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Use Case Präsentationen Wertungsmatrix Live-Demo Use Cases Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb im Vergabeverfahren "Einführung einer cloudbasierten Reisekostenabrechnungs- und Kostenerstattungslösung für die KfW und KfW IPEX-Bank " Vergabenummer "KfW-2026-0034"

Use Cases
Use Case ID	Use Case Name	Anforderungen	Maximalpunktzahl gewichtet	Maximalpunktzahl ungewichtet
UC 1	Anlegen einer Abrechnung im Browser (Flug, Hotel, Taxi) inkl. Steueraufsplittung	Die Anforderungen ergeben sich aus dem Reiter "UC_1"	20	100
UC 2	Anlegen einer Abrechnung in der App	Die Anforderungen ergeben sich aus dem Reiter "UC_2"	20	100
UC 3	Anlegen einer Abrechnung mit Tages- und Übernachtungspauschalen	Die Anforderungen ergeben sich aus dem Reiter "UC_3"	20	100
UC 4	Anlegen einer Spesenabrechnung mit Bewirtungsbeleg	Die Anforderungen ergeben sich aus dem Reiter "UC_4"	20	100
UC 5	Darstellung Abrechnungs- und Genehmigungsworkflow aus verschiedenen Perpektiven	Die Anforderungen ergeben sich aus dem Reiter "UC_5"	20	100
Summe			100

Bewertungsmaßstäbe
Erläuterungen:	Die Bewertung der jeweiligen Use Cases erfolgt entlang der nachstehend aufgeführten Bewertungsmaßstäbe. Jeder Use Case wird zunächst entsprechend der drei Bewertungsmaßstäbe und zugehörigen Gewichtungsanteilen bewertet. Je Bewertungsmaßstab können maximal 100 Punkte ungewichtet erreicht werden. Die erreichte ungewichtete Punktzahl je Bewertungsmaßstab wird mit dem entsprechenden Gewichtungsanteil des Bewertungsmaßstabs multipliziert. Anschließend werden die gewichteten Punktzahlen über alle Bewertungsmaßstäbe aufsummiert, um die gewichtetet Punktzahl je Use Case zu ermitteln. Die so ermittelten Punktzahlen gehen gleichverteilt (jeweils zu 20 Prozent) in die Gesamtpunktzahl, d.h. die Punktzahl über alle fünf Use Cases ein.
Kategorie ID	Art der Kategorie	Bewertungsmaßstäbe	Anteil an der Gesamtbewertung
1	Präsentation	Die vorgegebenen Aufgabenstellungen wurden unter Berücksichtigung aller relevanten Aspekte erschöpfend präsentiert. Der Detaillierungsgrad ist angemessen. Rückfragen konnten ergebnisorientiert beantwortet werden.	20%
2	Funktionale Anforderungen an die Software	Funktionsumfang zur Abdeckung der beschriebenen Aufgaben ist vollumfänglich abgedeckt. Alle Use Cases werden durch die angebotene Software effizient und effektiv abgebildet.	40%
3	Nicht-Funktionale Anforderungen an die Software	Benutzerfreundlichkeit: Die angebotene Software ist innerhalb der Use Cases intuitiv und damit ohne Schulung bedienbar. Die Benutzerhinweise sind eindeutig und verständlich. Performance, inkl. der Dauer zur Erfüllung der Aufgabenstellung.	40%
Summe			100%

