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Information und Ausfüllanleitung für Bieter
Struktur des Kriterienkatalogs Tabellenblatt "Übersicht" Ausfüllanleitung und Bewertung des Bieters. Der Bieter nimmt keine Änderungen an diesem Blatt vor.
Tabellenblatt "MUSS-Kriterien" Zusammenfassung aller MUSS-Kriterien der Tabellenblätter 1 bis 7 Der Bieter bearbeitet vor allen anderen Tabellenblättern zuerst das Tabellenblatt MUSS-Kriterien.
Tabellenblätter 1 bis 7 − Darstellung der technischen und fachlichen qualitativen Zuschlagskriterien und der zugehörigen Bewertungsmethodik sowie Antwortvorlage für die Angaben des Bieters
− Die Kriterien unterscheiden sich gemäß der Angabe in Spalte C in MUSS-Kriterien und KANN-Kriterien
− MUSS-Kriterien stellen Mindestanforderungen dar und müssen bei Einreichung des finalen Angebotes (BAFO) vollumfänglich erfüllt sein. Sind die MUSS-Kriterien im finalen Angabot (BAFO) nicht vollständig erfüllt, führt dies zum Ausschluss (KO).
− KANN-Kriterien dienen der Bewertung anhand einer festgelegten Bewertungsmethodik.
− In Spalte H ist pro Zeile zu ergänzen, mit welchem angebotenen Modul bzw. Lizenzbestandteil die Anforderung erfüllt wird. Falls in Spalte F Antwort "(e) nein, kann so nicht angeboten werden (0%)" ausgewählt wurde, entfällt diese Angabe.
− Alle Angaben in diesem Kriterienkatalog, beziehen sich auf die angebotenen Software. Ausfüllanleitung
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Bitte füllen Sie zuerst das Tabellenblatt "MUSS-Kriterien" vollständig aus. MUSS-Kriterien stellen Mindestanforderungen dar und müssen vollumfänglich erfüllt sein. Die Nichterfüllung von Mindestanforderungen führt zum Ausschluss (KO). Für jedes MUSS-Kriterium ist in Spalte F anzugeben, ob die angebotene Software die Anforderung erfüllt. Nur wenn alle Angaben mit "Ja" beantwortet wurden, sind die weiteren Tabellenblätter auszufüllen. Bei Bedarf können in Spalte G Anmerkungen erfasst werden.
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Bitte füllen Sie nun die Tabellenblätter 1 bis 7 vollständig aus. Ihre Antworten zu den Muss-Kriterien werden automatisch auf die Tabellenblätter 1 bis 7 übertragen und sind dort nicht editierbar. Für jedes KANN-Kriterien ist in Spalte F auszuwählen, in welcher Ausprägung die angebotene Software die jeweilige Anforderung erfüllt. Bei Bedarf können Anmerkungen in Spalte G erfasst werden.
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Aus den Antworten des Bieters zu den KANN-Kriterien werden auf den einzelnen Tabellenblättern automatisch die erreichten Punkte berechnet. Pro Tabellenblatt können maximal 100 Punkte erreicht werden. Die erreichten Punkte werden auf das Tabellenblatt "Übersicht" übertragen. Anschließend werden die Punkte für jedes Tabellenblatt mit einem hinterlegten Faktor gewichtet. Die Gesamtbewertung errechnet sich aus der Summe der gewichteten Punktzahlen.
| Auswertung Kriterienkatalog (124 MUSS-Kriterien) | Gesamtbewertung (ja/nein) | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| KO | ||||||
| Mindestpunktzahl pro max. erreichbare Gewichtung Auswertung Kriterienkatalog (87 KANN-Kriterien) WERTUNG Tabellenblatt Punkte (in %) | Gesamtbewertung (gewichtete Punktzahl) | |||||
| #NV | ||||||
| Tabellen- Anzahl Kann- technische und fachliche Bewertungskriterien blatt Kritieren | 40 | #NV | 500 | 100% | Bewertung Punktzahl (gewichtet) | |
| TOP 1 TOP 2 TOP 3 TOP 4 TOP 5 TOP 6 TOP 7 | 1 Funktionale Anforderungen 58 | 10,00 20,00 10,00 - - 0,00 0,00 | #NV | 100,00 70% 100,00 15% 100,00 8% - - - - 100,00 5% 100,00 2% | #NV | |
| 2 Zugangs-Nutzungsvoraussetzung 14 | #NV | #NV | ||||
| 3 Schnittstellen 6 | #NV | #NV | ||||
| 4 Betrieb der Software (keine Kann-Kriterien) 0 | - | - | ||||
| 5 Physische Sicherheit (keine Kann-Kriterien) 0 | - | - | ||||
| 6 Monitoring und Reporting 7 | #NV | #NV | ||||
| 7 Service Desk und Servicezeit 2 | #NV | #NV |
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| Alle 124 MUSS-Kriterien auf einen Blick Detailblätter 1-7 nur bearbeiten, wenn alle "MUSS-Kriterien" hier mit "Ja" beantwortet wurden! | ||||
|---|---|---|---|---|
| Basisinfo für alle Mindestanforderungen | ||||
| 1. Detailebene 2. Detailebene Kriteriengruppe Bedeutung (Headline) (Beschreibung der Anforderungen) | ||||
| 1 Funktionale Anforderungen (Alle Mindestanforderungen aus dem Tabellenblatt "1") | ||||
| TOP 1 | 1.1 | (!!!) Muss-Kriterium | Implementierung | Der Anbieter stellt ein Konzept sowie einen Zeitplan für das Implementierungsprojekt, basierend auf den Anforderungen sowie inklusive aller definierten Phasen und Meilensteinen aus der Leistungsbeschreibung mit dem Angebot zur Verfügung. (maximal 5 Seiten DIN A4 (vorzugsweise Word oder PDF, Schriftgröße mindestens 10) |
| TOP 1 | 1.2 | (!!!) Muss-Kriterium | Abrechnung | Abrechnungen müssen (durch Benutzer, Abrechner, Genehmiger, Prüfer) sortiert und gefiltert werden können. |
| TOP 1 | 1.3 | (!!!) Muss-Kriterium | Abrechnung | Abrechnungen müssen - erstellt - geändert - gelöscht - kopiert - zusammengefasst (sofern sie zu einer Reise gehören) werden können. |
| TOP 1 | 1.4 | (!!!) Muss-Kriterium | Abrechnung | Der Ausgangspunkt einer Reise soll frei definiert werden können und die korrekten Pauschalen werden unabhängig der Standortzuordnung des Mitarbeiters zugesteuert. |
| TOP 1 | 1.6 | (!!!) Muss-Kriterium | Abrechnung | Das System zeigt eine Zusammenfassung der Auszahlungsbeträge an. |
| TOP 1 | 1.8 | (!!!) Muss-Kriterium | Abrechnung | Für allgemeine Kostenerstattungen, wie z.B. Bewirtungen, Geschenke muss eine separate Kategorie erfasst werden. |
| TOP 1 | 1.9 | (!!!) Muss-Kriterium | Abrechnung | Das System erlaubt die Erfassung einer hinreichenden Anzahl bewirteter Personen und stellt dafür ein entsprechend konfigurierbares Zeichen- bzw. Eingabefeld zur Verfügung. Bei einer begrenzten Anzahl muss diese angegeben werden. |
| TOP 1 | 1.10 | (!!!) Muss-Kriterium | Abrechnung | Das System ermöglicht bei Bewirtungen zwingend die Erfassung von Teilnehmern sowie den Bewirtungsgrund. |
| TOP 1 | 1.12 | (!!!) Muss-Kriterium | Abrechnung | Die Software muss es den Benutzern ermöglichen einen Reisekostennachweis aus einer Abrechnung zu erstellen, damit die abzurechnenden Kosten vollständig und nachvollziehbar dokumentiert sind und die korrekte Prüfung sowie sachgerechte Erstattung sichergestellt werden kann. |
| TOP 1 | 1.14 | (!!!) Muss-Kriterium | Allgemein | Die Software liefert kontextbezogene Hinweise und Informationen zur korrekten Eingabe der Belege – in Abhängigkeit von der Landesorganisation des Mitarbeitenden und den jeweils geltenden Steuergesetzen. |
| TOP 1 | 1.15 | (!!!) Muss-Kriterium | Allgemein | Das System führt den Benutzer automatisch durch den jeweiligen Genehmigungs- und Freigabeprozess und leitet ihn nach Abschluss eines Schrittes zum jeweils nächsten notwendigen Prozess-Schritt (z. B. nach Genehmigung der Abrechnung zur Prüfung durch den Vorgesetzten). |
| TOP 1 | 1.18 | (!!!) Muss-Kriterium | Belegmanagement | Es steht eine rechtssichere (DSGVO-konform und steuerrechtlich in DE) Verfahrensdokumentation für die Archivierung von digitalen Belegen zur Verfügung. Alternativ muss der Anbieter dabei unterstützen, eine solche zu erstellen. |
| TOP 1 | 1.19 | (!!!) Muss-Kriterium | Datenschutz | Die Software muss in der Lage sein in geeigneter Weise ein individuelles Löschkonzept umzusetzen. Dabei sind insbesondere Löschungen gemäß der EU-DSGVO zu ermöglichen (u. a. Logs, Audit-Logs, nicht mehr aufbewahrungspflichtige Daten). Zu diesem Zweck sind Löschroutinen implementiert, um personenbezogene Daten nach Ablauf ihres Zweckes anonymisieren, pseudonymisieren, löschen oder deaktivieren zu können, ohne dass die anderen Daten inkonsistent werden. |
| TOP 1 | 1.21 | (!!!) Muss-Kriterium | Finanzbuchhaltung | Die Buchung in die Finanzbuchhaltung wird durch klar definierte Statusänderungen im Workflow ausgelöst (z.B "endgültig genehmigt“, „zur Auszahlung freigegeben“, „Storno/Differenzbuchung“). |
| TOP 1 | 1.22 | (!!!) Muss-Kriterium | Finanzbuchhaltung | Deltabuchungen und daraus resultierende Differenzauszahlungen bzw. -rückforderungen werden dem Reisenden eindeutig und nachvollziehbar kommuniziert (z.B. in der Abrechnung, per E-Mail oder im Self-Service-Portal). |
| TOP 1 | 1.23 | (!!!) Muss-Kriterium | Finanzbuchhaltung | Einzelne Spesenarten können unterschiedlichen Kontierungsobjekten (z.B. Kostenstellen, Projekte, PSP-Elemente, Aufträge, Netzpläne) zugeordnet werden. |
| TOP 1 | 1.24 | (!!!) Muss-Kriterium | Finanzbuchhaltung | Das System unterstützt den Empfang (als manueller Dokumenten-Upload, als E-Mailanhang oder automatischer Schnittstelle ) elektronischer Rechnungen im Format ZUGFeRD und/oder XML sowie deren Verarbeitung. |
| TOP 1 | 1.27 | (!!!) Muss-Kriterium | Finanzbuchhaltung | Die Software ermittelt das Steuerkennzeichen „3 Monats Regel“ je Mitarbeitendem automatisch und stellt dieses Kennzeichen zur Weiterverarbeitung per Schnittstelle oder in einem Report bereit. ‑ ‑ |
| TOP 1 | 1.28 | (!!!) Muss-Kriterium | Finanzbuchhaltung | Die Software ermittelt das Steuerkennzeichen „Buchstabe M“ je Mitarbeitendem automatisch und stellt dieses Kennzeichen zur Weiterverarbeitung per Schnittstelle oder in einem Report bereit. |
| TOP 1 | 1.31 | (!!!) Muss-Kriterium | Finanzbuchhaltung | Bei der Kostenzuordnung können Beträge auf mehrere Kostenstellen/Kontierungsobjekte aufgeteilt werden, sowohl prozentual als auch als absoluter Betrag. |
| TOP 1 | 1.34 | (!!!) Muss-Kriterium | Kreditkarten | Bei Kreditkartentransaktionen wird der verwendete Währungskurs vom angebundenen Kreditkartenanbieter automatisch übermittelt und im System für die Ausgabe hinterlegt. |
| TOP 1 | 1.36 | (!!!) Muss-Kriterium | Mobile App | Es steht eine native Mobile App (iOS), mindestens für die Betriebssysteme iOS in der jeweils aktuellen, unterstützten Version zur Verfügung. Für mobile Endgeräte bietet der Anbieter eine native Mobile App sowie alternativ den Zugriff über einen Web-Browser. |
| TOP 1 | 1.37 | (!!!) Muss-Kriterium | Mobile App | Die mobile App unterstützt vor allem die Kernprozesse (Abrechnung Erstellen, Einreichen, Genehmigen, Belegerfassung) analog zur Web-Anwendung. Etwaige Einschränkungen bzw. Abweichungen zur Web-/Browser-Version sind klar definiert und dokumentiert. |
| TOP 1 | 1.45 | (!!!) Muss-Kriterium | Prüfung | Prüfregeln müssen stichprobenweise und basierend auf verschiedenen Kriterien aufgesetzt und angewendet werden. (z.B. 10% aller Abrechnungen unter 10.-) |
| TOP 1 | 1.48 | (!!!) Muss-Kriterium | Steuern | Die Software unterstützt die Aufteilung in steuerfreie und steuerpflichtige Beträge für die Weiterverarbeitung in SAP-Systemen |
