Externe Reisekostenabrechnung für Dienstreisen im In- und Ausland

Status
Vergeben
Angebotsfrist
24.03.2026, 10:00 (Europe/Berlin)
Geschätzter Auftragswert
Nicht angegeben
Lose
1
Auftraggeber
Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;Profil ansehen
Erfüllungsregion
Bayern, Deutschland
Verfahren
Offenes Verfahren
Auftragsart
Dienstleistung · Rahmenvereinbarung
Veröffentlicht
25.02.2026
Bekanntmachungsnummer
131860-2026
Verfahrensnummer
7c9fe4bd-688e-4586-b34b-b68e4665f70b
CPV-Codes
63510000 · Dienstleistungen von Reisebüros und ähnliche Dienste; 63516000 · Reiseverwaltung; 79997000 · Dienstleistungen für GeschäftsreisenMehr anzeigen

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Kurzbeschreibung

Die Generalverwaltung der Max-Planck-Gesellschaft beschafft einen Rahmenvertrag mit einem einzigen Dienstleister für die digitale, rechts- und revisionssichere Abrechnung von Dienstreisen. Zunächst sollen neben der Generalverwaltung rund 14 Institute in Deutschland teilnehmen; der geschätzte Auftragswert beträgt 1,2 Millionen Euro netto, der Höchstwert der Rahmenvereinbarung 1,35 Millionen Euro netto. Ein Pilotbetrieb ist ab dem 1. Juli 2026 geplant, der reguläre Leistungsbeginn ab dem 1. Oktober 2026; Angebote müssen bis zum 24. März 2026, 9:00 Uhr, eingereicht werden.

KI-Zusammenfassung · Maßgeblich ist die Originalbekanntmachung.

Leistungsbeschreibung

Die Mitarbeiter der MPG führen zahlreiche Dienstreisen sowohl im Inland als auch im Ausland durch. Vor diesem Hintergrund hat die Max-Planck-Gesellschaft e. V. einen regelmäßigen Bedarf an der Durchführung von Reisekostenabrechnungen. Die MPG unterliegt als Zuwendungsempfänger den Regularien des BRKG; diese sind allen Aktivitäten in dem hier relevanten Umfeld von Dienstreisen zu Grunde zu legen. Neben der Generalverwaltung planen zunächst rund 14 Institute in Deutschland, ihre Dienstreisen im In- und Ausland über den Auftragnehmer als externen Dienstleister abrechnen zu lassen. Gegenstand dieses Offenes Verfahren ist der Abschluss eines (Abruf-)Rahmenvertrags ("RV", oder "Vereinbarung") mit einem einzigen Auftragnehmer, der den Auftraggeber entlang der ganzen Reisekostenabrechnung schnell, digital, regel-, rechtssicher und revisionskonform begleitet.

Leistungen nach Losen (1)

  • LOT-0000 · RV Reisekostenabrechnung 2026

    Es wird ein Vergabeverfahren nach dem 4. Teil des GWB und der Vergabeverordnung (VgV) als OFFENES VERFAHREN durchgeführt. Geschätzter Wert ohne MwSt. (in Euro, Netto): 1.200.000,00 EUR. Höchstwert der Rahmenvereinbarung ohne MwSt. (in Euro, Netto): 1.350.000,00 EUR. Beabsichtigte Zuschlagserteilung ab 05.05.2026. Der Vertrag kommt mit der Zuschlagserteilung zustande. Implementierung mit einem Pilot-Institut ist ab 01.07.2026 geplant. Leistungsbeginn am 01.10.2026. Die Laufzeit des Vertrages beträgt ab Leistungsbeginn 48 Monate (bis 30.09.2030). Es besteht keine (Mindest-)Abnahme- oder (Mindest-)Bestellverpflichtung des Auftraggebers. § 132 GWB bleibt unberührt. Eine Aufteilung des Vergabegegenstandes in Lose erfolgt NICHT. Abrufberechtigt aus der RV (und damit Bedarfsträger) sind die Generalverwaltung ("GV") und derzeit 14 Institute und Einrichtungen der MPG: - MaxIT, München - MPI für Bildungsforschung, Berlin - MPI für Geoanthropologie, Jena - MPI für Gravitationsphysik, Potsdam-Golm - MPI für Physik des Lichts, Erlangen - MPI für Terrestrische Mikrobiologie, Marburg - MPI für Biogeochimie, Jena - MPI für Biologie inkl. Friedrich-Miescher-Laboratorium, Tübingen - MPI für Kolloid- und Grenzflächenforschung, Potsdam - MPI für Biochemie, München Martinsried - MPI für Kernphysik, Heidelberg - MPI für Verhaltensbiologie, Radolfzell/ Konstanz - MPI für Infektionsbiologie, Berlin - Evtl. das ESI als unselbstständiges MPI ab 01.01.2027 Weitere Max-Planck-Institute, die hier nicht aufgelistet sind, können nach Rücksprache mit der Stabsstelle Travel Management während der Vertragslaufzeit einsteigen. Außerdem sind die selbstständigen Einrichtungen über die Eröffnungsklausel berechtigt, Einzelverträge auf Basis der Verfahrensergebnisse abzuschließen (Bsp. Max-Planck-Innovation GmbH, München).

