Restaurierung und Montierung historischer Urkunden
- Status
- Offen
- Angebotsfrist
- 16.11.2026, 14:00 (Europe/Berlin)
- Geschätzter Wert
- Nicht angegeben
- Lose
- 4
- Auftraggeber
- Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen
- Erfüllungsregion
- Nordrhein-Westfalen, Deutschland
- Verfahren
- Offenes Verfahren
- Auftragsart
- Dienstleistung
- Veröffentlicht
- 16.09.2026
- CPV-Codes
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- Dienstleistungen von Bibliotheken, Archiven, Museen und anderen kulturellen Einrichtungen (92500000)
- Konservierung von Exponaten und Ausstellungsobjekten (92521200)
- Konservierung von Exponaten (92521210)
- Konservierung von Ausstellungsobjekten (92521220)
- Bekanntmachung
- vergabeplattform.stadt-koeln.de
- Bekanntmachungsnummer
- 643107-2026
- Verfahrensnummer
- d18551f4-364a-48c7-9276-26f1ae09ba11
Fragenkatalog
Deine Fragen an die Ausschreibung, beantwortet aus Bekanntmachung und Unterlagen.
Kurzbeschreibung
Das Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen der Stadt Köln beauftragt die Restaurierung und Montierung von insgesamt 368 Urkunden in vier Losen. Die Bestände umfassen kleinere, mittlere und großformatige Urkunden, teils mit Siegeln und besonderen Anforderungen an Montierung oder Verpackung; die Versicherungswerte der Chargen liegen zwischen 84.653 und 653.515 Euro. Die Bearbeitung erfolgt in zwei Chargen je Los und soll innerhalb von maximal 24 Monaten abgeschlossen werden, wobei die erste Charge innerhalb des ersten Jahres zurückzuliefern ist. Die Ausführung findet in der Region Köln (NUTS-Code DEA23) statt; die Angebotsfrist endet am 16. November 2026 um 13:00 Uhr.
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Leistungsbeschreibung
Restaurierung und Montierung von Urkunden
Leistungen nach Losen (4)
LOT-0001 · v.a. kleinere Formate mit Urkunden-Libellen
- Enthält 70 Urkunden-Libelle mit und ohne Siegel, zum Teil mit pudernden Siegelschnüren - Enthält überwiegend kleinere Formate bis Format 3 (55 cm x 80 cm) - Charge 1: 49 Objekte - Charge 2: 53 Objekte - Versicherungswert Charge 1: 199.773 € - Versicherungswert Charge 2: 165.554 € Informationen zu einzelnen Urkunden wie zum Beispiel ihre Verteilung auf die Lose und Chargen, Versicherungswert, Format, Anzahl von Siegel und Transfixen sowie die am jeweiligen Objekt durchzuführenden Maßnahmen können der Anlage 8 "Maßnahmen Urkunden" entnommen werden.
Frist: 16.11.2026, 01:00 (Europe/Berlin)
LOT-0002 · v.a. Großformate
- Enthält zu circa 2/3 großformatige Urkunden des Formats 5 (91 cm x 124 cm) und zu circa 1/3 Urkunden des Formats 4 (80 cm x 90 cm) - Enthält alle über das Format 5 hinausgehenden großformatige Urkunden der Vergabe, die einer besonderen Montierung oder Verpackung bedürfen - Charge 1: 26 Objekte - Charge 2: 24 Objekte - Versicherungswert Charge 1: 122.313 € - Versicherungswert Charge 2: 84.653 € Informationen zu einzelnen Urkunden wie zum Beispiel ihre Verteilung auf die Lose und Chargen, Versicherungswert, Format, Anzahl von Siegel und Transfixen sowie die am jeweiligen Objekt durchzuführenden Maßnahmen können der Anlage 8 "Maßnahmen Urkunden" entnommen werden.