| TOP 1 | 1.49 | (!!!) Muss-Kriterium | Währungen | Beträge können in der Originalwährung (Fremdwährung) eingegeben werden. Beträge in ausländischer Währung werden automatisch in die Abrechnungswährung umgerechnet. Beschreiben Sie, woher und wie regelmäßig die Umrechnungskurse bezogen werden. |
| TOP 1 | 1.52 | (!!!) Muss-Kriterium | Währungen | Bei Zahlungen mit privater Kreditkarte können Auslandsentgelte und Bankspesen gesondert erfasst und in der Abrechnung entsprechend berücksichtigt (z.B. als eigene Spesenart oder Zuschlag) werden. |
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| TOP 1 | 1.53 | (!!!) Muss-Kriterium | Webanwendung | Die Software ist über eine Webanwendung / einen Webclient für alle Endanwender nutzbar, ohne dass die Installation eines Clients auf dem Arbeitsplatz notwendig ist. Der Aufruf und die Nutzung der Webanwendung muss über den Microsoft Edge Browser möglich sein. |
|---|---|---|---|---|
| TOP 1 | 1.54 | (!!!) Muss-Kriterium | Webanwendung | Belegbilder können sowohl im Browser als auch in der mobilen App hochgeladen und der jeweils ausgewählten Abrechnung zugewiesen werden. |
| TOP 1 | 1.56 | (!!!) Muss-Kriterium | Abrechnung | Es muss jederzeit für Benutzer der Status einer Abrechnung ersichtlich sein, z.B. Abgesendet, Genehmigt, Freigegeben für Bezahlung, Ausgezahlt etc.. Diese Statusinformationen gehen durch den kompletten Prozess. |
| TOP 1 | 1.58 | (!!!) Muss-Kriterium | Abrechnung | Eine Suche soll Abrechnungen eines Benutzers in einer Ergebnisliste darstellen. Neben einer allgemeinen Suche sollen auch definierbare Suchkriterien (wie z. B. nach Abrechnungsnummer, Titel etc.) eine Suche einschränken können. |
| TOP 1 | 1.60 | (!!!) Muss-Kriterium | Allgemein | Das Unternehmenslogo muss auf der Startseite (nach erfolgreichem Login) für alle Benutzer sichtbar hinterlegt werden. |
| TOP 1 | 1.61 | (!!!) Muss-Kriterium | Allgemein | Die Software muss barrierefrei gemäß den Vorgaben der folgenden Regelwerke (eine Zertifizierung ist nicht erforderlich) ausgestaltet sein: •BITV 2.0 (derzeit §12a Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung) |
| TOP 1 | 1.63 | (!!!) Muss-Kriterium | Allgemein | Eingaben in Felder müssen vor der Speicherung validiert werden. Eingaben müssen mindestens auf folgende Aspekte geprüft werden: I.) Typen (numerisch, alphanumerisch) II.) Feldlänge III.) Zulässige Zeichen Der Anwender erhält bei Verstoß gegen die Eingabevalidierung einen entsprechenden Hinweis. Bei fehlerhaften Eingaben kann der Vorgang nicht weiterprozessiert werden, Speichern des aktuellen Arbeitsstandes muss aber möglich sein. |
| TOP 1 | 1.67 | (!!!) Muss-Kriterium | Sprache | Die Anwenderoberfläche muss in deutscher und englischer Sprache zur Verfügung stehen. Die Sprache kann durch den Anwender ausgewählt werden. |
| TOP 1 | 1.69 | (!!!) Muss-Kriterium | Abrechnung | Es muss möglich sein, kundenspezifische Formulare (z. B. für den Abrechnungskopf und die einzelnen Ausgaben) zu erstellen. |
| TOP 1 | 1.70 | (!!!) Muss-Kriterium | Abrechnung | Es gibt die Möglichkeit in verschiedenen Formularen (Ausgaben, Abrechnungskopf) Felder als Pflichtfelder zu deklarieren. Generell müssen die Pflichtfelder für den Anwender eindeutig erkennbar sein. Wenn Pflichtfelder nicht ausgefüllt sind, erscheint eine Fehlermeldung. |
| TOP 1 | 1.71 | (!!!) Muss-Kriterium | Abrechnung | Die Software unterstützt für allgemeine Einstellungen in Formularen und kundeneigene Felder folgende Optionen in der Benutzeroberfläche: • Pflicht- / Kann-Felder • Eingabe- / Anzeige-Felder • Freitextfelder inkl. Links / Hinweisfenster • Ankreuzfelder |
| TOP 1 | 1.74 | (!!!) Muss-Kriterium | Abrechnung | Spesenarten können Ausgabe-Kategorien zugeordnet werden. |
| TOP 1 | 1.75 | (!!!) Muss-Kriterium | Abrechnung | Private Auslagen müssen durch den Benutzer in einer Abrechnung als solche markiert werden und für die Auszahlung ausgeschlossen werden, z.B bei Nutzung der persönlichen Corporate Card. |
| TOP 1 | 1.76 | (!!!) Muss-Kriterium | Allgemein | Ländervorlagen werden durch den Anbieter aktuell gehalten, vor allem die Deutschen gesetzlichen Regelungen (inkl. Tagespauschalen, Steuerkonfiguration und Länderspezifika); die Vollständigkeit und Aktualität der Inhalte muss sichergestellt sein. |
| TOP 1 | 1.78 | (!!!) Muss-Kriterium | Allgemein | Das System ermöglicht die Erfassung unterschiedlicher Zahlarten (z.B. bar, Kreditkarte, Firmenkarte etc.) und deren Auswertung. |
| TOP 1 | 1.82 | (!!!) Muss-Kriterium | Allgemein | Grundsätzlich muss das System eine Möglichkeit bieten, Änderungen hinsichtlich Konfigurationen und Vorlagen (z. B. E-Mail-Vorlagen, Hinweistexte etc.) im Self-Service durch fachliche oder technische Poweruser durchzuführen. |
| TOP 1 | 1.86 | (!!!) Muss-Kriterium | Finanzbuchhaltung | Die Zuordnung der Spesenarten zu Aufwandskonten erfolgt regelbasiert und ist konfigurierbar (z.B. Mapping-Tabelle je Spesenart, Land, Gesellschaft). |
| TOP 1 | 1.87 | (!!!) Muss-Kriterium | Pauschalen | Bei Tagespauschalen müssen Abzüge (z.B. für erhaltene Mahlzeiten) erfasst und in der Berechnung berücksichtigt werden können. |
| TOP 1 | 1.88 | (!!!) Muss-Kriterium | Pauschalen | Es müssen kundenspezifische Pauschalen für Verpflegung, Übernachtung und Fahrkilometer hinterlegt und gepflegt werden können. |
| TOP 1 | 1.89 | (!!!) Muss-Kriterium | Pauschalen | Bei der Anlage von Reiseverläufen können für die Berechnung von Tagespauschalen mehrere unterschiedliche Reiseziele/Zielorte bzw. Zwischenstopps erfasst und in der Berechnung berücksichtigt werden. |
| TOP 1 | 1.90 | (!!!) Muss-Kriterium | Pauschalen | Unterbrechungszeiträume (z.B. private Verlängerungen) können erfasst und bei der Pauschalen-Berechnung entsprechend berücksichtigt werden. |
| TOP 1 | 1.93 | (!!!) Muss-Kriterium | Pauschalen | Bei Verpflegungspauschalen müssen steuerfreie und steuerpflichtige Anteile automatisch berechnet und entsprechend ausgewiesen werden. |
| TOP 1 | 1.95 | (!!!) Muss-Kriterium | Spesenarten | Spesenarten können in Abhängigkeit von Land des Benutzers definiert und verwendet werden. |
| TOP 1 | 1.96 | (!!!) Muss-Kriterium | Spesenarten | Spesenarten können im System erstellt, geändert, gelöscht, kopiert und zusammengefasst werden. |
| TOP 1 | 1.97 | (!!!) Muss-Kriterium | Sprache | Die im System hinterlegten Standard-Übersetzungen (z.B. von Hinweistexten) sind mindestens in Deutscher und Englischer Sprache konfigurierbar; Übersetzungen können durch kundenspezifische Texte ersetzt werden. |
| TOP 1 | 1.98 | (!!!) Muss-Kriterium | Steuern | Die gültigen Mehrwertsteuersätze werden vom System pro Ausgabe/Spesenart automatisch und in Abhängigkeit vom Land erkannt und berechnet. |
| TOP 1 | 1.99 | (!!!) Muss-Kriterium | Steuern | Im Rahmen definierter Berechtigungen kann das Mehrwertsteuerkennzeichen bzw. den Mehrwertsteuersatz einer Ausgabe geändert werden. |
| TOP 1 | 1.100 | (!!!) Muss-Kriterium | Steuern | Mehrwertsteuerkennzeichen können in Abhängigkeit von Land des Benutzers hinterlegt und zugeordnet werden. |
| TOP 1 | 1.102 | (!!!) Muss-Kriterium | Unternehmensstruktur | Die Unternehmenshierarchie kann im System so abgebildet werden, dass zwischen unterschiedlichen Organisationen (z.B. mit unterschiedlichen Richtlinien) unterschieden werden kann. |
| TOP 1 | 1.104 | (!!!) Muss-Kriterium | Abrechnung | Alle wichtigen Änderungen über - Abrechnungsprozess - Prüfung - Genehmigung - sonstige Änderungen sollen über eine Email-Benachrichtigung an den Reisenden oder die Assistenz(falls beteiligt) gehen |
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| TOP 1 | 1.105 | (!!!) Muss-Kriterium | Abrechnung | Das System ermöglicht automatische Genehmigungen für nicht-reisebezogene Ausgaben (z. B. Bewirtungsanträge, Geschenke) gemäß vordefinierten Regeln. |
|---|---|---|---|---|
| TOP 1 | 1.106 | (!!!) Muss-Kriterium | Allgemein | Das System unterstützt eine workflowbasierte E Mail-Benachrichtigung und Erinnerung aller beteiligten Benutzer (Reisende, Genehmigende, Prüfstelle etc.), diese können kundenspezifisch angepasst werden. Die Anwender haben die Möglichkeit Benachrichtigungen abzubestellen. ‑ |
| TOP 1 | 1.108 | (!!!) Muss-Kriterium | Allgemein | Genehmigende erhalten automatische Erinnerungen für noch ausstehende Genehmigungen, sofern Vorgänge nicht innerhalb eines definierten Zeitraums bearbeitet wurden. |
| TOP 1 | 1.109 | (!!!) Muss-Kriterium | Benutzer | Genehmigende können über eine Schnittstelle (z. B. zu HR- oder Organisationssystemen) zugeordnet und aktualisiert werden. |
| TOP 1 | 1.110 | (!!!) Muss-Kriterium | Prüfung | Die Prüfstelle und Genehmigende können im Falle einer Ablehnung oder bei Korrekturbedarf einen Freitextkommentar erfassen, der für den Benutzer ersichtlich sein muss. |
| TOP 1 | 1.114 | (!!!) Muss-Kriterium | Workflow | Das System bietet Möglichkeiten, abhängig von der Reiseart (z. B. Geschäftsreise, Bewirtung, Inland, Ausland, eintägig, mehrtägig etc.) unterschiedliche Genehmigungswege abbilden zu können. |
| TOP 1 | 1.117 | (!!!) Muss-Kriterium | Workflow | Abrechnungen können im Entwurfsstatus gespeichert und zu einem späteren Zeitpunkt weiterbearbeitet und eingereicht werden. |
| TOP 1 | 1.118 | (!!!) Muss-Kriterium | Workflow | Das System unterstützt die Einrichtung zwei- und mehrstufiger Genehmigungen. |
| TOP 1 | 1.119 | (!!!) Muss-Kriterium | Workflow | Die Software unterstützt die Erstellung, Verwaltung und Nutzung vordefinierter Workflows mit einer frei konfigurierbaren Anzahl von Schritten (Templates/Vorlagen/Muster-Workflows). |
| TOP 1 | 1.125 | (!!!) Muss-Kriterium | Workflow | Für jeden Workflowschritt müssen Pflichtangaben und Pflicht-Dokumente definierbar sein. Das Starten des nächsten Workflow-Schritts darf erst erfolgen, wenn diese vorliegen. Ob die Angaben in den Pflichtfelder inhaltlich korrekt sind bzw. ob das richtige Dokument angehängt wurde, muss nicht systemseitig geprüft werden. |
| 2 Zugangs-Nutzungsvoraussetzung (Alle Mindestanforderungen aus dem Tabellenblatt "2") | ||||
| TOP 2 | 2.1 | (!!!) Muss-Kriterium | Benutzer | Benutzer müssen deaktiviert bzw. gesperrt werden können, wenn sie im zentralen Identity Providersystem der KfW System „inaktiv“ sind. |
| TOP 2 | 2.3 | (!!!) Muss-Kriterium | Rollenverwaltung | In dem zentralen Identity Providersystem der KfW werden Benutzer einzelne Benutzergruppen zugeordnet. Diese Informationen müssen bei einer Anmeldung an der neuen Software ausgelesen und verarbeitet werden. Die Anbindung erfolgt über Standard-Schnittstellen zu Microsoft Entra ID. Datenobjekte: User Authentifizierung Beispieldaten: User-ID, E-Mail Filteroptionen: aktive User, gesperrte User Synchronität: Synchron, Ereignisbezogen in Echtzeit, Delta-Load |
