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Vergabe

Restaurierung und Montierung von

Sonderformat- und Kästen-Urkunden

Leistungsbeschreibung für die Auftragsvergabe

12.08.2026

Historisches Archiv mit Rheinischem Bildarchiv, Eifelwall 5, 50674 Köln 0

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Inhalt

Teil I Formelle und rechtliche Bedingungen ........................................................................... 4

1 Auftraggeberin .................................................................................................. 5

2 Vergabeverfahren ............................................................................................. 5

2.1 Umfang der Vergabe ........................................................................................ 5

2.2 Digitale Losbesichtigung und Kalkulation .......................................................... 6

2.3 Bieterfragen ...................................................................................................... 6

2.4 Zuschlagsentscheidung - Bietermatrix .............................................................. 7

3 Qualifikation ...................................................................................................... 8

4 Dauer des Vertragsverhältnisses ...................................................................... 9

5 Sonstige Vertragsbedingungen ......................................................................... 9

5.1 Vertragsgrundlagen .......................................................................................... 9

5.2 Bewerbergemeinschaften ................................................................................. 9

5.3 Lose ................................................................................................................10

5.4 Chargen...........................................................................................................12

5.5 Transportbedingungen .....................................................................................12

5.6 Klima, Integrated Pest Management (IPM), Werkstattsicherheit ......................13

5.7 Versicherung ...................................................................................................14

5.8 Auftragsabnahme ............................................................................................14

5.9 Abrechnung / Zahlungen .................................................................................15

5.10 Verpflichtende Teilnahme an einer Einweisung zur archivinternen Software ...16

5.11 Allgemeine Sorgfaltspflichten des/der Auftragnehmenden ...............................16

5.12 Informationsrecht der Auftraggeberin ...............................................................16

5.13 Abweichungen .................................................................................................16

5.14 Haftung / Gewährleistung ................................................................................16

5.15 Beendigung aus wichtigem Grund (Fristlose Kündigung) .................................17

5.16 Geheimhaltung ................................................................................................17

5.17 Urheberrechte..................................................................................................17

5.18 Schlussbestimmungen .....................................................................................18

Teil II Materialvorgaben ........................................................................................................19

1 Allgemeine Vorgaben an die Restaurierung und Konservierung ......................20

2 Anforderungen an die verwendeten Materialien ...............................................20

2.1 Cellulosehaltige Materialien: Verpackungen ....................................................20

2.2 Cellulosehaltige Materialien: Ergänzungspapiere ............................................21

2.3 Klebstoffe ........................................................................................................21

2.4 Schreibmittel ....................................................................................................22

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2.5 Fixiermittel .......................................................................................................22

2.6 Wasserqualität und Zusätze ............................................................................22

2.7 Leimung...........................................................................................................23

2.8 Pergament .......................................................................................................23

2.9 Material zur Siegelsicherung ............................................................................23

2.10 Textil ................................................................................................................23

2.11 Werkzeuge und Hilfsmittel ...............................................................................23

Teil III Restaurierungsmaßnahmen.......................................................................................24

1 Zielsetzung und Zustandsbeschreibung...........................................................25

2 Anlage 8 „Maßnahmen Urkunden“ ...................................................................26

3 Dokumentation ................................................................................................27

3.1 Barcodes .........................................................................................................27

3.2 Schriftliche und fotografische Dokumentation ..................................................27

4 Voruntersuchungen .........................................................................................27

5 Foliierung .........................................................................................................28

6 Abnahme von Fremdmaterial ...........................................................................28

6.1 Trockenreinigung .............................................................................................28

6.2 Alte Reparaturen entfernen..............................................................................29

6.3 Klebeband / Klebstoffreste entfernen ...............................................................29

6.4 Feuchtreinigung ...............................................................................................30

7 Bindung lösen ..................................................................................................30

8 Schreib- und Malmittel festigen ........................................................................30

9 Nassbehandlung ..............................................................................................30

9.1 Farbmittel fixieren / reduzieren ........................................................................30

9.2 Nassreinigung (Wässern) ................................................................................31

9.3 Nassbehandlung von Tintenfraß ......................................................................31

9.4 Nachleimung ...................................................................................................32

10 Konditionieren, Glätten ....................................................................................32

11 Mechanische Sicherung ..................................................................................33

11.1 Risse schliessen ..............................................................................................33

11.2 Fehlstellen sichern / ergänzen .........................................................................33

11.3 Trägersubstanz sichern ...................................................................................34

11.4 Tinten- / Farbfraß sichern ................................................................................35

11.5 Kleinteile / Aufklebungen sichern .....................................................................35

11.6 Siegel sichern / ergänzen ................................................................................35

12 Bindung sichern / ergänzen .............................................................................37

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13 Montieren / Verpacken .....................................................................................38

13.1 Benötigtes Verpackungs- und Montierungsmaterial .........................................38

13.2 Montierungstableaus .......................................................................................42

13.3 Montierung Urkunden ......................................................................................43

13.4 Montierung Siegel ............................................................................................47

13.5 Montierung Fragmente ....................................................................................50

13.6 Anbringen von Barcode und Signatur ..............................................................51

13.7 Verpackung .....................................................................................................52

Teil IV Restaurierungsdokumentation ...................................................................................54

1 Schriftliche Dokumentation im Restaurierungsdokumentationsmodul (RDM) ...55

1.1 Arbeiten mit dem RDM ....................................................................................55

1.2 Arbeitsausstattung ...........................................................................................55

1.3 Software-Einweisung .......................................................................................56

1.4 RDM-Sprechstunde .........................................................................................56

2 Fotografische Dokumentation ..........................................................................57

2.1 Dateibenennung und Datenablage ..................................................................59

2.2 Metadatenerfassung ........................................................................................60

2.3 RDM ................................................................................................................60

2.4 Qualitätssicherung ...........................................................................................61

2.5 Datenübergabe ................................................................................................61

Teil V Anlagen ......................................................................................................................62

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Vergabe

Restaurierung und Montierung von

Sonderformat- und Kästen-Urkunden

Leistungsbeschreibung für die Auftragsvergabe

T I F

EIL ORMELLE UND RECHTLICHE

B

EDINGUNGEN

12.08.2026

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Leistungsbeschreibung Restaurierung u. Montierung Urkunden Teil I

1 AUFTRAGGEBERIN

Stadt Köln Historisches Archiv der Stadt Köln mit Rheinischem Bildarchiv Eifelwall 5 50674 Köln

Kommunikation mit der Auftraggeberin

Während des Vergabeverfahrens werden Fragen zum Verfahren, zu den Vergabeunterlagen, der digitalen Losbesichtigung und Kalkulation sowie die sonstige Kommunikation ausschließ- lich über die Vergabeplattform der Stadt Köln1 abgewickelt.

Im Falle einer Zuschlagserteilung ist die Auftraggeberin anschließend über folgendes Postfach erreichbar:

446-Urkunden@stadt-koeln.de

Zu folgenden Kernarbeitszeiten sind die Mitarbeitenden in der Regel erreichbar:

Montag - Donnerstag: 09:30 - 15:00 Uhr Freitag: 09:30 - 12:00 Uhr

2 VERGABEVERFAHREN

2.1 UMFANG DER VERGABE

Vom Einsturz des Historischen Archivs der Stadt Köln am 3. März 2009 ist nahezu der kom- plette Bestand an Archivalien betroffen. Darunter auch 246 Urkunden, die im Zuge dieser Vergabe bearbeitet werden sollen. Hauptsächlich stammen sie aus dem Haupturkundenarchiv (Best. 1) und dem Domstift (Best. 210). Etwa ein Drittel gehört zu über 25 unterschiedlichen Beständen. Diese Urkunden haben z.T. Sonderformate oder wurden früher in Kästen gelagert, weshalb sie intern Sonderformat- und Kästen-Urkunden genannt werden.

Es handelt sich um Urkunden mit und ohne Transfixe und Wachssiegel sowie Urkunden- Libelle in unterschiedlichen Formaten.

Wie alle vom Einsturz betroffenen Archivalien bedürfen diese Urkunden einer Reinigung und Restaurierung. Zudem sollen sie digital reproduziert (Fotografie oder Scan) und abschließend montiert werden.

Zielsetzung der Restaurierung ist die Ermöglichung der Nutzung der Urkunden als Digitalisat oder im Original im Lesesaal des Historischen Archivs mit Rheinischem Bildarchiv (nach- folgend als HAStK-RBA bezeichnet) sowie die Verbesserung der Lagerungsbedingungen und des Handlings.

Die 264 Urkunden sind über einen Zeitraum von zwei Jahren zu bearbeiten.

1 Informationen zur Vergabeplattform der Stadt Köln und der unterstützenden Software „AI Bietercockpit“ finden Sie hier: Informationen zur Vergabeplattform für Firmen - Stadt Köln

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Leistungsbeschreibung Restaurierung u. Montierung Urkunden Teil I

Geplant ist die Vergabe von vier Losen à zwei Chargen (vgl. Punkt 5.2 und 5.4, Teil I), die jeweils

1. die Reinigung und Restaurierung der Urkunden

2. die digitale, softwaregestützte Dokumentation der Restaurierung im Restaurierungs- dokumentationsmodul (RDM) des HAStK-RBA

3. die digitale Reproduktion (Fotografie oder Scan) der Urkunden inkl. Detailfotos der

Siegel sowie

4. die Montierung und Verpackung für Transport und dauerhafte Lagerung zum Gegenstand haben.

2.2 DIGITALE LOSBESICHTIGUNG UND KALKULATION

Da das vom Einsturz betroffene Archivgut zum Teil sehr inhomogene Schadensbilder aufweist, müssen die Bietenden im Rahmen der Angebotserstellung die Objekte digital besichtigen und kalkulieren. Anderenfalls wird das Angebot ausgeschlossen.

Die Besichtigung findet voraussichtlich im Zeitraum von KW 39 bis KW 44 2026 statt (Änderungen vorbehalten).

Die Besichtigung wird digital über die Bereitstellung von Bildern aller Objekte ermöglicht, um einen Überblick über den zu erwartenden Auftragsumfang zu vermitteln. Aufkommende Fragen sind im Kontext der Bieterfragen einzureichen (vgl. Punkt 2.3, Teil I). Eine Weitergabe der Bilder an Dritte ist nicht gestattet.

Allen Bietenden wird dieselbe Auswahl an Objekt-Bildern vorgelegt, anhand derer sie eine Kalkulation durchführen müssen. Für die Kalkulation ist das vom Historischen Archiv erstellte Preisblatt zu verwenden. (vgl. Anlage 1).

Besichtigung und Kalkulation müssen von mindestens einem/einer Fachrestaurator*in aus dem Betrieb der Bietenden durchgeführt werden.

Die Anmeldung zur Besichtigung der Lose erfolgt über folgendes Postfach: E-Mail: 44/6-Ausschreibungen@stadt-koeln.de

2.3 BIETERFRAGEN

Bieterfragen können ab der Veröffentlichung der Vergabe bis 12 Kalendertage vor Submis- sionstermin gestellt werden.

Bieterfragen müssen über die Vergabeplattform der Stadt Köln gestellt werden. Alle während des Vergabeverfahrens eingehenden Fragen werden in anonymisierter Form gegenüber allen Bietenden beantwortet. Die Antworten auf Bieterfragen können zu Änderungen der davon be- troffenen Teile der Vergabeunterlagen führen, die dann für alle Bietenden verbindlich sind. Von der Erstellung und Zusendung eines Angebotes vor Ablauf der Frist zur Einreichung der Bieterfragen wird daher abgeraten.

Bietende, deren Räumlichkeiten die Bedingungen unter Punkt 5.6, Teil I nicht erfüllen, müssen mit den Angebot ein eigenes Sicherungskonzept einreichen. Dieses wird dem städtischen Amt für Recht, Vergabe und Versicherung zur Prüfung vorgelegt.

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Leistungsbeschreibung Restaurierung u. Montierung Urkunden Teil I

2.4 ZUSCHLAGSENTSCHEIDUNG - BIETERMATRIX

Die Entscheidung über die Auftragsvergabe (Zuschlag) erfolgt über die Auswertung nach- stehender Bietermatrix auf Grundlage folgender Kriterien:

1. Kriterium Preis Netto (60 %), vgl. Punkt 2.2, Teil I

2. Leistungsbezogenes Kriterium: Lieferfrist (20 %)

3. Leistungsbezogenes Kriterium: Organisation (20 %)

zum Gegenstand hat.

1. Kriterium Preis Netto (60 %)

Für die Bewertung des Kriteriums "Preis Netto" der Restaurierungskosten wird folgende Formel zugrunde gelegt: Wertungspunkte = minimale Angebotssumme / aktuelle Angebotssumme * 100

Die Auswertung erfolgt automatisch über die Vergabesoftware der Auftraggeberin.

2. Leistungsbezogenes Kriterium: Lieferfrist (20 %)

Für die Bearbeitung der Lose stehen maximal 2 Jahre (24 Monate) zur Verfügung. Jedes Los ist in zwei Chargen aufgeteilt. Die erste Charge muss innerhalb des ersten Jahres bearbeitet und zurückgeliefert werden. Eine schnellere Rücklieferung ist jedoch erwünscht und erhält mehr Wertungspunkte. Geben Sie daher an, innerhalb wie vieler Monate Sie das Los bearbeiten können. Bietende, die sich auf mehrere Lose bewerben, machen bitte Angaben zu jedem einzelnen Los.

Für die Bewertung des leistungsbezogenen Kriteriums "Lieferfristen" wird folgende Formel zugrunde gelegt: Wertungspunkte = minimale Anzahl der Monate / aktuelle Anzahl der Monate * 100

3. Leistungsbezogenes Kriterium: Organisation (20 %)

4. Zu Beginn des Auftrags erhalten Sie durch die Auftraggeberin eine Einweisung zur Benutzung archivinterner Software, u.a. der Dokumentationssoftware RDM. Stellen Sie dar, wie Ihre Werkstatt bzgl. IT ausgestattet ist (Anzahl der PCs/Laptops etc.). Wie sichern Sie den internen Wissenstransfer, sollten nicht alle Mitarbeitenden an der Software-Einweisung teilnehmen oder es zu Personalwechseln kommen?

5. Wie garantieren Sie eine fristgerechte Bearbeitung des Auftrags, z.B. bei Personal- ausfällen oder anderen Unwägbarkeiten?

Wertungspunkte = lineare Skala mit Punkten von 0 – 5 5 Punkte (Sehr gut): Die Darstellung ist sehr schlüssig und lässt eine besonders effiziente Aufgabenerfüllung erwarten. 4 Punkte (Gut): Die Darstellung ist gut und schlüssig; es erfüllt die Anforderungen vollumfänglich.

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Leistungsbeschreibung Restaurierung u. Montierung Urkunden Teil I

3 Punkte (Befriedigend): Die Darstellung ist nachvollziehbar und erfüllt die Anforderungen grundsätzlich. 2 Punkte (Ausreichend): Erfüllt Anforderungen mit Mängeln. 1 Punkt (Mangelhaft): Erhebliche Defizite in der Darstellung. 0 Punkte (Ungenügend): Fehlende Angaben oder nicht wertbar.

3 QUALIFIKATION

Der Betrieb des/der Auftragnehmenden muss während der gesamten Laufzeit des Vertrags über mindestens einen qualifizierten Fachrestaurator*in verfügen.

Dem Angebot sind Nachweise zur fachlichen Qualifikation der Fachrestaurator*innen und Mit- arbeitenden des/der Auftragnehmenden beizufügen (vgl. Anlage 3 und Anlage 4).

Bei mehreren Mitarbeitenden sind als Ansprechpartnerin und deren Vertretung zwei qualifi- zierte Fachrestauratorinnen für die Auftraggeberin zu benennen (vgl. Anlage 2).

Die Auftraggeberin weist darauf hin, dass für die Nutzung des Restaurierungsdokumentations- moduls (RDM) sowie zur ungehinderten und sachdienlichen Kommunikation mit der Auftraggeberin Deutschkenntnisse auf C1 Niveau erforderlich sind. Nichtmutter- sprachler*innen müssen dem Angebot ein entsprechendes Zertifikat oder eine verbindliche Erklärung über dieses Sprachniveau beifügen.

Die schriftliche und mündliche Kommunikation mit der Auftraggeberin erfolgt ausschließlich auf Deutsch. Der Auftrag setzt voraus, dass die oben genannten Ansprechpartner*innen dieses Sprachniveau erfüllen und an dem Ort anwesend sind, an dem der Auftrag bearbeitet wird.

Um den Auftrag bearbeiten zu können, ist ein sicherer Umgang mit Mailprogrammen und Datenbanken (Passwortverwaltung, Dateneingabe, klare Kommunikation technischer Fehler- meldungen etc.) notwendig.

Dem Angebot sind zudem Referenzen von mindestens einem vergleichbaren Auftrag bezogen auf das angestrebte Auftragsvolumen sowie ein vergleichbarer Auftrag bezogen auf den Inhalt des Auftrags hinzuzufügen (vgl. Anlage 5).

