Rahmenvereinbarung für Delegationsbetreuung bei internationalen Veranstaltungen

Status
Vergeben
Angebotsfrist
16.01.2026, 08:59 (Europe/Berlin)
Geschätzter Auftragswert
Nicht angegeben
Lose
1
Auftraggeber
Bundesamt für Auswärtige AngelegenheitenProfil ansehen
Erfüllungsregion
Berlin, Deutschland
Verfahren
Verhandlungsverfahren mit Aufruf
Auftragsart
Dienstleistung · Rahmenvereinbarung
Veröffentlicht
17.12.2025
Bekanntmachungsnummer
839725-2025
Verfahrensnummer
d661d20d-29ee-4066-8a84-8e75b34041f6
CPV-Codes
75210000 · Dienstleistungen im Bereich auswärtige Angelegenheiten und sonstige Dienstleistungen; 75211100 · Dienstleistungen im diplomatischen Bereich; 79950000 · Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen; 79992000 · Empfangsdienste; 79997000 · Dienstleistungen für GeschäftsreisenMehr anzeigen

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Kurzbeschreibung

Das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten sucht einen Dienstleister für die Vorbereitung, Beratung und Betreuung hochrangiger nationaler und internationaler Gäste und Delegationen. Die Leistungen werden für internationale Konferenzen, Gipfeltreffen, Regierungskonsultationen und Großveranstaltungen in Berlin sowie an anderen Orten in Deutschland benötigt und sollen auch weitere oberste Bundesbehörden unterstützen. Die Teilnahmefrist endet am 16. Januar 2026 um 07:59 Uhr (UTC); die Qualitätsbewertung zählt zu 70 Prozent und der Preis zu 30 Prozent.

KI-Zusammenfassung · Maßgeblich ist die Originalbekanntmachung.

Leistungsbeschreibung

Abschluss einer Rahmenvereinbarung für Delegationsbetreuungsdienstleistungen während der Durchführung internationaler Konferenzen, Gipfeltreffen, Regierungskonsultationen und Großveranstaltungen sowie die im Vorfeld erforderliche Vorbereitung und Beratung

Leistungen nach Losen (1)

  • LOT-0000 · AA RV Delegationsbetreuungsdienstleistungen

    Der Rahmenvertrag dient der Unterstützung des Auswärtigen Amtes, seiner nachgeordneten Behörden sowie anderer oberster Bundesbehörden bei der Vorbereitung und Betreuung von Besuchen nationaler und internationaler hochrangiger Gäste und Delegationen anlässlich internationaler Konferenzen, Gipfeltreffen, Regierungskonsultationen und Großveranstaltungen in Berlin und an anderen Orten in Deutschland. Hierfür bedarf es fester, zentraler Ansprechpersonen sowie der Bereitstellung von Gruppendelegationsbetreuer*innen und Delegationsbetreuer*innen. Die Delegationsbetreuung umfasst klassische Präsenzveranstaltungen, hier insbesondere die physische Begleitung der Delegation während ihres Besuchs bzw. ihrer Konferenzteilnahme. Aber auch bei virtuellen oder hybriden Formaten können Betreuungsleistungen notwendig werden. Folgende Leistungen werden im Einzelnen benötigt. - Beratung, Steuerung und Management der Delegationsbetreuungsdienstleistungen (u.a. Erstellung eines Delegationsbetreuungskonzepts sowie Planung, Koordinierung und Abwicklung des gesamten Delegationsbetreuungsprozesses); - Planung und Vorbereitung, u.a. Aufbau einer geeigneten Kommunikationsstruktur, Schnittstellenmanagement mit weiteren Dienstleistern, Identifizierung, Untervertragnahme, Bereitstellung und Steuerung einer ausreichenden Anzahl von geeigneten (Gruppen-)Delegationsbetreuer*innen; - Betreuung der Delegationen im Vorfeld der Veranstaltungen (kontinuierliche Ansprechbarkeit, Überwachen und Einhalten von Fristen, Teilnahme an Vorausreisen etc.); - Betreuung der Delegationen während der Veranstaltungen, u.a. kontinuierliche Ansprechbarkeit, Schnittstellenmanagement (zu anderen Dienstleistern, Sicherheitsbehörden, Hotels und Veranstaltungsorten), Schnittstelle zwischen Delegationen und deren Botschaften, Betreuung und Begleitung der Delegation (Teilnahme an Begrüßung/Verabschiedung, Sicherstellung der Einhaltung des Zeitplans, Information und Orientierung bei allen Fragen zum Programm, Serviceleistungen wie Botendienste, Kopiertätigkeiten, Einholung von Auskünften); - Budgetierung und Budgetkontrolle, Kostenabwicklung sowie regelmäßiges Monitoring und Reporting zur Inanspruchnahme dieses Rahmenvertrages. Die Leistungen sowie das hierfür zum Einsatz kommende Personal müssen höchsten Ansprüchen an Qualität, Kompetenz, Zuverlässigkeit, Leistungsfähigkeit, Etikette, Diskretion und Flexibilität genügen. Diese spiegeln sich in den festgelegten Eignungs- und Zuschlagskriterien wider. Für den Rahmenvertrag ist eine Laufzeit von 4 Jahren vorgesehen mit einer dreimaligen Verlängerungsoption um jeweils ein weiteres Jahr. Der Rahmenvertrag beinhaltet keinen Anspruch des Auftragnehmers auf Erteilung eines Einzelauftrags oder auf eine bestimmte Anzahl oder Regelmäßigkeit der Erteilung von Einzelaufträgen.

