Anlage 9_Anleitung RDM und cDesk.pdf

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Anleitung zur Nutzung von cDesk und

des Restaurierungsdokumentations-

moduls (RDM)

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Anleitung cDesk und Restaurierungsdokumentationsmodul

Inhalt

1 Kommunikation mit der Auftraggeberin ............................................................. 3

2 Das Restaurierungsdokumentationsmodul (RDM) ............................................ 3

3 Anmeldung bei cDesk ....................................................................................... 3

3.1 Stammdaten ..................................................................................................... 3

3.2 Anmeldung bei cDesk mit der Citrix Workspace App ........................................ 3

3.3 Kennwort ändern in cDesk ................................................................................ 5

3.4 Kennwort falsch eingegeben in cDesk .............................................................. 8

3.5 SMS Token Code falsch eingegeben in cDesk ................................................. 8

4 Anmeldung im RDM.......................................................................................... 9

4.1 Erste Anmeldung im RDM ................................................................................ 9

4.2 Folgende Anmeldungen ...................................................................................11

5 Arbeiten mit dem RDM ....................................................................................12

5.1 Das Hauptmenü des RDM ...............................................................................13

5.2 Schadensdokumentation ansehen ...................................................................13

5.3 Maßnahmen auswählen ..................................................................................14

5.4 Maßnahmen durchführen ................................................................................17

5.4.1 Maßnahme starten/stoppen ............................................................................... 17 5.4.2 Zeit anhalten/fortfahren ...................................................................................... 18 5.4.3 Zeit korrigieren ................................................................................................... 19 5.4.4 Maßnahme fortführen ........................................................................................ 19 5.4.5 Verhindern doppelt angelegter Maßnahmen ...................................................... 21

5.5 Qualitätssicherung ...........................................................................................23

5.6 Fehlermeldungen .............................................................................................26

5.7 Abmelden ........................................................................................................27

6 Glossar Restaurierungsmaßnahmen im RDM..................................................28

Alte Reparaturen entfernen ...............................................................................................28

Bindung lösen ...................................................................................................................28

Bindung sichern/ergänzen ................................................................................................28

Farbmittel fixieren/reduzieren ............................................................................................28

Fehlstellen sichern/ergänzen ............................................................................................28

Feuchtreinigung ................................................................................................................29

Fotodokumentation II ........................................................................................................29

Glätten/Deformierung beheben .........................................................................................29

Klebeband/Klebstoffreste entfernen ..................................................................................29

Kleinteile/Aufklebungen sichern ........................................................................................29

Historisches Archiv mit Rheinischem Bildarchiv, Eifelwall 5, 50674 Köln 1

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Kollationieren ....................................................................................................................30

Montieren/Verpacken ........................................................................................................30

Nassbehandlung - Nassreinigung .....................................................................................30

Nassbehandlung - Tinten-/Farbfraß ..................................................................................30

QS ....................................................................................................................................30

Risse schließen ................................................................................................................30

Schreib- und Malmittel festigen .........................................................................................30

Siegel sichern/ergänzen ...................................................................................................31

Tinten-/Farbfraß sichern ...................................................................................................31

Trägersubstanz sichern ....................................................................................................31

Trockenreinigung ..............................................................................................................31

Voruntersuchungen ..........................................................................................................31

Historisches Archiv mit Rheinischem Bildarchiv, Eifelwall 5, 50674 Köln 2

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1 KOMMUNIKATION MIT DER AUFTRAGGEBERIN

Für sämtliche Fragen zum RDM (Installation, Anmeldung, Anwendung etc.) kontaktieren Sie bitte das Postfach 446-Urkunden@stadt-koeln.de.

2 DAS RESTAURIERUNGSDOKUMENTATIONSMODUL (RDM)

Das Restaurierungsdokumentationsmodul (kurz RDM) ist eine eigens für das Historische Archiv mit Rheinischem Bildarchiv programmierte webbrowserbasierte Software zum Erfassen, Dokumentieren und Bearbeiten des Archivgutes. Alle Informationen wie z.B. Schadensbilder oder durchgeführte Maßnahmen inklusive der Bearbeitungszeiten werden in einer Datenbank zentral erfasst.

3 ANMELDUNG BEI CDESK

Sollten Sie technische Probleme mit Installation oder Anmeldung haben, kontaktieren Sie bitte das Postfach 446-Urkunden@stadt-koeln.de.

3.1 STAMMDATEN

Um Sie als Benutzer für diesen Auftrag anlegen zu können, werden Stammdaten von Ihnen benötigt. Diese müssen Sie für jeden am Auftrag beteiligten Mitarbeitenden innerhalb einer Woche nach der Zuschlagserteilung über das Formular „Stammdaten für das Arbeiten mit cDesk und dem Restaurierungsdokumentationsmodul (RDM)“ einreichen, welches Sie als Anlage 7 über die Vergabeplattform der Stadt Köln heruntergeladen haben.

Sobald die Stammdaten eingegangen sind, erhalten Sie und Ihre Mitarbeitenden über die von Ihnen im Stammdaten-Formular angegeben Emailadressen die Zugangsdaten. Hiermit können Sie sich auf cDesk (vgl. Punkt 3.2) anmelden und auf Ihren persönlichen Stadt-Köln E-Mail-Account (Outlook) zugreifen, der für diesen Auftrag angelegt wird. Über diesen E-Mail- Account erhalten Sie weitere Informationen, die für die Anmeldung im Restaurierungs- dokumentationsmodul (RDM) benötigt werden.

3.2 ANMELDUNG BEI CDESK MIT DER CITRIX WORKSPACE APP

Um auf die IT-Systeme der Stadt Köln - insbesondere das RDM - zugreifen zu können, muss die aktuelle Version der Software Citrix Workspace App auf Ihrem persönlichen PC oder Lap- top installiert werden. Mindestanforderung für das Betriebssystem ist Windows 11.

Die App kann hier heruntergeladen werden: Citrix Workspace app for Windows

Die App arbeitet im Hintergrund. Sie startet daher automatisch und es wird kein Icon auf dem Desktop installiert. Sollte beim ersten Starten des PCs nach der Installation eine Abfrage von Citrix erscheinen, brechen Sie diese einmalig ab.