    Frist: 24.03.2026, 01:00 (Europe/Berlin)

Anforderungen an deinen Betrieb

Für die Vergabe des öffentlichen Auftrags werden nur Unternehmen in Betracht kommen, die geeignet und nicht in entsprechender Anwendung insbesondere der §§ 123 und 124 GWB ausgeschlossen worden sind (Vergleich zu § 122 Abs.1 GWB "Eignung"). Die Nichterfüllung bereits eines Ausschlusskriteriums wird zum Ausschluss des Angebots führen. Alle Eignungskriterien und Auftragsausführungskriterien sind ausführlich in der Anlage D.1 Eigenerklärungen Bieter genannt und erklärt. Darüber hinaus wird ggfs. die Anlage D.2 Eigenerklärungen Bietergemeinschaften verwendet.

Wie wird das Angebot bewertet?

LOT-0000 · RV Reisekostenabrechnung 2026

Einfache Richtwertmethode
50 %
Einfache Richtwertemethode
50 %

Vergabeunterlagen

Keine abgerufenen Dateien hinterlegt. Ein abgeschlossener Abruf ist nicht dokumentiert.

Anforderungen

Für die Vergabe des öffentlichen Auftrags werden nur Unternehmen in Betracht kommen, die geeignet und nicht in entsprechender Anwendung insbesondere der §§ 123 und 124 GWB ausgeschlossen worden sind (Vergleich zu § 122 Abs.1 GWB "Eignung"). Die Nichterfüllung bereits eines Ausschlusskriteriums wird zum Ausschluss des Angebots führen. Alle Eignungskriterien und Auftragsausführungskriterien sind ausführlich in der Anlage D.1 Eigenerklärungen Bieter genannt und erklärt. Darüber hinaus wird ggfs. die Anlage D.2 Eigenerklärungen Bietergemeinschaften verwendet.

Änderungen und Bieterfragen

1 Eintrag
  1. 15.04.2026VergabebekanntmachungBekanntmachung 257019-2026
Vergleichbare Verfahren286vergeben oder Frist abgelaufen
Mit erfasstem Zuschlag296 verschiedene Auftragnehmer
ZuschlagssummeMedian
Zuschlag zu SchätzwertMedian, 109 Vergaben

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Frist in den letzten 12 Monaten abgelaufen, nach Ähnlichkeit
Titel
Abrechnung von Dienstreisen sowie Honorar-, Auslagen- und UmzugskostenHelmholtz Zentrum München Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH)Neuherberg, Deutschland07.08.2026 -
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Rahmenvereinbarungen für Monitore verschiedener Hersteller mit ServiceleistungenMax-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;München, Deutschland28.11.20256 Mio. €
Rahmenvereinbarung für sachverständige Beratungsleistungen im Bau- und VertragsmanagementMax-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;München, Deutschland02.06.2026 -
Rahmenvereinbarung für Matrix42 Unified-Endpoint-Management-LizenzenMax Planck Information and Technology (MaxIT)München, Deutschland10.09.2026975 Tsd. €
Jahresabschlussprüfungen und Rechnungslegungsberatung 2027–2030Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;München, Deutschland18.02.2026 -
Rahmenvereinbarung für IT-Dienstleistungen zur Prozess-, Projekt- und BetriebsunterstützungMax Planck Information and Technology (MaxIT)München, Deutschland31.07.2026 -
Rahmenvertrag für Mitarbeiterbefragungen an über 80 EinrichtungenMax-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;München, Deutschland03.02.20261,9 Mio. €

Wer gewinnt solche Vergaben?

