Anhang_1_Leistungsbeschreibung.pdf

[Seite 1]

Leistungsbeschreibung und Verfahrensbedingungen für die Neuanschaffung einer Finanzsoftware für die Verbandsgemeindeverwaltung Kirchen (Sieg)

Leistungsbeschreibung und

Verfahrensbedingungen

für die Neuanschaffung einer

Finanzsoftware für die

Verbandsgemeindeverwaltung

Kirchen (Sieg)

1

[Seite 2]

Leistungsbeschreibung und Verfahrensbedingungen für die Neuanschaffung einer Finanzsoftware für die Verbandsgemeindeverwaltung Kirchen (Sieg)

Inhalt I. Teil A – Allgemeines ............................................................................................................................. 3

1. Ausgangslage und Bestandssituation .............................................................................................. 3 a) MACH NF – Finanzsoftware Kernverwaltung ......................................................................... 3 b) KIS - Buchhaltung Verbandsgemeindewerke ......................................................................... 3 c) Darlehensverwaltung MZINS ...................................................................................................... 4 d) „Gebührenkasse“ TopCash 2 ....................................................................................................... 4 e) Sonstige zu berücksichtigende „Finanz-Software“; Infrastruktur für On- Premises-Betrieb ...... 4
2. Beschaffungsgegenstand und Zielbild ............................................................................................. 5 3.Verhältnis Leistungsbeschreibung und Anforderungskatalog ......................................................... 6 II. Teil B – Leistungsumfang ................................................................................................................. 6
3. Softwarebereitstellung, Lizenzmodell und Nutzungsrechte ........................................................... 6
4. Fachliche Anforderungen ................................................................................................................ 7
5. Systemtechnische Anforderungen .................................................................................................. 7 a) Systemarchitektur ....................................................................................................................... 7 b) Webfähigkeit ............................................................................................................................... 7 c) Benutzerverwaltung .................................................................................................................... 8 d) Datenbank ................................................................................................................................... 8 e) Datenschutz und Informationssicherheit .................................................................................... 8 f) Backup und Notfallvorsorge ........................................................................................................ 9 g) Protokollierung ........................................................................................................................... 9 h) Performance ................................................................................................................................ 9
6. Schnittstellen ................................................................................................................................... 9
7. Einführung, Systemeinrichtung und Migration ............................................................................. 10 a) Installation und Customizing................................................................................................ 10 b) Datenmigration .................................................................................................................... 11 c) Testbetrieb ........................................................................................................................... 14 d) Schulung ............................................................................................................................... 14 e) Produktivsetzung ................................................................................................................. 14
8. Betrieb, Wartung, Pflege und Support .......................................................................................... 15 a) Hypercare ............................................................................................................................. 15 b) Wartung + Support............................................................................................................... 15 c) Softwarepflege, Releases, Nachfolgeversionen; Optionale Innovations-Releases.............. 15 III. Teil C – Rahmenbedingungen der Leistungserbringung .......................................................... 16
9. Mitwirkung, Termine und Meilensteine .................................................................................. 16 1.a) Projektsteuerung ........................................................................................................................ 17
10. Abnahme .................................................................................................................................. 19
11. Laufzeit und optionale Verlängerungen ................................................................................... 19

2

[Seite 3]

Leistungsbeschreibung und Verfahrensbedingungen für die Neuanschaffung einer Finanzsoftware für die Verbandsgemeindeverwaltung Kirchen (Sieg)

I. Teil A – Allgemeines

1. Ausgangslage und Bestandssituation

Die Verbandsgemeinde Kirchen (Sieg) liegt im Landkreis Altenkirchen im nördlichen Rheinland-Pfalz. Sie hat ca. 23.000 Einwohner und besteht aus der Stadt Kirchen (Sieg) und den Ortsgemeinden Brachbach, Friesenhagen, Harbach, Mudersbach und Niederfischbach.

Der Verbandsgemeinderat der Verbandsgemeinde Kirchen (Sieg) hat die Verwaltung mit einer Neuausschreibung einer kommunalen Finanzsoftware beauftragt. Von der Verwaltung wurde hierzu ein Verwaltungsprojekt aufgelegt und eine Projektgruppe gegründet. Die Neuanschaffung wird vom Land Rheinland-Pfalz aus Mitteln des Regionalen Zukunftsprogramms „Regional.Zukunft.Nachhaltig.“ gefördert

Die Verwaltung setzt im Bereich des kommunalen Finanzwesens aktuell das Finanzprogramm Mach NF der Mach GmbH ehemals Fa. MPS Public Solutions GmbH ein.

Weiterhin ist es der Entwicklung vergangener Jahre und Jahrzehnte geschuldet, dass im Kernbereich der Finanzbuchhaltung diverse Softwareprodukte im Einsatz sind:

• Buchhaltung Verbandsgemeindewerke (KIS; OrgaSoft)
• Darlehensverwaltung VG + Werke (MZINS -> end of lifetime erreicht)
• Gebührenkassen (TOP Cash 2)

Einige Eckdaten zum Einsatz der vorgenannten Systeme werden im Folgenden dargestellt:

a) MACH NF – Finanzsoftware Kernverwaltung

Hersteller/Firmenname: Mach GmbH Produktname: Mach nf 2.0-026-000 Wesentliche Fachanwendungen (Module):

• Finanzbuchhaltung (12 Mandanten)
• Haushaltsplanung (7 Mandanten + 16.000 Buchungsstellen)
• Mittelbewirtschaftung (215.000 Anordnungen p.a.)
• Anlagenbuchhaltung (28.400 Anlagegüter)
• Abgaben + Gebühren+ Steuern (52.000 Abgabenobjekte)
• Kasse (98.000 Kassenkonten)
• Mahnwesen (1,24 Mio Mahnposten seit 2005)
• Kosten-Leistungs-Rechnung (1.980 Kostenstellen) Nutzer: 160 Nutzerprofile (Aktive+Inaktive)