| TOP 2 | 2.4 | (!!!) Muss-Kriterium | Rollenverwaltung | In dem zentralen Identity Providersystem der KfW werden Benutzer einzelne Benutzergruppen zugeordnet. Diese Informationen werden über eine Schnittstelle an die Software übermittelt. Datenobjekte: User Autorisierung Beispieldaten: Entra ID-Gruppen, Filteroptionen: <Präfix für Software>_ Synchronität: Synchron, Ereignisbezogen in Echtzeit, Delta-Load |
| TOP 2 | 2.6 | (!!!) Muss-Kriterium | Zugang | Der Zugang zur Software erfolgt mittels personalisierter Konten |
| TOP 2 | 2.7 | (!!!) Muss-Kriterium | Zugang | Die Anmeldung an der Software erfolgt per Single Sign-on (SSO) |
| TOP 2 | 2.13 | (!!!) Muss-Kriterium | Berechtigungen | Alle Rollen und Rechte müssen innerhalb eines Mandanten geregelt werden. Es kann innerhalb eines Mandanten mehrere Organisationseinheiten geben. Berechtigungen müssen organisations- oder funktionsbezogen vergeben werden können (z.B. differenzierte Rechte für verschiedene Geschäftseinheiten). |
| TOP 2 | 2.14 | (!!!) Muss-Kriterium | Rollenverwaltung | Es muss die Möglichkeit geben verschiedene Rollen auszuprägen. Diese können zum Beispiel wie folgt aussehen: • Power User: IT-& Fachbereich-seitige Konfiguration der Software • KfW & IPEX Mitarbeitende: Benutzer mit Erfassungsrechten • Genehmiger • Prüfer/Revision • Steuerfachbereich • Sekretariate • Monitoring und Reporting |
| TOP 2 | 2.18 | (!!!) Muss-Kriterium | Vertreterregelung | Ein Benutzer muss die Möglichkeit haben, einen oder mehrere Vertreter für seine Aufgaben selbst einzurichten oder die eingerichtete Vertreterregelung zu löschen. Bei der Einrichtung einer Vertretung muss geprüft werden, ob der ausgewählte Anwender über die nötige Rolle verfügt, z.B. Genehmigung. |
| TOP 2 | 2.23 | (!!!) Muss-Kriterium | E-Mail Versand | Die Software muss E-Mails über fest definierte Mail-Domänen, welche Versandanforderungen des Auftragsgebers entsprechen, an die relevanten Empfänger verteilen. |
| 3 Schnittstellen (Alle Mindestanforderungen aus dem Tabellenblatt "3") | ||||
| TOP 3 | 3.2 | (!!!) Muss-Kriterium | Allgemein | 3rd-Party-Produkte müssen über standardisierte APIs an das System angebunden werden. Die unterstützten Drittanbieter und deren Funktionsumfang sind dokumentiert. |
| TOP 3 | 3.3 | (!!!) Muss-Kriterium | Allgemein | Das System bietet bidirektionale Schnittstellen (z. B. Dateitransfer, Webservices, APIs) zu anderen Informationssystemen an. Die verfügbaren Integrationsarten und Zielsysteme sind dokumentiert. |
| TOP 3 | 3.4 | (!!!) Muss-Kriterium | Allgemein | Die Software unterstützt eine Delta-Synchronisation aus SAP-Systemen. |
| TOP 3 | 3.5 | (!!!) Muss-Kriterium | Abrechnung | Von der Firma bzw. zentral bezahlte (z.B. per Company Account) Ausgaben werden in einer Buchungsschnittstelle so berücksichtigt, dass es nicht zu einer Auszahlung bzw. Erstattung an den Mitarbeitenden kommt. |
| TOP 3 | 3.6 | (!!!) Muss-Kriterium | Abrechnung | Die Buchungsschnittstelle wird durch eine Statusänderung im Prozess (z. B. Abschluss/Freigabe der Abrechnung) automatisiert angestoßen. |
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| TOP 3 | 3.7 | (!!!) Muss-Kriterium | Abrechnung | |
|---|---|---|---|---|
| TOP 3 | 3.8 | (!!!) Muss-Kriterium | Stammdaten | Mitarbeiterinformationen inkl. Vorgesetzter, zugeordneter Organisationseinheit und Kostenstelle müssen von den SAP-Systemen der KfW (mittels SAP PI oder SAP CI) per verschlüsselter API oder mindestens verschlüsseltem SFTP empfangen werden können. Synchronität: Asynchron, 1 Mal täglich, Delta-Load |
| TOP 3 | 3.10 | (!!!) Muss-Kriterium | Stammdaten | |
| TOP 3 | 3.11 | (!!!) Muss-Kriterium | Stammdaten | Die Organisationsstruktur der KfW, Verantwortlichkeiten von Organisationseinheiten müssen von den SAP-Systemen der KfW (mittels SAP PI oder SAP CI) per verschlüsselter API oder mindestens verschlüsseltem SFTP empfangen werden können. Synchronität: Asynchron, 1 Mal täglich, Delta-Load |
| TOP 3 | 3.12 | (!!!) Muss-Kriterium | Stammdaten | Kostenstellen, Verantwortlichkeiten von Kostenstellen müssen von den SAP-Systemen der KfW (mittels SAP PI oder SAP CI) per verschlüsselter API oder mindestens verschlüsseltem SFTP empfangen werden können. Synchronität: Asynchron, 1 Mal täglich, Delta-Load |
| TOP 3 | 3.13 | (!!!) Muss-Kriterium | Belegmanagement | |
| TOP 3 | 3.16 | (!!!) Muss-Kriterium | Kreditkarten | |
| TOP 3 | 3.17 | (!!!) Muss-Kriterium | Kreditkarten | |
| TOP 3 | 3.18 | (!!!) Muss-Kriterium | Kreditkarten | |
| 4 Betrieb der Software (Alle Mindestanforderungen aus dem Tabellenblatt "4") | ||||
| TOP 4 | 4.1 | (!!!) Muss-Kriterium | Datenschutz | |
| TOP 4 | 4.2 | (!!!) Muss-Kriterium | Kundenanforderungen | |
| TOP 4 | 4.3 | (!!!) Muss-Kriterium | Umgebungen | |
| TOP 4 | 4.4 | (!!!) Muss-Kriterium | Umgebungen | |
| TOP 4 | 4.5 | (!!!) Muss-Kriterium | Umgebungen | |
| TOP 4 | 4.6 | (!!!) Muss-Kriterium | Umgebungen | |
| 5 Physische Sicherheit (Alle Mindestanforderungen aus dem Tabellenblatt "5") | ||||
| TOP 5 | 5.1 | (!!!) Muss-Kriterium | Datensicherheit | |
| TOP 5 | 5.2 | (!!!) Muss-Kriterium | Datensicherheit | |
| TOP 5 | 5.3 | (!!!) Muss-Kriterium | Updates | |
| TOP 5 | 5.4 | (!!!) Muss-Kriterium | Updates | Versionshinweise (Release Notes) werden mit einem angemessenen Vorlauf, vor Einspielen der Aktualisierungen, zur Verfügung gestellt. |
| TOP 5 | 5.5 | (!!!) Muss-Kriterium | Updates | |
| TOP 5 | 5.6 | (!!!) Muss-Kriterium | Updates | |
| TOP 5 | 5.7 | (!!!) Muss-Kriterium | Datensicherung | |
| TOP 5 | 5.8 | (!!!) Muss-Kriterium | Datensicherung | |
| TOP 5 | 5.9 | (!!!) Muss-Kriterium | Datensicherung | |
| TOP 5 | 5.10 | (!!!) Muss-Kriterium | KI |
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| TOP 5 | 5.11 | (!!!) Muss-Kriterium | KI | Soweit im Rahmen des Trainings oder Retrainings der für die KfW bereitgestellten KI-Systeme/-Modelle rechtlich zulässig vertrauliche Informationen der Unternehmen des KfW-Konzerns oder sonstige schutzwürdige Daten genutzt werden, beschränkt der Auftragnehmer Art, Umfang und Dauer der Speicherung dieser Informationen auf das zur Erfüllung des vereinbarten Trainingszwecks erforderliche Maß, sofern diese vertraulichen Informationen nicht dauerhaft zum Training benötigt werden. Der Auftragnehmer gewährleistet, dass hierfür ein geeignetes Lösch- und Aufbewahrungskonzept besteht und umgesetzt wird. Möglichkeiten zur Anonymisierung und Pseudonymisierung der verwendeten vertraulichen Informationen sind auszuschöpfen, soweit dies technisch machbar ist und keinen unverhältnismäßigen Aufwand erfordert. |
|---|---|---|---|---|
| TOP 5 | 5.12 | (!!!) Muss-Kriterium | KI | Der Auftragnehmer konzipiert und betreibt die der KfW bereitgestellten KI-Modelle so, dass außerhalb des definierten Nutzungszwecks des jeweiligen KI-Modell-Einsatzes keine Rückschlüsse auf individuelle Personen möglich sind. |
| 6 Monitoring & Reporting (Alle Mindestanforderungen aus dem Tabellenblatt "6") | ||||
| TOP 6 | 6.1 | (!!!) Muss-Kriterium | Monitoring | Im Rahmen des operativen Arbeitens mit der Software werden Änderungen an a. Datenobjekten (Feldinhalte an Stamm- und Bewegungsdaten, Inhalte aus Kommentarfeldern), b. Konfigurationseinstellungen, c. Prozesse / Regeln / Workflows nachvollziehbar und revisionssicher protokolliert. |
| TOP 6 | 6.2 | (!!!) Muss-Kriterium | Monitoring | Änderungen (z.B. an Profilen, der Administration oder im Verlauf von Abrechnungen) werden im System protokolliert und sind für berechtigte Benutzer, z.B. PowerUser, einsehbar. |
| TOP 6 | 6.3 | (!!!) Muss-Kriterium | Monitoring | Die Software erzeugt neben Warnungen und Fehlermeldungen sonstige verarbeitungsrelevante Systemmeldungen (z. B. erfolgreicher Abschluss eines Verarbeitungsschrittes) und protokolliert diese in LogDateien. |
| TOP 6 | 6.6 | (!!!) Muss-Kriterium | Monitoring | Der Anbieter stellt regelmäßige Auswertungen bzw. Berichte zur Systemverfügbarkeit (Uptime-Statistiken, SLAs) bereit. |
| TOP 6 | 6.7 | (!!!) Muss-Kriterium | Monitoring | Die Software muss eine revisionssichere und GoBD-konforme Dokumentation der Reisekosten- und Spesenprozesse ermöglichen. Änderungen an Abrechnungen und Stammdaten sowie Genehmigungen und Genehmigungstexte müssen nachvollziehbar und auditierbar sein, sodass sowohl interne als auch externe Prüfungen (Revision, Steuerprüfung, Betriebsprüfungen) effizient unterstützt werden. |
| TOP 6 | 6.8 | (!!!) Muss-Kriterium | Reporting | Ein integriertes Reporting steht zur Verfügung, mit dem alle abrechnungsbezogenen Vorgänge und Daten ausgewertet werden können (u. a. Kostenstellen, Mitarbeitende, Beträge, Spesenarten, Pauschalen, Reiseziele, Mehrwertsteuer). |
| TOP 6 | 6.9 | (!!!) Muss-Kriterium | Reporting | Der Anbieter stellt ein Set an Standard-Reports ohne zusätzliche Kosten zur Verfügung. Dies umfasst mindestens folgende Reports: • Übersicht aller eingereichten Reisekosten bzw. Abrechnungen mit Status (z.B. eingereicht, geprüft, genehmigt, ausgezahlt) • Abrechnungen pro Mitarbeiter: Aufschlüsselung der Reisekostenerstattungen je Mitarbeiter innerhalb eines Zeitraums • Kostenartenbericht: Übersicht der Ausgaben nach Kategorien/Spesenarten wie Fahrtkosten, Unterkunft, Verpflegung, Sonstige etc. • Summen- und Trendberichte: Entwicklung der Reisekosten im Zeitverlauf • Analysen für Compliance- oder Steuerprüfungen (z.B. im Rahmen von Betriebsprüfungen) • Kombinationen von verschiedenen Kriterien und Daten |
| TOP 6 | 6.10 | (!!!) Muss-Kriterium | Reporting | Reports können gemäß der Unternehmensstruktur bis auf die Ebene einzelner Mitarbeitender heruntergebrochen werden (z. B. gesamter Konzern, einzelne Gesellschaften, Organisationseinheiten, bestimmte Mitarbeitende). |
| TOP 6 | 6.11 | (!!!) Muss-Kriterium | Reporting | Reports können mindestens in den Formaten Excel, CSV und PDF heruntergeladen werden. Die Ausgabeform muss vom Anwender auswählbar sein. |
| TOP 6 | 6.14 | (!!!) Muss-Kriterium | Reporting | Kundenspezifische Reports für Abrechnungs- und Auswertungszwecke können durch den Auftraggeber eigenständig und rollenbasiert erstellt und im System für regelmäßige Nutzung gespeichert werden. |
| TOP 6 | 6.15 | (!!!) Muss-Kriterium | Reporting | Alle Daten müssen grundsätzlich in Echtzeit für das Reporting zur Verfügung stehen. Werden Daten über Schnittstellen bereitgestellt, ist die Verfügbarkeit abhängig von der Häufigkeit der Datenübertragung (s. Schnittstellen). Alle Daten müssen aber auch als historische Daten zur Verfügung stehen und ausgewertet werden können. |
