Einführung und Betrieb einer kommunalen Finanzsoftware

LOT-0001 · Neuanschaffung einer kommunalen Finanzsoftware für die Verbandsgemeindeverwaltung Kirchen (Sieg)

Bewertungsgrundlage ist die vom Bieter in Ziff. 7 des Preisblatts (Anhang 3) angegebene Total Cost of Ownership (TCO) für den Angebotsvergleich über sechs Jahre Grundlaufzeit und sämtliche vier optionalen Verlängerungsjahre. Der TCO ergibt sich aus der Summe der Preisblattpositionen 7.1 bis 7.5 und umfasst die Software-Lizenz, das Einführungsprojekt – einschließlich Projektmanagement, Installation und Customizing, Datenmigration, Schnittstellen, Testbetrieb, Produktivsetzung, Hypercare-Phase und Schulungen, den laufenden Betrieb – mit Wartung und Support über sechs Jahre, –den Wertungsbetrag für optionale Innovations-Release sowie Wartung und Support – die vier optionalen Verlängerungsjahre. Für die Innovations-Releases wird ausschließlich zu Wertungszwecken ein Abruf mit einer einmaligen Umstellungspauschale und vier jährlichen Pflege-Mehrbeträgen ohne Nachlass angesetzt: Position 7.4 = Position 5a.1 + 4 × Position 5a.2. Diese Wertungsannahme begründet keine Abrufverpflichtung. Die vertragliche Möglichkeit zum Abruf von bis zu zwei Innovations-Releases und die Abrechnungs-, Laufzeit- und Nachlassregelungen bleiben unberührt. Die TCO stellt keine verbindliche Prognose oder Obergrenze der tatsächlich entstehenden Gesamtkosten dar. Die Preisbewertung erfolgt nach folgender Formel: Punkte = (niedrigste TCO der wertbaren Angebote ÷ TCO des zu bewertenden Angebots) × 40 Maximale Punktzahl sind 40 Punkte (40 %). Beispiel: Die niedrigste TCO der wertbaren Angebote beträgt 100.000 EUR. Dieses Angebot erhält 40 Punkte. Ein weiteres Angebot mit einer TCO von 125.000 EUR erhält (100.000 ÷ 125.000) × 40 = 32 Punkte.

