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Projektmanagementbüro zur Steuerung der Corona-Hilfsprogramme

Status
Vergeben
Angebotsfrist
09.04.2024, 12:00 (Europe/Berlin)
Geschätzter Auftragswert
Nicht angegeben
Lose
1
Auftraggeber
Hamburgische Investitions- und FörderbankProfil ansehen
Erfüllungsregion
Hamburg, Deutschland
Verfahren
Offenes Verfahren
Auftragsart
Dienstleistung · Rahmenvereinbarung
Veröffentlicht
12.03.2024
Bekanntmachungsnummer
148913-2024
Verfahrensnummer
922cb572-ee0f-4c90-a76f-0653e32c31e1
CPV-Codes
79000000 · Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit

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Kurzbeschreibung

Die Hamburgische Investitions- und Förderbank (IFB Hamburg) beschafft ein Projektmanagementbüro zur Unterstützung bei der Steuerung und Abwicklung der Corona-Hilfsprogramme in Hamburg. Der Auftrag umfasst unter anderem Fall- und Ressourcensteuerung, Vorbereitung und Moderation von Projektsteuerungssitzungen sowie regelmäßige Statusberichte und Auswertungen. Die IFB Hamburg bearbeitete bereits fast 165.000 Anträge und zahlte rund 3,8 Milliarden Euro aus; die Angebotsfrist endet am 9. April 2024 um 10:00 Uhr.

KI-Zusammenfassung · Maßgeblich ist die Originalbekanntmachung.

Leistungsbeschreibung

Die Hamburgische Investitions- und Förderbank (im Folgenden: „IFB Hamburg“ oder „Auftraggeberin“) ist eine rechtsfähige Anstalt des öffentlichen Rechts. Trägerin der IFB Hamburg ist die Freie und Hansestadt Hamburg, deren zentrales Förderinstitut die IFB Hamburg ist. Die IFB Hamburg ist eine Bank im Sinne des Kreditwesengesetzes. Sie ist kompetente Ansprechpartnerin in allen Förderfragen rund um Wohnungsbau, Wirtschaft, Innovation, Umwelt und Energie. Sie vergibt Fördermittel an Unternehmen, Privatpersonen und Institutionen und unterstützt diese bei der Finanzierung ihrer Investitionsvorhaben durch Darlehen, Zuschüsse und Bürgschaften. Die IFB Hamburg hat aktuell rund 320 Beschäftigte und ihren Sitz in Hamburg am Besenbinderhof 31. Die IFB Hamburg unterstützt den Senat bei der Erfüllung öffentlicher Aufgaben. Dabei führt sie im staatlichen Auftrag auf dem Gebiet der Freien und Hansestadt Hamburg Fördermaßnahmen, insbesondere Finanzierungen im Einklang mit den Beihilfevorschriften der Europäischen Union und unter Beachtung des gemeinschaftsrechtlichen Diskriminierungsverbotes im eigenen Namen in verschiedenen Bereichen durch (u. a. Wohnraumförderung, insbes. sozialer Wohnraum, Innovationsförderung etc.). -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Ausgangssituation des Vorhabens: Zur Bewältigung der Corona-Pandemie und deren wirtschaftlichen Folgen hat der Bund zur Sicherung der Existenz von kleinen und mittelständischen Unternehmen im Rahmen seines Konjunkturpaktes für Corona-bedingten Umsatzausfall umfangreiche Hilfsprogramme aufgelegt. Hierfür wurde eine durch den Bund in Auftrag gegebene digitale Antragsplattform des Dienstleisters INIT genutzt. Für die Umsetzung dieser Programme hat der Bund jeweils mit den Ländern eine Verwaltungsvereinbarung abgeschlossen. Die Programme werden durch die Länder ausgeführt. Die Freie und Hansestadt Hamburg [FHH] – vertreten durch die Behörde für Wirtschaft und Innovation [BWI] – hat mit dem Bund Verwaltungsvereinbarungen abgeschlossen, um diese Fördermittel den Antragsberechtigten gewähren zu können. Mit der Abwicklung der Programme als bewilligende Stelle hat die FHH die IFB Hamburg beauftragt. Damit fielen der IFB Hamburg eine Vielzahl von neuen Aufgaben (Prüfung des Antrags, Bewilligung, Auszahlung, Schluss-/Endabrechnung und Reporting) zu. Umfang der zu beschaffenden Leistungen. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Rolle der IFB Hamburg bei der Antragsbearbeitung: Im Rahmen der Bekämpfung der wirtschaftlichen Folgen der Corona-Krise durch die Überbrückungs- und Neustarthilfen (sowie zuvor der Hamburger Corona-Soforthilfe) wurden durch die IFB Hamburg fast 165.000 Anträge bearbeitet und rund € 3,8 Mrd. ausgezahlt. Davon entfallen etwa 100.000 Anträge und rund € 3,1 Mrd. auf die Überbrückungs- und Neustarthilfen. Für die Unterstützung der IFB Hamburg bei der Bewältigung dieser Aufgabe, hat die IFB Hamburg Ressourcen bei externen Dienstleistern beauftragt. Es handelte sich um die folgenden Programme: -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- - Überbrückungshilfen I, II III, III+ und IV -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- - Novemberhilfen, Dezemberhilfe -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- - Neustarthilfe, Neustarthilfe Plus, Neustarthilfe Plus Q4, Neustarthilfe 2022, Neustarthilfe 2022 Q2