| TOP 6 | 6.18 | (!!!) Muss-Kriterium | Reporting | Abrechnungen mit privaten Reiseanteilen müssen entsprechend markiert werden können und auswertbar sein. |
| 7 Service Desk und Servicezeit (Alle Mindestanforderungen aus dem Tabellenblatt "7") | ||||
| TOP 7 | 7.1 | (!!!) Muss-Kriterium | User Support | Der Anbieter stellt ein strukturiertes Support-Modell mit klare definierten Supportstufen, Eskalationswegen und Servicezeiten bereit. Dieses umfasst sowohl den technischen (z.B. bei Störungen) als auch den PowerUser Support (z. B. Konfigurationsanpassungen). |
| TOP 7 | 7.3 | (!!!) Muss-Kriterium | User Support | |
| TOP 7 | 7.5 | (!!!) Muss-Kriterium | User Support | |
| TOP 7 | 7.6 | (!!!) Muss-Kriterium | User Support |
[Seite 7]
Leistungsbeschreibung (Funktionale Anforderungen)
| TOP 1 | 125 fachliche Bewertungskriterien (davon 67 MUSS-Kriterien hier zur Info mit aufgeführt // und 58 KANN-Kriterien, bitte hier in Spalte F bewerten) | |||
|---|---|---|---|---|
| 1. Detailebene 2. Detailebene Kriteriengruppe Bedeutung (Headline) (Beschreibung der Anforderungen) | ||||
| Einführungsprojekt | ||||
| TOP 1 | 1.1 | (!!!) Muss-Kriterium | Implementierung | Der Anbieter stellt ein Konzept sowie einen Zeitplan für das Implementierungsprojekt, basierend auf den Anforderungen sowie inklusive aller definierten Phasen und Meilensteinen aus der Leistungsbeschreibung mit dem Angebot zur Verfügung. (maximal 5 Seiten DIN A4 (vorzugsweise Word oder PDF, Schriftgröße mindestens 10) |
| Funktionale Anforderungen | ||||
| TOP 1 | 1.2 | (!!!) Muss-Kriterium | Abrechnung | Abrechnungen müssen (durch Benutzer, Abrechner, Genehmiger, Prüfer) sortiert und gefiltert werden können. |
| TOP 1 | 1.3 | (!!!) Muss-Kriterium | Abrechnung | Abrechnungen müssen - erstellt - geändert - gelöscht - kopiert - zusammengefasst (sofern sie zu einer Reise gehören) werden können. |
| TOP 1 | 1.4 | (!!!) Muss-Kriterium | Abrechnung | Der Ausgangspunkt einer Reise soll frei definiert werden können und die korrekten Pauschalen werden unabhängig der Standortzuordnung des Mitarbeiters zugesteuert. |
| TOP 1 | 1.5 | ( ! ) Kann-Kriterium | Abrechnung | Eingespielte (elektronische) Belege werden automatisch einer Abrechnung zugeordnet. |
| TOP 1 | 1.6 | (!!!) Muss-Kriterium | Abrechnung | Das System zeigt eine Zusammenfassung der Auszahlungsbeträge an. |
| TOP 1 | 1.7 | ( ! ) Kann-Kriterium | Abrechnung | Das System stellt Druckberichte bzw. Ausdrucke von Abrechnungen in unterschiedlichen Detailtiefen (z. B. Summenübersicht, Detailansicht) zur Verfügung. |
| TOP 1 | 1.8 | (!!!) Muss-Kriterium | Abrechnung | Für allgemeine Kostenerstattungen, wie z.B. Bewirtungen, Geschenke muss eine separate Kategorie erfasst werden. |
| TOP 1 | 1.9 | (!!!) Muss-Kriterium | Abrechnung | Das System erlaubt die Erfassung einer hinreichenden Anzahl bewirteter Personen und stellt dafür ein entsprechend konfigurierbares Zeichen- bzw. Eingabefeld zur Verfügung. Bei einer begrenzten Anzahl muss diese angegeben werden. |
| TOP 1 | 1.10 | (!!!) Muss-Kriterium | Abrechnung | Das System ermöglicht bei Bewirtungen zwingend die Erfassung von Teilnehmern sowie den Bewirtungsgrund. |
| TOP 1 | 1.11 | ( ! ) Kann-Kriterium | Abrechnung | Das System ermöglicht das Hochladen einer Liste von Bewirtungs-Teilnehmern oder die Auswahl aus einer bestehenden Mitarbeiterliste. |
| TOP 1 | 1.12 | (!!!) Muss-Kriterium | Abrechnung | Die Software muss es den Benutzern ermöglichen einen Reisekostennachweis aus einer Abrechnung zu erstellen, damit die abzurechnenden Kosten vollständig und nachvollziehbar dokumentiert sind und die korrekte Prüfung sowie sachgerechte Erstattung sichergestellt werden kann. |
| TOP 1 | 1.13 | ( ! ) Kann-Kriterium | Abrechnung | In der Teilnehmer- bzw. Mitarbeiterliste steht eine Suchfunktion nach Namen zur Verfügung. |
| TOP 1 | 1.14 | (!!!) Muss-Kriterium | Allgemein | Die Software liefert kontextbezogene Hinweise und Informationen zur korrekten Eingabe der Belege – in Abhängigkeit von der Landesorganisation des Mitarbeitenden und den jeweils geltenden Steuergesetzen. |
| TOP 1 | 1.15 | (!!!) Muss-Kriterium | Allgemein | Das System führt den Benutzer automatisch durch den jeweiligen Genehmigungs- und Freigabeprozess und leitet ihn nach Abschluss eines Schrittes zum jeweils nächsten notwendigen Prozess-Schritt (z. B. nach Genehmigung der Abrechnung zur Prüfung durch den Vorgesetzten). |
| TOP 1 | 1.16 | ( ! ) Kann-Kriterium | Assistenzfunktionen | Berechtigte Assistenzen können Abrechnungen mitarbeiterübergreifend kopieren. |
| TOP 1 | 1.17 | ( ! ) Kann-Kriterium | Assistenzfunktionen | Bei Aktionen von Assistenzen im Workflow (z. B. Erfassung/Änderung einer Abrechnung) werden die jeweiligen Reisenden per E Mail informiert. |
| TOP 1 | 1.18 | (!!!) Muss-Kriterium | Belegmanagement | ‑ Es steht eine rechtssichere (DSGVO-konform und steuerrechtlich in DE) Verfahrensdokumentation für die Archivierung von digitalen Belegen zur Verfügung. Alternativ muss der Anbieter dabei unterstützen, eine solche zu erstellen. |
| TOP 1 | 1.19 | (!!!) Muss-Kriterium | Datenschutz | Die neue Software muss in der Lage sein in geeigneter Weise ein individuelles Löschkonzept umzusetzen. Dabei sind insbesondere Löschungen gemäß der EU-DSGVO zu ermöglichen (u. a. Logs, Audit-Logs, nicht mehr aufbewahrungspflichtige Daten). Zu diesem Zweck sind Löschroutinen über Regeln implementiert, um personenbezogene Daten nach Ablauf ihres Zweckes anonymisieren, pseudonymisieren, löschen oder deaktivieren zu können, ohne dass die anderen Daten inkonsistent werden. |
| TOP 1 | 1.20 | ( ! ) Kann-Kriterium | Finanzbuchhaltung | Abrechnungen können auch nach erfolgter Auszahlung erneut geöffnet und angepasst werden, z.B. Änderung Kontierungsobjekt oder Hinzufügen von Belegen. Das System kann hierfür Deltabuchungen in die Finanzbuchhaltung erzeugen. |
| TOP 1 | 1.21 | (!!!) Muss-Kriterium | Finanzbuchhaltung | Die Buchung in die Finanzbuchhaltung wird durch klar definierte Statusänderungen im Workflow ausgelöst (z. B. „endgültig genehmigt“, „zur Auszahlung freigegeben“, „Storno/Differenzbuchung“). |
| TOP 1 | 1.22 | (!!!) Muss-Kriterium | Finanzbuchhaltung | Deltabuchungen und daraus resultierende Differenzauszahlungen bzw. -rückforderungen werden dem Reisenden eindeutig und nachvollziehbar kommuniziert (z. B. in der Abrechnung, per E-Mail oder im Self-Service-Portal). |
| TOP 1 | 1.23 | (!!!) Muss-Kriterium | Finanzbuchhaltung | Einzelne Spesenarten können unterschiedlichen Kontierungsobjekten (z. B. Kostenstellen, Projekte, PSP-Elemente, Aufträge, Netzpläne) zugeordnet werden. |
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| TOP 1 | 1.24 | (!!!) Muss-Kriterium | Finanzbuchhaltung | Das System unterstützt den Empfang (als manueller Dokumenten-Upload, als E-Mailanhang oder automatischer Schnittstelle ) elektronischer Rechnungen im Format ZUGFeRD und/oder XML sowie deren Verarbeitung. |
|---|---|---|---|---|
| TOP 1 | 1.25 | ( ! ) Kann-Kriterium | Finanzbuchhaltung | Die Software unterstützt die Konvertierungsfähigkeit, sodass die Rechnungsinhalte für den Benutzer in ein lesbares Format (z. B. PDF) überführt werden. |
| TOP 1 | 1.26 | ( ! ) Kann-Kriterium | Finanzbuchhaltung | Das System oder ein angebundener Schnittstellenpartner validiert elektronische Rechnungen (E- Rechnungen) rechtlich und formell (insbesondere auf Korrektheit und Struktur/Validität der Inhalte) und stellt die Validierungsergebnisse für den weiteren Prozess bereit. |
| TOP 1 | 1.27 | (!!!) Muss-Kriterium | Finanzbuchhaltung | Die Software ermittelt das Steuerkennzeichen „3 Monats Regel“ je Mitarbeitendem automatisch und stellt dieses Kennzeichen zur Weiterverarbeitung per Schnittstelle oder in einem Report bereit. ‑ ‑ |
| TOP 1 | 1.28 | (!!!) Muss-Kriterium | Finanzbuchhaltung | Die Software ermittelt das Steuerkennzeichen „Buchstabe M“ je Mitarbeitendem automatisch und stellt dieses Kennzeichen zur Weiterverarbeitung per Schnittstelle oder in einem Report bereit. |
| TOP 1 | 1.29 | ( ! ) Kann-Kriterium | Finanzbuchhaltung | Die Software ermittelt das Steuerkennzeichen „Geldwerte Vorteile“ je Mitarbeitendem automatisch und stellt dieses Kennzeichen zur Weiterverarbeitung per Schnittstelle oder in einem Report bereit. |
| TOP 1 | 1.30 | ( ! ) Kann-Kriterium | Finanzbuchhaltung | Die Software ermittelt das Steuerkennzeichen „Sachbezugswert“ je Mitarbeitendem automatisch und stellt dieses Kennzeichen zur Weiterverarbeitung per Schnittstelle oder in einem Report bereit. |
| TOP 1 | 1.31 | (!!!) Muss-Kriterium | Finanzbuchhaltung | Bei der Kostenzuordnung können Beträge auf mehrere Kostenstellen/Kontierungsobjekte aufgeteilt werden, sowohl prozentual als auch als absoluter Betrag. |
| TOP 1 | 1.32 | ( ! ) Kann-Kriterium | Kreditkarten | Kreditkarten-Transaktionen werden automatisch der jeweils korrekten Spesenart zugeordnet. |
| TOP 1 | 1.33 | ( ! ) Kann-Kriterium | Kreditkarten | Hochgeladene bzw. erfasste Belege werden automatisch den zugehörigen Kreditkartentransaktionen und den passenden Spesenarten zugeordnet. |
| TOP 1 | 1.34 | (!!!) Muss-Kriterium | Kreditkarten | Bei Kreditkartentransaktionen wird der verwendete Währungskurs vom angebundenen Kreditkartenanbieter automatisch übermittelt und im System für die Ausgabe hinterlegt. |
| TOP 1 | 1.35 | ( ! ) Kann-Kriterium | Kreditkarten | Der ermittelte Währungskurs kann vom Reisenden bei Bedarf angepasst werden, sofern dies regelkonform ist. |
| TOP 1 | 1.36 | (!!!) Muss-Kriterium | Mobile App | Es steht eine native Mobile App (iOS), mindestens für die Betriebssysteme iOS in der jeweils aktuellen, unterstützten Version zur Verfügung. Für mobile Endgeräte bietet der Anbieter eine native Mobile App sowie alternativ den Zugriff über einen Web-Browser. |
| TOP 1 | 1.37 | (!!!) Muss-Kriterium | Mobile App | Die mobile App unterstützt vor allem die Kernprozesse (Abrechnung Erstellen, Einreichen, Genehmigen, Belegerfassung) analog zur Web-Anwendung. Etwaige Einschränkungen bzw. Abweichungen zur Web-/Browser- Version sind klar definiert und dokumentiert. |
| TOP 1 | 1.38 | ( ! ) Kann-Kriterium | Mobile App | In der mobilen App aufgenommene Belege werden automatisch erkannt und einer Spesenart sowie einer passenden Abrechnung zugeordnet. |
| TOP 1 | 1.39 | ( ! ) Kann-Kriterium | Mobile App | Die automatische Erkennung von Belegen in der mobilen App steht mindestens in den Sprachen Deutsch (DE) und Englisch (EN) zur Verfügung. |
| TOP 1 | 1.40 | ( ! ) Kann-Kriterium | Mobile App | Belege können per E-Mail an das System weitergeleitet werden und werden anschließend automatisch einer passenden Abrechnung zugeordnet. |
