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Anlage 1 – Sonstige Vereinbarungen

§ 1 Geltungsbereich, Vertragsgegenstand, Vertragsrangfolge

(1) Die nachfolgenden Bestimmungen sind Anlage 1 zum EVB-IT-Systemvertrag. Vertragsgegenstand ist die dauerhafte Überlassung einer integrierten kommunalen Finanzsoftware als On-Premises- Gesamtsystem, die Herstellung der Betriebsbereitschaft sowie der anschließende Systemservice. Art und Umfang der geschuldeten Leistungen ergeben sich ausschließlich aus dem EVB-IT-Systemvertrag, der Leistungsbeschreibung, dem Preisblatt und den weiteren wirksam einbezogenen Vertragsunterlagen.

(2) Bei Widersprüchen gilt die im EVB-IT-Systemvertrag unter 1.3.1 dargestellte Rangfolge der Vertragsbestandteile.

(3) Bieterseitige AGB sind ausgeschlossen. Hersteller- oder Standardlizenzbedingungen gelten ausschließlich innerhalb der im EVB-IT-Systemvertrag für Standardsoftware vorgesehenen Nutzungsrechtsrangfolge und dürfen die vertraglich vereinbarten Rechte nicht beschränken. Begriffe mit Sternchen haben die Bedeutung der EVB-IT System-AGB.

§ 2 Projektorganisation; Kommunikation und Projektsteuerung; Abgrenzung zu Change Requests

(1) Ergänzend zu Nr. 11 des EVB-IT-Systemvertrags und Ziff. 10 EVB-IT System-AGB benennt der Auftragnehmer gemäß Leistungsbeschreibung eine Projektleitung, deren Stellvertretung, eine technische Projektleitung sowie Verantwortliche für Migration, Schulung und Support. Die Kommunikation mit der Auftraggeberin erfolgt in deutscher Sprache.

(2) Der Auftragnehmer führt wöchentliche Projekttermine und monatliche Lenkungskreise durch. Er erstellt hierzu zeitnah Protokolle mit Entscheidungen, offenen Punkten, Verantwortlichkeiten und Terminen. Er führt ferner eine Entscheidungsliste und ein Risikolog mit Bewertung, Abhilfemaßnahmen, Zuständigkeit und Eskalationsstufe. Risiken, Abhängigkeiten und drohende Verzögerungen sind unverzüglich anzuzeigen und bei Nichtlösung auf Projektebene schriftlich an den Lenkungskreis zu eskalieren.

(3) Entscheidungen aus Projektterminen, Lenkungskreisen, Protokollen, Freigaben oder sonstigen Abstimmungen begründen keine Änderung des Leistungsumfangs, der Vergütung oder verbindlicher Termine. Änderungen bedürfen eines Änderungsverlangens nach Ziff. 17 EVB-IT System-AGB und, soweit sie Auswirkungen auf Vergütung oder Termine haben, einer schriftlichen Entscheidung der hierzu bevollmächtigten Vertreter der Auftraggeberin auf Grundlage eines Realisierungsangebots des Auftragnehmers. Nicht als Änderung gelten Maßnahmen, die zur Erfüllung des vertraglich vereinbarten Leistungsumfangs, zur Mängelbeseitigung, zur Herstellung oder Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft, zur geschuldeten Pflege oder zur Überlassung funktionswahrender Programmstände erforderlich sind.

§ 2 a) Bestandsaufnahme und Pflichtenheft

(1) Der Auftragnehmer führt zu Beginn des Projekts eine Bestandsaufnahme der vorhandenen Fachverfahren, Datenbestände, Schnittstellen, Prozesse, Rollen- und Berechtigungsstrukturen sowie technischen Rahmenbedingungen durch.

(2) Auf Grundlage der Bestandsaufnahme, der Leistungsbeschreibung, des Anforderungskatalogs und des bezuschlagten Angebots erstellt der Auftragnehmer ein Pflichtenheft. Dieses konkretisiert die Umsetzung der vertraglich vereinbarten Anforderungen einschließlich Systemkonfiguration, Migration, Schnittstellen, Berechtigungen, Tests, Abnahmekriterien, Betriebsanforderungen und Mitwirkungsleistungen.