Der Dokumentenbestand beläuft sich auf 1,1 Millionen archivierte Dokumente in den letzten 25 Jahren.

b) KIS - Buchhaltung Verbandsgemeindewerke

Hersteller/Firmenname: OrgaSoft Kommunal GmbH Inhaber: der GStB Rheinland-Pfalz Produktname: KIS – Das Kommunale Integrierte System Fachanwendung (Modul): kaufmännisches Rechnungswesen mit Einsatzbereich: kaufmännische Finanzbuchhaltung der Eigenbetriebe und Anstalt des öffentlichen Rechts Anzahl der Mandanten: aktuell 4

3

[Seite 4]

Leistungsbeschreibung und Verfahrensbedingungen für die Neuanschaffung einer Finanzsoftware für die Verbandsgemeindeverwaltung Kirchen (Sieg)

Nutzer: aktuell 6 Buchungssätze pro Jahr: Wasser durchschnittlich 7.500 Abwasser durchschnittlich 5.500

Die Buchungen der „Verbrauchsabrechnung“ erfolgen über die Abgabenobjekte in MACH NF. Die Soll-Stellungen (lt. Bescheiden) und auch die Ist Buchungen (Zahlungseingänge) werden als kumulierte Summe pro Gebietskörperschaft eingebucht und nicht als Einzelbuchung pro Bürger.

Anzahl Kreditoren: 534 Stück (für Wasser und Abwasser gleich!) Anzahl Debitoren: 83 in Wasser 58 in Abwasser

Anzahl Anlagegüter: 1.872 Wasser 2.040 Abwasser

Diese Software verfügt aktuell über kein digitales Archiv.

c) Darlehensverwaltung MZINS

Das Darlehensverwaltungsprogramm MZINS hat das „End-of-Lifetime“ erreicht. Für die Abbildung der Zins- und Tilgungspläne sowie für die Kalkulation vom Plankrediten wird es bis dato weiter genutzt.

Hersteller/Firmenname: Mares & Dent GmbH Produktname: mzins für Windows Fachanwendung (Modul): Darlehensverwaltung Einsatzbereich: Darlehensverwaltung, Finanzbuchhaltung und Haushaltsplanung Anzahl der Mandanten: 9 Nutzer: aktuell 6 Darlehen: rd. 285

d) „Gebührenkasse“ TopCash 2

Zur Zahlungsabwicklung in den eingerichteten Zahlstellen verwendet die Verwaltung das Produkt „Top Cash 2“.

Hersteller/Firmenname: EDV Ermtraud GmbH Produktname: TopCash 2 Fachanwendung (Modul): Gebührenkasse Einsatzbereich: Zahlstellen Anzahl der Zahlstellen: 25 Nutzer: aktuell 25 Einnahmepositionen: rd. 300

e) Sonstige zu berücksichtigende „Finanz-Software“; Infrastruktur für On- Premises-Betrieb

Im Bereich der Vollstreckung wird die Fachsoftware VollKomm der Firma Schiller eingesetzt. Diese soll erhalten bleiben, sodass entsprechende Schnittstellen bereitzustellen sind. Die Belegablage erfolgt derzeit durch die Software „CC-DMS“ soll aber künftig im DMS-System Winyard der Firma LCS erfolgen (s. hierzu II.4).

4

[Seite 5]

Leistungsbeschreibung und Verfahrensbedingungen für die Neuanschaffung einer Finanzsoftware für die Verbandsgemeindeverwaltung Kirchen (Sieg)

Die Auftraggeberin betreibt die angebotene Finanzsoftware in einer virtualisierten On- Premises-Umgebung und stellt die hierfür erforderliche technische Grundinfrastruktur bereit und betreibt diese.

Für den Betrieb der Datenbank steht derzeit eine Microsoft SQL Server 2019 Core-Umgebung auf einer eigenen virtuellen Maschine zur Verfügung. Die Bereitstellung einer eigenen SQL- Instanz für die angebotene Finanzsoftware ist möglich. Der Bieter hat im Angebot die für den ordnungsgemäßen Betrieb der angebotenen Lösung erforderlichen Anforderungen an die Datenbankumgebung, insbesondere an Arbeitsspeicher, Prozessorressourcen, Speicherbedarf, Betriebssystem, Datenbankedition, Datenbankversion, Instanzkonfiguration und sonstige technische Voraussetzungen, konkret zu benennen. Soweit für den Betrieb der angebotenen Lösung zusätzliche oder abweichende Datenbanklizenzen, Systemkomponenten oder technische Ressourcen erforderlich sind, sind diese im Angebot eindeutig auszuweisen und in den angebotenen Preisen zu berücksichtigen, sofern die Leistungsbeschreibung oder das Preisblatt keine gesonderte Vergütung vorsieht.

Die Auftraggeberin beabsichtigt, die angebotene Lösung zunächst auf der vorstehend beschriebenen Infrastruktur zu betreiben. Sie ist berechtigt, Komponenten der technischen Grundinfrastruktur, insbesondere wegen auslaufenden Herstellersupports, Sicherheitsanforderungen oder technischer Modernisierung, während der Vertragslaufzeit auszutauschen oder zu modernisieren. Der Auftragnehmer hat die Auftraggeberin frühzeitig und in Textform auf ihm erkennbare Risiken, Abhängigkeiten und Kompatibilitätsanforderungen der angebotenen Lösung hinzuweisen sowie erforderliche Maßnahmen zur Sicherstellung der Betriebsbereitschaft vorzuschlagen.

Änderungen der Infrastruktur, die über die vom Auftragnehmer bei Angebotsabgabe benannten und der Auftraggeberin bekannten Systemvoraussetzungen hinausgehen, werden ausschließlich nach dem vereinbarten Change-Request-Verfahren behandelt.