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Nach erfolgreicher Installation können Sie sich über folgenden Link mit Citrix auf cDesk anmelden: https://cdesk.stadt-koeln.de/vpn/index.html

cDesk ist ein ortsunabhängiger Service der Stadt Köln, der die Möglichkeit bietet, auf ver- schiedene Windows-basierte Anwendungen aus dem städtischen Softwareportfolio zuzu- greifen.

Hierfür verwenden Sie den Benutzernamen und das erste Passwort (Kennwort), die Ihnen zuvor zugeschickt wurden (vgl. Punkt 3.1).

Abbildung 1 Anmelde-Maske von cDesk

In einem zweiten Verifizierungsschritt (Zwei-Faktor-Authentifizierung) erhalten Sie automa- tisch auf Ihre im Stammdatenblatt angegebene Handynummer per SMS einen Token Code (SMS-Einmalpasswort), mit dem Sie sich final einloggen können. Geben Sie den Code ein und drücken Sie den Button Senden.

Abbildung 2 Anmelde-Maske von cDesk, Dialogfenster zur Eingabe des Token Codes (SMS-Einmalpasswort)

Abbildung 3 Beispiel für eine SMS mit dem Token Code (SMS-Einmalpasswort)

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Es öffnet sich eine Benutzeroberfläche mit verschiedenen Apps. Über Outlook können Sie auf Ihren persönlichen Stadt-Köln E-Mail-Account zugreifen. Über den Browser Microsoft Edge, können Sie sich ins RDM einloggen.

Abbildung 4 Hauptmenü von cDesk

3.3 KENNWORT ÄNDERN IN CDESK

Bitte ändern Sie nach erfolgreicher erster Anmeldung sofort das Kennwort entsprechend folgender Kennwortrichtlinien1:

• Mindestens 10 Zeichen lang • Muss folgende Kriterien erfüllen: o enthält Groß- und Kleinschreibung o enthält Zahlen o enthält Sonderzeichen o Darf nicht den Login oder Teile des Namens (Vor-/Nachname) beinhalten o Darf nicht den letzten fünf Kennwörtern entsprechen • Die Laufzeit beträgt 90 Tage

Die Laufzeit des Kennworts beträgt 90 Tage, danach muss das Kennwort aus Sicherheits- gründen zwingend geändert werden. Es erfolgt eine entsprechende Aufforderung durch das System. Bitte folgen Sie den angezeigten Aufforderungen.

Es muss ein neues Kennwort vergeben werden, unabhängig davon, ob Sie zurzeit an unserem Auftrag arbeiten oder nicht. Wird das Kennwort nicht geändert, können Sie nicht mehr auf cDesk zugreifen. Sie können das Kennwort auch vor Ablauf der 90 Tage eigenständig ändern.

1 Beachten Sie hierzu bitte auch das Ihnen zugesandte Infoblatt mit den Kennwortrichtlinien der Stadt Köln.

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Öffnen Sie hierzu unter cDesk den Bereich Kontoeinstellungen.

Abbildung 5 Kontoeinstellungen (Zahnrad) unter cDesk

Wählen Sie in den Kontoeinstellungen den Menüpunkt Kennwort ändern aus und bestätigen Sie das sich öffnende Dialogfenster mit Weiter.

Abbildung 6 Menüpunkt Kennwort Abbildung 7 Dialogfenster zur Kennwortänderung ändern

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Es öffnet sich das Feld Kennwort ändern. Hier geben Sie zuerst Ihr aktuelles Kennwort ein, anschließend zwei Mal Ihr neues Kennwort entsprechend der Kennwortrichtlinien (s.o. und zugesandtes Infoblatt). Bestätigen Sie die Änderung mit OK. Melden Sie sich anschließend von cDesk ab und erneut wieder an.

Abbildung 8 Fenster Kennwortänderung

Passwörter dürfen nicht mehrfach verwendet werden und müssen den Kennwortrichtlinien der Stadt Köln (s.o. und zugesandtes Infoblatt) entsprechen. Entspricht das Passwort nicht den Kennwortrichtlinien, werden Sie zur Anmeldemaske zurückgeleitet und müssen die Änderung erneut versuchen.

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3.4 KENNWORT FALSCH EINGEGEBEN IN CDESK

Bitte beachten Sie, dass Ihr Account für 30 Minuten gesperrt wird, wenn Sie Ihr Kennwort drei Mal falsch eingegeben haben. Nach 30 Minuten können Sie die Eingabe erneut versuchen. Nach wiederholter Falscheingabe wird Ihr Account gesperrt. Es gibt systemseitig keinen Hin- weis, dass das Konto gesperrt wurde. Wie bei vorherigen Falscheingaben landen Sie automa- tisch wieder auf der Startseite für die Kennworteingabe. Setzen Sie sich in diesem Fall bitte mit der Auftraggeberin in Verbindung.

Abbildung 9 Anzeige bei Eingabe eines falschen Kennwortes oder Benutzernamens

3.5 SMS TOKEN CODE FALSCH EINGEGEBEN IN CDESK

Der SMS Token Code ist 10 Minuten gültig. Das Ende seiner Gültigkeit kann dem Text in der SMS entnommen werden (Abb. 3). Haben Sie den SMS Token Code falsch eingeben, er- scheint nachstehende Mitteilung in Ihrer Anmeldemaske. Im Hintergrund wird erneut eine SMS mit dem bereits bekannten Token an Sie verschickt, den Sie innerhalb der 10 Minuten erneut eingeben können

Abbildung 10 Hinweis in Anmeldemaske, wenn der Token Code (SMS-Einmalpasswort) falsch eingegeben wurde

Sollten Sie die Seite versehentlich aktualisiert haben, erscheint ein Dialogfenster mit der Frage, ob die Formulardaten erneut übermittelt werden sollen. Sollten Sie dies ablehnen, leert sich lediglich das Eingabefeld. Sollten Sie dies bestätigen, erscheint auf Ihrer Anmeldemaske im Anschluss die Mitteilung Token konnte nicht geprüft werden.

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Bei allen Aktualisierungen und Falscheingaben wird im Hintergrund jeweils wieder eine neue SMS mit einem Token Code verschickt. Solange Sie sich in dem in der SMS genannten zeit- lichen Rahmen (10 Minuten) befinden, ist dies immer derselbe Token Code. Nach Ablauf der Zeit wird ein neuer Token Code generiert und bei folgenden Anmeldeversuchen erneut ver- schickt.

