Cloudbasiertes System für Reisekostenabrechnung und Kostenerstattung
- Status
- Offen
- Angebotsfrist
- 26.10.2026, 11:00 (Europe/Berlin)
- Geschätzter Wert
- Nicht angegeben
- Lose
- 1
- Auftraggeber
- KfW Bankengruppe
- Erfüllungsregion
- Hessen, Deutschland
- Verfahren
- Verhandlungsverfahren mit Aufruf
- Auftragsart
- Lieferleistung
- Veröffentlicht
- 28.09.2026
- CPV-Codes
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- Softwarepaket und Informationssysteme (48000000)
- Entwicklung von Software für Finanzanalyse und Buchhaltung (72212440)
- Entwicklung von Zeiterfassungs- und Personalverwaltungssoftware (72212450)
- Entwicklung von Software für die Unternehmensressourcenplanung (ERP) (72212451)
- Dienstleistungen in Verbindung mit Software (72260000)
- Bekanntmachung
- ausschreibungen.kfw.de
- Bekanntmachungsnummer
- 667338-2026
- Verfahrensnummer
- bdc1f673-cbf3-4b79-9a1f-6038561f8a10
Fragenkatalog
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Kurzbeschreibung
Die KfW Bankengruppe beschafft für sich und die KfW IPEX-Bank ein neues cloudbasiertes System, das das bisherige Reisekostenabrechnungstool ablösen soll. Die Software als Dienstleistung (SaaS) soll den gesamten digitalen Prozess von der Erfassung und Prüfung bis zur Genehmigung und Erstattung abbilden und unter anderem Belegmanagement, mobile Nutzung, Berichte sowie die Erkennung von Fehlern und Betrugsverdacht unterstützen. Der Auftrag ist der Region Frankfurt am Main zugeordnet und hat eine Laufzeit von 1.460 Tagen.
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Leistungsbeschreibung
Einführung eines neuen cloudbasierten und zukunftssicheren Reisekostenabrechnungs- und Kostenerstattungssystems in der KfW und IPEX. Die neue SaaS Lösung soll das aktuelle Reisekostenabrechnungstool (SAP HCM TRV) ablösen. Wesentliche Funktionalitäten: - Erfassung und Verwaltung von Reisekosten und Kostenerstattungen - Genehmigungs- und Freigabeworkflows - Reporting und Transparenz - Belegmanagement und Automatisierung - Steuer- und Lohnsteuerrelevante Anforderungen - Betrugs- und Fehlererkennung - Rollen- und Berechtigungskonzept - Löschkonzept - App für den Einsatz auf mobilen Endgeräten Das Tool soll die Abwicklung des gesamten Prozess der Reisekosten- und Spesenabrechnung digital, effizient und revisionssicher, von der Erfassung, über die Genehmigung, Prüfung und Freigabe der zu erstattenden Kosten umfassen. Zudem soll es das regulatorisch verpflichtende E Rechnungsformat und detailliertes Reporting bieten für mehr Transparenz sowie Einhaltung der Compliance.
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Leistungen nach Losen (1)
LOT-0001 · Einführung einer cloudbasierten Reisekostenabrechnungs- und Kostenerstattungslösung für die KfW und KfW IPEX-Bank
Einführung eines neuen cloudbasierten und zukunftssicheren Reisekostenabrechnungs- und Kostenerstattungssystems in der KfW und IPEX. Die neue SaaS Lösung soll das aktuelle Reisekostenabrechnungstool (SAP HCM TRV) ablösen. Wesentliche Funktionalitäten: - Erfassung und Verwaltung von Reisekosten und Kostenerstattungen - Genehmigungs- und Freigabeworkflows - Reporting und Transparenz - Belegmanagement und Automatisierung - Steuer- und Lohnsteuerrelevante Anforderungen - Betrugs- und Fehlererkennung - Rollen- und Berechtigungskonzept - Löschkonzept - App für den Einsatz auf mobilen Endgeräten Das Tool soll die Abwicklung des gesamten Prozess der Reisekosten- und Spesenabrechnung digital, effizient und revisionssicher, von der Erfassung, über die Genehmigung, Prüfung und Freigabe der zu erstattenden Kosten umfassen. Zudem soll es das regulatorisch verpflichtende E Rechnungsformat und detailliertes Reporting bieten für mehr Transparenz sowie Einhaltung der Compliance.