(3) Das Pflichtenheft darf den vertraglich vereinbarten Leistungsumfang weder erweitern noch einschränken. Zusätzliche oder geänderte Anforderungen bedürfen eines Änderungsverlangens nach Ziff. 17 EVB-IT System-AGB.

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§ 3 Mitwirkung, Beistellungen und On-Premises-Betriebsumgebung

(1) Ergänzend zu Nr. 3 und Nr. 13 des EVB-IT-Systemvertrags sowie Ziff. 6.1, 6.6 und 11.1 bis 11.6 EVB- IT System-AGB stellt die Auftraggeberin fachliche Ansprechpartner, Bestands- und Stammdaten, Informationen zu Verfahren, Tests und Abnahme sowie die erforderliche technische Infrastruktur nur insoweit bereit, wie die Leistungsbeschreibung und die bekannten Systemvoraussetzungen dies vorsehen.

(2) Der Auftragnehmer fordert erforderliche Mitwirkungen rechtzeitig, konkret und vollständig in Textform an, grundsätzlich mindestens zehn Arbeitstage vor Bedarf, soweit der abgestimmte Projektplan keine abweichende Frist vorsieht. Seine Planungs-, Hinweis-, Prüfungs- und Koordinierungspflichten bleiben unberührt. Erkennt er Verzögerungen oder Risiken, zeigt er diese unverzüglich unter Angabe der konkreten Auswirkungen auf Termine und Kosten sowie geeigneter Abhilfemaßnahmen an.

§ 4 Förderbezug

Der Auftragnehmer nimmt zur Kenntnis, dass die Leistungen ganz oder teilweise aus Fördermitteln finanziert werden. Er wird die im Termin- und Leistungsplan (Anlage 1 - Leistungsbeschreibung) als förderrelevant gekennzeichneten Leistungen so rechtzeitig und vollständig erbringen, dokumentieren, zur Abnahme bereitstellen und abrechnen, dass die Auftraggeberin die Fördermittel fristgerecht und zweckentsprechend verwenden kann bzw. in der Lage ist, benötigte Nachweise zu erbringen.

§ 5 Abnahme, Funktionsprüfung und Mängelklassifikation

(1) Ergänzend zu Nr. 14 des EVB-IT-Systemvertrags sowie Ziff. 3 und 12 EVB-IT System-AGB bleibt die Gesamtabnahme zwingend. Abweichend von Ziff. 12.11 EVB-IT System-AGB erfolgt eine Abnahme ausschließlich durch ausdrückliche Erklärung der Auftraggeberin in Textform. Eine etwaige Nutzung, Teilnutzung, Testbetrieb, Produktivsetzung oder die Inanspruchnahme von Leistungen im Rahmen der Hypercare-Phase begründen keine konkludente Abnahme.

(2) Die technische Einrichtung, Migration, Schnittstellen, Fachtests und Produktivsetzung werden stufenweise geprüft und freigegeben. Diese Schritte sind Prüf- und Freigabestufen und führen nicht zu Teilabnahmen.

(3) Ergänzend zu den von der Auftraggeberin erstellten Testdaten erstellt der Auftragnehmer Testfälle, Testskripte, Testprotokolle und erforderliche synthetische Testdaten, soweit diese nicht aus den von der Auftraggeberin bereitgestellten Bestandsdaten erzeugt werden können.

(4) Die Funktionsprüfung beginnt erst, wenn der Auftragnehmer die Betriebsbereitschaft des Gesamtsystems in Textform erklärt und der Auftraggeberin zugleich sämtliche für die Prüfung erforderlichen Zugänge, Testdaten (soweit geschuldet), Testfälle, Testprotokolle, Benutzer- und Administrationsdokumentationen sowie die sonstigen abnahmerelevanten Unterlagen vollständig zur Verfügung gestellt hat. Die Funktionsprüfung wird in der von der Auftraggeberin bereitgestellten On- Premises-Test- und Abnahmeumgebung sowie, soweit nach der Leistungsbeschreibung erforderlich, unter Einbeziehung der produktiv vorgesehenen Schnittstellen und Datenbestände durchgeführt.

