Akten-Scan-Dienstleistungen für die Stadtverwaltung Heilbronn
Was wird ausgeschrieben
Die Stadt Heilbronn vergibt einen Rahmenvertrag über 48 Monate (4 Jahre) für das Scannen und Digitalisieren von Verwaltungsakten. Der geschätzte Umfang beträgt ca. 200.000 Blätter pro Woche, wobei zunächst Ausländerakten, dann Bau- und Leistungsakten digitalisiert werden sollen. Ziel ist die vollständige 1:1-Ersatzung der Papierakten durch digitale Dokumente.
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Rahmenvertrag mit 48-monatiger Laufzeit zum Scannen von Akten der Stadtverwaltung Heilbronn
Die Stadt Heilbronn benötigt einen Dienstleister für die Digitalisierung ihrer Verwaltungsakten. Über einen Rahmenvertrag mit 48-monatiger Laufzeit sollen jährlich rund 10 Millionen Blätter gescannt werden — zunächst Ausländerakten, später Bau- und Leistungsakten. Das Ziel ist die vollständige Ablösung der Papierakten durch digitale Dokumente. Die wöchentliche Menge von ca. 200.000 Blättern dient als Kalkulationsgrundlage, ist aber keine garantierte Abnahmemenge. Bewerber müssen die Nachforderung fehlender Unterlagen innerhalb von 6 Kalendertagen über die Vergabeplattform subreportELVIS ermöglichen.
Zentrale Anforderungen
5 Punkte- Nachweis vergleichbarer Scan-Dienstleistungen für öffentliche Auftraggeber
- Fähigkeit zur digitalen Aktenarchivierung gemäß gesetzlichen Anforderungen
- Nachforderungsfähigkeit innerhalb von 6 Kalendertagen über subreportELVIS
- Eignung nach den Regelungen der VOB/VOL
- Nachweis der technischen Leistungsfähigkeit für hohe Scan-Volumen
KI-zusammengefasst aus den offiziellen Eignungsanforderungen. Verbindlich ist der Originaltext unten.
Eignungskriterien (Volltext)
Die Bieter werden einmalig aufgefordert innerhalb einer Frist von 6 Kalendertagen, gerechnet vom Tag nach Absendung der Aufforderung evtl. fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen. Geschieht dies innerhalb der gesetzten Frist nicht, wird das Angebot vom weiteren Verfahren ausgeschlossen. Die Aufforderung wird über die Vergabeplattform subreportELVIS versandt, die nachgeforderten Unterlagen sind vom Bieter auf der Vergabeplattform subreportELVIS einzustellen. Zur Fristwahrung ist der rechtzeitige upload auf der Vergabeplattform subreportELVIS maßgeblich.
Aufteilung in Lose
1 LotDigitalisierung der im Stadtgebiet Heilbronn befindlichen Akten aus sämtlichen Bereichen der Verwaltung (zunächst Ausländerakten, dann Bau- und Leistungsakten) mit dem Ziel, die bestehenden Papierakten 1:1 zu ersetzen. Der Umfang beträgt schätzungsweise 200.000 Blätter (Vorder- und Rückseite)/Woche. Es handelt sich hierbei um eine Kalkulationsgröße, nicht um eine garantierte Liefermenge. Über diese Ausschreibung soll ein Rahmenvertrag mit einer Laufzeit von 48 Monaten erreicht werden.
Zuschlagskriterien
2 Kriterien- price
siehe Bewertungsmatrix in den Vergabeunterlagen.
- quality
siehe Bewertungsmatrix in den Vergabeunterlagen
Zeitplan
- 27. Apr. 2026Bekanntmachung veröffentlichtAuf TED publiziert
- 26. Mai 2026EinreichungsfristElektronische Einreichung