Planung kleinerer Baumaßnahmen an Büro- und Kulturbauten in Berlin-Pankow

Bezirksamt Pankow von Berlin Abt. Schule, Sport und Facility Management SE Facility Management Fachbereich Hochbau Storkower Straße 113 10407 Berlin Bekanntmachung Rahmenvereinbarung Gebäudeplanung von Bürodienstgebäuden und Kulturbauten nach Nr. 3.5 der AV zu § 55 LHO BLN i.V.m. §§ 2-7, 50 UVgO Vergabe 26-058_HB_FL_RV_oe Baumaßnahme: Planung kleinerer Sanierungs-, Umbau-, Erweiterungs- oder Instandsetzungsmaßnahmen von Bürodienstgebäuden und Kulturbauten an verschiedenen Standorten in Berlin-Pan- kow Zu erbringende Leistungen: Leistungen der Gebäudeplanung Sehr geehrte Damen und Herren, im Zuge der o. g. Baumaßnahme sind o. g. Leistungen zu vergeben. Im Folgenden wer- den kurz die Maßnahme und die Vergabebedingungen beschrieben. Kurzbeschreibung Im Bezirk Berlin-Pankow befindet sich eine Vielzahl von Bürodienstgebäuden und Kultur- bauten. Diese Rahmenvereinbarung dient zur Beauftragung der Planung kleinerer Maß- nahmen mit Schwerpunkt Planung von Bürodienstgebäuden und Kulturbauten. Voraussichtlicher Ausführungszeitraum Beginn: 01.10.2026 Ende: 30.09.2028/29/30/31/32 Vergabeverfahren Um einen möglichst großen Teilnehmerkreis zu erhalten und neue Büros kennenzulernen, wird die Vergabe analog zum öffentlichen Verfahren durchgeführt, die Vergabeunterla- gen sind frei zugänglich. Die Angebote sind in deutscher Sprache einzureichen. Nebenangebote sind nicht zugelassen. Seite 1 von 6 Die zu vergebende Leistung betrifft den Abschluss einer Rahmenvereinbarung. Teilnahmebedingungen Es erfolgt eine stufenweise Beauftragung. I.d.R. werden zunächst die Leistungsphasen 1-2 abgerufen, in der 2. Stufe die LP 3-5 und in der 3. Stufe die restlichen LP beauftragt. Eine abweichende oder nur teilweise Beauftragung ist möglich. AGB von Bietern werden nicht akzeptiert und werden nicht Vertragsbestandteil. Sollte der Bieter dennoch auf seine AGBs bestehen, wird das Angebot ausgeschlossen. Bietergemeinschaften: Bei Angeboten von Bietergemeinschaften, die sich im Auftragsfall zu Arbeitsgemeinschaf- ten zusammenschließen wollen, sind im Angebot die Mitglieder der Gemeinschaft und die federführende Firma zu benennen. Mit dem Angebot ist eine von allen Gemeinschaftsmitgliedern unterschriebene Erklärung abzugeben, dass die federführende Firma als bevollmächtigter Vertreter die im Verzeich- nis aufgeführten Gemeinschaftsmitglieder gegenüber dem Auftraggeber vertritt und ins- besondere berechtigt ist, mit Wirkung für jedes Mitglied ohne Einschränkung Zahlungen anzunehmen, sowie dass jedes Gemeinschaftsmitglied für die vertragsgemäße Ausfüh- rung der Leistung als Gesamtschuldner haftet (siehe Formular ABau IV 128 F (Erklärung der Bieter-/Bewerbergemeinschaft). Die Mitglieder der Bietergemeinschaft sind verpflichtet, die geforderten Erklärungen und Nachweise jeweils für die zur Verfügung gestellten Leistungen und Kapazitäten im Rah- men der Eignungsleihe zu erbringen. Unteraufträge Alle Aufgaben der Leistungserbringung sind unmittelbar vom Auftragnehmer selbst oder im Fall einer Bietergemeinschaft von einem Teilnehmer der Bietergemeinschaft auszufüh- ren. Nachunternehmer sind nicht zugelassen. Eignungs- und Zuschlagskriterien: In der Anlage befindet sich die Bewertungsmatrix. Bitte reichen Sie mit Ihrem Angebot folgende Unterlagen ein (Bitte beachten Sie auch die Hinweise zu den einzureichenden Unterlagen!): 1. Eignungskriterien • Formular ABau IV 4021 F Besondere Vertragsbedingungen zur Frauenförderung - Teil A (Wirt-2141), • Formular ABau IV 124 