Leistungen nach Losen (1)

  • LOT-0000 · Projekt Management Office Corona-Hilfen

    Aufgaben des PMO: Das PMO übernimmt die Steuerung des Programms in Abstimmung mit der Auftraggeberin, unter anderem mit nachstehenden Aufgaben: • Weiterentwicklung und Durchführung einer übergreifenden Fall- und Ressourcensteuerung in Absprache mit der Auftraggeberin, • Vorbereitung und Moderation der regelmäßigen Projektsteuerungssitzungen, • Erstellung der regelmäßigen Projektreportings, • Erstellung von Statusberichten und ggf. Sonderauswertungen, • Mitwirkung bei der (Weiter-) Entwicklung und laufende Pflege klarer Bearbeitungsregeln sowie Bearbeitungsleitfäden für alle Bearbeitungsteams, ggf. Schulungen, Erstellung und laufende Weiterentwicklung von Katalogen für Fragen an prüfende Dritte und Prüfvermerken, • Sicherstellung einer einheitlichen und gleichbleibend hohen Bearbeitungsgeschwindigkeit und -qualität, • Koordination und Adressierung von Fehlerbeseitigungen, • Unterstützung bei Managementfragen, • Schnittstellenfunktion zum IT-Dienstleister INIT, • Projektdokumentation und Abschlussbericht, • Regelmäßige Sanktionslistenabgleiche, Insolvenzabgleiche und Betrugsfall-Überprüfungen, • Tracking besonderer Fälle (u.a. Rückforderungen, IBAN-Änderungen, Blocklisten). -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Diese Übersicht von Aufgaben des PMO ist nicht abschließend. Zudem ist die Auftraggeberin berechtigt, den Aufgabenkreis im Zusammenhang mit der Bearbeitung der Schluss- und Endabrechnung nach Bedarf zu erweitern. Sämtliche Korrespondenz, Dokumentationen, Meetings etc. erfolgen ausschließlich in deutscher Sprache. Die Leistungen sind im laufenden Gesamtprojekt der Bearbeitung der Coronahilfen zu erbringen. Die kontinuierliche Bearbeitung setzt ein voll funktionsfähiges und einsatzbereites POM voraus. Dies bedingt, dass eine mögliche Einarbeitung des Auftragnehmers innerhalb von 14 Tagen ab Erteilung des Zuschlags abgeschlossen sein muss. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Leistungszeitraum: Der Leistungszeitraum beginnt am 1. Mai 2024 und endet am 31. Dezember 2025. Die Laufzeit verlängert sich um ein weiteres Jahr, sofern die Auftraggeberin der Fortsetzung des Vertragsverhältnisses nicht mit einer Frist von drei Monaten vor Ablauf der Vertragslaufzeit in Textform widerspricht. Maßgeblich für die Fristwahrung ist der Zugang des Widerspruchs beim Auftragnehmer. Der Vertrag kann höchstens zweimal verlängert werden. Der Vertrag endet spätestens zum 31. Dezember 2027, ohne dass es einer Kündigung bedarf. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Geschätztes Auftragsvolumen: Die Auftraggeberin geht derzeit von einem Auftragsvolumen von ca. 1.400 Personentagen (PT) im Jahr 2024 und ca. 2.100 PT im Jahr 2025 aus. Davon entfallen ca. 440 PT auf den Projektleiter, die übrigen ca. 3.060 PT entfallen auf sieben Projektteammitglieder (einschließlich stellvertretende Projektleitung). Ein Anspruch auf ein Mindestauftragsvolumen besteht nicht. Im Laufe der Bearbeitung kann es regelmäßig zu schwankenden Kapazitätsanforderungen im PMO kommen. Die Auftraggeberin geht davon aus, dass zu Beginn des Auftrags neben dem Projektleiter bis zu sieben Projektteammitglieder (einschließlich stellvertretende Projektleitung) zum Einsatz kommen. Bei zunehmender Fortschreitung des Auftrags geht der Auftraggeber davon aus, dass der Bedarf an einzusetzenden Personen abnehmen wird. Der Auftragnehmer muss auf schwankende Kapazitätsanforderungen flexibel reagieren. Auftraggeberin und Auftragnehmer werden mindestens den konkreten Ressourceneinsatz abstimmen und gemeinsam festlegen. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Allgemeine Anforderungen: Die Bieter haben mit ihrem Angebot einen Projektleiter zu benennen sowie dessen auftragsbezogene Qualifikation und Erfahrung konkret und nachvollziehbar darstellen. Zudem sind sieben Projektteammitglieder, die eingesetzt werden sollen, namentlich zu benennen sowie deren auftragsbezogene Qualifikation und Erfahrung konkret und nachvollziehbar darzustellen. Eines der sieben Projektmitglieder soll zudem als stellvertretende Projektleitung benannt werden. Die Mindestanforderungen an die beiden Rollen (Projektleiter, Projektteammitglied) ergeben sich nachfolgend aus Ziffer 4.2. Unter dem Zuschlagsunterkriterium „Qualifikation und Erfahrung“ werden ausschließlich die auftragsbezogene Qualifikation und Erfahrung des Projektleiters und der stellvertretenden Projektleitung nach den in der Angebotsaufforderung näher dargelegten Maßgaben bewertet. Mit Abgabe des Angebots verpflichten sich die Bieter, mindestens 50% der Teamzusammensetzung über den gesamten Zeitraum konstant zu halten. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Mindestanforderungen an die Kompetenzen (Rollenprofile): Projektleiter = - Abgeschlossenes juristisches und / oder betriebswirtschaftliches Studium und mindestens 5 Jahre relevante Erfahrung in der Steuerung von Teams in Großprojekten - Erfahrung in der Abwicklung von Förderprogrammen auf Seiten der Bewilligungsstelle -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Projektteammitglied = - Abgeschlossenes juristisches und / oder betriebswirtschaftliches Studium mit einschlägiger Berufserfahrung oder - Kaufmännische Ausbildung mit mindestens 5-jähriger Erfahrung in bankfachlichen und / oder förderrechtlichen Projekten - Erfahrung in der Abwicklung von Förderprogrammen auf Seiten der Bewilligungsstelle