Der Auftragnehmer unterstützt die Auftraggeberin während der gesamten Funktionsprüfung durch fachlich geeignete Ansprechpartner, Fehleranalyse, Fehlerbeseitigung, Bereitstellung von Programmständen sowie die erforderliche technische Unterstützung.

Stellt die Auftraggeberin während der Funktionsprüfung Abweichungen von den vertraglichen Anforderungen fest, teilt sie diese dem Auftragnehmer über das vereinbarte Ticketsystem oder in Textform mit. Die Prüfung und die Mängelrechte der Auftraggeberin bleiben unberührt.

Die Parteien dokumentieren die Ergebnisse der Funktionsprüfung, festgestellte Mängel, die jeweilige Fehlerklasse, die vereinbarten Maßnahmen und den Bearbeitungsstatus in einem Abnahmeprotokoll.

(5) Voraussetzungen der Gesamtabnahme sind insbesondere die vertragsgemäße Funktionsfähigkeit, erfolgreiche Migration, produktive Schnittstellen, vereinbarte Testfälle, geschuldete Dokumentation,

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durchgeführte Schulungen und die schriftliche Abnahmeerklärung. Für die Frage, ob ein festgestellter Mangel die Abnahme hindert, gelten die Mangelbegriffe aus Ziff. 3 der EVB-IT-System-AGB. Ein betriebsverhindernder oder betriebsbehindernder Mangel hindert dabei die Abnahme. Leichte Mängel hindern die Abnahme nicht, wenn sie im Abnahmeprotokoll festgehalten sind und der Auftragnehmer sie innerhalb einer angemessenen und der Auftraggeberin mitzuteilenden Frist beseitigt.

§ 6 Pflege, Wartung, Fernwartung, Programmstände und funktionswahrende Nachfolgeversionen

(1) Ergänzend zu Nr. 5.1.2 und Nr. 5.1.3 des EVB-IT-Systemvertrags sowie Ziff. 4.1, 4.2 und 4.2.2 EVB-IT System-AGB sind mit Position 5.1 des Preisblatts die Erhaltung des bei Zuschlag vereinbarten fachlichen und technischen Funktionsumfangs, Fehlerbehebung, Sicherheitsupdates, Patches, Hotfixes, Maintenance-Releases, Anpassungen an unterstützte Betriebssysteme, Browser, Datenbanken und Schnittstellen sowie gesetzlich, aufsichtsrechtlich und sicherheitsrechtlich erforderliche Anpassungen („funktionswahrende Nachfolgeversionen“) abgegolten.

Die an funktionswahrenden Nachfolgeversionen eingeräumten Nutzungsrechte entsprechen hinsichtlich Dauer, Nutzerkreis, Mandantenumfang, räumlicher Nutzung, zulässiger Hard- und Softwareumgebung sowie zulässiger Sicherungs-, Wiederherstellungs-, Test- und Schulungskopien mindestens den für die dauerhaft überlassene Grundlizenz vereinbarten Nutzungsrechten.

Die Nutzungsrechte an überlassenen funktionswahrenden Nachfolgeversionen bleiben auch nach Ablauf oder Beendigung der Systemserviceleistungen bestehen. Zusätzliche oder geänderte Lizenzbedingungen dürfen die vertraglich vereinbarten Nutzungsrechte nicht beschränken.

(2) Beabsichtigt der Auftragnehmer, den regulären Support oder die Weiterentwicklung einzustellen, informiert er die Auftraggeberin mindestens zwölf Monate vorher schriftlich. Soweit eine funktionswahrende Nachfolgeversion zur Erhaltung von Funktion, Sicherheit, Rechtskonformität, Interoperabilität oder Wartbarkeit erforderlich ist, umfasst die Pflegevergütung auch ein zeitlich unbefristetes mindestens einfaches Nutzungsrecht sowie Installation, Datenübernahme, Konfiguration, Schnittstellenanpassung, Tests, Dokumentation und Abnahmeunterstützung.

