Übersicht

Information und Ausfüllanleitung für Bieter	Unnamed: 1	Unnamed: 2	Unnamed: 3	Unnamed: 4	Unnamed: 5	Unnamed: 6	Unnamed: 7

Struktur des Kriterienkatalogs
Tabellenblatt "Übersicht"
Ausfüllanleitung und Bewertung des Bieters.
Der Bieter nimmt keine Änderungen an diesem Blatt vor.

Tabellenblatt "MUSS-Kriterien"
Zusammenfassung aller MUSS-Kriterien der Tabellenblätter 1 bis 7.
Der Bieter bearbeitet vor allen anderen Tabellenblättern zuerst das Tabellenblatt MUSS-Kriterien.

Tabellenblätter 1 bis 7
− Darstellung der technischen und fachlichen qualitativen Zuschlagskriterien und der zugehörigen Bewertungsmethodik sowie Antwortvorlage für die Angaben des Bieters
− Die Kriterien unterscheiden sich gemäß der Angabe in Spalte C in MUSS-Kriterien und KANN-Kriterien
− MUSS-Kriterien stellen Mindestanforderungen dar und müssen bei Einreichung des finalen Angebotes (BAFO) vollumfänglich erfüllt sein. Sind die MUSS-Kriterien im finalen Angabot (BAFO) nicht vollständig erfüllt, führt dies zum Ausschluss (KO)
− KANN-Kriterien dienen der Bewertung anhand einer festgelegten Bewertungsmethodik
− In Spalte H ist pro Zeile zu ergänzen, mit welchem angebotenen Modul bzw. Lizenzbestandteil die Anforderung erfüllt wird. Falls in Spalte F Antwort "(e) nein, kann so nicht angeboten werden (0%)" ausgewählt wurde, entfällt diese Angabe
− Alle Angaben die der Bieter in diesem Kriterienkatalog macht, beziehen sich auf die angebotenen Software
Ausfüllanleitung
1) Bitte füllen Sie zuerst das Tabellenblatt "MUSS-Kriterien" vollständig aus. MUSS-Kriterien stellen Mindestanforderungen dar und müssen vollumfänglich erfüllt sein. Die Nichterfüllung von Mindestanforderungen führt zum Ausschluss (KO). Für jedes MUSS-Kriterium ist in Spalte F anzugeben, ob die angebotene Software die Anforderung erfüllt. Nur wenn alle Angaben mit "Ja" beantwortet wurden, sind die weiteren Tabellenblätter auszufüllen. Bei Bedarf können in Spalte G Anmerkungen erfasst werden.
2) Bitte füllen Sie nun die Tabellenblätter 1 bis 7 vollständig aus. Ihre Antworten zu den Muss-Kriterien werden automatisch auf die Tabellenblätter 1 bis 7 übertragen und sind dort nicht editierbar. Für jedes KANN-Kriterien ist in Spalte F auszuwählen, in welcher Ausprägung die angebotene Software die jeweilige Anforderung erfüllt. Bei Bedarf können Anmerkungen in Spalte G erfasst werden.
3) Aus den Antworten des Bieters zu den KANN-Kriterien werden auf den einzelnen Tabellenblättern automatisch die erreichten Punkte berechnet. Pro Tabellenblatt können maximal 100 Punkte erreicht werden. Die erreichten Punkte werden auf das Tabellenblatt "Übersicht" übertragen. Anschließend werden die Punkte für jedes Tabellenblatt mit einem hinterlegten Faktor gewichtet. Die Gesamtbewertung errechnet sich aus der Summe der gewichteten Punktzahlen.
Auswertung Kriterienkatalog (124 MUSS-Kriterien)							Gesamtbewertung (ja/nein)
							KO
Auswertung Kriterienkatalog (87 KANN-Kriterien)			Mindestpunktzahl pro Tabellenblatt	WERTUNG	max. erreichbare Punkte	Gewichtung (in %)	Gesamtbewertung (gewichtete Punktzahl)

Tabellen- blatt	technische und fachliche Bewertungskriterien	Anzahl Kann-Kritieren	40		500	1	Bewertung Punktzahl (gewichtet)
TOP 1	1 Funktionale Anforderungen	58	10		100	0.7
TOP 2	2 Zugangs-Nutzungsvoraussetzung	14	20		100	0.15
TOP 3	3 Schnittstellen	6	10		100	0.08
TOP 4	4 Betrieb der Software (keine Kann-Kriterien)	0	-	-	-	-	-
TOP 5	5 Physische Sicherheit (keine Kann-Kriterien)	0	-	-	-	-	-
TOP 6	6 Monitoring und Reporting	7	0		100	0.05
TOP 7	7 Service Desk und Servicezeit	2	0		100	0.02