Die Fachrestaurator*innen müssen über folgende Mindestqualifikation verfügen:

• Abschluss als Diplom- / MA-Restaurator*in mit einer Spezialisierung im Fachbereich Papierrestaurierung oder einem vergleichbaren Fach- oder Hochschulabschluss mit einer Spezialisierung im Fachbereich Papierrestaurierung oder

• Abschluss als BA-Restaurator*in mit einer Spezialisierung im Fachbereich Papierrestau- rierung oder einem vergleichbaren Fach- oder Hochschulabschluss mit einer Speziali- sierung im Fachbereich Papierrestaurierung

Sofern Abschlüsse und Qualifikationen im EU-Ausland erworben wurden, sind geeignete Nachweise über deren Vergleichbarkeit mit den entsprechenden deutschen Abschlüssen vor- zulegen. Die Vergleichbarkeit ist anhand des Europäischen Qualifikationsrahmens (EQR) be- ziehungsweise des Deutschen Qualifikationsrahmens (DQR) oder durch eine entsprechende Anerkennungs- bzw. Gleichwertigkeitsbescheinigung einer zuständigen Stelle nachzuweisen.

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Leistungsbeschreibung Restaurierung u. Montierung Urkunden Teil I

Die Auftraggeberin behält sich vor, die vorgelegten Nachweise auf ihre Eignung und Plausibi- lität zu prüfen. Kann die Vergleichbarkeit nicht hinreichend nachgewiesen werden, gilt die betreffende Qualifikation im Rahmen dieses Vergabeverfahrens als nicht erfüllt.

4 DAUER DES VERTRAGSVERHÄLTNISSES

Das Vertragsverhältnis beginnt mit der Erteilung des Zuschlags und endet mit der Abnahme der letzten zu bearbeitenden Charge (vgl. Punkt 5.4, Teil I) durch die Auftraggeberin, spätestens zwei Jahre nach Beginn der Auftragsbearbeitung.

5 SONSTIGE VERTRAGSBEDINGUNGEN

5.1 VERTRAGSGRUNDLAGEN

Grundlagen des Vertrags sind in folgender Rang- und Geltungsreihenfolge:

1. Angebot der Bietenden

2. Diese Leistungsbeschreibung sowie deren Anlagen

3. Sonstige der Leistungsbeschreibung beigefügte Bedingungen (zusätzliche Vertragsbedin- gungen der Stadt Köln etc.)

4. Die Regelungen des Bürgerlichen Gesetzbuchs, insbesondere §§ 631ff.

5.2 BEWERBERGEMEINSCHAFTEN

Bewerbergemeinschaften verpflichten sich, in der Kommunikation mit der Auftraggeberin gemeinschaftlich aufzutreten. Dies schließt ein, für die E-Mail-Kommunikation mit der Auftraggeberin für die Dauer des Auftrags ein gemeinsames Postfach zu nutzen. Rechnungen sind nicht einzeln durch die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft an die Auftraggeberin zu stellen, sondern gesammelt durch den/die bevollmächtigte Vertretung im Namen und auf Rechnung der Bewerbergemeinschaft.

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5.3 LOSE

Geplant ist die Vergabe von vier Losen, aufgeteilt in jeweils zwei Chargen. Der vorgegebene Bearbeitungszeitraum von maximalzwei Jahren ab Abholung der ersten Charge bleibt unabhängig von der Anzahl der übernommenen Lose bestehen und darf nicht pro Los aufaddiert werden.

Los 4 • Enthält überwiegend Urkunden des Formats 3 Charge 1: Charge 1: (55 cm x 80 cm) und des Formats 4 (80 cm x 90 26 536.000 € cm) Charge 2: Charge 2: • Enthält eine Urkunden des Formats 2 (40 cm x 26 132.231 € 55 cm) und fünf Urkunden des Formats 5 (91 cm x 124 cm)

Informationen zu einzelnen Objekten wie z.B. ihre Verteilung auf die Lose und Chargen, Ver- sicherungswert, Format, Anzahl von Siegel und Transfixen sowie die am jeweiligen Objekt durchzuführenden Maßnahmen können der Anlage 8 entnommen werden.

Vorgaben zur Restaurierung und Dokumentation ergeben sich aus dieser Leistungsbe- schreibung, Teile II – IV.

Die Kartonformate, in denen die Objekte abgeholt werden, sowie Art und Format der Objekte können nachfolgender Tabelle entnommen werden.

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Leistungsbeschreibung Restaurierung u. Montierung Urkunden Teil I

5.4 CHARGEN

Der/die Auftragnehmende erhält die Objekte in zwei Chargen, im Abstand von maximal einem Jahr.

Der/die Auftragnehmende holt die jeweilige Charge bei der Auftraggeberin ab und bringt sie zur Auftraggeberin zurück. Den Abholtermin für die erste Charge legen Auftraggeberin und der/die Auftragnehmende nach Zuschlagserteilung einvernehmlich fest. Er erfolgt frühestens einen Monat nach Zuschlagserteilung und nach Durchführung der Software-Einweisung (vgl. Punkt 5.10, Teil I). Mit Abholung der Charge beginnt der Bearbeitungszeitraum von maximal einem Jahr.

Die Rückgabe der Chargen erfolgt gesammelt spätestens ein Jahr nach Abholung. Den konkreten Rückgabetermin stimmt der/die Auftragnehmende spätestens sechs Wochen vorher mit der Auftraggeberin ab.

Mit der Rückgabe erfolgt die Übergabe der zweiten Charge.

5.5 TRANSPORTBEDINGUNGEN

Der/die Auftragnehmende ist für die Organisation und Durchführung der Transporte verant- wortlich. Mindestens eine Mitarbeitender des/der Auftragnehmenden muss bei der Abholung zugegen sein.

Die Objekte werden in den vom HAStK-RBA gestellten Archiv- kartons transportiert und innen gegen Verrutschen mit Seiden- papier ausgepolstert. Der/die Auftragnehmende übernimmt die Transportverpackung der Archivkartons auf seine/ihre Kosten. Die Archivkartons müssen gegen Verrutschen, Erschütterungen, Beschädigungen etc. gesichert werden. Die Verpackung muss fachgerecht und transportsicher ausgeführt werden bzw. einer im internationalen Kunsthandel üblichen Verpackung entsprechen. Die Auftraggeberin empfiehlt eine Verpackung in verschließbaren Kisten aus hitzebehandeltem Holz oder einen ähnlichen Aufbau (vgl. Abbildung 1).

Aufgrund des sehr fragilen Zustands mancher Objekte, sind die Kartons mit besonderer Vorsicht zu handhaben. Sie sind mit beiden Händen waagrecht von unten zu halten und dürfen unter Abbildung 1 Beispiel für eine keinen Umständen gekippt, gedreht oder auf den Kopf gestellt Transportverpackung von werden. Es dürfen nie mehr als drei Kartons übereinander Urkunden getragen werden. Bei großformatigen Kartons (ab Format 3 = 52,5 cm x 77,8 cm) ist das Handling der Kartons mit zwei Personen durchzuführen.

Das Transportfahrzeug muss über eine funktionierende Klimaanlage verfügen. Das Archivgut darf keinen größeren klimatischen Schwankungen ausgesetzt sein. Während des gesamten Transportes ist eine Temperatur von 18 - 20°C und eine relative Luftfeuchte von 45 - 50% zu gewährleisten.

Weiterhin sind die Objekte waagrecht und erschütterungsarm zu transportieren, vor Schädlingsbefall und unbefugtem Zugriff zu schützen.

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Die Transporte sind auf direktem Wege und ohne Beiladung durchzuführen. Ausnahmen hier- von sind mindestens 14 Tage vorher mit der Auftraggeberin abzustimmen. Ein Anspruch auf Zustimmung der Auftraggeberin besteht nicht.

Das Be- oder Entladen der Chargen im HAStK-RBA ist möglich von Montag bis Donnerstag in der Zeit zwischen 8:00 und 16:00 Uhr und freitags in der Zeit zwischen 8:00 und 12:00 Uhr. Der/die Auftragnehmende teilt der Auftraggeberin etwaige Verspätungen hinsichtlich der geplanten Ankunftszeit unverzüglich mit.

Die Auftraggeberin weist darauf hin, dass die Abholung und Rückgabe der Chargen in der überdachten Anlieferung (Zentrales Ladedock) des HAStK-RBA stattfinden kann.

Transporte zwischen verschiedenen Standorten des/der Auftragnehmenden müssen mindes- tens eine Woche vor dem Transporttermin bei der Auftraggeberin angemeldet werden. An- dernfalls entfällt der durch die Auftraggeberin erbrachte Versicherungsschutz (vgl. Punkt 5.7, Teil I).

5.6 KLIMA, INTEGRATED PEST MANAGEMENT (IPM), WERKSTATTSICHERHEIT

Die Objekte müssen in den Räumlichkeiten vor Witterungseinflüssen, Schädlingsbefall und Einbruch geschützt sein.

Die Arbeitsräume, der Tresorraum / das Depot müssen über ein konstantes Klima von 20 °C, +/- 5 °C, und 50 % rF, +/- 10 %, verfügen. Als Klimanachweis ist eine regelmäßige Messung mit handelsüblichen Hygro- und Thermometern ausreichend, wenn diese aussagekräftig dokumentiert werden.

Werkstatt und Magazinräume müssen kontinuierlich auf Schädlinge überprüft werden. Dies schließt das Aufstellen von Monitoringfallen und eine regelmäßige Kontrolle ein. Vor dem Rücktransport müssen das Archivgut sowie die dazugehörigen Materialien (z. B. Transport- sicherungen, Verpackungen etc.) auf Insektenbefall überprüft werden.

Bei einem Befall mit Schädlingen ist die Auftraggeberin unmittelbar zu informieren.

Sollte eine Einbruchmeldeanlage vorhanden sein, ist dies anzugeben.

Werden die Objekte im Erdgeschoss gelagert oder bearbeitet, müssen die Fenster abschließ- bar und mit mindestens durchbruchhemmender Verglasung (besser noch Sicherheitsglas) ausgestattet sein. Rollläden müssen gleichfalls abschließbar und mit einer Hochschiebe- sicherung ausgestattet sein.

Befinden sich die genannten Räume nicht im Erdgeschoss, muss darüber hinaus sichergestellt sein, dass die oberen Etagen nicht durch Hinaufklettern erreicht werden können.

Es müssen geeignete Brandschutzvorrichtungen für die Räumlichkeiten (Werkstatt und Magazinräume) vorhanden sein.

Sollten diese Voraussetzungen nicht erfüllt sein, ist mit dem Angebot ein eigenes Siche- rungskonzept einzureichen (vgl. Punkt 2.3, Teil I)

Die Auftraggeberin behält sich vor, nach Erteilung des Auftrages zur weiteren Prüfung konkrete Nachweise über die Erfüllung der Lagerbedingungen von der/dem Auftragnehmen- den zu fordern.

Erbringt der/die Auftragnehmende diese Nachweise bis zum Ablauf einer gesetzten Nachfrist nicht, darf die Auftraggeberin den Vertrag mit sofortiger Wirkung kündigen.

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Änderungen der geforderten Lagerbedingungen sind der Auftraggeberin unverzüglich mitzu- teilen.

5.7 VERSICHERUNG

Der Ausführungsort der Auftragsbearbeitung und der Lagerort der Archivalien ist auf EU- Länder beschränkt.

Die Objekte sind während des Transportes und für den Verbleib im Restaurierungsbetrieb durch die Kunstversicherung der Stadt Köln versichert, sofern die unter Punkt 5.5 und 5.6, Teil I aufgeführten Lager- und Transportbedingungen gewährleistet sind. Schäden, die von dem/der Auftragnehmenden im Zusammenhang mit den Restaurierungsmaßnahmen nach diesem Vertrag verursacht werden, sind nicht versichert.

Der/die Auftragnehmende muss bei Auftragserteilung eine Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 3.000.000, - € pauschal für Personen-, Sach- und Vermögensschäden nachweisen. Bearbeitungsschäden in der eigenen Werkstatt müssen grundsätzlich mit einer separaten Deckungssumme von mindestens dem Versicherungswert der jeweiligen Charge (vgl. Tabelle unter Punkt 5.2, Teil I) versichert sein. Die Kunstver- sicherung der Stadt Köln überprüft im Schadensfall grundsätzlich mögliche Regressansprüche gegen den/die Verursachende*n. Dem/der Auftragnehmenden wird daher empfohlen, auch Transport- und Lagerungsschäden zu versichern.

Der/die Auftragnehmende muss den Nachweis über den Abschluss der zuvor genannten Ver- sicherungen und die Prämienzahlung spätestens eine Woche nach Auftragserteilung (Zuschlag) erbringen. Werden diese Nachweise bis zum Ablauf einer gesetzten Nachfrist nicht erbracht, darf die Auftraggeberin den Vertrag mit sofortiger Wirkung kündigen.

Änderungen des Versicherungsschutzes sind der Auftraggeberin unverzüglich mitzuteilen.

5.8 AUFTRAGSABNAHME

Nach Rücklieferung der jeweiligen fertig restaurierten Charge, einschließlich der dazugehö- rigen Fotodokumentation, sowie nach erfolgter Qualitätssicherung2 durch Fachrestaura- tor*innen der Auftraggeberin und ggf. einer Nachbearbeitung durch den/die Auftragnehmende entscheidet die Auftraggeberin über die Abnahme der Charge. Wegen unwesentlicher Mängel kann die Abnahme nicht verweigert werden (§ 640 Abs. 1 BGB).

Die Abnahme ist die Erklärung der Auftraggeberin, dass der Vertrag – bezogen auf die jeweilige Charge – der Hauptsache nach erfüllt ist. Die bloße Entgegennahme der Charge reicht hierzu nicht aus. Die Abnahme erfolgt schriftlich.

Im Falle der Nichtabnahme bestimmt die Auftraggeberin eine angemessene Frist für die Nach- besserung. Der/die Auftragnehmende hat die zum Zwecke der Nachbesserung erforderlichen Aufwendungen, insbesondere Transport-, Wege-, Arbeits- und Materialkosten zu tragen (§ 635 Abs. 2 BGB). Verstreicht die Frist zur Nachbesserung ergebnislos, ist die Auftraggeberin zur Selbstvornahme zu Lasten des/der Auftragnehmenden berechtigt.

2 Qualitätssicherung: Überprüfung, ob der Auftrag entsprechend der für die Vergabe gültigen Leistungs- beschreibung und den geforderten Maßnahmen ausgeführt wurde. Grundlage zur Beurteilung der er- brachten Leistung sind immer die für die jeweilige Vergabe gültige Leistungsbeschreibung und die dazugehörigen Anlagen.

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Die Auftraggeberin behält sich außerdem vor, Mängel, wegen denen eine Abnahme nicht verweigert werden darf (unwesentliche Mängel), selbst nachzuarbeiten und bis zu einem Betrag von 500 € vom Vergütungsanspruch abzuziehen.

5.9 ABRECHNUNG / ZAHLUNGEN

Der/die Auftragnehmende rechnet seine/ihre Leistungen gemäß der vereinbarten Preise bezogen auf die jeweilige Charge ab. Die Rechnungen sind gemäß DIN 5008 und DIN EN 16931 auf die Stadt Köln, Historisches Archiv mit Rheinischem Bildarchiv auszustellen und dort nach Rückmeldung der Auftraggeberin über die Abnahme der jeweiligen Charge einzu- reichen.

Es ist eine detaillierte Rechnungsstellung in Form der nachstehenden Einzelposten notwendig. In den Rechnungen sind Nettobeträge und Umsatzsteuer gesondert aufzuführen:

Die Software-Einweisung (vgl. Punkt 5.10, Teil I) dauert 2,5 Stunden. Hierfür kann einmalig eine Pauschale für alle teilnehmenden Mitarbeitenden in Rechnung gestellt werden.

Nicht abrechenbar sind Zeiten für Besprechungen (inkl. RDM-Sprechstunde, vgl. Punkt 1.4, Teil IV) sowie Telefonate u. ä. mit der Auftraggeberin.

Gewünscht ist der Versand der Rechnungen an das Postfach 446-Urkunden@stadt-koeln.de. Ein Einreichen der Rechnungen per Post ist ebenfalls möglich.

Die Zahlung erfolgt nach einer Schlüssigkeitsprüfung der Rechnung und der dazugehörigen Nachweise.

Alle Zahlungen erfolgen bargeldlos auf das Konto des/der Auftragnehmenden.

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5.10 VERPFLICHTENDE TEILNAHME AN EINER EINWEISUNG ZUR ARCHIVINTERNEN SOFTWARE

Die Teilnahme an einer Einweisung zur Einführung in archivinterne Software wie das Restaurierungsdokumentationsmodul (RDM) des Historischen Archivs (vgl. Punkt 1, Teil IV) sowie cDesk (vgl. Anlage 9 „Anleitung RDM und cDesk) ist für die Fachrestaurator*innen des/der Auftragnehmenden, die Aufgaben nach diesem Vertrag erledigen, verpflichtend. Erst nach Teilnahme an der Schulung darf mit den Tätigkeiten nach diesem Vertrag begonnen werden.

Die Auftraggeberin empfiehlt, dass auch die Mitarbeitenden des/der Auftragnehmenden, die Aufgaben nach diesem Vertrag erledigen, an der Schulung teilnehmen.

Die Auftraggeberin teilt dem/der Auftragnehmenden nach Auftragserteilung (Zuschlag) den Termin der Schulung mit. Die Schulung findet online statt und dauert ca. 2,5 Stunden.

5.11 ALLGEMEINE SORGFALTSPFLICHTEN DES/DER AUFTRAGNEHMENDEN

Der/die Auftragnehmende verpflichtet sich, die Objekte sorgfältig zu behandeln, sie vor Schä- den zu bewahren und keiner Gefährdung auszusetzen.

Der/die Auftragnehmende gewährleistet eine ausführliche Einweisung aller eingesetzten Mit- arbeitenden in die Restaurierung und Konservierung von Archiv- und Bibliotheksgut durch einen Fachrestauratorin mit den in Punkt 3, Teil I genannten Mindestqualifikationen.