| TOP 1 | 1.41 | ( ! ) Kann-Kriterium | Mobile App | Der Einsatz der mobilen App auf privaten Mobilgeräten kann unterbunden bzw. technisch eingeschränkt werden (z. B. durch MDM/Container-Lösungen oder Gerätefreigabelisten). |
| TOP 1 | 1.42 | ( ! ) Kann-Kriterium | Mobile App | Benutzerprofile können direkt in der mobilen App angezeigt und (gemäß Berechtigungskonzept) aktualisiert werden. |
| TOP 1 | 1.43 | ( ! ) Kann-Kriterium | Mobile App | Assistenzen können ihre jeweiligen Funktionen (z. B. Erfassung, Bearbeitung, Freigabe von Abrechnungen für andere Nutzer) auch in der mobilen App wahrnehmen. |
| TOP 1 | 1.44 | ( ! ) Kann-Kriterium | Prüfung | Der Anbieter kann einen (externen) Prüfservice zur Verfügung stellen. |
| TOP 1 | 1.45 | (!!!) Muss-Kriterium | Prüfung | Prüfregeln müssen stichprobenweise und basierend auf verschiedenen Kriterien aufgesetzt und angewendet werden. (z.B. 10% aller Abrechnungen unter 10.-) |
| TOP 1 | 1.46 | ( ! ) Kann-Kriterium | Prüfung | Es wird ein Katalog von bewährten Prüfregeln zur Verfügung gestellt. Diese können auf unterschiedlichen Ebenen (global, national, organisatorisch, einzelne MA) angewendet werden. |
| TOP 1 | 1.47 | ( ! ) Kann-Kriterium | Steuern | Das System unterstützt die Benutzer bei der Geltendmachung von Umsatzsteuer-Rückforderungen in Deutschland und – soweit möglich – im Ausland, vor allem in der EU und in der Schweiz (z. B. durch Kennzeichnung erstattungsfähiger Beträge, Exportformate, Integrationen). |
| TOP 1 | 1.48 | (!!!) Muss-Kriterium | Steuern | Die Software unterstützt die Aufteilung in steuerfreie und steuerpflichtige Beträge für die Weiterverarbeitung in SAP- Systemen |
| TOP 1 | 1.49 | (!!!) Muss-Kriterium | Währungen | Beträge können in der Originalwährung (Fremdwährung) eingegeben werden. Beträge in ausländischer Währung werden automatisch in die Abrechnungswährung umgerechnet. Beschreiben Sie, woher und wie regelmäßig die Umrechnungskurse bezogen werden. |
| TOP 1 | 1.50 | ( ! ) Kann-Kriterium | Währungen | Die Software hat für Währnungsumrechnungen im Standard den EZB-Referenzkurs am Tag der Ausgabe zu verwenden. |
| TOP 1 | 1.51 | ( ! ) Kann-Kriterium | Währungen | Umrechnungskurse können tagesaktuell aus dem angebundenen ERP-System (Middleware) automatisiert eingespielt bzw. geladen werden. |
| TOP 1 | 1.52 | (!!!) Muss-Kriterium | Währungen | Bei Zahlungen mit privater Kreditkarte können Auslandsentgelte und Bankspesen gesondert erfasst und in der Abrechnung entsprechend berücksichtigt (z. B. als eigene Spesenart oder Zuschlag) werden. |
| TOP 1 | 1.53 | (!!!) Muss-Kriterium | Webanwendung | Die Software ist über eine Webanwendung / einen Webclient für alle Endanwender nutzbar, ohne dass die Installation eines Clients auf dem Arbeitsplatz notwendig ist. Der Aufruf und die Nutzung der Webanwendung muss über den Microsoft Edge Browser möglich sein. |
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| TOP 1 | 1.54 | (!!!) Muss-Kriterium | Webanwendung | Belegbilder können sowohl im Browser als auch in der mobilen App hochgeladen und der jeweils ausgewählten Abrechnung zugewiesen werden. |
|---|---|---|---|---|
| Darstellung | / B1r.o5w5se | runabhängigkeit / Endgeräte, Usability und Barrierefreiheit | ||
| TOP 1 | 1.56 | (!!!) Muss-Kriterium | Abrechnung | Es muss jederzeit für Benutzer der Status einer Abrechnung ersichtlich sein, z.B. Abgesendet, genehmigt, freigegeben für Bezahlung, Ausgezahlt etc.. Diese Statusinformationen gehen durch den kompletten Prozess. |
| TOP 1 | 1.57 | ( ! ) Kann-Kriterium | Abrechnung | Für die Anwender gibt es beim Erstellen von Abrechnungen in der UI eine kontextbezogene Hilfe über Texte oder Informationen, die auch durch AG bezogenen Inhalte ergänzt werden können, bereitgestellt werden. |
| TOP 1 | 1.58 | (!!!) Muss-Kriterium | Abrechnung | Eine Suche soll alle Abrechnungen eines Benutzers in einer Ergebnisliste darstellen. Die Ergebnisdarstellung soll filterbar und sortierbar sein (z.B. nach Zeitraum, Status etc.). Neben einer allgemeinen Suche sollen auch definierbare Suchkriterien (wie z. B. nach Abrechnungsnummer, Titel etc.) eine Suche einschränken können. |
| TOP 1 | 1.59 | ( ! ) Kann-Kriterium | Allgemein | Das Corporate Design des AG kann umgesetzt werden. Dies betrifft z. B. Farbgebung, Schriftart, Schriftgrößen. |
| TOP 1 | 1.60 | (!!!) Muss-Kriterium | Allgemein | Das Unternehmenslogo muss auf der Startseite (nach erfolgreichem Login) für alle Benutzer sichtbar hinterlegt werden. |
| TOP 1 | 1.61 | (!!!) Muss-Kriterium | Allgemein | Die Software muss barrierefrei gemäß den Vorgaben der folgenden Regelwerke (eine Zertifizierung ist nicht erforderlich) ausgestaltet sein: •BITV 2.0 (derzeit § 12a Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung) |
| TOP 1 | 1.62 | ( ! ) Kann-Kriterium | Allgemein | Bei hinterlegten Listen (z.B. Kontierungsobjekten) sollen charaktersensitiv automatisch die korrekten Treffer ausgewählt werden. |
| TOP 1 | 1.63 | (!!!) Muss-Kriterium | Allgemein | Eingaben in Felder müssen vor der Speicherung validiert werden. Eingaben müssen mindestens auf folgende Aspekte geprüft werden: I.) Typen (numerisch, alphanumerisch) II.) Feldlänge III.) Zulässige Zeichen Der Anwender erhält bei Verstoß gegen die Eingabevalidierung einen entsprechenden Hinweis. Bei fehlerhaften Eingaben kann der Vorgang nicht weiterprozessiert werden, Speichern des aktuellen Arbeitsstandes muss aber möglich sein. |
| TOP 1 | 1.64 | ( ! ) Kann-Kriterium | Allgemein | Ein Teil der Einstiegsseite soll für alle Anwender standardisiert und damit einheitlich sein. Die Ausgestaltung dieser festgelegten Teile/Module obliegt dem Administrator des AGs. |
| TOP 1 | 1.65 | ( ! ) Kann-Kriterium | Allgemein | Jeder Anwender soll darüber hinaus seine persönliche Einstellung im Profil speichern können, z.B. Sprache, Datums-, Währungsformate, Einstiegsseite etc. |
| TOP 1 | 1.66 | ( ! ) Kann-Kriterium | Allgemein | Es steht eine KI-gestützte Chatbot-Funktion zur Verfügung, die Anwender bei Support-Anfragen, der Erfassung von Ausgaben/Belegen sowie bei der Prozessführung (z. B. durch Vorschläge und Schritt-für-Schritt-Unterstützung) unterstützt. |
| TOP 1 | 1.67 | (!!!) Muss-Kriterium | Sprache | Die Anwenderoberfläche muss in deutscher und englischer Sprache zur Verfügung stehen. Die Sprache kann durch den Anwender ausgewählt werden. |
| TOP 1 | 1.68 | ( ! ) Kann-Kriterium | Sprache | Listen Sie weitere verfügbaren Systemsprachen auf. |
| Konfiguration | ||||
| TOP 1 | 1.69 | (!!!) Muss-Kriterium | Abrechnung | Es muss möglich sein, kundenspezifische Formulare (z. B. für den Abrechnungskopf und die einzelnen Ausgaben) zu erstellen. |
| TOP 1 | 1.70 | (!!!) Muss-Kriterium | Abrechnung | Es gibt die Möglichkeit in verschiedenen Formularen (Ausgaben, Abrechnungskopf) Felder als Pflichtfelder zu deklarieren. Generell müssen die Pflichtfelder für den Anwender eindeutig erkennbar sein. Wenn Pflichtfelder nicht ausgefüllt sind, erscheint eine Fehlermeldung. |
| TOP 1 | 1.71 | (!!!) Muss-Kriterium | Abrechnung | Die Software unterstützt für allgemeine Einstellungen in Formularen und kundeneigene Felder folgende Optionen in der Benutzeroberfläche: •P flicht- / Kann-Felder •E ingabe- / Anzeige-Felder •F reitextfelder inkl. Links / Hinweisfenster •A nkreuzfelder |
| TOP 1 | 1.72 | ( ! ) Kann-Kriterium | Abrechnung | Die maximale Anzahl der möglichen kundenspezifischen Felder in Formularen ist im System definiert und konfigurierbar. Geben Sie die Anzahl von kundenspezifischen Zusatzfeldern an. |
| TOP 1 | 1.73 | ( ! ) Kann-Kriterium | Abrechnung | Ausgaben müssen auch monatsweise (innerhalb einer Abrechnung) berechnet und bewilligt werden können. |
| TOP 1 | 1.74 | (!!!) Muss-Kriterium | Abrechnung | Spesenarten können Ausgabe-Kategorien zugeordnet werden. |
| TOP 1 | 1.75 | (!!!) Muss-Kriterium | Abrechnung | Private Auslagen müssen durch den Benutzer in einer Abrechnung als solche markiert werden und für die Auszahlung ausgeschlossen werden, z.B bei Nutzung der persönlichen Corporate Card. |
| TOP 1 | 1.76 | (!!!) Muss-Kriterium | Allgemein | Ländervorlage, vor allem die Deutschen gesetzlichen Regelungen (inkl. Tagespauschalen, Steuerkonfiguration und Länderspezifika), werden durch den Anbieter aktuell gehalten; die Vollständigkeit und Aktualität der Inhalte muss sichergestellt sein. |
| TOP 1 | 1.77 | ( ! ) Kann-Kriterium | Allgemein | Der Anbieter stellt einen klar definierten Prozess zur Beauftragung von Änderungen/Anpassungen in der Konfiguration der Software zur Verfügung und verfügt über ein transparentes Preismodell für diese Leistungen. Beschreiben Sie den Prozess. |
| TOP 1 | 1.78 | (!!!) Muss-Kriterium | Allgemein | Das System ermöglicht die Erfassung unterschiedlicher Zahlarten (z.B. bar, Kreditkarte, Firmenkarte etc.) und deren Auswertung. |
| TOP 1 | 1.79 | ( ! ) Kann-Kriterium | Allgemein | Im System gibt es pro Benutzer eine Übersichtsseite, auf der alle abgelehnten, genehmigten und nicht versendeten Reisekostenabrechnungen des Benutzers angezeigt werden; diese Übersicht kann je Mitarbeiter und – sofern berechtigt – auch mitarbeiterübergreifend dargestellt werden. Der Benutzer kann auf dieser Seite anhand von verschiedenen Kriterien nach Abrechnungen filtern. |
| TOP 1 | 1.80 | ( ! ) Kann-Kriterium | Allgemein | Benutzer können den letzten eigenen gültigen Login-Zeitpunkt einsehen. |
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| TOP 1 | 1.81 | ( ! ) Kann-Kriterium | Allgemein | Zusatzinformationen (z.B. Links zu Intranet-/Wiki-Seiten, Hinweise) können im Tool prominent und in Abhängigkeit der Organisationseinheit / des Landes des Benutzers angezeigt werden. |
|---|---|---|---|---|
| TOP 1 | 1.82 | (!!!) Muss-Kriterium | Allgemein | Grundsätzlich muss das System eine Möglichkeit bieten, Änderungen hinsichtlich Konfigurationen und Vorlagen (z. B. E-Mail-Vorlagen, Hinweistexte etc.) im Self-Service durch fachliche oder technische Poweruser durchzuführen. |
| TOP 1 | 1.83 | ( ! ) Kann-Kriterium | Allgemein | Die Übertragung von AG Customizing über Umgebungen hinweg wird durch einen automatisierten technischen Prozess unterstützt. |
| TOP 1 | 1.84 | ( ! ) Kann-Kriterium | Belegmanagement | Im Falle des Verlustes eines Originalbelegs kann der Benutzer im System einen digitalen Eigenbeleg erstellen und verwenden. |
| TOP 1 | 1.85 | ( ! ) Kann-Kriterium | Belegmanagement | Die Vorlage für das Eigenbeleg-Formular kann konfiguriert bzw. an die Anforderungen der Organisation angepasst werden. |
