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Dies ist eine unverbindliche Darstellung der eForms-formatierten Bekanntmachung.

Die Darstellung beruht auf der verwendeten eForms-Version eforms-de-2.1

1 Beschaffer 1.1 Beschaffer Offizielle Bezeichnung: KfW Bankengruppe

Art des öffentlichen Auftraggebers: Anstalten des öffentlichen Rechts auf Bundesebene

Haupttätigkeiten des öffentlichen Auftraggebers: Wirtschaftliche Angelegenheiten

2 Verfahren 2.1 Verfahren Titel: Einführung einer cloudbasierten Reisekostenabrechnungs- und Kostenerstattungslösung für die KfW und KfW IPEX-Bank

Beschreibung: Einführung eines neuen cloudbasierten und zukunftssicheren Reisekostenabrechnungs- und Kostenerstattungssystems in der KfW und IPEX. Die neue SaaS Lösung soll das aktuelle Reisekostenabrechnungstool (SAP HCM TRV) ablösen.

Wesentliche Funktionalitäten:

Erfassung und Verwaltung von Reisekosten und Kostenerstattungen
Genehmigungs- und Freigabeworkflows
Reporting und Transparenz
Belegmanagement und Automatisierung
Steuer- und Lohnsteuerrelevante Anforderungen
Betrugs- und Fehlererkennung
Rollen- und Berechtigungskonzept
Löschkonzept
App für den Einsatz auf mobilen Endgeräten

Das Tool soll die Abwicklung des gesamten Prozess der Reisekosten- und Spesenabrechnung digital, effizient und revisionssicher, von der Erfassung, über die Genehmigung, Prüfung und Freigabe der zu erstattenden Kosten umfassen. Zudem soll es das regulatorisch verpflichtende E Rechnungsformat und detailliertes Reporting bieten für mehr Transparenz sowie Einhaltung der Compliance.

Kennung des Verfahrens: bdc1f673-cbf3-4b79-9a1f-6038561f8a10

Interne Kennung: KfW-2026-0034

Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

Beschleunigtes Verfahren: nein

2.1.1 Zweck Art des Auftrags: Lieferleistungen

Hauptklassifizierungscode (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme

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Zusätzlicher Klassifizierungscode (cpv): 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software

Zusätzlicher Klassifizierungscode (cpv): 72212440 Entwicklung von Software für Finanzanalyse und Buchhaltung

Zusätzlicher Klassifizierungscode (cpv): 72212450 Entwicklung von Zeiterfassungs- und Personalverwaltungssoftware

Zusätzlicher Klassifizierungscode (cpv): 72212451 Entwicklung von Software für die Unternehmensressourcenplanung (ERP)

2.1.2 Erfüllungsort Postanschrift: Palmengartenstraße 5-9

Ort: Frankfurt am Main

Postleitzahl: 60325

NUTS-3-Code: Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt (DE712)

Land: Deutschland

2.1.4 Allgemeine Informationen Zusätzliche Informationen: 1. Der Teilnahmeantrag und später auch das Angebot ist ausschließlich elektronisch in Textform abzugeben. Eine Unterschrift ist hierfür nicht erforderlich. Die elektronische Abgabe erfolgt über das Bieterportal auf unserer Vergabeplattform: https://ausschreibungen.kfw.de. Für die elektronische Abgabe ist eine Registrierung erforderlich. Nachdem Sie sich erfolgreich registriert haben, gelangen Sie über die Schaltfläche „Bieterassistent“ zur elektronischen Abgabe und zu Ihrer persönlichen Übersicht. Nähere Informationen entnehmen Sie bitte den Bewerbungsbedingungen.

Die KfW überprüft die Eignung der Bewerber anhand von Angaben zu den Eignungskriterien im Bieterassistenten und ggf. anhand von Erklärungen und Nachweisen, die auf externer Anlage einzureichen sind. Der Bewerber, die Bewerbergemeinschaft sowie jedes andere Unternehmen, dessen sich der Bewerber zum Nachweis der Eignung bedient, hat zudem eine Eigenerklärung darüber abzugeben, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen. Nähere Informationen entnehmen Sie bitte den Bewerbungsbedingungen.