Abbildung 11 Beispiel für den Versand mehrerer SMS Token Codes. Die ersten drei SMS wurden innerhalb der zeitlichen Gültigkeit des ersten Token Codes verschickt. Nach Ablauf der Zeit wurde in der vierten SMS ein neuer Token Code verschickt und in der fünften SMS erneut zugesandt.

4 ANMELDUNG IM RDM

4.1 ERSTE ANMELDUNG IM RDM

Um auf das RDM zugreifen zu können, ist es notwendig, sich zuvor mit der Citrix Workspace App auf cDesk anzumelden (vgl. Punkt 3.2).

Bei der Anlage eines neuen Benutzers im RDM wird vom Postfach RDM-Admin@stadt- koeln.de eine automatische E-Mail generiert und an Ihren persönlichen Stadt-Köln E-Mail- Account (vgl. Punkt 3.1) gesendet. Bitte antworten Sie nicht auf diese Mail.

Abbildung 12 Automatische e-Mail

Der Benutzername für Ihr RDM-Benutzerkonto steht in der E-Mail (im obigen Beispiel ist der Benutzername sik-test, vgl. Punkt 3.1).

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Mit Klick auf den Link Passwort zurücksetzen öffnet sich die Maske Eigenes Benutzerkonto verwalten im RDM.

Abbildung 13 Dialogfenster "Passwort zurücksetzen" des RDM

Hier muss ein selbst gewähltes Passwort2 festgelegt und bestätigt werden. Während der Eingabe des Passwortes werden in Rot die Passwortrichtlinien angezeigt:

Wenn das eingegebene Passwort den Richtlinien entspricht, verschwinden die Passwortricht- linien und es erscheint die Aufforderung, die Wiederholung korrekt einzugeben.

2 Das Passwort zur Anmeldung im RDM kann beliebig oft falsch eingegeben werden, ohne dass Ihr Zugang zum RDM gesperrt wird.

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Nach korrekter Eingabe des Passwortes bei Neues Passwort (Wiederholung) springt das RDM auf die Anmeldemaske.

Abbildung 14 Anmeldmaske des RDM

Hier kann der Benutzername (aus der E-Mail, im Beispiel unter Punkt 3.1 sik-test) eingegeben und sich mit dem eben erzeugten Passwort angemeldet werden.

Nach Eingabe der Daten erreichen Sie das Hauptmenü des RDM.

Abbildung 15 Hauptmenü des RDM

4.2 FOLGENDE ANMELDUNGEN

Auch bei folgenden Anmeldungen im RDM müssen Sie sich zunächst in der Citrix Workspace App anmelden und dort den Browser Microsoft Edge öffnen.

Die Anmeldung im RDM erfolgt dann über folgenden Link:

http://k00956:8080/rdm/login?logout

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Abbildung 16 Anmelde-Dialogfenster des RDM

Wie bei der Erstanmeldung erscheint folgendes Fenster, in welches der Benutzername und das Passwort eingegeben werden müssen.

5 ARBEITEN MIT DEM RDM

Das RDM verfügt über zwei Rollen: die Rolle Fachkraft (FK) und die Rolle Hilfskraft (HK). Die Rolle der Fachkraft hat lesende und schreibende Rechte auf alle restaurierungsrelevanten Informationen, die Rolle der Hilfskraft hat eingeschränkte Berechtigungen. Als Fachkraft gelten: Restaurator*innen mit einem abgeschlossenen Hochschulstudium Master, Diplom oder Bachelor (vgl. Punkt 3, Teil I der Leistungsbeschreibung). Die Rollenberechtigung wird vom Archiv vorab festgelegt und kann nicht selbstständig geändert werden.

Jedem Objekt – dies kann eine einzelne Urkunde, aber auch eine Urkunde mit dazugehörigen Abschriften oder mehreren dazugehörigen Transfixen sein – liegt ein eindeutig zugewiesener Barcode als Nummer und Strichcode bei. Im RDM werden diese Barcodes zur Identifizierung von Objekten und Behältnissen verwendet. Objektbarcodes bestehen aus 9 Ziffern (z.B. 000050505), Behältnisbarcodes aus 9 Ziffern mit einem führenden „B“ (z.B. B000085631). Dadurch können die Objekte und Behältnisse eindeutig zugeordnet und ihr Standort verwaltet werden.

Um Eingabefehler zu verhindern, ist die Verwendung von Barcode-Scannern zwingend not- wendig. Eine händische Eingabe des Barcodes ist unzulässig.

Die folgenden im RDM vorhandenen Maßnahmen müssen zwingend in der angegebenen Reihenfolge bearbeitet werden.

1. Schadensdokumentation erstellen (sofern Teil der vorliegenden Vergabe)

2. Trockenreinigung

3. Übrige restauratorische Maßnahmen

4. Qualitätssicherung (muss von einer Fachkraft durchgeführt werden)

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5.1 DAS HAUPTMENÜ DES RDM

Abbildung 17 Hauptmenü des RDM

Nach der Anmeldung erreicht man das RDM-Hauptmenü. Auf der linken Seite findet sich eine Symbolleiste, die den Text als Symbole widerspiegelt (Abb. 17, Pfeile).

So besteht die Möglichkeit, eine bestimmte Funktion im Hauptmenü, bspw. Dokumentation bearbeiten auszuwählen oder in der linken vertikalen Leiste auf das entsprechende Symbol zu klicken (Abb. 17, Kreise).

5.2 SCHADENSDOKUMENTATION ANSEHEN

Reiter im RDM: Dokumentation ansehen

Vor Beginn der Restaurierung erfolgt eine Schadensdokumentation jedes Objekts bzgl. Mate- rialität, Zustand und notwendiger Sollmaßnahmen (= konservatorisch/restauratorischen Maß- nahmen, die durchgeführt werden sollen). Für diesen Auftrag wurde die Schadensdokumen- tation bereits von den Fachrestaurator*innen der Auftraggeberin durchgeführt.

Die Schadensdokumentation kann aufgerufen werden, indem der Reiter Dokumentation an- sehen im Hauptmenü ausgewählt, der Objektbarcode eingescannt und anschließend auf den Button Suchen geklickt wird (Abb. 18).