5.12 INFORMATIONSRECHT DER AUFTRAGGEBERIN

Die Auftraggeberin ist jederzeit berechtigt, sich über die vertragsgemäße Ausführung der Leis- tungen zu informieren. Dazu sind ihr auf Wunsch Unterlagen zur Einsicht vorzulegen und die erforderlichen Auskünfte zu erteilen.

Auch eine Besichtigung der Werkstätten vor Beginn der Restaurierung und während der Bearbeitungszeit können dazu gehören.

5.13 ABWEICHUNGEN

Soweit der/die Auftragnehmende Abweichungen von Art und Umfang der Arbeiten oder den vereinbarten Terminen für erforderlich hält, werden diese erst verbindlich, wenn Auftragge- berin und der/die Auftragnehmende hierüber eine schriftliche Vereinbarung getroffen haben. Verzögerungen bei der Erledigung der Arbeiten teilt der/die Auftragnehmende der Auftragge- berin darüber hinaus nach Bekanntwerden und unter Angabe der Gründe unverzüglich schrift- lich mit. Erklärungen im Sinne dieser Vorschrift können auch per E-Mail abgegeben werden. Mündliche Absprachen sind im Anschluss per E-Mail zu bestätigen.

5.14 HAFTUNG / GEWÄHRLEISTUNG

Die Rechte des Historischen Archivs bei Mängeln der vertraglichen Leistungen richten sich - soweit nicht abweichend vereinbart - nach den gesetzlichen Vorschriften, insbesondere §§ 631ff. BGB.

Für Schäden haftet der/die Auftragnehmende gleichfalls - soweit nicht abweichend vereinbart

• nach den gesetzlichen Vorschriften.

Historisches Archiv mit Rheinischem Bildarchiv, Eifelwall 5, 50674 Köln 16

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Leistungsbeschreibung Restaurierung u. Montierung Urkunden Teil I

5.15 BEENDIGUNG AUS WICHTIGEM GRUND (FRISTLOSE KÜNDIGUNG)

Das Recht beider Vertragsparteien zur fristlosen Kündigung des Vertrages aus wichtigem Grund (§ 626 BGB) sowie die Regelungen der ZVB sowie VOL/B bleiben unberührt. Eine vorherige Abmahnung ist erforderlich, es sei denn, diese ist gesetzlich entbehrlich.

Ein wichtiger Grund, der die Auftraggeberin zur fristlosen Kündigung berechtigt, liegt insbesondere vor, wenn:

1. die unter Punkt 3 genannten Kriterien nicht mehr zutreffen, die Auftraggeberin hierüber nicht unverzüglich informiert wurde und der/die Auftragnehmende nicht innerhalb von drei Wochen Ersatz für das betreffende Personal nachweist
2. die unter Punkt 5.6 geforderten Bedingungen auch nach einmaligem Nachbesserungsversuch nicht erreicht werden

5.16 GEHEIMHALTUNG

Der/die Auftragnehmende verpflichtet sich, alle ihm/ihr zur Verfügung gestellten Unterlagen ordnungsgemäß aufzubewahren und insbesondere dafür zu sorgen, dass Dritte nicht Einsicht nehmen können. Die Löschung von Dateien darf erst nach Freigabe durch die Auftraggeberin erfolgen.

Der/die Auftragnehmende ist nicht berechtigt, an solchen Unterlagen ein Zurückbehaltungs- recht auszuüben.

Der/die Auftragnehmende ist verpflichtet, über die Verhältnisse der Auftraggeberin, insbeson- dere über ihm/ihr bekannt gewordene Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse sowie über die Ergebnisse seiner Tätigkeit Stillschweigen zu bewahren. Die Geheimhaltungspflicht gilt auch über die Beendigung des Vertrages hinaus. Die Verpflichtung zur Geheimhaltung gilt jedoch dann nicht (mehr), wenn die betreffenden Informationen offenkundig sind oder dem/der Auf- tragnehmenden von Dritten ohne Verpflichtung zur Geheimhaltung zugänglich gemacht wurden. An Personen, auf deren Mitwirkung der/die Auftragnehmende zu einer erfolgreichen Durchführung des Vertrages angewiesen ist, darf er notwendige Informationen weitergeben. Der/die Auftragnehmende hat diese Personen zur Wahrung der Geheimhaltung zu verpflich- ten.

Aus datenschutzrechtlichen Gründen besteht die Geheimhaltungspflicht ebenso bezüglich der Archivalien, insbesondere im Hinblick auf personenbezogene Daten, für die besondere Schutzfristen gelten, die in § 7 Archivgesetz Nordrhein-Westfalen festgelegt sind.

5.17 URHEBERRECHTE

Sofern der/die Auftragnehmende im Rahmen seiner/ihrer Vertragserfüllung urheberrechtlich geschützte Ergebnisse erzielt, erhält die Auftraggeberin hieran ein ausschließliches, zeitlich und örtlich unbeschränktes Nutzungsrecht mit dem Recht zur weiteren Übertragung und (Unter-) Lizenzierung. Der/die Auftragnehmende überträgt der Auftraggeberin in Ansehung des Werkes auch Rechte an zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses unbekannten Nutzungs- arten. Das Widerrufsrecht des § 31a UrhG bleibt unberührt. Die Übertragung der Nutzungs- rechte ist mit der vereinbarten Vergütung abgegolten.

Historisches Archiv mit Rheinischem Bildarchiv, Eifelwall 5, 50674 Köln 17

[Seite 19]

Leistungsbeschreibung Restaurierung u. Montierung Urkunden Teil I

5.18 SCHLUSSBESTIMMUNGEN

Anderslautende Geschäfts-, Liefer- oder Zahlungsbedingungen des/der Auftragnehmenden werden nicht Bestandteil des Vertrages.

Die Vertragssprache ist deutsch. Das gilt für mündliche und schriftliche Absprachen und ins- besondere auch für die anzufertigenden Dokumentationen im RDM.

Auf das Vertragsverhältnis findet das deutsche materielle Recht unter Ausschluss des deut- schen internationalen Privatrechts und unter Ausschluss bilateraler und internationaler Abkommen Anwendung.

Gerichtsstand ist Köln.

Nebenabreden bestehen nicht.

Änderungen und Ergänzungen sowie die Aufhebung dieses Vertrages bedürfen der Schrift- form. Dies gilt auch für die Aufhebung der Schriftformklausel.

Sollte/n eine oder mehrere Bestimmung/en dieses Vertrages ganz oder teilweise unwirksam oder sollte der Vertrag lückenhaft sein, wird dadurch die Wirksamkeit der anderen Bestim- mungen nicht berührt. Die Parteien verpflichten sich, die unwirksame/n oder fehlende/n Bestimmung/en unverzüglich durch solche zu ersetzen oder zu ergänzen, welche dem durch diesen Vertrag angestrebten Zweck am ehesten entsprechen.

Historisches Archiv mit Rheinischem Bildarchiv, Eifelwall 5, 50674 Köln 18

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Vergabe

Restaurierung und Montierung von

Sonderformat- und Kästen-Urkunden

Leistungsbeschreibung für die Auftragsvergabe

T II M

EIL ATERIALVORGABEN

12.08.2026

Historisches Archiv mit Rheinischem Bildarchiv, Eifelwall 5, 50674 Köln 19

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Leistungsbeschreibung Restaurierung u. Montierung Urkunden Teil II

1 ALLGEMEINE VORGABEN AN DIE RESTAURIERUNG UND KONSERVIERUNG

Die für den geltenden Auftrag festgelegten Anforderungen zu Restaurierungsmaßnahmen können Teil III dieser Leistungsbeschreibung entnommen werden. Die objektspezifischen Konservierungs- und Restaurierungsvorgaben können der Anlage 8 entnommen werden. Alle an den Objekten durchzuführenden Maßnahmen sind darin aufgeführt. Die Vorgaben dieses Dokuments sind vorrangig gegenüber den hier genannten grundsätzlichen Vorgaben zu beachten.

Jedwede Veränderungen, welche die Charakteristik bzw. die historische Technik des Objekts verfälschen, sind unzulässig. Hierzu zählen z.B. das Beschneiden, Trennen, Umsortieren, (Nach)Kolorieren, Bleichen oder Zerstören von Objekt(-teilen). Bei allen Behandlungen sind Informationsverluste in Form von Text und Bild zu vermeiden. Arbeiten sind nach modernen Restaurierungsstandards auszuführen, deren langfristige Auswirkungen auf das Objekt wissenschaftlich untersucht wurden. Der/die Auftragnehmende hat nach restaurierungs- ethischen Grundsätzen im Sinne der E.C.C.O.-Berufsrichtlinien zu handeln.

Alle Bestandteile des Objekts sind auf gleiche Weise und an gleicher Stelle wiederzuverwen- den. Ist dies aus technischen Gründen nicht möglich, sind sie der Schutzverpackung beizu- fügen und in der Dokumentation zu vermerken. Alle wiederverwendeten und durch die Binde- technik verdeckten Informationsträger sind fotografisch zu dokumentieren.

Alle am Objekt verwendeten und eingebrachten Materialien sind immer im Restaurierungs- dokumentationsmodul (RDM) des Historischen Archivs im Kommentarfeld der Maßnahme auf- zuführen (vgl. Anlage 9). Dies gilt nicht für Verpackungsmaterialien.

Sollten Unsicherheiten, Verständnisprobleme oder unvorhersehbare Schwierigkeiten bzw. notwendige Verfahrensänderungen bei der Bearbeitung auftreten, so ist unverzüglich und vor Durchführung der Maßnahmen Kontakt mit der Auftraggeberin aufzunehmen.

2 ANFORDERUNGEN AN DIE VERWENDETEN MATERIALIEN

Die für die Konservierung und Restaurierung verwendeten Materialien dürfen keine Substan- zen enthalten, die das Objekt chemisch oder physikalisch schädigen können. Alle verwende- ten Materialien müssen nachweislich alterungsbeständig sein. Daneben müssen sie frei von Bioziden, optischen Aufhellern und Weichmachern sowie größtmöglich reversibel sein. Sie dürfen keine Schadstoffe ausgasen.

Weiter gelten nachfolgende Vorgaben für die spezifischen Materialgruppen.

2.1 CELLULOSEHALTIGE MATERIALIEN: VERPACKUNGEN

Die Farbe der Verpackungsmaterialien (vgl. Punkt 0, Teil III) muss einen einfarbigen und neutralen Farbton haben, vorzugsweise Weiß.

Historisches Archiv mit Rheinischem Bildarchiv, Eifelwall 5, 50674 Köln 20

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Leistungsbeschreibung Restaurierung u. Montierung Urkunden Teil II

Die Verpackungsmaterialien müssen den Archivnormen DIN EN ISO 97063 und DIN EN ISO 162454, Typ A entsprechen. Dabei ist besonders zu beachten:

• Kappa-Zahl unter 5,0 (entspricht einem Rest-Lignin-Gehalt von unter 1 %)

• Alkalische Reserve/Pufferung: > 2 % CaCO 3

• pH-Wert von 7,5 – 10 (säurefrei)

• Abriebfeste und lichtbeständige Oberfläche

• Nach Möglichkeit frei von Farbstoff- oder Pigmentzusätzen

• Falls farbgebende Komponenten enthalten sind, dürfen sie keinesfalls ausbluten

• Neutrale oder alkalische Leimung

• Alle Schichten der Verpackung müssen diese Anforderungen erfüllen

• Mechanische Verbindungselemente aus Metall wie Nieten, Drahtheftungen, Klammern, etc. müssen vermieden werden. Falls eine Verwendung technisch notwendig ist, müssen sie aus nichtrostendem Material, z. B. Edelstahl, bestehen.

2.2 CELLULOSEHALTIGE MATERIALIEN: ERGÄNZUNGSPAPIERE

Japanpapiere dürfen nicht gebleicht sein, dürfen keine alkalische Reserve enthalten und müssen aus Kozu-, Mitsumata- oder Gampi-Fasern hergestellt sein.

Für andere Ergänzungspapiere, die direkten Kontakt zum Objekt haben, gelten die unter Punkt 2.1, Teil II genannten Vorgaben.

2.3 KLEBSTOFFE

Sämtliche Klebstoffe müssen alterungsbeständig, frei von Zusatzstoffen wie Konservierungs- mitteln und größtmöglich reversibel sein.

Pflanzliche Klebstoffe

Klebstoffe auf Basis von Stärken sind generell zulässig, sofern sie den restauratorischen Stan- dards (Erwerb über einen Händler für Restaurierungsbedarf) entsprechen.

Tierische Klebstoffe

Gelatine muss vom Typ B und von hoher Qualität (Fotogelatine) sein sowie einen niedrigen bis mittleren Bloomwert (150 – 300) aufweisen.5

3 DIN EN ISO 9706:2010-02: Information und Dokumentation - Papier für Schriftgut und Druckerzeug- nisse - Voraussetzungen für die Alterungsbeständigkeit

4 DIN EN ISO 16245:2012-05: Information und Dokumentation - Schachteln, Archivmappen und andere Umhüllungen aus cellulosehaltigem Material für die Lagerung von Schrift- und Druckgut aus Papier und Pergament. Für die Verwendung für die Auftraggeberin muss das Material die in der Norm genannten Anforderungen an Typ A Material erfüllen.

5 Kolbe, G.: Eigenschaften und Anwendung in der Papierrestaurierung. In: Jahresband der iADA Papier- restaurierung 2, 2001. S. 41-56.

Weiler, K. Alternative Klebstoffe für die Nachleimung degradierter und gewässerter Papiere, Diplomar- beit, Technische Hochschule Köln, Köln 2009.

Historisches Archiv mit Rheinischem Bildarchiv, Eifelwall 5, 50674 Köln 21

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Leistungsbeschreibung Restaurierung u. Montierung Urkunden Teil II

Hausenblase darf nur ungebleicht verwendet werden, da sich in gebleichter Hausenblase Rückstände von Chlor befinden können.6

Haut- und Knochenleime sind aufgrund schlechter Alterungseigenschaften und Farbigkeit nicht zulässig.

Synthetische Klebstoffe

Es sind ausschließlich synthetische Klebstoffe zu verwenden, deren langfristige Auswirkungen auf das Objekt wissenschaftlich untersucht und für die Restaurierung positiv bewertet wurden. Ihre Qualität muss restauratorischen Standards entsprechen.

Die Verwendung von Heißsiegel- und Acrylat-Klebstoffen, wie BEVA® oder ähnlicher Art ist ebenso wie die Verwendung von Selbstklebestreifen und Nassklebeband, einschließlich aller gebrauchsfertigen Reparatur- und Restaurierungsprodukte im direkten Objektkontakt nicht zulässig. Eine Ausnahme bilden Acrylat-Klebstoffe für die Festigung von Siegelschnüren und Lacksiegeln.7

2.4 SCHREIBMITTEL

Für Objekt- und Verpackungsbeschriftungen sind nur Bleistifte der Härtegrade 2B bis HB zulässig. Die Beschriftung darf sich nicht in den Träger einprägen.

2.5 FIXIERMITTEL

Alle verwendeten Fixiermittel müssen nachweisbar reversibel sein.

2.6 WASSERQUALITÄT UND ZUSÄTZE

Bei wassereintragenden Maßnahmen an Papier ist bevorzugt demineralisiertes Wasser zu verwenden. Bei der Verwendung von Leitungswasser ist der Auftraggeberin auf Nachfrage ein Nachweis über eine geeignete Wasserqualität zu erbringen.

Die Wassertemperatur soll 40 °C nicht überschreiten.8

Wenn durch Leimung, Klebstoffreste, Papierabbau, Tintenfraß oder Druckfarbe hydrophobe Bereiche eine gleichmäßige Wasseraufnahme des Papiers behindern, darf dem Wasser zur Konditionierung oder wässrigen Behandlung maximal 30 % Ethanol zugesetzt werden.9

Der Zusatz von Tensiden ist unzulässig.

6 Strebel, Martin: Zubereitung von Störleim. Online-Ressource, abgerufen am 06.05.2021. https://atelierstrebel.ch/_tmc_daten/File/7_Zubereitung_von_Stoerleim.pdf

7 Stockmann, C.: Konsolidierung beschädigter schwarzer Siegelschnüre. Unveröffentlichte Diplomarbeit FH Hildesheim 2006. Stockmann empfiehlt eine Acrylatmischung aus zwei Teilen Lascaux® 303 HV und einem Teil Lascaux® 498 HV, 1:20 gelöst in Ethanol.

8 Kosek, J. M.: Washing Paper in Conservation. In: Paper and Water. A Guide for Conservators. Banik, G., I. Brückle (Hrsg.), Amsterdam: Butterworth-Heinemann, 2011, 313-340.

9 Lienardy, A., P. Damme. Paper Washing. In: The Paper Conservator, Vol. 14, No. 1 (1990): 23-30. Banik, G., Brückle, I. Paper and Water. A Guide for Conservators. Amsterdam: Butterworth-Heinemann, 2011, 282-284.

Eigenschaften von Ethanol als Netzmittel: Banik, Gerhard und Brückle, Irene: Paper and Water. A Guide for Conservators, Amsterdam, Boston, Heidelberg 2011, S. 282-284.

Historisches Archiv mit Rheinischem Bildarchiv, Eifelwall 5, 50674 Köln 22

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Leistungsbeschreibung Restaurierung u. Montierung Urkunden Teil II

Als alkalische Reserve ist Calciumcarbonat (CaCO ) zu verwenden. Während und nach der 3 Behandlung darf der pH-Wert auf maximal 9,5 erhöht sein.

