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Neuanschaffung einer Finanzsoftware

für die Verbandsgemeindeverwaltung Kirchen (Sieg)

Bewerbungsbedingungen zum Ausschreibungsverfahren

Neuanschaffung einer Finanzsoftware für die Verbandsgemeindeverwaltung Kirchen (Sieg) Vorgangsnr.: 1 - 30/2026

I. Auftraggeber

Verbandsgemeindeverwaltung Kirchen (Sieg) Abteilung: Sachgebiet 5.2.1 – Zentrale Vergabestelle Lindenstraße 1, 57548 Kirchen E-Mail: b.gotthardt@kirchen-sieg.de Tel.-Nr.: 02741/ 688 – 305

II. Verfahrensablauf, Form der Angebote und Anlagen

1. Verfahrensablauf Im Rahmen der Vergabe wird zunächst ein Teilnahmewettbewerb durchgeführt. Gegenstand des Teilnahmewettbewerbs ist die Prüfung der Eignung zur Erbringung der jeweiligen Leistungen (Fachkunde und Leistungsfähigkeit) sowie der Zuverlässigkeit/Gesetzestreue (Vorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123, 124 GWB) des Bewerbers. Nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs werden die zur Erbringung der Leistung geeigneten und zuverlässigen Bieter zur Angebotsabgabe aufgefordert. Entsprechend den gesetzlichen Transparenzvorgaben werden die Unterlagen der Angebotsphase bereits mit der Bekanntmachung zusammen mit den Unterlagen der Teilnahmephase auf der elektronischen Vergabeplattform subreport ELVIS (https://www.subreport.de/E22561989) veröffentlicht. Bitte beachten Sie, dass die Unterlagen für die Angebotsphase zunächst nur informative Bedeutung haben und für den Teilnahmewettbewerb nicht zu bearbeiten und einzureichen sind. Auch ist hiermit keine Aufforderung zur Angebotsabgabe verbunden. Ohne eine ausdrückliche Aufforderung eingereichte Angebote finden keine Berücksichtigung. Fragen zum Teilnahmewettbewerb oder der Angebotsphase und den dazugehörigen Unterlagen können über das Fragenportal der elektronischen Vergabeplattform subreport ELVIS (https://www.subreport.de eingereicht werden. Bei Fragen zur Nutzung des Portals wenden Sie sich bitte unmittelbar an subreport (info@subreport.de).

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1.1. Rechtlicher Rahmen Die Vergabe erfolgt in Anwendung der Vorschriften des 4. Teils des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV) im Verhandlungsverfahren mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb (§ 119 Abs. 1 und Abs. 5 GWB i.V.m. § 14 Abs. 3 VgV). Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, das Vergabeverfahren gemäß § 63 VgV einzustellen, sofern sachliche Gründe dies rechtfertigen. Ein sachlicher Grund liegt insbesondere vor, wenn • kein Angebot eingegangen ist, das den Vergabeunterlagen entspricht, • sich die Grundlagen der Vergabe geändert haben, • das Vergabeverfahren kein wirtschaftliches Ergebnis gehabt hat oder erwarten lässt oder • andere schwerwiegende Gründe bestehen.

Für die abzuschließenden Verträge gilt deutsches Recht. 1.2. Vergabeunterlagen Die Vergabeunterlagen sind abschließend in der unter Ziffer II. 7 enthaltenen “Anhänge zur Vergabe” aufgeführt. Die Vergabeunterlagen werden ausschließlich über das Vergabeportal zur Verfügung gestellt. Die Unternehmen haben die Vergabeunterlagen unverzüglich nach Erhalt auf Vollständigkeit, etwaige Unklarheiten oder Fehler zu überprüfen. 1.2.1 Änderung der Vergabeunterlagen Der Auftraggeber weist darauf hin, dass es im Laufe des Vergabeverfahrens zu Änderungen an den Vergabeunterlagen kommen kann. Der Auftraggeber behält sich daher ausdrücklich vor, die Vergabeunterlagen, insbesondere die Leistungsbeschreibung, Vertragsbedingungen sowie Zuschlags- und Musskriterien anzupassen bzw. zu ändern. Das gilt auch für die in den Vergabeunterlagen ggfs. aufgestellten Mindestanforderungen. Wesentliche Änderungen an den Vergabeunterlagen vor Ablauf der Frist für den Eingang von Teilnahmeanträgen macht der Auftraggeber europaweit bekannt. Sollten Änderungen an den Vergabeunterlagen zu einer wesentlichen Änderung der Wettbewerbsbedingungen führen, behält sich der Auftraggeber vor, die ursprünglich vorgesehenen Fristen angemessen zu verlängern. Änderungen an den Vergabeunterlagen durch den Bewerber/Bieter sind unzulässig und führen zum Ausschluss an dem Verfahren. Allgemeine oder spezielle Liefer-, Vertrags-, Geschäfts- oder Zahlungsbedingungen werden nicht akzeptiert. Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen müssen zweifelsfrei sein. Alle Eintragungen müssen dokumentenecht sein.

1.2.2 Nachforderungen Teilnahmeantrag und Angebot müssen vollständig sein. Der Auftraggeber behält sich vor, die Unternehmen aufzufordern, fehlende Unterlagen zu übermitteln oder unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen zu ergänzen, zu erläutern, zu vervollständigen oder zu korrigieren (§ 56 Abs. 2 VgV). Die Möglichkeit der Nachforderung steht gemäß § 56 VgV im Ermessen des Auftraggebers. Die Bieter sollten daher im wohl verstandenen Eigeninteresse sämtliche Angaben bereits mit dem Angebot machen. Ein Anspruch auf Nachforderung besteht nicht.

