Rahmenvertrag für Scan- und Digitalisierungsleistungen von Aktenbeständen
Was wird ausgeschrieben
Die Stadtwerke Bonn GmbH schreibt einen Rahmenvertrag zur Digitalisierung physischer Aktenbestände für sich und ihre Konzerngesellschaften aus. Der Leistungsumfang umfasst die Abholung, Aufbereitung, das Scannen in verschiedenen Formaten bis DIN A0 sowie die revisionssichere Archivierung oder Vernichtung. Der Vertrag ist auf eine langfristige Zusammenarbeit ausgelegt.
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Die Stadtwerke Bonn GmbH beabsichtigt, gemeinsam mit ihren Konzerngesellschaften einen Rahmenvertrag über Scan- und Digitalisierungsleistungen von physischen Aktenbeständen abzuschließen. Ziel der Ausschreibung ist die Auswahl eines leistungsfähigen und sicherheitszertifizierten Dienstleisters, der analoge Archivbestände strukturiert, revisionssicher und datenschutzkonform digitalisiert.
Die Stadtwerke Bonn suchen einen professionellen Dienstleister, der ihre analogen Aktenbestände in digitale Formate überführt. Dabei geht es um den gesamten Prozess: von der sicheren Abholung der Unterlagen über die Vorbereitung und das Scannen bis hin zur Bereitstellung durchsuchbarer PDF-Dateien. Der Auftraggeber legt besonderen Wert auf Datenschutz und Revisionssicherheit, da auch sensible Dokumente verarbeitet werden. Der Dienstleister übernimmt zudem optional die spätere Archivierung oder die datenschutzkonforme Vernichtung der Originale. Dieser Rahmenvertrag gilt für die Stadtwerke Bonn sowie deren Tochtergesellschaften.
Aufteilung in Lose
1 LotGegenstand der Leistungen - Abholung, Verpackung und sicherer Transport der Aktenbestände im Raum Bonn - Dokumentenvorbereitung einschließlich Entklammerung, Sortierung und Aufbereitung unterschiedlichster Dokumentenarten - Digitalisierung von Standardakten, komplexen Akten sowie Großformaten bis mindestens DIN A0 - Farbiges Scannen mit OCR-Volltexterkennung und Bereitstellung durchsuchbarer PDF/A-Dateien - Sichere Archivierung der Originalakten sowie optional datenschutzkonforme Vernichtung - Scan-on-Demand-Leistungen mit kurzfristiger Bereitstellung einzelner Akten - Dokumentation, Qualitätskontrolle und revisionssichere Nachvollziehbarkeit sämtlicher Prozessschritte Umfang und Struktur der Aktenbestände Der Rahmenvertrag umfasst konzernweit voraussichtlich rund 40.000 Akten mit einem geschätzten Gesamtvolumen von ca. 16 Millionen Seiten. Die Akten weisen unterschiedliche Komplexitätsgrade auf und enthalten neben klassischen DIN-A4-Unterlagen auch Sonderformate, Kleinbelege, technische Zeichnungen sowie Großformate. Die Beauftragung erfolgt chargenweise über mehrere Jahre hinweg.
Zeitplan
- 4. Juni 2026Bekanntmachung veröffentlichtAuf TED publiziert
- 6. Juli 2026EinreichungsfristElektronische Einreichung