Gebrauchsfertige Entsäuerungsprodukte sind unzulässig.

2.7 LEIMUNG

Als Leim können Celluloseether (0,3 - 3 %), wie Methylcellulose oder Methylhydroxyethyl- cellulose (Tylose® oder gleichwertiger Art), sowie Gelatine (Fotogelatine, Typ B, 0,5 - 1 %) verwendet werden.10

2.8 PERGAMENT

Zur Ergänzung verwendetes Pergament, Goldschlägerhaut oder rekonstituiertes Pergament, darf keine chemischen Zusatzstoffe enthalten. Ergänzungspergament darf ein- oder beidseitig geschliffen sein.

2.9 MATERIAL ZUR SIEGELSICHERUNG

Wachssiegel

Zur Sicherung von Wachssiegeln ist ungebleichtes Bienenwachs zu verwenden, das aus- schließlich mit Naturpigmenten im Grundton des originalen Waches einzufärben ist. Zum Einfärben des Wachsfarbtons sind ausschließlich lichtechte (Natur-) Pigmente zu verwenden.

Andere Siegel

Andere Siegel wie Blätterteigsiegel, Lacksiegel, Papier- oder Oblatensiegel sind nicht zu ergänzen, sondern mit geeigneten Klebstoffen zu festigen (vgl. Punk 11.6, Teil III)

2.10 TEXTIL

Zwirn zum Montieren muss Buchbinderqualität entsprechen und aus Hanf, Leinen oder Baum- wolle bestehen. Das Wachsen des Zwirns ist nicht erwünscht.

2.11 WERKZEUGE UND HILFSMITTEL

Werkzeuge, Geräte und Hilfsmaterialien wie Vliese, Kartonagen, Spatel etc., die in direkten Kontakt mit den Objekten kommen, müssen frei sein von Verschmutzungen, Rückständen, z. B. durch Bleichreagenzien, Lösungs- und Klebemitteln, Schimmel oder anderen Substanzen, die chemischen Wechselwirkungen mit dem Objekt hervorrufen können, sowie selbst keine Wechselwirkungen eingehen.

10 Hummert, E.: Resizing. A Brief Review of Restoration and Conservation Literature from the 17th to the 21st Century, In: Restaurator 40/ 03-04, 2019, S. 219-237.

Historisches Archiv mit Rheinischem Bildarchiv, Eifelwall 5, 50674 Köln 23

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Vergabe

Restaurierung und Montierung von

Sonderformat- und Kästen-Urkunden

Leistungsbeschreibung für die Auftragsvergabe

T III R

EIL ESTAURIERUNGSMAßNAHMEN

12.08.2026

Historisches Archiv mit Rheinischem Bildarchiv, Eifelwall 5, 50674 Köln 24

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Leistungsbeschreibung Restaurierung u. Montierung Urkunden Teil III

1 ZIELSETZUNG UND ZUSTANDSBESCHREIBUNG

Die nachfolgend beschriebenen Maßnahmen beziehen sich auf die Gesamtmenge des Auftrags. Nicht für jedes Los sind alle Maßnahmen relevant. Welche Maßnahmen für welches Los durchzuführen sind sowie Informationen zu einzelnen Objekten, können der Anlage 8 entnommen werden.

Bei den Objekten dieser Vergabe handelt es sich vornehmlich um mittelalterliche Urkunden und Urkunden-Libelle aus Pergament mit insgesamt ca. 1497 Siegeln und 261 Transfixen. Hinzu kommt eine Urkunde aus Papier.

Die Urkunden sind mit unterschiedlichen Tinten beschriftet, manchmal sind rückseitig Farb- stempel oder kleine Etiketten aus Papier aufgebracht. Die Größe der Urkunden reicht von kleinen Formaten unter 25 cm x 38 cm bis hin zu großen Formaten von über 86 cm x 116 cm.

Die Siegel der Urkunden bestehen meist aus Wachs, vereinzelt eingefasst in Siegelkapseln aus Holz oder Metall. Selten sind auch Lack- oder Oblaten-Siegel vorhanden.

Die Siegel sind in der Regel angehängt, selten durchgedrückt. Die angehängten Siegel sind meist durch Pressel aus Pergament, manchmal auch durch textile Siegelschnüre (insbeson- dere bei den Urkunden-Libellen) mit den Urkunden verbunden.

Die Objektmenge umfasst in Detail (vgl. Anlage 8):

• 175 Urkunden aus Pergament, davon 71 mit teils mehreren Transfixen, 15 ohne Siegel und 160 mit 1 - 60 Siegeln • 70 Urkunden-Libelle aus Pergament mit 2-36 Blatt, davon 20 ohne Siegel und 50 mit 1-11 Siegeln • 14 Urkunden-Abschriften aus Papier • 1 Urkunde aus Papier, mit 1 Siegel

Die Urkunden zeigen altersbedingte Abnutzung, Verschmutzungen, Flecken, leichte Verwel- lungen, vereinzelten Schädlingsfraß oder alte Reparaturen, wie es bei Objekten dieses Alters zu erwarten ist.

Daneben weisen alle Objekte auch einsturzbedingte Verschmutzungen in Form von feinteilig aufliegendem Baustaub auf. Das dominierende Schadensbild sind die durch den Einsturz verursachten Brüche an den Wachssiegeln, die bei über 80 % der Objekte vorliegen. Diese Siegel liegen den Urkunden z. T. nur noch als Fragmente bei. Etwa 75 % der Objekte haben außerdem leichte bis starke mechanische Schäden wie Oberflächenverletzungen, Stauchun- gen, Knicke, Risse oder Fehlstellen an der Urkunde selbst. Bei einigen Objekten ist die Verbindung von Transfix zu Urkunde gelöst, die Trägersubstanz abgebaut oder Tintenfraß vorhanden.

Zielsetzung der Restaurierung ist die Ermöglichung der Nutzung der Urkunden als Digitalisat oder im Original im Lesesaal des Historischen Archivs mit Rheinischem Bildarchiv sowie die Verbesserung der Lagerungsbedingungen und des Handlings. Der Schwerpunkt der Restau- rierung liegt hierbei auf der Bearbeitung der Schäden, die durch den Einsturz verursacht wurden.

Wie alle vom Einsturz betroffenen Archivalien bedürfen die Objekte zunächst einer Trocken- reinigung, um den feinteiligen Baustaub gründlich von den Objekten zu entfernen, da dieser

Historisches Archiv mit Rheinischem Bildarchiv, Eifelwall 5, 50674 Köln 25

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Leistungsbeschreibung Restaurierung u. Montierung Urkunden Teil III

mechanische und chemische Schäden am Objekt verursachen kann.11 Sofern der Zustand es erfordert (vgl. Anlage 8), sind außerdem folgende Maßnahmen durchzuführen: Mechanische Sicherungen wie das Sichern der Siegel inkl. (sofern möglich) das Wiederabringen von Siegel- fragmenten, das Schließen von Rissen, Ergänzen von Fehlstellen, Glätten von Knicken und Stauchungen sowie das Sichern der Trägersubstanz. Vereinzelt sind zudem alte Reparaturen und Klebebänder zu entfernen, Bindungen zu sichern, gelöste Kleinteile wieder aufzukleben, Schreibmittel zu festigen oder – bei den Urkunden-Abschriften aus Papier – Tintenfraß zu behandeln und zu sichern.

Nach der Restaurierung sind alle Objekte digital als Fotografie oder Scan zu reproduzieren. Danach sind die Objekte inklusive Siegel auf stabile Tableaus für die langfristige Lagerung und Nutzung zu montieren.

Abschließend ist eine Qualitätssicherung aller erfolgten Maßnahmen im RDM durchzuführen und die montierten Urkunden entsprechend ihrer Größe in Archivkartons folgender Formate zu verpacken:

Format Außenmaß Archivkarton Vorauss. Anzahl (B x L x H)

Format 1 27,5 x 40 x 8 cm 3 Urkunden

Format 2 40 x 55 x 8 cm 51 Urkunden

Format 3 55 x 80 x 6 cm 89 Urkunden

Format 4 80 x 90 x 6 cm 57 Urkunden

Format 5 91 x 124 x 8 cm 42 Urkunden

Format Rotulus 23 x 120 x 19 cm 4 Urkunden

Folgendes Karton-Format, in dem die Urkunden bei der Abholung z.T. lagern, ist nicht wieder zu verwenden, sondern leer zurückzuliefern:

Format klein: 47 x 62,5 x 8 cm

Da nicht alle Urkunden nach der Montierung wieder in ihre ursprünglichen Kartons verpackt werden können und leere Kartons an die Auftraggeberin zurückzuliefern sind, ist zu beachten, dass bei der Rücklieferung ein größeres Kartonvolumen zu transportieren ist als bei der Abholung.

2 ANLAGE 8 „MAßNAHMEN URKUNDEN“

In der Anlage 8 „Maßnahmen Urkunden“ sind von den Fachrestaurator*innen der Auftraggeberin alle an den Objekten auszuführenden Maßnahmen aufgelistet. Auch Abwei- chungen von den nachfolgenden allgemeinen Vorgaben sind dort vermerkt. Diese sind vorrangig zu beachten.

Die Angaben der Anlage 8 sind bindend. Sollte es während der Bearbeitung durch den/die Auftragnehmende*n aus restauratorischer Sicht notwendig erscheinen, von den Angaben

11 Rakelmann, S.: Erstellung eines Restaurierungskonzeptes für eine theologische Handschrift von 1475. Untersuchungen zur trockenen Entfernung von Bauschutt und Wiederherstellung von bruch- verformten Holzdeckeln nach dem Einsturz des Historischen Archivs der Stadt Köln. Diplomarbeit Tech- nische Hochschule Köln. Köln 2010.

Historisches Archiv mit Rheinischem Bildarchiv, Eifelwall 5, 50674 Köln 26

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Leistungsbeschreibung Restaurierung u. Montierung Urkunden Teil III

abzuweichen, ist dies in jedem Fall und vor der Ausführung mit der Auftraggeberin abzuklären. Dies gilt unabhängig davon, ob es sich um zusätzliche Maßnahmen handelt oder geforderte Maßnahmen nicht nötig sein sollten.

3 DOKUMENTATION

3.1 BARCODES

Ausführliche Informationen zur den Barcodes finden sich unter Punkt 1.1, Teil IV.

Die lose beigelegten, 9-stelligen Objektbarcode-Etiketten sind den Objekten eindeutig zuge- ordnet und müssen zwingend beim jeweiligen Objekt verbleiben. Nach Abschluss der restau- ratorischen Maßnahmen und fotografischen Dokumentation werden sie auf die Montie- rungstableaus geklebt (vgl. Punkt 13.5, Teil III).

Die mitgelieferten Behältnisbarcode-Etiketten, bestehend aus 9 Ziffern mit einem führenden „B“ (z.B. B000085631), werden beim Verpacken auf neu gefaltete Archivkartons geklebt (vgl. Punkt 13.7, Teil III).

3.2 SCHRIFTLICHE UND FOTOGRAFISCHE DOKUMENTATION

Ausführliche Informationen zur schriftlichen und fotografischen Dokumentation finden sich in Teil IV „Restaurierungsdokumentation“.

Alle durchgeführten Maßnahmen an den Objekten sind im Restaurierungsdokumentations- modul (kurz RDM), der Dokumentationssoftware der Auftraggeberin, zu erfassen.

Von allen Objekten sind zur fotografischen Dokumentation (digitale Reproduktion) Gesamt- aufnahmen recto und verso nach der Restaurierung anzufertigen. Objekte mit Siegeln erhalten zusätzlich Detail-Aufnahmen der Siegel und – sofern vorhanden – Rücksiegel (Beispielfotos vgl. Punkt 2, Teil IV). Hierbei dürfen bei nah beieinander liegenden Siegeln bis zu drei Siegel auf einer Aufnahme abgebildet sein.

4 VORUNTERSUCHUNGEN

Maßnahme im RDM: Voruntersuchungen (Kommentarfeld: Bereich, Methode, verwendete Materialien)

Löslichkeitstest

Vor dem Einsatz von Feuchtigkeit oder Lösungsmitteln sind Stempel, Schreib- und Farb- medien auf ihre Löslichkeit bzw. mögliche (Farb-) Veränderungen zu testen. Die Testbereiche sind möglichst unauffällig zu wählen. Die Anzahl der Testbereiche ist in Relation zur Anzahl der vorhandenen unterschiedlichen Medien so gering wie möglich zu halten.

pH-Wert Messung

Oberflächen-pH-Wert-Messungen zur Behandlungskontrolle erfolgen ausschließlich an Objek- ten aus Papier und können vor und nach pH-Wert ändernden Maßnahmen wie Nassbehand- lungen nach eigenem Ermessen durchgeführt werden.

Die Auftraggeberin behält sich vor, ebenfalls stichprobenartige pH-Wert Messungen durchzu- führen.

Historisches Archiv mit Rheinischem Bildarchiv, Eifelwall 5, 50674 Köln 27

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Leistungsbeschreibung Restaurierung u. Montierung Urkunden Teil III

5 FOLIIERUNG

Maßnahme im RDM: Kollationieren (Kommentarfeld: verwendete Materialien)

Eine Foliierung erfolgt bei aneinandergehängten Urkunden (Transfix, Rotulus) oder Urkunden- Libellen nur, wenn die Beibehaltung der vorliegenden Reihenfolge aufgrund nachfolgender Maßnahmen ohne Foliierung nicht gewährleistet ist. Die Foliierung ist mit einem weichen Blei- stift (2B) in der rechten oberen Blattecke recto auszuführen. Alte Foliierungen dürfen nicht unkenntlich gemacht werden, sondern sind lesbar durchzustreichen.

6 ABNAHME VON FREMDMATERIAL

6.1 TROCKENREINIGUNG

Maßnahme im RDM: Trockenreinigung (Kommentarfeld: Methode, verwendete Materialien)

Die Trockenreinigung der Vorder- und Rückseiten der Objekte, einschließlich schwer zugäng- licher Bereiche wie im Falz der Plica, erfolgt mit weichen Zeichenbesen, Latexschwämmen, Mikrofasertüchern (Evolon® oder ähnlicher Art), schleifmittelfreien Radiermitteln, Druckluft und/oder Museums-Staubsaugern.

Besonders empfindliche Bereiche sind ausschließlich mit weichen Zeichenbesen oder Pinsel zu reinigen.

Anhaftende Schmutzpartikel oder -krusten sind trocken mit Spatel, Skalpell, Ultraschallmeißel oder im Weichpartikelstrahlverfahren mit Cellulosefasern zu entfernen.

Bleistiftmarkierungen und andere Inhalte wie Etiketten oder Schildchen dürfen nicht entfernt oder reduziert werden.

Die Trockenreinigung von Siegeln erfolgt mit weichen Pinseln, weichen, latexfreien Schwäm- men (die Auftraggeberin empfiehlt Polyurethan-Schwämme), Wattestäbchen, Druckluft oder im Weichpartikelstrahlverfahren mit Cellulosefasern. Eventuell entstehende Radiermittel- rückstände sind nach der Reinigung vollständig zu entfernen.

Die Trockenreinigung von Siegelschnüren erfolgt bei ausreichender Stabilität mit weichen Pinseln.

Mikrobieller Befall

Objekte mit mikrobiellem Befall erhalten entsprechend der obigen Vorgaben eine Trocken- reinigung.

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Leistungsbeschreibung Restaurierung u. Montierung Urkunden Teil III

6.2 ALTE REPARATUREN ENTFERNEN

Maßnahme im RDM: Alte Reparaturen entfernen (Kommentarfeld: Bereich, Methode, verwendete und entfernte Materialien)

Alte Reparaturen12 bleiben bestehen, sofern sie das Objekt nicht chemisch bzw. mechanisch negativ beeinflussen oder die Lesbarkeit beeinträchtigen bzw. wenn sie Informationsträger sind. In der Anlage 8 ist hinterlegt, falls vereinzelt alte Reparaturen zu entfernen sind. In diesem Fall gelten folgende Vorgaben.

Eine Abnahme erfolgt mechanisch unter Feuchtigkeits- oder - nur bei Papier - Wärmeein- wirkung, sowie ggf. mithilfe von Lösungsmitteln oder Enzymen. Klebstoffrückstände sind mechanisch oder mit Lösungsmitteln zu reduzieren. Nach der Behandlung dürfen keine kleb- rigen Rückstände auf der Oberfläche verbleiben. Spannungen oder Verwerfungen im Objekt sind so weit wie möglich zu reduzieren.

Ist eine Abnahme nicht zerstörungsfrei möglich, ist Rücksprache mit der Auftraggeberin zu halten.

Abgenommene alte Reparaturen dürfen, sofern nicht beschriftet, durch den/die Auftrag- nehmende*n entsorgt werden. Beschriftete alte Reparaturen werden entsprechend der Vorga- ben unter Punkt 13.5, Teil III wie Fragmente montiert.

6.3 KLEBEBAND / KLEBSTOFFRESTE ENTFERNEN

Maßnahme im RDM: Klebeband/Klebstoffreste entfernen (Kommentarfeld: Bereich, Methode, verwendete und entfernte Materialien)

Sämtliche Selbstklebebänder13 und deren Klebstoffreste sind zu entfernen. Der Klebeband- träger kann mechanisch, unter Feuchtigkeits- oder - nur bei Papier - Wärmeeinwirkung sowie mit Einsatz von Lösungsmitteln abgenommen werden. Klebstoffrückstände sind mechanisch oder mit Lösungsmitteln zu reduzieren. Nach der Behandlung dürfen keine klebrigen Rück- stände auf der Oberfläche verbleiben. Spannungen oder Verwerfungen im Objekt sind so weit wie möglich zu reduzieren.

