw. das Angebot grundsätzlich ausgeschlossen.

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Anforderungen

Es gelten die gesetzlichen und in den Vergabeunterlagen (Verfahrensbedingungen / Angebotsformblatt) geregelten Ausschlussgründe. Die Bieter haben die im Angebotsformblatt enthaltenen Eigen- / Verpflichtungserklärungen zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB, zu den EU-Sanktionen wegen des russischen Angriffskriegs auf die Ukraine sowie zur Einhaltung des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes sowie des Supplier Code of Conduct der KVB abzugeben. Die KVB behält sich vor, im Rahmen des vergaberechtlich Zulässigen sowohl Unklarheiten aufzuklären als auch fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen / Informationen von den Bewerbern / Bietern nachzufordern. Ein Anspruch des Bewerbers / Bieters auf Aufklärung bzw. Nachforderung besteht grundsätzlich nicht. Auf die vergaberechtlichen Einschränkungen des § 51 Abs. 3 SektVO für die Nachforderung leistungsbezogener / wertungsrelevanter Unterlagen wird hingewiesen. Werden im Rahmen der Aufklärung angeforderte bzw. nachgeforderte Informationen / Unterlagen nicht, nicht vollständig oder nicht formgerecht innerhalb der von der KVB bestimmten Frist nachgereicht, wird der Teilnahmeantrag bzw. das Angebot grundsätzlich ausgeschlossen.

Änderungen und Bieterfragen

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Vergleichbare Verfahren132vergeben oder Frist abgelaufen
Mit erfasstem Zuschlag61 verschiedene Auftragnehmer
ZuschlagssummeMedian
Zuschlag zu SchätzwertMedian, 15 Vergaben

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Wer gewinnt solche Vergaben?

Alle inhaltlich ähnlichen Verfahren im erfassten Bestand
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SGScheer GmbHSaarbrücken3028.07.20265,5 Mio. €steigend
BGBearingPoint GmbHFrankfurt3011.11.20256,8 Mio. €stabil
EGEPI-USE GmbHHanau2027.08.20261 €stabil
NGNatuvion GmbHWalldorf2016.07.2026 - steigend
BABDO AG WirtschaftsprüfungsgesellschaftHamburg2026.03.20264,4 Mio. €steigend
SSSopra Steria SEHamburg2026.08.2025680 Tsd. €fallend
ASadesso SEDortmund2009.10.20241 €fallend
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MAmindsquare AGBielefeld1017.08.2026 - steigend
ATABS Team GmbHBovenden1012.08.20262 Mio. €steigend

Wer schreibt solche Vergaben aus?

Regionen: Nordrhein-Westfalen (31) · Berlin (24) · Hessen (18) · Hamburg (9) · Brandenburg (8) · Bayern (7)
BVBerliner Verkehrsbetriebe, Bereich Einkauf/ MaterialwirtschaftBerlin729.05.2026
HHHamburger Hochbahn AGHamburg701.04.2026
A-AOK - Die Gesundheitskasse für NiedersachsenHannover406.08.2026
AEAOK-Bundesverband eGbR - Arbeitsgemeinschaft von Körperschaften des öffentlichen RechtsBerlin406.08.2026
ABAOK Bremen/BremerhavenBremen406.08.2026
RGrku.it GmbHHerne404.12.2025
DBDeutsche Bundesbank, Zentralbereich BeschaffungenFrankfurt am Main308.09.2026
BSBerliner Stadtreinigungsbetriebe AöRBerlin303.07.2026

Laufende Rahmenverträge

Nordrhein-Westfalen
  • Betriebsunterstützung für Cloud-Infrastruktur, Cloud-Automatisierung und IaaS-ServicesComputacenter AG & Co. oHG +2 weitereInformationstechnikzentrum Bund (ITZBund)Bonn, Deutschland
    04.12.2023noch 2 Monate03.12.2026
    Neuausschreibung erwartet ca. Q2 2026 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Pflege und Weiterentwicklung der rola-Produkte eFBS und PIAVrola Security Solutions GmbHBundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Bundesministerium des Innern und für Heimat, vertreten durch das Beschaffungsamt des BMIBonn, Deutschland
    75,6 Mio. €
    13.12.2024noch 3 Monate13.12.2026
    Neuausschreibung erwartet ca. Q2 2026 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Support, Pflege, Beratung und Weiterentwicklung der Softwarelösung GDI-DE MonitorBaseX GmbHBundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Bundesministerium des Innern und für Heimat, vertreten durch das Beschaffungsamt des BMIBonn, Deutschland
    152 Tsd. €
    14.12.2023noch 3 Monate14.12.2026
    Neuausschreibung erwartet ca. Q2 2026 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Virenschutzsoftware für Exchange mit Pflege, Support und Premium-SupportCyProtect AGBWI GmbHBonn, Deutschland
    19.02.2025noch 5 Monate19.02.2027
    Neuausschreibung erwartet ca. Q3 2026 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Spracherkennungslizenzen mit Softwarepflege, Installation und zugehöriger HardwareDFC-SYSTEMSBWI GmbHMünchen, Deutschland
    14.04.2025noch 7 Monate14.04.2027
    Neuausschreibung erwartet ca. Q4 2026 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Softwarelizenzen, Pflege und Support für die Team Trainer Performance Suitetts GmbHBWI GmbHBonn, Deutschland
    638 Tsd. €
    22.08.2025noch 11 Monate22.08.2027
    Neuausschreibung erwartet ca. Q1 2027 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet

Kölner Verkehrs-Betriebe AG

Aktiv seit 2024 · 49 Verfahren
Profil öffnen
Verfahren pro Jahr22Ø seit 2024
Ø Auftragswert–geschätzt, laut Bekanntmachung
VergebenVerfahren mit Zuschlag
RahmenverträgeAnteil an Verfahren
Verfahren je Woche · 49 seit 2024Spitze KW 20 · 2026 · 4

Leistungsbereiche

Top 5 nach Verfahren

Erfüllungsorte

nach Verfahren

Bisherige Auftragnehmer

Zuschläge dieses Auftraggebers, alle Leistungsbereiche
HGHerrmann GmbH115.09.202510,7 Mio. €
TSTalbot Services GmbH104.08.202520 Mio. €
DVDT Vyhybkarna a Strojirna a.s.113.06.20250,01 €

Laufende Rahmenverträge

nach voraussichtlichem Vertragsende
  • Wartung und Reparatur von Klimageräten in Schienenfahrzeugen einschließlich TransportgestellenHerrmann GmbHKölner Verkehrs-Betriebe AGKöln, Deutschland
    10,7 Mio. €
    15.09.2025noch 44 Monate31.05.2030
    Neuausschreibung erwartet ca. Q4 2029 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Ausbildung von Busfahrern mit Führerschein Klasse D und beschleunigter GrundqualifikationTalbot Services GmbHKölner Verkehrs-Betriebe AGKöln, Deutschland
    20 Mio. €
    04.08.2025noch 87 Monate31.12.2033
    Neuausschreibung erwartet ca. Q3 2033 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet

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26.06.2026Verlängerung der Bahnsteig- und Rampenanlage an der Haltestelle Am EmbergOffen - -
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05.06.2026Gleisbegrünung und Lieferung von Kammerfüllprofilen in KölnOffen - -
04.06.2026Erneuerung von 335 DFI-Anzeigern an BushaltestellenOffen - -
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