F Eigenerklärung zur Eignung (Hinweis an die Bieter: Die Eig- nungsprüfung ist i.d.R. vor dem Vergabeverfahren zu prüfen. Da in diesem Fall die Vergabe 26-058_HB_FL_RV_FL_oe Seite 2 von 6 Eignungsprüfung zeitgleich mit dem Vergabeverfahren erfolgt, sind alle geforderten Unterlagen, z.B. Nachweis der Haftpflichtversicherung, Referenzen etc. bereits mit Angebotsabgabe einzureichen!) Sollten durch den Bieter unter 4. keine Kreuze erfol- gen, wird davon ausgegangen, dass der Bieter sich keiner Kapazitäten anderer Un- ternehmen bedient bzw. keine Unterauftragnehmer einsetzt. Sollten zu einem späte- ren Zeitpunkt doch Unterauftragnehmer hinzugezogen werden, ist die Genehmigung des AG einzuholen. Es gilt AVB § 1 Nr. 1.6.), Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausführung: • Nachweis Bauvorlageberechtigung nach § 65 BauOBln, Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: • Berufshaftpflichtversicherung Der Bieter bzw. künftige Auftragnehmer hat während der gesamten Vertragszeit eine Berufshaftpflichtversicherung zu unterhalten und nachzuweisen. Er hat zu gewährleis- ten, dass zur Deckung eines Schadens aus dem Vertrag Versicherungsschutz in Höhe der im Vertrag genannten Deckungssummen besteht. In jedem Fall ist der Nachweis zu erbringen, dass die Maximierung der Ersatzleistung pro Versicherungsjahr (= Ge- samtleistung für alle Versicherungsfälle eines Versicherungsjahrs) mindestens das Zweifache der Deckungssumme beträgt. Die Mindestdeckungssumme je Schadensereignis hat zu betragen für Personenschäden 1.500.000 € für sonstige Sach- und Vermögensschäden 500.000 € Dem Angebot ist ein entsprechender Nachweis über das gegenwärtige Bestehen ei- nes entsprechenden Versicherungsverhältnisses beizufügen. Sollte die derzeit beste- hende Versicherung diese Deckungssummen im Zeitpunkt der Angebotserstellung nicht erreichen, so ist mit der Angebotsabgabe zuzusichern, dass die Deckungs- summe im Falle der Zuschlagserteilung entsprechend erhöht und die entsprechende neue Police vor Ausführungsbeginn vorgelegt wird. Die Bieter sind verpflichtet, ein den o. g. Anforderungen entsprechendes Versicherungsverhältnis im Zuschlagsfall bis zum Ablauf der Vertragslaufzeit zu unterhalten und dies dem Auftraggeber auf ge- sondertes Verlangen jederzeit nachzuweisen. 2. Zuschlagskriterien Angebotsdatei (max. 63 Pkt.) (Hinweis: Es wird ein fiktives Gesamthonorar berechnet, bei dem die Besondere Leistung 1 mit 50 % und die Besondere Leistung 2 mit 200 % einberechnet werden. Der Bewerber mit dem niedrigsten Honorar erhält die maximal erreichbaren Punkte. Für die Bewertung der weiteren Angebote wird die Differenz zum niedrigsten Angebot gewertet. Die erreichte Punktzahl wird auf zwei Nachkommastellen gerundet.) Leistungskriterium 1 - Personal (max. 65 Pkt.). Die Nachweise • Abschluss Studium benannte Projektleitung Fachrichtung Innenarchitektur, Archi- tektur, Bauingenieurwesen oder vergleichbar Vergabe 26-058_HB_FL_RV_FL_oe Seite 3 von 6 • Abschluss Studium benannte stellvertretende Projektleitung Fachrichtung Innen- architektur, Architektur, Bauingenieurwesen oder vergleichbar sind mit Angebots- abgabe einzureichen. • Leistungskriterium 2- Referenzen (max. 30 Pkt.) Bitte reichen Sie für das Leistungskriterium Auszüge aus 2 durch die vorgesehenen Pro- jektbearbeiter innerhalb der letzten 10 Jahre abgeschlossene Referenzprojekte ein. Beide Referenzen zusammen müssen in den Leistungsphasen 1-9 durch die vorgesehenen ProjektmitarbeiterInnen bearbeitet worden sein. Der Auszug sollte