(3) Nicht umfasst sind zusätzliche Fachmodule, neue wesentliche Fachprozesse sowie wesentliche Erweiterungen der Mandanten-, Organisations- oder Nutzerstruktur. Eine darüberhinausgehende Verpflichtung, die Software darüber hinaus weiterzuentwickeln, wird nicht begründet.

(4) Planbare Wartungs-, Update- und Release-Maßnahmen, die die Verfügbarkeit oder wesentliche Funktionen des Gesamtsystems beeinträchtigen können, sind der Auftraggeberin mindestens fünf Arbeitstage vorher in Textform anzukündigen. Die Ankündigung enthält mindestens Gegenstand, voraussichtliche Dauer, Auswirkungen, vorgesehenes Wartungsfenster, Rückfallverfahren und Ansprechpartner. Planbare Maßnahmen sind grundsätzlich außerhalb der Geschäftszeiten der Auftraggeberin werktags zwischen 08.00 und 16.00 Uhr durchzuführen, soweit nicht die Auftraggeberin im Einzelfall zustimmt oder keine Auswirkungen auf den laufenden Betrieb bei der Auftraggeberin zu erwarten sind.

(5) Unaufschiebbare Sicherheits- oder Notfallmaßnahmen darf der Auftragnehmer auch kurzfristig durchführen, wenn dies zur Abwehr erheblicher Risiken für Verfügbarkeit des Gesamtsystem, dessen Integrität oder Vertraulichkeit erforderlich ist. Die Auftraggeberin ist vorher, soweit möglich, andernfalls unverzüglich nach Beginn zu informieren. Der Auftragnehmer dokumentiert Anlass, Umfang, Auswirkungen und Ergebnis der ergriffenen Maßnahmen.

(6) Fernwartungszugriffe erfolgen ausschließlich über die von der Auftraggeberin freigegebenen Zugangswege und unter Beachtung der Auftragsverarbeitungsvereinbarung sowie der technischen und organisatorischen Maßnahmen. Der Auftragnehmer protokolliert Fernwartungszugriffe mindestens mit Zeitpunkt, zugreifender Person, Anlass, betroffenen Systemen und durchgeführten Maßnahmen. Ein Zugriff außerhalb der vereinbarten Servicezeit ist nur zur Bearbeitung einer Störung zulässig, für die zu diesem Zeitpunkt erweiterte Servicezeiten gelten, oder nach vorheriger Zustimmung der Auftraggeberin.

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§ 7 Optionale Innovations-Releases

(1) Optionale Innovations- oder Modernisierungs-Releases nach Abschnitt 5a des Preisblatts sind ausschließlich nicht zur Funktionswahrung erforderliche technische Modernisierungen innerhalb des bei Zuschlag vereinbarten Funktionsrahmens. Sie umfassen keine zusätzlichen Module, neuen wesentlichen Fachprozesse oder erheblichen Funktionserweiterungen. Funktionswahrende Nachfolgeversionen sind ausdrücklich kein Bestandteil der Optionalen Innovations-Releases. Der Auftragnehmer hat die Verfügbarkeit eines solchen Releases der Auftraggeberin unverzüglich schriftlich mitzuteilen. Die Auftraggeberin kann die Option innerhalb von sechs Monaten nach Zugang der Mitteilung schriftlich ausüben. Die Ausübung dieser Option ist während der Gesamtlaufzeit dieses Vertrags höchstens jedoch zwei Mal möglich.

(2) Ein Abruf dieser Option setzt eine schriftliche Beauftragung der Auftraggeberin voraus. Vorher legt der Auftragnehmer eine schriftliche Folgenabschätzung vor, die insbesondere die Abgrenzung zur Pflege, Leistungsumfang, Migration, Schnittstellen, Tests, Abnahme, Schulung, Betriebsunterbrechung, Rückfallverfahren, Preisblattpreis, Rabatt und Deckelung ausweist.

(3) Es gelten ausschließlich die im Preisblatt bestimmten Preise, Rabattstaffeln, Höchstwerte und Gesamtobergrenzen. Ein weitergehender Vergütungsanspruch besteht nicht.

