Fachliche Beratung zur Weiterentwicklung eines digitalen Vertragsmanagementsystems

Status
Vergeben
Angebotsfrist
Nicht angegeben
Geschätzter Auftragswert
Nicht angegeben
Lose
1
Auftraggeber
Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;Profil ansehen
Erfüllungsregion
Bayern, Deutschland
Verfahren
Verhandlungsverfahren ohne Aufruf
Auftragsart
Dienstleistung · Rahmenvereinbarung
Veröffentlicht
22.07.2025
Bekanntmachungsnummer
477347-2025
Verfahrensnummer
73f4c4e2-c8d5-4904-a064-a2500ef42d75
CPV-Codes
79994000 · Vertragsverwaltung

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Kurzbeschreibung

Die Generalverwaltung der Max-Planck-Gesellschaft in München sucht fachliche Beratungsleistungen zur Weiterentwicklung ihres digitalen Vertragsmanagementsystems (VMS), das an rund 80 Instituten eingesetzt wird. Der Leistungsumfang umfasst unter anderem die Optimierung von Vertragsprozessen, fachliche und technische Konzeption, Qualitätssicherung, Veränderungsmanagement sowie die Vorbereitung und Begleitung der Einbindung von Bausteinen künstlicher Intelligenz; Unterstützung, Schulungen und Support sind nur ausnahmsweise vorgesehen, IT-Beratung ist ausgeschlossen. Der Vertrag beginnt mit der Zuschlagserteilung und läuft zunächst 24 Monate, mit einer Option auf bis zu zwei Verlängerungen von jeweils zwölf Monaten, also maximal 48 Monate.

KI-Zusammenfassung · Maßgeblich ist die Originalbekanntmachung.

Leistungsbeschreibung

Der Auftraggeber (AG) betreibt ein digitales Vertragsmanagementsystem (VMS). Der Rollout an ca. 80 Instituten des AG ist abgeschlossen, der Dauerbetrieb ist seit geraumer Zeit etabliert. Das System bildet neben einer revisionssicheren Vertragsablage mit Fristenmanagement die Darstellung eines differenzierten Vertragserstellungsprozesses ab. Es ermöglicht die Erstellung von Vertragsvorlagen mittels des Tools Xential. Der Auftraggeber beabsichtigt die Vergabe von fachlichen Beratungsleistungen zur Fortentwicklung im Rahmen der bestehenden VMS-Landschaft. Die Beratung umfasst beispielsweise das Überprüfen des Systems auf Verbesserungspotentiale, die Begleitung der Weiterentwicklung von Vertragsprozessen und -spezifika inklusive agiler fachlicher und technischer Konzeptionierung, Qualitätssicherung der Umsetzung, MPG-weiter Bereitstellung, sowie Unterstützung beim Veränderungsmanagement. Einen wesentlichen Punkt der zu erbringenden Leistung wird die konzeptionelle Vorbereitung und Begleitung der Einbindung von KI-Bausteinen in das VMS darstellen, insbesondere um das Tool noch nutzerfreundlicher zu gestalten. Im Ausnahmefall, zum Beispiel bei einem personellen Engpass des Auftraggebers, umfasst die vom Rahmenvertrag umfasste Beratung auch die Anwenderunterstützung (Support) für die Nutzerinnen und Nutzer, das Durchführen von Schulungen oder sonstige Service- oder Unterstützungsleistungen des Auftraggebers zur Anwendung des VMS im Regelbetrieb. IT-Beratung ist nicht umfasst.

Leistungen nach Losen (1)

  • LOT-0000 · RV Fachliche Beratung Weiterentwicklung VMS

    Der Vertrags- und Leistungsbeginn erfolgt mit Zuschlagserteilung. Die Vertragslaufzeit beträgt maximal vier (4) Jahre (48 Monate). Die Vertragslaufzeit ist in die mit Zuschlagserteilung beginnende 24-monatige "Basis-Vertragslaufzeit" sowie die sich daran ggf. anschließende "Optionslaufzeit" von weiteren maximal zweimal jeweils 12 Monaten unterteilt. Auf der Grundlage der Erfahrungen des Auftraggebers aus den letzten Jahren und unter Berücksichtigung der zu erwartenden Entwicklungen in den kommenden Jahren wird das Auftragsvolumen auf insgesamt ca. 1.500.000 EUR netto (Schätzwert) über die gesamte Vertragslaufzeit geschätzt. Aus der Rahmenvereinbarung können insgesamt höchstens 1.700.000,00 EUR netto über die maximal mögliche Vertragslaufzeit abgerufen werden (Höchstwert). Es besteht keine (Mindest-)Abnahme- oder (Mindest-)Bestellverpflichtung des Auftraggebers. § 132 GWB bleibt unberührt.

Wie wird das Angebot bewertet?

LOT-0000 · RV Fachliche Beratung Weiterentwicklung VMS

nach UfAb (Z=L/P)
100 %

Vergabeunterlagen

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Änderungen und Bieterfragen

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Vergleichbare Verfahren277vergeben oder Frist abgelaufen
Mit erfasstem Zuschlag306 verschiedene Auftragnehmer
ZuschlagssummeMedian
Zuschlag zu SchätzwertMedian, 67 Vergaben

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Wer gewinnt solche Vergaben?