Frist: 16.11.2026, 01:00 (Europe/Berlin)
LOT-0003 · v.a. Mittelformate
- Enthält eine Urkunde mit sehr hohem Versicherungswert - Enthält überwiegend Urkunden des Formats 3 (55 cm x 80 cm) und des Formats 4 (80 cm x 90 cm) sowie fünf Urkunden des Formats 5 (91 cm x 124 cm) - Charge 1: 21 Objekte - Charge 2: 21 Objekte - Versicherungswert Charge 1: 653.515 € - Versicherungswert Charge 2: 54.042 € Informationen zu einzelnen Urkunden wie zum Beispiel ihre Verteilung auf die Lose und Chargen, Versicherungswert, Format, Anzahl von Siegel und Transfixen sowie die am jeweiligen Objekt durchzuführenden Maßnahmen können der Anlage 8 "Maßnahmen Urkunden" entnommen werden.
Frist: 16.11.2026, 01:00 (Europe/Berlin)
LOT-0004 · Diverse
- Enthält überwiegend Urkunden des Formats 3 (55 cm x 80 cm) und des Formats 4 (80 cm x 90 cm) - Enthält eine Urkunden des Formats 2 (40 cm x 55 cm) und fünf Urkunden des Formats 5 (91 cm x 124 cm) - Charge 1: 26 Objekte - Charge 2: 26 Objekte - Versicherungswert Charge 1: 536.000 € - Versicherungswert Charge 2: 132.231 € Informationen zu einzelnen Urkunden wie zum Beispiel ihre Verteilung auf die Lose und Chargen, Versicherungswert, Format, Anzahl von Siegel und Transfixen sowie die am jeweiligen Objekt durchzuführenden Maßnahmen können der Anlage 8 "Maßnahmen Urkunden" entnommen werden.
Frist: 16.11.2026, 01:00 (Europe/Berlin)
Anforderungen an deinen Betrieb
-
Wie wird das Angebot bewertet?
LOT-0004 · Diverse
- Für die Bearbeitung der Lose stehen maximal 2 Jahre (24 Monate) zur Verfügung. Jedes Los ist in zwei Chargen aufgeteilt. Die erste Charge muss innerhalb des ersten Jahres bearbeitet und zurückgeliefert werden. Eine schnellere Rücklieferung ist jedoch erwünscht und erhält mehr Wertungspunkte. Geben Sie daher an, innerhalb wie vieler Monate Sie das Los bearbeiten können. Bietende, die sich auf mehrere Lose bewerben, machen bitte Angaben zu jedem einzelnen Los. Für die Bewertung des leistungsbezogenen Kriteriums "Lieferfristen" wird folgende Formel zugrunde gelegt: Wertungspunkte = minimale Anzahl der Monate / aktuelle Anzahl der Monate * 100
- 20 %
- 1. Zu Beginn des Auftrags erhalten Sie durch die Auftraggeberin eine Einweisung zur Benutzung archivinterner Software, unter anderem der Dokumentationssoftware RDM. Stellen Sie dar, wie Ihre Werkstatt bezüglich IT ausgestattet ist (Anzahl der PCs/Laptops etcetera). Wie sichern Sie den internen Wissenstransfer, sollten nicht alle Mitarbeitenden an der Software-Einweisung teilnehmen oder es zu Personalwechseln kommen? 2. Wie garantieren Sie eine fristgerechte Bearbeitung des Auftrags, zum Beispiel bei Personalausfällen oder anderen Unwägbarkeiten? Wertungspunkte = lineare Skala mit Punkten von 0 - 5 5 Punkte (Sehr gut): Die Darstellung ist sehr schlüssig und lässt eine besonders effiziente Aufgabenerfüllung erwarten. 4 Punkte (Gut): Die Darstellung ist gut und schlüssig; es erfüllt die Anforderungen vollumfänglich. 3 Punkte (Befriedigend): Die Darstellung ist nachvollziehbar und erfüllt die Anforderungen grundsätzlich. 2 Punkte (Ausreichend): Erfüllt Anforderungen mit Mängeln. 1 Punkt (Mangelhaft): Erhebliche Defizite in der Darstellung. 0 Punkte (Ungenügend): Fehlende Angaben oder nicht auswertbar.