(4) Mit vollständiger Vergütung des jeweils abgerufenen optionalen Innovations-Releases räumt der Auftragnehmer der Auftraggeberin an diesem Innovations-Release und den hierfür bereitgestellten Programmständen ein zeitlich unbefristetes, einfaches, unwiderrufliches, unkündbares und räumlich unbeschränktes Nutzungsrecht ein.

Der Rechteumfang entspricht mindestens dem Rechteumfang der dem EVB-IT-Systemvertrag dauerhaft überlassenen Grundlizenz. Dies gilt insbesondere für die Nutzung durch die Verbandsgemeindeverwaltung und die von ihr betreuten Ortsgemeinden, ohne zusätzliche Nutzer-, Mandanten- oder Ortsgemeindenlizenz, sowie für Sicherungs-, Wiederherstellungs-, Test- und Schulungskopien.

Die Nutzungsrechte an einem abgerufenen Innovations-Release bleiben nach Ablauf oder Beendigung der Systemserviceleistungen bestehen. Abweichende oder zusätzliche Lizenzbedingungen sind nur wirksam, soweit sie die nach diesem Vertrag vereinbarten Rechte nicht beschränken und der Auftraggeberin vor dem Abruf in Textform mitgeteilt wurden.

(5) Klarstellend wird darauf hingewiesen, dass mit Abruf eines Innovations-Release kein Neubeginn der vertragsgemäßen Systemservices verbunden ist.

§ 8 Service-Level-Agreement; Support; Störungsbearbeitung

(1) Die nachfolgenden Bestimmungen konkretisieren die Bestimmungen der Nr. 5.1.1, Nr. 5.5 und Nr. 15.4 des EVB-IT-Systemvertrags sowie Ziff. 4.1 und 11.3 EVB-IT System-AGB und die Leistungsbeschreibung. Der auftragsgegenständliche Support erfolgt in deutscher Sprache grundsätzlich montags bis freitags in der Zeit von 08:00 bis 16:00 Uhr, soweit auf Grundlage der nachfolgend beschriebenen Fehlerklassen nicht ein weitergehender Support geschuldet ist. Ausgenommen sind gesetzliche Feiertage am Sitz der Auftraggeberin.

(2) Störungs- und Mängelmeldungen sind durch die von der Auftraggeberin zu benennenden berechtigten Personen abzugeben. Regelmeldeweg ist, soweit durch den Auftragnehmer bereitgestellt, das vom Auftragnehmer betriebene Ticketsystem. Alternativ kann die Meldung per E-Mail oder per Telefon erfolgen. Eine qualifizierte Meldung soll mindestens die betroffene Anwendung, Komponente oder Schnittstelle, eine Fehlerbeschreibung, die erkennbaren Auswirkungen, den Zeitpunkt des Auftretens, eine Kontaktperson sowie verfügbare Nachweise enthalten. Fehlende Angaben hindern den Beginn der Reaktionszeit nicht, soweit Fehlerbild und Betroffenheit für den Auftragnehmer nachvollziehbar sind.

(3) Die Reaktionszeit beginnt mit dem Zugang der Meldung innerhalb der für die jeweilige Fehlerklasse geltenden Servicezeit. Geht die Meldung außerhalb dieser Servicezeit zu, beginnt die Reaktionszeit mit

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Beginn der nächsten, für die jeweilige Fehlerklasse geltenden Servicezeit. Die Wiederherstellungszeit läuft ausschließlich innerhalb der jeweiligen Servicezeit. Reaktionszeit ist der Beginn der qualifizierten Bearbeitung im Sinne der EVB-IT System-AGB. Wiederherstellung ist die erfolgreiche Beseitigung des Fehlers oder, wenn eine endgültige Fehlerbeseitigung innerhalb der Wiederherstellungszeit nicht möglich ist, die Bereitstellung einer zumutbaren und sicheren Umgehungslösung. Die Pflicht zur endgültigen Fehlerbehebung bleibt hiervon unberührt.

