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Dienstleistungen zur Öffnung, Vorbereitung und Vorsortierung des Posteingangs

Status
Vergeben
Angebotsfrist
21.07.2025, 12:00 (Europe/Berlin)
Geschätzter Auftragswert
Nicht angegeben
Lose
1
Auftraggeber
ARD ZDF Deutschlandradio BeitragsserviceProfil ansehen
Erfüllungsregion
Nordrhein-Westfalen, Deutschland
Verfahren
Offenes Verfahren
Auftragsart
Dienstleistung · Rahmenvereinbarung
Veröffentlicht
09.07.2025
Bekanntmachungsnummer
448248-2025
Verfahrensnummer
55ff22f1-8e16-4f74-8ede-6963abcf681e
CPV-Codes
75131000 · Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung

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Kurzbeschreibung

Der Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio beschafft in Köln Dienstleistungen zur Entgegennahme, Öffnung, Vorbereitung für das spätere Scannen und Vorsortierung eingehender Post; die weitere Dokumentenbearbeitung ist nicht Bestandteil des Auftrags. Erwartet werden mindestens 10.000 und höchstens geschätzt 25.000 Schwingen pro Jahr, wobei eine Schwinge als verwendeter Postbehälter etwa 100 bis 500 Poststücke enthalten kann; 2024 entsprach das Volumen 18.860 Schwingen beziehungsweise rund 8,04 Millionen Vorgängen. Der Leistungsbeginn ist frühestens am 1. Januar 2026 vorgesehen, die Festlaufzeit endet am 30. Juni 2028.

KI-Zusammenfassung · Maßgeblich ist die Originalbekanntmachung.