MUSS-Kriterien

Alle 124 MUSS-Kriterien auf einen Blick	Unnamed: 1	Unnamed: 2	Unnamed: 3	Unnamed: 4	KO	Unnamed: 6	Unnamed: 7
Detailblätter 1-7 nur bearbeiten, wenn alle "MUSS-Kriterien" hier mit "Ja" beantwortet wurden!
		Basisinfo für alle Mindestanforderungen			V o m A n b i e t e r a u s z u f ü l l e n
Kriteriengruppe		Bedeutung	1. Detailebene (Headline)	2. Detailebene (Beschreibung der Anforderungen)	Lösungsansatz	Anmerkungen	Modul / Lizenzbestandteil
1 Funktionale Anforderungen (Alle Mindestanforderungen aus dem Tabellenblatt "1")
TOP 1	1.100	(!!!) Muss-Kriterium	Implementierung	Der Anbieter stellt ein Konzept sowie einen Zeitplan für das Implementierungsprojekt, basierend auf den Anforderungen sowie inklusive aller definierten Phasen und Meilensteinen aus der Leistungsbeschreibung mit dem Angebot zur Verfügung. (maximal 5 Seiten DIN A4 (vorzugsweise Word oder PDF, Schriftgröße mindestens 10)	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.200	(!!!) Muss-Kriterium	Abrechnung	Abrechnungen müssen (durch Benutzer, Abrechner, Genehmiger, Prüfer) sortiert und gefiltert werden können.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.300	(!!!) Muss-Kriterium	Abrechnung	Abrechnungen müssen - erstellt - geändert - gelöscht - kopiert - zusammengefasst (sofern sie zu einer Reise gehören) werden können.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.400	(!!!) Muss-Kriterium	Abrechnung	Der Ausgangspunkt einer Reise soll frei definiert werden können und die korrekten Pauschalen werden unabhängig der Standortzuordnung des Mitarbeiters zugesteuert.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.600	(!!!) Muss-Kriterium	Abrechnung	Das System zeigt eine Zusammenfassung der Auszahlungsbeträge an.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.800	(!!!) Muss-Kriterium	Abrechnung	Für allgemeine Kostenerstattungen, wie z.B. Bewirtungen, Geschenke muss eine separate Kategorie erfasst werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.900	(!!!) Muss-Kriterium	Abrechnung	Das System erlaubt die Erfassung einer hinreichenden Anzahl bewirteter Personen und stellt dafür ein entsprechend konfigurierbares Zeichen- bzw. Eingabefeld zur Verfügung. Bei einer begrenzten Anzahl muss diese angegeben werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.100	(!!!) Muss-Kriterium	Abrechnung	Das System ermöglicht bei Bewirtungen zwingend die Erfassung von Teilnehmern sowie den Bewirtungsgrund.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.120	(!!!) Muss-Kriterium	Abrechnung	Die Software muss es den Benutzern ermöglichen einen Reisekostennachweis aus einer Abrechnung zu erstellen, damit die abzurechnenden Kosten vollständig und nachvollziehbar dokumentiert sind und die korrekte Prüfung sowie sachgerechte Erstattung sichergestellt werden kann.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.140	(!!!) Muss-Kriterium	Allgemein	Die Software liefert kontextbezogene Hinweise und Informationen zur korrekten Eingabe der Belege – in Abhängigkeit von der Landesorganisation des Mitarbeitenden und den jeweils geltenden Steuergesetzen.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.150	(!!!) Muss-Kriterium	Allgemein	Das System führt den Benutzer automatisch durch den jeweiligen Genehmigungs- und Freigabeprozess und leitet ihn nach Abschluss eines Schrittes zum jeweils nächsten notwendigen Prozess-Schritt (z. B. nach Genehmigung der Abrechnung zur Prüfung durch den Vorgesetzten).	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.180	(!!!) Muss-Kriterium	Belegmanagement	Es steht eine rechtssichere (DSGVO-konform und steuerrechtlich in DE) Verfahrensdokumentation für die Archivierung von digitalen Belegen zur Verfügung. Alternativ muss der Anbieter dabei unterstützen, eine solche zu erstellen.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.190	(!!!) Muss-Kriterium	Datenschutz	Die Software muss in der Lage sein in geeigneter Weise ein individuelles Löschkonzept umzusetzen. Dabei sind insbesondere Löschungen gemäß der EU-DSGVO zu ermöglichen (u. a. Logs, Audit-Logs, nicht mehr aufbewahrungspflichtige Daten). Zu diesem Zweck sind Löschroutinen implementiert, um personenbezogene Daten nach Ablauf ihres Zweckes anonymisieren, pseudonymisieren, löschen oder deaktivieren zu können, ohne dass die anderen Daten inkonsistent werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.210	(!!!) Muss-Kriterium	Finanzbuchhaltung	Die Buchung in die Finanzbuchhaltung wird durch klar definierte Statusänderungen im Workflow ausgelöst (z.B "endgültig genehmigt“, „zur Auszahlung freigegeben“, „Storno/Differenzbuchung“).	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.220	(!!!) Muss-Kriterium	Finanzbuchhaltung	Deltabuchungen und daraus resultierende Differenzauszahlungen bzw. -rückforderungen werden dem Reisenden eindeutig und nachvollziehbar kommuniziert (z.B. in der Abrechnung, per E-Mail oder im Self-Service-Portal).	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.230	(!!!) Muss-Kriterium	Finanzbuchhaltung	Einzelne Spesenarten können unterschiedlichen Kontierungsobjekten (z.B. Kostenstellen, Projekte, PSP-Elemente, Aufträge, Netzpläne) zugeordnet werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.240	(!!!) Muss-Kriterium	Finanzbuchhaltung	Das System unterstützt den Empfang (als manueller Dokumenten-Upload, als E-Mailanhang oder automatischer Schnittstelle ) elektronischer Rechnungen im Format ZUGFeRD und/oder XML sowie deren Verarbeitung.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.270	(!!!) Muss-Kriterium	Finanzbuchhaltung	Die Software ermittelt das Steuerkennzeichen „3‑Monats‑Regel“ je Mitarbeitendem automatisch und stellt dieses Kennzeichen zur Weiterverarbeitung per Schnittstelle oder in einem Report bereit.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.280	(!!!) Muss-Kriterium	Finanzbuchhaltung	Die Software ermittelt das Steuerkennzeichen „Buchstabe M“ je Mitarbeitendem automatisch und stellt dieses Kennzeichen zur Weiterverarbeitung per Schnittstelle oder in einem Report bereit.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.310	(!!!) Muss-Kriterium	Finanzbuchhaltung	Bei der Kostenzuordnung können Beträge auf mehrere Kostenstellen/Kontierungsobjekte aufgeteilt werden, sowohl prozentual als auch als absoluter Betrag.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.340	(!!!) Muss-Kriterium	Kreditkarten	Bei Kreditkartentransaktionen wird der verwendete Währungskurs vom angebundenen Kreditkartenanbieter automatisch übermittelt und im System für die Ausgabe hinterlegt.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.360	(!!!) Muss-Kriterium	Mobile App	Es steht eine native Mobile App (iOS), mindestens für die Betriebssysteme iOS in der jeweils aktuellen, unterstützten Version zur Verfügung. Für mobile Endgeräte bietet der Anbieter eine native Mobile App sowie alternativ den Zugriff über einen Web-Browser.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.370	(!!!) Muss-Kriterium	Mobile App	Die mobile App unterstützt vor allem die Kernprozesse (Abrechnung Erstellen, Einreichen, Genehmigen, Belegerfassung) analog zur Web-Anwendung. Etwaige Einschränkungen bzw. Abweichungen zur Web-/Browser-Version sind klar definiert und dokumentiert.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.450	(!!!) Muss-Kriterium	Prüfung	Prüfregeln müssen stichprobenweise und basierend auf verschiedenen Kriterien aufgesetzt und angewendet werden. (z.B. 10% aller Abrechnungen unter 10.-)	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.480	(!!!) Muss-Kriterium	Steuern	Die Software unterstützt die Aufteilung in steuerfreie und steuerpflichtige Beträge für die Weiterverarbeitung in SAP-Systemen	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.490	(!!!) Muss-Kriterium	Währungen	Beträge können in der Originalwährung (Fremdwährung) eingegeben werden. Beträge in ausländischer Währung werden automatisch in die Abrechnungswährung umgerechnet. Beschreiben Sie, woher und wie regelmäßig die Umrechnungskurse bezogen werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.520	(!!!) Muss-Kriterium	Währungen	Bei Zahlungen mit privater Kreditkarte können Auslandsentgelte und Bankspesen gesondert erfasst und in der Abrechnung entsprechend berücksichtigt (z.B. als eigene Spesenart oder Zuschlag) werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.530	(!!!) Muss-Kriterium	Webanwendung	Die Software ist über eine Webanwendung / einen Webclient für alle Endanwender nutzbar, ohne dass die Installation eines Clients auf dem Arbeitsplatz notwendig ist. Der Aufruf und die Nutzung der Webanwendung muss über den Microsoft Edge Browser möglich sein.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.540	(!!!) Muss-Kriterium	Webanwendung	Belegbilder können sowohl im Browser als auch in der mobilen App hochgeladen und der jeweils ausgewählten Abrechnung zugewiesen werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.560	(!!!) Muss-Kriterium	Abrechnung	Es muss jederzeit für Benutzer der Status einer Abrechnung ersichtlich sein, z.B. Abgesendet, Genehmigt, Freigegeben für Bezahlung, Ausgezahlt etc.. Diese Statusinformationen gehen durch den kompletten Prozess.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.580	(!!!) Muss-Kriterium	Abrechnung	Eine Suche soll Abrechnungen eines Benutzers in einer Ergebnisliste darstellen. Neben einer allgemeinen Suche sollen auch definierbare Suchkriterien (wie z. B. nach Abrechnungsnummer, Titel etc.) eine Suche einschränken können.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.600	(!!!) Muss-Kriterium	Allgemein	Das Unternehmenslogo muss auf der Startseite (nach erfolgreichem Login) für alle Benutzer sichtbar hinterlegt werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.610	(!!!) Muss-Kriterium	Allgemein	Die Software muss barrierefrei gemäß den Vorgaben der folgenden Regelwerke (eine Zertifizierung ist nicht erforderlich) ausgestaltet sein: •BITV 2.0 (derzeit §12a Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung)	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.630	(!!!) Muss-Kriterium	Allgemein	Eingaben in Felder müssen vor der Speicherung validiert werden. Eingaben müssen mindestens auf folgende Aspekte geprüft werden: I.) Typen (numerisch, alphanumerisch) II.) Feldlänge III.) Zulässige Zeichen Der Anwender erhält bei Verstoß gegen die Eingabevalidierung einen entsprechenden Hinweis. Bei fehlerhaften Eingaben kann der Vorgang nicht weiterprozessiert werden, Speichern des aktuellen Arbeitsstandes muss aber möglich sein.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.670	(!!!) Muss-Kriterium	Sprache	Die Anwenderoberfläche muss in deutscher und englischer Sprache zur Verfügung stehen. Die Sprache kann durch den Anwender ausgewählt werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.690	(!!!) Muss-Kriterium	Abrechnung	Es muss möglich sein, kundenspezifische Formulare (z. B. für den Abrechnungskopf und die einzelnen Ausgaben) zu erstellen.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.700	(!!!) Muss-Kriterium	Abrechnung	Es gibt die Möglichkeit in verschiedenen Formularen (Ausgaben, Abrechnungskopf) Felder als Pflichtfelder zu deklarieren. Generell müssen die Pflichtfelder für den Anwender eindeutig erkennbar sein. Wenn Pflichtfelder nicht ausgefüllt sind, erscheint eine Fehlermeldung.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.710	(!!!) Muss-Kriterium	Abrechnung	Die Software unterstützt für allgemeine Einstellungen in Formularen und kundeneigene Felder folgende Optionen in der Benutzeroberfläche: •\tPflicht- / Kann-Felder •\tEingabe- / Anzeige-Felder •\tFreitextfelder inkl. Links / Hinweisfenster •\tAnkreuzfelder	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.740	(!!!) Muss-Kriterium	Abrechnung	Spesenarten können Ausgabe-Kategorien zugeordnet werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.750	(!!!) Muss-Kriterium	Abrechnung	Private Auslagen müssen durch den Benutzer in einer Abrechnung als solche markiert werden und für die Auszahlung ausgeschlossen werden, z.B bei Nutzung der persönlichen Corporate Card.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.760	(!!!) Muss-Kriterium	Allgemein	Ländervorlagen werden durch den Anbieter aktuell gehalten, vor allem die Deutschen gesetzlichen Regelungen (inkl. Tagespauschalen, Steuerkonfiguration und Länderspezifika); die Vollständigkeit und Aktualität der Inhalte muss sichergestellt sein.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.780	(!!!) Muss-Kriterium	Allgemein	Das System ermöglicht die Erfassung unterschiedlicher Zahlarten (z.B. bar, Kreditkarte, Firmenkarte etc.) und deren Auswertung.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.820	(!!!) Muss-Kriterium	Allgemein	Grundsätzlich muss das System eine Möglichkeit bieten, Änderungen hinsichtlich Konfigurationen und Vorlagen (z. B. E-Mail-Vorlagen, Hinweistexte etc.) im Self-Service durch fachliche oder technische Poweruser durchzuführen.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.860	(!!!) Muss-Kriterium	Finanzbuchhaltung	Die Zuordnung der Spesenarten zu Aufwandskonten erfolgt regelbasiert und ist konfigurierbar (z.B. Mapping-Tabelle je Spesenart, Land, Gesellschaft).	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.870	(!!!) Muss-Kriterium	Pauschalen	Bei Tagespauschalen müssen Abzüge (z.B. für erhaltene Mahlzeiten) erfasst und in der Berechnung berücksichtigt werden können.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.880	(!!!) Muss-Kriterium	Pauschalen	Es müssen kundenspezifische Pauschalen für Verpflegung, Übernachtung und Fahrkilometer hinterlegt und gepflegt werden können.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.890	(!!!) Muss-Kriterium	Pauschalen	Bei der Anlage von Reiseverläufen können für die Berechnung von Tagespauschalen mehrere unterschiedliche Reiseziele/Zielorte bzw. Zwischenstopps erfasst und in der Berechnung berücksichtigt werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.900	(!!!) Muss-Kriterium	Pauschalen	Unterbrechungszeiträume (z.B. private Verlängerungen) können erfasst und bei der Pauschalen-Berechnung entsprechend berücksichtigt werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.930	(!!!) Muss-Kriterium	Pauschalen	Bei Verpflegungspauschalen müssen steuerfreie und steuerpflichtige Anteile automatisch berechnet und entsprechend ausgewiesen werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.950	(!!!) Muss-Kriterium	Spesenarten	Spesenarten können in Abhängigkeit von Land des Benutzers definiert und verwendet werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.960	(!!!) Muss-Kriterium	Spesenarten	Spesenarten können im System erstellt, geändert, gelöscht, kopiert und zusammengefasst werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.970	(!!!) Muss-Kriterium	Sprache	Die im System hinterlegten Standard-Übersetzungen (z.B. von Hinweistexten) sind mindestens in Deutscher und Englischer Sprache konfigurierbar; Übersetzungen können durch kundenspezifische Texte ersetzt werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.980	(!!!) Muss-Kriterium	Steuern	Die gültigen Mehrwertsteuersätze werden vom System pro Ausgabe/Spesenart automatisch und in Abhängigkeit vom Land erkannt und berechnet.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.990	(!!!) Muss-Kriterium	Steuern	Im Rahmen definierter Berechtigungen kann das Mehrwertsteuerkennzeichen bzw. den Mehrwertsteuersatz einer Ausgabe geändert werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.100	(!!!) Muss-Kriterium	Steuern	Mehrwertsteuerkennzeichen können in Abhängigkeit von Land des Benutzers hinterlegt und zugeordnet werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.102	(!!!) Muss-Kriterium	Unternehmensstruktur	Die Unternehmenshierarchie kann im System so abgebildet werden, dass zwischen unterschiedlichen Organisationen (z.B. mit unterschiedlichen Richtlinien) unterschieden werden kann.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.104	(!!!) Muss-Kriterium	Abrechnung	Alle wichtigen Änderungen über - Abrechnungsprozess - Prüfung - Genehmigung - sonstige Änderungen sollen über eine Email-Benachrichtigung an den Reisenden oder die Assistenz(falls beteiligt) gehen	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.105	(!!!) Muss-Kriterium	Abrechnung	Das System ermöglicht automatische Genehmigungen für nicht-reisebezogene Ausgaben (z. B. Bewirtungsanträge, Geschenke) gemäß vordefinierten Regeln.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.106	(!!!) Muss-Kriterium	Allgemein	Das System unterstützt eine workflowbasierte E‑Mail-Benachrichtigung und Erinnerung aller beteiligten Benutzer (Reisende, Genehmigende, Prüfstelle etc.), diese können kundenspezifisch angepasst werden. Die Anwender haben die Möglichkeit Benachrichtigungen abzubestellen.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.108	(!!!) Muss-Kriterium	Allgemein	Genehmigende erhalten automatische Erinnerungen für noch ausstehende Genehmigungen, sofern Vorgänge nicht innerhalb eines definierten Zeitraums bearbeitet wurden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.109	(!!!) Muss-Kriterium	Benutzer	Genehmigende können über eine Schnittstelle (z. B. zu HR- oder Organisationssystemen) zugeordnet und aktualisiert werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.110	(!!!) Muss-Kriterium	Prüfung	Die Prüfstelle und Genehmigende können im Falle einer Ablehnung oder bei Korrekturbedarf einen Freitextkommentar erfassen, der für den Benutzer ersichtlich sein muss.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.114	(!!!) Muss-Kriterium	Workflow	Das System bietet Möglichkeiten, abhängig von der Reiseart (z. B. Geschäftsreise, Bewirtung, Inland, Ausland, eintägig, mehrtägig etc.) unterschiedliche Genehmigungswege abbilden zu können.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.117	(!!!) Muss-Kriterium	Workflow	Abrechnungen können im Entwurfsstatus gespeichert und zu einem späteren Zeitpunkt weiterbearbeitet und eingereicht werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.118	(!!!) Muss-Kriterium	Workflow	Das System unterstützt die Einrichtung zwei- und mehrstufiger Genehmigungen.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.119	(!!!) Muss-Kriterium	Workflow	Die Software unterstützt die Erstellung, Verwaltung und Nutzung vordefinierter Workflows mit einer frei konfigurierbaren Anzahl von Schritten (Templates/Vorlagen/Muster-Workflows).	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 1	1.125	(!!!) Muss-Kriterium	Workflow	Für jeden Workflowschritt müssen Pflichtangaben und Pflicht-Dokumente definierbar sein. Das Starten des nächsten Workflow-Schritts darf erst erfolgen, wenn diese vorliegen. Ob die Angaben in den Pflichtfelder inhaltlich korrekt sind bzw. ob das richtige Dokument angehängt wurde, muss nicht systemseitig geprüft werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