2. Beschaffungsgegenstand und Zielbild

Erworben werden soll eine Verwaltungslizenz ohne Nutzerbegrenzung, die als Web- Anwendung unabhängig von der verwendeten Hardware vollumfängliche Sachbearbeitung ermöglicht. Die angebotene Software muss kontinuierlich weiterentwickelt werden, in deutschen Kommunalverwaltungen produktiv eingesetzt werden, vollständig in der jeweils aktuellen Fassung dokumentiert sein und deutschsprachig verfügbar sein.

Der Auftragnehmer liefert, implementiert und pflegt eine vollständig integrierte kommunale Finanzsoftware.

Ziel der Beschaffung ist die Einführung einer modernen, integrierten und zukunftssicheren Finanzmanagementlösung für die Verbandsgemeinde und die ihr angehörenden Ortsgemeinden. Die Lösung muss die Anforderungen der kommunalen Doppik und EigAnVO Rheinland-Pfalz vollständig abbilden und sämtliche wesentlichen Prozesse der Haushaltsplanung, Haushaltsbewirtschaftung, Buchführung, Anlagenbuchhaltung, Kasse, Veranlagung, Kostenrechnung, Investitionssteuerung, Jahresabschluss und des Finanzcontrollings durchgängig unterstützen.

Die neue Lösung soll bestehende Medienbrüche reduzieren, manuelle Erfassungsvorgänge minimieren und eine möglichst weitgehende Automatisierung der Finanzprozesse ermöglichen. Insbesondere sollen elektronische Rechnungen, digitale Belege, Freigabeworkflows, Zahlungsverkehr, Buchführung und Auswertungen in einem durchgängigen Prozess miteinander verbunden werden.

Die Lösung ist als On-Premises-Betriebsmodell anzubieten.

5

[Seite 6]

Leistungsbeschreibung und Verfahrensbedingungen für die Neuanschaffung einer Finanzsoftware für die Verbandsgemeindeverwaltung Kirchen (Sieg)

3.Verhältnis Leistungsbeschreibung und Anforderungskatalog

Neben dieser Leistungsbeschreibung hat eine verwaltungsinterne Projektgruppe einen Anforderungskatalog erarbeitet.

Die Leistungsbeschreibung regelt die Projektorganisation, die Migration, die Abnahme, Termine und die Laufzeit. Für die weiteren Anforderungen setzt die Leistungsbeschreibung einen Rahmen, der vom Anforderungskatalog mit konkreten Kriterien ergänzt wird.

Hierbei wird unterschieden zwischen Muss - und Kann-Kriterien (A- und B-Kriterien). Die Muss-Kriterien sind vom Bieter zwingend zu erfüllen. Ist ein Muss-Kriterium nicht erfüllt, führt dies zum Ausschluss des Bieters vom Vergabeverfahren. Die Kann-Kriterien sind hingegen nicht zwingend zu erfüllen. Die Bieter erhalten für die Erfüllung der Kann-Kriterien Punkte im Rahmen der Zuschlagswertung. Die zu vergebenden Punkte für die Erfüllung der Kann-Kriterien können der Anlage 3 Anforderungskatalog entnommen werden. Der Bieter füllt in Anlage 1 die Spalte „Wird die Anforderung vom Bieter erfüllt?“ aus. Diese ist mit einem Dropdown-Menü und den beiden Optionen „Ja“ und „Nein“ vorbelegt. Ebenso ist die Spalte „Nachweis“ vom Bieter auszufüllen. Hierbei handelt es sich um ein Freitextfeld, in dem der Bieter einen Nachweis als Beleg für die Erfüllung des Kriteriums eintragen muss. Wird dieses Feld bei einem Muss-Kriterium oder einen Kann-Kriterium für das der Bieter „Ja“ auswählt nicht ausgefüllt, führt dies ebenfalls zum Ausschluss.

Sofern im folgenden Teil B – Leistungsumfang, der Anforderungskatalog Berücksichtigung findet, wird hierauf hingewiesen. Ansonsten gilt die Leistungsbeschreibung alleine.

II. Teil B – Leistungsumfang

1. Softwarebereitstellung, Lizenzmodell und Nutzungsrechte

Die Finanzsoftware ist durch den Auftragnehmer als On-Premises-Lösung bereitzustellen. Installation, Betrieb und Datenhaltung erfolgen auf der vom Auftraggeber bereitgestellten bzw. freigegebenen IT-Infrastruktur der Verbandsgemeinde. Die Softwarebereitstellung darf nicht von der dauerhaften Nutzung eines Cloud-, SaaS- oder Hostingangebots des Auftragnehmers abhängig sein.

Sämtliche im Rahmen des Auftrags erzeugten und verarbeiteten kommunalen Daten verbleiben im Eigentum bzw. in der Verfügungsgewalt der Auftraggeberin. Der Auftragnehmer erhält ausschließlich die zur Leistungserbringung erforderlichen Nutzungs- und Verarbeitungsrechte.

Die Lizenzierung hat auf Ebene der Auftraggeberin und nicht auf Ebene einzelner Arbeitsplätze, Benutzer oder Ortsgemeinden zu erfolgen. Die Nutzung der Software durch die Verbandsgemeindeverwaltung sowie die von ihr betreuten Ortsgemeinden ist durch die Grundlizenz abzudecken. Eine zusätzliche Lizenzierung allein aufgrund der Anzahl der angeschlossenen Ortsgemeinden oder der Anzahl der innerhalb des Systems geführten kommunalen Mandanten ist nicht zulässig.

Es wird ein zeitlich unbefristetes Nutzungsrecht an der Standardsoftware gewährt. Das Nutzungsrecht umfasst sämtliche für den bestimmungsgemäßen Betrieb erforderlichen Programmkomponenten und erworbenen Module. Eine zeitliche Befristung der Nutzungsberechtigung durch das Ende eines Wartungs- oder Pflegevertrages ist ausgeschlossen.

