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Rahmenvertrag für Konzeption, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen

Status
Vergeben
Angebotsfrist
14.04.2025, 12:00 (Europe/Berlin)
Geschätzter Auftragswert
Nicht angegeben
Lose
1
Auftraggeber
Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;Profil ansehen
Erfüllungsregion
Bayern, Deutschland
Verfahren
Verhandlungsverfahren mit Aufruf
Auftragsart
Dienstleistung · Rahmenvereinbarung
Veröffentlicht
12.03.2025
Bekanntmachungsnummer
160468-2025
Verfahrensnummer
21a043e4-07c2-4e05-8d01-0f167b191de5
CPV-Codes
79952000 · Event-Organisation

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Kurzbeschreibung

Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. sucht einen Dienstleister für die Konzeption, Planung, Organisation und Durchführung repräsentativer, öffentlicher und interner Veranstaltungen im Präsenz-, Hybrid- oder Digitalformat. Vorgesehen ist ein auf Abruf nutzbarer Rahmenvertrag mit einem Wirtschaftsteilnehmer für vollständige Veranstaltungen oder einzelne Teilleistungen; die Jahresversammlung ist ausgeschlossen. Der Auftraggeber hat seinen Sitz in München (Region DE212), die Angebotsfrist endet am 14. April 2025 um 10:00 Uhr UTC.

KI-Zusammenfassung · Maßgeblich ist die Originalbekanntmachung.

Leistungsbeschreibung

Die MPG hat Bedarf an einem kompetenten und erfahrenen Anbieter für die Konzeption, Planung und Durchführung von repräsentativen oder öffentlichen oder internen Veranstaltungen verschiedenster Art im Präsenz-, Hybrid- oder Digitalformat. Vergabegegenstand dieses Vergabeverfahrens ist daher ein Abrufrahmenvertrag mit einem Wirtschaftsteilnehmer für die Konzeption, Organisation und Durchführung von MPG-Veranstaltungen oder Teilleistungen hierfür. Die Jahresversammlung ist hiervon ausgenommen. Vor diesem Hintergrund erfolgt dieses Vergabeverfahren mit dem Ziel, einen Auftragnehmer zu finden, der auf Abruf aus der entsprechenden Rahmenvereinbarung den Auftraggeber bei der Organisation von Veranstaltungen unterstützt.

Leistungen nach Losen (1)