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

2.1.6 Ausschlussgründe Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung

Rein nationale Ausschlussgründe: Gemäß § 123, 124 GWB, § 57, 42 Abs. 1 VgV

5 Los 5.1 Interne Referenz-ID Los: LOT-0001 Titel: Einführung einer cloudbasierten Reisekostenabrechnungs- und Kostenerstattungslösung für die KfW und KfW IPEX-Bank

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Wesentliche Funktionalitäten:

Erfassung und Verwaltung von Reisekosten und Kostenerstattungen
Genehmigungs- und Freigabeworkflows
Reporting und Transparenz
Belegmanagement und Automatisierung
Steuer- und Lohnsteuerrelevante Anforderungen
Betrugs- und Fehlererkennung
Rollen- und Berechtigungskonzept
Löschkonzept
App für den Einsatz auf mobilen Endgeräten

Interne Kennung: d1637ca7-759c-4cda-9418-f6f0f72dee18

5.1.1 Zweck Art des Auftrags: Lieferleistungen

Hauptklassifizierungscode (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme

Zusätzlicher Klassifizierungscode (cpv): 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software

Zusätzlicher Klassifizierungscode (cpv): 72212440 Entwicklung von Software für Finanzanalyse und Buchhaltung

Zusätzlicher Klassifizierungscode (cpv): 72212450 Entwicklung von Zeiterfassungs- und Personalverwaltungssoftware

Zusätzlicher Klassifizierungscode (cpv): 72212451 Entwicklung von Software für die Unternehmensressourcenplanung (ERP)

Optionen: Beschreibung der Optionen: Automatische Verlängerung um jeweils 12 Monate, wenn der Vertrag nicht vom Auftragnehmer mit einer Frist von 12 Monaten oder von der KfW mit einer Frist von 3 Monaten gekündigt wird.

5.1.2 Erfüllungsort Ort: Frankfurt am Main

Postleitzahl: 60325

NUTS-3-Code: Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt (DE712)

Land: Deutschland

Zusätzliche Angaben zum Erfüllungsort:

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5.1.3 Geschätzte Dauer Laufzeit: 4 Jahr

5.1.6 Allgemeine Informationen Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten.

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja

Diese Auftragsvergabe ist besonders auch geeignet für kleinste, kleine und mittlere Unternehmen (KMU): nein

Zusätzliche Informationen: Hinweis zu den 5.1.9 Eignungskriterien: Bezüglich der Kriterien anhand denen die Bewerber ausgewählt werden, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen, und im Speziellen die Bepunktung der Auswahlkriterien (ESG-Kriterien, Referenzen zu bestimmten Lieferungen und Referenzen zu bestimmten Lieferungen). Der Gewichtungsparameter für die zweite Phase (Gewichtung (Punkte, genau)) stellt bei den oben genannten Auswahlkriterien eine maximal erreichbare Punktzahl dar. Die maximal erreichbare Punktzahl über sämtliche Kriterien beträgt 810 Punkte. Die Ermittlung der Gesamtpunktzahl, sowie die Ermittlung der Rangfolge und die Regelung bei Punktgleichheit ist der Wertungsmatrix Teilnahmewettbewerb zu entnehmen.

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe Art der strategischen Beschaffung: Verringerung der Auswirkungen auf die Umwelt Beschreibung: Klimaschutz und Emissionsmanagement

Gefördertes soziales Ziel: Gleichstellung der Geschlechter, Faire Arbeitsbedingungen

5.1.9 Eignungskriterien Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung

Kriterium: Durchschnittlicher Jahresumsatz Beschreibung des Auswahlkriteriums: Mindestanforderung: Nettojahresumsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrages.

Die Eignungskriterien finden Sie unter nachfolgendem Link. Diese müssen nicht ausschließlich auf die angegebene Kategorie zutreffen, sondern können auch für weitere gelten. https://ausschreibungen.kfw.de/evergabe.bieter/api/supplier/external/subproject/f1e2dd8d- a7f8-48d2-9653-7f01d67a3bdb/suitabilitycriteria

Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft Beschreibung des Auswahlkriteriums: Mindestanforderungen:

Anzahl Mitarbeiter
Qualifizierte Fachkräfte für die Leistungserbringung (Senioritätsstufe "Expert" und Senioritätsstufe "Senior")

Die Eignungskriterien finden Sie unter nachfolgendem Link. Diese müssen nicht ausschließlich auf die angegebene Kategorie zutreffen, sondern können auch für weitere gelten.