Wertungsmatrix der Use Cases 1-5
Erläuterungen:	Separat für jeden Use Case, und nach Maßgabe der oben genannten Bewertungsmaßstäben in den jeweiligen Bewertungskategorien, erfolgt eine Bewertung der jweiligen Präsentation des Use Cases 1-5 entsprechend der nachstehend beschriebenen Bewertungsstufen. Ausschluss bei Nichterreichen der Bewertungsstufe „Ausreichend“: Die Einzelbewertung der Use Cases 1-5 muss jeweils mindestens 40 Punkte (Bewertungsstufe „Ausreichend“) erzielen. Wird die Mindestpunktzahl bei nur einem Use Case unterschritten, führt dies zum Ausschluss des Angebotes.
Bewertung	Bewertungsstufen	Punktzahl (max. 100 Punkte)
Sehr gut	Die Präsentation des Use Cases erfüllt - auch im Vergleich der Angebote - sämtliche Anforderungen und Erwartungen und überzeugt mit innovativen und herausragenden Lösungsansätzen.	100 Punkte
Gut	Die Präsentation des Use Cases erfüllt - auch im Vergleich der Angebote - sämtliche Anforderungen und Erwartungen.	80 Punkte
Befriedigend	Die Präsentation des Use Cases erfüllt - auch im Vergleich der Angebote - nicht alle gestellten Anforderungen und Erwartungen.	60 Punkte
Ausreichend	Die Präsentation des Use Cases erfüllt - auch im Vergleich der Angebote - nicht alle gestellten Anforderungen und Erwartungen und weist mehrere – teilweise deutliche Mängel – auf.	40 Punkte
Mangelhaft	Die Präsentation des Use Cases erfüllt - auch im Vergleich der Angebote - nicht die Anforderungen und Erwartungen; das Konzept weist erhebliche/gravierende Mängel auf.	K.O.

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Name	Use Case 1: Anlegen einer Reisekostenabrechnung im Browser (Flug, Hotel, Taxi) inkl. Steueraufsplittung
Themenbereich aus der 1. Detailebene (Headline) in der Anlage A.1_Wertungsmatrix Kriterienkatalog	Abrechnung, Beleg Management
Szenario und Vorbedingungen	Ziel ist es, direkt im Browser eine Reisekostenabrechnung zu erfassen, Belege hochzuladen/zuzuordnen und eine fachlich korrekte Abrechnung mit unterschiedlichen Ausgabetypen zu erzeugen. Vorbedingungen: Nutzer hat Zugang zum Web-Portal der Reisekostenabrechnung Kostenarten/Regeln (z. B. Hotelsteuer, Taxibeleg) sind im System hinterlegt
Zeitvorgabe	15 Min. Demo + 5 Min. Rückfragen
Durch den Bieter zu besetzende Rolle	Mitarbeitender
Demonstration durch den Bieter	Der Bieter demonstriert die Erstellung einer Reisekostenabrechnung mit verschiedenen Ausgaben und Belegen. Der Benutzer wird durch Systemhinweise durch den Prozess der Anlage bis hin zur Absendung für die Genehmigung durch den Vorgesetzten geleitet. 1. Der Benutzer startet eine neue Reiseabrechnung im Browser. 2. Der Benutzer wählt Ausgaben-Typen nacheinander aus und erfasst alle erforderlichen Felder. 3. Für jede Ausgabe werden die passenden Belege bereitgestellt bzw. zugeordnet: a. Flugausgabe mit Kreditkartentransaktion Kreditkartentransaktion auswählen/verknüpfen (z. B. via Betrag/Beleg-ID) b. Hotelausgabe mit Hotelbeleg und Steueraufsplittung Hotelbeleg hochladen oder scannen Steueraufteilung automatisiert oder teilautomatisiert aus dem Beleg übernehmen c. Taxibeleg mit Eigenbeleg Taxidaten erfassen Bei fehlendem Drittbeleg: Eigenbeleg (automatisch) erstellen und zuordnen 4. Benutzer prüft die Abrechnungsansicht (fachliche Plausibilität, Summen, Zuordnung zu Kostenträgern) sowie Systemhinweise. 5. Benutzer reicht die Abrechnung zur Genehmigung ein (inkl. relevanter Nachweise/Belege).