(4) Die Auftraggeberin nimmt mit der Meldung eine vorläufige Einstufung in eine Fehlerklasse vor. Der Auftragnehmer bestätigt bei Ticketannahme die Einstufung oder teilt seine abweichende Einstufung mit Begründung mit. Bei Meinungsverschiedenheiten stimmen sich die Parteien unverzüglich technisch ab. Bis zur Klärung gilt die höhere Fehlerklasse, soweit die jeweilige Einstufung nicht offensichtlich unzutreffend ist.

(4a) Innerhalb der Reaktionszeit bestätigt der Auftragnehmer den Eingang der Störungs- oder Mängelmeldung, nimmt eine erste fachliche Analyse des Fehlerbildes vor, überprüft die vorläufige Fehlerklassifizierung und dokumentiert die zur Untersuchung eingeleiteten Maßnahmen. Er teilt der Auftraggeberin eine für die weitere Bearbeitung verantwortliche Kontaktperson sowie die nächsten vorgesehenen Schritte mit.

(4b) Erkennt der Auftragnehmer, dass die Wiederherstellungszeit voraussichtlich nicht eingehalten werden kann, informiert er die Auftraggeberin unverzüglich unter Angabe der Gründe, der bislang ergriffenen Maßnahmen, der vorgesehenen Eskalationsstufe, einer möglichen Umgehungslösung und des voraussichtlichen weiteren Verlaufs. Bei Fehlerklasse I erfolgt die Eskalation unverzüglich an eine fachlich entscheidungsbefugte weitere Supportebene, bei Fehlerklasse II spätestens bei Erreichen von 50 Prozent der vereinbarten Wiederherstellungszeit.

(5) Der Auftragnehmer dokumentiert für jedes Ticket mindestens den Zeitpunkt des Zugangs, die Ticketnummer, den Meldungsinhalt, die betroffenen Komponenten, die Auswirkung, die Einstufung einschließlich späterer Änderungen, die Kommunikation, den Beginn der Bearbeitung, die ergriffenen Maßnahmen, verwendete Programmstände und Umgehungslösungen, den Zeitpunkt der Wiederherstellung, die Ursache, soweit sie ermittelt werden kann, sowie den Abschluss.

(5a) Bei Fehlern der Fehlerklasse I unterrichtet der Auftragnehmer die Auftraggeberin mindestens alle zwei Stunden innerhalb der jeweils geltenden Servicezeit über Bearbeitungsstand, Maßnahmen, wesentliche neue Erkenntnisse und den erwarteten Zeitpunkt der Wiederherstellung. Bei Fehlerklasse II erfolgt eine entsprechende Information mindestens einmal täglich im Rahmen der jeweils geltenden Servicezeiten sowie unverzüglich bei wesentlichen Änderungen des Fehlerbildes oder der Prognose.

(6) Der Auftragnehmer erstellt monatlich ein SLA-Reporting mit einer Übersicht der eingegangenen Meldungen, der Fehlerklassen, Reaktions- und Wiederherstellungszeiten, Fristüberschreitungen, offenen Tickets und wesentlichen Ursachen. Die Dokumentation und das SLA-Reporting sind der Auftraggeberin auf Verlangen sowie im Rahmen des monatlichen Reportings digital in einem gängigen, weiterverarbeitbaren Format zu übergeben. Notwendige Änderungen der System- und Betriebsdokumentation sind in diese einzuarbeiten.

(7) Ein Ticket darf nach erfolgreicher Wiederherstellung und entsprechender Mitteilung an die Auftraggeberin geschlossen werden. Die Auftraggeberin kann der Schließung innerhalb von fünf Arbeitstagen begründet widersprechen. Eine rein organisatorische Ticket-Schließung stellt weder ein Anerkenntnis der vollständigen Mängelbeseitigung noch einen Verzicht auf Rechte der Auftraggeberin dar.