Leistungsbeschreibung

Gegenstand dieser Vergabemaßnahme ist die Beschaffung von Dienstleistungen zur Postöffnung und -sortierung. Auftraggeber sind die in der Arbeitsgemeinschaft der öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten der Bundesrepublik Deutschland (ARD) zusammengeschlossenen öffentlich-rechtlichen Landesrundfunkanstalten, das Zweite Deutsche Fernsehen (ZDF) und das Deutschlandradio (DR), vertreten durch die Geschäftsführung des Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio (nachfolgend "Beitragsservice" oder "Auftraggeber" genannt). Der Beitragsservice beabsichtigt, einen Dienstleistungsvertrag zur Erbringung von Teilleistungen in der Posteingangsbearbeitung in den Räumlichkeiten des Auftraggebers zu schließen. Die Auslagerung betrifft die Öffnung und Vorsortierung des Posteingangs, um das anfallende Schriftgut entsprechend des vereinbarten Service Levels der Sachbearbeitung zuzuführen. Die weitere Bearbeitung der Dokumente ist kein Bestandteil der Auslagerung. Die mit dieser Zielsetzung zu beschaffende Leistung umfasst im Wesentlichen 1. die Entgegennahme von Poststücken als Arbeitsvorrat für das Personal des Auftragnehmers; 2. die Verteilung des Arbeitsvorrats auf die Mitarbeitenden; 3. die Öffnung und Vorbereitung der Poststücke für das spätere Scannen; 4. die Vorsortierung der Poststücke in Vorgangskategorien nach den Vorgaben des Auftraggebers; 5. die Sicherstellung der vorgegebenen Qualität, z.B. durch Kontrollverfahren und Abstimmung mit dem Auftraggeber; 6. die Bereitstellung von Daten zur Abrechnung der erbrachten Leistung; 7. die Bereitstellung und den Betrieb der Arbeitsmittel für das eigene Personal; 8. die Ausbildung des Personals. Für die Leistungserbringung stellt der Auftraggeber Räume am Standort in Köln bereit. Die Leistung ist unter Einhaltung der Compliance-Richtlinien des Beitragsservice zu erbringen. Eine Überlassung der Mitarbeitenden im Sinne des AÜG an den Auftraggeber ist ausgeschlossen. Es ist beabsichtigt, mit dem wirtschaftlichsten Bieter einen Dienstleistungsvertrag mit einer Festlaufzeit bis zum 30.06.2028 abzuschließen. Der Vertrag kommt mit Zuschlagserteilung zustande. Frühester Leistungsbeginn ist der 01.01.2026. Der Auftraggeber stellt ausschließlich hierfür einen Raum mit (Stark-) Strom, Licht, Heizung, Datennetz, Einlass sowie Pausenräume, sanitäre Anlagen, Meetingräume nach Vorankündigung und Transportbehältnisse und -wagen für den internen Transport zur Verfügung. Der vorgesehene Raum wird ausschließlich vom Auftragnehmer genutzt. Jeder Bieter hat die Möglichkeit, vor Abgabe des Erstangebots an einem vom Beitragsservice angebotenen Ortstermin teilzunehmen. Die Ortstermine werden Anfang Juni 2025 stattfinden. Jeder Bieter erhält eine separate Einladung zum Ortstermin. Die Wahrnehmung des vom Beitragsservice angebotenen Ortstermin ist nicht verpflichtend. Der Auftragnehmer hat unter Beachtung des nachstehend beschriebenen Service Level eine taggenaue Bearbeitung des zur Verfügung gestellten Posteingangs sicher zu stellen. Da die Leistung des Auftragnehmers in die Geschäftsprozesse des Beitragsservice eingebettet ist, müssen die folgenden Rahmendaten berücksichtigt werden: - Anlieferung der Post und Verteilung auf die Teams ca. um 6:30 und um 9:00 Uhr; - Post aus Sonderfällen (Großbriefe, Pakete) wird in der Regel im Laufe des Vormittags von Post- und Paketdienstleistern bereitgestellt; - Übergabe der aufbereiteten Poststücke an den Auftraggeber voraussichtlich um 10:00, 12:00 und 14:00 Uhr. Eine Änderung der Zeiten, zu denen die Poststücke angeliefert werden, kann jederzeit durch Post- und/oder Paketdienstleister erfolgen und ist während der Vertragslaufzeit daher auch vom zukünftigen Auftragnehmer zu beachten. Soweit die arbeitstäglich zur Verfügung gestellten Posteingangsmengen nicht taggenau bearbeitet werden können, ist die Bearbeitung für den folgenden Arbeitstag einzuplanen und durchzuführen. Der Auftragnehmer hat die Einhaltung der Termine an jedem Arbeitstag zu gewährleisten, sofern die Schwankungen im Posteingang im Rahmen des vom Beitragsservice in den Vergabeunterlagen (insbesondere in Teil B. Leistungsbeschreibung) beschriebenen Bereichs liegen. Die Termine gelten als eingehalten, wenn mindestens 95% der übergebenen Schwingen des jeweiligen Tages verarbeitet sind. Zudem ist im Rahmen einer Qualitätssicherung sicherzustellen, dass 95% der täglich verarbeiteten Poststücke qualitativ korrekt verarbeitet werden. Soweit die tatsächlich eingehende Post dies zulässt, wird aktuell mit folgenden durchschnittlichen täglichen Mengen für die zu erbringende Dienstleistung gerechnet: - 60 Schwingen normaler Post mit ca. 500 Poststücken und - 10 Schwingen mit Großbriefen mit ca. 100 Poststücken und - 1 Schwinge mit ca. 100 umfangreichen Poststücken, z.B. Briefe mit mehreren Anlagen. Aus dem Posteingang des Jahres 2024 errechnet sich ein Volumen von 18.860 Schwingen entsprechend 8.038.850 Vorgängen, die vom Auftragnehmer im Jahre 2024 zu bearbeiten gewesen wären. Der Beitragsservice erwartet deshalb die folgenden Mengen als Auftragsvolumen für den Auftragnehmer: - Mindestmenge: 10.000 Schwingen p.a. - Höchstmenge: 25.000 Schwingen p.a. Der Beitragsservice garantiert die vorgenannte Mindestmenge von 10.000 Schwingen pro Kalenderjahr. Unter Berücksichtigung der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs schreibt der Beitragsservice vorliegend die vorgenannte Höchstmenge von 25.000 Schwingen pro Kalenderjahr aus. Es handelt hierbei aber um eine Schätzung, die auf den aktuellen Werten beruht. Diese Höchstmenge wird dem Auftragnehmer daher nicht garantiert. Weitere Einzelheiten zu den ausgeschriebenen Leistungen sind in den Vergabeunterlagen (insbesondere Teil B. "Leistungsbeschreibung") enthalten.