2 Zugangs-Nutzungsvoraussetzung (Alle Mindestanforderungen aus dem Tabellenblatt "2")
TOP 2	2.100	(!!!) Muss-Kriterium	Benutzer	Benutzer müssen deaktiviert bzw. gesperrt werden können, wenn sie im zentralen Identity Providersystem der KfW System „inaktiv“ sind.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 2	2.300	(!!!) Muss-Kriterium	Rollenverwaltung	In dem zentralen Identity Providersystem der KfW werden Benutzer einzelne Benutzergruppen zugeordnet. Diese Informationen müssen bei einer Anmeldung an der neuen Software ausgelesen und verarbeitet werden. Die Anbindung erfolgt über Standard-Schnittstellen zu Microsoft Entra ID. Datenobjekte: User Authentifizierung Beispieldaten: User-ID, E-Mail Filteroptionen: aktive User, gesperrte User Synchronität: Synchron, Ereignisbezogen in Echtzeit, Delta-Load	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 2	2.400	(!!!) Muss-Kriterium	Rollenverwaltung	In dem zentralen Identity Providersystem der KfW werden Benutzer einzelne Benutzergruppen zugeordnet. Diese Informationen werden über eine Schnittstelle an die Software übermittelt. Datenobjekte: User Autorisierung Beispieldaten: Entra ID-Gruppen, Filteroptionen: <Präfix für Software>_ Synchronität: Synchron, Ereignisbezogen in Echtzeit, Delta-Load	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 2	2.600	(!!!) Muss-Kriterium	Zugang	Der Zugang zur Software erfolgt mittels personalisierter Konten	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 2	2.700	(!!!) Muss-Kriterium	Zugang	Die Anmeldung an der Software erfolgt per Single Sign-on (SSO)	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 2	2.130	(!!!) Muss-Kriterium	Berechtigungen	Alle Rollen und Rechte müssen innerhalb eines Mandanten geregelt werden. Es kann innerhalb eines Mandanten mehrere Organisationseinheiten geben. Berechtigungen müssen organisations- oder funktionsbezogen vergeben werden können (z.B. differenzierte Rechte für verschiedene Geschäftseinheiten).	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 2	2.140	(!!!) Muss-Kriterium	Rollenverwaltung	Es muss die Möglichkeit geben verschiedene Rollen auszuprägen. Diese können zum Beispiel wie folgt aussehen: •\tPower User: IT-& Fachbereich-seitige Konfiguration der Software •\tKfW & IPEX Mitarbeitende: Benutzer mit Erfassungsrechten •\tGenehmiger •\tPrüfer/Revision •\tSteuerfachbereich •\tSekretariate •\tMonitoring und Reporting	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 2	2.180	(!!!) Muss-Kriterium	Vertreterregelung	Ein Benutzer muss die Möglichkeit haben, einen oder mehrere Vertreter für seine Aufgaben selbst einzurichten oder die eingerichtete Vertreterregelung zu löschen. Bei der Einrichtung einer Vertretung muss geprüft werden, ob der ausgewählte Anwender über die nötige Rolle verfügt, z.B. Genehmigung.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 2	2.230	(!!!) Muss-Kriterium	E-Mail Versand	Die Software muss E-Mails über fest definierte Mail-Domänen, welche Versandanforderungen des Auftragsgebers entsprechen, an die relevanten Empfänger verteilen.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
3 Schnittstellen (Alle Mindestanforderungen aus dem Tabellenblatt "3")
TOP 3	3.200	(!!!) Muss-Kriterium	Allgemein	3rd-Party-Produkte müssen über standardisierte APIs an das System angebunden werden. Die unterstützten Drittanbieter und deren Funktionsumfang sind dokumentiert.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 3	3.300	(!!!) Muss-Kriterium	Allgemein	Das System bietet bidirektionale Schnittstellen (z. B. Dateitransfer, Webservices, APIs) zu anderen Informationssystemen an. Die verfügbaren Integrationsarten und Zielsysteme sind dokumentiert.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 3	3.400	(!!!) Muss-Kriterium	Allgemein	Die Software unterstützt eine Delta-Synchronisation aus SAP-Systemen.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 3	3.500	(!!!) Muss-Kriterium	Abrechnung	Von der Firma bzw. zentral bezahlte (z.B. per Company Account) Ausgaben werden in einer Buchungsschnittstelle so berücksichtigt, dass es nicht zu einer Auszahlung bzw. Erstattung an den Mitarbeitenden kommt.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 3	3.600	(!!!) Muss-Kriterium	Abrechnung	Die Buchungsschnittstelle wird durch eine Statusänderung im Prozess (z. B. Abschluss/Freigabe der Abrechnung) automatisiert angestoßen.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 3	3.700	(!!!) Muss-Kriterium	Abrechnung	Die Software ist in der Lage mindestens folgende Reisedetails an die SAP-Systemen der KfW (mittels SAP PI oder SAP CI) zu übertragen: - Belege (auch in gängigen E-Rechnungsformaten) - Kreditkartenbelege - Verpflegungspauschalen - Übernachtungspauschalen - Kilometerpauschalen - kundenspezifische Pauschalen - Verbuchung und Auszahlung - Überzahlungen, Besteuerung - Digitalisierte Abbilder der Belege (Digitalisate)	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 3	3.800	(!!!) Muss-Kriterium	Stammdaten	Mitarbeiterinformationen inkl. Vorgesetzter, zugeordneter Organisationseinheit und Kostenstelle müssen von den SAP-Systemen der KfW (mittels SAP PI oder SAP CI) per verschlüsselter API oder mindestens verschlüsseltem SFTP empfangen werden können. Synchronität: Asynchron, 1 Mal täglich, Delta-Load	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 3	3.100	(!!!) Muss-Kriterium	Stammdaten	In der Schnittstelle sind mindestens folgende Felder enthalten: - Name des Mitarbeitenden - Anrede - E-Mail-Adresse - Stamm-Kostenstelle - Personalnummer	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 3	3.110	(!!!) Muss-Kriterium	Stammdaten	Die Organisationsstruktur der KfW, Verantwortlichkeiten von Organisationseinheiten müssen von den SAP-Systemen der KfW (mittels SAP PI oder SAP CI) per verschlüsselter API oder mindestens verschlüsseltem SFTP empfangen werden können. Synchronität: Asynchron, 1 Mal täglich, Delta-Load	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 3	3.120	(!!!) Muss-Kriterium	Stammdaten	Kostenstellen, Verantwortlichkeiten von Kostenstellen müssen von den SAP-Systemen der KfW (mittels SAP PI oder SAP CI) per verschlüsselter API oder mindestens verschlüsseltem SFTP empfangen werden können. Synchronität: Asynchron, 1 Mal täglich, Delta-Load	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 3	3.130	(!!!) Muss-Kriterium	Belegmanagement	Die Software muss den Empfang und die Verarbeitung von (E-)Rechnungen/Belegen von HRS Pay via verschlüsselter API oder mindestens verschlüsseltem SFTP gewährleisten.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 3	3.160	(!!!) Muss-Kriterium	Kreditkarten	Kreditkarten Transaktionen müssen von SEB Kort Bank AB (ehe. Airplus) per verschlüsselter API oder mindestens verschlüsseltem SFTP in das System übermittelt werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 3	3.170	(!!!) Muss-Kriterium	Kreditkarten	Die Integration folgender SEB Kort Bank AB (ehe. Airplus) Kreditkartentypen für die Transaktionsübermittlung wird unterstützt: - IBIP (individual billed, individuall payed) - CBCP (company billed, company payed)	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 3	3.180	(!!!) Muss-Kriterium	Kreditkarten	Das System importiert alle für die Abrechnung relevanten Kreditkartendaten (z. B. Buchungsdatum, Umsatzdatum, Händler, Betrag, Währung, Kartentyp etc.) und für nachgelagerte Prozesse (z. B. Prüfung, Accounting, Reporting, Compliance-Auswertungen) in geeigneter Form zur Verfügung gestellt. Soweit vom Anbieter bereitgestellt, werden auch Umsatzsteuerinformationen/Umsatzsteuerkennzeichen übernommen.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
4 Betrieb der Software (Alle Mindestanforderungen aus dem Tabellenblatt "4")
TOP 4	4.100	(!!!) Muss-Kriterium	Datenschutz	Die Software und der Betrieb des Systems erfüllen die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 4	4.200	(!!!) Muss-Kriterium	Kundenanforderungen	Kundenanforderungen können in den Produktaktualisierungsprozess eingebracht werden. Der Anbieter verfügt über einen definierten Prozess (z. B. Feature-Request, Roadmap-Abstimmung).	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 4	4.300	(!!!) Muss-Kriterium	Umgebungen	Der Auftragnehmer gewährleistet die Bereitstellung eines separaten Testsystems.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 4	4.400	(!!!) Muss-Kriterium	Umgebungen	Das Testsystem ist so zu betreiben, dass dort Customizings, neue Features, Updates etc. abgenommen und in das Produktivsystem transferiert werden können.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 4	4.500	(!!!) Muss-Kriterium	Umgebungen	Der Auftragnehmer gewährleistet, dass der Betrieb mit 500 gleichzeitigen Nuztern die geforderten Performanceanforderungen erfüllt.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 4	4.600	(!!!) Muss-Kriterium	Umgebungen	Es besteht die Möglichkeit, ein separates Entwicklungs-/Entwurfssystem (DEV-System) zu betreiben.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
5 Physische Sicherheit (Alle Mindestanforderungen aus dem Tabellenblatt "5")
TOP 5	5.100	(!!!) Muss-Kriterium	Datensicherheit	Die Server des Systems befinden sich im Gebiet der Bundesrepublik Deutschland, in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum haben oder in Staaten, für die ein gültiger Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vorliegt. Die Standortländer der Server sind transparent auszuweisen.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 5	5.200	(!!!) Muss-Kriterium	Datensicherheit	Es liegt ein IT-Betriebskonzept vor, das in einer geeigneten Fassung (z. B. Auszug, Übersicht) frei bzw. für Kunden verfügbar ist.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 5	5.300	(!!!) Muss-Kriterium	Updates	Aktualisierungen können zeitnah und kontrolliert eingespielt werden; Deployment-Fenster und Update-Mechanismen sind geregelt und dokumentiert.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 5	5.400	(!!!) Muss-Kriterium	Updates	Versionshinweise (Release Notes) werden mit einem angemessenen Vorlauf, vor Einspielen der Aktualisierungen, zur Verfügung gestellt.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 5	5.500	(!!!) Muss-Kriterium	Updates	Die spezifischen Softwarekonfigurationen des Auftraggebers (Customizing-& Einstellungen) und fachlichen Dateninhalte dürfen durch das Einspielen von neuen Versionsständen nicht überschrieben werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 5	5.600	(!!!) Muss-Kriterium	Updates	Der Anbieter stellt eine für Kunden zugängliche Roadmap bzw. Feature-Release-Strategie zur Verfügung und informiert regelmäßig und nachvollziehbar über Produktneuerungen.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 5	5.700	(!!!) Muss-Kriterium	Datensicherung	Für das System ist ein Tool bzw. eine Lösung zur automatischen und fortlaufenden Datensicherung im Einsatz, sodass ein potenzieller Datenverlust im Fehlerfall oder bei einem Restore vermieden wird.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 5	5.800	(!!!) Muss-Kriterium	Datensicherung	Das System ermöglicht die Erstellung eines vollständigen Datenabzugs (z. B. bei einem System-/Anwendungswechsel), der alle relevanten Stammdaten, Bewegungsdaten und Konfigurationen umfasst.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 5	5.900	(!!!) Muss-Kriterium	Datensicherung	Im Fehlerfall steht ein definierter Prozess zur Datenwiederherstellung bereit. Die Dauer der Datenwiederherstellung liegt innerhalb eines vereinbarten Zeitrahmens (RTO), der vertraglich bzw. dokumentiert festgelegt ist.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 5	5.100	(!!!) Muss-Kriterium	KI	Der Auftragnehmer ergreift geeignete technische und/oder organisatorische Maßnahmen, um die Ausgabe gewalttätiger, verdeckt gefährlicher oder anderweitig unsicherer Inhalte bzw. Sprache zu erkennen, zu unterbinden und auf ein vertretbares Restrisiko zu begrenzen (z.B. Filtermechanismen). Er weist die Wirksamkeit der Maßnahmen durch geeignete Sicherheits- und Robustheitstests nach.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 5	5.110	(!!!) Muss-Kriterium	KI	Soweit im Rahmen des Trainings oder Retrainings der für die KfW bereitgestellten KI-Systeme/-Modelle rechtlich zulässig vertrauliche Informationen der Unternehmen des KfW-Konzerns oder sonstige schutzwürdige Daten genutzt werden, beschränkt der Auftragnehmer Art, Umfang und Dauer der Speicherung dieser Informationen auf das zur Erfüllung des vereinbarten Trainingszwecks erforderliche Maß, sofern diese vertraulichen Informationen nicht dauerhaft zum Training benötigt werden. Der Auftragnehmer gewährleistet, dass hierfür ein geeignetes Lösch- und Aufbewahrungskonzept besteht und umgesetzt wird. Möglichkeiten zur Anonymisierung und Pseudonymisierung der verwendeten vertraulichen Informationen sind auszuschöpfen, soweit dies technisch machbar ist und keinen unverhältnismäßigen Aufwand erfordert.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 5	5.120	(!!!) Muss-Kriterium	KI	Der Auftragnehmer konzipiert und betreibt die der KfW bereitgestellten KI-Modelle so, dass außerhalb des definierten Nutzungszwecks des jeweiligen KI-Modell-Einsatzes keine Rückschlüsse auf individuelle Personen möglich sind.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
6 Monitoring & Reporting (Alle Mindestanforderungen aus dem Tabellenblatt "6")
TOP 6	6.100	(!!!) Muss-Kriterium	Monitoring	Im Rahmen des operativen Arbeitens mit der Software werden Änderungen an a. Datenobjekten (Feldinhalte an Stamm- und Bewegungsdaten, Inhalte aus Kommentarfeldern), b. Konfigurationseinstellungen, c. Prozesse / Regeln / Workflows nachvollziehbar und revisionssicher protokolliert.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 6	6.200	(!!!) Muss-Kriterium	Monitoring	Änderungen (z.B. an Profilen, der Administration oder im Verlauf von Abrechnungen) werden im System protokolliert und sind für berechtigte Benutzer, z.B. PowerUser, einsehbar.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 6	6.300	(!!!) Muss-Kriterium	Monitoring	Die Software erzeugt neben Warnungen und Fehlermeldungen sonstige verarbeitungsrelevante Systemmeldungen (z. B. erfolgreicher Abschluss eines Verarbeitungsschrittes) und protokolliert diese in LogDateien.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 6	6.600	(!!!) Muss-Kriterium	Monitoring	Der Anbieter stellt regelmäßige Auswertungen bzw. Berichte zur Systemverfügbarkeit (Uptime-Statistiken, SLAs) bereit.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 6	6.700	(!!!) Muss-Kriterium	Monitoring	Die Software muss eine revisionssichere und GoBD-konforme Dokumentation der Reisekosten- und Spesenprozesse ermöglichen. Änderungen an Abrechnungen und Stammdaten sowie Genehmigungen und Genehmigungstexte müssen nachvollziehbar und auditierbar sein, sodass sowohl interne als auch externe Prüfungen (Revision, Steuerprüfung, Betriebsprüfungen) effizient unterstützt werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 6	6.800	(!!!) Muss-Kriterium	Reporting	Ein integriertes Reporting steht zur Verfügung, mit dem alle abrechnungsbezogenen Vorgänge und Daten ausgewertet werden können (u. a. Kostenstellen, Mitarbeitende, Beträge, Spesenarten, Pauschalen, Reiseziele, Mehrwertsteuer).	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 6	6.900	(!!!) Muss-Kriterium	Reporting	Der Anbieter stellt ein Set an Standard-Reports ohne zusätzliche Kosten zur Verfügung. Dies umfasst mindestens folgende Reports: •\tÜbersicht aller eingereichten Reisekosten bzw. Abrechnungen mit Status (z.B. eingereicht, geprüft, genehmigt, ausgezahlt) •\tAbrechnungen pro Mitarbeiter: Aufschlüsselung der Reisekostenerstattungen je Mitarbeiter innerhalb eines Zeitraums •\tKostenartenbericht: Übersicht der Ausgaben nach Kategorien/Spesenarten wie Fahrtkosten, Unterkunft, Verpflegung, Sonstige etc. •\tSummen- und Trendberichte: Entwicklung der Reisekosten im Zeitverlauf •\tAnalysen für Compliance- oder Steuerprüfungen (z.B. im Rahmen von Betriebsprüfungen) •\tKombinationen von verschiedenen Kriterien und Daten	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 6	6.100	(!!!) Muss-Kriterium	Reporting	Reports können gemäß der Unternehmensstruktur bis auf die Ebene einzelner Mitarbeitender heruntergebrochen werden (z. B. gesamter Konzern, einzelne Gesellschaften, Organisationseinheiten, bestimmte Mitarbeitende).	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 6	6.110	(!!!) Muss-Kriterium	Reporting	Reports können mindestens in den Formaten Excel, CSV und PDF heruntergeladen werden. Die Ausgabeform muss vom Anwender auswählbar sein.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 6	6.140	(!!!) Muss-Kriterium	Reporting	Kundenspezifische Reports für Abrechnungs- und Auswertungszwecke können durch den Auftraggeber eigenständig und rollenbasiert erstellt und im System für regelmäßige Nutzung gespeichert werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 6	6.150	(!!!) Muss-Kriterium	Reporting	Alle Daten müssen grundsätzlich in Echtzeit für das Reporting zur Verfügung stehen. Werden Daten über Schnittstellen bereitgestellt, ist die Verfügbarkeit abhängig von der Häufigkeit der Datenübertragung (s. Schnittstellen). Alle Daten müssen aber auch als historische Daten zur Verfügung stehen und ausgewertet werden können.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 6	6.180	(!!!) Muss-Kriterium	Reporting	Abrechnungen mit privaten Reiseanteilen müssen entsprechend markiert werden können und auswertbar sein.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
7 Service Desk und Servicezeit (Alle Mindestanforderungen aus dem Tabellenblatt "7")
TOP 7	7.100	(!!!) Muss-Kriterium	User Support	Der Anbieter stellt ein strukturiertes Support-Modell mit klare definierten Supportstufen, Eskalationswegen und Servicezeiten bereit. Dieses umfasst sowohl den technischen (z.B. bei Störungen) als auch den PowerUser Support (z. B. Konfigurationsanpassungen).	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 7	7.300	(!!!) Muss-Kriterium	User Support	Der Support wird mindestens in den Sprachen Deutsch und Englisch angeboten	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 7	7.500	(!!!) Muss-Kriterium	User Support	Die Servicezeit umfasst Arbeitstage von Montag bis Freitag im Zeitfenster (08:00–17:00 Uhr).	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
TOP 7	7.600	(!!!) Muss-Kriterium	User Support	Anwender-Support wird unter Einhaltung des DSGVO zur Verfügung gestellt; insbesondere ist der Umgang mit personenbezogenen Daten im Support-Prozess geregelt.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN

1 Funktionale Anforderungen

Leistungsbeschreibung (Funktionale Anforderungen)	Unnamed: 1	Unnamed: 2	Unnamed: 3	Unnamed: 4	Unnamed: 5	Unnamed: 6	Unnamed: 7	Unnamed: 8	Unnamed: 9	Unnamed: 10	Unnamed: 11
TOP 1		125 fachliche Bewertungskriterien (davon 67 MUSS-Kriterien hier zur Info mit aufgeführt // und 58 KANN-Kriterien, bitte hier in Spalte F bewerten)			V o m A n b i e t e r a u s z u f ü l l e n			Bewertung Punktzahl ungewichtet Absoluter Punktwert	MIN-Wert	IST-Wert	MAX-Wert
Kriteriengruppe		Bedeutung	1. Detailebene (Headline)	2. Detailebene (Beschreibung der Anforderungen)	Lösungsansatz	Anmerkungen	Modul / Lizenzbestandteil		10		100
Einführungsprojekt
TOP 1	1.100	(!!!) Muss-Kriterium	Implementierung	Der Anbieter stellt ein Konzept sowie einen Zeitplan für das Implementierungsprojekt, basierend auf den Anforderungen sowie inklusive aller definierten Phasen und Meilensteinen aus der Leistungsbeschreibung mit dem Angebot zur Verfügung. (maximal 5 Seiten DIN A4 (vorzugsweise Word oder PDF, Schriftgröße mindestens 10)	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
Funktionale Anforderungen											48
TOP 1	1.200	(!!!) Muss-Kriterium	Abrechnung	Abrechnungen müssen (durch Benutzer, Abrechner, Genehmiger, Prüfer) sortiert und gefiltert werden können.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.300	(!!!) Muss-Kriterium	Abrechnung	Abrechnungen müssen - erstellt - geändert - gelöscht - kopiert - zusammengefasst (sofern sie zu einer Reise gehören) werden können.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.400	(!!!) Muss-Kriterium	Abrechnung	Der Ausgangspunkt einer Reise soll frei definiert werden können und die korrekten Pauschalen werden unabhängig der Standortzuordnung des Mitarbeiters zugesteuert.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.500	( ! ) Kann-Kriterium	Abrechnung	Eingespielte (elektronische) Belege werden automatisch einer Abrechnung zugeordnet.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			3			3
TOP 1	1.600	(!!!) Muss-Kriterium	Abrechnung	Das System zeigt eine Zusammenfassung der Auszahlungsbeträge an.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.700	( ! ) Kann-Kriterium	Abrechnung	Das System stellt Druckberichte bzw. Ausdrucke von Abrechnungen in unterschiedlichen Detailtiefen (z. B. Summenübersicht, Detailansicht) zur Verfügung.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			2			2
TOP 1	1.800	(!!!) Muss-Kriterium	Abrechnung	Für allgemeine Kostenerstattungen, wie z.B. Bewirtungen, Geschenke muss eine separate Kategorie erfasst werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.900	(!!!) Muss-Kriterium	Abrechnung	Das System erlaubt die Erfassung einer hinreichenden Anzahl bewirteter Personen und stellt dafür ein entsprechend konfigurierbares Zeichen- bzw. Eingabefeld zur Verfügung. Bei einer begrenzten Anzahl muss diese angegeben werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.100	(!!!) Muss-Kriterium	Abrechnung	Das System ermöglicht bei Bewirtungen zwingend die Erfassung von Teilnehmern sowie den Bewirtungsgrund.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.110	( ! ) Kann-Kriterium	Abrechnung	Das System ermöglicht das Hochladen einer Liste von Bewirtungs-Teilnehmern oder die Auswahl aus einer bestehenden Mitarbeiterliste.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			1			1
TOP 1	1.120	(!!!) Muss-Kriterium	Abrechnung	Die Software muss es den Benutzern ermöglichen einen Reisekostennachweis aus einer Abrechnung zu erstellen, damit die abzurechnenden Kosten vollständig und nachvollziehbar dokumentiert sind und die korrekte Prüfung sowie sachgerechte Erstattung sichergestellt werden kann.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.130	( ! ) Kann-Kriterium	Abrechnung	In der Teilnehmer- bzw. Mitarbeiterliste steht eine Suchfunktion nach Namen zur Verfügung.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			2			2
TOP 1	1.140	(!!!) Muss-Kriterium	Allgemein	Die Software liefert kontextbezogene Hinweise und Informationen zur korrekten Eingabe der Belege – in Abhängigkeit von der Landesorganisation des Mitarbeitenden und den jeweils geltenden Steuergesetzen.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.150	(!!!) Muss-Kriterium	Allgemein	Das System führt den Benutzer automatisch durch den jeweiligen Genehmigungs- und Freigabeprozess und leitet ihn nach Abschluss eines Schrittes zum jeweils nächsten notwendigen Prozess-Schritt (z. B. nach Genehmigung der Abrechnung zur Prüfung durch den Vorgesetzten).	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.160	( ! ) Kann-Kriterium	Assistenzfunktionen	Berechtigte Assistenzen können Abrechnungen mitarbeiterübergreifend kopieren.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			1			1
TOP 1	1.170	( ! ) Kann-Kriterium	Assistenzfunktionen	Bei Aktionen von Assistenzen im Workflow (z. B. Erfassung/Änderung einer Abrechnung) werden die jeweiligen Reisenden per E‑Mail informiert.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			2			2
TOP 1	1.180	(!!!) Muss-Kriterium	Belegmanagement	Es steht eine rechtssichere (DSGVO-konform und steuerrechtlich in DE) Verfahrensdokumentation für die Archivierung von digitalen Belegen zur Verfügung. Alternativ muss der Anbieter dabei unterstützen, eine solche zu erstellen.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.190	(!!!) Muss-Kriterium	Datenschutz	Die neue Software muss in der Lage sein in geeigneter Weise ein individuelles Löschkonzept umzusetzen. Dabei sind insbesondere Löschungen gemäß der EU-DSGVO zu ermöglichen (u. a. Logs, Audit-Logs, nicht mehr aufbewahrungspflichtige Daten). Zu diesem Zweck sind Löschroutinen über Regeln implementiert, um personenbezogene Daten nach Ablauf ihres Zweckes anonymisieren, pseudonymisieren, löschen oder deaktivieren zu können, ohne dass die anderen Daten inkonsistent werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.200	( ! ) Kann-Kriterium	Finanzbuchhaltung	Abrechnungen können auch nach erfolgter Auszahlung erneut geöffnet und angepasst werden, z.B. Änderung Kontierungsobjekt oder Hinzufügen von Belegen. Das System kann hierfür Deltabuchungen in die Finanzbuchhaltung erzeugen.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			3			3
TOP 1	1.210	(!!!) Muss-Kriterium	Finanzbuchhaltung	Die Buchung in die Finanzbuchhaltung wird durch klar definierte Statusänderungen im Workflow ausgelöst (z. B. „endgültig genehmigt“, „zur Auszahlung freigegeben“, „Storno/Differenzbuchung“).	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.220	(!!!) Muss-Kriterium	Finanzbuchhaltung	Deltabuchungen und daraus resultierende Differenzauszahlungen bzw. -rückforderungen werden dem Reisenden eindeutig und nachvollziehbar kommuniziert (z. B. in der Abrechnung, per E-Mail oder im Self-Service-Portal).	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.230	(!!!) Muss-Kriterium	Finanzbuchhaltung	Einzelne Spesenarten können unterschiedlichen Kontierungsobjekten (z. B. Kostenstellen, Projekte, PSP-Elemente, Aufträge, Netzpläne) zugeordnet werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.240	(!!!) Muss-Kriterium	Finanzbuchhaltung	Das System unterstützt den Empfang (als manueller Dokumenten-Upload, als E-Mailanhang oder automatischer Schnittstelle ) elektronischer Rechnungen im Format ZUGFeRD und/oder XML sowie deren Verarbeitung.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.250	( ! ) Kann-Kriterium	Finanzbuchhaltung	Die Software unterstützt die Konvertierungsfähigkeit, sodass die Rechnungsinhalte für den Benutzer in ein lesbares Format (z. B. PDF) überführt werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			3			3
TOP 1	1.260	( ! ) Kann-Kriterium	Finanzbuchhaltung	Das System oder ein angebundener Schnittstellenpartner validiert elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) rechtlich und formell (insbesondere auf Korrektheit und Struktur/Validität der Inhalte) und stellt die Validierungsergebnisse für den weiteren Prozess bereit.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			3			3
TOP 1	1.270	(!!!) Muss-Kriterium	Finanzbuchhaltung	Die Software ermittelt das Steuerkennzeichen „3‑Monats‑Regel“ je Mitarbeitendem automatisch und stellt dieses Kennzeichen zur Weiterverarbeitung per Schnittstelle oder in einem Report bereit.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.280	(!!!) Muss-Kriterium	Finanzbuchhaltung	Die Software ermittelt das Steuerkennzeichen „Buchstabe M“ je Mitarbeitendem automatisch und stellt dieses Kennzeichen zur Weiterverarbeitung per Schnittstelle oder in einem Report bereit.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.290	( ! ) Kann-Kriterium	Finanzbuchhaltung	Die Software ermittelt das Steuerkennzeichen „Geldwerte Vorteile“ je Mitarbeitendem automatisch und stellt dieses Kennzeichen zur Weiterverarbeitung per Schnittstelle oder in einem Report bereit.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			2			2
TOP 1	1.300	( ! ) Kann-Kriterium	Finanzbuchhaltung	Die Software ermittelt das Steuerkennzeichen „Sachbezugswert“ je Mitarbeitendem automatisch und stellt dieses Kennzeichen zur Weiterverarbeitung per Schnittstelle oder in einem Report bereit.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			2			2
TOP 1	1.310	(!!!) Muss-Kriterium	Finanzbuchhaltung	Bei der Kostenzuordnung können Beträge auf mehrere Kostenstellen/Kontierungsobjekte aufgeteilt werden, sowohl prozentual als auch als absoluter Betrag.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.320	( ! ) Kann-Kriterium	Kreditkarten	Kreditkarten-Transaktionen werden automatisch der jeweils korrekten Spesenart zugeordnet.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			2			2
TOP 1	1.330	( ! ) Kann-Kriterium	Kreditkarten	Hochgeladene bzw. erfasste Belege werden automatisch den zugehörigen Kreditkartentransaktionen und den passenden Spesenarten zugeordnet.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			2			2
TOP 1	1.340	(!!!) Muss-Kriterium	Kreditkarten	Bei Kreditkartentransaktionen wird der verwendete Währungskurs vom angebundenen Kreditkartenanbieter automatisch übermittelt und im System für die Ausgabe hinterlegt.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.350	( ! ) Kann-Kriterium	Kreditkarten	Der ermittelte Währungskurs kann vom Reisenden bei Bedarf angepasst werden, sofern dies regelkonform ist.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			1			1
TOP 1	1.360	(!!!) Muss-Kriterium	Mobile App	Es steht eine native Mobile App (iOS), mindestens für die Betriebssysteme iOS in der jeweils aktuellen, unterstützten Version zur Verfügung. Für mobile Endgeräte bietet der Anbieter eine native Mobile App sowie alternativ den Zugriff über einen Web-Browser.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.370	(!!!) Muss-Kriterium	Mobile App	Die mobile App unterstützt vor allem die Kernprozesse (Abrechnung Erstellen, Einreichen, Genehmigen, Belegerfassung) analog zur Web-Anwendung. Etwaige Einschränkungen bzw. Abweichungen zur Web-/Browser-Version sind klar definiert und dokumentiert.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.380	( ! ) Kann-Kriterium	Mobile App	In der mobilen App aufgenommene Belege werden automatisch erkannt und einer Spesenart sowie einer passenden Abrechnung zugeordnet.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			2			2
TOP 1	1.390	( ! ) Kann-Kriterium	Mobile App	Die automatische Erkennung von Belegen in der mobilen App steht mindestens in den Sprachen Deutsch (DE) und Englisch (EN) zur Verfügung.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			2			2
TOP 1	1.400	( ! ) Kann-Kriterium	Mobile App	Belege können per E-Mail an das System weitergeleitet werden und werden anschließend automatisch einer passenden Abrechnung zugeordnet.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			2			2
TOP 1	1.410	( ! ) Kann-Kriterium	Mobile App	Der Einsatz der mobilen App auf privaten Mobilgeräten kann unterbunden bzw. technisch eingeschränkt werden (z. B. durch MDM/Container-Lösungen oder Gerätefreigabelisten).	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			2			2
TOP 1	1.420	( ! ) Kann-Kriterium	Mobile App	Benutzerprofile können direkt in der mobilen App angezeigt und (gemäß Berechtigungskonzept) aktualisiert werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			1			1
TOP 1	1.430	( ! ) Kann-Kriterium	Mobile App	Assistenzen können ihre jeweiligen Funktionen (z. B. Erfassung, Bearbeitung, Freigabe von Abrechnungen für andere Nutzer) auch in der mobilen App wahrnehmen.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			1			1
TOP 1	1.440	( ! ) Kann-Kriterium	Prüfung	Der Anbieter kann einen (externen) Prüfservice zur Verfügung stellen.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			2			2
TOP 1	1.450	(!!!) Muss-Kriterium	Prüfung	Prüfregeln müssen stichprobenweise und basierend auf verschiedenen Kriterien aufgesetzt und angewendet werden. (z.B. 10% aller Abrechnungen unter 10.-)	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.460	( ! ) Kann-Kriterium	Prüfung	Es wird ein Katalog von bewährten Prüfregeln zur Verfügung gestellt. Diese können auf unterschiedlichen Ebenen (global, national, organisatorisch, einzelne MA) angewendet werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			1			1
TOP 1	1.470	( ! ) Kann-Kriterium	Steuern	Das System unterstützt die Benutzer bei der Geltendmachung von Umsatzsteuer-Rückforderungen in Deutschland und – soweit möglich – im Ausland, vor allem in der EU und in der Schweiz (z. B. durch Kennzeichnung erstattungsfähiger Beträge, Exportformate, Integrationen).	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			1			1
TOP 1	1.480	(!!!) Muss-Kriterium	Steuern	Die Software unterstützt die Aufteilung in steuerfreie und steuerpflichtige Beträge für die Weiterverarbeitung in SAP-Systemen	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.490	(!!!) Muss-Kriterium	Währungen	Beträge können in der Originalwährung (Fremdwährung) eingegeben werden. Beträge in ausländischer Währung werden automatisch in die Abrechnungswährung umgerechnet. Beschreiben Sie, woher und wie regelmäßig die Umrechnungskurse bezogen werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.500	( ! ) Kann-Kriterium	Währungen	Die Software hat für Währnungsumrechnungen im Standard den EZB-Referenzkurs am Tag der Ausgabe zu verwenden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			3			3
TOP 1	1.510	( ! ) Kann-Kriterium	Währungen	Umrechnungskurse können tagesaktuell aus dem angebundenen ERP-System (Middleware) automatisiert eingespielt bzw. geladen werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			2			2
TOP 1	1.520	(!!!) Muss-Kriterium	Währungen	Bei Zahlungen mit privater Kreditkarte können Auslandsentgelte und Bankspesen gesondert erfasst und in der Abrechnung entsprechend berücksichtigt (z. B. als eigene Spesenart oder Zuschlag) werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.530	(!!!) Muss-Kriterium	Webanwendung	Die Software ist über eine Webanwendung / einen Webclient für alle Endanwender nutzbar, ohne dass die Installation eines Clients auf dem Arbeitsplatz notwendig ist. Der Aufruf und die Nutzung der Webanwendung muss über den Microsoft Edge Browser möglich sein.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.540	(!!!) Muss-Kriterium	Webanwendung	Belegbilder können sowohl im Browser als auch in der mobilen App hochgeladen und der jeweils ausgewählten Abrechnung zugewiesen werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
Darstellung / Browserunabhängigkeit / Endgeräte, Usability und Barrierefreiheit	1.550										9
TOP 1	1.560	(!!!) Muss-Kriterium	Abrechnung	Es muss jederzeit für Benutzer der Status einer Abrechnung ersichtlich sein, z.B. Abgesendet, genehmigt, freigegeben für Bezahlung, Ausgezahlt etc.. Diese Statusinformationen gehen durch den kompletten Prozess.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.570	( ! ) Kann-Kriterium	Abrechnung	Für die Anwender gibt es beim Erstellen von Abrechnungen in der UI eine kontextbezogene Hilfe über Texte oder Informationen, die auch durch AG bezogenen Inhalte ergänzt werden können, bereitgestellt werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			2			2
TOP 1	1.580	(!!!) Muss-Kriterium	Abrechnung	Eine Suche soll alle Abrechnungen eines Benutzers in einer Ergebnisliste darstellen. Die Ergebnisdarstellung soll filterbar und sortierbar sein (z.B. nach Zeitraum, Status etc.). Neben einer allgemeinen Suche sollen auch definierbare Suchkriterien (wie z. B. nach Abrechnungsnummer, Titel etc.) eine Suche einschränken können.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.590	( ! ) Kann-Kriterium	Allgemein	Das Corporate Design des AG kann umgesetzt werden. Dies betrifft z. B. Farbgebung, Schriftart, Schriftgrößen.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			1			1
TOP 1	1.600	(!!!) Muss-Kriterium	Allgemein	Das Unternehmenslogo muss auf der Startseite (nach erfolgreichem Login) für alle Benutzer sichtbar hinterlegt werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.610	(!!!) Muss-Kriterium	Allgemein	Die Software muss barrierefrei gemäß den Vorgaben der folgenden Regelwerke (eine Zertifizierung ist nicht erforderlich) ausgestaltet sein: •BITV 2.0 (derzeit § 12a Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung)	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.620	( ! ) Kann-Kriterium	Allgemein	Bei hinterlegten Listen (z.B. Kontierungsobjekten) sollen charaktersensitiv automatisch die korrekten Treffer ausgewählt werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			1			1