Grundrisse, Ansich- ten/Schnitte, Projektbeschreibung, Kosten beinhalten. Bei dem Referenzprojekt sollte es sich um Umbau / Sanierung / Denkmalschutz eines Bürodienst- oder Kulturgebäudes mit vergleichbaren Baukosten (150.000 bis 1.500.000 €) handeln. Bitte beantworten Sie die Fragen zum Referenzprojekt auf dem Bieterfragebogen. Hinweise zu den einzureichenden Unterlagen: • Entsprechend § 6 (2) BerlAVG sind Nachweise grundsätzlich erst nach Wertung der Angebote anzufordern – und zwar nur von dem oder den Unternehmen, die für den Zuschlag vorgesehen sind. Daher sind Sie nicht verpflichtet, die Nachweise bereits mit Angebotsabgabe einzureichen. Zunächst sind Eigenerklärungen ausreichend. Da die Nachweise i.d.R. bei Ihnen vorliegen und die nachträgliche Anforderung der Nachweise eine teilweise nicht unerhebliche zeitliche Verzögerung der Beauftragung zur Folge hat, bitten wir trotzdem um Einreichung der Nachweise bereits bei Ange- botsabgabe. Liegen nach Auswertung aller Angebote von dem für den Zuschlag vorgesehenen Bieter nicht alle Nachweise vor, werden von allen Bietern entsprechend der Rang- folge bis zu dem Bieter, der alle erforderlichen Nachweise erbracht hat, die entspre- chenden Nachweise nachgefordert. Eine Nachforderung von Nachweisen ist somit nicht gleichbedeutend damit, dass Bieter, bei denen nachgefordert wird, den Zuschlag erhalten sollen. • Alle Unterlagen sind als Einzeldateien (keine Zip-Dateien!) einzureichen. Es sind keine Dateien in Unterordnern abzulegen. • Dateinamen dürfen aus maximal 40 Zeichen bestehen. Aus dem gewählten Dateina- men muss der Inhalt erkenntlich sein. • Änderungen an den Vergabeunterlagen insbesondere an der Angebotsdatei führen zum Ausschluss! Hinweis für Mac-Nutzer: Beim Öffnen der Angebotsdatei in Numbers (ggf. auch bei anderen Programmen) und dem anschließenden Abspeichern im Excel-Format können technische Probleme dazu führen, dass die Datei verändert bzw. beschädigt wird. Erfahrungsgemäß werden der Blattschutz und der Arbeitsmap- penschutz aufgehoben und Verknüpfungen zerstört. Die Datei kann soweit beschädigt sein, dass der Wille des Bieters nicht mehr eindeutig erkennbar ist und somit das An- gebot ausgeschlossen werden muss. Eine Lösung für dieses technische Problem ist Vergabe 26-058_HB_FL_RV_FL_oe Seite 4 von 6 nicht bekannt. Eine Erstellung der Angebotsdatei mit Excel für Mac kann evtl. das Problem beheben. Dies kann jedoch nicht garantiert werden! Daten für das Wettbewerbsregister Auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle sind die notwendigen Angaben für das Wettbewerbsregister einzureichen, so weit nicht bereits mit Angebotsabgabe geschehen. Vertragsunterlagen • Bei den beigefügten Vertragsunterlagen handelt es sich um ein Vertragsmuster ent- sprechend ABau Teil IV. • Der Vertrag gilt mit Zuschlagserteilung als geschlossen. Nach Zuschlagserteilung sind keine Verhandlungen über den Vertrag möglich. Es gelten die Bedingungen der Vergabe. • Der Vertrag ist mit Angebotsabgabe durch den Bieter einzureichen und entsprechend nachfolgenden Angaben auszufüllen: - Seite 1: Auftragnehmer - Seite 16 unter 7.1: Personaleinsatz – die hier benannten Personen müssen mit den im Bieterfragebogen benannten Personen übereinstimmen - Seite 20 unter 9.8: Angabe des Datums des Honorarangebots - Seite 23 unten: Bieterangaben in Textform (Eintragung der unterschriftsberechtig- ten Person) Eine Unterschriftszeichnung der Verträge entfällt, da die Textform angewandt wird. • Bei Zuschlag wird der Vertrag zusammen mit dem Zuschlagsschreiben digital über die Vergabeplattform an