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Umfassendes Veranstaltungsmanagement für Konferenzen, Tagungen, Messen und Ausstellungen

Status
Vergeben
Angebotsfrist
02.04.2026, 10:00 (Europe/Berlin)
Geschätzter Auftragswert
Nicht angegeben
Lose
1
Auftraggeber
Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und EntwicklungProfil ansehen
Erfüllungsregion
Berlin, Nordrhein-Westfalen, Deutschland
Verfahren
Offenes Verfahren
Auftragsart
Dienstleistung · Rahmenvereinbarung
Veröffentlicht
03.03.2026
Bekanntmachungsnummer
145137-2026
Verfahrensnummer
5b025d54-bb3f-4b26-97df-9d5bb0b7b38b
CPV-Codes
79950000 · Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen; 79952000 · Event-Organisation; 79956000 · Organisation von Messen und AusstellungenMehr anzeigen

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Kurzbeschreibung

Das Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung mit Sitz in Bonn sucht eine Eventagentur für das vollständige Veranstaltungsmanagement von Konferenzen, Tagungen, Messen und Ausstellungen im Inland, sowohl in eigenen Räumen als auch an externen Orten sowie drinnen und draußen. Die Leistungen umfassen Konzeption, Planung, Organisation, Durchführung, Nachbereitung, Evaluierung und Dokumentation; der Höchstwert der Rahmenvereinbarung beträgt über die maximale Laufzeit von vier Jahren einschließlich zweimaliger Verlängerung um jeweils ein Jahr 5 Millionen Euro netto. Ein bestimmtes Auftragsvolumen oder eine bestimmte Zahl von Einzelaufträgen wird nicht garantiert; Angebote müssen bis zum 2. April 2026 um 08:00 Uhr (UTC) eingereicht werden.

KI-Zusammenfassung · Maßgeblich ist die Originalbekanntmachung.

Leistungsbeschreibung

Im Rahmen eines vollumfänglichen Veranstaltungsmanagements sind Konzeptionierung, Planung, Organisation, Durchführung, Nachbereitung, Evaluierung und Dokumentation von Konferenzen, Tagungen, Messen und Ausstellungen, die inhouse oder an externen Orten in- und/oder outdoor im Inland stattfinden, als zentrale Leistungen zu erbringen. Der Höchstwert der Rahmenvereinbarung über die maximale Laufzeit von vier Jahren (inkl. der Option einer zweimaligen Verlängerung jeweils um ein Jahr) beträgt 5.000.000,00 Euro netto. Durch den Abschluss dieser Rahmenvereinbarung wird weder ein Anspruch der Auftragnehmerin/des Auftragnehmers auf Abruf eines bestimmten Auftragsvolumens und des Höchstwerts noch auf die Erteilung einer bestimmten Zahl von Einzelaufträgen begründet. Die Entscheidung über den jeweiligen Umfang der zu beauftragenden Leistungen liegt allein im Ermessen der Auftraggeberin.

Leistungen nach Losen (1)

  • LOT-0000 · Veranstaltungsmanagement des BMZ – Eventagentur

    Im Rahmen eines vollumfänglichen Veranstaltungsmanagements sind Konzeptionierung, Planung, Organisation, Durchführung, Nachbereitung, Evaluierung und Dokumentation von Konferenzen, Tagungen, Messen und Ausstellungen, die inhouse oder an externen Orten in- und/oder outdoor im Inland stattfinden, als zentrale Leistungen zu erbringen. Der Höchstwert der Rahmenvereinbarung über die maximale Laufzeit von vier Jahren (inkl. der Option einer zweimaligen Verlängerung jeweils um ein Jahr) beträgt 5.000.000,00 Euro netto. Durch den Abschluss dieser Rahmenvereinbarung wird weder ein Anspruch der Auftragnehmerin/des Auftragnehmers auf Abruf eines bestimmten Auftragsvolumens und des Höchstwerts noch auf die Erteilung einer bestimmten Zahl von Einzelaufträgen begründet. Die Entscheidung über den jeweiligen Umfang der zu beauftragenden Leistungen liegt allein im Ermessen der Auftraggeberin.

    Frist: 02.04.2026, 02:00 (Europe/Berlin)

Anforderungen an deinen Betrieb

In der Eigenerklärung über Ausschlussgründe gem. § 123 und § 124 GWB (Anlage 5 der Vergabeunterlagen) sind alle Gründe aufgeführt, die zu einem Ausschluss führen können. Hier ist anzugeben, ob Gründe vorliegen oder nicht (Kreuz). Fehlende Unterlagen zur Eignung des Unternehmens werden unter Fristsetzung nachgefordert. Kommen Sie dieser erneuten Fristsetzung nicht nach, wird Ihr Angebot von der weiteren Prüfung und Wertung ausgeschlossen. Im Übrigen gelten die gesetzlichen Vorschiften.