Ist eine Abnahme nicht zerstörungsfrei möglich, ist Rücksprache mit der Auftraggeberin zu halten.

Abgenommene Klebebänder dürfen, sofern nicht beschriftet, durch den/die Auftrag- nehmende*n entsorgt werden. Ausgenommen sind Klebebänder, die als originaler Bestandteil des Objekts zu werten sind (vgl. Anlage 8). Diese werden abgenommen und entsprechend den Vorgaben unter Punkt 13.5, Teil III wie Fragmente montiert.

12 Dazu zählen: Fasern von Papiertüchern, die nach der Bergung auf den Objekten verblieben sind, alte Ergänzungen (auch an Siegeln), Hinterklebungen, Nassklebebänder, Kaschierungen, Montierungen etc. und deren wasserlösliche oder –quellbare Klebstoffe, vgl. Anlage 9, Punkt Glossar.

13 Dazu zählen: Selbstklebebänder, Laminierung/Folienkaschierung und deren wasserunlösliche Kleb- stoffe, vgl. Anlage 9, Punkt Glossar.

Historisches Archiv mit Rheinischem Bildarchiv, Eifelwall 5, 50674 Köln 29

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Leistungsbeschreibung Restaurierung u. Montierung Urkunden Teil III

6.4 FEUCHTREINIGUNG

Maßnahme im RDM: Feuchtreinigung (Kommentarfeld: Bereich, Methode, verwendete Materialien)

Sofern in der Anlage 8 gefordert, sind starke Schmutzränder auf Objekten aus Pergament partiell mit einem mit demineralisiertem Wasser getränkten Wattestäbchen, weichen Schwamm oder Mikrofasertuch (Evolon® oder ähnlicher Art) zu reduzieren. Hierbei ist mit mög- lichst wenig Feuchtigkeit zu arbeiten und Pergament nach der Bearbeitung beschwert zu trocknen.

Bei Objekten aus Papier erfolgt keine Feuchtreinigung.

7 BINDUNG LÖSEN

Maßnahme im RDM: Bindung lösen (Kommentarfeld: Methode, verwendete Materialien)

Sofern in der Anlage 8 nicht explizit gefordert, sind Bindungen bei aneinandergehefteten Urkunden (Transfix, Rotulus) oder bei Urkunden-Libellen nicht zu lösen. Wenn dies für die weitere Bearbeitung zwingend notwendig erscheint, ist zuvor Rücksprache mit der Auftrag- geberin zu halten.

8 SCHREIB- UND MALMITTEL FESTIGEN

Maßnahme im RDM: Schreib- und Malmittel festigen (Kommentarfeld: Bereich, Methode, verwendete Materialien)

Die Festigung von pudernden Schreib- und Malmitteln erfolgt durch Vernebelung von Hausen- blase oder Gelatine (Typ B, über 200 Bloom) mithilfe eines Aerosolgenerators. Bei schollen- artig aufliegenden Schreib- und Malmitteln erfolgt die Festigung mit einem feinen Pinsel. Glanz- oder Farbveränderungen sind so gering wie möglich zu halten.

9 NASSBEHANDLUNG

Eine Nassbehandlung erfolgt ausschließlich bei Objekten aus Papier. Objekte aus Perga- ment dürfen keiner Nassbehandlung unterzogen werden.

9.1 FARBMITTEL FIXIEREN / REDUZIEREN

Maßnahme im RDM: Farbmittel fixieren / reduzieren (Kommentarfeld: Bereich, Methode, verwendete und entfernte Materialien)

Alle wasserempfindlichen Farb- und Schreibmittel wie Stempel-, Tintenroller-, Faserschreiber- und Kopierstiftbeschriftungen müssen vor wässrigen Behandlungen mit flüchtigen Binde- mitteln fixiert werden. Die Auftraggeberin empfiehlt einen beidseitigen Auftrag einer Schmelze aus Cyclododecan mit einer Schichtdicke von 0,5 – 1 mm.14

14 Nichols, K, Mustalish, R: Cyclododecane in paper conservation discussion. The Book and Paper Group Annual 21, 2002. S. 81–84.

Muñoz-Viñas, S.: A Dual-Layer Technique for the Application of a Fixative on Water-Sensitive Media and Paper. In: Restaurator 28, 2007. S. 78-94.

Muñoz-Viñas, S., Vivancos-Ramón, V., Ruiz-Segura, P.: The Influence of Temperature on the Applica- tion of Cyclododecane in Paper Conservation. In: Restaurator 37/01, 2016. S. 29-48.

Historisches Archiv mit Rheinischem Bildarchiv, Eifelwall 5, 50674 Köln 30

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Leistungsbeschreibung Restaurierung u. Montierung Urkunden Teil III

Bedürfen unverhältnismäßig viele Bereiche einer Fixierung, ist Rücksprache mit der Auftrag- geberin zu halten, um ggf. die Behandlungsmaßnahmen anzupassen.

9.2 NASSREINIGUNG (WÄSSERN)

Maßnahme im RDM: Nassbehandlung - Nassreinigung (Kommentarfeld: Methode, verwen- dete Materialien)

Die wässrige Behandlung des Objekts erfolgt nur nach vorangegangener Untersuchung der Schreib- und Malmittel sowie Stempel auf deren Löslichkeit mit negativem Ergebnis oder ggf. einer Fixierung wasserempfindlicher Beschriftungen nach den oben genannten Vorgaben.

Unter Abwägung der Risiken ist eine Immersionswässerung, schwimmende Wässerung, Kapillarwässerung oder eine Behandlung auf dem Niederdrucktisch möglich.

Bei einer Immersionswässerung obliegen die Dauer der Wässerung und die Anzahl der Bäder dem/der Auftragnehmenden und richten sich nach dem Objektzustand.

Zur Lösung von anhaftenden Verschmutzungen sind Spatel, Pinsel sowie Saugschwämme aus Polyvinylalkohol (Blitz-Fix® oder gleichwertiger Art) zu verwenden.

9.3 NASSBEHANDLUNG VON TINTENFRAß

Maßnahme im RDM: Nassbehandlung – Tinten- / Farbfraß (Kommentarfeld: Methode, verwendete Materialien)

In Vorbereitung auf eine komplexierende Behandlung ist eine Konditionierung entsprechend den Vorgaben unter Punkt 10, Teil III mit einem Wasser-Ethanol-Gemisch (30%) durchzu- führen.

Es folgt eine Nassreinigung entsprechend den Vorgaben unter Punkt 9.2, Teil III.

Nach Konditionierung und Nassreinigung erfolgt eine Komplexierung der freien Eisen(II)-Ionen durch ein Calcium-Phytat-Bad.15 Eine Anleitung zur Durchführung wird nach Auftragserteilung von der Auftraggeberin zur Verfügung gestellt.

Im Anschluss ist eine alkalische Reserve mit Calciumcarbonat16 einzubringen. Dies erfolgt ausschließlich nach einer Immersionswässerung in einem dritten Bad, sofern aufgrund empfindlicher Schreib- und Malmittel keine andere Vereinbarung mit der Auftraggeberin getroffen wurde. Während und nach der Behandlung darf der pH-Wert auf maximal 9,5 erhöht sein.

Zwischen jedem Behandlungsschritt muss eine Trocknung des Objekts erfolgen.

15 Henniges, U., A. Potthast. Phytate treatment of metallo-gallate inks: Investigation of its effectiveness on model and historic paper samples. In: Restaurator 29/3-4, 2008. S. 219-234.

Reißland, B. Neue Restaurierungsmethoden für Tintenfraß auf Papier mit wässrigen Phytatlösungen – Möglichkeiten und Grenzen. Diplomarbeit, Staatliche Akademie der Bildenden Künste, Stuttgart, 1997

16 Calciumcarbonat ist aufgrund des leicht sauren pH-Wertes der Lösung besser als Magnesiumver- bindungen für die Entsäuerung alkaliempfindlicher Farb- und Schreibmedien geeignet. Zudem ist Mag- nesiumhydrogencarbonat für holzhaltige Papiere ungeeignet, da dieses aufgrund einer sehr viel stärke- ren Erhöhung des pH-Werts Verfärbungen hervorrufen kann. Banik, G., Brückle, I.: Papier und Wasser. Ein Lehrbuch für Restauratoren, Konservierungswissen- schaftler und Papiermacher. München 2015, S. 432 ff.

Historisches Archiv mit Rheinischem Bildarchiv, Eifelwall 5, 50674 Köln 31

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Leistungsbeschreibung Restaurierung u. Montierung Urkunden Teil III

9.4 NACHLEIMUNG

Maßnahme im RDM: abhängig von Zielsetzung der Maßnahme (Kommentarfeld: Methode, verwendete Materialien)

1. Nassbehandlung – Nassreinigung
2. Nassbehandlung – Tinten- / Farbfraß

Eine Nachleimung erfolgt im Anschluss an eine Nassreinigung oder Nassbehandlung von Tintenfraß nach einer Zwischentrocknung. Die Leimung kann im Bad oder mit einem Pinsel eingebracht werden. Die haptischen Eigenschaften des Papiers sollen weitestgehend erhalten werden.

Nach der Behandlung von Tintenfraß oder Farbfraß ist für die Nachleimung eine mittel- bloomige Gelatine (Typ B, über 200 Bloom) mit einer Konzentration von 0,5 % zu verwenden.17

10 KONDITIONIEREN, GLÄTTEN

Maßnahme im RDM: Glätten/Deformierung beheben (Kommentarfeld: Bereich, Methode, verwendete Materialien)

Das Glätten von Knicken, Stauchungen oder Deformierungen an Urkunde, Transfixen oder Presseln erfolgt ausschließlich in Fällen, in denen durch den Einsturz Deformierungen entstanden sind, wenn der Schriftbereich oder das Siegelbild auf einem Digitalisat nicht vollständig lesbar oder eine Montierung der Urkunde (vgl. Punkt 13.4, Teil III) anderenfalls nicht möglich wäre.

Sofern in der Anlage 8 gefordert, sind gefaltete Objekte aufzufalten und zu glätten.

Abhängig von Anzahl und Schwere der Knicke, Stauchungen und Deformierungen ist das Objekt lokal begrenzt oder vollständig zu konditionieren/befeuchten.

Die Konditionierung der Objekte kann z. B. im Zedernholzrahmen, in einer Klimakammer, im Sandwich mit semipermeablen Membranen (Gore-Tex®, Sympatex® oder ähnlicher Art) oder durch Vernebeln (Aerosolgenerator) erfolgen.

Das Glätten erfolgt unter mechanischer Belastung oder Zugspannung unter Verwendung geeigneter Hilfsmaterialien. Die Dimension und Struktur des Originals sind dabei möglichst nicht zu verändern. Prägestempel dürfen nicht verpresst werden, ursprüngliche Faltungen sollen erkennbar bleiben.

Damit Objekte aus Pergament ihre neue Form behalten, sind sie mindestens 4-6 Wochen unter schwachem Druck kontrolliert zu trocknen.18

Ausschließlich bei Objekten aus Papier können vereinzelte Knicke, Stauchungen und Defor- mierungen im Randbereich mithilfe eines Wasser-Ethanol-Gemisches (30 %) und einem Heiz- spatel plan gelegt werden. Bei Objekten aus Pergament ist dieses Vorgehen nicht zulässig.19

17 Kolbe, G.: Gelatine in Historical Paper Production and as Inhibiting Agent for Iron-Gall Ink Corrosion on Paper. In: Restaurator 2004, S. 26-39.

18 Fuchs, R.: Pergament. Material, Geschichte, Restaurierung. In: Kölner Beiträge zur Restaurierung und Konservierung von Kunst- und Kulturgut. München 2001, S. 96.

19 Versuche, bei denen moderne Pergamentproben mit Isopropanol gesättigt wurden, zeigten, dass sich die Molekülstruktur des Pergaments durch den Verlust von strukturellem Wasser und einer damit

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Leistungsbeschreibung Restaurierung u. Montierung Urkunden Teil III

11 MECHANISCHE SICHERUNG

Ergänzungsmaterial ist bei Bedarf im Vorfeld mit wasserunlöslichen Farbmitteln20 dem Grund- farbton des Originals farblich anzupassen, jedoch muss die Intarsie etwas heller und auf einem digitalen Bild klar erkennbar sein.21

Es sind keine Retuschen an den Objekten auszuführen.

11.1 RISSE SCHLIESSEN

Maßnahme im RDM: Risse schließen (Kommentarfeld: Bereich, Methode, verwendete Materialien)

Wo in der Anlage 8 vorgegeben, sind alle Risse an den Objekten vollständig zu schließen. Ausgenommen davon sind bewusst angebrachte zeitgenössische Schnitte, z.B. zum Ent- werten der Urkunde oder zum Durchziehen der Pressel.

Risse in Pergament und Papier sind mit einem optisch unauffälligen Japanpapier (vgl. Punkt 11, Teil III) zu schließen. Alternativ ist bei Pergament auch die Verwendung von Gold- schlägerhaut oder ausgedünntem Pergament möglich.

Als Klebstoffe für Pergament sind Hausenblase oder Gelatine (Typ B, über 200 Bloom) zu verwenden. Hierbei dürfen keine Spannungen oder Verwerfungen entstehen. Verklebungen sind bevorzugt verso bzw. außerhalb des Schriftbildes auszuführen. Ist eine Verklebung außerhalb des Schriftbildes nicht möglich, muss die Lesbarkeit durch die Verwendung eines dünnen, transluzenten Japanpapiers gewährleistet sein.

11.2 FEHLSTELLEN SICHERN / ERGÄNZEN

Maßnahme im RDM: Fehlstellen sichern/ergänzen (Kommentarfeld: Bereich, Methode, verwendete Materialien)

Wo in der Anlage 8 vorgegeben, sind Fehlstellen zu ergänzen. Herstellungsbedingte Fehl- stellen sind nicht zu ergänzen.

Fehlstellen in Pergament und Papier sind mit einem optisch unauffälligen (vgl. Punkt 11, Teil III), in Stärke und Struktur passenden Japanpapier zu schließen. Alternativ ist bei Pergament auch die Verwendung von ausgedünntem Pergament möglich.

Große Ergänzungen sind als Intarsie anzulegen und den Konturen der Fehlstelle anzupassen. Das originale Pergament darf hierfür nicht ausgeschärft werden. Kleinere Ergänzungen

einhergehenden Veränderung der intermolekularen Bindungen irreversibel verändern kann. Vgl. Gonzalez et al.: Effects of isopropanol on collagen fibrils in new parchment. In: Chemistry Central Journal 6 (24), 2012. https://www.researchgate.net/publication/223991390_Effects_of_isopropanol_on_collagen_fibrils_in_n ew_parchment

20 Zum Einfärben von rekonstituiertem Pergament vgl. Pataki, A. et al.: A dyeing method for reconstitued parchment. In: Preprints. 12th ICOM triennial meeting Lyon, 29. August – 3. September 1999, Vol. 2, S. 534-538.

21 Die farbliche Absetzung von Fehlstellenergänzungen bzw. offene Fehlstellen erleichtern die digitale Rekonstruktion der durch den Einsturz entstandenen und dabei verunordneten Fragmente.

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Leistungsbeschreibung Restaurierung u. Montierung Urkunden Teil III

können auch durch partielles Anfasern mit rekonstituiertem Pergament22 erfolgen. Hierbei sind ausschließlich Rezepte zu verwenden, die kein Formaldehyd enthalten.

Als Klebstoffe für Pergament sind Hausenblase oder Gelatine (Typ B, über 200 Bloom) zu verwenden. Hierbei dürfen keine Spannungen oder Verwerfungen entstehen. Verklebungen sind bevorzugt verso bzw. außerhalb des Schriftbildes auszuführen. Stark geschwächte Bereiche oder sehr dicke Materialien können beidseitig verstärkt werden. Ist eine Verklebung außerhalb des Schriftbildes nicht möglich, muss die Lesbarkeit durch die Verwendung eines dünnen, transluzenten Japanpapiers gewährleistet sein.

Ein vollständiges Kaschieren oder Einbetten der Objekte ist nicht erwünscht.

Damit Objekte aus Pergament ihre neue Form behalten, sind sie mindestens 4-6 Wochen unter schwachem Druck kontrolliert zu trocknen.23

11.3 TRÄGERSUBSTANZ SICHERN

Maßnahme im RDM: Trägersubstanz sichern (Kommentarfeld: Bereich, Methode, verwendete Materialien)

Pergament

Durch mikrobiellen Befall, Faltungen, Knicke etc. mechanisch geschwächte Bereiche im Pergament sind mit partiell aufgetragenem Klebstoff sowie gegebenenfalls mit einer Verstär- kung aus Japanpapier zu stabilisieren. Auch das partielle Anfasern mit rekonstituiertem Pergament ist möglich. Die Auftraggeberin empfiehlt die Verwendung von Hausenblasenleim, Gelatine (Typ B, über 200 Bloom), Hydroxypropylcellulose oder Methylcellulose.24 Verkle- bungen sind bevorzugt verso bzw. außerhalb des Schriftbildes auszuführen.

Der Klebstoff kann als Aerosol vernebelt (Aerosolgenerator) und ggf. in einem Schritt während der Konditionierung des Objekts appliziert werden (vgl. Punkt 10, Teil III).