Leistungen nach Losen (1)

  • LOT-0001 · Auslagerung Posteingangsbearbeitung

    Gegenstand dieser Vergabemaßnahme ist die Beschaffung von Dienstleistungen zur Postöffnung und -sortierung. Auftraggeber sind die in der Arbeitsgemeinschaft der öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten der Bundesrepublik Deutschland (ARD) zusammengeschlossenen öffentlich-rechtlichen Landesrundfunkanstalten, das Zweite Deutsche Fernsehen (ZDF) und das Deutschlandradio (DR), vertreten durch die Geschäftsführung des Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio (nachfolgend "Beitragsservice" oder "Auftraggeber" genannt). Der Beitragsservice beabsichtigt, einen Dienstleistungsvertrag zur Erbringung von Teilleistungen in der Posteingangsbearbeitung in den Räumlichkeiten des Auftraggebers zu schließen. Die Auslagerung betrifft die Öffnung und Vorsortierung des Posteingangs, um das anfallende Schriftgut entsprechend des vereinbarten Service Levels der Sachbearbeitung zuzuführen. Die weitere Bearbeitung der Dokumente ist kein Bestandteil der Auslagerung. Die mit dieser Zielsetzung zu beschaffende Leistung umfasst im Wesentlichen 1. die Entgegennahme von Poststücken als Arbeitsvorrat für das Personal des Auftragnehmers; 2. die Verteilung des Arbeitsvorrats auf die Mitarbeitenden; 3. die Öffnung und Vorbereitung der Poststücke für das spätere Scannen; 4. die Vorsortierung der Poststücke in Vorgangskategorien nach den Vorgaben des Auftraggebers; 5. die Sicherstellung der vorgegebenen Qualität, z.B. durch Kontrollverfahren und Abstimmung mit dem Auftraggeber; 6. die Bereitstellung von Daten zur Abrechnung der erbrachten Leistung; 7. die Bereitstellung und den Betrieb der Arbeitsmittel für das eigene Personal; 8. die Ausbildung des Personals. Für die Leistungserbringung stellt der Auftraggeber Räume am Standort in Köln bereit. Die Leistung ist unter Einhaltung der Compliance-Richtlinien des Beitragsservice zu erbringen. Eine Überlassung der Mitarbeitenden im Sinne des AÜG an den Auftraggeber ist ausgeschlossen. Es ist beabsichtigt, mit dem wirtschaftlichsten Bieter einen Dienstleistungsvertrag mit einer Festlaufzeit bis zum 30.06.2028 abzuschließen. Der Vertrag kommt mit Zuschlagserteilung zustande. Frühester Leistungsbeginn ist der 01.01.2026. Der Auftraggeber stellt ausschließlich hierfür einen Raum mit (Stark-) Strom, Licht, Heizung, Datennetz, Einlass sowie Pausenräume, sanitäre Anlagen, Meetingräume nach Vorankündigung und Transportbehältnisse und -wagen für den internen Transport zur Verfügung. Der vorgesehene Raum wird ausschließlich vom Auftragnehmer genutzt. Jeder Bieter hat die Möglichkeit, vor Abgabe des Erstangebots an einem vom Beitragsservice angebotenen Ortstermin teilzunehmen. Die Ortstermine werden Anfang Juni 2025 stattfinden. Jeder Bieter erhält eine separate Einladung zum Ortstermin. Die Wahrnehmung des vom Beitragsservice angebotenen Ortstermin ist nicht verpflichtend. Der Auftragnehmer hat unter Beachtung des nachstehend beschriebenen Service Level eine taggenaue Bearbeitung des zur Verfügung gestellten Posteingangs sicher zu stellen. Da die Leistung des Auftragnehmers in die Geschäftsprozesse des Beitragsservice eingebettet ist, müssen die folgenden Rahmendaten berücksichtigt werden: - Anlieferung der Post und Verteilung auf die Teams ca. um 6:30 und um 9:00 Uhr; - Post aus Sonderfällen (Großbriefe, Pakete) wird in der Regel im Laufe des Vormittags von Post- und Paketdienstleistern bereitgestellt; - Übergabe der aufbereiteten Poststücke an den Auftraggeber voraussichtlich um 10:00, 12:00 und 14:00 Uhr. Eine Änderung der Zeiten, zu denen die Poststücke angeliefert werden, kann jederzeit durch Post- und/oder Paketdienstleister erfolgen und ist während der Vertragslaufzeit daher auch vom zukünftigen Auftragnehmer zu beachten. Soweit die arbeitstäglich zur Verfügung gestellten Posteingangsmengen nicht taggenau bearbeitet werden können, ist die Bearbeitung für den folgenden Arbeitstag einzuplanen und durchzuführen. Der Auftragnehmer hat die Einhaltung der Termine an jedem Arbeitstag zu gewährleisten, sofern die Schwankungen im Posteingang im Rahmen des vom Beitragsservice in den Vergabeunterlagen (insbesondere in Teil B. Leistungsbeschreibung) beschriebenen Bereichs liegen. Die Termine gelten als eingehalten, wenn mindestens 95% der übergebenen Schwingen des jeweiligen Tages verarbeitet sind. Zudem ist im Rahmen einer Qualitätssicherung sicherzustellen, dass 95% der täglich verarbeiteten Poststücke qualitativ korrekt verarbeitet werden. Soweit die tatsächlich eingehende Post dies zulässt, wird aktuell mit folgenden durchschnittlichen täglichen Mengen für die zu erbringende Dienstleistung gerechnet: - 60 Schwingen normaler Post mit ca. 500 Poststücken und - 10 Schwingen mit Großbriefen mit ca. 100 Poststücken und - 1 Schwinge mit ca. 100 umfangreichen Poststücken, z.B. Briefe mit mehreren Anlagen. Aus dem Posteingang des Jahres 2024 errechnet sich ein Volumen von 18.860 Schwingen entsprechend 8.038.850 Vorgängen, die vom Auftragnehmer im Jahre 2024 zu bearbeiten gewesen wären. Der Beitragsservice erwartet deshalb die folgenden Mengen als Auftragsvolumen für den Auftragnehmer: - Mindestmenge: 10.000 Schwingen p.a. - Höchstmenge: 25.000 Schwingen p.a. Der Beitragsservice garantiert die vorgenannte Mindestmenge von 10.000 Schwingen pro Kalenderjahr. Unter Berücksichtigung der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs schreibt der Beitragsservice vorliegend die vorgenannte Höchstmenge von 25.000 Schwingen pro Kalenderjahr aus. Es handelt hierbei aber um eine Schätzung, die auf den aktuellen Werten beruht. Diese Höchstmenge wird dem Auftragnehmer daher nicht garantiert. Weitere Einzelheiten zu den ausgeschriebenen Leistungen sind in den Vergabeunterlagen (insbesondere Teil B. "Leistungsbeschreibung") enthalten.

    Frist: 21.07.2025, 02:00 (Europe/Berlin)

Anforderungen an deinen Betrieb

vgl. Anlage A6 vgl. Anlage A6vgl. Anlage A6 Der Beitragsservice behält sich vor, von der Nachforderungsmöglichkeit gemäß § 56 VgV nach pflichtgemäßem Ermessen Gebrauch zu machen, soweit dies gesetzlich zulässig ist.

Vergabeunterlagen

Keine abgerufenen Dateien hinterlegt. Ein abgeschlossener Abruf ist nicht dokumentiert.

Anforderungen

vgl. Anlage A6 vgl. Anlage A6vgl. Anlage A6 Der Beitragsservice behält sich vor, von der Nachforderungsmöglichkeit gemäß § 56 VgV nach pflichtgemäßem Ermessen Gebrauch zu machen, soweit dies gesetzlich zulässig ist.

Änderungen und Bieterfragen

1 Eintrag
  1. 01.10.2025VergabebekanntmachungBekanntmachung 643032-2025
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Mit erfasstem Zuschlag83 verschiedene Auftragnehmer
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