TOP 1	1.630	(!!!) Muss-Kriterium	Allgemein	Eingaben in Felder müssen vor der Speicherung validiert werden. Eingaben müssen mindestens auf folgende Aspekte geprüft werden: I.) Typen (numerisch, alphanumerisch) II.) Feldlänge III.) Zulässige Zeichen Der Anwender erhält bei Verstoß gegen die Eingabevalidierung einen entsprechenden Hinweis. Bei fehlerhaften Eingaben kann der Vorgang nicht weiterprozessiert werden, Speichern des aktuellen Arbeitsstandes muss aber möglich sein.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.640	( ! ) Kann-Kriterium	Allgemein	Ein Teil der Einstiegsseite soll für alle Anwender standardisiert und damit einheitlich sein. Die Ausgestaltung dieser festgelegten Teile/Module obliegt dem Administrator des AGs.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			1			1
TOP 1	1.650	( ! ) Kann-Kriterium	Allgemein	Jeder Anwender soll darüber hinaus seine persönliche Einstellung im Profil speichern können, z.B. Sprache, Datums-, Währungsformate, Einstiegsseite etc.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			1			1
TOP 1	1.660	( ! ) Kann-Kriterium	Allgemein	Es steht eine KI-gestützte Chatbot-Funktion zur Verfügung, die Anwender bei Support-Anfragen, der Erfassung von Ausgaben/Belegen sowie bei der Prozessführung (z. B. durch Vorschläge und Schritt-für-Schritt-Unterstützung) unterstützt.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			2			2
TOP 1	1.670	(!!!) Muss-Kriterium	Sprache	Die Anwenderoberfläche muss in deutscher und englischer Sprache zur Verfügung stehen. Die Sprache kann durch den Anwender ausgewählt werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.680	( ! ) Kann-Kriterium	Sprache	Listen Sie weitere verfügbaren Systemsprachen auf.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			1			1
Konfiguration											24
TOP 1	1.690	(!!!) Muss-Kriterium	Abrechnung	Es muss möglich sein, kundenspezifische Formulare (z. B. für den Abrechnungskopf und die einzelnen Ausgaben) zu erstellen.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.700	(!!!) Muss-Kriterium	Abrechnung	Es gibt die Möglichkeit in verschiedenen Formularen (Ausgaben, Abrechnungskopf) Felder als Pflichtfelder zu deklarieren. Generell müssen die Pflichtfelder für den Anwender eindeutig erkennbar sein. Wenn Pflichtfelder nicht ausgefüllt sind, erscheint eine Fehlermeldung.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.710	(!!!) Muss-Kriterium	Abrechnung	Die Software unterstützt für allgemeine Einstellungen in Formularen und kundeneigene Felder folgende Optionen in der Benutzeroberfläche: •\tPflicht- / Kann-Felder •\tEingabe- / Anzeige-Felder •\tFreitextfelder inkl. Links / Hinweisfenster •\tAnkreuzfelder	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.720	( ! ) Kann-Kriterium	Abrechnung	Die maximale Anzahl der möglichen kundenspezifischen Felder in Formularen ist im System definiert und konfigurierbar. Geben Sie die Anzahl von kundenspezifischen Zusatzfeldern an.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			2			2
TOP 1	1.730	( ! ) Kann-Kriterium	Abrechnung	Ausgaben müssen auch monatsweise (innerhalb einer Abrechnung) berechnet und bewilligt werden können.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			1			1
TOP 1	1.740	(!!!) Muss-Kriterium	Abrechnung	Spesenarten können Ausgabe-Kategorien zugeordnet werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.750	(!!!) Muss-Kriterium	Abrechnung	Private Auslagen müssen durch den Benutzer in einer Abrechnung als solche markiert werden und für die Auszahlung ausgeschlossen werden, z.B bei Nutzung der persönlichen Corporate Card.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.760	(!!!) Muss-Kriterium	Allgemein	Ländervorlage, vor allem die Deutschen gesetzlichen Regelungen (inkl. Tagespauschalen, Steuerkonfiguration und Länderspezifika), werden durch den Anbieter aktuell gehalten; die Vollständigkeit und Aktualität der Inhalte muss sichergestellt sein.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.770	( ! ) Kann-Kriterium	Allgemein	Der Anbieter stellt einen klar definierten Prozess zur Beauftragung von Änderungen/Anpassungen in der Konfiguration der Software zur Verfügung und verfügt über ein transparentes Preismodell für diese Leistungen. Beschreiben Sie den Prozess.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			2			2
TOP 1	1.780	(!!!) Muss-Kriterium	Allgemein	Das System ermöglicht die Erfassung unterschiedlicher Zahlarten (z.B. bar, Kreditkarte, Firmenkarte etc.) und deren Auswertung.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.790	( ! ) Kann-Kriterium	Allgemein	Im System gibt es pro Benutzer eine Übersichtsseite, auf der alle abgelehnten, genehmigten und nicht versendeten Reisekostenabrechnungen des Benutzers angezeigt werden; diese Übersicht kann je Mitarbeiter und – sofern berechtigt – auch mitarbeiterübergreifend dargestellt werden. Der Benutzer kann auf dieser Seite anhand von verschiedenen Kriterien nach Abrechnungen filtern.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			2			2
TOP 1	1.800	( ! ) Kann-Kriterium	Allgemein	Benutzer können den letzten eigenen gültigen Login-Zeitpunkt einsehen.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			1			1
TOP 1	1.810	( ! ) Kann-Kriterium	Allgemein	Zusatzinformationen (z.B. Links zu Intranet-/Wiki-Seiten, Hinweise) können im Tool prominent und in Abhängigkeit der Organisationseinheit / des Landes des Benutzers angezeigt werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			1			1
TOP 1	1.820	(!!!) Muss-Kriterium	Allgemein	Grundsätzlich muss das System eine Möglichkeit bieten, Änderungen hinsichtlich Konfigurationen und Vorlagen (z. B. E-Mail-Vorlagen, Hinweistexte etc.) im Self-Service durch fachliche oder technische Poweruser durchzuführen.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.830	( ! ) Kann-Kriterium	Allgemein	Die Übertragung von AG Customizing über Umgebungen hinweg wird durch einen automatisierten technischen Prozess unterstützt.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			2			2
TOP 1	1.840	( ! ) Kann-Kriterium	Belegmanagement	Im Falle des Verlustes eines Originalbelegs kann der Benutzer im System einen digitalen Eigenbeleg erstellen und verwenden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			2			2
TOP 1	1.850	( ! ) Kann-Kriterium	Belegmanagement	Die Vorlage für das Eigenbeleg-Formular kann konfiguriert bzw. an die Anforderungen der Organisation angepasst werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			2			2
TOP 1	1.860	(!!!) Muss-Kriterium	Finanzbuchhaltung	Die Zuordnung der Spesenarten zu Aufwandskonten erfolgt regelbasiert und ist konfigurierbar (z. B. Mapping-Tabelle je Spesenart, Land, Gesellschaft).	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.870	(!!!) Muss-Kriterium	Pauschalen	Bei Tagespauschalen müssen Abzüge (z.B. für erhaltene Mahlzeiten) erfasst und in der Berechnung berücksichtigt werden können.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.880	(!!!) Muss-Kriterium	Pauschalen	Es müssen kundenspezifische Pauschalen für Verpflegung, Übernachtung und Fahrkilometer hinterlegt und gepflegt werden können.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.890	(!!!) Muss-Kriterium	Pauschalen	Für Reiseverläufe für die Berechnung von Tagespauschalen können mehrere unterschiedliche Reiseziele/Zielorte bzw. Zwischenstopps erfasst und in der Berechnung berücksichtigt werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.900	(!!!) Muss-Kriterium	Pauschalen	Unterbrechungszeiträume (z.B. private Verlängerungen) können erfasst und bei der Pauschalen-Berechnung entsprechend berücksichtigt werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.910	( ! ) Kann-Kriterium	Pauschalen	Die Parameter, die Einfluss auf die Pauschalen-Berechnung haben (z.B. Dauer, Land, Organisation, Reisezweck), sind transparent dokumentiert und konfigurierbar.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			2			2
TOP 1	1.920	( ! ) Kann-Kriterium	Pauschalen	Fahrkilometer werden mithilfe eines Kartendienstes (z.B. Google Maps oder vergleichbar) berechnet; die berechneten Kilometer können bei Bedarf angepasst werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			1			1
TOP 1	1.930	(!!!) Muss-Kriterium	Pauschalen	Bei Verpflegungspauschalen müssen steuerfreie und steuerpflichtige Anteile automatisch berechnet und entsprechend ausgewiesen werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.940	( ! ) Kann-Kriterium	Pauschalen	Das System berücksichtigt automatisch, dass der Weg zur regulären Arbeitsstätte nicht als Reisekosten abgerechnet werden kann.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			2			2
TOP 1	1.950	(!!!) Muss-Kriterium	Spesenarten	Spesenarten können in Abhängigkeit von Land und Organisationseinheit des Benutzers definiert und verwendet werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.960	(!!!) Muss-Kriterium	Spesenarten	Spesenarten können im System erstellt, geändert, gelöscht, kopiert und zusammengefasst werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.970	(!!!) Muss-Kriterium	Sprache	Die im System hinterlegten Standard-Übersetzungen (z.B. von Hinweistexten) sind mindestens in Deutscher und Englischer Sprache konfigurierbar; Übersetzungen können durch kundenspezifische Texte ersetzt werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.980	(!!!) Muss-Kriterium	Steuern	Die gültigen Mehrwertsteuersätze werden vom System pro Ausgabe/Spesenart automatisch und in Abhängigkeit vom Land erkannt und berechnet.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.990	(!!!) Muss-Kriterium	Steuern	Im Rahmen definierter Berechtigungen kann das Mehrwertsteuerkennzeichen bzw. den Mehrwertsteuersatz einer Ausgabe geändert werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.100	(!!!) Muss-Kriterium	Steuern	Mehrwertsteuerkennzeichen können in Abhängigkeit von Land und Organisation des Benutzers hinterlegt und zugeordnet werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.101	( ! ) Kann-Kriterium	Steuern	Das System unterstützt bei Hotelbelegen die Erfassung und steuerlich korrekte Behandlung der Bettensteuer/City Tax.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			2			2
TOP 1	1.102	(!!!) Muss-Kriterium	Unternehmensstruktur	Die Unternehmenshierarchie kann im System so abgebildet werden, dass zwischen unterschiedlichen Organisationen (z.B. mit unterschiedlichen Richtlinien) unterschieden werden kann.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.103	( ! ) Kann-Kriterium	Unternehmensstruktur	Die Unternehmensstruktur kann als Hierarchie modelliert werden, in der Einstellungen vererbt werden; allgemeine Einstellungen können auf übergeordneter Ebene vorgenommen werden, während individuelle Einstellungen bzw. Unterschiede in untergeordneten Organisationen gepflegt werden können.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			2			2
Workflow											19
TOP 1	1.104	(!!!) Muss-Kriterium	Abrechnung	Alle wichtigen Änderungen über - Abrechnungsprozess - Prüfung - Genehmigung - sonstige Änderungen sollen über eine Email-Benachrichtigung an den Reisenden oder die Assistenz(falls beteiligt) gehen	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.105	(!!!) Muss-Kriterium	Abrechnung	Das System ermöglicht automatische Genehmigungen für nicht-reisebezogene Ausgaben (z. B. Bewirtungsanträge, Geschenke) gemäß vordefinierten Regeln.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.106	(!!!) Muss-Kriterium	Allgemein	Das System unterstützt eine workflowbasierte E‑Mail-Benachrichtigung und Erinnerung aller beteiligten Benutzer (Reisende, Genehmigende, Prüfstelle etc.), diese können kundenspezifisch angepasst werden. Die Anwender haben die Möglichkeit Benachrichtigungen abzubestellen.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.107	( ! ) Kann-Kriterium	Allgemein	Benutzer werden systemseitig automatisiert am Ende der Geschäftsreise sowie in konfigurierbaren, benutzerdefinierten Intervallen an die Erstellung und Absendung von Abrechnungen erinnert.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			2			2
TOP 1	1.108	(!!!) Muss-Kriterium	Allgemein	Genehmigende erhalten automatische Erinnerungen für noch ausstehende Genehmigungen, sofern Vorgänge nicht innerhalb eines definierten Zeitraums bearbeitet wurden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.109	(!!!) Muss-Kriterium	Benutzer	Genehmigende können über eine Schnittstelle (z. B. zu HR- oder Organisationssystemen) zugeordnet und aktualisiert werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.110	(!!!) Muss-Kriterium	Prüfung	Die Prüfstelle kann im Falle einer Ablehnung oder bei Korrekturbedarf einen Freitextkommentar erfassen, der automatisch in die entsprechende E‑Mail-Benachrichtigung an den Ersteller der Abrechnung übernommen wird.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.111	( ! ) Kann-Kriterium	Prüfung	Prüfer erhalten automatische Benachrichtigungen, sobald neue Abrechnungen zur Prüfung vorliegen.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			2			2
TOP 1	1.112	( ! ) Kann-Kriterium	Prüfung	Abrechnungen können zeilenweise geprüft und genehmigt werden; einzelne Positionen können freigegeben, abgelehnt oder zur Überarbeitung zurückgegeben werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			1			1
TOP 1	1.113	( ! ) Kann-Kriterium	Prüfung	Das System erkennt potenzielle Fehler oder Betrugsversuche (z. B. doppelt eingereichte Belege, KI-generierte/manipulierte Belege) automatisch, markiert diese und stellt sie der Prüfung bzw. Compliance-Funktion zur weiteren Bewertung bereit.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			2			2
TOP 1	1.114	(!!!) Muss-Kriterium	Workflow	Das System bietet Möglichkeiten, abhängig von der Reiseart (z. B. Geschäftsreise, Bewirtung, Inland, Ausland, eintägig, mehrtägig etc.) unterschiedliche Genehmigungswege und -rollen abbilden zu können.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.115	( ! ) Kann-Kriterium	Workflow	Es steht ein zentraler „Genehmigungseingang“ (z. B. Genehmigungs-Inbox) zur Verfügung, in dem Genehmigende alle ihnen zugewiesenen Vorgänge gebündelt einsehen.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			2			2
TOP 1	1.116	( ! ) Kann-Kriterium	Workflow	Im zentralen Genehmigungseingang ist eine Mehrfachbearbeitung bzw. Sammel-Genehmigung mehrerer Abrechnungen per Mehrfachauswahl möglich.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			1			1
TOP 1	1.117	(!!!) Muss-Kriterium	Workflow	Abrechnungen können im Entwurfsstatus gespeichert und zu einem späteren Zeitpunkt weiterbearbeitet und eingereicht werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.118	(!!!) Muss-Kriterium	Workflow	Das System unterstützt die Einrichtung zwei- und mehrstufiger Genehmigungen (mehrere Freigabestufen mit unterschiedlichen Rollen/Rechten).	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.119	(!!!) Muss-Kriterium	Workflow	Die Software unterstützt die Erstellung, Verwaltung und Nutzung vordefinierter Workflows mit einer frei konfigurierbaren Anzahl von Schritten (Templates/Vorlagen/Muster-Workflows).	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.120	( ! ) Kann-Kriterium	Workflow	Die Software unterstützt sowohl automatische als auch manuell angestoßene Workflows und sendet dabei konfigurierbare E‑Mail-Benachrichtigungen an die jeweils betroffenen Benutzer, basierend auf konfigurierbaren Kriterien.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			2			2
TOP 1	1.121	( ! ) Kann-Kriterium	Workflow	Das System erlaubt die Konfiguration von Vorgaben bzw. Einschränkungen bei der Auswahl des Genehmigenden (z. B. Genehmigung nur durch Personen aus derselben Gesellschaft, demselben Land, Hierarchiestufe oder derselben Organisationseinheit).	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			2			2
TOP 1	1.122	( ! ) Kann-Kriterium	Workflow	Es soll möglich sein einen zusätzlichen Genehmiger für den einzelnen Vorgang an beliebiger Stelle hinzufügen zu können.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			1			1
TOP 1	1.123	( ! ) Kann-Kriterium	Workflow	Der Genehmiger soll die Möglichkeit haben, die Genehmigung an einen anderen Genehmiger weiterzuleiten.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			1			1
TOP 1	1.124	( ! ) Kann-Kriterium	Workflow	Der Workflow-Initiator soll die Möglichkeit haben den Workflow zu beenden, solange dieser nicht vollständig durch den Genehmiger abgearbeitet wurde. Dies soll er in einem Textfeld aber begründen müssen. Z. B. soll eine Abrechnung zurückgezogen werden können, weil noch eine Ausgabe oder ein Beleg nachträglich hinzugefügt werden soll.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			2			2
TOP 1	1.125	(!!!) Muss-Kriterium	Workflow	Für jeden Workflowschritt müssen Pflichtangaben und Pflicht-Dokumente definierbar sein. Das Starten des nächsten Workflow-Schritts darf erst erfolgen, wenn diese vorliegen. Ob die Angaben in den Pflichtfelder inhaltlich korrekt sind bzw. ob das richtige Dokument angehängt wurde, muss nicht systemseitig geprüft werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 1	1.126	( ! ) Kann-Kriterium	Workflow	Der Bearbeiter soll prozessbegleitend Hinweise oder Fragen innerhalb des Workflows mitgeben können.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			1			1