Die 300 inhaltlich ähnlichsten Verfahren im erfassten Bestand
Trend
BABMW AGMünchen8006.12.20220,01 €stabil
BABechtle AGNeckarsulm6414.01.202633,7 Mio. €fallend
MGMicrostaxx GmbHMünchen3329.05.202417,5 Mio. €stabil
NOnetgo Ost GmbHBerlin2211.08.20269,8 Mio. €steigend
WGWavestone Germany AGMünchen2207.10.2025 - stabil
NGNTT Germany AG & Co. KGBad Homburg2229.05.202412,5 Mio. €stabil
MNmagellan netzwerke GmbHStuttgart2229.05.202412,5 Mio. €stabil
KAKPMG AG WirtschaftsprüfungsgesellschaftBerlin2109.07.20251,4 Mio. €fallend
BGBechtle GmbHWeimar2003.03.20264,5 Mio. €steigend
IDIngenieurgemeinschaft Dess+Falk GmbHNürnberg2022.12.2025 - steigend

Wer schreibt solche Vergaben aus?

Regionen: Bayern (119) · Nordrhein-Westfalen (38) · Berlin (29) · Baden-Württemberg (19) · Hessen (15) · Niedersachsen (12)

Laufende Rahmenverträge

bundesweit
  • Medizinische und sicherheitstechnische Beratung für AuslandsdienstreisenInternational SOS GmbHRobert Koch-Institut, BeschaffungBerlin, Deutschland
    01.11.2024noch 25 Monate31.10.2028
    Neuausschreibung erwartet ca. Q2 2028 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Geschäftsreiseplanung und -abwicklung für internationale ZusammenarbeitWesttours-Reisen GmbHPhysikalisch-Technische BundesanstaltBraunschweig, Deutschland
    1 €
    17.12.2024noch 27 Monate17.12.2028
    Neuausschreibung erwartet ca. Q2 2028 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Beratung, Schulung, Veranstaltungsmanagement und Logistik für internationale LuftfahrtkooperationMCI Benelux S.A. +12 weitereEuropean Union Aviation Safety AgencyCologne, Deutschland
    48,4 Mio. €
    13.01.2025noch 28 Monate13.01.2029
    Neuausschreibung erwartet ca. Q3 2028 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Software zur Reisekostenabrechnung mit Hosting in einer Public CloudYokoy Deutschland GmbHBWI GmbHBonn, Deutschland
    3,3 Mio. €
    26.05.2025noch 32 Monate26.05.2029
    Neuausschreibung erwartet ca. Q4 2028 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Outsourcing der Reisekostenabrechnung und DienstreiseverwaltungPhoenix Payroll- & IT-Services GmbHMax-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;München, Deutschland
    03.06.2026noch 36 Monate30.09.2029
    Neuausschreibung erwartet ca. Q1 2029 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Reisebürodienstleistungen für Geschäftsreisebuchungen und First-Level-SupportMfg.Travel GmbHTechniker KrankenkasseHamburg, Deutschland
    1 €
    03.08.2026noch 46 Monate03.08.2030
    Neuausschreibung erwartet ca. Q1 2030 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet

Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;

Aktiv seit 2023 · 49 Verfahren
Profil öffnen
Verfahren pro Jahr17Ø seit 2023
Ø Auftragswertgeschätzt, laut Bekanntmachung
VergebenVerfahren mit Zuschlag
RahmenverträgeAnteil an Verfahren
Verfahren je Woche · 49 seit 2023Spitze KW 4 · 2024 · 2

Leistungsbereiche

Top 5 nach Verfahren

Erfüllungsorte

nach Verfahren

Bisherige Auftragnehmer

Zuschläge dieses Auftraggebers, alle Leistungsbereiche
BABechtle AG414.01.202614,6 Mio. €
MGMicrostaxx GmbH329.05.202417,5 Mio. €
NOnetgo Ost GmbH211.08.20269,8 Mio. €
WGWavestone Germany AG207.10.2025 -
NGNTT Germany AG & Co. KG229.05.202412,5 Mio. €
MNmagellan netzwerke GmbH229.05.202412,5 Mio. €
ECEY Consulting GmbH101.09.2026 -
DGDeloitte GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft118.08.20261,4 Mio. €