40 %

Erfüllung der Kann-Kriterien (35 Punkte / 35 %) Der Anforderungskatalog (Anhang 2) enthält Muss-Kriterien (A-Kriterien) und Kann-Kriterien (B-Kriterien). Muss-Kriterien sind zwingend zu erfüllen. Ihre Nichterfüllung führt zum Ausschluss des Angebots. Für jedes Muss- und Kann-Kriterium hat der Bieter im Anforderungskatalog in der Spalte „Wird die Anforderung vom Bieter erfüllt?" verbindlich mit „Ja" oder „Nein" anzugeben, ob das Kriterium mit der angebotenen Leistung erfüllt wird. Konkrete Nachweisverweise in der Spalte „Nachweis" sind ausschließlich für die mit „Ja“ beantworteten Kriterien unter Ziff. 1 „Fachliche Anforderungen“ und Ziff. 2 „Systemtechnische Anforderungen“ erforderlich. Hierzu ist auf ein vorhandenes Handbuch, eine Produktdokumentation oder ein eigens für das Vergabeverfahren erstelltes Dokument unter Angabe des Dokumententitels und einer konkreten Kapitel-, Ziffern- oder Seitenangabe zu verweisen, aus der die Erfüllung unmittelbar hervorgeht. Ein pauschaler Verweis auf ein ohne konkrete Fundstelle gilt in diesen beiden Ziffern nicht als tragfähiger Nachweis. Liegt kein tragfähiger Nachweis vor, wird das betreffende Kriterium mit „Nein" gewertet; Bei einem Muss-Kriterium führt dies zum Ausschluss des Angebots, bei einem Kann-Kriterium zu keinen Punkten. Für die übrigen Ziffern des Anforderungskatalogs genügt die verbindliche Ja/Nein-Angabe. Fehlende Nachweisverweise führen dort nicht zu einer Bewertung mit „Nein“. Bewertung je Kann-Kriterium: • „Ja" (mit tragfähigem Nachweis): 100 % der jeweiligen Einzelgewichtung • „Nein" oder ohne tragfähigen Nachweis: 0 % der jeweiligen Einzelgewichtung Die je Kann-Kriterium ermittelten Werte (100 % bei „Ja", 0 % bei „Nein") werden mit der im Anforderungskatalog (Spalte „Anteil an Gesamtgewichtung in %") hinterlegten Einzelgewichtung multipliziert und aufsummiert. Da sich die Einzelgewichte im Anforderungskatalog in Summe auf 100 % belaufen, entspricht die Summe unmittelbar dem Erfüllungsgrad in Prozent (0 bis 100). Die Umrechnung des Erfüllungsgrades in Wertungspunkte für dieses Zuschlagskriterium erfolgt nach folgender Formel: Punkte = Erfüllungsgrad (in %) ÷ 100 × 35 Der so ermittelte Wert fließt mit maximal 35 Punkten in die Gesamtwertung ein. Beispiel: Ein Erfüllungsgrad von 100 % ergibt die Höchstpunktzahl von 35 Punkten. Ein Erfüllungsgrad von 75 % ergibt 75 ÷ 100 × 35 = 26,25 Punkte; ein Erfüllungsgrad von 50 % ergibt 50 ÷ 100 × 35 = 17,50 Punkte.