Anforderungen an deinen Betrieb
Gemäß § 123, 124 GWB, § 57, 42 Abs. 1 VgV Gemäß § 56 Abs. 2 VgV. Mögliche Hinweise des Auftraggebers in den Vergabeunterlagen sind zu beachten.
Wie wird das Angebot bewertet?
LOT-0001 · Einführung einer cloudbasierten Reisekostenabrechnungs- und Kostenerstattungslösung für die KfW und KfW IPEX-Bank
- Preis
- 60 %
- Leistung: Qualität (Kann-Kriterien, Live-Demo von Use Cases)
- 40 %
Vergabeunterlagen
24 Dateien · geladen 28.09.2026 Allgemeine Vertragsbedingungen_SaaS.pdf | Vertragsbedingungen | 387 KB | Klicken zum Anzeigen |
| Anlage 1 zum Vertrag_BVB Cloud_SaaS.pdf | Vertragsbedingungen | 315 KB | Klicken zum Anzeigen |
| Anlage 2 zum Vertrag_Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 Abs.pdf | Vertragsbedingungen | 236 KB | Klicken zum Anzeigen |
| Anlage 3 zum Vertrag_BVB CLOUD ISMS.pdf | Vertragsbedingungen | 252 KB | Klicken zum Anzeigen |
| Anlage 4 zum Vertrag_BVB_KI.pdf | Vertragsbedingungen | 193 KB | Klicken zum Anzeigen |
| Anlage A.1_Wertungsmatrix Kriterienkatalog.pdf | Sonstiges | 483 KB | Klicken zum Anzeigen |
| Anlage A.2_Wertungsmatrix Live-Demo Use Cases.pdf | Sonstiges | 63 KB | Klicken zum Anzeigen |
 Anlage B.1_Wertungsmatrix Kriterienkatalog_Antwortvorlage.xlsx | Sonstiges | 109 KB | Klicken zum Anzeigen |
| Anlage FAQ zur elektr. Abgabe von Angeboten und Teilnahmeanträgen.pdf | Anschreiben | 114 KB | Klicken zum Anzeigen |
| Anlage Verhandlungsbedarf Leistungsbeschreibung.pdfLV | Leistungsverzeichnis | 147 KB | Klicken zum Anzeigen |
| Anlage Verhandlungsbedarf Vertragsbedingungen.pdf | Vertragsbedingungen | 147 KB | Klicken zum Anzeigen |
| Anlage_Wertungsmatrix der Angebotsphase_Gesamtübersicht.pdf | Sonstiges | 45 KB | Klicken zum Anzeigen |
| Auftragsbekanntmachung.pdf | Sonstiges | 213 KB | Klicken zum Anzeigen |
| Erklärungen und Nachweise des Auftragnehmers für Auftragsverarbeitungen.pdf | Formular | 260 KB | Klicken zum Anzeigen |
| Erklärungen und Nachweise zur Informationssicherheit der KfW.pdf | Formular | 168 KB | Klicken zum Anzeigen |
 KfW-2026-0034_Anlage Bewerbergemeinschaftserklärung.docx | Formular | 64 KB | Klicken zum Anzeigen |
| KfW-2026-0034_Anlage Referenzen.docx | Sonstiges | 84 KB | Klicken zum Anzeigen |
| KfW-2026-0034_Anlage Verpflichtungserklärung im Falle einer Eignungsleihe.docx | Formular | 64 KB | Klicken zum Anzeigen |
| KfW-2026-0034_Anlage Wertungsmatrix ESG-Kriterien_Bewerberdokument.xlsx | Sonstiges | 25 KB | Klicken zum Anzeigen |
| KfW-2026-0034_Leistungsbeschreibung.pdfLV | Leistungsverzeichnis | 480 KB | Klicken zum Anzeigen |
| Lieferantenfragebogen_(Bieterdokument).pdf | Sonstiges | 194 KB | Klicken zum Anzeigen |
| Preisblatt_Reisekostenabrechnungssystem SaaS.pdf | Sonstiges | 213 KB | Klicken zum Anzeigen |
| Verfahrensbedingungen Angebots- und Verhandlungsphase.pdf | Sonstiges | 80 KB | Klicken zum Anzeigen |
| Vergabeunterlagen.pdf | Sonstiges | 719 KB | Klicken zum Anzeigen |
Anforderungen
Gemäß § 123, 124 GWB, § 57, 42 Abs. 1 VgV Gemäß § 56 Abs. 2 VgV. Mögliche Hinweise des Auftraggebers in den Vergabeunterlagen sind zu beachten.
Änderungen und Bieterfragen
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