6

[Seite 7]

Leistungsbeschreibung und Verfahrensbedingungen für die Neuanschaffung einer Finanzsoftware für die Verbandsgemeindeverwaltung Kirchen (Sieg)

Sämtliche für die Erfüllung der Leistungsbeschreibung, des Anforderungskatalogs und der vom Auftragnehmer verbindlich mit „Ja“ angebotenen Kann-Kriterien erforderlichen Standardsoftwareprodukte,Fachmodule, Programmkomponenten, Schnittstellenkomponenten und Nutzungsrechte sind vom Auftragnehmer bereitzustellen und mit der vereinbarten Vergütung vollständig abgegolten. Dies gilt unabhängig davon, ob einzelne Bestandteile im Angebot oder in sonstigen Vertragsunterlagen gesondert bezeichnet sind.

2. Fachliche Anforderungen

Folgende Module müssen in einer Datenbank integriert sein:

• Workflow-basierte papierlose Haushaltsplanung und Wirtschaftsplanung
• Geschäftsbuchhaltung inkl.
• Verarbeitung von E-Rechnungen (Rechnungseingang und -ausgang)
• Anlagenbuchhaltung
• Elektronischer Rechnungs- und Bestellworkflow
• Steuern/Gebühren/Beiträge
• Kasse (als Cash-Pool i.S.d. GemO RLP)
• Kasse für Zahlstellen
• Darlehensverwaltung
• Kosten- und Leistungsrechnung und interne Leistungsverrechnung

Die o.g. Funktionen sollen nicht über interne Schnittstellen bzw. Übergangsläufe miteinander verbunden sein und sowohl für die Kernverwaltung als auch für die Werke (=kaufmännisch) nutzbar sein.

Eine Lagerverwaltung bzw. ein Warenwirtschaftssystem kann integriert sein, hier wird auch eine externe Lösung per funktionierender Schnittstelle akzeptiert.

Konkretisierende Anforderungen an die o.g. Module sind im Anforderungskatalog (s. Anlage 3) aufgeführt.

3. Systemtechnische Anforderungen

Der Rahmen der systemtechnischen Anforderungen wird im Folgenden stichwortartig vorgegeben. Der Anforderungskatalog (Anlage 3) spezifiziert dabei unter Ziffer 2. zusätzlich noch bei einigen Kriterien dieses Anforderungsbereiches:

a) Systemarchitektur

Das System muss:

mandantenfähig sein, mehrbenutzerfähig sein, hochverfügbar betrieben werden können, modular aufgebaut sein, revisionssicher arbeiten, mehrstufige Berechtigungskonzepte unterstützen, offene Standards für Schnittstellen verwenden, vollständig deutschsprachig sein.

b) Webfähigkeit

7

[Seite 8]

Leistungsbeschreibung und Verfahrensbedingungen für die Neuanschaffung einer Finanzsoftware für die Verbandsgemeindeverwaltung Kirchen (Sieg)

Die Software muss browserbasierte Funktionen unterstützen.

Für mobile Nutzung sind mindestens folgende Funktionen bereitzustellen:

Genehmigungsworkflows, Berichte, Auskunftsfunktionen, Freigaben.

c) Benutzerverwaltung

Das System muss unterstützen:

Active Directory bzw. LDAP-Anbindung, Single Sign-on (SSO), rollenbasierte Berechtigungen, Mehr-Faktor-Authentifizierung (MFA), Protokollierung administrativer Tätigkeiten.

d) Datenbank

Die Datenbank muss:

transaktionssicher arbeiten, ACID-konform sein, regelmäßige Datensicherungen unterstützen, Restore-Verfahren ermöglichen, revisionssichere Protokollierung gewährleisten.

Neben dem Produktivsystem wird dauerhaft eine Testdatenbank zur Verfügung gestellt.

e) Datenschutz und Informationssicherheit

Die Lösung muss die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erfüllen.

Insbesondere sind bereitzustellen:

rollenbasierte Zugriffssteuerung, Protokollierung, Verschlüsselung ruhender Daten (Data at Rest), Verschlüsselung der Datenübertragung (TLS), Lösch- und Sperrkonzepte, Exportfunktionen für Betroffenenrechte.

Der Auftragnehmer beschreibt die Maßnahmen zur Informationssicherheit sowie die von ihm ergriffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO.

Die Lösung muss insbesondere unterstützen:

verschlüsselte Kommunikation, Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse, Manipulationsschutz, regelmäßige Sicherheitsupdates, Patchmanagement, 8

[Seite 9]

Leistungsbeschreibung und Verfahrensbedingungen für die Neuanschaffung einer Finanzsoftware für die Verbandsgemeindeverwaltung Kirchen (Sieg)

Notfallkonzept, Wiederanlaufverfahren.

Ein Betrieb nach anerkannten Sicherheitsstandards (BSI-Grundschutz oder ISO/IEC 27001 oder vergleichbare Sicherheitsstandards) ist im Gesamtkonzept darzustellen. Der Auftragnehmer hat während der gesamten Vertragslaufzeit auf Grundlage von Anlage 5 (Sonstige Bestimmungen), § 11 eine Cyber-Risikoversicherung zu unterhalten.

f) Backup und Notfallvorsorge

Es sind mindestens folgende Anforderungen zu erfüllen:

tägliche Datensicherung, regelmäßige Wiederherstellungstests, dokumentiertes Backup-Konzept, dokumentiertes Notfallhandbuch.

g) Protokollierung

Alle sicherheitsrelevanten und fachlichen Änderungen sind nachvollziehbar zu protokollieren.

Die Protokolle müssen mindestens enthalten:

Benutzerkennung, Datum und Uhrzeit, Art der Änderung, betroffene Datensätze, Erfolg oder Fehler.