Textile Siegel- und Bundschnüre

Gerissene textile Siegel- oder Bundschnüre sind durch Vernähen, das Einziehen von Seiden- Stützfäden oder das Einfassen mit von der Auftraggeberin zur Verfügung gestelltem Polyamid- Tüll zu sichern. Die Auftraggeberin empfiehlt hierfür die Verwendung von Baumwoll-Garn und einer chirurgischen Rundnadel. Abgerissene Fäden sind entsprechend der Vorgaben unter Punkt 13.5, Teil III zu montieren.

Abgebaute, pudernde schwarze Siegel- und Bundschnüre sind in den pudernden Bereichen zu festigen. Die Auftraggeberin empfiehlt hierfür ein Gemisch aus Lascaux® 360 und Lascaux® 498 HV (Verhältnis 2:1), im Verhältnis 1:20 gelöst in Ethanol (96 %).25

22 Für aktuelle Forschungen und Rezepte ohne Formaldehyd vgl.: Bretzendorfer, C. Pataki-Hundt, A.: Novel Approaches for Opaque Reconstituted Parchment. In: Restaurator 2022, 43 (1-2), S. 53-71.

23 Fuchs, R.: Pergament. Material, Geschichte, Restaurierung. In: Kölner Beiträge zur Restaurierung und Konservierung von Kunst- und Kulturgut. München 2001, S. 96.

24 Pataki, A.: Konsolidierung von pudernden Malschichten mit Aerosolen. Veränderung der Reflexions- eigenschaften und des Farbeindrucks. In: Restauro 2, 2007, S. 110-117.

25 Stockmann, C.: Konsolidierung beschädigter schwarzer Siegelschnüre. Diplomarbeit, Hochschule für angewandte Wissenschaft und Kunst Hildesheim, 2006.

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Leistungsbeschreibung Restaurierung u. Montierung Urkunden Teil III

Sind die Schnüre nach erfolgter Festigung noch fragil, sind sie mit dem von der Auftraggeberin zur Verfügung gestellten Polyamid-Tüll einzufassen, um die Schnur zusätzlich zu stabilisieren. Die Auftraggeberin empfiehlt hierfür die Verwendung von Baumwoll-Garn und einer chirurgi- schen Rundnadel.

11.4 TINTEN- / FARBFRAß SICHERN

Maßnahme im RDM: Tinten- / Farbfraß sichern (Kommentarfeld: Bereich, Methode, verwendete Materialien)

Bereiche, in denen sich die Eisengallustinte vom Pergament löst, sind mit Gelatine (Typ B, über 200 Bloom)26 oder Hausenblase zu festigen. Die Auftraggeberin empfiehlt für Gelatine und Hausenblase eine Konzentration von 1%.27

Ggf. vorhandene Risse und Fehlstellen sind anschließend mit Japanpapier und den gleichen Klebstoffen zu schließen.

11.5 KLEINTEILE / AUFKLEBUNGEN SICHERN

Maßnahme im RDM: Kleinteile / Aufklebungen sichern (Kommentarfeld: Methode, verwendete Materialien)

Für das Zurückkleben von gelösten Kleinteilen auf Pergament sind Hausenblase oder Gelatine (Typ B, über 200 Bloom) zu verwenden, für Verklebungen auf Papier geeignete Kleister oder Celluloseether.

11.6 SIEGEL SICHERN / ERGÄNZEN

Maßnahme im RDM: Siegel sichern / ergänzen (Kommentarfeld: Methode, verwendete Materialien)

Wachssiegel

Brüchige, fragile Siegel sind mit farblich angepasstem ungebleichtem Bienenwachs (vgl. Punkt 2.9, Teil II) zu sichern. Erhaltene Siegelfragmente sind, wenn möglich, zuzuordnen und auf gleiche Weise zu sichern. Als Werkzeug empfiehlt die Auftraggeberin eine Heizlötstation, an die ein Heizstift installiert ist.

Alternativ ist eine Sicherung mit einem geeigneten Klebstoff möglich. Hier empfiehlt die Auftraggeberin Aquazol® oder Hausenblasenleim.28

26 Kolbe, G.: Gelatine in Historical Paper Production and as Inhibiting Agent for Iron-Gall Ink Corrosion on Paper. In: Restaurator 2004, S. 26-39.

Titus, S. et al.: Stabilising local areas of loss in iron gall ink copy documents from Sauvigny estate. In: Restaurator 30/1-2, 2009. S. 16-50.

27 Kolbe, G.: Gelatine in Historical Paper Production and as Inhibiting Agent for Iron-Gall Ink Corrosion on Paper. In: Restaurator 2004, S. 26-39.

28 Angelova, L.: Adhesives and Consolidants for Wax and Wax-like Materials. A Review. In: Ceroplas- tics. The Art of Wax. Rom 2019, S. 169-183. Adhesives and Consolidants for Wax and Wax-like materials

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Leistungsbeschreibung Restaurierung u. Montierung Urkunden Teil III

Das Ergänzungswachs ist dem Grundfarbton des Originals farblich anzupassen, jedoch etwas heller zu belassen, damit die Ergänzung auf einem digitalen Bild klar erkennbar ist.29

Es erfolgt keine großflächige Fehlstellenergänzung. Fehlstellen sind ggf. nur in fragilen Berei- chen an den Bruchkanten der Siegel zu sichern.

Stabile Blätterteigsiegel sind nicht zu behandeln. Stark gefährdete Blätterteigsiegel sind zu festigen. Die Auftraggeberin empfiehlt eine Festigung mit 10 %igem Aquazol® 200 in Ethanol unter Vakuum.30 Alternativ ist auch eine Festigung mit Propolis möglich.31

Lose Siegel, die nicht mehr zugeordnet werden können, sind wie in Punkt 13.5, Teil III beschrieben, zu montieren.

Lacksiegel

Gebrochene Lacksiegel sind mit einem geeigneten Klebstoff zu verkleben. Die Auftraggeberin empfiehlt Lascaux® 498 HV, Aquazol® 500 oder Gelatine (Typ B, 220 Bloom).32

Haben sich Fragmente vollständig vom Träger gelöst und soll für die Verklebung einer der o.g. acrylathaltigen Klebstoffe verwendet werden, sind diese zunächst mit dem Klebstoff auf einem Japanpapier zu fixieren und dieses nach der Trocknung mit einem für Papier oder Pergament geeigneten Klebstoff auf dem Träger zu verkleben, damit der Träger nicht in direkten Kontakt mit dem acrylathaltigen Klebstoff kommt.

Fehlstellen in Lacksiegeln sind nicht zu ergänzen.

Fragmente, die nicht mehr zugeordnet werden können, sind wie in Punkt 13.5, Teil III beschrie- ben zu montieren.

Papiersiegel und Oblatensiegel

Sind Wachs oder Lack unter einem Papiersiegel gebrochen, ist das Papier an allen vier Kanten mit geeigneten Kleistern oder Celluloseethern zu verkleben, sodass die gebrochenen Frag- mente nicht herausfallen können. Fehlt das Siegelblatt, sind Wachs oder Lack mit den oben beschriebenen Klebstoffen zu festigen.

29 Die farbliche Absetzung von Fehlstellenergänzungen bzw. offene Fehlstellen erleichtern die digitale Rekonstruktion der durch den Einsturz entstandenen und dabei verunordneten Fragmente.

30 Dümmler, M.: Blätterteigsiegel. Schadensphänomen und Restaurierung. In: Arbeitsblätter NRW Papierrestauratoren, Nr. 14, 2013, S.81-90.

31 Angelova, L.: Adhesives and Consolidants for Wax and Wax-like Materials. A Review. In: Ceroplas- tics. The Art of Wax. Rom 2019, S. 169-183. https://www.researchgate.net/publication/333516062_Adhesives_and_Consolidants_for_Wax_and_W ax-like_materials

Moritz, M.: Festigung von blätternden Wachssiegeln. In: Arbeitsblätter NRW Papierrestauratoren, Nr. 10, 2006, S.75-80.

32 Lapkin, R. et al.: Waxing Scientific. Exploring New Options for Wax Seal Consolidation. In: The Book and Paper Group Annual 21, 2002, S. 95-98. https://cool.culturalheritage.org/coolaic/sg/bpg/annual/v21/bpga21-20.pdf

Forstmeyer, K.: Lacksiegel auf Papier. In: VDR Beiträge 2, 2004, S. 124-130.

Henze, S.: Den Schwur gefestigt. Erhaltung von kolorierten Aufschwörungstafel. In: Arbeitsblätter des Arbeitskreises Nordrhein-Westfälischer Papierrestauratoren e.V., 13, 2011, S. 103-112.

Historisches Archiv mit Rheinischem Bildarchiv, Eifelwall 5, 50674 Köln 36

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Leistungsbeschreibung Restaurierung u. Montierung Urkunden Teil III

Gebrochene Oblatensiegel mit einem Kern aus Mehlkleister oder gebackenem Mehlteig sind mit geeigneten Kleistern oder Celluloseethern zu sichern.

Ist nur das Siegelblatt ohne Kern erhalten, ist es an der originalen Stelle zu verkleben, wobei darauf zu achten ist, dass die Prägung nicht verpresst wird.

Siegel-Einfassungen

Gebrochene Holzronden sind mit einem geeigneten Klebstoff zu verkleben. Die Auftraggeberin empfiehlt Gelatine (Typ B, über 200 Bloom).

Verbogene Metallkapseln sind mechanisch zurück zu formen.

12 BINDUNG SICHERN / ERGÄNZEN

Maßnahme im RDM: Bindung sichern / ergänzen (Kommentarfeld: Bereich, Methode, verwendete Materialien)

Sofern in der Anlage 8 nicht explizit anders gefordert, sind gerissene Heftfäden oder Pergamentstreifen bei aneinandergehefteten Urkunden (Transfix, Rotulus) oder bei Urkunden- Libellen unter Verwendung der originalen Heftlöcher nach- bzw. neu zu heften. Das Stechen neuer Heftlöcher ist unzulässig.

Ist die eindeutige Zuordnung einzelner gelöster Transfixe nicht möglich, sind sie wie unter Punkt 13.3 Teil III beschrieben, neben der Urkunde zu montieren.

Historisches Archiv mit Rheinischem Bildarchiv, Eifelwall 5, 50674 Köln 37

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Leistungsbeschreibung Restaurierung u. Montierung Urkunden Teil III

13 MONTIEREN / VERPACKEN

Maßnahme im RDM: Montieren/Verpacken (Kommentarfeld: Informationen zu Fragmenten)

13.1 BENÖTIGTES VERPACKUNGS- UND MONTIERUNGSMATERIAL

Das für Montierung und Verpackung notwendige Material ist von dem/der Auftragnehmenden zu beschaffen oder wird von der Auftraggeberin mitgeliefert, vgl. nachfolgende Tabellen. Die Vorgaben zur Qualität des zu beschaffenden Materials sind Punkt 2.1, Teil II zu entnehmen.

Folgende Materialien sind durch den/die Auftragnehmende*n zu beschaffen:

Historisches Archiv mit Rheinischem Bildarchiv, Eifelwall 5, 50674 Köln 38

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Leistungsbeschreibung Restaurierung u. Montierung Urkunden Teil III

Historisches Archiv mit Rheinischem Bildarchiv, Eifelwall 5, 50674 Köln 39

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Leistungsbeschreibung Restaurierung u. Montierung Urkunden Teil III

Folgende Materialien werden von der Auftraggeberin zur Verfügung gestellt:

Historisches Archiv mit Rheinischem Bildarchiv, Eifelwall 5, 50674 Köln 40

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Leistungsbeschreibung Restaurierung u. Montierung Urkunden Teil III

Historisches Archiv mit Rheinischem Bildarchiv, Eifelwall 5, 50674 Köln 41

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Leistungsbeschreibung Restaurierung u. Montierung Urkunden Teil III

Sämtliche zur Verpackung zur Verfügung gestellte Archivkartons werden flach mitgeliefert und müssen von dem/der Auftragnehmenden aufgestellt werden. Sämtliche im Verlauf der Bearbeitung nicht verwendete Materialien, die zur Verfügung gestellt wurden und sämtliche Materialien, die durch die Montierung frei werden (Archivkartons, Luftpolsterfolie, Bristolkarton etc.) sind der Auftraggeberin bei der Rücklieferung der Objekte zurückzugeben. Ausgenommen hiervon ist das Seidenpapier, das den Objekten zur Sicherung während des Transports beigelegt wurde.

13.2 MONTIERUNGSTABLEAUS

Alle Urkunden sind einzeln auf Tableaus zu montieren. Ausgenommen hiervon sind lediglich Urkunden-Libelle ohne Siegel. (vgl. Punkt 13.3 „Urkunden-Libelle“, Teil III)

Die Objekte sind ihrer Größe entsprechend auf Tableaus aus alterungsbeständiger Wellpappe mit einer Deckschicht aus Museumskarton (Oberseite naturweiß, Unterseite offwhite) zu mon- tieren (Abbildung 2). Die Tableaus sind auf die nachstehenden Formate zuzuschneiden. Die Ecken der Tableaus sind abzurunden oder abzuschneiden, um ihre Entnahme aus den Kartons zu erleichtern.

Es sind Tableaus folgender Stärke zu verwenden:

Format 1 bis 3: 3 mm Format 4 bis 5: 5 mm

Die Tableaus der Formate 1 und 2 werden von der Auftraggeberin zugeschnitten mitgeliefert. Die Formate 3 bis 5 müssen von dem/der Auftragnehmenden beschafft werden (vgl. Punkt 13.1, Teil III).

Die Tableaus sind auf folgende Maße zuzuschneiden, die 5 mm kleiner als die Innenmaße der Archivkartons (vgl. Punkt 1, Teil III) sind:

Format 1: 25,5 x 37,8 cm Format 2: 38,5 x 52,8 cm Format 3: 52,5 x 77,8 cm Format 4: 75,5 x 85,5 cm Format 5: 86,0 x 115,8 cm

Historisches Archiv mit Rheinischem Bildarchiv, Eifelwall 5, 50674 Köln 42

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Leistungsbeschreibung Restaurierung u. Montierung Urkunden Teil III

13.3 MONTIERUNG URKUNDEN

Die Auftraggeberin stellt Montierungsmuster zur Verfügung, um die folgenden Vorgaben zu veranschaulichen.

Abbildung 2 Schema einer Standard-Montierung

Auf welches Tableau-Format die Objekte zu montieren sind, kann der Anlage 8 entnommen werden. Die Objekte sind so auf dem Tableau auszurichten, dass die Schrift parallel zum Tableau und die Seitenabstände möglichst identisch sind.

An jeder Seite sind mindestens 2 cm Abstand vom Objekt bis zum Rand des Tableaus einzu- halten. Auch Platz für die Objektbarcode-Etiketten (vgl. Punkt 13.6, Teil III) und ggf. zu montierende Fragmente oder gelöste Transfixe (vgl. Punkt 13.5, Teil III) muss eingerechnet werden.

Zur Montierung sind ca. 1 cm breite Streifen aus Polyethylenfolie (Melinex®, Mylar® oder ähnlicher Art) zu verwenden. Die Streifen sind vertikal mit einem gleichmäßigen Abstand von ca. 2-4 cm zu den Seiten- rändern nach innen zu versetzen und müssen oben und unten mindestens 3 mm Abstand zum Objekt haben (

Abbildung 3). Das Objekt soll von den Folienstreifen sicher gehalten, aber nicht eingedrückt werden.

Abbildung 3 Montierungen mit Folienstreifen

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Leistungsbeschreibung Restaurierung u. Montierung Urkunden Teil III

Urkunden im Format 1 und 2

Die Folienstreifen sind durch Schlitze im Tableau zu ziehen, vorder- und rückseitig scharf zu falzen und erst knapp vor dem gegenüberliegenden Schlitz abzuschneiden. Anschließend sind die Folienstreifen mit 2- 4 Streifen aus alterungsbeständigem Papier zu fixieren (vgl. Mustermontierung Format 1 und 2 und Abbildung 4). Die Papier-Streifen sollen hierbei nur an den Rändern, nicht vollflächig verklebt werden, sodass die Folien- streifen durch die entstandene Lasche gezogen, jedoch nicht verklebt sind.

Abbildung 4 Papier-Laschen zur rückseitigen Fixierung der Folienstreifen

Urkunden im Format 3 bis 5

Die Folienstreifen sind durch Schlitze im Tableau zu ziehen, vorder- und rückseitig scharf zu falzen und rückseitig 6 cm länger zu belassen. Anschließend werden die Streifen rückseitig mit einem kleinen, 2 cm breiten Streifen des mitgelieferten Filmoplast® P 90 quer verklebt. Der Klebestreifen ist mit einem Falzbein gut anzureiben.

Sollte es nicht möglich sein, das Objekt mit vertikalen Streifen zu montieren (z.B. wegen Siegeln in diesem Abbildung 5 Montierung mit Folienstreifen im Bereich), ist der Folienstreifen in einem 45° Winkel 45 ° Winkel, um das Siegel zu schützen über der Ecke des Objekts anzubringen (Abbildung 5).

Urkunden mit Transfixen

Bei Urkunden mit Transfixen ist der Folienstreifen über dem obersten Transfix anzubringen. Mehrteilige getrennte Objekte (beispielsweise, falls Transfixe nicht mehr angebracht werden konnten) sind nebeneinander auf einem ausreichend großen Tableau zu montieren. Abwei- chende Angaben sind ggf. in der Anlage 8 vermerkt.