(8) Für die Systemservices sowie die Hypercare-Phase laut Leistungsbeschreibung gelten folgende Fehlerklassen als vereinbart:

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(9) Während der Systemservices geltend folgende Servicezeiten:

(10) Während der Hypercare-Phase gelten für Fehlerklasse I erweiterte Servicezeiten an allen Kalendertagen von 06:00 Uhr bis 22:00 Uhr. Für Fehlerklasse II gelten die erweiterten Servicezeiten montags bis freitags von 07:00 Uhr bis 20:00 Uhr sowie samstags von 09:00 Uhr bis 16:00 Uhr. Nach Ablauf der Hypercare-Phase gelten die Servicezeiten gemäß der Fehlerklassentabelle für die laufenden Systemservices.

(11) Klarstellend wird darauf hingewiesen, dass die Hypercare-Phase eine Leistung der Systemerstellung vor Gesamtabnahme ist. Sie ist damit nicht Bestandteil der vergütungspflichtigen Systemserviceleistungen und mit den Preisblattpositionen für das Einführungsprojekt abgegolten.

(12) Ein Vor-Ort-Einsatz durch den Auftragnehmer im Rahmen der vorbeschrieben Serviceleistungen ist nur geschuldet, wenn die Störung der Fehlerklasse I zugeordnet ist, eine Fernanalyse und Fernwartung nicht ausreichen oder hinreichend erfolgversprechend sind, der Auftragnehmer die Anwesenheit vor Ort zur Wiederherstellung für erforderlich hält oder wenn die Auftraggeberin diese aus sachlichem Grund verlangt. Die Kosten eines Vor-Ort-Einsatzes einschließlich Reisekosten sind mit der Vergütung der Systemserviceleistungen abgegolten.

§ 9 Dokumentation

(1)Der Auftragnehmer erstellt und übergibt die für Einrichtung, Betrieb, Administration, Wartung, Fehleranalyse, Wiederherstellung, Migration und Weiterentwicklung des Gesamtsystems erforderliche Dokumentation in deutscher Sprache. Sie ist elektronisch als PDF sowie, soweit technisch sinnvoll, in bearbeitbaren und gängigen Dateiformaten zu übergeben.

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(2) Die Dokumentation umfasst mindestens das Betriebs- und Administrationshandbuch, die System- und Architekturübersicht, die Installations-, Konfigurations- und Berechtigungsdokumentation, die Schnittstellendokumentation, das Migrationskonzept einschließlich Mapping-Dokumentation, Test- und Validierungsprotokolle, den Saldenvergleich und Vollständigkeitsnachweis, den Migrations- und Cutover-Plan, das Rückfallverfahren, das Backup-Konzept, das Notfallhandbuch sowie den Projektabschlussbericht.

(3) Die für die Funktionsprüfung, den sicheren Betrieb und die Abnahme erforderliche Dokumentation ist spätestens mit der Erklärung der Betriebsbereitschaft vollständig vorzulegen. Die nach Produktivsetzung oder während der Hypercare-Phase erforderlichen Fortschreibungen sind unverzüglich einzuarbeiten. Die vollständige Endfassung ist spätestens zum Projektabschluss zu übergeben.

(4) Änderungen infolge der Mängelbeseitigung, des Systemservice, von Programmständen oder sonstigen vertragsgemäßen Maßnahmen sind in die jeweils betroffene Dokumentation einzuarbeiten. Die Regelung zur Dokumentation der Systemserviceleistungen gemäß Nr. 5.5.3 EVB-IT-Systemvertrag bleibt unberührt.

(5) Die Dokumentation muss so beschaffen sein, dass die Auftraggeberin oder von ihr beauftragte Dritte das Gesamtsystem nach Vertragsende fachgerecht betreiben, administrieren, sichern, wiederherstellen und weiterentwickeln lassen können.

§ 10 Schlüsselpersonal; Gesetzliche Bestimmungen

(1) Die in Nr. 11.1 und Nr. 11.2 des EVB-IT-Systemvertrags benannten Personen sind Schlüsselpositionen im Sinne von Ziff. 7.4 EVB-IT System-AGB. Sie müssen während der jeweiligen Projektphase in angemessenem Umfang verfügbar sein. Ein Wechsel bedarf der vorherigen Zustimmung der Auftraggeberin. Ihre Zustimmung darf nur aus sachlichem Grund verweigert werden.