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1.3. Gewährleistungsausschluss Die Bieter müssen sich über die Anforderungen an die zu erbringende Leistung selbst informieren und die Informationen des Auftraggebers entsprechend prüfen. Der Bieter bestätigt mit seinem Angebot, sich ausreichend über die tatsächlichen Voraussetzungen informiert zu haben.

1.4. Kommunikation Die Vergabe wird über das Vergabeportal subreport ELVIS (https://subreport.de/evergabe/subreport-elvis/ ) durchgeführt. Bitte beachten Sie, dass sämtliche Kommunikation und Fragen ausschließlich über die Vergabeplattform zu erfolgen haben. Die Fragen sind spätestens bis zu den im Zeitplan angegebenen Daten zu stellen. Bieterfragen können nur nach Registrierung über die Plattform subreport ELVIS gestellt werden. 1.5. Teilnahmewettbewerb Für den Teilnahmewettbewerb gelten die in der Bekanntmachung aufgeführten Teilnahmebedingungen. Die Bekanntmachung ist abrufbar im TED-Portal der EU oder auf der in Ziff. 1.4. benannten Vergabeplattform. Die dort und in diesen Bewerbungsbedingungen geforderten Informationen und Nachweise sind von den Unternehmen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Das Angebot ist nicht mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Dies gilt auch dann, wenn der Auftraggeber weitere Vergabeunterlagen (z.B. ein Angebotsformblatt) bereits zu Beginn des Teilnahmewettbewerbs veröffentlicht. Die in der Bekanntmachung im EU-Amtsblatt aufgeführte Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge ist unbedingt einzuhalten; eine verspätete Abgabe führt zur Nichtberücksichtigung des Teilnahmeantrages, es sei denn die Verspätung ist nicht von dem Unternehmen zu vertreten. Es gelten darüber hinaus die gesetzlichen Ausschlussgründe. Der Auftraggeber berücksichtigt im Rahmen der Zuverlässigkeitsprüfung die Ausschlussgründe der §§ 123, 124 GWB i. V. m. § 142 Nr. 2 GWB im Rahmen des ihm zustehenden Ausschlussermessens. Nach Prüfung der Teilnahmeanträge wird der Auftraggeber die zum weiteren Verfahren zuzulassenden Unternehmen zur Abgabe von Angeboten auffordern. Die Unternehmen, die nicht ausgewählt werden, erhalten eine Mitteilung, dass sie nicht weiter am Verfahren beteiligt werden.

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2. Hinweise zur Erstellung des Teilnahmeantrages / Angebotes 2.1. Einreichung Teilnahmeanträge und Angebote sind in deutscher Sprache abzufassen. Explizite Angabe von Leistungserbringer, Leistungsempfänger, Angebotsnummer des Anbieters, Datum des Angebots, genauer Leistungszeitraum und Bindefrist des Angebots müssen im Angebot enthalten sein. Teilnahmeanträge / Angebote sind ausschließlich mit den zur Verfügung gestellten Vordrucken, sofern nicht Eigenerklärungen oder Nachweisen gefordert werden, in vollständiger Form über die Vergabeplattform in Textform nach §126b BGB einzureichen. Auf andere Art übermittelte Teilnahmeanträge / Angebote, insbesondere solche per Telefax oder per E-Mail, sind nicht zulässig. Für die Erstellung der Teilnahmeanträge / Angebote wird keine Entschädigung gewährt. 2.2. Kalkulation Alle Aufwände des Bieters sind in den Angebotspreis einzukalkulieren und im Anhang 3 – Preisblatt einzutragen. Eine Änderung des vorgegebenen Textes oder der vorgegebenen Formatierung (z.B. andere oder neue Spalten/Zeilen) ist nicht zulässig. Die in den Ausschreibungsunterlagen enthaltenen Regelungen sind bei der Kalkulation zu berücksichtigen. Angebote mit Preisen, die der Bieter an bestimmte, in den Vergabeunterlagen nicht vorgesehene Bedingungen knüpft, (z.B. Laufzeiten, Kopplung mit anderen Aufträgen, zusätzliche Beistellleistungen des Auftraggebers, etc.) stellen eine unzulässige Änderung bzw. Ergänzung der Vergabeunterlagen dar und werden ausgeschlossen. Alle Angebotspreise sind in Euro, Bruchteile in vollen Euro-Cent anzugeben. Alle Angebotspreise sind netto ohne Umsatzsteuer anzugeben. Jegliche Veränderungen an der Anhang 3 – Preisblatt können zum sofortigen Ausschluss vom Verfahren führen. 2.3. Anzahl der Lose / Hauptangebote / Nebenangebote Es erfolgt keine Unterteilung in Lose. Nebenangebote sind nicht zugelassen. Mehrere Hauptangebote sind ebenfalls nicht zugelassen.

2.4. Bietergemeinschaften Bietergemeinschaften sind vorbehaltlich der Vorgaben des § 1 GWB zugelassen. Die Mitglieder der Bietergemeinschaft haften gesamtschuldnerisch. Eine Bietergemeinschaft hat in ihrem Angebot sämtliche Mitglieder der Bietergemeinschaft zu benennen sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter für das Vergabeverfahren, den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu bezeichnen. Dafür ist das Formblatt aus Anhang 9 zu verwenden.

2.5. Unterauftragnehmer / Eignungsleihe Im Erstangebot sind die Teile des Auftrags anzugeben, die an Unterauftragnehmer vergeben werden sollen. Hierfür ist Anhang 9, Teil 3A, zu verwenden. Die vorgesehenen Unterauftragnehmer sind zu benennen, soweit sie bereits feststehen und die Benennung zumutbar ist. Für die übrigen Fälle bleibt eine spätere Benennung nach Maßgabe der folgenden Regelungen vorbehalten.

