Druckstraße und Multifunktionsgeräte für die Stadtverwaltung Langenfeld

Leistungen nach Losen (1)

• LOT-0001 · Lieferung einer Druckerstraße und Kopiergeräte für die Verwaltung in 40764 Langenfeld

  Ersatzbeschaffung Druckerstraße und Multifunktionsgeräte Die derzeit eingesetzte Druckvorstufen- und Workflowsoftware PRISMAprepare ist integraler Bestandteil des produktiven Druckgesamtsystems der Druckerei und übernimmt die Aufbereitung von Druckdaten. Der Einsatzzweck geht jedoch weit darüber hinaus: Die Software bildet die zentrale Plattform für die Erstellung, Verwaltung, Archivierung und automatisierte Verarbeitung produktionsrelevanter Druckjobs und Druckvorlagen. Über die vergangenen Jahre wurde innerhalb dieser Systemumgebung ein umfangreiches Archiv an standardisierten Druckaufträgen und wiederkehrend genutzten Produktionsvorlagen aufgebaut, welches für den laufenden Betrieb der Druckerei von wesentlicher Bedeutung ist. Dieses Archiv enthält nicht lediglich einfache PDF-Dokumente, sondern komplexe, produktionsfertige Druckjobs mit umfangreichen workflow- und produktionsspezifischen Steuerungsinformationen, wie z.B. die Einstellungen zur Weiterverarbeitung (Heften, Lochen, Falzen, Broschürenproduktion), Sortier- und Ablagelogiken, Barcode-und Produktionssteuerungsinformationen und Farbparameter. Zur Erhaltung der Nutzbarkeit unseres Archivs und der für dessen Erstellung aufgewendeten Ressourcen ist die weitere Nutzung der Software erforderlich und gewünscht. PRISMAprepare bildet die zentrale Workflow-Software unserer Druckerei. Die Prozesse der Druckerei wurden über Jahre organisatorisch und technisch auf die Funktionen dieser Workflow-Umgebung abgestimmt. PRISMAprepare ermöglicht dabei insbesondere die Nutzung automatisierter Vorlagen für wiederkehrender Produktionsprozesse. Die bestehende Produktionsumgebung der Druckerei ist dementsprechend funktional und organisatorisch auf die spezifischen Arbeitsweisen und Prozesslogiken dieser Software ausgerichtet. Ein Wechsel auf eine andere Softwarelösung würde daher nicht lediglich den Austausch eines einzelnen technischen Produkts darstellen, sondern einen größeren Eingriff in die Gesamtorganisation der Druckerei bedeuten. Sämtliche bestehenden Produktionsroutinen, Vorlagenstrukturen, Automatisierungsregeln und Workflowprozesse müssten neu aufgebaut, angepasst, getestet und validiert werden. Das wiederum birgt die Gefahr zeitweiser Produktivitätsverluste, es ist zudem mit zusätzlichem Schulungsaufwand und einer erhöhten Fehleranfälligkeit insbesondere in den ersten Wochen/Monaten zu rechnen. Die Produktfestlegung ist gerechtfertigt und aus den zuvor beschriebenen objektiven und auftragsbezogenen Gründen erforderlich. Die Bestimmung erfolgt willkürfrei und ohne Diskriminierung anderer Wirtschaftsteilnehmer. Sie ist daher zulässig gem. § 31 Abs. 6 S. 1 VgV. Gleichzeitig stellt dies ein technisches Alleinstellungsmerkmal der Software PRISMAprepare des Herstellers Canon i.S.d. § 14 Abs. 4 Nr. 2 S. 1 Nr. b) VgV dar. Diese Ausschließlichkeit ist nicht selbst begründet. Vielmehr ist diese der allgemeinen Marktsituation im Bereich des Produktionsdrucks geschuldet, was im Folgenden noch näher betrachtet wird. Daraus folgt auch, dass die ebenfalls zu beschaffenden Drucksysteme für den Produktionsdruck mit der Software PRISMAprepare kompatibel sein müssen. Die bestehende Produktionsumgebung der Druckerei basiert auf einem integrierten Gesamtsystem aus Druckhardware, Druckserver-, Workflow- und Vorstufensoftware. Die eingesetzte Software PRISMAprepare ist dabei nicht isoliert zu betrachten, sondern unmittelbar auf die technischen Funktionalitäten der vorhandenen Canon-Produktionssysteme abgestimmt. Zur Sicherstellung der Betriebsfähigkeit und der weiteren Nutzung der bereits aufgebauten Produktionsumgebung ist es erforderlich, dass die zusätzlich zu beschaffende Hardware sämtliche durch PRISMAprepare erzeugten produktionsrelevanten Steuerungsinformationen vollständig und reproduzierbar verarbeiten kann. Der im Hause etablierte Webshop PRISMAdirect ist das übergreifende Workflow- und Verbindungselement zur Anbindung aller städtischen Referate und Bereiche (inkl. z.B. der städtischen Kindergärten) an die Druckerei. Der Webshop ist in intensiver Detailarbeit (sowohl von Seiten der Canon Deutschland GmbH als auch vor allem durch Mitarbeiter der Druckerei) entstanden und gewachsen und umfasst mittlerweile nicht nur den Bereich Druckvorlagen und Übertragung von individuellen Druckaufträgen, sondern auch den kompletten Bereich der Büromittelverwaltung und Ausgabe. Individuelle (nicht wiederkehrende) Druckaufträge werden von den Referaten über das Webprotal des Webshops übertragen. Hierbei werden vorbereitete PDF-Dateien oder auch erstellte Microsoft Office Dateien individuell im Portal hochgeladen und die notwendigen Druckinformationen über einen online Druckauftrag (Job-Ticket) übermittelt. Hierbei gibt es die Möglichkeit, vorausgewählte Parameter zu nutzen (z.B. Erstellung einer DIN A4 Broschüre); in diesem Fall müssen auch hier nur Stückzahl und die Bezeichnung des Auftraggebers mit der Druckdatei verknüpft werden. Alle anderen Informationen sind programmiert und hinterlegt und werden automatisch hinzugefügt. Der Einsatz der Software PRISMAdirect ist daher fortzuführen. Daraus folgt, dass bei der Ersatzbeschaffung der Webshop-Software Lizenzen der Software PRISMAdirect zu beschaffen sind.