Abbildung 18 Dialogfeld Dokumentation ansehen

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Abbildung 19 Links unten: Bemerkungs- und Hinweisfelder rechts neben den Checkboxen der Sollmaßnahmen im RDM mit Hinweisen zur Bearbeitung. Rechts oben: Hinweis, ob eine Maßnahme durch eine Fachkraft (FK) durch- geführt werden muss oder auch von einer Hilfskraft (HK)

Relevant für den/die Auftragnehmende*n ist vor allem der Bereich Sollmaßnahmen im unteren Bereich der Schadensdokumentation. Hier sind - analog zur Maßnahmentabelle (vgl. Anlage 8) - alle durchzuführenden Sollmaßnahmen wie bei einem Restaurierungskonzept aufgelistet. Außerdem ist hier vermerkt, ob die Maßnahme von einer Fachkraft (FK) ausgeführt werden muss oder auch von einer Hilfskraft (HK) ausgeführt werden darf3. In die Bemerkungs- und Hinweisfelder rechts neben den Checkboxen sowie unterhalb der Sollmaßnahmen können Freitexte eingefügt sein, die für die Bearbeitung wichtig sind (Abb. 19). Diese tauchen auch während der Durchführung der Maßnahmen im RDM als Hinweisfeld auf.

5.3 MAßNAHMEN AUSWÄHLEN

Reiter im RDM: Dokumentation bearbeiten

Eine restauratorische Bearbeitung beinhaltet die Durchführung mehrerer Maßnahmen. Jede einzelne Maßnahme, wie das Erstellen einer Schadensdokumentation, die Trockenreinigung, das Sichern von Siegeln etc. muss nacheinander im RDM als einzelne Maßnahme ausgewählt werden, um sie zu dokumentieren und die Bearbeitungszeit zu erfassen.

Die im RDM hinterlegten Maßnahmen sind teilweise Überbegriffe herkömmlicher Konser- vierungs- und Restaurierungsmaßnahmen. Daher ist es möglich und manchmal notwendig, Maßnahmen mehrfach anzulegen, wenn verschiedene Arbeitsschritte über die gleiche Maß- nahme dokumentiert werden (z.B. bei der Restaurierung von Büchern das Festigen von Leder und das Ergänzen von Fehlstellen am Einband unter „Einband sichern/ergänzen“).

Andererseits sollen verschiedene Arbeitsschritte, welche direkt aufeinander folgen und an glei- cher Stelle stattfinden zu einer Maßnahme zusammengefasst werden. z.B. fällt unter die Maßnahme „Nassbehandlung – Tinten- / Farbfraß“ nicht nur die Wässerung selbst, sondern

3 Für diese Vergabe wurde immer „FK“ für Fachkraft angekreuzt. Es liegt im Ermessen des/der Auftragnehmenden, welche Maßnahmen von Fachkräften oder (sofern vorhanden) von Hilfskräften durchgeführt werden.

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auch das folgende Calcium-Phytat-Bad, die Nachleimung und das Trocknen/Glätten. In solchen Fällen ist es ausreichend, die Maßnahmen einmalig gesammelt als „Nassbehandlung – Tinten- / Farbfraß“ zu erfassen. Die Maßnahme wird dazu einmalig angelegt und anschlie- ßend über den Reiter Eigene Maßnahmen neu gestartet (s.u. „Maßnahme fortführen“), sodass sich lediglich die Zeit der Maßnahme verlängert. Dies gilt auch, wenn die Maßnahme mehrere Tage dauert. Das Vorgehen bei den einzelnen Arbeitsschritten ist über das Kommentarfeld der Maßnahme zu differenzieren.

Um eine Maßnahme auszuwählen, wird im Hauptmenü bzw. über die linke Symbolleiste der

Reiter Dokumentation bearbeiten angeklickt (Abb. 20, rote Kreise) und im sich öffnenden die gewünschte Maßnahme im Dropdown-Menü ausgewählt (Abb. 21, roter Kreis).

Abbildung 20 Hauptmenü des RDM, Reiter „Dokumentation bearbeiten“

Abbildung 21 Dialogfenster "Dokumentation bearbeiten", über das einzelne Restaurierungsmaßnahmen ausge- wählt werden können

Anschließend wird darunter der Objektbarcode des zu bearbeitenden Objekts eingescannt und die Maßnahme mit Klick auf den Button Suchen gestartet (Abb.22, Pfeile). Die Zeiterfassung läuft ab jetzt automatisch und die entsprechende Maßnahme kann am Objekt durchgeführt werden.

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Barcode der Urkunde einscannen

Abbildung 22 Dialogfenster "Dokumentation bearbeiten", in dem der Barcode des Objekts eingescannt und die Maßnahme gestartet wird

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5.4 MAßNAHMEN DURCHFÜHREN

Reiter im RDM: Dokumentation bearbeiten

Alle durchzuführenden restauratorischen Maßnahmen und deren zeitliche Aufwände sind im RDM zu dokumentieren.

5.4.1 MAßNAHME STARTEN/STOPPEN

Es kann immer nur eine Maßnahme ausgewählt werden. Sobald die erste durchzuführende Maßnahme – meist die Trockenreinigung – wie oben beschrieben ausgewählt und der Objekt- barcode eingescannt wurde, beginnt die automatische Zeiterfassung der Bearbeitung (Abb. 23, Zeile Dauer). Wird die Arbeit am Objekt und der konkreten Maßnahme beendet, sind im Kommentarfeld der Maßnahme (Abb. 23) Methode sowie verwendete Materialien zu vermerken und die Maßnahme im RDM durch Klick auf den Button Speichern zu beenden. Dies stoppt die Zeiterfassung im RDM.

Das RDM ersetzt eine Volltextdokumentation. Daher müssen bei der Restaurierung alle Anga- ben, die nicht eindeutig über die Maßnahme beschrieben werden können, über das zur Maß- nahme gehörige Kommentarfeld erläutert werden.

• Bereich der Maßnahme (Urkunde obere rechte Ecke, rechtes Siegel, Plica etc.) • Methode der Maßnahme (mechanisch, mit Wattestäbchen, Kompresse etc.) • verwendete Materialien (Name und Grammatur von Japanpapieren oder anderen Ergänzungsmaterialien, verwendete Lösemittel, Klebstoffe inkl. Konzentration etc.)