2 Zugangs-Nutzungsvoraussetzung

Leistungsbeschreibung 2 Zugangs-Nutzungsvoraussetzung)	Unnamed: 1	Unnamed: 2	Unnamed: 3	Unnamed: 4	Unnamed: 5	Unnamed: 6	Unnamed: 7	Unnamed: 8	Unnamed: 9	Unnamed: 10	Unnamed: 11
TOP 2		23 fachliche Bewertungskriterien (davon 9 MUSS-Kriterien hier zur Info mit aufgeführt // und 14 KANN-Kriterien, bitte hier in Spalte F bewerten)			V o m A n b i e t e r a u s z u f ü l l e n			Bewertung Punktzahl ungewichtet Absoluter Punktwert	MIN-Wert	IST-Wert	MAX-Wert
Kriteriengruppe		Bedeutung	1. Detailebene (Headline)	2. Detailebene (Beschreibung der Anforderungen)	Lösungsansatz	Anmerkungen	Modul / Lizenzbestandteil		20		100
Benutzer & Rollenverwaltung											35
TOP 2	2.10	(!!!) Muss-Kriterium	Benutzer	Benutzer müssen deaktiviert bzw. gesperrt werden können, wenn sie im zentralen Identity Providersystem der KfW System „inaktiv“ sind.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 2	2.20	( ! ) Kann-Kriterium	Benutzer	Benutzer können ihre eigenen Profile selber pflegen. Dabei können definierte Datenfelder für den Zugriff eingeschränkt werden, z.B. die Organisationszugehörigkeit sowie der Genehmigende.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			5			5
TOP 2	2.30	(!!!) Muss-Kriterium	Rollenverwaltung	In dem zentralen Identity Providersystem der KfW werden Benutzer einzelne Benutzergruppen zugeordnet. Diese Informationen müssen bei einer Anmeldung an der neuen Software ausgelesen und verarbeitet werden. Die Anbindung erfolgt über Standard-Schnittstellen zu Microsoft Entra ID. Datenobjekte: User Authentifizierung Beispieldaten: User-ID, E-Mail Filteroptionen: aktive User, gesperrte User Synchronität: Synchron, Ereignisbezogen in Echtzeit, Delta-Load	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 2	2.40	(!!!) Muss-Kriterium	Rollenverwaltung	In dem zentralen Identity Providersystem der KfW werden Benutzer einzelne Benutzergruppen zugeordnet. Diese Informationen werden über eine Schnittstelle an die Software übermittelt. Datenobjekte: User Autorisierung Beispieldaten: Entra ID-Gruppen, Filteroptionen: <Präfix für Software>_ Synchronität: Synchron, Ereignisbezogen in Echtzeit, Delta-Load	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 2	2.50	( ! ) Kann-Kriterium	Rollenverwaltung	In dem zentralen Identity Providersystem der KfW werden Benutzer einzelne Benutzergruppen zugeordnet. Diese Informationen sollen bei einer Anmeldung an der neuen Software (z. B. via Auth2.0 oder SCIM) aus Mircrosoft Entra ID ausgelesen werden und dem Benutzer automatisch entsprechende Benutzerrollen zugeordnet werden. Datenobjekte: User Autorisierung Beispieldaten: Entra ID-Gruppen, Filteroptionen: <Präfix für Software>_ Synchronität: Synchron, Ereignisbezogen in Echtzeit, Delta-Load	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			20			20
TOP 2	2.60	(!!!) Muss-Kriterium	Zugang	Der Zugang zur Software erfolgt mittels personalisierter Konten	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 2	2.70	(!!!) Muss-Kriterium	Zugang	Die Anmeldung an der Software erfolgt per Single Sign-on (SSO)	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 2	2.80	( ! ) Kann-Kriterium	Zugang	Die Anmeldung in der mobilen App erfolgt per Single Sign-on (SSO)	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			5			5
TOP 2	2.90	( ! ) Kann-Kriterium	Zugang	Die Software unterstützt Multifaktor-Authentifizierung (MFA).	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			5			5
Rechte & Rollenkonzept											65
TOP 2	2.10	( ! ) Kann-Kriterium	Assistenzfunktionen	Ein Benutzer muss die Möglichkeit haben, einen oder mehrere Assistenzen für seine Aufgaben selbst einzurichten oder die eingerichtete Assistenzregelung zu löschen. Bei der Einrichtung einer Assistenz muss geprüft werden, ob der ausgewählte Anwender über die nötige Rolle verfügt.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			5			5
TOP 2	2.11	( ! ) Kann-Kriterium	Assistenzfunktionen	Assistenzen können per Datei-Upload (z. B. Massenanlage) zugeordnet bzw. gepflegt werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			5			5
TOP 2	2.12	( ! ) Kann-Kriterium	Berechtigungen	Es muss lesende, schreibende und löschende Berechtigungen geben, die voneinander eindeutig getrennt sind. Z.B. eine lesende Rolle darf nicht Ändern können.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			5			5
TOP 2	2.13	(!!!) Muss-Kriterium	Berechtigungen	Alle Rollen und Rechte müssen innerhalb eines Mandanten geregelt werden. Es kann innerhalb eines Mandanten mehrere Organisationseinheiten geben. Berechtigungen müssen organisations- oder funktionsbezogen vergeben werden können (z.B. differenzierte Rechte für verschiedene Geschäftseinheiten).	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 2	2.14	(!!!) Muss-Kriterium	Rollenverwaltung	Es muss die Möglichkeit geben verschiedene Rollen auszuprägen. Diese können zum Beispiel wie folgt aussehen: •\tPower User: IT-& Fachbereich-seitige Konfiguration der Software •\tKfW & IPEX Mitarbeitende: Benutzer mit Erfassungsrechten •\tGenehmiger •\tPrüfer/Revision •\tSteuerfachbereich •\tSekretariate •\tMonitoring und Reporting	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 2	2.15	( ! ) Kann-Kriterium	Rollenverwaltung	Das Anpassen bestehender Rollen muss durch die KfW eigenständig möglich sein. Die Ausprägung, was eine Rolle darf, soll nur von Mitgliedern der Rolle „PowerUser“ verändert werden dürfen. Jede Veränderung muss mitprotokolliert werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			5			5
TOP 2	2.16	( ! ) Kann-Kriterium	Rollenverwaltung	Das Anlegen neuer Rollen muss durch die KfW eigenständig möglich sein. Die Ausprägung, was eine Rolle darf, soll nur von Mitgliedern der Rolle „PowerUser“ verändert werden dürfen. Jede Veränderung muss mitprotokolliert werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			5			5
TOP 2	2.17	( ! ) Kann-Kriterium	Rollenverwaltung	Einem Benutzer müssen mehrere Rollen zugeordnet werden können	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			20			20
TOP 2	2.18	(!!!) Muss-Kriterium	Vertreterregelung	Ein Benutzer muss die Möglichkeit haben, einen oder mehrere Vertreter für seine Aufgaben selbst einzurichten oder die eingerichtete Vertreterregelung zu löschen. Bei der Einrichtung einer Vertretung muss geprüft werden, ob der ausgewählte Anwender über die nötige Rolle verfügt, z.B. Genehmigung.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 2	2.19	( ! ) Kann-Kriterium	Vertreterregelung	Bei der Einrichtung einer Vertretung soll geprüft werden, ob der ausgewählte Benutzer über die nötigen Rechte verfügt. Die damit zugewiesenen Rechte sollen aber nicht an die Vertreter des Vertreters vererbt werden. Beispiel: Person B ist Vertreter von Person A. Person C ist Vertreter von Person B. Person C darf keine Rechte für die Vertretung von Person A erhalten, nur weil er Vertreter von Person B ist.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			5			5
TOP 2	2.20	( ! ) Kann-Kriterium	Vertreterregelung	Es soll für Vertretende möglich sein, ihren Vertretungszeitraum zeitlich einrichten zu können z. B. Vertretung beginnt am / Vertretung endet am (für Urlaubsabwesenheiten).	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			5			5
TOP 2	2.21	( ! ) Kann-Kriterium	Vertreterregelung	Wenn ein Benutzer seine Vertreter einrichtet, soll er die Möglichkeit haben diese für verschiedene Aufgaben einzurichten z. B. "kann meine Abrechnungen sehen" oder "kann meine Genehmigungen durchführen".	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			5			5
TOP 2	2.22	( ! ) Kann-Kriterium	Vertreterregelung	Eine Vertretung soll zeitlich befristet hinterlegt werden können.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			5			5
E-Mail Hosting & Versand
TOP 2	2.23	(!!!) Muss-Kriterium	E-Mail Versand	Die Software muss E-Mails über fest definierte Mail-Domänen, welche Versandanforderungen des Auftragsgebers entsprechen, an die relevanten Empfänger verteilen.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)