Wie wird das Angebot bewertet?

LOT-0000 · Veranstaltungsmanagement des BMZ – Eventagentur

Preis (Gewichtung: 40 % = 400 Punkte) Bitte geben Sie in Ihrem Angebot die abgefragten Einzelpreise an. Bitte nutzen Sie dabei ausschließlich das Preisblatt (Anlage 4) und richten Sie sich dabei nach dessen Vorgaben. Fehlende Einzelpreise führen zu einem Ausschluss des betreffenden Angebots. Bitte geben Sie jeweils Nettopreise an. Nebenkosten wie beispielsweise allgemeine Geschäfts- oder Materialkosten, die im Preisblatt nicht gesondert ausgewiesen werden, sind in diese Einzelpreise einzukalkulieren. Reisekosten werden gem. § 6 Abs. 4 der Rahmenvereinbarung (Anlage 3a) erstattet. Die Auftraggeberin bewertet jede dieser abgefragten Preispositionen mittels folgender Bewertungsmethode: Der im Preisblatt (Anlage 4) in Zelle „G40“ ermittelte Gesamtpreis für 12 Monate (netto) – im weiteren Vergleichspreis genannt – wird mittels der folgenden Formel in Preispunkte umgerechnet: Der niedrigste Vergleichspreis erhält den maximal möglichen Punktwert. Für einen fiktiven Vergleichspreis in Höhe des Zweifachen dieses Vergleichspreis werden null Punkte vergeben. Alle zwischen diesen Beträgen liegenden angebotenen Vergleichspreise werden mit diesen Eckwerten mittels linearer Interpolation bewertet. Alle Vergleichspreise, die höher ausfallen als das Zweifache des jeweils niedrigsten Vergleichspreises, werden ebenfalls mit „Null“ bewertet. Die Ergebnisse der Interpolation werden mit bis zu drei Stellen hinter dem Komma gerundet, und zwar gem. den Grundsätzen des kaufmännischen Rundens. Die Auftraggeberin legt eine Preisobergrenze in Höhe von 5.000.000,00 Euro netto für eine maximal mögliche Laufzeit von vier Jahren fest. Angebote, deren Vergleichspreis, hochgerechnet auf vier Jahre, oberhalb dieser Grenze liegen, werden als wirtschaftlich nicht angemessen betrachtet und aus der Prüfung und Wertung ausgeschlossen.
40 %
Arbeitsprobe (Gewichtung 60 % = 600 Punkte) Im Rahmen der inhaltlichen Prüfung wird die Qualität Ihres Angebots wie folgt bewertet: Die beigefügten Vergabeunterlagen, insbesondere die Rahmenvereinbarung (Anlage 3a) und Leistungsbeschreibung (Anlage 3b), geben den geforderten Leistungsinhalt wieder. Mit Abgabe eines Angebots stimmen Sie grundsätzlich allen Mindestanforderungen in den oben genannten Anlagen zu. Darüber hinaus ermittelt die Auftraggeberin die Qualität der Arbeitsprobe hinsichtlich der in der Leistungsbewertungsmatrix (Anlage 1c) aufgeführten Kriterien, deren Erfüllungsgrad jeweils skalierbar bewertet und – auch aufgrund der in Anlage 1c angegebenen Untergewichtung – bepunktet wird. Dazu bittet die Auftraggeberin Sie, die Aufgabe entsprechend den Vorgaben der Aufgabenstellung für die Arbeitsprobe (Anlage 1b) umzusetzen und mit dem Angebot abzugeben. Die Auftraggeberin legt für die Frage 1 (Unterkriterium 2.1) eine Mindestleistungsgrenze in Höhe von 180 Leistungspunkten fest. Angebote, deren Leistungswert unterhalb dieser Grenze liegen, werden als nicht ausreichend betrachtet und aus der Prüfung und Wertung ausgeschlossen. Dabei bewertet ein Gremium, das sich aus drei Kolleginnen/Kollegen des Fachbereichs der Auftraggeberin zusammensetzt, die Qualität der Arbeitsprobe dahingehend, ob die Bewertungsmaßstäbe (siehe Leistungsbewertungsmatrix, Anlage 1c) erreicht werden. Jedes Gremiumsmitglied führt eine unabhängige Bewertung durch. Aus den drei unabhängigen Bewertungen wird das arithmetische Mittel der Punktzahl ermittelt. Dabei wird mit drei Stellen nach dem Komma gerechnet und kaufmännisch gerundet. Die Bewertungsmaßstäbe ergeben sich aus Anlage 1c (Leistungsbewertungsmatrix). Die Summe der von jeder Bieterin/jedem Bieter erzielten Leistungspunkte gemäß Anlage 1c bildet deren Leistungswert.
60 %

Vergabeunterlagen

Keine abgerufenen Dateien hinterlegt. Ein abgeschlossener Abruf ist nicht dokumentiert.