Laufende Rahmenverträge

nach voraussichtlichem Vertragsende
  • Beratung und Projektunterstützung bei der Umstellung auf SAP S/4HANAGrant Thornton AGMax-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;München, Deutschland
    05.06.2024noch 21 Monate05.06.2028
    Neuausschreibung erwartet ca. Q4 2027 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Audit- und Kostenprüfungsleistungen für EU-Forschungs- und FörderprojekteForvis Mazars GmbH & Co. KGMax-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;München, Deutschland
    769 Tsd. €
    31.07.2024noch 24 Monate30.09.2028
    Neuausschreibung erwartet ca. Q1 2028 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Netzwerkkomponenten, Online-Shop und InstandhaltungsleistungenBechtle AG +5 weitereMax-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;München, Deutschland
    27,5 Mio. €
    22.11.2023noch 26 Monate28.11.2028
    Neuausschreibung erwartet ca. Q2 2028 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • WLAN-Komponenten, Online-Shop und Instandhaltungsleistungen im RahmenvertragBechtle AG +4 weitereMax-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;München, Deutschland
    17,5 Mio. €
    15.11.2023noch 26 Monate28.11.2028
    Neuausschreibung erwartet ca. Q2 2028 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Managementberatung und Energieeffizienznetzwerke für Energiemanagement nach DIN EN ISO 50001Forschungsgesellschaft für Energiewirtschaft mbH (FfE)Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;München, Deutschland
    23.12.2024noch 27 Monate31.12.2028
    Neuausschreibung erwartet ca. Q3 2028 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Druck, Versand und Anzeigenverwaltung für die Zeitschriften der Max-Planck-GesellschaftVogel Druck und Medienservice GmbHMax-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;München, Deutschland
    10.12.2024noch 27 Monate31.12.2028
    Neuausschreibung erwartet ca. Q3 2028 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Full-Service-Miete und Betrieb von Abteilungsdruckern mit Online-Shop und ServiceleistungenACP TEKAEF GmbHMax-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;München, Deutschland
    0,01 €
    22.02.2024noch 29 Monate22.02.2029
    Neuausschreibung erwartet ca. Q3 2028 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Rahmenvertrag für Mitarbeiterbefragungen an über 80 EinrichtungenAuftragnehmer nicht veröffentlichtMax-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;München, Deutschland
    1,9 Mio. €
    13.01.2026noch 31 Monate14.04.2029
    Neuausschreibung erwartet ca. Q4 2028 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Druck, Konfektionierung und Versand der MAX-HefteKern GmbHMax-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;München, Deutschland
    30.04.2025noch 31 Monate30.04.2029
    Neuausschreibung erwartet ca. Q4 2028 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Speditions- und Umzugsdienstleistungen für Möbel, Akten und IT-GeräteSchindlauer Umzüge & Logistik GmbHMax-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;München, Deutschland
    450 Tsd. €
    25.04.2024noch 31 Monate30.04.2029
    Neuausschreibung erwartet ca. Q4 2028 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet

Letzte Verfahren

neueste zuerst · Zuschlagsempfänger, wo veröffentlicht
03.09.2026Neuimplementierung von SAP S/4HANA für Finanzwesen, Controlling und BeschaffungVergebenECEY Consulting GmbH -
04.08.2026Rahmenvereinbarung für baubetriebliche und technische SachverständigenleistungenVergebenPCprb Consult GmbH & Co. KG +1 weitere -
08.07.2026Migration und Betrieb einer neuen Identity-Management-Lösung (IAM)VergebenIPIPG -
07.07.2026Stromversorgung von 76 Standorten mit Schwerpunkt ÖkostromOffen - -
25.06.2026Betriebsunterstützung und Migrationsbegleitung für das Content-Management-System FionaVergebenJDJustRelate Deutschland GmbH -
17.06.2026Gruppen-Unfall-, Expeditions- und StrahlenunfallversicherungVergebenBBBüchner Barella Versicherungsdienst GmbH -
05.06.2026Outsourcing der Reisekostenabrechnung und DienstreiseverwaltungVergebenPPPhoenix Payroll- & IT-Services GmbH -
01.06.2026Einrichtung eines Dynamischen Beschaffungssystems (DBS) für diverse SachbedarfeOffen - -
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24.04.2026Identity-Management-System: Migration, Weiterentwicklung und BetriebOffen - -
21.04.2026CMS-Dienstleistungen für Max-Planck-GesellschaftOffen - -
25.02.2026Externe Reisekostenabrechnung für Dienstreisen im In- und AuslandVergeben - -
19.01.2026Beschaffung von Hochleistungsrechnern für Simulationen und künstliche IntelligenzVergebenPDpro-com DATENSYSTEME GmbH29,1 Mio. €
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22.07.2025Fachliche Beratung zur Weiterentwicklung eines digitalen VertragsmanagementsystemsVergebenKAKPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft1,7 Mio. €
16.07.2025Rahmenvereinbarung für EDV-Verbrauchsmaterial mit Online-Shop und LieferungVergebenHGHorn GmbH -
09.07.2025Implementierung von SAP SuccessFactors und Change-Management-BeratungVergebenPPPwC PricewaterhouseCoopers GmbH Wirtschaftsgesellschaft GmbH +1 weitere -
07.07.2025Unterstützungsleistungen für SAP Business Warehouse (BW/4HANA)VergebenWGWavestone Germany AG -
10.06.2025Rahmenvereinbarungen für Führungs- und KarrierecoachingOffen - 3,7 Mio. €

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