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Von Bietern, deren Angebote in die engere Wahl kommen, kann der Auftraggeber vor Zuschlagserteilung auf gesonderte Anforderung die Benennung der vorgesehenen Unterauftragnehmer verlangen. Auf gesonderte Anforderung ist außerdem nachzuweisen, dass die für die Auftragsausführung erforderlichen Mittel der Unterauftragnehmer tatsächlich zur Verfügung stehen werden, beispielsweise durch Verpflichtungserklärungen. Eine entsprechende Verpflichtungserklärung ist bei reiner Unterauftragsvergabe nicht bereits mit dem Erstangebot vorzulegen. Beabsichtigt ein Bewerber, zum Nachweis seiner wirtschaftlichen und finanziellen oder technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit die Kapazitäten eines anderen Unternehmens in Anspruch zu nehmen, ist dies bereits mit dem Teilnahmeantrag unter Verwendung von Anhang 9, Teil 3A, anzugeben. Dabei sind das Unternehmen, das betreffende Eignungskriterium und die in Anspruch genommenen Kapazitäten zu bezeichnen. Die tatsächliche Verfügbarkeit der Kapazitäten ist nachzuweisen, insbesondere durch die Verpflichtungserklärung nach Anhang 9, Teil 3B. Die für das eignungsleihende Unternehmen geforderten Eigenerklärungen sind beizufügen. Die gesetzlichen Regelungen zur Anforderung weitergehender Belege sowie zur Aufklärung und Nachforderung bleiben unberührt.

3. Fristen zur Angebotsabgabe Alle für die Bieter relevanten Termine werden den Bietern rechtzeitig über subreport ELVIS mitgeteilt. Der Auftraggeber wird hierbei eine angemessene Frist für die Erstellung der Angebotsunterlagen festsetzen.

Nachfolgende Fristen geben nur den zum Zeitpunkt der Dokumentenerstellung bestehenden Zeitplan wieder.

1 Bei den angegebenen Terminen und Fristen handelt es sich um voraussichtliche Angaben, die die Auftraggeberin zu Beginn des Verfahrens geplant hat. Eine Abweichung von diesen Fristen behält sich die Auftraggeberin ausdrücklich vor. Für den Fall, dass eine Abänderung erforderlich wird, setzt Sie alle Bewerber bzw. Bieter zu gegebener Zeit in Kenntnis. 2 Die Angebotsfrist kann im Einvernehmen mit den Bietenden verkürzt werden, § 17 Abs. 7 Satz 1 VgV. Sollten Bietende mit der Verkürzung nicht einverstanden sein, so haben Sie ausdrücklich über die Bieterkommunikation zu widersprechen.

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4. Verhandlungsgespräche Die Erstangebote müssen sämtliche nach Ziff. II.8.2 geforderten Angaben, Preisangaben, Erklärungen, Nachweise und Konzepte vollständig enthalten. Die Mindestanforderungen sind verbindlich anzubieten und zu den jeweils in den Vergabeunterlagen festgelegten Zeitpunkten zu erfüllen. Die Erstangebote dienen als Grundlage der Verhandlungen. Ihre noch verhandelbaren Inhalte sind indikativ. Dies berechtigt nicht zur Einreichung unvollständiger Angebotsentwürfe oder zur erstmaligen Vorlage geforderter Unterlagen erst im weiteren Verfahrensverlauf. Ein Zuschlag auf Grundlage der Erstangebote ohne vorherige Verhandlungen (§ 17 Abs. 11 VgV) ist ausgeschlossen. Alle Bieter, deren Erstangebote nach der formellen und inhaltlichen Prüfung nicht auszuschließen sind, werden zu Verhandlungsgesprächen eingeladen. Gesetzlich zulässige Aufklärungen und Nachforderungen nach Ziff. II.1.2.2 bleiben unberührt.

Die Verhandlungsgespräche sind – vorbehaltlich der Hinweise unter Ziff. 3 für

die 10. und 11. Kalenderwoche 2027

vorgesehen. Bitte halten Sie sich diesen Zeitraum frei.

Die Verhandlungsgespräche werden ggf. auf einem elektronischen Wege (z. B. in einem Video-Telefonie- Gespräch) durchgeführt. Hierzu wird die Vergabestelle Ihnen zu gegebener Zeit entsprechende Informationen geben.

Nach Abschluss der Verhandlungen unterrichtet der Auftraggeber die im Verfahren verbliebenen Bieter hierüber und fordert sie unter Setzung einer einheitlichen Frist zur Abgabe endgültiger Angebote auf. Über die endgültigen Angebote wird nicht mehr verhandelt. Maßgeblich für den Zuschlag ist ausschließlich der endgültige Angebotsstand.

5. Fragen zur Ausschreibung Alle Fragen, die die Ausschreibung betreffen, sind ausschließlich über das Vergabe-Portal subreport ELVIS einzureichen.

6. Rechtsmittelbelehrung Sofern ein Bieter gegen Form und/oder Ablauf dieses Ausschreibungsverfahrens Einwände oder behauptete Verstöße gegen Vergabebestimmungen geltend machen möchte, kann er sich an die zuständige Vergabekammer wenden: Vergabekammer Rheinland-Pfalz Ministerium für Wirtschaft, Tourismus, Energie und Klima Stiftsstraße 9

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55116 Mainz E-Mail: Vergabekammer.rlp@mwvlw.rlp.de Telefon 06131 / 16-2234 Telefax 06131 / 16-2113

Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist gemäß § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit a) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, b) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, c) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, d) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind, e) ein offensichtlicher Missbrauch des Antrags- oder Beschwerderechts gemäß § 180 Abs. 2 GWB vorliegt. Die Regelung des § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.

