Rahmenvertrag zur Digitalisierung und zum Scannen von Akten der Stadtverwaltung Heilbronn
Was wird ausgeschrieben
Die Stadt Heilbronn schreibt einen Rahmenvertrag über 48 Monate für die Digitalisierung von Verwaltungsakten aus. Das Projekt umfasst ein geschätztes Volumen von 200.000 Blatt pro Woche und zielt auf die vollständige Ersetzung der Papierakten ab. Die Digitalisierung beginnt mit Ausländerakten und wird auf Bau- und Leistungsakten ausgeweitet.
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Rahmenvertrag mit 48-monatiger Laufzeit zum Scannen von Akten der Stadtverwaltung Heilbronn
Die Stadtverwaltung Heilbronn sucht einen Dienstleister für die großflächige Digitalisierung ihrer Aktenbestände. Über einen Zeitraum von vier Jahren sollen wöchentlich etwa 200.000 Blatt Papier gescannt und in digitale Formate überführt werden, um die physische Aktenführung langfristig abzulösen. Der Auftrag beginnt mit Ausländerakten und umfasst später auch Bau- und Leistungsakten. Interessierte Unternehmen müssen in der Lage sein, ein sehr hohes tägliches Scan-Volumen zuverlässig zu bewältigen.
Zentrale Anforderungen
2 Punkte- Nachweis der Eignung durch fristgerechte Einreichung aller geforderten Unterlagen
- Nutzung der Vergabeplattform subreportELVIS für die Kommunikation und Dokumentenübermittlung
KI-zusammengefasst aus den offiziellen Eignungsanforderungen. Verbindlich ist der Originaltext unten.
Eignungskriterien (Volltext)
Die Bieter werden einmalig aufgefordert innerhalb einer Frist von 6 Kalendertagen, gerechnet vom Tag nach Absendung der Aufforderung evtl. fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen. Geschieht dies innerhalb der gesetzten Frist nicht, wird das Angebot vom weiteren Verfahren ausgeschlossen. Die Aufforderung wird über die Vergabeplattform subreportELVIS versandt, die nachgeforderten Unterlagen sind vom Bieter auf der Vergabeplattform subreportELVIS einzustellen. Zur Fristwahrung ist der rechtzeitige upload auf der Vergabeplattform subreportELVIS maßgeblich.
Aufteilung in Lose
1 LotDigitalisierung der im Stadtgebiet Heilbronn befindlichen Akten aus sämtlichen Bereichen der Verwaltung (zunächst Ausländerakten, dann Bau- und Leistungsakten) mit dem Ziel, die bestehenden Papierakten 1:1 zu ersetzen. Der Umfang beträgt schätzungsweise 200.000 Blätter (Vorder- und Rückseite)/Woche. Es handelt sich hierbei um eine Kalkulationsgröße, nicht um eine garantierte Liefermenge. Über diese Ausschreibung soll ein Rahmenvertrag mit einer Laufzeit von 48 Monaten erreicht werden.
Zuschlagskriterien
2 Kriterien- price
siehe Bewertungsmatrix in den Vergabeunterlagen.
- quality
siehe Bewertungsmatrix in den Vergabeunterlagen
Zeitplan
- 21. Mai 2026Bekanntmachung veröffentlichtAuf TED publiziert
- 2. Juni 2026EinreichungsfristElektronische Einreichung