- 20 %
- Für die Bewertung des Kriteriums "Preis Netto" der Restaurierungskosten wird folgende Formel zugrunde gelegt: Wertungspunkte = minimale Angebotssumme / aktuelle Angebotssumme * 100 Die Auswertung erfolgt automatisch über die Vergabesoftware der Auftraggeberin.
- 60 %
LOT-0001 · v.a. kleinere Formate mit Urkunden-Libellen
- Für die Bearbeitung der Lose stehen maximal 2 Jahre (24 Monate) zur Verfügung. Jedes Los ist in zwei Chargen aufgeteilt. Die erste Charge muss innerhalb des ersten Jahres bearbeitet und zurückgeliefert werden. Eine schnellere Rücklieferung ist jedoch möglich und erwünscht. Geben Sie daher an, innerhalb wie vieler Monate Sie das Los bearbeiten können. Bietende, die sich auf mehrere Lose bewerben, machen bitte Angaben zu jedem einzelnen Los. Für die Bewertung des leistungsbezogenen Kriteriums "Lieferfristen" wird folgende Formel zugrunde gelegt: Wertungspunkte = minimale Anzahl der Monate / aktuelle Anzahl der Monate * 100
- 20 %
- 1. Zu Beginn des Auftrags erhalten Sie durch die Auftraggeberin eine Einweisung zur Benutzung archivinterner Software, unter anderem der Dokumentationssoftware RDM. Stellen Sie dar, wie Ihre Werkstatt bezüglich IT ausgestattet ist (Anzahl der PCs/Laptops etcetera). Wie sichern Sie den internen Wissenstransfer, sollten nicht alle Mitarbeitenden an der Software-Einweisung teilnehmen oder es zu Personalwechseln kommen? 2. Wie garantieren Sie eine fristgerechte Bearbeitung des Auftrags, zum Beispiel bei Personalausfällen oder anderen Unwägbarkeiten? Wertungspunkte = lineare Skala mit Punkten von 0 - 5 5 Punkte (Sehr gut): Die Darstellung ist sehr schlüssig und lässt eine besonders effiziente Aufgabenerfüllung erwarten. 4 Punkte (Gut): Die Darstellung ist gut und schlüssig; es erfüllt die Anforderungen vollumfänglich. 3 Punkte (Befriedigend): Die Darstellung ist nachvollziehbar und erfüllt die Anforderungen grundsätzlich. 2 Punkte (Ausreichend): Erfüllt Anforderungen mit Mängeln. 1 Punkt (Mangelhaft): Erhebliche Defizite in der Darstellung. 0 Punkte (Ungenügend): Fehlende Angaben oder nicht auswertbar.
- 20 %
- Für die Bewertung des Kriteriums "Preis Netto" der Restaurierungskosten wird folgende Formel zugrunde gelegt: Wertungspunkte = minimale Angebotssumme / aktuelle Angebotssumme * 100 Die Auswertung erfolgt automatisch über die Vergabesoftware der Auftraggeberin.