Im Kommentar-Feld sind Kommentare mit direktem Bezug zur Maßnahme einzutragen, z. B. verwendete Materialien und Methoden

Das Hinweise-Feld kann ignoriert werden.

Abbildung 23 Maske Maßnahmendokumentation

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5.4.2 ZEIT ANHALTEN/FORTFAHREN

Wird die Arbeit an Objekt und Maßnahme kurz unterbrochen und anschließend wieder aufge- nommen, kann die Zeit angehalten werden, indem der Button Anhalten angeklickt wird (Abb. 24).

Abbildung 24 Maske Maßnahmendokumentation

Die Zeiterfassung wird pausiert. Es erscheint automatisch der Button Fortfahren (Abb.25). Dieser ist anzuklicken, sobald mit der Arbeit fortgefahren wird.

Abbildung 25 Maske Maßnahmendokumentation

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5.4.3 ZEIT KORRIGIEREN

Sollte eine Zeit-Korrektur notwendig sein (z. B. weil es während der Bearbeitung keinen Inter- netzugriff gab, ein Systemupdate die Erreichbarkeit verhinderte oder versäumt wurde, die Zeit anzuhalten), besteht die Möglichkeit, die Zeit manuell zu korrigieren. Dazu wird die Checkbox Manuell gewählt. Auf diese Weise ist es möglich, Datum und Dauer (Std./Min./Sek.) zu korri- gieren.

00:01:28 Beginn (Datum) Ende (Datum) Std:Min:Sek der Maßnahme der Maßnahme

Abbildung 26 Maske Maßnahmendokumentation im Modus Manuell

Ist die Korrektur durchgeführt, kann entweder die Automatisch-Funktion angeklickt (die Zeit läuft an der Stelle weiter, die händisch eingegeben wurde), oder der Vorgang durch Klicken auf Speichern beendet bzw. die korrigierte Zeit gespeichert werden.

5.4.4 MAßNAHME FORTFÜHREN

Reiter im RDM: Eigene Maßnahmen

Wird die Maßnahme länger unterbrochen (z.B. Mittagspause, Feierabend) ist es notwendig, die Maßnahme zu speichern und damit zu einem späteren Zeitpunkt fortzufahren.

Wichtig ist hierbei, dass die Maßnahme anschließend über den Reiter Eigene Maßnahmen im Hauptmenü wieder aufgerufen wird, damit sie nicht doppelt angelegt wird (vgl. Punkt 0). Jeder Bearbeiterin darf pro Objekt eine Maßnahme nur einmal anlegen. Ausgenommen hier- von ist lediglich das Anlegen einer neuen Maßnahme für Nachbesserungen nach erfolgter Qualitätssicherung (vgl. Punkt 0). Wird eine Maßnahme von unterschiedlichen Bearbeitern durchgeführt, legt jeder Bearbeiterin einmalig eine eigene Maßnahme an und geht anschlie- ßend zum Fortführen der Maßnahme wie folgt vor.

In der Menüleiste unter dem Reiter Eigene Maßnahmen (Abb.27, a)) finden sich alle eigenen durchgeführten Maßnahmen mit Datum und Dauer. Dort kann auf die bereits bearbeiteten Objekte zugegriffen werden (z.B. nach der Mittagspause oder am nächsten Arbeitstag).

Dazu wird der Objektbarcode des zu bearbeitenden Objekts bei der durchzuführenden Maß- nahme in der Liste angeklickt oder (bei vielen Maßnahmen) der Objektbarcode eingescannt (Abb. 27, b)) und mit einem anschließenden Klick auf den Button Suchen (Abb. 27, c)) gesucht.

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Alternativ kann auch der Suchfilter genutzt werden, um gezielt nach einer bestimmten Maß- nahme zu filtern (Abb. 27, d)).

d) Hier gewünschte b) Hier gewünschten Objekt- Maßnahme über das a) Barcode einscannen. Dropdown-Menü Übersicht Anschließend wird auswählen der ausschließlich dieser Barcode in eigenen der unteren Liste aufgeführt. Maß- nahmen c) Suchen-Butten klicken auswählen

Liste aller eigenen durch- geführten Maßnahmen

Abbildung 27 Reiter Eigene Maßnahmen

Nach Anklicken der Maßnahme in der Liste erscheint eine Maske mit allen Daten des Objekts. Dies ist jedoch lediglich eine Ansicht. Erst wenn auf den Button Bearbeiten (Abb.28, Pfeil) in der oberen rechten Ecke geklickt wird, wechselt man in den Bearbeitungsmodus der Maß- nahme. Die Zeit läuft nun weiter und die Bearbeitung kann fortgeführt werden.

Trockenreinigung

Abbildung 28 Maske mit allen Daten des Objekts

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5.4.5 VERHINDERN DOPPELT ANGELEGTER MAßNAHMEN

Jeder Bearbeiterin darf pro Objekt eine Maßnahme nur einmal anlegen. Ausgenommen hier- von ist lediglich das Anlegen einer neuen Maßnahme für Nachbesserungen nach erfolgter Qualitätssicherung (vgl. Punkt 0).

Um zu prüfen, ob man eine Maßnahme bereits selbst angelegt hat, gibt es mehrere Möglich- keiten.

1. Anlegen einer Maßnahme

Legen Sie eine Maßnahme an (vgl. Punkt 5.4.1)

Existiert die Maßnahme bereits für das Objekt (unabhängig davon, welche* Bearbeiter*in sie angelegt hat), erscheint das Dialogfeld Mögliche Vervielfältigung! (Abb. 29). In diesem Fall ist der Button Abbrechen anzuklicken und anschließend im Reiter Eigene Maßnahmen zu prüfen, ob die Maßnahme in der Liste der eigenen Maßnahmen auftaucht (vgl. Punkt 5.4.4).

Erst nachdem auf diese Weise verifiziert wurde, dass die Maßnahme von jemand anderem angelegt wurde, darf das Dialogfeld Mögliche Vervielfältigung! mit Klick auf den Button Bestä- tigen übersprungen und die Maßnahme gestartet werden.

Abbildung 29 Dialogfeld Mögliche Vervielfältigung!