Die Protokolle dürfen durch normale Anwender nicht verändert werden.

h) Performance

Das System muss so ausgelegt sein, dass auch bei hoher gleichzeitiger Nutzung oder während eines Abgabenlaufes keine wesentlichen Leistungseinbußen auftreten. Der Auftragnehmer beschreibt die Skalierbarkeit sowie die maximal unterstützte Benutzerzahl.

4. Schnittstellen

Für die anzubietenden Schnittstellen gibt die Leistungsbeschreibung vor, wie alle Schnittstellen bereitzustellen sind. Darüber hinaus gibt sie einen Rahmen vor, welche standardisierten Schnittstellen seitens der Software bedient werden müssen. Der Anforderungskatalog (S. Anlage 3) behandelt unter Ziffer 3. Schnittstellen zu folgenden, bei der Verbandsgemeindeverwaltung Kirchen (Sieg) eingesetzten Fachverfahren oder Anwendungen:

NUPIAN, KiTA gestalten, Ingrada-Web, Zählerwechsel Kundenselbstablesung, PROSOZ, EUROWIG, S-Firm, VollKomm,

9

[Seite 10]

Leistungsbeschreibung und Verfahrensbedingungen für die Neuanschaffung einer Finanzsoftware für die Verbandsgemeindeverwaltung Kirchen (Sieg)

Villa, PPA (Entgelt- und Besoldungsabrechnung), Elster-Transfer, Microsoft-Office, Standard DMS-Schnittstelle

Die Lösung muss standardisierte Schnittstellen bereitstellen:

REST-API, CSV/XML-Import und -Export, OData (optional), XRechnung, PEPPOL, SEPA-Zahlungsverkehr, E-Mail-Integration.

Eigene oder proprietäre Schnittstellen sind vollständig zu dokumentieren.

Alle erforderlichen Schnittstellen sind einzurichten, zu testen und produktiv bereitzustellen.

Der Auftragnehmer übernimmt:

Analyse vorhandener Schnittstellen, Konfiguration, Test, Dokumentation, Inbetriebnahme.

Die Schnittstellen müssen vollständig dokumentiert werden.

5. Einführung, Systemeinrichtung und Migration

Für die nachfolgenden Anforderungen gilt die Leistungsbeschreibung alleine.

a) Installation und Customizing

Der Auftragnehmer übernimmt sämtliche Installations- und Konfigurationsarbeiten.

Hierzu gehören insbesondere:

Einrichtung der Systemumgebung, Installation der Software, Parametrisierung, Einrichtung der Benutzer, Einrichtung der Rollen, Einrichtung der Mandanten, Einrichtung der Berechtigungen.

Der Auftragnehmer richtet sämtliche vereinbarten Module betriebsbereit ein.

10

[Seite 11]

Leistungsbeschreibung und Verfahrensbedingungen für die Neuanschaffung einer Finanzsoftware für die Verbandsgemeindeverwaltung Kirchen (Sieg)

b) Datenmigration

b).1 Ziel

Ziel ist die vollständige, revisionssichere und nachvollziehbare Migration sämtlicher fachlich relevanter Daten aus den o.g. Systemen in das vom Auftragnehmer angebotene Finanzverfahren. Der laufende Dienstbetrieb der Auftraggeberin ist während der Projektlaufzeit sicherzustellen. Betriebsunterbrechende Arbeiten sind von montags- donnerstags ab 16:00 Uhr, freitags ab 12:00 Uhr sowie am Wochenende ganztägig möglich.

b).2 Leistungsumfang

Der Auftragnehmer übernimmt sämtliche Leistungen zur Planung, Vorbereitung, Durchführung, Dokumentation und Qualitätssicherung der Datenmigration.

Hierzu gehören insbesondere:

Analyse der bestehenden Datenbanken einschließlich Datenmodell und Datenqualität. Erstellung eines detaillierten Migrationskonzeptes. Definition der Datenzuordnung (Mapping) zwischen Quell- und Zielsystem. Durchführung erforderlicher Datenbereinigungen in Abstimmung mit der Auftraggeberin. Durchführung von Testmigrationen. Durchführung der Produktivmigration. Dokumentation sämtlicher Migrationsschritte. Nachweis der Vollständigkeit der migrierten Daten.

b).3 Zu migrierende Daten aus MACH NF

Mindestens folgende Datenbestände sind so vollständig zu übernehmen und sind Gegenstand der Leistungen im Rahmen der Migration:

Stammdaten Sachkonten Debitoren Kreditoren Kostenstellen Kostenträger Buchungskreise Haushaltsstellen Organisationseinheiten Benutzer Rollen und Berechtigungen Bankverbindungen Steuerschlüssel Abgabenobjekte Abgabenarten Abgabenpflichtige Veranlagungsdaten Abweichende Bescheidempfänger SEPA-Mandate Grundlagendaten Zählerstände Bewegungsdaten Buchungen 11

[Seite 12]

Leistungsbeschreibung und Verfahrensbedingungen für die Neuanschaffung einer Finanzsoftware für die Verbandsgemeindeverwaltung Kirchen (Sieg)

Offene Posten Zahlungsverkehr Forderungen Verbindlichkeiten Haushaltsreste Mittelbindungen Budgetinformationen Anlagenbewegungen Abschreibungen Anlagenbuchhaltung Anlagegüter Inventardaten Historische Abschreibungen Restbuchwerte Sonderposten Anlagenhistorie Haushaltsdaten Haushaltspläne Nachtragshaushalte Budgetdaten Verpflichtungsermächtigungen Deckungskreise Dotierkreise Produkte- und Produktbeschreibungen Kennzahlen

Es sind sämtliche produktiv genutzten Haushaltsjahre (2024 ff.) einschließlich der dazugehörigen Buchungen, Belege und Auswertungsdaten zu übernehmen. Für die Altdaten erstellt der Auftragnehmer ein Konzept (2006-2023), durch das Finanz- und Ergebnisrechnungen sowie die Bilanzen der jeweiligen Jahre nachvollziehbar in der Software abgebildet werden können.