- 60 %
LOT-0002 · v.a. Großformate
- Für die Bearbeitung der Lose stehen maximal 2 Jahre (24 Monate) zur Verfügung. Jedes Los ist in zwei Chargen aufgeteilt. Die erste Charge muss innerhalb des ersten Jahres bearbeitet und zurückgeliefert werden. Eine schnellere Rücklieferung ist jedoch erwünscht und erhält mehr Wertungspunkte. Geben Sie daher an, innerhalb wie vieler Monate Sie das Los bearbeiten können. Bietende, die sich auf mehrere Lose bewerben, machen bitte Angaben zu jedem einzelnen Los. Für die Bewertung des leistungsbezogenen Kriteriums "Lieferfristen" wird folgende Formel zugrunde gelegt: Wertungspunkte = minimale Anzahl der Monate / aktuelle Anzahl der Monate * 100
- 20 %
- 1. Zu Beginn des Auftrags erhalten Sie durch die Auftraggeberin eine Einweisung zur Benutzung archivinterner Software, unter anderem der Dokumentationssoftware RDM. Stellen Sie dar, wie Ihre Werkstatt bezüglich IT ausgestattet ist (Anzahl der PCs/Laptops etcetera). Wie sichern Sie den internen Wissenstransfer, sollten nicht alle Mitarbeitenden an der Software-Einweisung teilnehmen oder es zu Personalwechseln kommen? 2. Wie garantieren Sie eine fristgerechte Bearbeitung des Auftrags, zum Beispiel bei Personalausfällen oder anderen Unwägbarkeiten? Wertungspunkte = lineare Skala mit Punkten von 0 - 5 5 Punkte (Sehr gut): Die Darstellung ist sehr schlüssig und lässt eine besonders effiziente Aufgabenerfüllung erwarten. 4 Punkte (Gut): Die Darstellung ist gut und schlüssig; es erfüllt die Anforderungen vollumfänglich. 3 Punkte (Befriedigend): Die Darstellung ist nachvollziehbar und erfüllt die Anforderungen grundsätzlich. 2 Punkte (Ausreichend): Erfüllt Anforderungen mit Mängeln. 1 Punkt (Mangelhaft): Erhebliche Defizite in der Darstellung. 0 Punkte (Ungenügend): Fehlende Angaben oder nicht auswertbar.
- 20 %
- Für die Bewertung des Kriteriums "Preis Netto" der Restaurierungskosten wird folgende Formel zugrunde gelegt: Wertungspunkte = minimale Angebotssumme / aktuelle Angebotssumme * 100 Die Auswertung erfolgt automatisch über die Vergabesoftware der Auftraggeberin.
- 60 %
LOT-0003 · v.a. Mittelformate
- Für die Bearbeitung der Lose stehen maximal 2 Jahre (24 Monate) zur Verfügung. Jedes Los ist in zwei Chargen aufgeteilt. Die erste Charge muss innerhalb des ersten Jahres bearbeitet und zurückgeliefert werden. Eine schnellere Rücklieferung ist jedoch erwünscht und erhält mehr Wertungspunkte. Geben Sie daher an, innerhalb wie vieler Monate Sie das Los bearbeiten können. Bietende, die sich auf mehrere Lose bewerben, machen bitte Angaben zu jedem einzelnen Los. Für die Bewertung des leistungsbezogenen Kriteriums "Lieferfristen" wird folgende Formel zugrunde gelegt: Wertungspunkte = minimale Anzahl der Monate / aktuelle Anzahl der Monate * 100
- 20 %
- 1. Zu Beginn des Auftrags erhalten Sie durch die Auftraggeberin eine Einweisung zur Benutzung archivinterner Software, unter anderem der Dokumentationssoftware RDM. Stellen Sie dar, wie Ihre Werkstatt bezüglich IT ausgestattet ist (Anzahl der PCs/Laptops etcetera). Wie sichern Sie den internen Wissenstransfer, sollten nicht alle Mitarbeitenden an der Software-Einweisung teilnehmen oder es zu Personalwechseln kommen? 2. Wie garantieren Sie eine fristgerechte Bearbeitung des Auftrags, zum Beispiel bei Personalausfällen oder anderen Unwägbarkeiten? Wertungspunkte = lineare Skala mit Punkten von 0 - 5 5 Punkte (Sehr gut): Die Darstellung ist sehr schlüssig und lässt eine besonders effiziente Aufgabenerfüllung erwarten. 4 Punkte (Gut): Die Darstellung ist gut und schlüssig; es erfüllt die Anforderungen vollumfänglich. 3 Punkte (Befriedigend): Die Darstellung ist nachvollziehbar und erfüllt die Anforderungen grundsätzlich. 2 Punkte (Ausreichend): Erfüllt Anforderungen mit Mängeln. 1 Punkt (Mangelhaft): Erhebliche Defizite in der Darstellung. 0 Punkte (Ungenügend): Fehlende Angaben oder nicht auswertbar.