3 Schnittstellen

Leistungsbeschreibung (Schnittstellen & Datenfluss)	Unnamed: 1	Unnamed: 2	Unnamed: 3	Unnamed: 4	Unnamed: 5	Unnamed: 6	Unnamed: 7	Unnamed: 8	Unnamed: 9	Unnamed: 10	Unnamed: 11
TOP 3		20 fachliche Bewertungskriterien (davon 14 MUSS-Kriterien hier zur Info mit aufgeführt // und 6 KANN-Kriterien, bitte hier in Spalte F bewerten)			V o m A n b i e t e r a u s z u f ü l l e n			Bewertung Punktzahl ungewichtet Absoluter Punktwert	MIN-Wert	IST-Wert	MAX-Wert
Kriteriengruppe		Bedeutung	1. Detailebene (Headline)	2. Detailebene (Beschreibung der Anforderungen)	Lösungsansatz	Anmerkungen	Modul / Lizenzbestandteil		10		100
Schnittstellen											15
TOP 3	3.10	( ! ) Kann-Kriterium	Allgemein	Das Front-End der Software dient dem Benutzer als zentraler Einstiegspunkt in den Reisekosten- und Erstattungsprozess. Von diesem zentralen Einstiegspunkt aus sollen alle Module der Software erreichbar sein. Sofern Elemente des Reisekosten- und Erstattungsprozess nicht durch die Software abgebildet werden (z. B. Reporting), müssen die dafür vorgesehenen 3rd-Party-Produkte aus dem Front-End angesteuert werden können.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			15			15
TOP 3	3.20	(!!!) Muss-Kriterium	Allgemein	3rd-Party-Produkte müssen über standardisierte APIs an das System angebunden werden. Die unterstützten Drittanbieter und deren Funktionsumfang sind dokumentiert.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 3	3.30	(!!!) Muss-Kriterium	Allgemein	Das System bietet bidirektionale Schnittstellen (z. B. Dateitransfer, Webservices, APIs) zu anderen Informationssystemen an. Die verfügbaren Integrationsarten und Zielsysteme sind dokumentiert.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 3	3.40	(!!!) Muss-Kriterium	Allgemein	Die Software unterstützt eine Delta-Synchronisation aus SAP-Systemen.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
Schnittstellen zu KfW-Systemen											10
TOP 3	3.50	(!!!) Muss-Kriterium	Abrechnung	Von der Firma bzw. zentral bezahlte (z.B. per Company Account) Ausgaben werden in einer Buchungsschnittstelle so berücksichtigt, dass es nicht zu einer Auszahlung bzw. Erstattung an den Mitarbeitenden kommt.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 3	3.60	(!!!) Muss-Kriterium	Abrechnung	Die Buchungsschnittstelle wird durch eine Statusänderung im Prozess (z. B. Abschluss/Freigabe der Abrechnung) automatisiert angestoßen.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 3	3.70	(!!!) Muss-Kriterium	Abrechnung	Die Software ist in der Lage mindestens folgende Reisedetails an die SAP-Systemen der KfW (mittels SAP PI oder SAP CI) zu übertragen: - Belege (auch in gängigen E-Rechnungsformaten) - Kreditkartenbelege - Verpflegungspauschalen - Übernachtungspauschalen - Kilometerpauschalen - kundenspezifische Pauschalen - Verbuchung und Auszahlung - Überzahlungen, Besteuerung - Digitalisierte Abbilder der Belege (Digitalisate)	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 3	3.80	(!!!) Muss-Kriterium	Stammdaten	Mitarbeiterinformationen inkl. Vorgesetzter, zugeordneter Organisationseinheit und Kostenstelle müssen von den SAP-Systemen der KfW (mittels SAP PI oder SAP CI) per verschlüsselter API oder mindestens verschlüsseltem SFTP empfangen werden können. Synchronität: Asynchron, 1 Mal täglich, Delta-Load	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 3	3.90	( ! ) Kann-Kriterium	Stammdaten	Der Wertebereich für Personalnummern und Stammkostenstellen kann kundenspezifisch eingeschränkt bzw. konfiguriert werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			10			10
TOP 3	3.10	(!!!) Muss-Kriterium	Stammdaten	In der Schnittstelle sind mindestens folgende Felder enthalten: - Name des Mitarbeitenden - Anrede - E-Mail-Adresse - Stamm-Kostenstelle - Personalnummer	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 3	3.11	(!!!) Muss-Kriterium	Stammdaten	Die Organisationsstruktur der KfW, Verantwortlichkeiten von Organisationseinheiten müssen von den SAP-Systemen der KfW (mittels SAP PI oder SAP CI) per verschlüsselter API oder mindestens verschlüsseltem SFTP empfangen werden können. Synchronität: Asynchron, 1 Mal täglich, Delta-Load	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 3	3.12	(!!!) Muss-Kriterium	Stammdaten	Kostenstellen, Verantwortlichkeiten von Kostenstellen müssen von den SAP-Systemen der KfW (mittels SAP PI oder SAP CI) per verschlüsselter API oder mindestens verschlüsseltem SFTP empfangen werden können. Synchronität: Asynchron, 1 Mal täglich, Delta-Load	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
Schnittstellen zu Third-Party-Systemen											75
TOP 3	3.13	(!!!) Muss-Kriterium	Belegmanagement	Die Software muss den Empfang und die Verarbeitung von (E-)Rechnungen/Belegen von HRS Pay via verschlüsselter API oder mindestens verschlüsseltem SFTP gewährleisten.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 3	3.14	( ! ) Kann-Kriterium	Belegmanagement	Die Software kann (E-)Rechnungen/Belege von weiteren Providern wie bspw. Deutschen Bahn, Mietwagenanbietern etc. empfangen und verarbeiten. Dafür muss die Software den Empfang via verschlüsselter API oder mindestens verschlüsseltem SFTP gewährleisten.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			25			25
TOP 3	3.15	( ! ) Kann-Kriterium	Buchungsdaten	Die Software kann über eine Schnittstelle Buchungsdaten aus dem Amadeus Cytric Portal empfangen. Dafür muss die Software den Empfang der Buchungsdaten via verschlüsselter API oder mindestens verschlüsseltem SFTP gewährleisten.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			25			25
TOP 3	3.16	(!!!) Muss-Kriterium	Kreditkarten	Kreditkarten Transaktionen müssen von SEB Kort Bank AB (ehe. Airplus) per verschlüsselter API oder mindestens verschlüsseltem SFTP in das System übermittelt werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 3	3.17	(!!!) Muss-Kriterium	Kreditkarten	Die Integration folgender SEB Kort Bank AB (ehe. Airplus) Kreditkartentypen für die Transaktionsübermittlung wird unterstützt: - IBIP (individual billed, individuall payed) - CBCP (company billed, company payed)	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 3	3.18	(!!!) Muss-Kriterium	Kreditkarten	Das System importiert alle für die Abrechnung relevanten Kreditkartendaten (z. B. Buchungsdatum, Umsatzdatum, Händler, Betrag, Währung, Kartentyp etc.) und für nachgelagerte Prozesse (z. B. Prüfung, Accounting, Reporting, Compliance-Auswertungen) in geeigneter Form zur Verfügung gestellt. Soweit vom Anbieter bereitgestellt, werden auch Umsatzsteuerinformationen/Umsatzsteuerkennzeichen übernommen.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 3	3.19	( ! ) Kann-Kriterium	Kreditkarten	Das System ermöglicht eine automatische Kontenzuordnung der Transaktionen in der Finanzbuchhaltung. Der Prozess ist so ausgelegt, dass bestehende Anbieter (z. B. AirPlus Reisestellenkarten, Corporate Cards) sowie ein späterer Anbieterwechsel ohne grundlegende Systemanpassung unterstützt werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			20			20
TOP 3	3.20	( ! ) Kann-Kriterium	Kreditkarten	Das System unterstützt die Integration von Procurement Cards (P‑Cards) und deren Abbildung im Kreditkarten- bzw. Abrechnungsprozess.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			5			5

4 Betrieb der Software

Leistungsbeschreibung (Betrieb der Software)	Unnamed: 1	Unnamed: 2	Unnamed: 3	Unnamed: 4	Unnamed: 5	Unnamed: 6	Unnamed: 7	Unnamed: 8	Unnamed: 9	Unnamed: 10	Unnamed: 11
TOP 4		6 fachliche Bewertungskriterien (davon 6 MUSS-Kriterien hier zur Info mit aufgeführt // und 0 KANN-Kriterien, bitte hier in Spalte F bewerten)			V o m A n b i e t e r a u s z u f ü l l e n			Bewertung Punktzahl ungewichtet Absoluter Punktwert	MIN-Wert	IST-Wert	MAX-Wert
Kriteriengruppe		Bedeutung	1. Detailebene (Headline)	2. Detailebene (Beschreibung der Anforderungen)	Lösungsansatz	Anmerkungen	Modul / Lizenzbestandteil
Betrieb der Software
TOP 4	4.1	(!!!) Muss-Kriterium	Datenschutz	Die Software und der Betrieb des Systems erfüllen die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 4	4.2	(!!!) Muss-Kriterium	Kundenanforderungen	Kundenanforderungen können in den Produktaktualisierungsprozess eingebracht werden. Der Anbieter verfügt über einen definierten Prozess (z. B. Feature-Request, Roadmap-Abstimmung).	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 4	4.3	(!!!) Muss-Kriterium	Umgebungen	Der Auftragnehmer gewährleistet die Bereitstellung eines separaten Testsystems.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 4	4.4	(!!!) Muss-Kriterium	Umgebungen	Das Testsystem ist so zu betreiben, dass dort Customizings, neue Features, Updates etc. abgenommen und in das Produktivsystem transferiert werden können.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 4	4.5	(!!!) Muss-Kriterium	Umgebungen	Der Auftragnehmer gewährleistet, dass der Betrieb mit 500 gleichzeitigen Nuztern die geforderten Performanceanforderungen erfüllt.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 4	4.6	(!!!) Muss-Kriterium	Umgebungen	Es besteht die Möglichkeit, ein separates Entwicklungs-/Entwurfssystem (DEV-System) zu betreiben.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)