b).4 Zu migrierende Daten aus KIS

Mindestens folgende Datenbestände sind vollständig zu übernehmen:

Stammdaten Sachkonten Debitoren Kreditoren Kostenstellen Kostenträger Benutzer Rollen und Berechtigungen Bankverbindungen Steuerschlüssel Bewegungsdaten Buchungen Offene Posten Zahlungsverkehr Forderungen Verbindlichkeiten Haushaltsreste Anlagenbewegungen Abschreibungen

12

[Seite 13]

Leistungsbeschreibung und Verfahrensbedingungen für die Neuanschaffung einer Finanzsoftware für die Verbandsgemeindeverwaltung Kirchen (Sieg)

Anlagenbuchhaltung Anlagegüter Inventardaten Historische Abschreibungen Restbuchwerte Sonderposten Anlagenhistorie

Die o.g. Daten sollen dem Wirtschaftsjahr 2027 entnommen werden, sodass die Jahresabschlussarbeiten 2027 in der neuen Lösung durchgeführt werden können. Hierzu sind die dazugehörigen Buchungen, Belege und Auswertungsdaten zu übernehmen.

b).5 Migration der Daten aus MZINS

Aus der Software MZINS sind alle Darlehen vollumfänglich in das Modul Darlehensverwaltung zu übertragen, soweit die zuvor genannten Haushalts- bzw. Wirtschaftsjahre betroffen sind.

b).6 Migration der Daten aus Top Cash 2

Aus der Software Top Cash 2 sind alle Gebührentatbestände incl. Steuerschlüssel in das Modul Gebührenkasse zu übertragen.

b) 7. Dokumente

Soweit Dokumente im MACH NF angebundenen Archivsystemen gespeichert sind, sind diese für die o.g. Haushaltsjahre einschließlich ihrer Metadaten zu übernehmen oder über geeignete Verknüpfungen weiterhin revisionssicher bereitzustellen.

b) 8. Schnittstellen

Vorhandene Schnittstellen sind zu analysieren, zu migrieren oder durch gleichwertige Schnittstellen zu ersetzen. Der Auftragnehmer übernimmt die vollständige Einrichtung, Parametrierung, Dokumentation und Inbetriebnahme aller erforderlichen Schnittstellen.

b) 9. Testmigration

Vor der Produktivmigration sind mindestens zwei vollständige Testmigrationen durchzuführen. Die Ergebnisse sind gemeinsam mit der Auftraggeberin fachlich zu validieren und schriftlich zu dokumentieren.

b) 10. Produktivmigration

Die Produktivmigration ist außerhalb der regulären Geschäftszeiten durchzuführen. Der Auftragnehmer erstellt hierzu einen detaillierten Migrations- und Cutover-Plan mit Zeitplan, Verantwortlichkeiten und Kommunikationskonzept.

b) 11. Rückfallkonzept

Für den Fall einer fehlgeschlagenen Produktivmigration ist ein dokumentiertes Rückfallverfahren vorzulegen, das die Wiederaufnahme des Betriebs mit dem Bestandsverfahren innerhalb eines abgestimmten Zeitfensters ermöglicht. Das Zeitfenster wird zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber im Zuge der Leistungserbringung festgelegt.

13

[Seite 14]

Leistungsbeschreibung und Verfahrensbedingungen für die Neuanschaffung einer Finanzsoftware für die Verbandsgemeindeverwaltung Kirchen (Sieg)

b) 12. Abnahmekriterien

Die Migration gilt als erfolgreich abgeschlossen, wenn:

alle definierten Daten vollständig übernommen wurden, Buchungs- und Summensalden zwischen Quell- und Zielsystem übereinstimmen, alle Schnittstellen produktiv funktionieren, die Fachbereiche die Ergebnisse freigegeben haben, die Auftraggeberin die Migration durch Erklärung (mindestens in Textform) abgenommen hat.

c) Testbetrieb

Vor der Produktivsetzung sind mindestens folgende Tests durchzuführen:

Funktionstest, Integrationstest, Schnittstellentest, Migrationstest, Lasttest (soweit erforderlich), Benutzerakzeptanztest.

d) Schulung

Der Auftragnehmer führt vor der Produktivsetzung Schulungen für folgende Zielgruppen durch:

Administratoren (eine Schulung), Key User (eine Schulung je Modul), Fachanwender (eine Schulung je Modul), Multiplikatoren (eine Schulung je Modul).

Die Schulungen werden vor Ort im Rathaus Kirchen durchgeführt. Dese sind per Video aufzuzeichnen und der Auftraggeberin zur weiteren Nachschulung zu übergeben.

Für jede Schulung sind Schulungsunterlagen in deutscher Sprache bereitzustellen.

e) Produktivsetzung

Der Auftragnehmer erstellt einen detaillierten Go-live-Plan.

Dieser enthält mindestens:

Ablaufplan, Verantwortlichkeiten, Zeitfenster, Kommunikationskonzept, Rückfallverfahren.

Während der Produktivsetzung ist eine Vor-Ort-Unterstützung oder eine gleichwertige Unterstützung per Remote-Zugriff sicherzustellen.

14

[Seite 15]

Leistungsbeschreibung und Verfahrensbedingungen für die Neuanschaffung einer Finanzsoftware für die Verbandsgemeindeverwaltung Kirchen (Sieg)

6. Betrieb, Wartung, Pflege und Support

Der Rahmen der Erwartungen im Bereich Betrieb, Wartung, Pflege und Support wird im Folgenden stichwortartig vorgegeben. Der Anforderungskatalog (Anlage 3) spezifiziert dabei unter Ziffer 4. zusätzlich im Hinblick auf Releases, Updates und Upgrades sowie Anpassungen. Ergänzend gilt Anlage 1 – Sonstige Vereinbarungen.

a) Hypercare

Nach der Produktivsetzung ist eine intensive Betreuungsphase vorzusehen. Ziel ist es, einen möglichst störungsfreien Übergang vom bisherigen Finanzverfahren auf das neue Verfahren sicherzustellen und auftretende Fehler, Abweichungen und Bedienungsprobleme kurzfristig und nachvollziehbar zu beheben.