Historisches Archiv mit Rheinischem Bildarchiv, Eifelwall 5, 50674 Köln 44

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Leistungsbeschreibung Restaurierung u. Montierung Urkunden Teil III

Urkunden-Libelle

Betrifft nur Los 1

Urkunden-Libelle ohne Siegel sind nicht zu mon- tieren, sondern nach der Restaurierung wieder in die mitgelieferten, zuvor trocken gereinigten Juris- mappen zu verpacken.

Urkunden-Libelle mit Siegeln sind an jeder Seite mit Stegen über fast die gesamte Länge zu fixie- ren. Unten rechts und ggf. oben ist eine Lücke in den Stegen zu belassen, um das Libell herausheben zu können. Eine zusätzliche Fixierung mithilfe von Folienstreifen erfolgt nicht. Siegel sind entsprechend der Vorgaben unter Punkt 13.4, Teil III zu montieren (vgl. Abbildung 6 und Mustermontierung Urkunden-Libell).

Abbildung 6 Montierung Urkunden-Libell mit Siegel

Urkunden-Abschriften

Den Objekten z.T. beiliegende Urkunden-Abschriften aus Papier sind nicht zu montieren, sondern (sofern noch nicht geschehen) in die mitgelieferten Jurismappen zu verpacken und mit Bleistift mit dem Hinweis „gehört zu Barcode xx“ zu beschriften. Diese Abschriften sind ganz unten im Karton der jeweiligen Urkunde auf ein gesondertes Tableau mit Abstandhaltern zu legen. Auf das Tableau der Urkunde, zu der die Abschrift gehört, ist eines der mitgelieferten Hinweis-Etiketten zu Urkundenabschriften zu kleben.

Sonderformat: mehrere Tableaus

Betrifft nur Los 3

In der Anlage 8 sind drei Objekte33 vermerkt, die aufgrund ihrer Größe oder gelöster Einzelteile auf mehrere Tableaus zu montieren sind. Bei diesen Objekten ist nur auf das oberste Tableau mit der Haupt-Urkunde oder dem ersten Teil der Urkunde der 9-stellige Objektbarcode aufzu- kleben (vgl. Punkt 13.6, Teil III). Die restlichen Tableaus werden mit Bleistift mit dem Hinweis „gehört zu Barcode xx“ beschriftet.

33 Barcodes 001396716, 001850581 und 001849190

Historisches Archiv mit Rheinischem Bildarchiv, Eifelwall 5, 50674 Köln 45

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Leistungsbeschreibung Restaurierung u. Montierung Urkunden Teil III

Sonderformat: Rotuli

Betrifft nur Los 3

In der Anlage 8 sind vier Objekte34 vermerkt, die aufgrund ihrer Länge auf die mitgelieferten Rollenkerne aufzurollen sind. Die äußerste Schicht ist mit einer Lage Seidenpapier und einer Lage des mitgelieferten Polyester-Vlies zu umwickeln (Abbildung 7). In die mitgelieferten Kartons für Rotuli ist eine Aushebehilfe anzubringen, die Objekt und Rollenkern im Karton stabil hält sowie eine Aussparung an den Schmalseiten des Kartons herauszuschneiden, die das Herausheben des Objekts vereinfachen (Abbildung 8).

Abbildung 7 Rotulus aufgerollt auf Rollenkern Abbildung 8 Aushebehilfe im Karton, um Rollen- kern und Objekt besser ausheben zu können

Sonderformat: Faltung

Betrifft nur Los 3

In der Anlage 8 sind fünf Objekte35 vermerkt, die aufgrund ihrer Länge gefaltet zu montieren sind. Hierbei wird nur die untere Hälfte des Objekts wie zuvor beschrieben auf ein Tableau montiert, ein Seidenpapier darübergelegt und die obere Hälfte entlang der historischen Faltung darübergelegt. Am Rand des Tableaus ist mit Nass- oder Selbstklebestreifen (Filmoplast® P 90 oder ähnlicher Art) ein dem Format des Tableaus in der Breite entsprechender Bristol- Karton36 zu befestigen, der lang genug ist, um der Urkunde im aufgeklappten Zustand als Unterlage zu dienen (vgl. Mustermontierung Sonderformat: Faltung sowie Abbildung 9). Ggf.

34 Barcodes 001797281, 001849203, 001397689 und 001397653 35 Barcodes 001399141, 001398020, 001849260, 001849314 und 000955350

36 Hierfür können den Objekten beiliegende Bristolkartons verwendet werden.

Historisches Archiv mit Rheinischem Bildarchiv, Eifelwall 5, 50674 Köln 46

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Leistungsbeschreibung Restaurierung u. Montierung Urkunden Teil III

vorhandene Siegel sind nur an der unteren Hälfte zu montieren, an der oberen Hälfte in Siegeltaschen zu legen.

Das Anbringen neuer Faltungen am Objekt ist untersagt.

Abbildung 9 gefaltete Montierung

13.4 MONTIERUNG SIEGEL

Siegel sind standardmäßig mithilfe der mitgelieferten Stege aus geritztem Karton (Abbildung 10 und Abbildung 11), die dem Tableau farblich angepasst sind, an zwei bis drei Stellen zu fixieren. Für große und schwere Siegel können Siegelmonde (Abbildung 12) verwendet werden. Die Siegelfixierung folgt der Form des Siegels und muss einen minimalen Abstand (ca. 0,5 mm) zum Siegel einhalten, sodass dieses weder eingeklemmt wird noch viel Spiel- raum für Bewegung hat.

Die Stege müssen mindestens 2 mm über den höchsten Punkt des Siegels bzw. der Siegel- kapsel überstehen. Die Verklebung erfolgt mit einem alterungsbeständigen Klebstoff. Seitlich darf kein Klebstoff austreten, der mit den Siegeln in Kontakt kommen könnte.

Haben die Siegel einen V-förmigen Querschnitt, sodass sie innerhalb der Siegelmontierung seitlich kippen können, sind sie zusätzlich zu stabilisieren. Dafür können unter dem Siegel kleinere Siegelmonde verklebt werden (Abbildung 15) oder der Bereich kann mit Seidenpapier oder dem mitgelieferten Polyestervlies ausgepolstert werden.

Bei Siegeln, die nicht vollständig mit Stegen umfasst werden können, sind die dazugehörigen Pergament-Pressel mit Leinenzwirn zu fixieren, der durch das Tableau gezogen und auf der Rückseite verknotet wird (Abbildung 13).

Pergament-Pressel ohne Siegel(-fragmente) müssen nicht fixiert werden und können etwas hochgezogen werden, falls damit die Montierung auf ein Tableau eines kleineren Formats möglich wird.

Textile Siegelschnüre sind an den Enden seitlich mit Stegen aus geritztem Karton auf dem Tableau zu fixieren, damit sie nicht verknoten oder verrutschen können.

Lose Siegel, deren ursprüngliche Position nicht mehr rekonstruiert werden kann, sind mit Stegen oder Siegelmonden auf dem Tableau zu montieren und zusätzlich mit zwei Folien- streifen zu fixieren.

Durchgedrückte Siegel sind mit dem mitgelieferten Polyester-Vlies abzudecken.

Historisches Archiv mit Rheinischem Bildarchiv, Eifelwall 5, 50674 Köln 47

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Leistungsbeschreibung Restaurierung u. Montierung Urkunden Teil III

Abbildung 10 Montierungen mit zwei Stegen

Abbildung 11 Montierung mit drei Stegen Abbildung 12 Montierung mit gekürzten Siegelmonden

Abbildung 13 Zusätzliche Fixierung der Pressel mit Fäden bei nicht vollständig einzufassenden Siegeln

Abbildung 14 Fixierung textiler Siegelschnüre mit Abbildung 15 zusätzliche Sicherung bei geritztem Karton Siegel einen V-förmigen Querschnitt

Historisches Archiv mit Rheinischem Bildarchiv, Eifelwall 5, 50674 Köln 48

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Leistungsbeschreibung Restaurierung u. Montierung Urkunden Teil III

Wenn Siegel eng neben- oder auch übereinander liegen, sind möglichst viele Siegel nach den obigen Vorgaben mit Stegen oder Siegelmonde zu montieren und alle weiteren Siegel in Siegeltaschen37 zu verpacken (Abbildung 16).

Wenn Siegel (z.B. von Transfixen) auf der Urkunde liegen, sind diese ebenfalls in Siegel- taschen zu verpacken.

Abbildung 16 Siegel in Siegeltaschen. Für den Auftrag sind auf dem Tableau aufliegende Siegel zu montieren und nur ggf. darüberliegende Siegel in Siegeltaschen zu belassen.

Abstandhalter

Auf Tableaus des Formats 1 und 2 sind an allen Ecken des Tableaus winkelförmig Abstand- halter mit einem Abstand von 5 mm zum Rand mit den zuvor genannten Klebstoffen zu verkleben (Abbildung 17). Es können Abstandhalter gekauft oder Material-Verschnitt, z.B. von Tableau-Mikrowellenkarton, verwendet werden, sofern dieser den Materialvorgaben aus Punkt 2.1, Teil II entspricht und stabil ist. Die Abstandhalter müssen in der Höhe mindestens 2 mm über den höchsten Punkt des Objektes bzw. der Siegelstege überstehen, sodass bei der gestapelten Lagerung (vgl. Punkt 13.7) kein Druck auf das Objekt ausgeübt wird.

Auf Tableaus der Formate 3 und 4 sind zur zusätzlichen Stabilisierung an den Seiten des Tableaus gerade oder winklige Abstandhalter zu verkleben (Abbildung 17).

Tableaus des Formats 5 werden aufgrund der Gefahr des Durchhängens nicht gestapelt. Auf diesen Tableaus sind deshalb auch keine Abstandhalter anzubringen.

37 Einige Siegel der Objekte dieser Vergabe wurden im Vorfeld mit Siegeltaschen geschützt. Sie werden bei der Montierung der Siegel abgenommen und können für diese Sonderfälle verwendet werden.

Historisches Archiv mit Rheinischem Bildarchiv, Eifelwall 5, 50674 Köln 49

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Leistungsbeschreibung Restaurierung u. Montierung Urkunden Teil III

Format 1 + 2 Format 3

Format 4

Abbildung 17 Schemata Abstandhalter

13.5 MONTIERUNG FRAGMENTE

Alle Bestandteile des Objekts sind bestenfalls auf gleiche Weise und an gleicher Stelle rück- zuführen. Ist dies nicht möglich, sind sie wie nachstehend zu montieren und im Kommentarfeld der Maßnahme im RDM zu vermerken.

Kleine Fragmente sind in die mitgelieferten PE-Probenbeutel zu legen. Mehrere oder große bereits befüllte PE-Probebeutel sind ggf. in einen kleinen PE-Probebeutel umzufüllen. Der PE- Probebeutel ist mit einem weichen Bleistift mit dem Objektbarcode und der Signatur des Objekts (vgl. Anlage 8) zu beschriften und mit einem vertikalen Folienstreifen oder Leinenzwirn mit min. 1 cm Abstand zur Urkunde und Rand an einer freien Stelle auf das Tableau zu mon- tieren (Abbildung 6). Größere Fragmente werden in gleicher Weise direkt auf das Tableau montiert.

Sollten beiliegende Fragmente eindeutig nicht zu dem vorliegenden Objekt gehören38, sind diese Fragmente ebenfalls separat in einen PE-Probebeutel zu legen und dem Objekt unmon- tiert mit einem Hinweiszettel im Probebeutel beizulegen.

Sollte der Platz auf dem Tableau nicht ausreichen, ist für die Montierung der Urkunde und ihrer Fragmente ein Tableau im nächstgrößeren Format zu wählen. Ausschließlich bei Fragmenten, die nicht mehr auf ein Format 5 Tableau passen, werden die Fragmente auf ein gesondertes Tableau mit Abstandhaltern montiert und unter das Tableau der jeweiligen Urkunde in den

38 Im unübersichtlichen Kontext der Bergung der Objekte nach dem Archiveinsturz wurden Fragmente in seltenen Fällen falsch zugeordnet.

Historisches Archiv mit Rheinischem Bildarchiv, Eifelwall 5, 50674 Köln 50

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Leistungsbeschreibung Restaurierung u. Montierung Urkunden Teil III

Karton eingelegt. Das Tableau ist mit Bleistift mit dem Hinweis „gehört zu Barcode xx“ zu beschriften. Auf das Tableau der Urkunde, zu dem die Fragmente gehören, ist eines der mitgelieferten Hinweis-Etiketten zu Fragmenten zu kleben. Im Kommentarfeld der Maßnahme im RDM ist die Montierung der Fragmente zu vermerken.

Sofern in der Anlage 8 nicht explizit anders gefordert, dürfen ausschließlich unbeschriftete, abgenommene alte Reparaturen, Rändelungen und Selbstklebebänder sowie entfernte Schmutzpartikel durch den/die Auftragnehmende*n entsorgt werden. Dies ist ebenfalls im Kommentarfeld der Maßnahme im RDM zu vermerken.

13.6 ANBRINGEN VON BARCODE UND SIGNATUR

Die lose beiliegenden, 9-stelligen Objektbarcodes (z.B. 000050505) sind den Objekten eindeutig zugewiesen. Nach Abschluss der restauratorischen Maßnahmen und fotografischen Dokumentation sind sie mit einem alterungsbeständigen Klebstoff am rechten unteren Rand auf das Montierungstableau zu kleben. Zur Minimierung der Klebefläche darf der Strichcode des Objektbarcodes ggf. auf max. ½ der Höhe beschnitten werden (Abbildung 18).

Am linken unteren Rand ist mit einem weichen Bleistift die Signatur des Objekts (vgl. Anlage 8), bestehend aus Bestand und Verzeichnungseinheit, z. B. „Best. 210, U 3 / 623“, zu über- tragen wie nachstehend dargestellt.

Der „untere Rand“ ist immer jener, welcher im Archivkarton der zu öffnenden Seitenklappe am nächsten liegt. Wird ein Objekt im Hochformat montiert, wird es so in den Archivkarton gelegt, dass das Siegel rechts zu liegen kommt (Abbildung 19).

Abbildung 18 Beispiel eines beschnittenen Objektbarcode- Etiketts

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Leistungsbeschreibung Restaurierung u. Montierung Urkunden Teil III

Abbildung 19 Positionen von Signatur und Objektbarcode auf dem Tableau

Wenn montierte Urkunden in neu gefaltete Archivkartons eines anderen Formats umgepackt werden (vgl. Punkt 13.7, Teil III), müssen diese Archivkartons mit einem der mitgelieferten Behältnisbarcode-Etiketten, bestehend aus 9 Ziffern mit einem führenden „B“ (z.B. B000085631) beklebt werden. Der Behältnisbarcode ist links an der Längsseite des Archiv- kartons aufzubringen (Abbildung 20). Die Etiketten liegen in Bögen à 27 Stück vor.

Abbildung 20 Position des Behältnisbarcode-Etiketts auf dem Archivkarton

13.7 VERPACKUNG

Maßnahme im RDM: Montieren/Verpacken

Die montierten und beschrifteten Objekte sind so in die mitgelieferten Archivkartons einzu- legen, dass der Objektbarcode zur Seite der zu öffnenden Seitenklappe zeigt.

Die Archivkartons haben folgende Außenmaße:

Format 1: 27,5 x 40 x 8 cm Format 2: 40 x 55 x 8 cm Format 3: 55 x 80 x 6 cm Format 4: 80 x 90 x 6 cm Format 5: 91 x 124 x 8 cm (etwas größer als Montierungstableaus)

Montierungstableaus der Formate 1 bis 4 sind in dem ihrem Format entsprechenden Archiv- karton zu stapeln, bis der Karton gefüllt ist (Abbildung 21). Abschließend wird bei Format 1 und 2 ein leeres Montierungstableau auf die Abstandhalter des obersten Tableaus gelegt. Bei Format 3 und 4 wird abschließend eines der mitgelieferten Abschluss-Tableaus aufgelegt.

Historisches Archiv mit Rheinischem Bildarchiv, Eifelwall 5, 50674 Köln 52

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Leistungsbeschreibung Restaurierung u. Montierung Urkunden Teil III

Abbildung 21 Gestapelte Montierungstableaus Format 1-4. Die Objektbarcodes zeigen zur Seite der sich öffnenden Klappe.

Montierungstableaus des Formats 5 sind einzeln in Archivkartons Format 5 zu verpacken, müssen jedoch nicht mit einem Abschluss-Tableau versehen werden. Die Lücke zwischen Montierungstableau und Kartonwand des etwas größeren Kartons ist mit Seidenpapier auszu- polstern.

Einige Objekte dieser Vergabe lagern bei Anlieferung im Karton-Format „klein“ (47 x 62,5 x 8 cm), das von der Auftraggeberin nicht für montierte Objekte genutzt wird. Andere werden nach der Montierung aufgrund der Größe des Montierungstableaus nicht in ihren ursprünglichen Karton passen. Für diese Objekte müssen neue, ihrem Format entsprechende Archivkartons gefaltet und mit einem Behältnisbarcode beklebt werden (vgl. Punkt 13.6, Teil III).

Es ist zu beachten, dass die Rücklieferung voraussichtlich ein größeres Karton-Volumen umfassen wird, da die leeren, ggf. aufgestellten Archivkartons ebenfalls an die Auftraggeberin zurückzuliefern sind.

Im RDM dürfen die Behältnis- und Objektbarcodes nicht gebucht werden. Das Einbuchen der Objekte in die jeweiligen Behältnisse zwecks Standortverwaltung übernimmt die Auftrag- geberin bei Rücklieferung der Objekte.