35 %

Gesamtkonzept (25 Punkte / 25 %) Der Bieter hat mit dem Angebot ein Gesamtkonzept einzureichen, das aus den folgenden vier Teilkonzepten besteht. Gegenstand der Konzeptbewertung ist ausschließlich die bieterspezifische Umsetzungsmethodik – also das „Wie" der Leistungserbringung (Vorgehensmodell, Ablaufplanung, Risikosteuerung, organisatorische Maßnahmen). Ob der Bieter eine bestimmte Funktion oder Eigenschaft bereitstellt, wird dagegen abschließend über die Muss- und Kann-Kriterien des Anforderungskatalogs (Anhang 2) geprüft und bewertet. Eine Doppelbewertung desselben Gegenstands findet nicht statt. • Migrations- und Einführungskonzept (25 %) • Betriebskonzept (25 %) • Wartungskonzept (25 %) • Sicherheitskonzept (25 %) Formvorgabe je Teilkonzept: maximal vier Seiten DIN A4, Schriftgröße 12, Schriftart Times New Roman, Zeilenabstand 1,15. Über diesen Umfang hinausgehende Ausführungen werden nicht in die Wertung einbezogen. Anlagen zu den Teilkonzepten (z. B. Muster-Handbücher, Zertifikate) werden nicht auf die Seitenzahl angerechnet, jedoch nur ergänzend berücksichtigt. Gewichtung der Teilkonzepte: Die 25 Punkte / 25 % verteilen sich gleichmäßig auf die vier Teilkonzepte mit jeweils 25 % (entspricht jeweils 6,25 % der Gesamtwertung). Bewertungsmaßstab Gesamtkonzept Jedes Teilkonzept wird als Ganzes anhand folgender Skala bewertet: • 10 Punkte – Die Darstellung ist vollständig, projektspezifisch und überzeugt durch besondere Detailtiefe. Alle im jeweiligen Teilkonzept benannten Aspekte werden behandelt und durch konkrete, auf das Vorhaben der Verbandsgemeindeverwaltung Kirchen (Sieg) bezogene Ausführungen dargestellt. Das Vorgehen ist nachvollziehbar hergeleitet und in sich schlüssig. Projektspezifische Risiken und Abhängigkeiten werden konkret identifiziert und durch darauf abgestimmte Maßnahmen adressiert. Relevante Abläufe, Übergänge und Verantwortlichkeiten sind konsistent ausgearbeitet. Das Vorgehen geht über ein marktübliches Standardvorgehen hinaus (z. B. durch zusätzliche Qualitätssicherungsmaßnahmen, kürzere Reaktionszeiten oder weitergehende organisatorische Vorkehrungen). • 8 Punkte – Die Darstellung ist vollständig und projektspezifisch. Alle im jeweiligen Teilkonzept benannten Aspekte werden behandelt und nachvollziehbar dargestellt. Das Vorgehen ist in sich schlüssig. Wesentliche projektspezifische Risiken und Abhängigkeiten werden erkennbar aufgegriffen und angemessen adressiert. Das Vorgehen entspricht einem marktüblichen Standardvorgehen und ist auf das konkrete Vorhaben bezogen, geht jedoch nicht über dieses hinaus. • 6 Punkte – Die Darstellung behandelt den überwiegenden Teil der im jeweiligen Teilkonzept benannten Aspekte nachvollziehbar, weist jedoch einzelne inhaltliche Lücken auf (z. B. ein Aspekt wird nicht oder nur oberflächlich behandelt). Der Projektbezug ist erkennbar. Das Vorgehen ist im Grundsatz schlüssig, weist jedoch einzelne Begründungslücken auf. Projektspezifische Risiken und Abhängigkeiten werden nur teilweise aufgegriffen oder die hierzu vorgesehenen Maßnahmen bleiben teilweise allgemein. • 4 Punkte – Die Darstellung behandelt höchstens die Hälfte der im jeweiligen Teilkonzept benannten Aspekte in hinreichender Tiefe, oder die Darstellung bleibt überwiegend allgemein und lässt keinen konkreten Projektbezug erkennen. Die Herleitung des Vorgehens bleibt oberflächlich; projektspezifische Risiken und Abhängigkeiten sowie darauf bezogene Maßnahmen werden nicht oder nur pauschal dargestellt. • 2 Punkte – Die Darstellung geht auf das Teilkonzept nur am Rande ein. Die Ausführungen beschränken sich im Wesentlichen auf allgemeine Absichtserklärungen, Produktbeschreibungen oder Wiedergaben der Leistungsbeschreibung ohne eigene konzeptionelle Leistung. Ein schlüssiges projektbezogenes Vorgehen und ein konkreter Umgang mit Risiken und Abhängigkeiten sind nicht erkennbar. • 0 Punkte – Das Teilkonzept wird nicht behandelt, oder die Ausführungen sind inhaltlich unzutreffend oder derart unbestimmt, dass eine Bewertung nicht möglich ist. Bewertet wird ausschließlich anhand des im jeweiligen Teilkonzept eingereichten Textes; produktallgemeine Aussagen, unverbindliche Absichtserklärungen oder bloße Wiedergaben der Leistungsbeschreibung bleiben unberücksichtigt. Nur bieterspezifische, projektbezogene Darstellungen der Umsetzungsmethodik werden bewertet. Die Umrechnung der Konzeptbewertung in Wertungspunkte für dieses Zuschlagskriterium erfolgt nach folgender Formel: Punkte = Durchschnitt der vier Teilkonzept-Punktwerte (0 – 10) × 2,5 Der Durchschnitt ergibt sich als Mittelwert der vier Teilkonzept-Punktwerte. Der so ermittelte Wert fließt mit maximal 25 Punkten in die Gesamtwertung ein. Beispiel: Ein Durchschnitt von 8,0 Punkten ergibt 8,0 × 2,5 = 20,00 Punkte. Ein Durchschnitt von 7,2 Punkten ergibt 7,2 × 2,5 = 18,00 Punkte. Ein Durchschnitt von 10 Punkten ergibt die Höchstpunktzahl von 25 Punkten.

25 %