den Auftragnehmer versandt. Eine zusätzliche Versendung auf dem Postweg erfolgt nicht. Eine nachlaufende Zeichnung der Verträge entfällt. • Der Bieter erklärt sich bei Angebotsabgabe mit der in der Honorarabfrage festgeleg- ten Honorarzone einverstanden. Sollte der Bieter mit der Honorarzone nicht einver- standen sein, so hat er die Möglichkeit, unter Angabe von Gründen eine andere Ho- norarzone anzubieten. • Im Vergabeverfahren wird die mitzuverarbeitende Bausubstanz (mzvB) abgefragt. Die mzvB wird nach der XXX-Methode (Kubikmetermethode (Bruttorauminhalt x aktu- elle Preise – Abzug für Alter und Abnutzung) / die Grobelementemethode (Mengen- mäßige Erfassung nach den Grobelementen: Außen-/Innenwänden, Boden-/Decken- flächen) / die Vergleichsmethode (Anknüpfung an Vergleichsobjekte, die bereits nach der DIN 276 ausgewertet wurden)) berechnet. Die Berechnungsmethode wird ver- traglich vereinbart. Der Bieter hat mit Angebotsabgabe die Grundlagen für die angebotene mzvB zu er- läutern. Eine Änderung der mzvB zu einem späteren Zeitpunkt bedarf einer schriftli- chen Begründung und der schriftlichen Zustimmung des AG. • Mit Angebotsabgabe erklärt sich der Bieter mit o.g. Vorgehensweise und mit den Vergabe- und Vertragsbedingungen incl. Anlagen einverstanden. Die Besonderen Vertragsbedingungen werden Vertragsbestandteil. Vergabe 26-058_HB_FL_RV_FL_oe Seite 5 von 6 • Für den Fall, dass der Auftragnehmer wegen Kündigung, Insolvenz oder aus anderen Gründen endgültig ausfällt, behält sich der Auftraggeber vor, den Bietern, die im Vergabeverfahren ein wirtschaftlich annehmbares Angebot abgegeben haben, in der Reihenfolge des Ausschreibungsergebnisses die Ausführung des Auftrags anzutragen. Hinweis zu den Formularen – Unterschriftenfeld: Viele Formulare beinhalten ein Unterschriftsfeld. Nur bei schriftlichen Vergaben hat hier eine händische Unterschrift zu erfolgen. Bei einem elektronischen Vergabeverfahren in Textform gemäß § 126b BGB ist bei natürlichen Personen (z.B. Einzelkaufleuten oder frei- beruflich Tätigen) der Vor- und Nachname oder die Firma bzw. die Geschäftsbezeich- nung sowie bei juristischen Personen die vollständige Bezeichnung bei der elektronischen Übermittlung des Angebots/Teilnahmeantrags auf die Vergabeplattform Berlin anzuge- ben. Hinweise zur Angebotsabgabe: 1. Die Vergabeplattform darf in dem Browser, in dem Sie das Angebot bzw. die An- gebotsbestandteile hochladen wollen, nur einmal geöffnet sein, da Tab Browsing zu unerwarteten Fehlern führen kann. Es ist nicht ausgeschlossen, dass Angebote bzw. Angebotsbestandteile bei einer anderen Vergabe, die in einem anderen Tab des Browsers geöffnet ist, hochgeladen werden. Wollen Sie die Vergabeplattform mehrfach öffnen, so nutzen sie bitte einen anderen Browser parallel. 2. Die Angebotsabgabe über die Vergabeplattform erfolgt in zwei Schritten. Im ersten Schritt laden Sie die Angebotsdokumente auf die Vergabeplattform. Im zweiten Schritt müssen Sie, um das Angebot abzugeben, auf ‚Angebot einrei- chen‘ klicken. In der Statuszeile wechselt Ihr Status die Farbe auf blau und heißt dann „Angebot abgegeben“. Nach erfolgter Angebotsabgabe erhalten Sie eine Quittung als Bestätigung. Nur wenn eine Quittung vorliegt, ist das Angebot bei der Vergabestelle eingegangen. Bitte beachten Sie für Ihre Angebotsabgabe auch die folgende Seite: http://mein- auftrag.rib.de/hilfe/angebot-abgeben-ohne-ava-sign.html Bitte stellen Sie alle Fragen ausschließlich über die Vergabeplattform! Wir freuen uns auf Ihr Angebot! Vergabe 26-058_HB_FL_RV_FL_oe Seite 6 von 6