Diese umfasst:

kurzfristige Fehlerbehebung, Unterstützung der Anwender, tägliche Statusabstimmungen, Optimierung von Einstellungen, Begleitung des Echtbetriebs. Es gilt § 8 der Vereinbarung „Sonstige Bestimmungen“

b) Wartung + Support

Der Auftragnehmer stellt während der gesamten Vertragslaufzeit folgende Leistungen bereit:

• Softwarepflege, • Fehlerbehebung, • Updates, • Hotfixes, • telefonischer Support, • Online-Support, • Fernwartung.

c) Softwarepflege, Releases, Nachfolgeversionen; Optionale Innovations-Releases

Der Auftragnehmer schuldet während der gesamten Vertragslaufzeit die Erhaltung des bei Zuschlag vereinbarten fachlichen und technischen Funktionsumfangs. Dies umfasst insbesondere Fehlerbehebung, Sicherheitsupdates, Patches, Hotfixes, Maintenance- Releases, Anpassungen an unterstützte Betriebssysteme, Browser, Datenbanken und Schnittstellen sowie gesetzlich, aufsichtsrechtlich oder sicherheitsrechtlich erforderliche Anpassungen. Als gesetzlich relevante Bereiche sind insbesondere Bestimmungen aus dem Kommunalhaushaltsrecht Rheinland-Pfalz, Steuerrecht, Zahlungsverkehr, e‑Rechnung und Datenschutz zu verstehen.

Diese Leistungen sind mit der Pflegevergütung abgegolten.

Beabsichtigt der Auftragnehmer, den regulären Support oder die Weiterentwicklung der eingesetzten Produktversion einzustellen, hat er die Auftraggeberin mindestens zwölf Monate vor dem vorgesehenen Ende schriftlich zu informieren. Ist eine Nachfolgeversion erforderlich, um den bei Zuschlag vereinbarten fachlichen und technischen Funktionsumfang, die Informationssicherheit, die Rechtskonformität oder die vereinbarten Schnittstellen ohne wesentliche Einschränkung aufrechtzuerhalten, stellt der Auftragnehmer diese Nachfolgeversion als Bestandteil der Pflegeleistung bereit. 15

[Seite 16]

Leistungsbeschreibung und Verfahrensbedingungen für die Neuanschaffung einer Finanzsoftware für die Verbandsgemeindeverwaltung Kirchen (Sieg)

Die Leistung umfasst die Einräumung eines zeitlich unbefristeten, mindestens einfachen Nutzungsrechts für die Auftraggeberin, die Installation, erforderliche Datenübernahme und Konfiguration, Anpassung der vereinbarten Schnittstellen, Tests, Dokumentation sowie die Unterstützung bei der Abnahme. Diese Leistungen sind mit der Pflegevergütung abgegolten. Nicht umfasst sind die Bereitstellung von zusätzlichen Fachmodule, neue fachliche Geschäftsprozesse oder sonstige wesentliche Erweiterungen des bei Zuschlag vereinbarten Funktionsumfangs. Diese bedürfen einer gesonderten Beauftragung und einer vorherigen vergaberechtlichen Prüfung.

Ein Abruf ist nur zulässig, wenn das Major-Release erforderlich ist, um den vereinbarten Funktionsumfang, die Informationssicherheit, die Rechtskonformität, die Interoperabilität oder die Wartbarkeit zu erhalten. Nicht abrufbar sind zusätzliche Fachmodule oder wesentliche fachliche Erweiterungen. Vor einem Abruf legt der Auftragnehmer eine schriftliche Folgenabschätzung zu Leistungsumfang, Migration, Schnittstellen, Tests, Abnahme, Schulung, Ausfallzeiten, Rückfallverfahren und Vergütung vor.

Optional: Innovations-Releases

Die Auftraggeberin kann während der Gesamtlaufzeit höchstens zwei optionale Innovations- Releases abrufen. Ein Innovations-Release liegt vor, wenn der Auftragnehmer eine Nachfolge- oder Produktgeneration anbietet oder auf sonstigem Weg verfügbar macht, deren Einsatz nicht zur Erhaltung des nach Maßgabe der vorstehenden Bestimmungen geschuldeten fachlichen und technischen Funktionsumfangs erforderlich ist, die jedoch innerhalb des bei Zuschlag vereinbarten Funktionsrahmens eine technische Modernisierung ermöglicht. Der Auftragnehmer hat die Verfügbarkeit eines solchen Releases der Auftraggeberin unverzüglich schriftlich mitzuteilen. Die Auftraggeberin kann die Option innerhalb von sechs Monaten nach Zugang der Mitteilung schriftlich ausüben.

Nicht Gegenstand der Option sind zusätzliche Fachmodule, neue wesentliche fachliche Geschäftsprozesse, eine wesentliche Erweiterung der Mandanten-, Organisations- oder Nutzerstruktur sowie sonstige Leistungen, die den bei Zuschlag vereinbarten Funktionsumfang erheblich erweitern. Diese bedürfen einer gesonderten Beauftragung nach vorheriger vergaberechtlicher Prüfung.

Der Auftragnehmer legt vor Ausübung der Option eine schriftliche Folgenabschätzung vor. Diese umfasst mindestens die Abgrenzung zu den nach den vorstehenden Bestimmungen geschuldeten Pflegeleistungen, den Leistungsumfang, die Auswirkungen auf Datenmigration, Schnittstellen, Tests, Abnahme, Schulung, Betriebsunterbrechungen und Rückfallverfahren sowie die Vergütung nach dem Preisblatt.