Die 300 inhaltlich ähnlichsten Verfahren im erfassten Bestand
Trend
BABechtle AGNeckarsulm4329.06.202617 Mio. €steigend
WGWavestone Germany AGMünchen2207.10.2025 - stabil
MGMicrostaxx GmbHMünchen2222.11.202322,5 Mio. €stabil
BGBearingPoint GmbHFrankfurt2017.08.202676 Mio. €steigend
ASadesso SEDortmund2009.06.2026136,8 Mio. €steigend
CSCONET Solutions GmbHBonn2004.06.20261,4 Mio. €steigend
CDCapgemini Deutschland GmbHKöln2022.05.2026134,5 Mio. €steigend
KAKPMG AG WirtschaftsprüfungsgesellschaftBerlin2001.04.20261,1 Mio. €stabil
AGAccenture GmbHKronberg2001.04.2026 - steigend
RIRMN Ingenieure GmbHHamburg2006.11.20250,505 €steigend

Wer schreibt solche Vergaben aus?

Regionen: Bayern (125) · Nordrhein-Westfalen (30) · Berlin (27) · Hessen (20) · Baden-Württemberg (13) · Niedersachsen (9)

Laufende Rahmenverträge

bundesweit
  • Rahmenvertrag zur Begleitung von Vergabeverfahren nach der VergabeverordnungAuftragnehmer nicht veröffentlichtStaatliches Baumanagement Region Nord-WestBad Iburg, Deutschland
    240 Tsd. €
    05.02.2026noch 6 Monate31.03.2027
    Neuausschreibung erwartet ca. Q3 2026 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Dienstleistungen für Beschaffung, Bestandsverwaltung, Logistik und VertragsmanagementCOMDOK GmbHFriedrich-Naumann-Stiftung für die FreiheitPotsdam, Deutschland
    -1 €
    23.05.2025noch 32 Monate23.05.2029
    Neuausschreibung erwartet ca. Q4 2028 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet

Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;

Aktiv seit 2023 · 49 Verfahren
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Verfahren pro Jahr17Ø seit 2023
Ø Auftragswertgeschätzt, laut Bekanntmachung
VergebenVerfahren mit Zuschlag
RahmenverträgeAnteil an Verfahren
Verfahren je Woche · 49 seit 2023Spitze KW 4 · 2024 · 2

Leistungsbereiche

Top 5 nach Verfahren

Erfüllungsorte

nach Verfahren

Bisherige Auftragnehmer

Zuschläge dieses Auftraggebers, alle Leistungsbereiche
BABechtle AG414.01.202614,6 Mio. €
MGMicrostaxx GmbH329.05.202417,5 Mio. €
NOnetgo Ost GmbH211.08.20269,8 Mio. €
WGWavestone Germany AG207.10.2025 -
NGNTT Germany AG & Co. KG229.05.202412,5 Mio. €
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ECEY Consulting GmbH101.09.2026 -
DGDeloitte GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft118.08.20261,4 Mio. €

Laufende Rahmenverträge

nach voraussichtlichem Vertragsende
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    05.06.2024noch 21 Monate05.06.2028
    Neuausschreibung erwartet ca. Q4 2027 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
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    Neuausschreibung erwartet ca. Q1 2028 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
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    27,5 Mio. €
    22.11.2023noch 26 Monate28.11.2028
    Neuausschreibung erwartet ca. Q2 2028 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • WLAN-Komponenten, Online-Shop und Instandhaltungsleistungen im RahmenvertragBechtle AG +4 weitereMax-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;München, Deutschland
    17,5 Mio. €
    15.11.2023noch 26 Monate28.11.2028
    Neuausschreibung erwartet ca. Q2 2028 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Managementberatung und Energieeffizienznetzwerke für Energiemanagement nach DIN EN ISO 50001Forschungsgesellschaft für Energiewirtschaft mbH (FfE)Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;München, Deutschland
    23.12.2024noch 27 Monate31.12.2028
    Neuausschreibung erwartet ca. Q3 2028 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Druck, Versand und Anzeigenverwaltung für die Zeitschriften der Max-Planck-GesellschaftVogel Druck und Medienservice GmbHMax-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;München, Deutschland
    10.12.2024noch 27 Monate31.12.2028
    Neuausschreibung erwartet ca. Q3 2028 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Full-Service-Miete und Betrieb von Abteilungsdruckern mit Online-Shop und ServiceleistungenACP TEKAEF GmbHMax-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;München, Deutschland
    0,01 €
    22.02.2024noch 29 Monate22.02.2029
    Neuausschreibung erwartet ca. Q3 2028 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Rahmenvertrag für Mitarbeiterbefragungen an über 80 EinrichtungenAuftragnehmer nicht veröffentlichtMax-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;München, Deutschland
    1,9 Mio. €
    13.01.2026noch 31 Monate14.04.2029
    Neuausschreibung erwartet ca. Q4 2028 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Druck, Konfektionierung und Versand der MAX-HefteKern GmbHMax-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;München, Deutschland
    30.04.2025noch 31 Monate30.04.2029
    Neuausschreibung erwartet ca. Q4 2028 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Speditions- und Umzugsdienstleistungen für Möbel, Akten und IT-GeräteSchindlauer Umzüge & Logistik GmbHMax-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;München, Deutschland
    450 Tsd. €
    25.04.2024noch 31 Monate30.04.2029
    Neuausschreibung erwartet ca. Q4 2028 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet

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22.07.2025Fachliche Beratung zur Weiterentwicklung eines digitalen VertragsmanagementsystemsVergebenKAKPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft1,7 Mio. €
16.07.2025Rahmenvereinbarung für EDV-Verbrauchsmaterial mit Online-Shop und LieferungVergebenHGHorn GmbH -
09.07.2025Implementierung von SAP SuccessFactors und Change-Management-BeratungVergebenPPPwC PricewaterhouseCoopers GmbH Wirtschaftsgesellschaft GmbH +1 weitere -
07.07.2025Unterstützungsleistungen für SAP Business Warehouse (BW/4HANA)VergebenWGWavestone Germany AG -
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