5 Physische Sicherheit

Leistungsbeschreibung (Physische Sicherheit)	Unnamed: 1	Unnamed: 2	Unnamed: 3	Unnamed: 4	Unnamed: 5	Unnamed: 6	Unnamed: 7	Unnamed: 8	Unnamed: 9	Unnamed: 10	Unnamed: 11
TOP 5		9 fachliche Bewertungskriterien (davon 9 MUSS-Kriterien hier zur Info mit aufgeführt // und 0 KANN-Kriterien, bitte hier in Spalte F bewerten)			V o m A n b i e t e r a u s z u f ü l l e n			Bewertung Punktzahl ungewichtet Absoluter Punktwert	MIN-Wert	IST-Wert	MAX-Wert
Kriteriengruppe		Bedeutung	1. Detailebene (Headline)	2. Detailebene (Beschreibung der Anforderungen)	Lösungsansatz	Anmerkungen	Modul / Lizenzbestandteil
Serverstandorte
TOP 5	5.10	(!!!) Muss-Kriterium	Datensicherheit	Die Server des Systems befinden sich im Gebiet der Bundesrepublik Deutschland, in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum haben oder in Staaten, für die ein gültiger Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vorliegt. Die Standortländer der Server sind transparent auszuweisen.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 5	5.20	(!!!) Muss-Kriterium	Datensicherheit	Es liegt ein IT-Betriebskonzept vor, das in einer geeigneten Fassung (z. B. Auszug, Übersicht) frei bzw. für Kunden verfügbar ist.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
Update & Releasemanamgement
TOP 5	5.30	(!!!) Muss-Kriterium	Updates	Aktualisierungen können zeitnah und kontrolliert eingespielt werden; Deployment-Fenster und Update-Mechanismen sind geregelt und dokumentiert.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 5	5.40	(!!!) Muss-Kriterium	Updates	Versionshinweise (Release Notes) werden mit einem angemessenen Vorlauf, vor Einspielen der Aktualisierungen, zur Verfügung gestellt.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 5	5.50	(!!!) Muss-Kriterium	Updates	Die spezifischen Softwarekonfigurationen des Auftraggebers (Customizing-& Einstellungen) und fachlichen Dateninhalte dürfen durch das Einspielen von neuen Versionsständen nicht überschrieben werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 5	5.60	(!!!) Muss-Kriterium	Updates	Der Anbieter stellt eine für Kunden zugängliche Roadmap bzw. Feature-Release-Strategie zur Verfügung und informiert regelmäßig und nachvollziehbar über Produktneuerungen.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
Update & Releasemanamgement
TOP 5	5.70	(!!!) Muss-Kriterium	Datensicherung	Für das System ist ein Tool bzw. eine Lösung zur automatischen und fortlaufenden Datensicherung im Einsatz, sodass ein potenzieller Datenverlust im Fehlerfall oder bei einem Restore vermieden wird.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 5	5.80	(!!!) Muss-Kriterium	Datensicherung	Das System ermöglicht die Erstellung eines vollständigen Datenabzugs (z. B. bei einem System-/Anwendungswechsel), der alle relevanten Stammdaten, Bewegungsdaten und Konfigurationen umfasst.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 5	5.90	(!!!) Muss-Kriterium	Datensicherung	Im Fehlerfall steht ein definierter Prozess zur Datenwiederherstellung bereit. Die Dauer der Datenwiederherstellung liegt innerhalb eines vereinbarten Zeitrahmens (RTO), der vertraglich bzw. dokumentiert festgelegt ist.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
KI
TOP 5	5.10	(!!!) Muss-Kriterium	KI	Der Auftragnehmer ergreift geeignete technische und/oder organisatorische Maßnahmen, um die Ausgabe gewalttätiger, verdeckt gefährlicher oder anderweitig unsicherer Inhalte bzw. Sprache zu erkennen, zu unterbinden und auf ein vertretbares Restrisiko zu begrenzen (z.B. Filtermechanismen). Er weist die Wirksamkeit der Maßnahmen durch geeignete Sicherheits- und Robustheitstests nach.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 5	5.11	(!!!) Muss-Kriterium	KI	Soweit im Rahmen des Trainings oder Retrainings der für die KfW bereitgestellten KI-Systeme/-Modelle rechtlich zulässig vertrauliche Informationen der Unternehmen des KfW-Konzerns oder sonstige schutzwürdige Daten genutzt werden, beschränkt der Auftragnehmer Art, Umfang und Dauer der Speicherung dieser Informationen auf das zur Erfüllung des vereinbarten Trainingszwecks erforderliche Maß, sofern diese vertraulichen Informationen nicht dauerhaft zum Training benötigt werden. Der Auftragnehmer gewährleistet, dass hierfür ein geeignetes Lösch- und Aufbewahrungskonzept besteht und umgesetzt wird. Möglichkeiten zur Anonymisierung und Pseudonymisierung der verwendeten vertraulichen Informationen sind auszuschöpfen, soweit dies technisch machbar ist und keinen unverhältnismäßigen Aufwand erfordert.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 5	5.12	(!!!) Muss-Kriterium	KI	Der Auftragnehmer konzipiert und betreibt die der KfW bereitgestellten KI-Modelle so, dass außerhalb des definierten Nutzungszwecks des jeweiligen KI-Modell-Einsatzes keine Rückschlüsse auf individuelle Personen möglich sind.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)

6 Monitoring und Reporting

Leistungsbeschreibung (Monitoring & Reporting)	Unnamed: 1	Unnamed: 2	Unnamed: 3	Unnamed: 4	Unnamed: 5	Unnamed: 6	Unnamed: 7	Unnamed: 8	Unnamed: 9	Unnamed: 10	Unnamed: 11
TOP 6		19 fachliche Bewertungskriterien (davon 12 MUSS-Kriterien hier zur Info mit aufgeführt // und 7 KANN-Kriterien, bitte hier in Spalte F bewerten)			V o m A n b i e t e r a u s z u f ü l l e n			Bewertung Punktzahl ungewichtet Absoluter Punktwert	MIN-Wert	IST-Wert	MAX-Wert
Kriteriengruppe		Bedeutung	1. Detailebene (Headline)	2. Detailebene (Beschreibung der Anforderungen)	Lösungsansatz	Anmerkungen	Modul / Lizenzbestandteil		0		100
Monitoring											30
TOP 6	6.10	(!!!) Muss-Kriterium	Monitoring	Im Rahmen des operativen Arbeitens mit der Software werden Änderungen an a. Datenobjekten (Feldinhalte an Stamm- und Bewegungsdaten, Inhalte aus Kommentarfeldern), b. Konfigurationseinstellungen, c. Prozesse / Regeln / Workflows nachvollziehbar und revisionssicher protokolliert.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 6	6.20	(!!!) Muss-Kriterium	Monitoring	Änderungen (z.B. an Profilen, der Administration oder im Verlauf von Abrechnungen) werden im System protokolliert und sind für berechtigte Benutzer, z.B. PowerUser, einsehbar.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 6	6.30	(!!!) Muss-Kriterium	Monitoring	Die Software erzeugt neben Warnungen und Fehlermeldungen sonstige verarbeitungsrelevante Systemmeldungen (z. B. erfolgreicher Abschluss eines Verarbeitungsschrittes) und protokolliert diese in LogDateien.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 6	6.40	( ! ) Kann-Kriterium	Monitoring	Die LogDateien werden dem AG zur Verfügung gestellt oder sind im System einsehbar. Zudem wird eine Dokumentation zu allen Warnungen, Meldungen und Fehlerhinweisen mit ergänzenden Hinweisen und Erläuterungen zur Verfügung gestellt	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			15			15
TOP 6	6.50	( ! ) Kann-Kriterium	Monitoring	Bei Fehlern in der Verarbeitung an Schnittestellen oder während des Datenimports werden hinterlegte Anwender oder Gruppen per E-Mail oder per Alert von der Software informiert.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			15			15
TOP 6	6.60	(!!!) Muss-Kriterium	Monitoring	Der Anbieter stellt regelmäßige Auswertungen bzw. Berichte zur Systemverfügbarkeit (Uptime-Statistiken, SLAs) bereit.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 6	6.70	(!!!) Muss-Kriterium	Monitoring	Die Software muss eine revisionssichere und GoBD-konforme Dokumentation der Reisekosten- und Spesenprozesse ermöglichen. Änderungen an Abrechnungen und Stammdaten sowie Genehmigungen und Genehmigungstexte müssen nachvollziehbar und auditierbar sein, sodass sowohl interne als auch externe Prüfungen (Revision, Steuerprüfung, Betriebsprüfungen) effizient unterstützt werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
Reporting											70
TOP 6	6.80	(!!!) Muss-Kriterium	Reporting	Ein integriertes Reporting steht zur Verfügung, mit dem alle abrechnungsbezogenen Vorgänge und Daten ausgewertet werden können (u. a. Kostenstellen, Mitarbeitende, Beträge, Spesenarten, Pauschalen, Reiseziele, Mehrwertsteuer).	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 6	6.90	(!!!) Muss-Kriterium	Reporting	Der Anbieter stellt ein Set an Standard-Reports ohne zusätzliche Kosten zur Verfügung. Dies umfasst mindestens folgende Reports: •\tÜbersicht aller eingereichten Reisekosten bzw. Abrechnungen mit Status (z.B. eingereicht, geprüft, genehmigt, ausgezahlt) •\tAbrechnungen pro Mitarbeiter: Aufschlüsselung der Reisekostenerstattungen je Mitarbeiter innerhalb eines Zeitraums •\tKostenartenbericht: Übersicht der Ausgaben nach Kategorien/Spesenarten wie Fahrtkosten, Unterkunft, Verpflegung, Sonstige etc. •\tSummen- und Trendberichte: Entwicklung der Reisekosten im Zeitverlauf •\tAnalysen für Compliance- oder Steuerprüfungen (z.B. im Rahmen von Betriebsprüfungen) •\tKombinationen von verschiedenen Kriterien und Daten	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 6	6.10	(!!!) Muss-Kriterium	Reporting	Reports können gemäß der Unternehmensstruktur bis auf die Ebene einzelner Mitarbeitender heruntergebrochen werden (z. B. gesamter Konzern, einzelne Gesellschaften, Organisationseinheiten, bestimmte Mitarbeitende).	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 6	6.11	(!!!) Muss-Kriterium	Reporting	Reports können mindestens in den Formaten Excel, CSV und PDF heruntergeladen werden. Die Ausgabeform muss vom Anwender auswählbar sein.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 6	6.12	( ! ) Kann-Kriterium	Reporting	Reports können periodisch geplant und automatisiert per E-Mail an einen oder mehrere definierte Empfänger verteilt werden (Reporting-Bursting).	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			15			15
TOP 6	6.13	( ! ) Kann-Kriterium	Reporting	Es ist ein Standard-Report verfügbar, der steuerfreie und steuerpflichtige Pauschalen sowie relevante Belegarten (z. B. Reinigung) ausweist und zur Weiterverarbeitung an die Personalabrechnung übergeben werden kann.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			15			15
TOP 6	6.14	(!!!) Muss-Kriterium	Reporting	Kundenspezifische Reports für Abrechnungs- und Auswertungszwecke können durch den Auftraggeber eigenständig und rollenbasiert erstellt und im System für regelmäßige Nutzung gespeichert werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 6	6.15	(!!!) Muss-Kriterium	Reporting	Alle Daten müssen grundsätzlich in Echtzeit für das Reporting zur Verfügung stehen. Werden Daten über Schnittstellen bereitgestellt, ist die Verfügbarkeit abhängig von der Häufigkeit der Datenübertragung (s. Schnittstellen). Alle Daten müssen aber auch als historische Daten zur Verfügung stehen und ausgewertet werden können.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 6	6.16	( ! ) Kann-Kriterium	Reporting	Anwender können innerhalb eines vom Auftraggeber definierten Rahmens und der hinterlegten Berechtigungseinschränkung (z. B. nur Teamleiter o. ä.) eigene Reports erstellen. Das angezeigte Ergebnis ist abhängig von den vorhandenen Berechtigungen (z. B. Kostenstellenverantwortung).	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			15			15
TOP 6	6.17	( ! ) Kann-Kriterium	Reporting	Eine grafische Darstellung des Reportergebnisses (z. B. Torten-, Säulen- oder Linien-Diagramme) soll möglich sein.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			10			10
TOP 6	6.18	(!!!) Muss-Kriterium	Reporting	Abrechnungen mit privaten Reiseanteilen müssen entsprechend markiert werden können und auswertbar sein.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN		0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 6	6.19	( ! ) Kann-Kriterium	Reporting	Reports werden vom Anwender ausgeführt und können im Anschluss an eine/mehrere hinterlegte E-Mail-Adressen (Adressaten oder Funktionspostfächern) zugesandt werden. Auch hinterlegte Team/Gruppen können angesprochen werden.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			15			15

7 Service Desk und Servicezeit

Leistungsbeschreibung (Service Desk und Servicezeit)	Unnamed: 1	Unnamed: 2	Unnamed: 3	Unnamed: 4	Unnamed: 5	Unnamed: 6	Unnamed: 7	Unnamed: 8	Unnamed: 9	Unnamed: 10	Unnamed: 11
TOP 7		6 fachliche Bewertungskriterien (davon 4 MUSS-Kriterien hier zur Info mit aufgeführt // und 2 KANN-Kriterien, bitte hier in Spalte F bewerten)			V o m A n b i e t e r a u s z u f ü l l e n			Bewertung Punktzahl ungewichtet Absoluter Punktwert	MIN-Wert	IST-Wert	MAX-Wert
Kriteriengruppe		Bedeutung	1. Detailebene (Headline)	2. Detailebene (Beschreibung der Anforderungen)	Lösungsansatz	Anmerkungen	Modul / Lizenzbestandteil		0		100
Service Desk und Servicezeit											100
TOP 7	7.1	(!!!) Muss-Kriterium	User Support	Der Anbieter stellt ein strukturiertes Support-Modell mit klare definierten Supportstufen, Eskalationswegen und Servicezeiten bereit. Dieses umfasst sowohl den technischen (z.B. bei Störungen) als auch den PowerUser Support (z. B. Konfigurationsanpassungen).	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 7	7.2	( ! ) Kann-Kriterium	User Support	Der Anbieter stellt ein strukturiertes End-User Support-Modell mit klare definierten Supportstufen, Eskalationswegen und Servicezeiten bereit. Bitte beschreiben Sie die Leistungen in Spalte G.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			70			70
TOP 7	7.3	(!!!) Muss-Kriterium	User Support	Der Support wird mindestens in den Sprachen Deutsch und Englisch angeboten	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 7	7.4	( ! ) Kann-Kriterium	User Support	Weitere Sprachen des Support sind optional möglich. Sprachen bitte benennen.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN			30			30
TOP 7	7.5	(!!!) Muss-Kriterium	User Support	Die Servicezeit umfasst Arbeitstage von Montag bis Freitag im Zeitfenster (08:00–17:00 Uhr).	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)
TOP 7	7.6	(!!!) Muss-Kriterium	User Support	Anwender-Support wird unter Einhaltung des DSGVO zur Verfügung gestellt; insbesondere ist der Umgang mit personenbezogenen Daten im Support-Prozess geregelt.	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	0	0	obligatorisch (MUSS-Kriterium)

Data

Unnamed: 1	Unnamed: 3	Unnamed: 5	Unnamed: 6



Bedeutung
(!!!) Muss-Kriterium
( ! ) Kann-Kriterium




		Implementierungs-Setting
	Skala	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN
	(!!!) BITTE AUSWAHL TREFFEN	a) ja, ist im Standard enthalten (100%)	1.0
	Ja	b) ja, ist auf Roadmap und wird bis Teststart im Standard enthalten sein (90%)	0.9
	Nein	c) ja, wird durch Customizing bis Teststart bereitgestellt (80%)	0.8
		d) ja, wird durch SW-Entwicklung bis Teststart bereitgestellt (50%)	0.5
		e) nein, kann so nicht angeboten werden (0%)	0.0

Anlage B.1_Wertungsmatrix Kriterienkatalog_Antwortvorlage.xlsx

Übersicht

MUSS-Kriterien

1 Funktionale Anforderungen

2 Zugangs-Nutzungsvoraussetzung

3 Schnittstellen

4 Betrieb der Software

5 Physische Sicherheit

6 Monitoring und Reporting

7 Service Desk und Servicezeit

Data