Technische Konferenz- und Veranstaltungsbetreuung (Präsenz, Digital, Hybrid)
Was wird ausgeschrieben
Die Konrad-Adenauer-Stiftung vergibt einen Rahmenvertrag für die technische Betreuung von Veranstaltungen verschiedener Formate (Präsenz, Digital und Hybrid) sowie für Videoproduktionen. Der Dienstleister muss die technische Ausstattung bereitstellen, während der Veranstaltung bedienen und überwachen sowie den Abbau nach Abschluss übernehmen. Die Vergabe erfolgt anhand von Qualität (40 %) und Kosten (60 %), mit Abgabe bis Juni 2026.
Vollständige Beschreibung anzeigen
Benötigt wird die technische Konferenz- und Veranstaltungsbetreuung verschiedener Formate (Präsenz, Digital und Hybrid).
Die Konrad-Adenauer-Stiftung in Berlin sucht einen Dienstleister für die technische Veranstaltungsbetreuung ihrer Veranstaltungen. Dies umfasst Konferenzen und Events in Präsenz, rein digital oder als Hybridformat sowie Videoproduktionen. Der Auftragnehmer muss die Veranstaltungstechnik (Ton, Licht, Bild) bereitstellen, während der Veranstaltung bedienen und danach wieder abbauen. Es handelt sich um einen Rahmenvertrag mit einem mittleren einstelligen Millionenbetrag, bei dem Bewerber sowohl Referenzen für vergleichbare Veranstaltungsdienstleistungen als auch ein Umsetzungskonzept vorlegen müssen.
Zentrale Anforderungen
6 Punkte- Nachweis langjähriger Erfahrung in der Veranstaltungstechnik
- Bereitstellung und Bedienung technischer Ausstattung
- Referenzen für vergleichbare Veranstaltungsdienstleistungen
- Umsetzungskonzept für hybride Fachveranstaltung
- Angabe von Pauschalen und Stundensätzen
- Gewährleistung des betriebsbereiten Zustands der Technik
KI-zusammengefasst aus den offiziellen Eignungsanforderungen. Verbindlich ist der Originaltext unten.
Eignungskriterien (Volltext)
Fehlende Unterlagen können nachgefordert werden.
Aufteilung in Lose
1 LotFür die optimale technische Veranstaltungsbetreuung verschiedener Veranstaltungsformate (Präsenz, Digital und Hybrid), sowie Videoproduktionen wird ein Dienstleister benötigt, der die notwendige technische Ausstattung (Veranstaltungstechnik) sowie langjährige Erfahrungswerte und die Expertise zur Verfügung stellen, den betriebsbereiten Zustand zu garantieren, die Technik während der Veranstaltung zu bedienen und zu überwachen sowie nach Abschluss der Veranstaltung abzubauen. Es ist beabsichtigt, mit einem geeigneten Dienstleistungsunternehmen eine Rahmenvereinbarung abzuschließen, in der alle wesentlichen Bedingungen für die späteren Abrufe (Einzelbeauftragungen pro Veranstaltung) festgelegt werden. Der Auftrag umfasst das vollumfängliche Projektmanagement von Veranstaltungen der Konrad-Adenauer-Stiftung e.V. unter Einbeziehung der bereits fest installierten Technik des Hauses am Standort Berlin. Umfang der Leistung ist die Erbrinung und Bereitstellung von Video- und Tonlivestreaming, Simultandolmetschtechnik, Kameraführung, Lichtsetzung, Regie, Bildmischung, Bühnenbau, Dekorationsbau, Veranstaltungsmobiliar sowie das Bereitstellen eines fertig gemischten Videostreams im Corporate Design des Auftraggebers. Die Bereitstellung eines Audiomitschnitts ist bei jeder Veranstaltung unabdinglich. In Absprache mit dem Auftraggeber kann auch eine Aufzeichnung von Video und Ton inklusive Pre- und Postproduktion von Video und Audiodaten sowie die Bereitstellung der Produzierten Dateien gewünscht sein. Weiterhin umfasst der Auftrag das Aufsetzen von digitalen Veranstaltungen sowie digitale Zuschaltungen von Referenten aus dem In- und Ausland in hybride und digitale Formate, Projektabhängig auch mit Simultandolmetschung. Die umfängliche Bereitstellung gängiger Lizenzen und Zugänge, z.B. Zoom und MS Teams wird vorausgesetzt und können nur zum Teil von der Auftraggeberin gestellt werden. Ein weiterer Bestandteil des Auftrags ist die Konzeption, Produktion und Umsetzung von digitalen Eventportalen und Videos in Form von Interviews, Features oder ähnlichen Kurzproduktionen. Die Konzeption und Redaktion erfolgt in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber und beinhaltet auch das Einspielen von Musik, Sprechtext, Bauchbinden, weiterem Bildmaterial und die Erstellung von Animationen. Für eine Beteiligung des Publikums an den Veranstaltungsformaten der KAS stellt der Auftragnehmer ein Portfolio an interaktiven Tools (z.B. Abstimmungen für hybride Veranstaltungen, Live-Transkription mit Übersetzung) mit entsprechenden Lizenzen zur Verfügung. Die Beratung und Abstimmung des Einsatzes dieser Tools erfolgt auch hier in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber. Der Auftraggeber stellt dem Auftragnehmer eigene hauseigene Technik zur Verfügung. Diese muss verpflichtend genutzt werden. Für den zusätzlichen Bedarf an Veranstaltungstechnik, die nicht von der Auftraggeberin abgedeckt werden kann, stellt der Auftragnehmer hochwertige und zuverlässige Technik sowie entsprechend qualifiziertes Personal bereit. Während des Ausschreibungsverfahrens findet ein verpflichtender Vororttermin statt. Die Veranstaltungen finden in der Regel in einem Zeitfenster von 8.00 Uhr bis 22.00 Uhr statt, verlaufen in der Regel ein - bis zweistündig sowie auch an Wochenenden und Feiertagen.