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https://ausschreibungen.kfw.de/evergabe.bieter/api/supplier/external/subproject/f1e2dd8d- a7f8-48d2-9653-7f01d67a3bdb/suitabilitycriteria

Kriterium: Umweltmanagementmaßnahmen Beschreibung des Auswahlkriteriums: ESG-Kriterien/ Auswahlkriterien (Punkte, vgl. Wertungsmatrix Teilnahmewettbewerb)

Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen

Gewichtung (Punkte, genau): 110

Kriterium: Referenzen zu bestimmten Lieferungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Mindestanforderungen: 3 vergleichbare Referenzen, die die Mindestanforderungen an die Eignung erfüllen/ Auswahlkriterien (Punkte): Erfüllung einzelner Anforderungen innerhalb der Referenzen (vgl. Wertungsmatrix Teilnahmewettbewerb).

Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen

Gewichtung (Punkte, genau): 300

Kriterium: Referenzen zu bestimmten Lieferungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Auswahlkriterien (Punkte): Inhaltliche Bewertung einer einzelnen - durch den Bieter ausgewählten - vergleichbaren Referenz (vgl. Wertungsmatrix Teilnahmewettbewerb)

Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen

Gewichtung (Punkte, genau): 400

Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens: Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3

Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 5

Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden

Der Auftraggeber behält sich den Zuschlag auf das Erstangebot vor

5.1.10 Zuschlagskriterien Kriterium: Art: Preis

Bezeichnung: Preis

Beschreibung: Preis

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Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 60

Kriterium: Art: Qualität

Bezeichnung: Kann-Kriterien, Live-Demo von Use Cases

Beschreibung: Leistung: Qualität (Kann-Kriterien, Live-Demo von Use Cases)

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 40

5.1.11 Auftragsunterlagen Verbindliche Sprachfassung der Vergabeunterlagen: Deutsch

Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 14/10/2026 23:59 +02:00

Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://ausschreibungen.kfw.de/evergabe.bieter/api/supplier/external/deeplink/subproject/f1e2dd8d- a7f8-48d2-9653-7f01d67a3bdb

5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe Bedingungen für die Einreichung: Elektronische Einreichung: Erforderlich

Adresse für die Einreichung: https://ausschreibungen.kfw.de/evergabe.bieter/api/supplier/external/deeplink/subproject/f1e2dd8d- a7f8-48d2-9653-7f01d67a3bdb

Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch

Elektronischer Katalog: Nicht zulässig

Nebenangebote: Nicht zulässig

Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig

Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 26/10/2026 11:00 +01:00

Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können: Die Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist nicht ausgeschlossen.

Zusätzliche Informationen: Gemäß § 56 Abs. 2 VgV. Mögliche Hinweise des Auftraggebers in den Vergabeunterlagen sind zu beachten.

Auftragsbedingungen: Die Auftragsausführung ist bestimmten Auftragnehmern vorbehalten: Nein

Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich

Aufträge werden elektronisch erteilt: ja

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Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja

5.1.15 Techniken Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Bundes

Informationen über die Überprüfungsfristen: § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB: Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen ist.

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: KfW Bankengruppe

Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer des Bundes

8 Organisationen 8.1 ORG-0001 Offizielle Bezeichnung: KfW Bankengruppe

Identifikationsnummer: fd94aca1-1b6d-46bf-8af7-a7cf556a74f7

Postanschrift: Palmengartenstr. 5-9

Ort: Frankfurt am Main

Postleitzahl: 60325

NUTS-3-Code: Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt (DE712)

Land: Deutschland

E-Mail: vergabestelle@kfw.de

Telefon: +49 6974310

Internet-Adresse: http://kfw.de

Rollen dieser Organisation: Beschaffer

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt

8.1 ORG-0002 Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Bundes

Identifikationsnummer: 2018de2d-ad7b-4cc2-b0a6-8baab0edf709

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Abteilung: Bundeskartellamt

Postanschrift: Bundeskanzlerpl. 1

Ort: Bonn

Postleitzahl: 53113

NUTS-3-Code: Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)

Land: Deutschland

Kontaktstelle: Bundeskartellamt

E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de

Telefon: +49 22894990

Fax: +49 2289499163

Rollen dieser Organisation: Überprüfungsstelle

Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt

Informationen zur Bekanntmachung Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 11a7192d-73d9-407e-846d-c2a6836e4e18 - 01

Formulartyp: Wettbewerb

Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung

Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 24/09/2026 16:59 +02:00

Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch

Auftragsbekanntmachung.pdf