| TOP 1 | 1.86 | (!!!) Muss-Kriterium | Finanzbuchhaltung | Die Zuordnung der Spesenarten zu Aufwandskonten erfolgt regelbasiert und ist konfigurierbar (z. B. Mapping-Tabelle je Spesenart, Land, Gesellschaft). |
| TOP 1 | 1.87 | (!!!) Muss-Kriterium | Pauschalen | Bei Tagespauschalen müssen Abzüge (z.B. für erhaltene Mahlzeiten) erfasst und in der Berechnung berücksichtigt werden können. |
| TOP 1 | 1.88 | (!!!) Muss-Kriterium | Pauschalen | Es müssen kundenspezifische Pauschalen für Verpflegung, Übernachtung und Fahrkilometer hinterlegt und gepflegt werden können. |
| TOP 1 | 1.89 | (!!!) Muss-Kriterium | Pauschalen | Für Reiseverläufe für die Berechnung von Tagespauschalen können mehrere unterschiedliche Reiseziele/Zielorte bzw. Zwischenstopps erfasst und in der Berechnung berücksichtigt werden. |
| TOP 1 | 1.90 | (!!!) Muss-Kriterium | Pauschalen | Unterbrechungszeiträume (z.B. private Verlängerungen) können erfasst und bei der Pauschalen-Berechnung entsprechend berücksichtigt werden. |
| TOP 1 | 1.91 | ( ! ) Kann-Kriterium | Pauschalen | Die Parameter, die Einfluss auf die Pauschalen-Berechnung haben (z.B. Dauer, Land, Organisation, Reisezweck), sind transparent dokumentiert und konfigurierbar. |
| TOP 1 | 1.92 | ( ! ) Kann-Kriterium | Pauschalen | Fahrkilometer werden mithilfe eines Kartendienstes (z.B. Google Maps oder vergleichbar) berechnet; die berechneten Kilometer können bei Bedarf angepasst werden. |
| TOP 1 | 1.93 | (!!!) Muss-Kriterium | Pauschalen | Bei Verpflegungspauschalen müssen steuerfreie und steuerpflichtige Anteile automatisch berechnet und entsprechend ausgewiesen werden. |
| TOP 1 | 1.94 | ( ! ) Kann-Kriterium | Pauschalen | Das System berücksichtigt automatisch, dass der Weg zur regulären Arbeitsstätte nicht als Reisekosten abgerechnet werden kann. |
| TOP 1 | 1.95 | (!!!) Muss-Kriterium | Spesenarten | Spesenarten können in Abhängigkeit von Land und Organisationseinheit des Benutzers definiert und verwendet werden. |
| TOP 1 | 1.96 | (!!!) Muss-Kriterium | Spesenarten | Spesenarten können im System erstellt, geändert, gelöscht, kopiert und zusammengefasst werden. |
| TOP 1 | 1.97 | (!!!) Muss-Kriterium | Sprache | Die im System hinterlegten Standard-Übersetzungen (z.B. von Hinweistexten) sind mindestens in Deutscher und Englischer Sprache konfigurierbar; Übersetzungen können durch kundenspezifische Texte ersetzt werden. |
| TOP 1 | 1.98 | (!!!) Muss-Kriterium | Steuern | Die gültigen Mehrwertsteuersätze werden vom System pro Ausgabe/Spesenart automatisch und in Abhängigkeit vom Land erkannt und berechnet. |
| TOP 1 | 1.99 | (!!!) Muss-Kriterium | Steuern | Im Rahmen definierter Berechtigungen kann das Mehrwertsteuerkennzeichen bzw. den Mehrwertsteuersatz einer Ausgabe geändert werden. |
| TOP 1 | 1.100 | (!!!) Muss-Kriterium | Steuern | Mehrwertsteuerkennzeichen können in Abhängigkeit von Land und Organisation des Benutzers hinterlegt und zugeordnet werden. |
| TOP 1 | 1.101 | ( ! ) Kann-Kriterium | Steuern | Das System unterstützt bei Hotelbelegen die Erfassung und steuerlich korrekte Behandlung der Bettensteuer/City Tax. |
| TOP 1 | 1.102 | (!!!) Muss-Kriterium | Unternehmensstruktur | Die Unternehmenshierarchie kann im System so abgebildet werden, dass zwischen unterschiedlichen Organisationen (z.B. mit unterschiedlichen Richtlinien) unterschieden werden kann. |
| TOP 1 | 1.103 | ( ! ) Kann-Kriterium | Unternehmensstruktur | Die Unternehmensstruktur kann als Hierarchie modelliert werden, in der Einstellungen vererbt werden; allgemeine Einstellungen können auf übergeordneter Ebene vorgenommen werden, während individuelle Einstellungen bzw. Unterschiede in untergeordneten Organisationen gepflegt werden können. |
| Workflow | ||||
| TOP 1 | 1.104 | (!!!) Muss-Kriterium | Abrechnung | Alle wichtigen Änderungen über - Abrechnungsprozess - Prüfung - Genehmigung - sonstige Änderungen sollen über eine Email-Benachrichtigung an den Reisenden oder die Assistenz(falls beteiligt) gehen |
| TOP 1 | 1.105 | (!!!) Muss-Kriterium | Abrechnung | Das System ermöglicht automatische Genehmigungen für nicht-reisebezogene Ausgaben (z. B. Bewirtungsanträge, Geschenke) gemäß vordefinierten Regeln. |
| TOP 1 | 1.106 | (!!!) Muss-Kriterium | Allgemein | Das System unterstützt eine workflowbasierte E Mail-Benachrichtigung und Erinnerung aller beteiligten Benutzer (Reisende, Genehmigende, Prüfstelle etc.), diese können kundenspezifisch angepasst werden. Die Anwender haben die Möglichkeit Benachrichtigungen abzubestelle‑n. |
| TOP 1 | 1.107 | ( ! ) Kann-Kriterium | Allgemein | Benutzer werden systemseitig automatisiert am Ende der Geschäftsreise sowie in konfigurierbaren, benutzerdefinierten Intervallen an die Erstellung und Absendung von Abrechnungen erinnert. |
| TOP 1 | 1.108 | (!!!) Muss-Kriterium | Allgemein | Genehmigende erhalten automatische Erinnerungen für noch ausstehende Genehmigungen, sofern Vorgänge nicht innerhalb eines definierten Zeitraums bearbeitet wurden. |
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| TOP 1 | 1.109 | (!!!) Muss-Kriterium | Benutzer | Genehmigende können über eine Schnittstelle (z. B. zu HR- oder Organisationssystemen) zugeordnet und aktualisiert werden. |
|---|---|---|---|---|
| TOP 1 | 1.110 | (!!!) Muss-Kriterium | Prüfung | Die Prüfstelle kann im Falle einer Ablehnung oder bei Korrekturbedarf einen Freitextkommentar erfassen, der automatisch in die entsprechende E Mail-Benachrichtigung an den Ersteller der Abrechnung übernommen wird. |
| TOP 1 | 1.111 | ( ! ) Kann-Kriterium | Prüfung | ‑ Prüfer erhalten automatische Benachrichtigungen, sobald neue Abrechnungen zur Prüfung vorliegen. |
| TOP 1 | 1.112 | ( ! ) Kann-Kriterium | Prüfung | Abrechnungen können zeilenweise geprüft und genehmigt werden; einzelne Positionen können freigegeben, abgelehnt oder zur Überarbeitung zurückgegeben werden. |
| TOP 1 | 1.113 | ( ! ) Kann-Kriterium | Prüfung | Das System erkennt potenzielle Fehler oder Betrugsversuche (z. B. doppelt eingereichte Belege, KI- generierte/manipulierte Belege) automatisch, markiert diese und stellt sie der Prüfung bzw. Compliance-Funktion zur weiteren Bewertung bereit. |
| TOP 1 | 1.114 | (!!!) Muss-Kriterium | Workflow | Das System bietet Möglichkeiten, abhängig von der Reiseart (z. B. Geschäftsreise, Bewirtung, Inland, Ausland, eintägig, mehrtägig etc.) unterschiedliche Genehmigungswege und -rollen abbilden zu können. |
| TOP 1 | 1.115 | ( ! ) Kann-Kriterium | Workflow | Es steht ein zentraler „Genehmigungseingang“ (z. B. Genehmigungs-Inbox) zur Verfügung, in dem Genehmigende alle ihnen zugewiesenen Vorgänge gebündelt einsehen. |
| TOP 1 | 1.116 | ( ! ) Kann-Kriterium | Workflow | Im zentralen Genehmigungseingang ist eine Mehrfachbearbeitung bzw. Sammel-Genehmigung mehrerer Abrechnungen per Mehrfachauswahl möglich. |
| TOP 1 | 1.117 | (!!!) Muss-Kriterium | Workflow | Abrechnungen können im Entwurfsstatus gespeichert und zu einem späteren Zeitpunkt weiterbearbeitet und eingereicht werden. |
| TOP 1 | 1.118 | (!!!) Muss-Kriterium | Workflow | Das System unterstützt die Einrichtung zwei- und mehrstufiger Genehmigungen (mehrere Freigabestufen mit unterschiedlichen Rollen/Rechten). |
| TOP 1 | 1.119 | (!!!) Muss-Kriterium | Workflow | Die Software unterstützt die Erstellung, Verwaltung und Nutzung vordefinierter Workflows mit einer frei konfigurierbaren Anzahl von Schritten (Templates/Vorlagen/Muster-Workflows). |
| TOP 1 | 1.120 | ( ! ) Kann-Kriterium | Workflow | Die Software unterstützt sowohl automatische als auch manuell angestoßene Workflows und sendet dabei konfigurierbare E Mail-Benachrichtigungen an die jeweils betroffenen Benutzer, basierend auf konfigurierbaren Kriterien. ‑ |
| TOP 1 | 1.121 | ( ! ) Kann-Kriterium | Workflow | Das System erlaubt die Konfiguration von Vorgaben bzw. Einschränkungen bei der Auswahl des Genehmigenden (z. B. Genehmigung nur durch Personen aus derselben Gesellschaft, demselben Land, Hierarchiestufe oder derselben Organisationseinheit). |
| TOP 1 | 1.122 | ( ! ) Kann-Kriterium | Workflow | Es soll möglich sein einen zusätzlichen Genehmiger für den einzelnen Vorgang an beliebiger Stelle hinzufügen zu können. |
| TOP 1 | 1.123 | ( ! ) Kann-Kriterium | Workflow | Der Genehmiger soll die Möglichkeit haben, die Genehmigung an einen anderen Genehmiger weiterzuleiten. |
| TOP 1 | 1.124 | ( ! ) Kann-Kriterium | Workflow | Der Workflow-Initiator soll die Möglichkeit haben den Workflow zu beenden, solange dieser nicht vollständig durch den Genehmiger abgearbeitet wurde. Dies soll er in einem Textfeld aber begründen müssen. Z. B. soll eine Abrechnung zurückgezogen werden können, weil noch eine Ausgabe oder ein Beleg nachträglich hinzugefügt werden soll. |
| TOP 1 | 1.125 | (!!!) Muss-Kriterium | Workflow | Für jeden Workflowschritt müssen Pflichtangaben und Pflicht-Dokumente definierbar sein. Das Starten des nächsten Workflow-Schritts darf erst erfolgen, wenn diese vorliegen. Ob die Angaben in den Pflichtfelder inhaltlich korrekt sind bzw. ob das richtige Dokument angehängt wurde, muss nicht systemseitig geprüft werden. |
| TOP 1 | 1.126 | ( ! ) Kann-Kriterium | Workflow | Der Bearbeiter soll prozessbegleitend Hinweise oder Fragen innerhalb des Workflows mitgeben können. |
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Leistungsbeschreibung 2 Zugangs-Nutzungsvoraussetzung)
| TOP 2 | 23 fachliche Bewertungskriterien (davon 9 MUSS-Kriterien hier zur Info mit aufgeführt // und 14 KANN-Kriterien, bitte hier in Spalte F bewerten) | |||
|---|---|---|---|---|
| 1. Detailebene 2. Detailebene Kriteriengruppe Bedeutung (Headline) (Beschreibung der Anforderungen) | ||||
| Benutzer & Rollenverwaltung | ||||
| TOP 2 | 2.1 | (!!!) Muss-Kriterium | Benutzer | Benutzer müssen deaktiviert bzw. gesperrt werden können, wenn sie im zentralen Identity Providersystem der KfW System „inaktiv“ sind. |
| TOP 2 | 2.2 | ( ! ) Kann-Kriterium | Benutzer | Benutzer können ihre eigenen Profile selber pflegen. Dabei können definierte Datenfelder für den Zugriff eingeschränkt werden, z.B. die Organisationszugehörigkeit sowie der Genehmigende. |
| TOP 2 | 2.3 | (!!!) Muss-Kriterium | Rollenverwaltung | In dem zentralen Identity Providersystem der KfW werden Benutzer einzelne Benutzergruppen zugeordnet. Diese Informationen müssen bei einer Anmeldung an der neuen Software ausgelesen und verarbeitet werden. Die Anbindung erfolgt über Standard- Schnittstellen zu Microsoft Entra ID. Datenobjekte: User Authentifizierung Beispieldaten: User-ID, E-Mail Filteroptionen: aktive User, gesperrte User Synchronität: Synchron, Ereignisbezogen in Echtzeit, Delta-Load |