Zuschlagskriterien
2 Kriterien- quality40%
Die Bieter haben ihr Umsetzungskonzept auf Basis der folgenden kompakten Musterveranstaltung zu entwickeln: Es handelt sich um eine hybride Fachveranstaltung im Forum der Akademie der Konrad-Adenauer-Stiftung in Berlin mit folgenden Eckpunkten: - mit einer Dauer von etwa 120 Minuten - vor Ort nehmen vier Sprecherinnen/Sprecher und ein Moderator teil; zusätzlich werden zwei externe Referenten digital zugeschaltet. - erwartet werden rund 50 Teilnehmende im Saal sowie etwa 100 Online-Teilnehmende. - eine Simultandolmetschung DE/EN wird eingesetzt. - die fest installierte Haus- und Regietechnik (Ton, Licht, 4K-LED-Leinwand, Dolmetscherkabinen) ist verpflichtend zu nutzen und technisch einzubinden. - der Aufbau beginnt ca. sechs Stunden vor Veranstaltungsbeginn und umfasst die Einrichtung des Streaming-Setups im Corporate Design, Techniktests, Kamerapositionierung sowie einen Verbindungstest mit den zugeschalteten Referenten. - die Durchführung beinhaltet ein kurzes Intro, eine moderierte Podiumsdiskussion, die Zuschaltung der externen Sprecher, eine variable Kameraführung sowie die Einbindung eines interaktiven Tools (z. B. TED-Umfrage). - der Abbau sowie die Bereitstellung eines Audiomitschnitts erfolgen unmittelbar nach Veranstaltungsende. Für die Musterveranstaltung ist folgende Möblierung vorgesehen: ein Brückentisch (L 160 × B 80 × H 105 cm), vier Barhocker mit Stahlgestell. Die Integration dieser Elemente in Bühnenbild, Kameraführung und Ablauf ist im Konzept kurz darzustellen. Das einzureichende Umsetzungskonzept soll in kompakter Form darstellen, wie der Bieter die technische und organisatorische Umsetzung sicherstellt, insbesondere Kamerakonzept, Ton- und Lichtführung, digitale Zuschaltungen, Einbindung interaktiver Elemente, Corporate-Design-Umsetzung sowie Maßnahmen zur Qualitätssicherung und Redundanz. Mindestanforderungen werden nicht bewertet; bewertet werden ausschließlich überobligatorische qualitative Ansätze. Bewertungsmaßstab: 0 Punkte: Das Konzept ist unzureichend. Es bleibt inhaltlich vage oder unvollständig und lässt nicht erkennen, wie die technische und organisatorische Umsetzung der hybriden Musterveranstaltung sichergestellt werden soll. 1 - 29 Punkte: Das Konzept überzeugt nur in Ansätzen. Mehrere Elemente der technischen, organisatorischen oder gestalterischen Umsetzung sind nicht schlüssig dargestellt. Es bestehen erhebliche Zweifel an der praktischen Realisierbarkeit, insbesondere hinsichtlich Kamerakonzept, Ton-/Lichtführung, digitaler Zuschaltungen oder der Integration der vorgegebenen Möblierung. 30 - 69 Punkte: Das Konzept ist überwiegend überzeugend. Die wesentlichen technischen und organisatorischen Abläufe werden nachvollziehbar beschrieben; kleinere Schwächen oder Auslassungen sind vorhanden, beeinträchtigen die Gesamtumsetzung jedoch nicht wesentlich. Die Durchführung der Musterveranstaltung erscheint weitgehend realistisch und qualitativ angemessen. 70 - 100 Punkte: Das Konzept überzeugt vollständig. Es ist klar, strukturiert, fachlich fundiert und deckt alle relevanten Aspekte der Musterveranstaltung ab - einschließlich Kamerakonzept, Ton‑ und Lichtführung, digitaler Zuschaltungen, Corporate-Design-Elementen, Interaktionstools, Redundanzen sowie Integration der vorgesehenen Möblierung. Die Umsetzung erscheint durchgängig plausibel und qualitativ hochwertig. Zwischenbewertungen (erfolgen in ganzen Punktzahlen) innerhalb der genannten Punktebereiche erfolgen differenziert nach Qualität, Vollständigkeit und Plausibilität der Ausführungen. Der Zuschlag wird nur auf ein Angebot erteilt, das mindestens 70 Gesamtpunkte nach den festgelegten Bewertungskriterien erreicht. Angebote unterhalb dieser Mindestpunktzahl werden nicht berücksichtigt.
- cost60%
Angabe von Pauschalen, Stundensätzen und Möblierung
Zeitplan
- 28. Apr. 2026Bekanntmachung veröffentlichtAuf TED publiziert
- 10. Juni 2026EinreichungsfristElektronische Einreichung