(2) Die Projektleitung ist berechtigt und verpflichtet, operative Projektentscheidungen herbeizuführen und Erklärungen zur laufenden Projektkoordination entgegenzunehmen. Sie ist jedoch nicht befugt, Änderungen des Leistungsumfangs, der Vergütung, der Termine oder sonstiger Vertragsbestandteile rechtsverbindlich zu vereinbaren. Hierfür gilt ausschließlich das vereinbarte Change-Request-Verfahren.

(3) Der Auftragnehmer setzt keine illegal Beschäftigten ein und verpflichtet wesentliche Unterauftragnehmer und Verleiher entsprechend. Bei konkreten Anhaltspunkten für einen entsprechenden Gesetzesverstoß informiert er die Auftraggeberin und legt auf begründetes Verlangen geeignete Nachweise vor und ersetzt erforderlichenfalls betroffenes Personal. Schwerwiegende oder wiederholte Verstöße können nach Maßgabe der gesetzlichen und vertraglichen Voraussetzungen einen wichtigen Kündigungsgrund darstellen. Weitergehende vertragliche, gesetzliche oder förderrechtliche Bestimmungen bleiben unberührt.

§ 11 Cyberversicherung und Versicherungsschutz

(1) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, für die gesamte Vertragslaufzeit eine seiner Tätigkeit und dem Vertragsgegenstand angemessene Cyberrisikoversicherung zu unterhalten. Der Versicherungsschutz muss insbesondere Schäden und Kosten abdecken, die im Zusammenhang mit einem Cyberangriff, einer Kompromittierung von IT-Systemen, einer unbefugten Datenoffenlegung, einer Verletzung der Vertraulichkeit, Integrität oder Verfügbarkeit von Daten oder einem sonstigen informationssicherheitsrelevanten Ereignis bei der Erbringung der vertraglichen Leistungen entstehen.

(2) Die Versicherungssumme muss der Bedeutung und dem Risiko des Auftrags angemessen sein und mindestens dem am Markt für vergleichbare kommunale Finanzsoftware- und Systemintegrationsprojekte üblichen Deckungsumfang entsprechen.

(3) Der Auftragnehmer weist der Auftraggeberin vor Vertragsschluss und auf Verlangen während der Vertragslaufzeit durch eine Versicherungsbestätigung oder einen vergleichbaren Nachweis den Bestand und Umfang des Versicherungsschutzes nach. Aus dem Nachweis müssen insbesondere Versicherer, Versicherungsnehmer, Laufzeit, Versicherungssumme, Selbstbehalt und die wesentlichen

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versicherten Risiken hervorgehen. Die Vorlage der vollständigen Versicherungspolice kann verlangt werden, soweit dies zur Prüfung des Versicherungsschutzes erforderlich ist.

(4) Der Auftragnehmer hat den Versicherungsschutz während der gesamten Vertragslaufzeit aufrechtzuerhalten und die Prämien fristgerecht zu entrichten. Eine Beendigung, Kündigung, wesentliche Einschränkung oder Änderung des Versicherungsschutzes ist der Auftraggeberin unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von fünf Arbeitstagen nach Kenntnis, in Textform mitzuteilen. Auf Verlangen ist innerhalb angemessener Frist ein gleichwertiger Versicherungsschutz nachzuweisen.

(5) Der Versicherungsschutz ist auch auf Leistungen von Unterauftragnehmern zu erstrecken, soweit diese an der Verarbeitung kommunaler Daten, am Betrieb, an der Wartung, am Support, an der Fernwartung oder an sonstigen sicherheitsrelevanten Leistungen beteiligt sind. Der Auftragnehmer bleibt für die Einhaltung dieser Verpflichtung durch seine Unterauftragnehmer verantwortlich.

(6) Die Verpflichtung zum Unterhalt einer Cyberversicherung beschränkt weder die gesetzlichen oder vertraglichen Haftungsansprüche der Auftraggeberin noch begründet sie eine Haftungsbegrenzung. Die Auftraggeberin ist insbesondere nicht verpflichtet, zunächst Leistungen aus der Cyberversicherung in Anspruch zu nehmen.

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