2. Eigene Maßnahmen prüfen und Dokumentation ansehen

Wählen Sie in der Menüleiste den Reiter Eigene Maßnahmen aus und suchen Sie wie in Punkt 5.4.4 beschrieben nach Objektbarcode und Maßnahme.

Erscheinen Barcode und Maßnahme in der Liste, wurde die Maßnahme bereits von Ihnen durchgeführt und kann von hier aus weiterbearbeitet werden.

Tauchen Barcode und Maßnahme nicht in der Liste auf, wurde diese Maßnahme noch nicht von Ihnen durchgeführt. Es ist jedoch möglich, dass die Maßnahme bereits durch einen anderen Bearbeiter*in durchgeführt wurde.

Durch das Ansehen der Dokumentation lässt sich dies prüfen. Hierfür in der Menüleiste den Reiter Dokumentation ansehen (Auge-Symbol) auswählen, den Objektbarcode einscannen und auf den Button Suchen klicken.

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Auge-Symbol / Reiter Hier Objektbarcode einscannen und Dokumentation ansehen auf Button Suchen klicken.

Abbildung 30 Reiter Dokumentation ansehen

Im unteren Bereich der Dokumentation finden Sie eine Liste der bereits durchgeführten Maß- nahmen, unabhängig davon, ob die Maßnahmen von Ihnen oder anderen Bearbeitern durch- geführt wurden.

Liste aller am Objekt durch- geführten Maß- nahmen

Abbildung 31 Liste aller am Objekt durchgeführten Maßnahmen in der Dokumentation

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5.5 QUALITÄTSSICHERUNG

Maßnahme in RDM: QS

Die Qualitätssicherung (QS) ist die letzte Maßnahme, die im RDM durchzuführen ist. Sie dient der Prüfung und Qualitätssicherung der durchgeführten Konservierung und Restaurierung. Diese Maßnahme erfolgt zeitlich immer nach der Schadensdokumentation, der Trockenreini- gung, den restauratorischen Maßnahmen und der Fotodokumentation II.

Eine Qualitätssicherung darf ausschließlich von einer Fachkraft der/des Auftragnehmenden durchgeführt werden. Die Qualitätssicherung erfolgt pro Objekt.

QS und durchgeführte Maßnahmen

Wie alle anderen Maßnahmen zuvor, wird auch die Maßnahme QS über den Reiter Dokumen- tation bearbeiten im Hauptmenü ausgewählt und gestartet.

Abbildung 32 Dialogfenster "Dokumentation bearbeiten", in dem der Barcode des Objekts eingescannt und die Maßnahme gestartet wird

Es öffnet sich die Maßnahmenansicht der QS. Über die Kopfzeile (blaue Leiste) im RDM kann durch Klicken auf QS direkt zu diesem Block navigiert werden (Abb. 33, roter Kreis).

Abbildung 33 Dialogfenster "Dokumentation bearbeiten",

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In diesem Abschnitt sind die erfassten Maßnahmen zu kontrollieren, die den Überschriften Konservieren oder Restaurieren zugewiesen sind (Abb. 34). Für die Überschriften Phase II und Benutzung entfällt dies.

Abbildung 34 Ansicht QS und durchgeführte Maßnahmen in der RDM-Maßnahme QS. Beispiel für durchgeführte Maßnahmen, die abgenommen wurden.

• Sind die Angaben zu Qualifikation (FK, HK), Bearbeiterin, Datum und Dauer korrekt? o Falls nicht, sind diese durch die/den Bearbeiterin zu korrigieren o Ist die gesamte Maßnahme falsch angelegt muss die Auftraggeberin kontaktiert werden
• Sind alle unter Sollmaßnahmen angegebenen Maßnahmen durchgeführt?4
• Sind die Maßnahmen qualitätvoll durchgeführt oder ist ggf. eine Nachbearbeitung not- wendig, weil etwas bei der Bearbeitung übersehen wurde?
• Sind die Kommentare zu den Maßnahmen verständlich? Diese können ggf. direkt geändert werden

→ Falls ja, ist die Checkbox Abgenommen auf der rechten Seite zu aktivieren (Abb. 34). Dann verschwindet automatisch der aufgeführte Name der/des jeweiligen Bearbeiter*in

→ Falls nein, ist die Checkbox Nachbessern zu aktivieren (Abb. 34). Durch den/die sichtbare/n Bearbeiterin muss die Maßnahme nachgebessert werden. Nur in diesem speziellen Fall wird von dem/der gleichen Bearbeiterin die gleiche Maßnahme zum zweiten Mal für ein Objekt angelegt. Anschließend muss eine zweite QS stattfinden, in der die Maßnahme abgenommen wird.

Unterhalb der durchgeführten Maßnahmen kann das obere Textfeld Bemerkungen/Hinweise für Besonderheiten oder allgemeine Hinweise zu den Maßnahmen des Objekts verwendet

4 Soll- und durchgeführte Maßnahmen müssen deckungsgleich sein, da das Objekt in der Datenbank nicht als fertig restauriert gilt, wenn Sollmaßnahmen noch offen sind.

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werden (Abb. 35). Das untere Textfeld Bemerkungen/Hinweise Phase II hat hier keine Rele- vanz.

Anschließend ist im Drop-down-Menü Höhe nach Konservieren die maximale Höhe des gesamten Objekts inkl. Montierungstableau anzugeben (Abb. 35).

Die Angabe zum Volumen nach Konservieren entfällt.

Sind alle Sollmaßnahmen abgeschlossen und muss nichts mehr nachgearbeitet werden, kann die Checkbox Bearbeitung abgeschlossen abgehakt werden.

Die durchgeführt en Maßnah- men müssen mittels Häkchen abgenom- men werden.

Die Höhe des Objekts wird im Dropdownmenü angegeben.

Keine Angabe notwendig.

Abbildung 35 Ansicht QS und durchgeführte Maßnahmen in der RDM-Maßnahme QS

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Benutzbarkeit

Abbildung 36 Ansicht Benutzbarkeit in der RDM-Maßnahme QS

Hier wird die Benutzbarkeit der Objekte bewertet. Zur Verfügung im Drop-down-Menü stehen die Benutzungskategorien A, B und C. Im Rahmen des Auftrags werden alle Objekte in einen benutzbaren Zustand restauriert. Entsprechend ist für alle Objekte die Benutzungskategorie A Benutzbar und digitalisierbar auszuwählen.

