Pflege, Wartung und Support einer kommunalen Dokumenten- und Vorgangsbearbeitungslösung

Leistungen nach Losen (1)

• LOT-0001 · Pflege und Wartung DMS/VBS 2024

  Das Software-Produkt 2Charta ECM der Fa. Lorenz Orga-Systeme GmbH (im Folgenden ECM-Lösung) wird als Basissystem für die revisionssichere Ablage von Dokumenten und Vorgangsbearbeitung genutzt. Dadurch, dass sich die ECM-Lösung stetig funktional weiterentwickelt, müssen seitens des Auftragnehmers unterschiedliche Anforderungen bzw. Dienstleistungen erfüllt sein, die im Rahmen der Pflege und Wartung inkl. Support zu gewährleisten sind. Hieraus ergeben sich Grundanforderungen, Dienstleistungen im Rahmen eines ASP-Betriebs sowie die Mitwirkung bei Aktendigitalisierungsprojekten. Grundanforderungen: Die Pflege und Wartung inkl. Support (2nd und 3rd-Level-Support) für die ECM-Lösung müssen u. a. funktionale bzw. fachliche Weiterentwicklungen und gesetzliche bzw. IT-sicherheitstechnisch erforderliche Anpassungen unter der Maßgabe der Berücksichtigung der Wirtschaftlichkeit, wie etwa Patches, Updates oder Releases beinhalten. Im Rahmen der Bearbeitung von Eingangsrechnungen inkl. Buchungsübergabe an die Finanzbuchhaltung sind überdies Pflege und Wartung inkl. Support für das Produkt 2Charta FlowManager Invoice erforderlich. Darüber hinaus wird für optionale Schnittstellen-Add-Ons sowie sonstige optionale Softwarelösungen (ECM eAkte Vertrag Standard/Advanced und Fachakten (1-5)) die Pflege und den Support (2nd-und 3rd-Level-Support) benötigt. Im Übrigen sind diverse Schulungen notwendig. ASP-Betrieb: Zusätzlich zu den Grundanforderungen sollen Teilleistungen für einen sog. Application Service Providing-Betrieb (ASP-Betrieb) erbracht werden. Dies betrifft u. a. die Beschaffung und Lizensierung der erforderlichen Softwarekomponenten und Betriebssysteme, die Einrichtung der Softwarekomponenten, Softwareupdates, Konfiguration, Monitoring, Pflege der Betriebssystemebene und Anwendungsebene und den inkludierten Betrieb mindestens eines QS- und eines Testsystems. E-Akten im ASP-Betrieb können dabei auch Kunden zur Verfügung gestellt werden, die nicht das DMS-Grundmodul einsetzen. Die technische Bereitstellung auf Hardwareebene, Anschluss an das Kommunalnetz Rheinland-Pfalz (kNRP) 2024 sowie die Durchführung von Patchdays erfolgt hierbei durch den Auftraggeber. Aktendigitalisierung: Im Rahmen der geforderten Dienstleistungen sind optional auch Projektunterstützung und Controlling-Leistung seitens des Auftragnehmers bei der Aktendigitalisierung zu erbringen. Dies beinhaltet insbesondere nachfolgende Aufgaben: a) Projektunterstützung - Management von Aktendigitalisierungsprojekten, inkl. Steuerung des vom Auftraggeber ausgeschriebenen Digitalisierungsdienstleisters, - Auftragsklärung und Preisbildung, - Erstellen einer individuellen Leistungsbeschreibung als Auftragsgrundlage, - Projektmanagement-Leistungen (KickOff-Meeting, Spezifikation, Import/ Export-Formate, operative Steuerung, Qualitätssicherung, Reklamationsmanagement, Support, Dokumentation), - Auswahl des vom Auftraggeber ausgeschriebenen Digitalisierungsdienstleisters für das jeweilige Projekt mit Angebotswettbewerb zur Erzielung eines optimalen Einkaufspreises, - Fachliche Unterstützung und Bereitstellung von Informationen u. a. zur Beantragung und Verwendung von Fördergeldern, - Zurverfügungstellung einer Möglichkeit zur Verfolgung des gesamten Digitalisierungsprojekts, inkl. transparenter Darstellung der jeweiligen Projektschritte, - Bereitstellung von Export-Dateien zum Import in Ziel-DMS System (DMS-Zielsystem kann auch ein Fremd-DMS-System sein), - kostenfreier Import in 2Charta-eAkten. b) Controllingleistungen - Zurverfügungstellung einer Möglichkeit zur Erfassung, Auswertung, Analyse des Digitalisierungsprojekts, inkl. transparenter Darstellung der jeweiligen Projektschritte.

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