Anforderungen

In der Eigenerklärung über Ausschlussgründe gem. § 123 und § 124 GWB (Anlage 5 der Vergabeunterlagen) sind alle Gründe aufgeführt, die zu einem Ausschluss führen können. Hier ist anzugeben, ob Gründe vorliegen oder nicht (Kreuz). Fehlende Unterlagen zur Eignung des Unternehmens werden unter Fristsetzung nachgefordert. Kommen Sie dieser erneuten Fristsetzung nicht nach, wird Ihr Angebot von der weiteren Prüfung und Wertung ausgeschlossen. Im Übrigen gelten die gesetzlichen Vorschiften.

Änderungen und Bieterfragen

1 Eintrag
  1. 29.06.2026VergabebekanntmachungBekanntmachung 442047-2026
Vergleichbare Verfahren281vergeben oder Frist abgelaufen
Mit erfasstem Zuschlag264 verschiedene Auftragnehmer
ZuschlagssummeMedian
Zuschlag zu SchätzwertMedian, 46 Vergaben

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Frist in den letzten 12 Monaten abgelaufen, nach Ähnlichkeit
Titel
Vorbereitung und Betreuung von Besuchsprogrammen für Gäste und DelegationenBundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und EntwicklungBonn, Deutschland07.09.2026 -
Rahmenvertrag für Planung, Organisation und Umsetzung von VeranstaltungenSächsische StaatskanzleiDresden, Deutschland13.04.20263,9 Mio. €
Rahmenvereinbarung für Event-ManagementBundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Bundesministerium des Innern, vertreten durch das Beschaffungsamt des BMIBonn, Deutschland12.03.2026 -
Rahmenvereinbarung für Delegationsbetreuung bei internationalen VeranstaltungenBundesamt für Auswärtige AngelegenheitenBrandenburg an der Havel, Deutschland16.01.2026 -
Betriebsverantwortung für Medien-, Konferenz- und Veranstaltungstechnik (MKT)Bundesministerium für Umwelt, Klimaschutz, Naturschutz und nukleare SicherheitBonn, Deutschland07.05.2026 -
Rahmenvereinbarung für Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von EventsVivantes Rehabilitation GmbHBerlin, Deutschland23.02.2026 -
Erbringung von KonferenzservicesBundesdruckerei GmbHBerlin, Deutschland16.03.2026 -
Rahmenvereinbarung zur Planung und Durchführung von Veranstaltungen und Großveranstaltungen für das BMVgBundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Bundesministerium der VerteidigungBonn, Deutschland01.09.2026 -

Wer gewinnt solche Vergaben?

Die 300 inhaltlich ähnlichsten Verfahren im erfassten Bestand
Trend
BTBärlin Team Eventdesign GmbHBerlin4017.08.20262,7 Mio. €steigend
FAFa. adesso SEDortmund2224.01.20254,9 Mio. €fallend
APAgentur Passepartout GmbH & Co. KGMeerbusch2009.06.20267,4 Mio. €steigend
FSFairplay Service GmbHEdingen-Neckarhausen2024.03.2026 - stabil
S&Scholz & Friends Berlin GmbHBerlin2030.01.202610,6 Mio. €steigend
PMproteco marketing-service gmbhDiedorf2009.12.2025 - steigend
CGcon gressa GmbHBerlin2024.11.20251,6 Mio. €stabil
DDDIHK DEinternational GmbHBerlin2008.08.2025 - fallend
BGbrandarena GmbH & Co. KGIsmaning2001.07.20255,5 Mio. €fallend
PSPROJEKTSERVICE Schwan GmbHMeckenheim2028.04.20259,8 Mio. €fallend

Wer schreibt solche Vergaben aus?

Regionen: Berlin (109) · Nordrhein-Westfalen (64) · Hessen (40) · Bayern (21) · Niedersachsen (6) · Baden-Württemberg (6)