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Name	Use Case 2: Anlegen einer Reisekostenabrechnung in der App / Genehmigung in der App
Themenbereich aus der 1. Detailebene (Headline) in der Anlage A.1_Wertungsmatrix Kriterienkatalog	Abrechnung, Mobile App
Szenario und Vorbedingungen	Ziel ist es, eine Reisekostenabrechnung mobil zu erfassen und Belege per App-Scan zu verarbeiten Vorbedingungen: - Nutzer hat die mobile App installiert - Mobile Regeln für Fristen/Belegscan sind konfiguriert
Zeitvorgabe	15 Min. Demo + 5 Min. Rückfragen
Durch den Bieter zu besetzende Rolle	Mitarbeitender
Demonstration durch den Bieter	Der Bieter demonstriert die Erstellung einer Reisekostenabrechnung für eine zweitägige Auslandsreise (z.B. nach Brüssel) mit verschiedenen Ausgaben und Belegen in der Mobile App. Der Benutzer wird durch Systemhinweise durch den Prozess der Anlage bis hin zur Absendung für die Genehmigung durch den Vorgesetzten geleitet. 1. Der Benutzer erstellt in der App eine neue Reisekostenabrechnung. 2. Der Benutzer erfasst alle Ausgaben innerhalb der App: a. Bahnabrechnung mit Kreditkartentransaktion Bahn-Ausgabe anlegen Kreditkartentransaktion verknüpfen bzw. nachweisbar zuordnen b. ÖPNV Ticket mit Belegscan Ticket/Beleg fotografieren oder scannen OCR/KI-Belegverarbeitung übernimmt relevante Felder (Datum/Betrag/Art) 3. Der Benutzer erfasst seinen Reiseplan zur automatischen Berechnung der Deutschen gesetzlichen Tagespauschalen für das Ausland System prüft/legt automatisch zugehörige Bedingungen zugrunde (z. B. Reisedauer je Tag) 4. Der Benutzer bestätigt die Abrechnung/Einzelpositionen und reicht ein. 5. Der Genehmiger erhält eine Push-Nachricht, mit der Info, dass eine neue Abrechnung zur Prüfung und Genehmigung vorliegt. 6. Der Genehmiger loggt sich in die App ein, prüft die Abrechnung und genehmigt diese.

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Name	Use Case 3: Anlegen einer Abrechnung mit Tagespauschalen und E-Rechnungs-Beleg (XML oder ZUGFeRD)
Themenbereich aus der 1. Detailebene (Headline) in der Anlage A.1_Wertungsmatrix Kriterienkatalog	Reisekostenabrechnung, Belegmanagement
Szenario und Vorbedingungen	Abbildung Mehrtagesreisen: Tagespauschalen, sowie Hotelübernachtungen inkl. maschinenlesbarer Belege (XML). Vorbedingungen Gesetzliche (DE) Pauschalen sind hinterlegt System kennt Regelwerke für Tagespauschalen System Unterstützt E-Rechnungen
Zeitvorgabe	15 Min. Demo + 5 Min. Rückfragen
Durch den Bieter zu besetzende Rolle	Mitarbeitender
Demonstration durch den Bieter	Der Bieter demonstriert die Erstellung einer Reisekostenabrechnung für eine Mehrtägige Preise mit der automatischen Berechnung von Tagespauschalen, sowie das Systemverhalten beim Hinterlegen und Zuordnen einer E-Rechnung. 1. Der Benutzer legt eine Mehrtagesreise an (mehrere Tage/Übernachtungen) und hinterlegt seinen Reiseplan. 2. Für jeden Reisetag werden Tagespauschalen automatisch und gemäß der Regeln berechnet. Mahlzeitenkürzungen (z.B. für Frühstück) werden vom Benutzer angegeben und bei der Berechnung berücksichtig. 3. Erfassung der Hotelübernachtungsausgaben und Zuordnung einer E-Rechnung (XML oder ZUGFeRD-Beleg) XML/ZUGFeRD Beleg importieren/zuordnen sowie Visualisierung für den Benutzer System verarbeitet XML-relevante Felder (z. B. Betrag, Zeitraum, Steuerschlüssel) 4. Der Benutzer prüft die Gesamtsummen und reicht zur Genehmigung ein.

