Rahmenvertrag für Speditions- und Messelogistikdienstleistungen

Der Bieter erstellt auf maximal 40 Din A4 Seiten (Schriftart Arial, Schriftgröße 12, Zeilenabstand 1,5) im PDF-Format eine detaillierte Beschreibung seiner geplanten Vorgehensweise in Ansehung an die Aufgabenstellung entlang der auftragsgegenständlichen Themenschwerpunkte operative Logistik, Ressourcen- und Equipmentkonzeptionierung, Service und Kunden sowie digitale Steuerung. Der Angebotsbestandteil ist als umfassendes, auftragsbezogenes Konzept zur Durchführung der Messelogistik zu verstehen. Es soll dabei deutlich werden, dass und wie sich der Bieter mit den Besonderheiten des Projekts auseinandergesetzt hat. Der Bieter soll sein methodisches Vorgehen und die Herangehensweise nachvollziehbar erläutern und dabei auch auf aus dem Projekt resultierende besondere Herausforderungen eingehen. Bezüglich der thematischen Schwerpunkte gilt: Operatives Logistikkonzept: Darstellung der Organisation und Steuerung sämtlicher logistischer Prozesse im Rahmen von Veranstaltungen. Dies umfasst insbesondere Anliefer- und Abholprozesse, Steuerung der Auf- und Abbauphasen, Leergutannahme, -lagerung und -rückführung sowie die Koordination von Verkehrs- und Bewegungsströmen auf dem Messegelände. Ressourcen- und Equipmentkonzept: Darstellung der bedarfsgerechten Planung, Vorhaltung und Disposition von Personal sowie technischem Equipment (z. B. Flurförderzeuge, Krane, Hebebühnen). Es ist darzulegen, wie Verfügbarkeiten sichergestellt werden und wie bei Ausfällen oder kurzfristigem Mehrbedarf reagiert wird. Service- und Kundenkonzept: Beschreibung der Abwicklung aller Leistungen gegenüber Ausstellern und sonstigen Kunden, einschließlich Angebotserstellung, Auftragsabwicklung, Reaktionszeiten sowie Betreuung vor Ort durch qualifiziertes Personal. Ebenso darzustellen sind Maßnahmen zum Umgang mit Beschwerden und zur Sicherstellung einer hohen Servicequalität. Digitales Steuerungskonzept: Darstellung eingesetzter Systeme zur Planung, Steuerung und Abwicklung logistischer Prozesse (z. B. Zeitfenstermanagement, Buchungssysteme, Check-in-Lösungen). Es ist zu erläutern, wie bestehende und zukünftige Digitalisierungsanforderungen unterstützt werden. Für die Bewertung der konzeptionellen Darstellungen gilt wie folgt: Das eingereichte Konzept wird nach den vier oben beschriebenen Themenschwerpunkten bewertet. Die Bewertung folgt auf einer Bewertungsskala von 50 Punkten (beste Bewertung) bis 10 Punkten (schlechteste Bewertung) bewertet. Die für jede Kategorie vergebenen Punkte werden mit dem dazugehörigen Wertungsfaktor multipliziert. Die Einzelwerte werden anschließend addiert und ergeben den Gesamtnutzwert des Konzeptes, sodass maximal 1000 Punkte erreicht werden können. Die Bewertung erfolgt über die Vergabestelle und den zuständigen Fachbereich (zusammen sog. "Juroren") getrennt. Die Punkte der Juroren werden addiert und durch die Anzahl der Juroren geteilt. Das Ergebnis wird auf 2 Nachkommastellen gerundet und zu 15 % gewichtet

Der Bieter präsentiert und erläutert in einem Präsentationstermin mündlich die schriftlichen Bestandteile des Angebots, mithin seine konzeptionellen Ausführungen und interagiert zudem mit den Vertretern des Auftraggebers. Die Präsentation dient der Erläuterung und Vertiefung der im schriftlichen Angebot dargestellten Angebotsbestandteile. Neue oder von den schriftlichen Angebotsunterlagen abweichende Angebotsbestandteile werden bei der Wertung nicht berücksichtigt. Es ist allerdings zulässig, dass der Bieter in diesem genannten Rahmen seine mündlichen Erläuterungen durch Präsentationsunterlagen begleitet. Es wird erwartet, dass die vom Bieter vorgesehenen projektverantwortlichen Personen (einschließlich Objektleiter) am Termin teilnehmen und sich vorstellen. Im Rahmen der Präsentation wird bewertet: - Fachliches Verständnis der Anforderungen der Messelogistik sowie Erläuterung der Vorgehensweise und der damit verbundenen Zielsetzungen - Praxistauglichkeit der im schriftlichen Angebot dargestellten Abläufe und Lösungsansätze - Nachvollziehbarkeit der personalbezogenen Ausführungen im Hinblick auf das für die operative Durchführung vorgesehene Team insbesondere des Objektleiters sowie die nachvollziehbare Darstellung der Rollen und Verantwortlichkeiten - Bewertet wird zudem die Qualität der Interaktion auf Rückfragen der Vergabestelle Für die Präsentation sind max. 45 min. mit anschließender Fragerunde von max. 30 min. vorgesehen. Die für jeden Aspekt vergebenen Punkte werden mit dem dazugehörigen Wertungsfaktor multipliziert. Die Bewertung folgt auf einer Bewertungsskala von 50 Punkten (beste Bewertung) bis 10 Punkten (schlechteste Bewertung) bewertet. Die Einzelwerte werden anschließend addiert und ergeben den Gesamtnutzwert der Präsentation, sodass maximal 1000 Punkte erreicht werden können. Die Bewertung erfolgt über die Vergabestelle und den zuständigen Fachbereich (zusammen sog. "Juroren") getrennt. Die Punkte der Juroren werden addiert und durch die Anzahl der Juroren geteilt. Das Ergebnis wird auf zwei Nachkommastellen gerundet und zu 15 % gewichtet.