7. Anhänge zur Vergabe

• Anhang 1: Leistungsbeschreibung

• Anhang 2: Anforderungskatalog • Anhang 3: Preisblatt

• Anhang 4: EVB-IT-Systemvertrag • Anhang 5: Sonstige Vereinbarungen

• Anhang 6: Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

• Anhang 7: Anlage 1 zum AVV – Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)

• Anhang 8: Anlage 2 zum AVV – Genehmigte Unterauftragsverarbeiter

• Anhang 9: Formblätter Konglomerat (Eigenerklärungen, Referenzen, Russlanderklärung u. a.) • Anhang 10: Teilnahmeantrag

• Anhang 11: Angebotsschreiben

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8. Einzureichende Unterlagen 8.1. Teilnahmewettbewerb Mit dem Teilnahmeantrag sind folgende Unterlagen einzureichen:

• Teilnahmeantrag (Anhang 10 der Vergabe)

• Ausgefüllte Formblätter Konglomerat (Anhang 9) o Eigenerklärung zur Eignung (Teil 1) o Ggf. Bewerbergemeinschaftserklärung (Teil 2) o Ggf. Eignungsleihe: Angaben und Nachweise zur Verfügbarkeit der in Anspruch genommenen Kapazitäten (Anhang 9, Teile 3A und 3B) nach Maßgabe von Ziff. II.2.5. (Teil 3) o Erklärung zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit (Teil 4) o Erklärung zum Nichtvorliegen des § 19 Absatz 3 des Mindestlohngesetzes (MiLoG) (Teil 5) o Erklärung nach § 4 Abs. 2 LTTG (Teil 6) o Referenzen für den Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit (Teil 7) o Russlanderklärung (Teil 8) 8.2. Verhandlungsphase Mit dem Angebot sind folgende Anlagen einzureichen:

• Angebotsschreiben (Anhang 11 der Vergabe) • Kurzes Unternehmensprofil sowie Darstellung der Expertise und Erfahrung des Bietenden auf dem Gebiet einschließlich einer Beschreibung der Geschäftsfelder und des Produktportfolios des Unternehmens (max. 3 Seiten)

• Ggf. Angaben zur Unterauftragsvergabe (Anhang 9, Teil 3A) nach Maßgabe von Ziff. II.2.5.

• Ausgefülltes Preisblatt (Anhang 3 der Vergabe). Die Preise sind ohne Umsatzsteuer anzugeben. • Ausgefüllter Anforderungskatalog (Anhang 2 der Vergabe) mit verbindlicher Angabe „Ja/Nein“ für jedes Muss- und Kann-Kriterium. Konkrete Nachweisverweise sind ausschließlich für die mit „Ja“ beantworteten Kriterien unter Ziff. 1 „Fachliche Anforderungen“ und Ziff. 2 „Systemtechnische Anforderungen“ erforderlich (Handbuch, Produktdokumentation oder eigens erstelltes Dokument mit Titel und Seiten-/Ziffernangabe). Für die übrigen Ziffern des Anforderungskatalogs sind keine gesonderten Nachweisverweise erforderlich.

• Gesamtkonzept nach Ziff. III.3, bestehend aus den vier Teilkonzepten (je max. 4 Seiten DIN A4, Schriftgröße 12, Times New Roman)

• Ausgefüllte Anlage 1 zum AVV – Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) (Anhang 7 der Vergabe)

• Ausgefüllte Anlage 2 zum AVV – Genehmigte Unterauftragsverarbeiter (Anhang 8 der Vergabe)

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III. Bewertungskriterien

1. Anforderungen an die Eignung Zum Nachweis der Eignung sind folgende Unterlagen einzureichen:

• Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit o Eigenerklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung: Der Bewerber erklärt, dass er über eine Betriebshaftpflichtversicherung verfügt oder im Falle der Zuschlagserteilung eine solche abschließen wird, die mindestens folgende Deckungssummen je Schadensfall aufweist (Anhang 9, Teil 1). Mindestanforderung: Die Betriebshaftpflichtversicherung muss mindestens folgende Deckungssummen je Schadensfall aufweisen: Personenschäden (für die Einzelperson) i. H. v. mindestens EUR 500.000,00 und Sachschäden i. H. v. mindestens EUR 500.000,00 sowie Vermögensschäden i. H. v. mindestens EUR 5.000.000,00. o Eigenerklärung wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit, § 45 Abs. 1 Nr. 1 VgV: Der Bewerber gibt seinen Gesamtjahresumsatz pro Jahr für die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre an. Zusätzlich gibt der Bewerber seinen Umsatz aus dem Leistungsbereich des Auftrages (kommunale Finanzsoftware) pro Jahr für die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren an. Mindestanforderung: Der Bewerber verfügt über einen Gesamtjahresumsatz in jedem der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre von mindestens 560.000,00 EUR (netto). Im Leistungsbereich des Auftrages (kommunale Finanzsoftware) verfügt der Bewerber in jedem der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre über einen Umsatz von mindestens 300.000,00 EUR (netto) (Anhang 9, Teil 4).

• Technische und berufliche Leistungsfähigkeit Es sind mindestens drei Referenzen über innerhalb der letzten drei Jahre vor der Auftragsbekanntmachung durchgeführte, mit dem Ausschreibungsgegenstand vergleichbare Projekte einzureichen. Vergleichbar ist ein Projekt, wenn es die Einführung einer kommunalen Finanzsoftware zum Gegenstand hatte. Anzugeben sind Auftragswert, Ausführungszeitraum, Auftraggeber (Ansprechpartner mit Kontaktdaten) sowie Leistungsinhalt. Zudem ist bei der Darstellung der Referenzen anzugeben, ob die aufgeführten Aspekte ein Haupt- oder Nebenbestandteil des Auftrags gewesen sind (Anhang 9, Teil 7).