  • LOT-0000 · RV Veranstaltungsagentur

    Die MPG hat Bedarf an einem kompetenten und erfahrenen Anbieter für die Konzeption, Planung und Durchführung von repräsentativen oder öffentlichen oder internen Veranstaltungen verschiedenster Art im Präsenz-, Hybrid- oder Digitalformat. Vergabegegenstand dieses Vergabeverfahrens ist daher ein Rahmenvertrag mit einem Wirtschaftsteilnehmer für die Konzeption, Organisation und Durchführung von MPG-Veranstaltungen oder Teilleistungen hierfür. Die Jahresversammlung ist hiervon ausgenommen. Vor diesem Hintergrund erfolgt dieses Vergabeverfahren mit dem Ziel, einen Auftragnehmer zu finden, der auf Abruf aus der entsprechenden Rahmenvereinbarung den Auftraggeber bei der Organisation von Veranstaltungen unterstützt. Der Leistungsumfang setzt sich aus folgenden Leistungskomponenten zusammen: -- • Erstellung eines Konzeptes für die inhaltliche und organisatorische Ausgestaltung der jeweiligen Veranstaltung, sei es Präsenz, Hybrid oder digital, ausgerichtet auf die jeweilige(n) Zielgruppe(n) -- • Recherche und Buchung entsprechender Räumlichkeiten im gesamten Bundesgebiet sowie im europäischen Ausland (z.B. Italien oder Brüssel); vorzugsweise sollen Veranstaltungen allerdings im MPG-eigenen Harnack-Haus in Berlin-Dahlem stattfinden -- • Organisation von Technik, Catering, sonstiger Ausstattung unter Berücksichtigung nachhaltiger Richtlinien -- • Bereitstellung eines modernen zweisprachigen digitalen Einladungsmanagements (siehe oben) bzw. Nutzung des vorhandenen Systems auf Basis der Learning Management System Funktion von SAP Successfactors. -- • Erstellung eines Konzeptes für begleitende Werbe- und Marketingmaßnahmen zugeschnitten auf die jeweiligen Zielgruppen sowie dessen Umsetzung -- • Erledigung anfallender grafischer Arbeiten in Übereinstimmung mit dem Corporate Design der MPG, bei Bedarf auch abweichend, für digitale und analoge zweisprachige Einladungs-/Veranstaltungsbegleitende Materialien bzw. Veranstaltungs-App -- • Recherche, Buchung und Betreuung von geeigneten Moderatoren -- • Recherche, Organisation und Betreuung künstlerischer Auftritte -- • Buchung eine*r Fotograf*in nach Vorgaben des Auftraggebers -- • Recherche und Organisation von nachhaltigen GiveAways -- • Planung, Organisation und Kontrolle gegebenenfalls benötigter Transfers oder Busshuttles -- • Planung, Engagement und Betreuung von zusätzlich notwendigem Personal (Sanitäter, Sicherheit, Hostessen (letztere bei Bedarf nach dem Kriterium "divers" ausgewählt) etc.) -- • Recherche und Buchung von Kinderbetreuung -- • Recherche und Organisation von Rahmenprogrammen und Pausenfüllern (z.B. bei digitalen Veranstaltungen) -- • Planung, Vorbereitung und Betreuung der gesamten Technik und Regieführung vor Ort -- • Bei Bedarf Beauftragung von Unterauftragnehmern -- • Veranstaltungsbetreuung vor Ort -- • Budgeterstellung und Abrechnung der jeweiligen Veranstaltung -- Abrufberechtigt aus den Rahmenvereinbarungen ist die Generalverwaltung der Max-Planck-Gesellschaft e.V. -- Schätzmenge -- Das geschätzte Gesamtauftragsvolumen dieser Vergabemaßnahme über die maximal mögliche Vertragslaufzeit beträgt insgesamt bis zu 40 Veranstaltungen (Schätzmenge). -- Höchstmenge -- Aus der RV können insgesamt höchstens 60 Veranstaltungen über die maximal mögliche Vertragslaufzeit abgerufen werden (Höchstmenge). -- Mindestabnahmemenge -- Aus der RV werden während der Basis-Vertragslaufzeit mindestens 2 Veranstaltungen angerufen (Mindestabnahme)

Anforderungen an deinen Betrieb

Es gelten insbesondere die Bestimmungen §§ 123 und 124 GWB sowie die entsprechenden Ausführungen in den Vergabeunterlagen. Der Auftraggeber behält sich vor, im Rahmen des gemäß § 56 Abs. 2 und 3 VgV Zulässigen fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen binnen einer angemessenen Frist nachzufordern.

Wie wird das Angebot bewertet?

LOT-0000 · RV Veranstaltungsagentur

nach UfAB (Z=L/P)
100 %

Vergabeunterlagen

Keine abgerufenen Dateien hinterlegt. Ein abgeschlossener Abruf ist nicht dokumentiert.

Anforderungen

Es gelten insbesondere die Bestimmungen §§ 123 und 124 GWB sowie die entsprechenden Ausführungen in den Vergabeunterlagen. Der Auftraggeber behält sich vor, im Rahmen des gemäß § 56 Abs. 2 und 3 VgV Zulässigen fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen binnen einer angemessenen Frist nachzufordern.

