Agenturleistungen für Konzeption, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen

Status
Vergeben
Angebotsfrist
12.09.2024, 10:00 (Europe/Berlin)
Geschätzter Auftragswert
Nicht angegeben
Lose
1
Auftraggeber
Ministerium für Wirtschaft, Industrie, Klimaschutz und Energie des Landes Nordrhein-WestfalenProfil ansehen
Erfüllungsregion
Nordrhein-Westfalen, Deutschland
Verfahren
Offenes Verfahren
Auftragsart
Dienstleistung · Rahmenvereinbarung
Veröffentlicht
12.08.2024
Bekanntmachungsnummer
482806-2024
Verfahrensnummer
df9e30d8-49fa-43b9-be6d-a993f813a04f
CPV-Codes
75131000 · Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung; 79416000 · Öffentlichkeitsarbeit; 79950000 · Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und KongressenMehr anzeigen

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Kurzbeschreibung

Das Ministerium für Wirtschaft, Industrie, Klimaschutz und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen mit Sitz in Düsseldorf sucht Agenturleistungen für die Konzeption, Organisation und Durchführung vielfältiger Veranstaltungen zur Öffentlichkeitsarbeit. Die Leistungen werden im Rahmen einer Vereinbarung vom 1. Januar 2025 bis 2027 abgerufen, mit einer optionalen Verlängerung bis 2028. Umfassende fachinhaltliche Konzeptionsleistungen für die Veranstaltungen sind nicht Bestandteil des Auftrags.

KI-Zusammenfassung · Maßgeblich ist die Originalbekanntmachung.

Leistungsbeschreibung

Auftragsgegenstand sind Agenturleistungen zur Konzeption, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen. Die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber hierbei in seiner Öffentlichkeitsarbeit in den Jahren 2025 bis 2027, optional bis 2028. Umfassende fachinhaltliche Konzeptionsleistungen für Veranstaltungen sind nicht Gegenstand der Rahmenvereinbarung. Mit seiner Öffentlichkeitsarbeit verfolgt das Ministerium für Wirtschaft, Industrie, Klimaschutz und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen (MWIKE NRW) das Ziel, seiner Informationspflicht gegenüber der Öffentlichkeit nachzukommen. Im Sinne von Transparenz, Partizipation und Dialog zielt es darauf ab, unterschiedliche Zielgruppen sachgerecht und objektiv über Maßnahmen und Vorhaben sowie künftig zu lösende Fragestellungen zu informieren. Veranstaltungen sind ein wichtiges Instrument für den Dialog mit den unterschiedlichen Zielgruppen des MWIKE NRW. Aufgrund des Zuschnitts des Ministeriums sind die Formate und Themen der Veranstaltungen ausgesprochen vielfältig und richten sich entsprechend an unterschiedliche Zielgruppen. Die Wiedererkennbarkeit des Ministeriums - thematisch, visuell und sprachlich - soll dabei durch möglichst einheitliche Standards gewährleistet werden.

Leistungen nach Losen (1)

  • LOT-0001 · Rahmenvereinbarung über die Konzeption, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen des Ministeriums für Wirtschaft, Industrie, Klimaschutz und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen (MWIKE NRW) in den Jahren 2025 bis 2027, optional bis 2028