• Sonstiges o Eigenerklärung zur Eignung (Anhang 9, Teil 1) o Erklärung zum Nichtvorliegen des § 19 Absatz 3 des Mindestlohngesetzes (MiLoG), (Anhang 9, Teil 5) o Erklärung nach § 4 Abs. 2 LTTG (Anhang 9, Teil 6)

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o Russlanderklärung (Anhang 9, Teil 8)

2. Teilnahmewettbewerb Innerhalb der ersten Wertungsstufe erfolgt eine formale Prüfung, in der der Auftraggeber die Vollständigkeit der Anträge überprüft und ggf. fehlende Dokumente nachfordert. Daran anschließend überprüft der Auftraggeber, ob die verbleibenden Bieter sämtliche Eignungskriterien erfüllen. Bei den Eignungskriterien handelt es sich um sogenannte Ausschlusskriterien. Diese Anforderungen müssen für eine weitere Berücksichtigung des Teilnahmeantrags zwingend erfüllt werden. Die Nichterfüllung führt zum Ausschluss des Teilnahmeantrags. Anschließend fordert der Auftraggeber alle Bieter, welche die Kriterien des Teilnahmewettbewerbs erfüllen, zur Angebotsabgabe auf.
3. Zuschlagskriterien Das Angebot muss den formellen und inhaltlichen Anforderungen der Leistungsbeschreibung (Anhang 1) und des Anforderungskatalogs (Anhang 2) entsprechen. Die Zuschlagserteilung erfolgt auf das wirtschaftlichste Angebot nach § 127 GWB. Die Wertung erfolgt anhand der nachfolgenden drei Zuschlagskriterien:

• Preis (Total Cost of Ownership über max. 10 Jahre, einschließlich Verlängerungsoptionen und optionaler Innovation-Release): 40 Punkte / 40 %

• Erfüllung der Kann-Kriterien (Anforderungskatalog, Anlage 2): 35 Punkte / 35 %

• Qualität des Gesamtkonzepts: 25 Punkte / 25 %

3.1 Preis (40 Punkte / 40 %) Bewertungsgrundlage ist die vom Bieter in Ziff. 7 des Preisblatts (Anhang 3) angegebene Total Cost of Ownership (TCO) für den Angebotsvergleich über sechs Jahre Grundlaufzeit und sämtliche vier optionalen Verlängerungsjahre. Der TCO ergibt sich aus der Summe der Preisblattpositionen 7.1 bis 7.5 und umfasst die Software-Lizenz, das Einführungsprojekt einschließlich Projektmanagement, Installation und Customizing, Datenmigration, Schnittstellen, Testbetrieb, Produktivsetzung, Hypercare-Phase und Schulungen, den laufenden Betrieb mit Wartung und Support über sechs Jahre, den Wertungsbetrag für optionale Innovations-Releases sowie Wartung und Support über die vier optionalen Verlängerungsjahre. Für die Innovations-Releases wird ausschließlich zu Wertungszwecken ein Abruf mit einer einmaligen Umstellungspauschale und vier jährlichen Pflege-Mehrbeträgen ohne Nachlass angesetzt: Position 7.4 = Position 5a.1 + 4 × Position 5a.2. Diese Wertungsannahme begründet keine Abrufverpflichtung. Die vertragliche Möglichkeit zum Abruf von bis zu zwei Innovations-Releases und die Abrechnungs-, Laufzeit- und Nachlassregelungen bleiben unberührt. Die TCO stellt keine verbindliche Prognose oder Obergrenze der tatsächlich entstehenden Gesamtkosten dar. Die Preisbewertung erfolgt nach folgender Formel: Punkte = (niedrigste TCO der wertbaren Angebote ÷ TCO des zu bewertenden Angebots) × 40 Maximale Punktzahl sind 40 Punkte (40 %).

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Beispiel: Die niedrigste TCO der wertbaren Angebote beträgt 100.000 EUR. Dieses Angebot erhält 40 Punkte. Ein weiteres Angebot mit einer TCO von 125.000 EUR erhält (100.000 ÷ 125.000) × 40 = 32 Punkte.

3.2 Erfüllung der Kann-Kriterien (35 Punkte / 35 %) Der Anforderungskatalog (Anlage 2) enthält Muss-Kriterien (A-Kriterien) und Kann-Kriterien (B-Kriterien). Muss-Kriterien sind zwingend zu erfüllen. Ihre Nichterfüllung führt zum Ausschluss des Angebots. Für jedes Muss- und Kann-Kriterium hat der Bieter im Anforderungskatalog in der Spalte „Wird die Anforderung vom Bieter erfüllt?" verbindlich mit „Ja" oder „Nein" anzugeben, ob das Kriterium mit der angebotenen Leistung erfüllt wird. Konkrete Nachweisverweise in der Spalte „Nachweis" sind ausschließlich für die mit „Ja“ beantworteten Kriterien unter Ziff. 1 „Fachliche Anforderungen“ und Ziff. 2 „Systemtechnische Anforderungen“ erforderlich. Hierzu ist auf ein vorhandenes Handbuch, eine Produktdokumentation oder ein eigens für das Vergabeverfahren erstelltes Dokument unter Angabe des Dokumententitels und einer konkreten Kapitel-, Ziffern- oder Seitenangabe zu verweisen, aus der die Erfüllung unmittelbar hervorgeht. Ein pauschaler Verweis ohne konkrete Fundstelle gilt in diesen beiden Ziffern nicht als tragfähiger Nachweis. Liegt kein tragfähiger Nachweis vor, wird das betreffende Kriterium mit „Nein" gewertet. Bei einem Muss-Kriterium führt dies zum Ausschluss des Angebots, bei einem Kann-Kriterium zu keinen Punkten. Für die übrigen Ziffern des Anforderungskatalogs genügt die verbindliche Ja/Nein-Angabe. Fehlende Nachweisverweise führen dort nicht zu einer Bewertung mit „Nein“. Bewertung je Kann-Kriterium:

• „Ja" (mit tragfähigem Nachweis): 100 % der jeweiligen Einzelgewichtung

• „Nein" oder ohne tragfähigen Nachweis: 0 % der jeweiligen Einzelgewichtung Die je Kann-Kriterium ermittelten Werte (100 % bei „Ja", 0 % bei „Nein") werden mit der im Anforderungskatalog (Spalte „Anteil an Gesamtgewichtung in %") hinterlegten Einzelgewichtung multipliziert und aufsummiert. Da sich die Einzelgewichte im Anforderungskatalog in Summe auf 100 % belaufen, entspricht die Summe unmittelbar dem Erfüllungsgrad in Prozent (0 bis 100). Die Umrechnung des Erfüllungsgrades in Wertungspunkte für dieses Zuschlagskriterium erfolgt nach folgender Formel: Punkte = Erfüllungsgrad (in %) ÷ 100 × 35 Der so ermittelte Wert fließt mit maximal 35 Punkten in die Gesamtwertung ein. Beispiel: Ein Erfüllungsgrad von 100 % ergibt die Höchstpunktzahl von 35 Punkten. Ein Erfüllungsgrad von 75 % ergibt 75 ÷ 100 × 35 = 26,25 Punkte; ein Erfüllungsgrad von 50 % ergibt 50 ÷ 100 × 35 = 17,50 Punkte. Der Auftraggeber behält sich vor, die Angaben des Bieters auf ihre Plausibilität zu prüfen. Werden die Angaben durch andere Bestandteile des Angebots (insbesondere durch das Gesamtkonzept nach Ziff. III.3.3 oder durch die eingereichten Nachweisdokumente) relativiert oder erscheinen sie aufgrund von Widersprüchen unglaubwürdig, kann der Auftraggeber das jeweilige Muss- oder Kann-Kriterium abweichend von der Selbsteinschätzung des Bieters mit „Nein" bewerten. Der Bieter erhält hierzu bei Bedarf Gelegenheit zur Aufklärung nach § 15 Abs. 5 VgV.

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3.3 Gesamtkonzept (25 Punkte / 25 %) Der Bieter hat mit dem Angebot ein Gesamtkonzept einzureichen, das aus den folgenden vier Teilkonzepten besteht. Gegenstand der Konzeptbewertung ist ausschließlich die bieterspezifische Umsetzungsmethodik – also das „Wie" der Leistungserbringung (Vorgehensmodell, Ablaufplanung, Risikosteuerung, organisatorische Maßnahmen). Ob der Bieter eine bestimmte Funktion oder Eigenschaft bereitstellt, wird dagegen abschließend über die Muss- und Kann-Kriterien des Anforderungskatalogs (Anhang 2) geprüft und bewertet. Eine Doppelbewertung desselben Gegenstands findet nicht statt.

• Migrations- und Einführungskonzept (25 %)

• Betriebskonzept (25 %) • Wartungskonzept (25 %)

• Sicherheitskonzept (25 %) Formvorgabe je Teilkonzept: maximal vier Seiten DIN A4, Schriftgröße 12, Schriftart Times New Roman, Zeilenabstand 1,15. Über diesen Umfang hinausgehende Ausführungen werden nicht in die Wertung einbezogen. Anlagen zu den Teilkonzepten (z. B. Muster-Handbücher, Zertifikate) werden nicht auf die Seitenzahl angerechnet, jedoch nur ergänzend berücksichtigt. Gewichtung der Teilkonzepte: Die 25 Punkte / 25 % verteilen sich gleichmäßig auf die vier Teilkonzepte mit jeweils 25 % (entspricht jeweils 6,25 % der Gesamtwertung). 3.3.1 Migrations- und Einführungskonzept (25 %) Die Leistungsbeschreibung (Abschnitt 5 b) gibt den Leistungsumfang der Migration. Diese Pflichtanforderungen sind nicht erneut nachzuweisen. Bewertet wird ausschließlich die Qualität der bieterspezifischen konzeptionellen Ausgestaltung der folgenden Aspekte:

• Migrationsstrategie: Nachvollziehbarkeit und Schlüssigkeit der gewählten Migrationsmethodik, Berücksichtigung projektspezifischer Risiken (insbesondere Parallelbetrieb während der Migration), Plausibilität der zeitlichen Planung und Darstellung der Qualitätssicherungsmaßnahmen.

• Datenmapping: Darstellung des Vorgehens bei der Zuordnung zwischen Quell- und Zielsystem, einschließlich der vorgesehenen Plausibilitätsprüfungen, Vollständigkeitskontrollen und Fehlerprotokolle.

• Testmigration: Darstellung des Vorgehens bei der Fehleranalyse und der systematischen Optimierung nach Testläufen.

• Go-live-Konzept: Qualität und Detailtiefe des Cutover-Plans, insbesondere Darstellung der Maßnahmen zur Risikominimierung während des Umstellungszeitraums, der Koordination zwischen Auftragnehmer und Verwaltung sowie des Vorgehens bei unvorhergesehenen Abweichungen.