    Frist: 09.04.2024, 02:00 (Europe/Berlin)

Anforderungen an deinen Betrieb

Verstoß führt zum Ausschluss. Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist ausgeschlossen. Dies gilt nicht für Preisangaben, wenn es sich um unwesentliche Einzelpositionen handelt, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen. Ferner werden Preisangaben nicht nachgefordert, wenn es sich um wesentliche Einzelpositionen handelt, deren Einzelpreise den Gesamtpreis verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb beeinträchtigen.

Wie wird das Angebot bewertet?

LOT-0000 · Projekt Management Office Corona-Hilfen

zu Nr. 6 : Mit dem Angebot ist das ausgefüllte Preisplatt einzureichen. Das Preisblatt (.xlsx-Format) ist zwingend in Excel (.xlsx-Format) einzureichen.
40 %
zu Nr. 15 Konzept: Mit dem Angebot ist ein bieterseitig zu erstellendes Konzept einzureichen. In dem der Bieter zu beschreiben hat, wie er bei der Ausführung der in der Leistungsbeschreibung dargestellten Aufgaben konkret vorgeht unter Berücksichtigung der Dargestellten Bewertung.
30 %
Zu Nr. 14 Qualifikation und Erfahrung des konkret zum Einsatz kommenden Personals: Benennung eines Projektleiters (Rolle: Projektleiter) und eine stellvertretende Projektleitung (Rolle: Projektteammitglied) sowie konkrete und nachvollziehbare Darstellung deren auftragsbezogenen Qualifikationen und Erfahrungen. Die Mindestanforderungen an die beiden Rollen ergeben sich aus Ziffer 4.2 der Leistungsbeschreibung. Bewertet wird die auftragsbezogene Qualifikation und Erfahrung des Projektleiters und der stellvertretenden Projektleitung unter Berücksichtigung der Dargestellten Bewertung.
30 %

Vergabeunterlagen

Keine abgerufenen Dateien hinterlegt. Ein abgeschlossener Abruf ist nicht dokumentiert.

Anforderungen

Verstoß führt zum Ausschluss. Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist ausgeschlossen. Dies gilt nicht für Preisangaben, wenn es sich um unwesentliche Einzelpositionen handelt, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen. Ferner werden Preisangaben nicht nachgefordert, wenn es sich um wesentliche Einzelpositionen handelt, deren Einzelpreise den Gesamtpreis verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb beeinträchtigen.

Änderungen und Bieterfragen

1 Eintrag
  1. 03.07.2024VergabebekanntmachungBekanntmachung 396153-2024
Vergleichbare Verfahren80vergeben oder Frist abgelaufen
Mit erfasstem Zuschlag60 verschiedene Auftragnehmer
ZuschlagssummeMedian
Zuschlag zu SchätzwertMedian, 15 Vergaben

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Wer schreibt solche Vergaben aus?

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Hamburgische Investitions- und Förderbank

Aktiv seit 2023 · 7 Verfahren
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Verfahren pro Jahr3Ø seit 2023
Ø Auftragswert–geschätzt, laut Bekanntmachung
VergebenVerfahren mit Zuschlag
RahmenverträgeAnteil an Verfahren
Verfahren je Woche · 7 seit 2023Spitze KW 50 · 2023 · 1

Leistungsbereiche

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Erfüllungsorte

nach Verfahren

Bisherige Auftragnehmer

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DGDeloitte GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft202.06.2025925 Tsd. €
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Laufende Rahmenverträge

nach voraussichtlichem Vertragsende

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