Historisches Archiv mit Rheinischem Bildarchiv, Eifelwall 5, 50674 Köln 53

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Vergabe

Restaurierung und Montierung von

Sonderformat- und Kästen-Urkunden

Leistungsbeschreibung für die Auftragsvergabe

T IV R

EIL ESTAURIERUNGSDOKUMENTATION

12.08.2026

Historisches Archiv mit Rheinischem Bildarchiv, Eifelwall 5, 50674 Köln 54

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Leistungsbeschreibung Restaurierung u. Montierung Urkunden Teil IV

1 SCHRIFTLICHE DOKUMENTATION IM RESTAURIERUNGSDOKUMENTATIONSMODUL (RDM)

1.1 ARBEITEN MIT DEM RDM

Das Restaurierungsdokumentationsmodul (kurz RDM) ist eine eigens für das Historische Archiv mit Rheinischem Bildarchiv programmierte webbrowserbasierte Software zum Erfassen, Dokumentieren und Bearbeiten des Archivgutes. Alle Informationen wie z.B. Schadensbilder oder durchgeführte Maßnahmen inklusive der Bearbeitungszeit werden in einer Datenbank zentral erfasst und ausgewertet. Das RDM löste 2016 in der Bestandserhaltung des Histori- schen Archivs die papiergebundene Dokumentation auf sogenannten Laufzetteln ab.

Das RDM verfügt über zwei Rollen: die Rolle Fachkraft (FK) und die Rolle Hilfskraft (HK). Die Rolle der Fachkraft hat lesende und schreibende Rechte auf alle restaurierungsrelevanten Informationen, die Rolle der Hilfskraft hat eingeschränkte Berechtigungen. Als Fachkraft gelten: Restaurator*innen mit einem abgeschlossenen Hochschulstudium Master, Diplom oder Bachelor (vgl. Punkt 3, Teil I). Die Rollenberechtigung wird vom Archiv vorab festgelegt und kann nicht selbstständig geändert werden.

Jedem Objekt – dies kann eine einzelne Urkunde, aber auch eine Urkunde mit dazugehörigen Abschriften oder mehreren dazugehörigen Transfixen sein – liegt ein eindeutig zugewiesener Barcode als Nummer und Strichcode bei. Im RDM werden diese Barcodes zur Identifizierung von Objekten und Behältnissen verwendet. Objektbarcodes bestehen aus 9 Ziffern (z.B. 000050505), Behältnisbarcodes aus 9 Ziffern mit einem führenden „B“ (z.B. B000085631). Dadurch können die Objekte und Behältnisse eindeutig zugeordnet und ihr Standort verwaltet werden.

Um Eingabefehler zu verhindern, ist die Verwendung von Barcode-Scannern zwingend notwendig. Eine händische Eingabe des Barcodes ist unzulässig.

Im Falle von Systemarbeiten oder -ausfällen informiert die Auftraggeberin den/die Auftrag- nehmende zeitnah. Nur in diesem Fall sind eine händische Zeiterfassung und Dokumentation zulässig. Ein Nachtrag der Daten in das RDM muss zeitnah erfolgen, sobald das System wieder zur Verfügung steht.

Die folgenden im RDM vorhandenen Maßnahmen müssen zwingend in der angegebenen Reihenfolge bearbeitet werden.

1. Schadensdokumentation erstellen (für diese Vergabe bereits erfolgt)

2. Trockenreinigung

3. Übrige restauratorische Maßnahmen

4. Qualitätssicherung (muss von einer Fachkraft durchgeführt werden)

1.2 ARBEITSAUSSTATTUNG

Um mit dem RDM arbeiten zu können, sind folgende technische Voraussetzungen nötig:

• Eine dauerhaft aktive Internetverbindung • Entweder ein Laptop/PC pro Arbeitsplatz oder mindestens ein Laptop/PC und pro Bearbeiter*in eine Stoppuhr, um die Zeit für die einzelnen Maßnahmen manuell erfas- sen zu können (z.B. im Fall eines Systemausfalls des RDM oder wenn der Zugriff auf das Internet vorübergehend nicht möglich ist). Laptops/PCs müssen mit Windows 11

Historisches Archiv mit Rheinischem Bildarchiv, Eifelwall 5, 50674 Köln 55

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Leistungsbeschreibung Restaurierung u. Montierung Urkunden Teil IV

oder einem vergleichbaren Betriebssystem mit aktuellen Sicherheitsupdates/ -patches und aktuellem Virenschutzprogramm ausgestattet sein • Barcodescanner für das Einscannen der Barcodes • Um auf das RDM zugreifen zu können: Zugang zum Softwareportfolio der Stadt Köln. Dazu wird seitens der Auftraggeberin für alle eingesetzten Mitarbeitenden ein perso- nalisierter E-Mail-Account eingerichtet und die Zugangsdaten dem/der Auftrag- nehmenden mitgeteilt. Für die Erstellung eines solchen Accounts werden personen- bezogene Daten erhoben und verarbeitet, die in einem Stammdatenblatt (vgl. Anlage 7 und Anlage 9) zu übermitteln sind. Die Verarbeitung erfolgt nach den Grundsätzen der DSGVO • Um auf das RDM zugreifen zu können: aktuelle Version der Software „Citrix Workspace App“. Mit dieser kann über das Internet eine Verbindung zu cDesk und damit zum Soft- wareportfolio der Stadt Köln, welches das RDM beinhaltet, hergestellt werden (vgl. Anlage 9) • Ein personalisierter RDM-Zugang pro Bearbeiterin. Dieser wird von der Auftrag- geberin eingerichtet. Eine Liste aller eingesetzten Mitarbeitenden inkl. Qualifikation – Rolle Fachkraft oder Hilfskraft - muss hierfür vor Auftragsbeginn eingereicht werden (vgl. Anlage 7) • Ein persönliches SMS-fähiges Mobiltelefon pro Bearbeiterin für den Empfang eines SMS-Tokens, das zur zwei-Faktor-Authentifizierung bei der Anmeldung bei der „Citrix Workspace App“ notwendig ist (vgl. Anlage 9) • Für die fotografische Dokumentation: Eine barcodeverarbeitende Software, mit der durch Einscannen des Barcodes der Dateiname der digitalen Reproduktion automa- tisch erstellt wird

1.3 SOFTWARE-EINWEISUNG

Nach Auftragsbeginn wird mit dem/der Auftragnehmenden eine Einweisung in die Arbeit mit dem RDM und cDesk durchgeführt (vgl. Punkt 5.10, Teil I). Diese Einweisung ist verpflichtend für alle Mitarbeitenden, die den Auftrag bearbeiten.

Die festen Ansprechpartnerinnen für die Zusammenarbeit mit dem Historischen Archiv fungieren gleichzeitig auch als „Key-User“ und übernehmen den Wissenstransfer für ihre Kolleginnen.

Die Einweisung in das RDM wird an einem Vormittag für ca. zwei Stunden durchgeführt.

Sie wird online erfolgen.

Begleitend zur Einweisung werden zusätzlich Handbücher für die Arbeit mit der Software zur Verfügung gestellt.

Eine gekürzte Anleitung mit Screenshots zur erstmaligen Anmeldung und Benutzung des RDM und cDesk (Anlage 9) wird zusammen mit dieser Leistungsbeschreibung zur Verfügung gestellt.

1.4 RDM-SPRECHSTUNDE

In den ersten 3 Monaten der Bearbeitung wird eine wöchentliche Sprechstunde angeboten (Termine und Uhrzeit werden mit dem/der Auftragnehmenden abgestimmt), in der alle An- liegen zum RDM thematisiert werden können. Dies geschieht über die festen Ansprech- partner*innen (vgl. Anlage 2), die der/die Auftragnehmende ausgewählt hat, um mit den

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Leistungsbeschreibung Restaurierung u. Montierung Urkunden Teil IV

zuständigen Mitarbeitenden des Historischen Archivs in Kontakt zu treten und Fragen ge- bündelt zu stellen.

Es ist außerdem das Postfach 446-Urkunden@stadt-koeln.de eingerichtet, an das Fragen aller Art schriftlich gestellt werden können. Die Anfragen werden in der Regel einmal wöchentlich beantwortet.

2 FOTOGRAFISCHE DOKUMENTATION

Die Objekte sind nach der Restaurierung digital zu reproduzieren. Auch diese Maßnahme ist über das RDM zu erfassen. Dabei bleibt es dem/der Auftragnehmenden freigestellt, ob für die Erstellung der Bilddatei eine hochauflösende Kamera oder einen Scanner verwendet wird, sofern die im Folgenden aufgelisteten Voraussetzungen erfüllt werden:

Objekte bis zu einer Größe von DIN A039 müssen als Ganzes fotografiert werden, d.h. in einer Aufnahme vollständig abgebildet sein. Größere Formate müssen mit 30 cm Überschneidungs- fläche abgebildet und über den Ordnernamen (vgl. Punkt 2.1, Teil IV) gekennzeichnet werden, damit sie im Nachhinein durch Dritte zusammengesetzt werden können.

Das Zusammensetzen der Bilder ist nicht Bestandteil dieser Vergabe.

Es sind immer recto und verso des Objektes und ggf. jedes Transfixes, bei Libellen jeder Seite, zu reproduzieren.

Die Aufnahme muss berührungsfrei durchgeführt werden. Daher dürfen keine Einzugs-, Flach- bettscanner oder ähnliches verwendet werden. Die Aufnahme muss planparallel sein, d.h. das Objektiv muss sich mittig senkrecht über dem Objekt befinden. Die Aufnahme muss ver- zerrungsfrei sein. Dies wird über die Verwendung eines geeigneten Objektivs erreicht, Weit- winkelobjektive sind meist ungeeignet. Die Aufnahme muss gleichmäßig ausgeleuchtet sein.

Die Auflösung muss 300 ppi, die Farbtiefe 24-bit (RGB) betragen. Das Ausgabeformat ist TIFF.

Die Unterlage, auf die das Objekt gelegt wird, muss stabil und eben sein. Es ist ein heller Untergrund (beige oder hellgrau) zu wählen. Es muss eine Farbkarte in der oberen linken Ecke der Aufnahme zu sehen sein. Die Farbkarte muss 1cm vom Objekt parallel zur oberen Kante des Objekts angelegt werden. Zu Beginn und mit jeder Änderung der Lichtverhältnisse muss ein Weißabgleich durchgeführt werden. Falls notwendig, dürfen transparente Hilfsmittel (z.B. Münchner Bücherfinger) verwendet werden, um das Objekt temporär plan zu fixieren.

Die Aufnahme muss das Objekt mit einem Schutzrahmen von 1 cm abbilden, damit sicher- gestellt ist, dass das Objekt vollständig abgebildet ist. Der Schutzrahmen darf nicht größer sein, weil sonst das Datenvolumen der Fotos zu hoch ist. Am oberen Rand ist der Farbkeil für die Setzung des Schutzrahmens ausschlaggebend. Nachstehend das Schema, nach dem die Aufnahmen zu erstellen sind:

39 Entspricht ungefähr dem Urkunden-Format 5, vgl. Punkt 1, Teil III.

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Leistungsbeschreibung Restaurierung u. Montierung Urkunden Teil IV

Abbildung 22 Gesamtaufnahme recto mit Farbkeil „Colour Chart #13“ in der oberen linken Ecke und mit einem Schutzrahmen von 1cm

Abbildung 23 Gesamtaufnahme verso mit Farbkeil „Colour Chart #13“ in der oberen linken Ecke und mit einem Schutzrahmen von 1cm

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Leistungsbeschreibung Restaurierung u. Montierung Urkunden Teil IV

Für Detailaufnahmen der Siegel und ggf. Rücksiegel ist ebenfalls ein Farbkeil zu verwenden und mit linksseitigem Streiflicht zu arbeiten (Abbildung 24). Die übrigen Parameter (Auflösung 300 ppi, Farbtiefe 24-bit (RGB), Ausgabeformat TIFF) bleiben bestehen. Bei mehreren eng beieinanderliegenden Siegeln können bis zu drei Siegel gemeinsam auf einem Bild erfasst werden.

Abbildung 24 Beispielfotos Siegel und Rücksiegel (hier ohne Farbkeil)

Als Farbkeil ist ausschließlich die „Colour Chart #13“ bzw. „Farbkarte #13“, mit den Farben Blue, Cyan, Green, Yellow, Red, Magenta, White, 3/Color, Black zu verwenden (Abbildung 25). Der Farbkeil darf nicht größer als 21cm x 6,5cm sein und darf nicht aus dem Internet ausgedruckt werden.

Abbildung 25 Colour Chart #13

2.1 DATEIBENENNUNG UND DATENABLAGE

Der Dateiname setzt sich aus dem Barcode, einem Unterstrich und einer fortlaufenden vier- stelligen Nummer zusammen (z.B. 000123456_0001). Es ist darauf zu achten, dass recto immer die Nummer _0001 und verso die Nummer _0002 erhält. Bei mehrseitigen Objekten erfolgt die Nummerierung fortlaufend von vorne nach hinten.

Um Eingabefehler zu verhindern, ist die Verwendung von Barcode-Scannern zwingend not- wendig. Eine händische Eingabe des Barcodes ist unzulässig. Der Barcode liegt jedem Objekt bei (vgl. Punkt 1.1Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden., Teil IV).

Der Einsatz einer barcodeverarbeitenden Software, mit der durch Einscannen des Barcodes der Dateiname der digitalen Reproduktion erstellt wird, wird vorausgesetzt.

Die Fotos sind in einem Ordner abzulegen, welcher nach dem Barcode des Objekts benannt ist (Abbildung 26).

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Leistungsbeschreibung Restaurierung u. Montierung Urkunden Teil IV

Abbildung 26 Dateibenennung und Ordnerstruktur

Ordner, die Dateien mit Abbildungen von Objekten enthalten, die im späteren Verlauf zusammengesetzt werden, müssen im Ordnernamen gekennzeichnet werden, z.B. 012345678_merge.

2.2 METADATENERFASSUNG

Die Metadaten (s. nachfolgende Tabelle) sind im Excel-Format (.xlsx) zu erfassen. Die Meta- datenvergabe erfolgt für jede Fotodatei. Grundlage für die Namensvergabe bilden die Bar- codes der Objekte. Je Objekt wird ein Barcode verwendet, auch hier darf das Einlesen des Barcodes ausschließlich per Barcodescanner erfolgen.

Die Metadaten müssen wie folgt dokumentiert sein:

2.3 RDM

Maßnahme im RDM: Fotodokumentation II

Im RDM wird zu Beginn die Maßnahme „Fotodokumentation II“ für das vorliegende Objekt gestartet und so der zeitliche Aufwand erfasst.

Mit Abschluss der Arbeiten an einem Objekt wird im RDM die Zeit gestoppt und gespeichert.

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Leistungsbeschreibung Restaurierung u. Montierung Urkunden Teil IV

2.4 QUALITÄTSSICHERUNG

Bei der Qualitätssicherung der Fotos sind neben der optischen Prüfung auch die ppi-Zahl, das Dateiformat und die Metadaten zu überprüfen. Das RDM muss hierbei nicht laufen.

2.5 DATENÜBERGABE

Nach den ersten 20-30 Aufnahmen erfolgt eine Kontrolle der richtigen Anlage der Metadaten durch die Auftraggeberin. Dazu muss der/die Auftragnehmende diese Daten für die Prüfung bereitstellen. Hierfür kann der Datenaustauschserver cDat der Auftraggeberin genutzt werden. Die Auftraggeberin stellt bei Interesse einen Link zur Verfügung.

Nach Abschluss der fotografischen Dokumentation müssen die digitalen Daten und Metadaten zur Integration in das elektronische Archivsystem auf einer Festplatte oder einem USB-Stick von dem/der Auftragnehmenden bereitgestellt werden.

Historisches Archiv mit Rheinischem Bildarchiv, Eifelwall 5, 50674 Köln 61

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Leistungsbeschreibung Restaurierung u. Montierung Urkunden Teil V

Vergabe

Restaurierung und Montierung von

Sonderformat- und Kästen-Urkunden

Leistungsbeschreibung für die Auftragsvergabe

T V A

EIL NLAGEN

12.08.2026

Historisches Archiv mit Rheinischem Bildarchiv, Eifelwall 5, 50674 Köln 62

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Leistungsbeschreibung Restaurierung u. Montierung Urkunden Teil V

Die folgenden Anlagen zu dieser Leistungsbeschreibung wurden als separate Dokumente auf der Vergabeplattform der Stadt Köln hochgeladen. Sie müssen z.T. von dem/der Bietenden digital ausgefüllt und mit dem Angebot oder nach Zuschlagserteilung auf der Vergabeplattform der Stadt Köln hochgeladen werden:

Anlage 1: Preisblatt für die Kalkulation der Lose

Anlage 2: Angaben zum/zur fachlich qualifizierten Ansprechpartner*innen

Anlage 3: Angaben und Nachweise zur fachlichen Qualifikation der ausführenden Fachrestaurator*innen

Anlage 4: Angaben und Nachweis zur fachlichen Qualifikation der Mitarbeitenden

Anlage 5: Liste von Referenzen

Anlage 6: Bewerbergemeinschaftserklärung

Anlage 7: Stammdaten für das Arbeiten mit cDesk und dem Restaurierungsdokumentationsmodul (RDM)

Anlage 8: Maßnahmen Urkunden

Anlage 9: Anleitung RDM und cDesk

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