    Auftragsgegenstand sind Agenturleistungen zur Konzeption, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen. Die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber hierbei in seiner Öffentlichkeitsarbeit in den Jahren 2025 bis 2027, optional bis 2028. Umfassende fachinhaltliche Konzeptionsleistungen für Veranstaltungen sind nicht Gegenstand der Rahmenvereinbarung. Der Auftraggeber ruft die Agenturleistungen im Bedarfsfall ab dem 01.01.2025 schriftlich oder per E-Mail bei der Auftragnehmerin ab (Einzelabruf). In der Regel besteht ein Vorlauf von mindestens 10 Wochen bis zur Durchführung der jeweiligen Veranstaltung. Der Auftraggeber kann Agenturleistungen für Veranstaltungen, die bis zum 31.12.2024 abgerufen und bis zum 30.06.2025 abgeschlossen sind noch aus einem bestehenden Vertrag beziehen. Die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer hat dem Auftraggeber ein veranstaltungsübergreifendes Customer Relations Management-Tool (im Folgenden: CRM-Tool) zur Verfügung zu stellen, über das die Veranstaltungen abgewickelt werden können (siehe hierzu im Einzelnen Ziffer IV. 5. der Leistungsbeschreibung). Dem MWIKE NRW ist es sehr wichtig, dass seine Veranstaltungen nachhaltig geplant und umgesetzt werden. Das bedeutet, dass die Konzeption, die Organisation und die Durchführung einer Veranstaltung so geplant werden muss, dass so wenige natürliche Ressourcen wie möglich in Anspruch genommen werden, Sozial- und Tarifstandards eingehalten werden sowie langlebige, wiederverwendbare Materialien zum Einsatz kommen. Dies bedeutet zum Beispiel: a) Es sind Locations anzubieten, die gut mit dem ÖPNV zu erreichen sind. Es ist außerdem darauf zu achten, dass sie ebenfalls ressourcenschonend arbeiten. b) Materialien und Ausstattungsgegenstände sind langlebig, recycelbar, ökologisch und gesundheitlich unbedenklich auszuwählen. c) Beim Catering sind Produkte aus ökologischem Landbau und fairem Handel zu bevorzugen. In der Regel sind saisonale Lebensmittel, vorzugsweise vegetarisch bzw. plant-based, sowie Mehrweggeschirr, -besteck und -gläser zu verwenden. d) Es müssen Verpackungen zum Einsatz kommen, die Abfälle vermeiden oder ver-ringern. e) Bei Give-aways ist darauf zu achten, dass sie umweltfreundlich sind und bei der Herstellung Sozialstandards eingehalten werden. f) Barrierefreiheit ist zu gewährleisten. g) Bei allen Kommunikationsmaßnahmen zu Veranstaltungen und Dialogangeboten des MWIKE NRW ist durchgängig eine geschlechtersensible Sprache zu verwenden. Folgende Veranstaltungstypen werden idealtypisch unterschieden und sind üblicherweise im Rahmen der Beauftragung durchzuführen: 1. Herausgehobene Netzwerk- und Repräsentationsveranstaltung (z.B. Jahreswirtschaftsempfang), 2. Preisverleihungen (bspw. Innovationspreis, Gründungspreis), 3. Fachtagungen und -kongresse, 4. Dialog- und Beteiligungsformate für Multiplikatorinnen und Multiplikatoren, 5. Dialog- und Beteiligungsformate für Bürgerinnen und Bürger (z.B. Tag der offenen Tür, NRW-Tag), 6. Sonstige Formate (digital, hybrid, vor Ort). Die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer kann weiterhin mit ad-hoc Einzelleistungen betraut werden. Hierunter sind kurzfristig zu erbringende Agenturleistungen zu verstehen, die kein festes Veranstaltungsformat haben. Hierzu zählt bspw. die Erstellung von Messewänden und -ständen für kleinere Präsentationen, die Realisierung von kleineren, internen Events des Auftraggebers, etc. Nähere Informationen zu den Veranstaltungsformaten, zu den zu erbringenden Angenturleistungen im Einzelnen sowie zu den sonstigen Rahmenbedingunen des Auftrags ist den Vergabeunterlagen, insbesondere der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.

    Frist: 12.09.2024, 02:00 (Europe/Berlin)

Anforderungen an deinen Betrieb

Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB Im Fall fehlender Erklärungen oder Nachweise behält sich der Auftraggeber vor, diese mit einer Frist zur Vorlage innerhalb von 48 Stunden nachzufordern.

Vergabeunterlagen

Keine abgerufenen Dateien hinterlegt. Ein abgeschlossener Abruf ist nicht dokumentiert.

Anforderungen

Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB Im Fall fehlender Erklärungen oder Nachweise behält sich der Auftraggeber vor, diese mit einer Frist zur Vorlage innerhalb von 48 Stunden nachzufordern.

Änderungen und Bieterfragen

1 Eintrag
  1. 28.11.2024VergabebekanntmachungBekanntmachung 728214-2024
Vergleichbare Verfahren283vergeben oder Frist abgelaufen
Mit erfasstem Zuschlag174 verschiedene Auftragnehmer
ZuschlagssummeMedian
Zuschlag zu SchätzwertMedian, 30 Vergaben

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Wer schreibt solche Vergaben aus?

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    03.03.2026noch 3 Monate31.12.2026
    Neuausschreibung erwartet ca. Q3 2026 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Unterstützung bei Prüfung und Bearbeitung von Schlussabrechnungen zu Corona-WirtschaftshilfenPricewaterhouseCoopers GmbH +1 weitereBezirksregierung KölnKöln, Deutschland
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    Neuausschreibung erwartet ca. Q3 2026 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
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    24.05.2024noch 3 Monate31.12.2026
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    12.11.2024noch 4 Monate01.02.2027
    Neuausschreibung erwartet ca. Q3 2026 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet

Ministerium für Wirtschaft, Industrie, Klimaschutz und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen

Aktiv seit 2024 · 13 Verfahren
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Verfahren pro Jahr5Ø seit 2024
Ø Auftragswertgeschätzt, laut Bekanntmachung
VergebenVerfahren mit Zuschlag
RahmenverträgeAnteil an Verfahren
Verfahren je Woche · 13 seit 2024Spitze KW 8 · 2024 · 1

Leistungsbereiche

Top 5 nach Verfahren

Erfüllungsorte

nach Verfahren

Bisherige Auftragnehmer

Zuschläge dieses Auftraggebers, alle Leistungsbereiche

Laufende Rahmenverträge

nach voraussichtlichem Vertragsende
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