| TOP 2 | 2.4 | (!!!) Muss-Kriterium | Rollenverwaltung | In dem zentralen Identity Providersystem der KfW werden Benutzer einzelne Benutzergruppen zugeordnet. Diese Informationen werden über eine Schnittstelle an die Software übermittelt. Datenobjekte: User Autorisierung Beispieldaten: Entra ID-Gruppen, Filteroptionen: <Präfix für Software>_ Synchronität: Synchron, Ereignisbezogen in Echtzeit, Delta-Load |
| TOP 2 | 2.5 | ( ! ) Kann-Kriterium | Rollenverwaltung | In dem zentralen Identity Providersystem der KfW werden Benutzer einzelne Benutzergruppen zugeordnet. Diese Informationen sollen bei einer Anmeldung an der neuen Software (z. B. via Auth2.0 oder SCIM) aus Mircrosoft Entra ID ausgelesen werden und dem Benutzer automatisch entsprechende Benutzerrollen zugeordnet werden. Datenobjekte: User Autorisierung Beispieldaten: Entra ID-Gruppen, Filteroptionen: <Präfix für Software>_ Synchronität: Synchron, Ereignisbezogen in Echtzeit, Delta-Load |
| TOP 2 | 2.6 | (!!!) Muss-Kriterium | Zugang | Der Zugang zur Software erfolgt mittels personalisierter Konten |
| TOP 2 | 2.7 | (!!!) Muss-Kriterium | Zugang | Die Anmeldung an der Software erfolgt per Single Sign-on (SSO) |
| TOP 2 | 2.8 | ( ! ) Kann-Kriterium | Zugang | Die Anmeldung in der mobilen App erfolgt per Single Sign-on (SSO) |
| TOP 2 | 2.9 | ( ! ) Kann-Kriterium | Zugang | Die Software unterstützt Multifaktor-Authentifizierung (MFA). |
| Rechte & Rollenkonzept | ||||
| TOP 2 | 2.10 | ( ! ) Kann-Kriterium | Assistenzfunktionen | Ein Benutzer muss die Möglichkeit haben, einen oder mehrere Assistenzen für seine Aufgaben selbst einzurichten oder die eingerichtete Assistenzregelung zu löschen. Bei der Einrichtung einer Assistenz muss geprüft werden, ob der ausgewählte Anwender über die nötige Rolle verfügt. |
| TOP 2 | 2.11 | ( ! ) Kann-Kriterium | Assistenzfunktionen | Assistenzen können per Datei-Upload (z. B. Massenanlage) zugeordnet bzw. gepflegt werden. |
| TOP 2 | 2.12 | ( ! ) Kann-Kriterium | Berechtigungen | Es muss lesende, schreibende und löschende Berechtigungen geben, die voneinander eindeutig getrennt sind. Z.B. eine lesende Rolle darf nicht Ändern können. |
| TOP 2 | 2.13 | (!!!) Muss-Kriterium | Berechtigungen | Alle Rollen und Rechte müssen innerhalb eines Mandanten geregelt werden. Es kann innerhalb eines Mandanten mehrere Organisationseinheiten geben. Berechtigungen müssen organisations- oder funktionsbezogen vergeben werden können (z.B. differenzierte Rechte für verschiedene Geschäftseinheiten). |
| TOP 2 | 2.14 | (!!!) Muss-Kriterium | Rollenverwaltung | Es muss die Möglichkeit geben verschiedene Rollen auszuprägen. Diese können zum Beispiel wie folgt aussehen: •P ower User: IT-& Fachbereich-seitige Konfiguration der Software •K fW & IPEX Mitarbeitende: Benutzer mit Erfassungsrechten •G enehmiger •P rüfer/Revision •S teuerfachbereich •S ekretariate •M onitoring und Reporting |
| TOP 2 | 2.15 | ( ! ) Kann-Kriterium | Rollenverwaltung | Das Anpassen bestehender Rollen muss durch die KfW eigenständig möglich sein. Die Ausprägung, was eine Rolle darf, soll nur von Mitgliedern der Rolle „PowerUser“ verändert werden dürfen. Jede Veränderung muss mitprotokolliert werden. |
| TOP 2 | 2.16 | ( ! ) Kann-Kriterium | Rollenverwaltung | Das Anlegen neuer Rollen muss durch die KfW eigenständig möglich sein. Die Ausprägung, was eine Rolle darf, soll nur von Mitgliedern der Rolle „PowerUser“ verändert werden dürfen. Jede Veränderung muss mitprotokolliert werden. |
| TOP 2 | 2.17 | ( ! ) Kann-Kriterium | Rollenverwaltung | Einem Benutzer müssen mehrere Rollen zugeordnet werden können |
| TOP 2 | 2.18 | (!!!) Muss-Kriterium | Vertreterregelung | Ein Benutzer muss die Möglichkeit haben, einen oder mehrere Vertreter für seine Aufgaben selbst einzurichten oder die eingerichtete Vertreterregelung zu löschen. Bei der Einrichtung einer Vertretung muss geprüft werden, ob der ausgewählte Anwender über die nötige Rolle verfügt, z.B. Genehmigung. |
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| TOP 2 | ( ! ) Kann-Kriterium | Vertreterregelung | Bei der Einrichtung einer Vertretung soll geprüft werden, ob der ausgewählte Benutzer über die nötigen Rechte verfügt. Die damit zugewiesenen Rechte sollen aber nicht an die Vertreter des Vertreters vererbt werden. Beispiel: Person B ist Vertreter von Person A. Person C ist Vertreter von Person B. Person C darf keine Rechte für die Vertretung von Person A erhalten, nur weil er Vertreter von Person B ist. | |
|---|---|---|---|---|
| TOP 2 | 2.20 | ( ! ) Kann-Kriterium | Vertreterregelung | Es soll für Vertretende möglich sein, ihren Vertretungszeitraum zeitlich einrichten zu können z. B. Vertretung beginnt am / Vertretung endet am (für Urlaubsabwesenheiten). |
| TOP 2 | 2.21 | ( ! ) Kann-Kriterium | Vertreterregelung | Wenn ein Benutzer seine Vertreter einrichtet, soll er die Möglichkeit haben diese für verschiedene Aufgaben einzurichten z. B. "kann meine Abrechnungen sehen" oder "kann meine Genehmigungen durchführen". |
| TOP 2 | 2.22 | ( ! ) Kann-Kriterium | Vertreterregelung | Eine Vertretung soll zeitlich befristet hinterlegt werden können. |
| E-Mail Hosting & Versand | ||||
| TOP 2 | 2.23 | (!!!) Muss-Kriterium | E-Mail Versand | Die Software muss E-Mails über fest definierte Mail-Domänen, welche Versandanforderungen des Auftragsgebers entsprechen, an die relevanten Empfänger verteilen. |
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Leistungsbeschreibung (Schnittstellen & Datenfluss)
| TOP 3 | 20 fachliche Bewertungskriterien (davon 14 MUSS-Kriterien hier zur Info mit aufgeführt // und 6 KANN-Kriterien, bitte hier in Spalte F bewerten) | |||
|---|---|---|---|---|
| 1. Detailebene 2. Detailebene Kriteriengruppe Bedeutung (Headline) (Beschreibung der Anforderungen) | ||||
| Schnittstellen | ||||
| TOP 3 | 3.1 | ( ! ) Kann-Kriterium | Allgemein | Das Front-End der Software dient dem Benutzer als zentraler Einstiegspunkt in den Reisekosten- und Erstattungsprozess. Von diesem zentralen Einstiegspunkt aus sollen alle Module der Software erreichbar sein. Sofern Elemente des Reisekosten- und Erstattungsprozess nicht durch die Software abgebildet werden (z. B. Reporting), müssen die dafür vorgesehenen 3rd-Party-Produkte aus dem Front-End angesteuert werden können. |
| TOP 3 | 3.2 | (!!!) Muss-Kriterium | Allgemein | 3rd-Party-Produkte müssen über standardisierte APIs an das System angebunden werden. Die unterstützten Drittanbieter und deren Funktionsumfang sind dokumentiert. |
| TOP 3 | 3.3 | (!!!) Muss-Kriterium | Allgemein | Das System bietet bidirektionale Schnittstellen (z. B. Dateitransfer, Webservices, APIs) zu anderen Informationssystemen an. Die verfügbaren Integrationsarten und Zielsysteme sind dokumentiert. |
| TOP 3 | 3.4 | (!!!) Muss-Kriterium | Allgemein | Die Software unterstützt eine Delta-Synchronisation aus SAP-Systemen. |
| Schnittstellen zu KfW-Systemen | ||||
| TOP 3 | 3.5 | (!!!) Muss-Kriterium | Abrechnung | Von der Firma bzw. zentral bezahlte (z.B. per Company Account) Ausgaben werden in einer Buchungsschnittstelle so berücksichtigt, dass es nicht zu einer Auszahlung bzw. Erstattung an den Mitarbeitenden kommt. |
| TOP 3 | 3.6 | (!!!) Muss-Kriterium | Abrechnung | Die Buchungsschnittstelle wird durch eine Statusänderung im Prozess (z. B. Abschluss/Freigabe der Abrechnung) automatisiert angestoßen. |
| TOP 3 | 3.7 | (!!!) Muss-Kriterium | Abrechnung | Die Software ist in der Lage mindestens folgende Reisedetails an die SAP-Systemen der KfW (mittels SAP PI oder SAP CI) zu übertragen: - Belege (auch in gängigen E-Rechnungsformaten) - Kreditkartenbelege - Verpflegungspauschalen - Übernachtungspauschalen - Kilometerpauschalen - kundenspezifische Pauschalen - Verbuchung und Auszahlung - Überzahlungen, Besteuerung - Digitalisierte Abbilder der Belege (Digitalisate) |
| TOP 3 | 3.8 | (!!!) Muss-Kriterium | Stammdaten | Mitarbeiterinformationen inkl. Vorgesetzter, zugeordneter Organisationseinheit und Kostenstelle müssen von den SAP-Systemen der KfW (mittels SAP PI oder SAP CI) per verschlüsselter API oder mindestens verschlüsseltem SFTP empfangen werden können. Synchronität: Asynchron, 1 Mal täglich, Delta-Load |
| TOP 3 | 3.9 | ( ! ) Kann-Kriterium | Stammdaten | Der Wertebereich für Personalnummern und Stammkostenstellen kann kundenspezifisch eingeschränkt bzw. konfiguriert werden. |
| TOP 3 | 3.10 | (!!!) Muss-Kriterium | Stammdaten | In der Schnittstelle sind mindestens folgende Felder enthalten: - Name des Mitarbeitenden - Anrede - E-Mail-Adresse - Stamm-Kostenstelle - Personalnummer |
| TOP 3 | 3.11 | (!!!) Muss-Kriterium | Stammdaten | Die Organisationsstruktur der KfW, Verantwortlichkeiten von Organisationseinheiten müssen von den SAP-Systemen der KfW (mittels SAP PI oder SAP CI) per verschlüsselter API oder mindestens verschlüsseltem SFTP empfangen werden können. Synchronität: Asynchron, 1 Mal täglich, Delta-Load |
| TOP 3 | 3.12 | (!!!) Muss-Kriterium | Stammdaten | Kostenstellen, Verantwortlichkeiten von Kostenstellen müssen von den SAP-Systemen der KfW (mittels SAP PI oder SAP CI) per verschlüsselter API oder mindestens verschlüsseltem SFTP empfangen werden können. Synchronität: Asynchron, 1 Mal täglich, Delta-Load |
| Schnittstellen zu Third-Party-Systemen | ||||
| TOP 3 | 3.13 | (!!!) Muss-Kriterium | Belegmanagement | Die Software muss den Empfang und die Verarbeitung von (E-)Rechnungen/Belegen von HRS Pay via verschlüsselter API oder mindestens verschlüsseltem SFTP gewährleisten. |
| TOP 3 | 3.14 | ( ! ) Kann-Kriterium | Belegmanagement | Die Software kann (E-)Rechnungen/Belege von weiteren Providern wie bspw. Deutschen Bahn, Mietwagenanbietern etc. empfangen und verarbeiten. Dafür muss die Software den Empfang via verschlüsselter API oder mindestens verschlüsseltem SFTP gewährleisten. |
| TOP 3 | 3.15 | ( ! ) Kann-Kriterium | Buchungsdaten | Die Software kann über eine Schnittstelle Buchungsdaten aus dem Amadeus Cytric Portal empfangen. Dafür muss die Software den Empfang der Buchungsdaten via verschlüsselter API oder mindestens verschlüsseltem SFTP gewährleisten. |
| TOP 3 | 3.16 | (!!!) Muss-Kriterium | Kreditkarten | Kreditkarten Transaktionen müssen von SEB Kort Bank AB (ehe. Airplus) per verschlüsselter API oder mindestens verschlüsseltem SFTP in das System übermittelt werden. |
| TOP 3 | 3.17 | (!!!) Muss-Kriterium | Kreditkarten | Die Integration folgender SEB Kort Bank AB (ehe. Airplus) Kreditkartentypen für die Transaktionsübermittlung wird unterstützt: - IBIP (individual billed, individuall payed) - CBCP (company billed, company payed) |