Neben dem Kategorie-Drop-down-Menü muss die bereits aktivierte Checkbox „Keine Vorga- ben“ nochmals ausgewählt werden, um den Haken zu entfernen. Unter Vorgaben Digitalisierung sind keine Vorgaben notwendig, da die Digitalisierung in Form einer fotografischen Dokumentation bereits im Kontext dieses Auftrags stattgefunden hat. Unter Vorgaben Benutzung ist immer auszuwählen: Text- und Schriftbereich nicht berühren, Gummihandschuhe tragen und Weiche Unterlage verwenden.

Anschließend ist die QS fertiggestellt und wird mit dem Klicken auf den Button Speichern rechts oben abgeschlossen.

Falls danach das Fenster Bestätigung (Abb. 37) erscheint, ist auf Ja zu klicken, sofern alle offenen Sollmaßnahmen abgeschlossen sind und nicht nachgebessert werden müssen.

Abbildung 37 Fenster Bestätigung

5.6 FEHLERMELDUNGEN

Es ist möglich, dass es, z.B. beim Abspeichern der Maßnahme, eine Fehlermeldung gibt. Meist ist der Grund ein fehlendes Häkchen. Hierzu bitte ganz nach oben scrollen und die Fehler- meldung lesen. In der Regel erscheint ein Text in einem roten Feld, welche Angaben fehlen. Ist dies nachgeholt, kann nochmals der Button Speichern geklickt werden. Ist der Speiche- rungsvorgang erfolgreich, erscheint dies auch als Meldung in einem grünen Feld.

Sollten sich unlösbare Probleme ergeben, kann die Auftraggeberin per Mail über das Postfach 446-Urkunden@stadt-koeln.de kontaktiert werden.

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5.7 ABMELDEN

Nach Abschluss der Arbeit meldet man sich vom RDM ab. In der oberen rechten Ecke befindet sich der eigene Name mit einem „Männchen“ davor (Abb. 38). Wird dies angeklickt, erscheint die Schaltfläche Abmelden. Auf Abmelden klicken. Es erscheint die Nachricht Sie wurden abgemeldet.

Abbildung 38 Hauptmenü des RDM mit Anwender-Reiter, über den die Abmeldung möglich ist

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6 GLOSSAR RESTAURIERUNGSMAßNAHMEN IM RDM

Das Glossar dient der Erklärung der im RDM hinterlegten Konservierungs- und Restaurie- rungsmaßnahmen.

Das Glossar soll helfen, Restaurierungsmaßnahmen im RDM zu finden, zuzuordnen und zu verstehen. Da die hinterlegten Maßnahmen zum Teil kontraintuitiv sind, ist es hilfreich, auch die Möglichkeit der Volltextsuche im vorliegenden Dokument zu nutzen.

ALTE REPARATUREN ENTFERNEN

• Trockene oder nasse Entfernung alter Reparaturen (mechanisch, physikalisch, chemisch) • Alte Ergänzungen, Nassklebebänder, Kaschierungen, Montierungen etc. • wasserlösliche oder wasserquellbare Klebstoffreste • alte Siegelreparaturen/-ergänzungen • Das Entfernen von Selbstklebeband und Klebstoffresten von Selbstklebeband fällt unter „Klebeband/Klebstoffreste entfernen“ • Kommentarfeld: Bereich (von wo wurde entfernt?), Methode (mechanisch, Lösungs- mittel-Auftrag mit Wattestäbchen, im Wasserbad etc.), entfernte und verwendete Materialien

BINDUNG LÖSEN

• Heftung lösen, Urkunde auseinandernehmen • Kommentarfeld: vollständig oder partiell

BINDUNG SICHERN/ERGÄNZEN

• Heftung sichern oder erneuern: vollständig (Neuheften) oder partiell (Nachheften einzelner Bereiche) • Fixierung gelöster Urkundenteile • Kommentarfeld: Neuheften oder Nachheften; ggf. Bereich, Methode und verwendetes Material

FARBMITTEL FIXIEREN/REDUZIEREN

• Reduktion des Farbmittels (z.B. Stempel) • Entfernen des Farbmittels • Fixieren des Farbmittels • Entfernen des Fixermittels • Kommentarfeld: Was wurde behandelt? Wurde reduziert, entfernt oder fixiert? Verwen- dete Löse- und Fixiermittel

FEHLSTELLEN SICHERN/ERGÄNZEN

• An allen Teilen: Urkunde, Pressel, Siegel etc. • Anfasern • Kommentarfeld: Bereich (Urkunde rechte Ecke, Plica, Siegel etc.), ggf. Methode (bei außergewöhnlicher Methode), verwendete Materialien (bei Japanpapier mit Namen und Grammatur)

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FEUCHTREINIGUNG

• Leicht feuchte, lokale Behandlung mit Wasser oder anderen Lösemitteln zur Entfer- nung oder Reduzierung von Flecken, Verschmutzungen, Schwemmrändern etc., v.a. auf Einbänden • Kommentarfeld: Bereich, Methode (Abrollen mit Wattestäbchen, Kompresse, Gel etc.), verwendete Lösemittel

FOTODOKUMENTATION II

Jede Fotodokumentation, die nach der Fotodokumentation I kommt, wird als Fotodokumenta- tion II im RDM erfasst.

Dazu zählen:

• Fotografische Dokumentation während der Restaurierung, z.B. Zwischenzustände, weiterführende Detailfotos etc. • Fotografische Dokumentation nach der Restaurierung • Kommentarfeld: keine besonderen Hinweise

GLÄTTEN/DEFORMIERUNG BEHEBEN

• an allen Materialgruppen und allen Teilen, an denen vollständig oder partiell geglättet werden muss: Urkunde, Pressel etc. • Befeuchten, Glätten (komplett oder partiell), Trocknen (inkl. zusätzliche Zeit für Wech- sel von Löschkartons etc.) • Ordnen von Presseln und Schnüren • Kommentarfeld: Bereich, Methode (Konditionieren in Klimakammer, Zedernholz-Rah- men, mit Gore-Tex etc.)