- 20 %
- Für die Bewertung des Kriteriums "Preis Netto" der Restaurierungskosten wird folgende Formel zugrunde gelegt: Wertungspunkte = minimale Angebotssumme / aktuelle Angebotssumme * 100 Die Auswertung erfolgt automatisch über die Vergabesoftware der Auftraggeberin.
- 60 %
Vergabeunterlagen
20 Dateien · geladen 16.10.2026 Anlage 1_Preisblatt für die Kalkulation der Lose.pdf | Sonstiges | 176 KB | Klicken zum Anzeigen |
| Anlage 2_Fachlich qualifizierte Ansprechpartner_innen.pdf | Sonstiges | 149 KB | Klicken zum Anzeigen |
| Anlage 3_Nachweise fachliche Qualifikation Fachrestaurator_innen.pdf | Sonstiges | 174 KB | Klicken zum Anzeigen |
| Anlage 4_Nachweise fachliche Qualifikation Mitarbeitende.pdf | Sonstiges | 164 KB | Klicken zum Anzeigen |
| Anlage 5_Liste von Referenzen.pdf | Sonstiges | 148 KB | Klicken zum Anzeigen |
| Anlage 6_Bewerbergemeinschaftserklärung.pdf | Formular | 181 KB | Klicken zum Anzeigen |
| Anlage 7_Stammdaten RDM und cDesk.pdf | Sonstiges | 165 KB | Klicken zum Anzeigen |
 Anlage 8_Maßnahmen Urkunden.xlsx | Sonstiges | 111 KB | Klicken zum Anzeigen |
| Anlage 9_Anleitung RDM und cDesk.pdf | Sonstiges | 1,6 MB | Klicken zum Anzeigen |
| Aufforderung_Angebotsabgabe_EU.pdf | Anschreiben | 87 KB | Klicken zum Anzeigen |
| Auflistung_der_geforderten_Nachweise_und_Erklaerungen_fuer_die_Vergabe_von.rtf | Formular | 89 KB | |
| Belehrung_DSGVO.pdf | Sonstiges | 717 KB | Klicken zum Anzeigen |
| Bewerbungsbedingungen_der_Stadt_Koeln_fuer_die_Vergabe_von_Leistungen.pdf | Anschreiben | 330 KB | Klicken zum Anzeigen |
| Eigenerklaerung_als_Anlage_zum_Angebotsschreiben_fuer_Leistungen.rtf | Anschreiben | 129 KB | |
| Eigenerklaerung_RUS_Sanktionen_Art_5k.pdf | Formular | 219 KB | Klicken zum Anzeigen |
| Leistungsbeschreibung Vergabe Urkunden.pdfLV | Leistungsverzeichnis | 1,9 MB | Klicken zum Anzeigen |
| Leistungsverzeichnis.pdfLV | Leistungsverzeichnis | 24 KB | Klicken zum Anzeigen |
| Zusaetzliche_Vertragsbedingungen_der_Stadt_Koeln_DL-LL_ZVB.pdf | Vertragsbedingungen | 245 KB | Klicken zum Anzeigen |
| ZVB-ViB-VOL_mit_Anlage.pdf | Sonstiges | 151 KB | Klicken zum Anzeigen |
| zvb_tvgg_03_26_vertragsbedingungen_mindestentlohnung_bf.pdf | Vertragsbedingungen | 53 KB | Klicken zum Anzeigen |
Anforderungen
-
Änderungen und Bieterfragen
1 Eintrag- 18.09.2026Berichtigung 11. Terminverschiebung
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