• Rückfallkonzept: Qualität und Detailtiefe des Wiederanlaufverfahrens, insbesondere Darstellung der Datensicherungsstrategie vor der Produktivmigration, der konkreten Wiederherstellungszeit und des Eskalationsverfahrens bei fehlgeschlagener Migration.

3.3.2 Betriebskonzept (25 %) Bewertet wird, wie der Bieter den Betrieb der Lösung konkret zu organisieren und sicherzustellen plant. Bewertet wird ausschließlich die bieterspezifische, konzeptionelle und organisatorische Ausgestaltung der folgenden Aspekte:

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• Betriebsumgebung: Darstellung des bieterspezifischen Konzepts für Aufbau und Trennung von Test-, Schulungs- und Produktivumgebung sowie des Mandantenkonzepts für die Verbandsgemeinde und ihre Werke.

• Verfügbarkeits- und Notfallkonzept im Regelbetrieb: Darstellung der bieterspezifischen Maßnahmen zur Sicherstellung der Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit, einschließlich konkreter Wiederanlaufverfahren und maximaler Ausfallzeiten.

• Betriebsführung und Störungsmanagement: Darstellung der Organisation von Monitoring, Incident-Management und Eskalationswegen im Regelbetrieb. Konkrete Reaktions- und Wiederherstellungszeiten, die über die in der Leistungsbeschreibung definierten Mindestanforderungen hinausgehen, sind gesondert auszuweisen.

• Rollen und Verantwortlichkeiten: Darstellung der vorgesehenen Organisationsstruktur im laufenden Betrieb auf Seiten des Auftragnehmers, einschließlich der Zusammenarbeit mit der Verwaltung und der Abgrenzung der Zuständigkeiten zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer.

3.3.3 Wartungskonzept (25 %) Bewertet wird, wie der Bieter die Wartung und Pflege der Lösung organisiert. Ob Updates, Hotfixes und gesetzliche Anpassungen bereitgestellt werden, ist bereits über die Muss-Kriterien des Anforderungskatalogs (A-130 bis A-132) abgesichert und nicht Gegenstand der Konzeptbewertung. Bewertet wird ausschließlich die konzeptionelle und organisatorische Ausgestaltung der folgenden Aspekte:

• Update- und Bereitstellungsprozess: Darstellung des internen Freigabe- und Testverfahrens für Updates, Hotfixes und Sicherheitsupdates. Rollout-Planung und Kommunikation gegenüber dem Auftraggeber vor, während und nach der Bereitstellung.

• Monitoring und Umsetzung gesetzlicher Änderungen: Darstellung des Prozesses zur systematischen Überwachung relevanter Rechtsänderungen (insb. GemHVO/GemO RLP, HGB, AO, DSGVO), der internen Qualitätssicherung bei der Umsetzung sowie der Kommunikation von Änderungsumfang und Zeitplan gegenüber dem Auftraggeber.

• Release-Management: Darstellung des Release-Zyklus, der Versionsstrategie (Major- und Maintenance-Releases), des Vorgehens bei der Sicherstellung der Abwärtskompatibilität sowie der Darstellung des Verfahrens für die Einordnung eines Releases als Maintenance-Release, funktionswahrende Nachfolgeversion oder optionales Innovations-Release

• Eskalations- und Kommunikationskonzept: Darstellung der Eskalationswege und Verantwortlichkeiten bei Wartungsstörungen, des Informationsflusses zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber sowie der internen Qualitätssicherung im Wartungsbetrieb.

3.3.4 Sicherheitskonzept (25 %) Bewertet wird, wie der Bieter die Informationssicherheit im Projekt organisiert und wie er die Auftraggeberin bei der Datensicherung, dem Wiederanlauf und der Wiederherstellung der angebotenen Lösung im On- Premises-Betrieb unterstützt. Dass die Lösung Verschlüsselung (TLS, Data at Rest), Protokollierung, Patchmanagement und Wiederanlaufverfahren unterstützt, ist bereits über die Leistungsbeschreibung und den Anforderungskatalog als Pflichtanforderung vorgegeben und nicht Gegenstand der Konzeptbewertung.

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Bewertet wird ausschließlich die bieterspezifische, konzeptionelle und organisatorische Ausgestaltung der folgenden Aspekte:

• Datensicherungs- und Wiederanlauffunktionen: Darstellung der Funktionen für Datensicherung und Wiederherstellung, der Priorisierung und Wiederherstellungsreihenfolge bei Teil- oder Totalverlust.

• Schlüssel- und Zertifikatsmanagement: Darstellung des Verfahrens zur Erzeugung, Verteilung, Rotation und Sperrung kryptographischer Schlüssel sowie der Zertifikatsverwaltung.

• Auswertung und Aufbewahrung von Sicherheitsprotokollen: Darstellung der vorgesehenen Funktionen für Auswertungsverfahren, der Aufbewahrungsstrategie sowie der Maßnahmen zum Schutz der Protokolldaten vor Manipulation und unbefugtem Zugriff.

• Schwachstellenmanagement: Darstellung des Prozesses zur systematischen Identifikation und Bewertung von Sicherheitslücken, der internen Priorisierung und Eskalation sowie der Kommunikation gegenüber dem Auftraggeber bei kritischen Schwachstellen.

• Umsetzung anerkannter Sicherheitsstandards: Darstellung, wie der Bieter die Anforderungen anerkannter Standards (BSI-IT-Grundschutz, ISO/IEC 27001 oder gleichwertige Standards) in seinem konkreten Betriebsmodell umsetzt, einschließlich interner Audits, Zertifizierungsstatus und kontinuierlichem Verbesserungsprozess.