KLEBEBAND/KLEBSTOFFRESTE ENTFERNEN

• Entfernen von allen Selbstklebändern: Selbstklebebänder, Laminierung / Folien- kaschierung und deren Klebstoffrückstände • Die Maßnahme wird auch angegeben, wenn das Trägermaterial bereits abgefallen ist und nur noch die Klebstoffreste des Selbstklebebands oder der Laminierung entfernt werden • Das Entfernen alter Reparaturen o.ä. mit wasserlöslichen oder wasserquellbaren Klebstoffen fällt unter „Alte Reparaturen entfernen“ • Kommentarfeld: Bereich, Methode (mechanisch, Hitze, Lösungsmittel-Auftrag mit Wattestäbchen, Lösemittelkammer, Kompresse, Gel, Paste etc.), entfernte und verwendete Materialien (Lösemittel etc.)

KLEINTEILE/AUFKLEBUNGEN SICHERN

• Titel- oder Signaturschild sichern • Verkleben von gelösten Fragmenten • Kommentarfeld: Bereich, Methode, verwendete Materialien

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KOLLATIONIEREN

• Restauratorische Blattzählung vor der wässrigen Behandlung • Maßnahme auch angeben, wenn lediglich geprüft wird, ob die Foliierung vollständig ist • Erstellen eines Lagenschemas • Kommentarfeld: Was genau wurde gemacht?

MONTIEREN/VERPACKEN

• Urkunden- und Grafikmontierung • Umbetten in und auspolstern von unterschiedlichen Verpackungstypen (Jurismappe, Stülpdeckelbox etc.) • Barrierepapier zuschneiden und einlegen • Fragmente aufnähen und verpacken • Kommentarfeld: Erläuterung der Maßnahme und verwendeten Materialien, sofern es über das reine Umbetten hinausging

NASSBEHANDLUNG - NASSREINIGUNG

• Nassbehandlung/Wässern zu Reinigungszwecken, um Verschmutzungen, Schwemm- ränder etc. zu reduzieren, mit dem Ziel die Lesbarkeit zu verbessern • Wässern, Nachleimen, Trocknen/Glätten (inkl. Zeit für Pappenwechsel etc.) • Kommentarfeld: Methode (Immersionswässerung, schwimmende Wässerung, Unter- drucktisch, Kapillarreinigung etc.), verwendete Materialien ggf. inkl. Konzentrations- angabe

NASSBEHANDLUNG - TINTEN-/FARBFRAß

• Nassbehandlung/Wässern aufgrund von Tinten- oder Farbfraß im Papier • Wässern/Entsäuern, Phytatbehandlung, ggf. alkalische Reserve, Nachleimen, Trock- nen/Glätten (inkl. Zeit für Pappenwechsel etc.) • Kommentarfeld: Methode (Immersionswässerung, schwimmende Wässerung, Unter- drucktisch, Kapillarreinigung etc.), verwendete Materialien ggf. inkl. Konzentrations- angabe

QS

• Qualitätssicherung (QS) der durchgeführten Maßnahmen

RISSE SCHLIEßEN

• An allen Teilen: Urkunde, Pressel, Siegel etc. • Risse schließen, übervliesen, stabilisieren • Kommentarfeld: Bereich (Urkunde rechte Ecke, Plica, Siegel etc.), ggf. Methode (bei außergewöhnlicher Methode), verwendete Materialien (bei Japanpapier mit Namen und Grammatur)

SCHREIB- UND MALMITTEL FESTIGEN

• Festigung von Schreib- und Malmitteln • Die Sicherung von Schäden durch Tinten- und Farbfraß fällt unter „Tinten-/Farb- fraß sichern“

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• Kommentarfeld: Bereich, Methode (mit Pinsel, Aerosol-Gerät etc.) und verwendetes Festigungsmittel inkl. Konzentrationsangabe

SIEGEL SICHERN/ERGÄNZEN

• Lack-, Oblaten-, Blätterteig-, Wachssiegel, Siegelkapsel, Siegel-Fragmente • Stabilisieren, festigen, zuordnen, ergänzen, wiederherstellen, erneuern, Fragmente anbringen, rekonstruieren • Großflächige Ergänzungen an Siegeln finden nur in Ausnahmefällen statt • Kommentarfeld: Art des Siegels, Methode, verwendete Materialien

TINTEN-/FARBFRAß SICHERN

• Sicherung von durch Tinten- oder Farbfraß geschädigten Bereichen, sowohl mit Festi- gungsmitteln als auch mit Japanpapier • Kommentarfeld: Bereich, Methode (bei außergewöhnlicher Methode), verwendete Materialien (Name und Grammatur des Japanpapiers)

TRÄGERSUBSTANZ SICHERN

• Kaschieren/Einbetten (neues Trägermaterial aufbringen) • Sichern/Stabilisieren von Trägermaterial (gelöste Kalkschicht bei Pergament etc.) • Delaminierte Ecken sichern • Hohlstellen verkleben • Kommentarfeld: Bereich, Methode, verwendete Materialien

TROCKENREINIGUNG

• an allen Materialgruppen und allen Teilen (Urkunde, Pressel, Siegel etc.) • mit allen Trockenreinigungsmaterialien, die laut Leistungsbeschreibung zulässig sind • inkl. Entmetallisierung, Korrosion entfernen, mechanisches Entfernen von Metall- partikeln, fester angebundenen Verschmutzungen und Feinstrahlen mit einem Weich- partikel-Strahl-Gerät • Kommentarfeld: Geht die Trockenreinigung über die im Archiv herkömmlichen Maß- nahmen (Entmetallisierung, Reinigung mit einem Zeichenbesen und Latex- schwämmen) hinaus, ist dies zu erläutern. z.B. "mechanisches Reduzieren von Korro- sion mit einer Zahnsonde"

VORUNTERSUCHUNGEN

• UV-Untersuchung • pH-Wert Messung • Farbmittel-, Faser-, Klebstoff-, Materialuntersuchungen (z.B. mit dem SurveNIR) • Löslichkeitstests • Test auf freie Eisen-Ionen • ATP/AMP-Messung • bei mehreren Untersuchungen wird die Maßnahme mehrmals angelegt • Kommentarfeld: Bereich, Methode (Art der Untersuchung), Ergebnis, verwendete Materialien

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