Änderungen und Bieterfragen

1 Eintrag
  1. 04.09.2025VergabebekanntmachungBekanntmachung 578077-2025
Vergleichbare Verfahren284vergeben oder Frist abgelaufen
Mit erfasstem Zuschlag249 verschiedene Auftragnehmer
ZuschlagssummeMedian
Zuschlag zu SchätzwertMedian, 53 Vergaben

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Frist in den letzten 12 Monaten abgelaufen, nach Ähnlichkeit
Titel
Rahmenvertrag für Mitarbeiterbefragungen an über 80 EinrichtungenMax-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;München, Deutschland03.02.20261,9 Mio. €
Rahmenvereinbarung für sachverständige Beratungsleistungen im Bau- und VertragsmanagementMax-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;München, Deutschland02.06.2026 -
Full-Service-Marketing für die Max Planck SchoolsMax-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. GeneralverwaltungMünchen, Deutschland05.03.20261,1 Mio. €
Externe Reisekostenabrechnung für Dienstreisen im In- und AuslandMax-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;München, Deutschland24.03.2026 -
Rahmenvertrag für Planung und Durchführung von Fachkongressen für die SozialwirtschaftBayerisches Staatsministerium für Familie, Arbeit und SozialesMünchen, Deutschland03.08.2026 -
Agenturleistungen für Konzeption, Organisation und Durchführung einer JahrestagungFraunhofer-Gesellschaft - Einkauf B12München, Deutschland19.06.2026 -
Rahmenvertrag für Planung, Organisation und Umsetzung von VeranstaltungenSächsische StaatskanzleiDresden, Deutschland13.04.20263,9 Mio. €
Rahmenvereinbarung für IT-Dienstleistungen zur Prozess-, Projekt- und BetriebsunterstützungMax Planck Information and Technology (MaxIT)München, Deutschland31.07.2026 -

Wer gewinnt solche Vergaben?

Die 300 inhaltlich ähnlichsten Verfahren im erfassten Bestand
Trend
BABMW AGMünchen7006.12.20220,01 €stabil
BABechtle AGNeckarsulm2214.01.202611,8 Mio. €steigend
KAKPMG AG WirtschaftsprüfungsgesellschaftBerlin2109.07.20251,4 Mio. €fallend
BTBärlin Team Eventdesign GmbHBerlin2014.08.20265,4 Mio. €steigend
GEGATE Eventmanagement & Veranstaltungstechnik GmbHBerlin2007.04.20262,7 Mio. €stabil
IDIngenieurgemeinschaft Dess+Falk GmbHNürnberg2022.12.2025 - steigend
IIISW Ingenieur GmbH Schmidt & WillmesArnsberg2022.10.2025660 Tsd. €steigend
IIintecplan integrierte technische Planung GmbHDüsseldorf2025.09.20250,01 €steigend
TETAS Emotional Marketing GmbHEssen2012.06.20241,6 Mio. €stabil
GGgreenstorming GmbHBerlin2028.05.2024751 Tsd. €stabil

Wer schreibt solche Vergaben aus?

Regionen: Bayern (104) · Berlin (64) · Nordrhein-Westfalen (31) · Hessen (14) · Baden-Württemberg (14) · Niedersachsen (11)

Laufende Rahmenverträge

Bayern
  • Organisation von Veranstaltungen für ein Start-up-InkubationsprogrammIHK Akademie München und Oberbayern gGmbHMax-Planck-Innovation GmbHMünchen, Deutschland
    11.11.2024noch 27 Monate31.12.2028
    Neuausschreibung erwartet ca. Q3 2028 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Dienstleistungen zur technischen, organisatorischen und personellen Unterstützung der StadionbewirtschaftungDavor Aparac DienstleistungenArena Regensburg - Regiebetrieb der Stadt RegensburgRegensburg, Deutschland
    359 Tsd. €
    27.05.2026noch 33 Monate30.06.2029
    Neuausschreibung erwartet ca. Q4 2028 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet

Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;