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Name	Use Case 4: Anlegen einer Spesenabrechnung mit Bewirtungsbeleg
Themenbereich aus der 1. Detailebene (Headline) in der Anlage A.1_Wertungsmatrix Kriterienkatalog	Abrechnung
Szenario und Vorbedingungen	Ziel ist die Erfassung von Bewirtungsausgaben (Spesen) mit Beleg sowie die Erfassung von Teilnehmern, fachlich unterschieden nach interne und externe Teilnehmer. Vorbedingungen Kostenarten/Regeln für Bewirtungen (intern/extern) sind konfiguriert Pflichtfelder für Teilnehmerkategorisierung sind definiert
Zeitvorgabe	10 Min. Demo + 5 Min. Rückfragen
Durch den Bieter zu besetzende Rolle	Mitarbeitender
Demonstration durch den Bieter	Der Bieter demonstriert die Erstellung einer Spesenabrechnung mit einem Bewirtungbeleg und der Angabe von internen wie externen Teilnehmern. 1. Der Benutzer legt eine Spesenabrechnung an. 2. Der Benutzer erfasst den Bewirtungsbeleg mit allen Pflichangaben: Datum/Uhrzeit, Anlass, Ort etc. 3. Der Benutzer lädt den Bewirtungsbeleg hoch bzw. scannt ihn und ordnet ihn der Ausgabe zu. 4. Der Benutzer gibt alle Teilnehmer strukturiert ein: - interne Teilnehmer - aus einer Systemliste - externe Teilnehmer 5. Das System berechnet/validiert Regeln (z. B. Aufteilung, zulässige Grenzwerte pro Teilnehmer etc.) 6. Der Benutzer prüft die Positionen und reicht zur Genehmigung ein.

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Name	Use Case 5: Darstellung Abrechnungs- und Genehmigungsworkflow aus verschiedenen Perspektiven
Themenbereich aus der 1. Detailebene (Headline) in der Anlage A.1_Wertungsmatrix Kriterienkatalog	Abrechnung, Workflow
Szenario und Vorbedingungen	Ziel ist die End-to-End Darstellung des Genehmigungsworkflows aus verschiedenen Rollenperspektiven, inklusive zusätzlicher Eskalation an die Reisestelle bei Betragsüberschreitung. Vorbedingungen Workflow-Regeln: Genehmigungsstufen, Zuständigkeiten, Betragsgrenzen Rollen sind im System hinterlegt Nachweisanforderungen pro Ausgabetyp sind konfiguriert
Zeitvorgabe	20 Min. Demo + 5 Min. Rückfragen
Durch den Bieter zu besetzende Rolle	Mitarbeitender/Reiseder, Genehmiger, Reisestelle/Serviceteam, Prüfer/Finanzbuchhaltung
Demonstration durch den Bieter	Der Bieter demonstriert den Genehmigungsworkflow einer Abrechnung aus verschiedenen Benutzerperspektiven von der Erstellung bis zur letzten Genehmigung und Auszahlung. Er weist dabei auf eventuelle Besonderheiten der Ansichten sowie auf Statusänderungen der Abrechnung hin zwecks Transparenz zu jeder Zeit. 1. Der Reisende erstellt eine Abrechnung mit mehreren Positionen und reicht ein. 2. a. Perspektive Reisender Reisender sieht Status (eingereicht, in Prüfung, zurückgewiesen, genehmigt) Bei Rückfragen: Reisender kann fehlende Informationen nachreichen b. Perspektive Genehmiger Genehmiger sieht Abrechnungsdetails inkl. Belegübersicht und fachlicher Plausibilität sowie eventuelle Systemhinweise Genehmiger kann genehmigen, zurückweisen oder kommentieren c. Perspektive Assistenz / Vertreter Assistenz kann die Abrechnung im vorgesehenen Rahmen erstellen/ergänzen/einreichen Assistenz sieht Status und Bearbeitungsstände zur Abstimmung sowie eventuelle Systemhinweise d. Perspektive Prüfer / Finanzbuchhaltung Prüfer sieht Abrechnungsdetails inkl. Belegübersicht und fachlicher Plausibilität sowie eventuelle Systemhinweise Prüfer kann falsche Angaben, bspw. falsches Steuerkennzeichen, falsches Sachkonto, falsche Beträge etc. korrigieren und den Reisenden entsprechend informieren 3. Eskalation bzw. zusätzliche Genehmigung durch Reisestelle/Serviceteam Bei Betragsüberschreitung von 3.000,- EUR triggert das System automatisch die Übergabe an die Reisestelle Reisestelle übernimmt/prüft nach definierter Logik und gibt frei oder fordert Änderungen an 4. Statusänderung/-ausweis der Abrechnung bei vollständiger Rückzahlung der Reisekosten an den Mitarbeitenden

Anlage A.2_Wertungsmatrix Live-Demo Use Cases.pdf