| TOP 3 | 3.18 | (!!!) Muss-Kriterium | Kreditkarten | Das System importiert alle für die Abrechnung relevanten Kreditkartendaten (z. B. Buchungsdatum, Umsatzdatum, Händler, Betrag, Währung, Kartentyp etc.) und für nachgelagerte Prozesse (z. B. Prüfung, Accounting, Reporting, Compliance-Auswertungen) in geeigneter Form zur Verfügung gestellt. Soweit vom Anbieter bereitgestellt, werden auch Umsatzsteuerinformationen/Umsatzsteuerkennzeichen übernommen. |
| TOP 3 | 3.19 | ( ! ) Kann-Kriterium | Kreditkarten | Das System ermöglicht eine automatische Kontenzuordnung der Transaktionen in der Finanzbuchhaltung. Der Prozess ist so ausgelegt, dass bestehende Anbieter (z. B. AirPlus Reisestellenkarten, Corporate Cards) sowie ein späterer Anbieterwechsel ohne grundlegende Systemanpassung unterstützt werden. |
| TOP 3 | 3.20 | ( ! ) Kann-Kriterium | Kreditkarten | Das System unterstützt die Integration von Procurement Cards (P Cards) und deren Abbildung im Kreditkarten- bzw. Abrechnungsprozess. ‑ |
[Seite 15]
Leistungsbeschreibung (Betrieb der Software)
| TOP 4 | 6 fachliche Bewertungskriterien (davon 6 MUSS-Kriterien hier zur Info mit aufgeführt // und 0 KANN-Kriterien, bitte hier in Spalte F bewerten) | |||
|---|---|---|---|---|
| 1. Detailebene 2. Detailebene Kriteriengruppe Bedeutung (Headline) (Beschreibung der Anforderungen) | ||||
| Betrieb der Software | ||||
| TOP 4 | 4.1 | (!!!) Muss-Kriterium | Datenschutz | Die Software und der Betrieb des Systems erfüllen die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). |
| TOP 4 | 4.2 | (!!!) Muss-Kriterium | Kundenanforderungen | Kundenanforderungen können in den Produktaktualisierungsprozess eingebracht werden. Der Anbieter verfügt über einen definierten Prozess (z. B. Feature-Request, Roadmap-Abstimmung). |
| TOP 4 | 4.3 | (!!!) Muss-Kriterium | Umgebungen | Der Auftragnehmer gewährleistet die Bereitstellung eines separaten Testsystems. |
| TOP 4 | 4.4 | (!!!) Muss-Kriterium | Umgebungen | Das Testsystem ist so zu betreiben, dass dort Customizings, neue Features, Updates etc. abgenommen und in das Produktivsystem transferiert werden können. |
| TOP 4 | 4.5 | (!!!) Muss-Kriterium | Umgebungen | Der Auftragnehmer gewährleistet, dass der Betrieb mit 500 gleichzeitigen Nuztern die geforderten Performanceanforderungen erfüllt. |
| TOP 4 | 4.6 | (!!!) Muss-Kriterium | Umgebungen | Es besteht die Möglichkeit, ein separates Entwicklungs-/Entwurfssystem (DEV-System) zu betreiben. |
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Leistungsbeschreibung (Physische Sicherheit)
| TOP 5 | 9 fachliche Bewertungskriterien (davon 9 MUSS-Kriterien hier zur Info mit aufgeführt // und 0 KANN-Kriterien, bitte hier in Spalte F bewerten) | |||
|---|---|---|---|---|
| 1. Detailebene 2. Detailebene Kriteriengruppe Bedeutung (Headline) (Beschreibung der Anforderungen) | ||||
| Serverstandorte | ||||
| TOP 5 | 5.1 | (!!!) Muss-Kriterium | Datensicherheit | Die Server des Systems befinden sich im Gebiet der Bundesrepublik Deutschland, in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum haben oder in Staaten, für die ein gültiger Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vorliegt. Die Standortländer der Server sind transparent auszuweisen. |
| TOP 5 | 5.2 | (!!!) Muss-Kriterium | Datensicherheit | Es liegt ein IT-Betriebskonzept vor, das in einer geeigneten Fassung (z. B. Auszug, Übersicht) frei bzw. für Kunden verfügbar ist. |
| Update & Releasemanamgement | ||||
| TOP 5 | 5.3 | (!!!) Muss-Kriterium | Updates | Aktualisierungen können zeitnah und kontrolliert eingespielt werden; Deployment-Fenster und Update-Mechanismen sind geregelt und dokumentiert. |
| TOP 5 | 5.4 | (!!!) Muss-Kriterium | Updates | Versionshinweise (Release Notes) werden mit einem angemessenen Vorlauf, vor Einspielen der Aktualisierungen, zur Verfügung gestellt. |
| TOP 5 | 5.5 | (!!!) Muss-Kriterium | Updates | Die spezifischen Softwarekonfigurationen des Auftraggebers (Customizing-& Einstellungen) und fachlichen Dateninhalte dürfen durch das Einspielen von neuen Versionsständen nicht überschrieben werden. |
| TOP 5 | 5.6 | (!!!) Muss-Kriterium | Updates | Der Anbieter stellt eine für Kunden zugängliche Roadmap bzw. Feature-Release-Strategie zur Verfügung und informiert regelmäßig und nachvollziehbar über Produktneuerungen. |
| Update & Releasemanamgement | ||||
| TOP 5 | 5.7 | (!!!) Muss-Kriterium | Datensicherung | Für das System ist ein Tool bzw. eine Lösung zur automatischen und fortlaufenden Datensicherung im Einsatz, sodass ein potenzieller Datenverlust im Fehlerfall oder bei einem Restore vermieden wird. |
| TOP 5 | 5.8 | (!!!) Muss-Kriterium | Datensicherung | Das System ermöglicht die Erstellung eines vollständigen Datenabzugs (z. B. bei einem System-/Anwendungswechsel), der alle relevanten Stammdaten, Bewegungsdaten und Konfigurationen umfasst. |
| TOP 5 | 5.9 | (!!!) Muss-Kriterium | Datensicherung | Im Fehlerfall steht ein definierter Prozess zur Datenwiederherstellung bereit. Die Dauer der Datenwiederherstellung liegt innerhalb eines vereinbarten Zeitrahmens (RTO), der vertraglich bzw. dokumentiert festgelegt ist. |
| KI | ||||
| TOP 5 | 5.10 | (!!!) Muss-Kriterium | KI | Der Auftragnehmer ergreift geeignete technische und/oder organisatorische Maßnahmen, um die Ausgabe gewalttätiger, verdeckt gefährlicher oder anderweitig unsicherer Inhalte bzw. Sprache zu erkennen, zu unterbinden und auf ein vertretbares Restrisiko zu begrenzen (z.B. Filtermechanismen). Er weist die Wirksamkeit der Maßnahmen durch geeignete Sicherheits- und Robustheitstests nach. |
| TOP 5 | 5.11 | (!!!) Muss-Kriterium | KI | Soweit im Rahmen des Trainings oder Retrainings der für die KfW bereitgestellten KI-Systeme/-Modelle rechtlich zulässig vertrauliche Informationen der Unternehmen des KfW-Konzerns oder sonstige schutzwürdige Daten genutzt werden, beschränkt der Auftragnehmer Art, Umfang und Dauer der Speicherung dieser Informationen auf das zur Erfüllung des vereinbarten Trainingszwecks erforderliche Maß, sofern diese vertraulichen Informationen nicht dauerhaft zum Training benötigt werden. Der Auftragnehmer gewährleistet, dass hierfür ein geeignetes Lösch- und Aufbewahrungskonzept besteht und umgesetzt wird. Möglichkeiten zur Anonymisierung und Pseudonymisierung der verwendeten vertraulichen Informationen sind auszuschöpfen, soweit dies technisch machbar ist und keinen unverhältnismäßigen Aufwand erfordert. |
| TOP 5 | 5.12 | (!!!) Muss-Kriterium | KI | Der Auftragnehmer konzipiert und betreibt die der KfW bereitgestellten KI-Modelle so, dass außerhalb des definierten Nutzungszwecks des jeweiligen KI-Modell-Einsatzes keine Rückschlüsse auf individuelle Personen möglich sind. |
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Leistungsbeschreibung (Monitoring & Reporting)
| TOP 6 | 19 fachliche Bewertungskriterien (davon 12 MUSS-Kriterien hier zur Info mit aufgeführt // und 7 KANN-Kriterien, bitte hier in Spalte F bewerten) | |||
|---|---|---|---|---|
| 1. Detailebene 2. Detailebene Kriteriengruppe Bedeutung (Headline) (Beschreibung der Anforderungen) | ||||
| Monitoring | ||||
| TOP 6 | 6.1 | (!!!) Muss-Kriterium | Monitoring | |
| TOP 6 | 6.2 | (!!!) Muss-Kriterium | Monitoring | |
| TOP 6 | 6.3 | (!!!) Muss-Kriterium | Monitoring | Die Software erzeugt neben Warnungen und Fehlermeldungen sonstige verarbeitungsrelevante Systemmeldungen (z. B. erfolgreicher Abschluss eines Verarbeitungsschrittes) und protokolliert diese in LogDateien. |
| TOP 6 | 6.4 | ( ! ) Kann-Kriterium | Monitoring | Die LogDateien werden dem AG zur Verfügung gestellt oder sind im System einsehbar. Zudem wird eine Dokumentation zu allen Warnungen, Meldungen und Fehlerhinweisen mit ergänzenden Hinweisen und Erläuterungen zur Verfügung gestellt |
| TOP 6 | 6.5 | ( ! ) Kann-Kriterium | Monitoring | Bei Fehlern in der Verarbeitung an Schnittestellen oder während des Datenimports werden hinterlegte Anwender oder Gruppen per E- Mail oder per Alert von der Software informiert. |
| TOP 6 | 6.6 | (!!!) Muss-Kriterium | Monitoring | Der Anbieter stellt regelmäßige Auswertungen bzw. Berichte zur Systemverfügbarkeit (Uptime-Statistiken, SLAs) bereit. |
| TOP 6 | 6.7 | (!!!) Muss-Kriterium | Monitoring | |
| Reporting | ||||
| TOP 6 | 6.8 | (!!!) Muss-Kriterium | Reporting | |
| TOP 6 | 6.9 | (!!!) Muss-Kriterium | Reporting | |
| TOP 6 | 6.10 | (!!!) Muss-Kriterium | Reporting | |
| TOP 6 | 6.11 | (!!!) Muss-Kriterium | Reporting | |
| TOP 6 | 6.12 | ( ! ) Kann-Kriterium | Reporting | |
| TOP 6 | 6.13 | ( ! ) Kann-Kriterium | Reporting | |
| TOP 6 | 6.14 | (!!!) Muss-Kriterium | Reporting | Kundenspezifische Reports für Abrechnungs- und Auswertungszwecke können durch den Auftraggeber eigenständig und rollenbasiert erstellt und im System für regelmäßige Nutzung gespeichert werden. |
| TOP 6 | 6.15 | (!!!) Muss-Kriterium | Reporting | |
| TOP 6 | 6.16 | ( ! ) Kann-Kriterium | Reporting | |
| TOP 6 | 6.17 | ( ! ) Kann-Kriterium | Reporting | |
| TOP 6 | 6.18 | (!!!) Muss-Kriterium | Reporting | |
| TOP 6 | 6.19 | ( ! ) Kann-Kriterium | Reporting |
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Leistungsbeschreibung (Service Desk und Servicezeit)
| TOP 7 | 6 fachliche Bewertungskriterien (davon 4 MUSS-Kriterien hier zur Info mit aufgeführt // und 2 KANN-Kriterien, bitte hier in Spalte F bewerten) | |||
|---|---|---|---|---|
| 1. Detailebene 2. Detailebene Kriteriengruppe Bedeutung (Headline) (Beschreibung der Anforderungen) | ||||
| Service Desk und Servicezeit | ||||
| TOP 7 | 7.1 | (!!!) Muss-Kriterium | User Support | Der Anbieter stellt ein strukturiertes Support-Modell mit klare definierten Supportstufen, Eskalationswegen und Servicezeiten bereit. Dieses umfasst sowohl den technischen (z.B. bei Störungen) als auch den PowerUser Support (z. B. Konfigurationsanpassungen). |
| TOP 7 | 7.2 | ( ! ) Kann-Kriterium | User Support | Der Anbieter stellt ein strukturiertes End-User Support-Modell mit klare definierten Supportstufen, Eskalationswegen und Servicezeiten bereit. Bitte beschreiben Sie die Leistungen in Spalte G. |
| TOP 7 | 7.3 | (!!!) Muss-Kriterium | User Support | Der Support wird mindestens in den Sprachen Deutsch und Englisch angeboten |
| TOP 7 | 7.4 | ( ! ) Kann-Kriterium | User Support | Weitere Sprachen des Support sind optional möglich. Sprachen bitte benennen. |
| TOP 7 | 7.5 | (!!!) Muss-Kriterium | User Support | Die Servicezeit umfasst Arbeitstage von Montag bis Freitag im Zeitfenster (08:00–17:00 Uhr). |
| TOP 7 | 7.6 | (!!!) Muss-Kriterium | User Support | Anwender-Support wird unter Einhaltung des DSGVO zur Verfügung gestellt; insbesondere ist der Umgang mit personenbezogenen Daten im Support-Prozess geregelt. |