Laufende Rahmenverträge

Berlin
  • Technische Planung, Umsetzung und Materialstellung für VeranstaltungenHildebrandt VeranstaltungstechnikStiftung Humboldt Forum im Berliner SchlossBerlin, Deutschland
    672 Tsd. €
    30.12.2024noch 3 Monate30.12.2026
    Neuausschreibung erwartet ca. Q2 2026 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Rahmenvereinbarung für Planung und Durchführung von Veranstaltungen, Messen und Ausstellungenfacts and fiction GmbHBundesministerium für Umwelt, Naturschutz, nukleare Sicherheit und VerbraucherschutzBonn, Deutschland
    3,1 Mio. €
    24.10.2024noch 3 Monate31.12.2026
    Neuausschreibung erwartet ca. Q3 2026 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Eventdienstleistungen für die Unternehmenskommunikation der Berliner VerkehrsbetriebeBärlin Team Eventdesign GmbH +1 weitereBerliner Verkehrsbetriebe, Bereich Einkauf/ MaterialwirtschaftBerlin, Deutschland
    07.04.2025noch 6 Monate31.03.2027
    Neuausschreibung erwartet ca. Q3 2026 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Medientechnik und Livestreaming für Veranstaltungen des Bundesministeriums der VerteidigungSTREAMLIVE GmbHBundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Bundesministerium der VerteidigungBonn, Deutschland
    6,8 Mio. €
    17.04.2025noch 7 Monate30.04.2027
    Neuausschreibung erwartet ca. Q4 2026 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Veranstaltungstechnik für Veranstaltungen im Kronprinzenpalais BerlinPCS Professional Conference Systems GmbHBundesanstalt für ImmobilienaufgabenBonn, Deutschland
    183 Tsd. €
    17.03.2025noch 7 Monate30.04.2027
    Neuausschreibung erwartet ca. Q4 2026 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Marketing- und Kommunikationsleistungen für den Fashion-Standort BerlinFashion Council Germany e.V.Berlin Partner für Wirtschaft und Technologie GmbHBerlin, Deutschland
    4,9 Mio. €
    13.07.2026noch 10 Monate13.07.2027
    Neuausschreibung erwartet ca. Q1 2027 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet

Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung

Aktiv seit 2023 · 9 Verfahren
Profil öffnen
Verfahren pro Jahr3Ø seit 2023
Ø Auftragswert–geschätzt, laut Bekanntmachung
VergebenVerfahren mit Zuschlag
RahmenverträgeAnteil an Verfahren
Verfahren je Woche · 9 seit 2023Spitze KW 47 · 2023 · 1

Leistungsbereiche

Top 5 nach Verfahren

Erfüllungsorte

nach Verfahren

Bisherige Auftragnehmer

Zuschläge dieses Auftraggebers, alle Leistungsbereiche
FAFa. adesso SE224.01.20254,9 Mio. €
SSSiba security service GmbH127.07.202622,7 Mio. €
MSMSS Security127.07.202622,7 Mio. €
MVmediapool Veranstaltungsgesellschaft mbH102.06.20265 Mio. €
CGContentity GmbH130.06.2025900 Tsd. €

Laufende Rahmenverträge

nach voraussichtlichem Vertragsende
  • Weiterentwicklung eines Management- und Finanzinformationssystems für EntwicklungszusammenarbeitFa. adesso SEBundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und EntwicklungBonn, Deutschland
    6 Mio. €
    24.01.2025noch 28 Monate24.01.2029
    Neuausschreibung erwartet ca. Q3 2028 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Redaktion und Pflege digitaler Medien einschließlich Website und NewsletterContentity GmbHBundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und EntwicklungBonn, Deutschland
    900 Tsd. €
    30.06.2025noch 33 Monate30.06.2029
    Neuausschreibung erwartet ca. Q4 2028 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet

Letzte Verfahren

neueste zuerst · Zuschlagsempfänger, wo veröffentlicht
03.08.2026Vorbereitung und Betreuung von Besuchsprogrammen für Gäste und DelegationenOffen - -
22.06.2026Personalwissenschaftliche Beratung und Coaching für Personal- und FührungskräfteentwicklungOffen - 269 Tsd. €
20.03.2026Bewachungs- und Sicherungsdienstleistungen für Liegenschaften in Berlin und BonnVergebenSSSiba security service GmbH +1 weitere22,7 Mio. €
03.03.2026Umfassendes Veranstaltungsmanagement für Konferenzen, Tagungen, Messen und AusstellungenVergebenMVmediapool Veranstaltungsgesellschaft mbH5 Mio. €
09.04.2025Redaktion und Pflege digitaler Medien einschließlich Website und NewsletterVergebenCGContentity GmbH900 Tsd. €
10.12.2024Weiterentwicklung eines Management- und Finanzinformationssystems für EntwicklungszusammenarbeitVergebenFAFa. adesso SE6 Mio. €
03.09.2024Weiterentwicklung und Konsolidierung des Berichtswesens mit IBM CognosVergebenFAFa. adesso SE3,9 Mio. €
16.05.2024Kreativ-, Grafik- und Publikationsleistungen für Informations- und KommunikationsmaßnahmenVergeben - -
21.11.2023Unterstützung bei digitalen Personalauswahlverfahren und eignungsdiagnostischer BeratungVergeben - -

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