Aktiv seit 2023 · 49 Verfahren
Profil öffnen
Verfahren pro Jahr17Ø seit 2023
Ø Auftragswert–geschätzt, laut Bekanntmachung
VergebenVerfahren mit Zuschlag
RahmenverträgeAnteil an Verfahren
Verfahren je Woche · 49 seit 2023Spitze KW 4 · 2024 · 2

Leistungsbereiche

Top 5 nach Verfahren

Erfüllungsorte

nach Verfahren

Bisherige Auftragnehmer

Zuschläge dieses Auftraggebers, alle Leistungsbereiche
BABechtle AG414.01.202614,6 Mio. €
MGMicrostaxx GmbH329.05.202417,5 Mio. €
NOnetgo Ost GmbH211.08.20269,8 Mio. €
WGWavestone Germany AG207.10.2025 -
NGNTT Germany AG & Co. KG229.05.202412,5 Mio. €
MNmagellan netzwerke GmbH229.05.202412,5 Mio. €
ECEY Consulting GmbH101.09.2026 -
DGDeloitte GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft118.08.20261,4 Mio. €

Laufende Rahmenverträge

nach voraussichtlichem Vertragsende
  • Beratung und Projektunterstützung bei der Umstellung auf SAP S/4HANAGrant Thornton AGMax-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;München, Deutschland
    05.06.2024noch 21 Monate05.06.2028
    Neuausschreibung erwartet ca. Q4 2027 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Audit- und Kostenprüfungsleistungen für EU-Forschungs- und FörderprojekteForvis Mazars GmbH & Co. KGMax-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;München, Deutschland
    769 Tsd. €
    31.07.2024noch 24 Monate30.09.2028
    Neuausschreibung erwartet ca. Q1 2028 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Netzwerkkomponenten, Online-Shop und InstandhaltungsleistungenBechtle AG +5 weitereMax-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;München, Deutschland
    27,5 Mio. €
    22.11.2023noch 26 Monate28.11.2028
    Neuausschreibung erwartet ca. Q2 2028 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • WLAN-Komponenten, Online-Shop und Instandhaltungsleistungen im RahmenvertragBechtle AG +4 weitereMax-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;München, Deutschland
    17,5 Mio. €
    15.11.2023noch 26 Monate28.11.2028
    Neuausschreibung erwartet ca. Q2 2028 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Managementberatung und Energieeffizienznetzwerke für Energiemanagement nach DIN EN ISO 50001Forschungsgesellschaft für Energiewirtschaft mbH (FfE)Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;München, Deutschland
    23.12.2024noch 27 Monate31.12.2028
    Neuausschreibung erwartet ca. Q3 2028 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Druck, Versand und Anzeigenverwaltung für die Zeitschriften der Max-Planck-GesellschaftVogel Druck und Medienservice GmbHMax-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;München, Deutschland
    10.12.2024noch 27 Monate31.12.2028
    Neuausschreibung erwartet ca. Q3 2028 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Full-Service-Miete und Betrieb von Abteilungsdruckern mit Online-Shop und ServiceleistungenACP TEKAEF GmbHMax-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;München, Deutschland
    0,01 €
    22.02.2024noch 29 Monate22.02.2029
    Neuausschreibung erwartet ca. Q3 2028 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Rahmenvertrag für Mitarbeiterbefragungen an über 80 EinrichtungenAuftragnehmer nicht veröffentlichtMax-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;München, Deutschland
    1,9 Mio. €
    13.01.2026noch 31 Monate14.04.2029
    Neuausschreibung erwartet ca. Q4 2028 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Druck, Konfektionierung und Versand der MAX-HefteKern GmbHMax-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;München, Deutschland
    30.04.2025noch 31 Monate30.04.2029
    Neuausschreibung erwartet ca. Q4 2028 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Speditions- und Umzugsdienstleistungen für Möbel, Akten und IT-GeräteSchindlauer Umzüge & Logistik GmbHMax-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;München, Deutschland
    450 Tsd. €
    25.04.2024noch 31 Monate30.04.2029
    Neuausschreibung erwartet ca. Q4 2028 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet

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neueste zuerst · Zuschlagsempfänger, wo veröffentlicht
03.09.2026Neuimplementierung von SAP S/4HANA für Finanzwesen, Controlling und BeschaffungVergebenECEY Consulting GmbH -
04.08.2026Rahmenvereinbarung für baubetriebliche und technische SachverständigenleistungenVergebenPCprb Consult GmbH & Co. KG +1 weitere -
08.07.2026Migration und Betrieb einer neuen Identity-Management-Lösung (IAM)VergebenIPIPG -
07.07.2026Stromversorgung von 76 Standorten mit Schwerpunkt ÖkostromOffen - -
25.06.2026Betriebsunterstützung und Migrationsbegleitung für das Content-Management-System FionaVergebenJDJustRelate Deutschland GmbH -
17.06.2026Gruppen-Unfall-, Expeditions- und StrahlenunfallversicherungVergebenBBBüchner Barella Versicherungsdienst GmbH -
05.06.2026Outsourcing der Reisekostenabrechnung und DienstreiseverwaltungVergebenPPPhoenix Payroll- & IT-Services GmbH -
01.06.2026Einrichtung eines Dynamischen Beschaffungssystems (DBS) für diverse SachbedarfeOffen - -
28.05.2026Rahmenvertrag für Mitarbeiterbefragungen und GefährdungsbeurteilungenVergebenPGPRIOTAS GmbH -
18.05.2026Rahmenvereinbarung für Kfz-Leasing und FuhrparkdienstleistungenOffen - -
13.05.2026Gekühlte IT-Racksysteme einschließlich Zubehör, Service und ergänzender DienstleistungenVergebenNOnetgo Ost GmbH +1 weitere12 Mio. €
04.05.2026Rahmenvereinbarung für sachverständige Beratungsleistungen im Bau- und VertragsmanagementOffen - -
29.04.2026Gruppen-Unfallversicherung und Expeditionsversicherung, Gruppen-StrahlenunfallversicherungOffen - -
24.04.2026Identity-Management-System: Migration, Weiterentwicklung und BetriebOffen - -
21.04.2026CMS-Dienstleistungen für Max-Planck-GesellschaftOffen - -
25.02.2026Externe Reisekostenabrechnung für Dienstreisen im In- und AuslandVergeben - -
19.01.2026Beschaffung von Hochleistungsrechnern für Simulationen und künstliche IntelligenzVergebenPDpro-com DATENSYSTEME GmbH29,1 Mio. €
19.01.2026Jahresabschlussprüfungen und Rechnungslegungsberatung 2027–2030VergebenDGDeloitte GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft1,4 Mio. €
13.01.2026Rahmenvertrag für Mitarbeiterbefragungen an über 80 EinrichtungenVergeben - 1,9 Mio. €
30.10.2025Rahmenvereinbarungen für Monitore verschiedener Hersteller mit ServiceleistungenVergebenBABechtle AG +2 weitere6 Mio. €
22.07.2025Fachliche Beratung zur Weiterentwicklung eines digitalen VertragsmanagementsystemsVergebenKAKPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft1,7 Mio. €
16.07.2025Rahmenvereinbarung für EDV-Verbrauchsmaterial mit Online-Shop und LieferungVergebenHGHorn GmbH -
09.07.2025Implementierung von SAP SuccessFactors und Change-Management-BeratungVergebenPPPwC PricewaterhouseCoopers GmbH Wirtschaftsgesellschaft GmbH +1 weitere -
07.07.2025Unterstützungsleistungen für SAP Business Warehouse (BW/4HANA)VergebenWGWavestone Germany AG -
10.06.2025Rahmenvereinbarungen für Führungs- und KarrierecoachingOffen - 3,7 Mio. €

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