Die Vergütung des optionalen Innovations-Releases richtet sich ausschließlich nach den im Preisblatt vorgegebenen Obergrenzen, der dort festgelegten Rabattstaffel und der dort geregelten Deckelung. Ein Anspruch auf weitergehende Vergütung besteht nicht. Die Ausübung der Option darf den Gesamtcharakter des Auftrags als Beschaffung, Einführung und Pflege einer kommunalen Finanzsoftware nicht verändern.

III. Teil C – Rahmenbedingungen der Leistungserbringung

1. Mitwirkung, Termine und Meilensteine

Der Auftragnehmer trägt die Erfolgsverantwortung für die Einführung der neuen Haushaltssoftware. Die Verbandsgemeinde stellt die erforderlichen fachlichen Ansprechpartner und Mitwirkungsleistungen bereit. Der Auftragnehmer übernimmt die fachliche und technische Gesamtverantwortung für die vertragsgemäße Einführung, Migration, Parametrisierung, Schulung und Inbetriebnahme. Der Auftragnehmer stellt in der Zusammenarbeit mit der Verbandsgemeinde sicher, dass notwendige

16

[Seite 17]

Leistungsbeschreibung und Verfahrensbedingungen für die Neuanschaffung einer Finanzsoftware für die Verbandsgemeindeverwaltung Kirchen (Sieg)

Steuerungsentscheidungen, welche im Rahmen des Einführungsprojekts von der Verbandsgemeinde zu treffen sind, von ihr informiert getroffen werden können.

Die Verbandsgemeinde wirkt insbesondere mit durch:

• Benennung einer Projektleitung und fachlicher Ansprechpartner, • Teilnahme an Projektbesprechungen und Workshops, • Bereitstellung erforderlicher Stammdaten und Bestandsdaten, • Bereitstellung von Informationen zum bestehenden Finanzverfahren, • Beschreibung und Bewertung bestehender Geschäftsprozesse, • Prüfung der vom Auftragnehmer erstellten Fach- und Umsetzungskonzepte, • Mitwirkung bei der Definition von Rollen und Berechtigungen, • Prüfung und Freigabe des Migrationskonzepts, • Durchführung bzw. Unterstützung von Tests, • Teilnahme an Schulungen, • Durchführung der Abnahme, • Bereitstellung der erforderlichen technischen Infrastruktur, soweit diese nicht vom Auftragnehmer geschuldet ist.

Die Mitwirkungsobligenheiten sind vom Auftragnehmer frühzeitig und konkret anzufordern. Anforderungen an die Verbandsgemeinde müssen mindestens 10 Arbeitstage vor dem benötigten Termin mitgeteilt werden, sofern im Projektplan nichts Abweichendes vereinbart wird.

1.a) Projektsteuerung

Der Auftragnehmer übernimmt die gesamte Projektsteuerung und verantwortet dessen erfolgreiche Durchführung. Es finden regelmäßige Projektbesprechungen statt. Mindestens erforderlich sind wöchentliche Projekttermine sowie monatliche Lenkungskreissitzungen. Die Projektphase ist so zu planen und durchzuführen, dass die Produktivsetzung und der Beginn des Produktivbetriebs spätestens 15 Monate nach Zuschlagserteilung erfolgen können. Die anschließende Hypercare-Phase, die Funktionsprüfung, die förmliche Gesamtabnahme und der Projektabschluss sind innerhalb der im Termin- und Leistungsplan festgelegten Zeiträume durchzuführen. Der Auftraggeber legt folgende Meilensteine fest:

17

[Seite 18]

Leistungsbeschreibung und Verfahrensbedingungen für die Neuanschaffung einer Finanzsoftware für die Verbandsgemeindeverwaltung Kirchen (Sieg)

Bestandsaufnahme / Ist- Konzept

18

[Seite 19]

Leistungsbeschreibung und Verfahrensbedingungen für die Neuanschaffung einer Finanzsoftware für die Verbandsgemeindeverwaltung Kirchen (Sieg)

offener Mängel; förmliche Gesamtabnahme Vollständige Dokumentationsübergabe, Abschlussbericht, M15 Übergabe der Vollständige Dokumentationsübergabe Projektabschluss Projektunterlagen und Projektabschlussbericht

2. Abnahme

Die Leistungen der Softwareeinrichtung und Inbetriebnahme gelten als erbracht, wenn:

alle ausgeschriebenen Funktionen verfügbar sind, die Migration erfolgreich abgeschlossen wurde, alle vereinbarten Schnittstellen produktiv arbeiten, die Testfälle erfolgreich abgeschlossen wurden, sämtliche Dokumentationen übergeben wurden, die Schulungen durchgeführt wurden, die Auftraggeberin die Leistungen schriftlich abgenommen hat.

Die Abnahme erfolgt stufenweise.

Mindestens vorgesehen sind:

• technische Abnahme, • fachliche Abnahme, • Abnahme der Migration, • Schnittstellenabnahme, • Produktivabnahme.

Die Abnahme gilt erst nach erfolgreichem Abschluss sämtlicher vereinbarter Tests als erfolgt.

3. Laufzeit und optionale Verlängerungen

Die Vertragslaufzeit beginnt mit Zuschlagserteilung.

Sie umfasst:

Projektphase, Einführungsphase, Produktivbetrieb, Wartung, Softwarepflege, Support Releases sowie Nachfolgeversionen und Upgrade-Optionen.

Wartungs- und Pflegeleistungen werden zunächst für 72 Monate vereinbart. Der Auftraggeber hat das Rechteine maximal viermalige Verlängerung um jeweils ein Jahr / 12 Monate zu verlangen, wenn er diese bis 3 Monate vor Vertragslaufzeitende schriftlich gegenüber dem Auftragnehmer erklärt.

19

[Seite 20]

Leistungsbeschreibung und Verfahrensbedingungen für die Neuanschaffung einer Finanzsoftware für die Verbandsgemeindeverwaltung Kirchen (Sieg)

20