3.4 Bewertungsmaßstab Gesamtkonzept Jedes Teilkonzept wird als Ganzes anhand folgender Skala bewertet:

• 10 Punkte – Die Darstellung ist vollständig, projektspezifisch und überzeugt durch besondere Detailtiefe. Alle im jeweiligen Teilkonzept benannten Aspekte werden behandelt und durch konkrete, auf das Vorhaben der Verbandsgemeindeverwaltung Kirchen (Sieg) bezogene Ausführungen dargestellt. Das Vorgehen ist nachvollziehbar hergeleitet und in sich schlüssig. Projektspezifische Risiken und Abhängigkeiten werden konkret identifiziert und durch darauf abgestimmte Maßnahmen adressiert. Relevante Abläufe, Übergänge und Verantwortlichkeiten sind konsistent ausgearbeitet. Das Vorgehen geht über ein marktübliches Standardvorgehen hinaus (z. B. durch zusätzliche Qualitätssicherungsmaßnahmen, kürzere Reaktionszeiten oder weitergehende organisatorische Vorkehrungen).

• 8 Punkte – Die Darstellung ist vollständig und projektspezifisch. Alle im jeweiligen Teilkonzept benannten Aspekte werden behandelt und nachvollziehbar dargestellt. Das Vorgehen ist in sich schlüssig. Wesentliche projektspezifische Risiken und Abhängigkeiten werden erkennbar aufgegriffen und angemessen adressiert. Das Vorgehen entspricht einem marktüblichen Standardvorgehen und ist auf das konkrete Vorhaben bezogen, geht jedoch nicht über dieses hinaus.

• 6 Punkte – Die Darstellung behandelt den überwiegenden Teil der im jeweiligen Teilkonzept benannten Aspekte nachvollziehbar, weist jedoch einzelne inhaltliche Lücken auf (z. B. ein Aspekt wird nicht oder nur oberflächlich behandelt). Der Projektbezug ist erkennbar. Das Vorgehen ist im Grundsatz schlüssig, weist jedoch einzelne Begründungslücken auf. Projektspezifische Risiken und Abhängigkeiten werden nur teilweise aufgegriffen oder die hierzu vorgesehenen Maßnahmen bleiben teilweise allgemein.

• 4 Punkte – Die Darstellung behandelt höchstens die Hälfte der im jeweiligen Teilkonzept benannten Aspekte in hinreichender Tiefe, oder die Darstellung bleibt überwiegend allgemein und

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lässt keinen konkreten Projektbezug erkennen. Die Herleitung des Vorgehens bleibt oberflächlich; projektspezifische Risiken und Abhängigkeiten sowie darauf bezogene Maßnahmen werden nicht oder nur pauschal dargestellt.

• 2 Punkte – Die Darstellung geht auf das Teilkonzept nur am Rande ein. Die Ausführungen beschränken sich im Wesentlichen auf allgemeine Absichtserklärungen, Produktbeschreibungen oder Wiedergaben der Leistungsbeschreibung ohne eigene konzeptionelle Leistung. Ein schlüssiges projektbezogenes Vorgehen und ein konkreter Umgang mit Risiken und Abhängigkeiten sind nicht erkennbar.

• 0 Punkte – Das Teilkonzept wird nicht behandelt, oder die Ausführungen sind inhaltlich unzutreffend oder derart unbestimmt, dass eine Bewertung nicht möglich ist. Bewertet wird ausschließlich anhand des im jeweiligen Teilkonzept eingereichten Textes; produktallgemeine Aussagen, unverbindliche Absichtserklärungen oder bloße Wiedergaben der Leistungsbeschreibung bleiben unberücksichtigt. Nur bieterspezifische, projektbezogene Darstellungen der Umsetzungsmethodik werden bewertet. Die Umrechnung der Konzeptbewertung in Wertungspunkte für dieses Zuschlagskriterium erfolgt nach folgender Formel: Punkte = Durchschnitt der vier Teilkonzept-Punktwerte (0 – 10) × 2,5 Der Durchschnitt ergibt sich als Mittelwert der vier Teilkonzept-Punktwerte. Der so ermittelte Wert fließt mit maximal 25 Punkten in die Gesamtwertung ein. Beispiel: Ein Durchschnitt von 8,0 Punkten ergibt 8,0 × 2,5 = 20,00 Punkte. Ein Durchschnitt von 7,2 Punkten ergibt 7,2 × 2,5 = 18,00 Punkte. Ein Durchschnitt von 10 Punkten ergibt die Höchstpunktzahl von 25 Punkten. 3.5 Ermittlung der Gesamtpunktzahl Die Gesamtpunktzahl je Bieter ergibt sich aus der Summe der gewichteten Einzelbewertungen (Preis 40 %, Kann-Kriterien 35 %, Gesamtkonzept 25 %). Rechenoperationen werden auf zwei Nachkommastellen gerundet (kaufmännische Rundung).

4. Zuschlag Der Bieter, dessen finales Angebot die höchste Gesamtpunktzahl erreicht, erhält den Zuschlag. Bei Punktgleichheit gilt folgende Reihenfolge: (i) höhere Punktzahl im Zuschlagskriterium „Gesamtkonzept"; (ii) höhere Punktzahl im Zuschlagskriterium „Kann-Kriterien"; (iii) niedrigerer Angebotspreis (TCO). Besteht danach weiterhin Punktgleichheit, entscheidet das Los. Der Losentscheid wird unter Beteiligung von drei Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeitern des Auftraggebers durchgeführt; hierüber wird ein Protokoll gefertigt.

5. Benachrichtigung Die Vergabestelle teilt jedem erfolglosen Bieter die Ablehnung seines Angebotes entsprechend den rechtlichen Vorgaben in Textform über das Vergabe-Portal subreport ELVIS mit (Mitteilung nach § 134 GWB).

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