Anforderungen an deinen Betrieb

Der Bewerber versichert, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen. Die "Erklärung Eignung GWB" ist zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Der Bewerber versichert, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen. Die "Erklärung Eignung GWB" ist zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Etwaige Nachforderungsmöglichkeiten orientieren sich an den Regelungen der §§ 22 Abs. 6 VSVgV und 56 Abs. 2 VgV.

Wie wird das Angebot bewertet?

LOT-0000 · AA RV Delegationsbetreuungsdienstleistungen

Hier werden bewertet: 1. die in der 2. Stufe einzureichenden Konzepte zur Erfüllung von Einzelaufträgen (2 Szenarien) über protokollarische Delegationsbetreuung,, siehe Ziffern 02 und 03 der Leistungsbewertungsmatrix 2. die Qualifikation und Erfahrung des zum Einsatz kommenden Personals, siehe Ziffer 04 der Leistungsbewertungsmatrix
70 %
Berücksichtigt werden hier die geschätzte Anzahl an Personentagen und die Bürokosten für 1 Jahr (Zelle F40 des Preisblattes). Für die Bewertung der Preise wird ein relativer Bewertungsweg gewählt, der die relativen Preisunterschiede zwischen den Angeboten bewertet und in Punkte umrechnet (Lineare Interpolation), s.a. Leistungsbewertungsmatrix Ziffer 05.
30 %

Vergabeunterlagen

Keine abgerufenen Dateien hinterlegt. Ein abgeschlossener Abruf ist nicht dokumentiert.

Anforderungen

Der Bewerber versichert, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen. Die "Erklärung Eignung GWB" ist zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Der Bewerber versichert, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen. Die "Erklärung Eignung GWB" ist zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Etwaige Nachforderungsmöglichkeiten orientieren sich an den Regelungen der §§ 22 Abs. 6 VSVgV und 56 Abs. 2 VgV.

Änderungen und Bieterfragen

1 Eintrag
  1. 31.03.2026VergabebekanntmachungBekanntmachung 220683-2026
Vergleichbare Verfahren283vergeben oder Frist abgelaufen
Mit erfasstem Zuschlag462 verschiedene Auftragnehmer
ZuschlagssummeMedian
Zuschlag zu SchätzwertMedian, 54 Vergaben

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Frist in den letzten 12 Monaten abgelaufen, nach Ähnlichkeit
Titel
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Protokollarische Fahrdienstleistungen und VIP-Flughafenbetreuung für StaatsgästeBundesamt für Auswärtige AngelegenheitenBrandenburg an der Havel, Deutschland03.11.2025 -
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Rahmenvereinbarung für Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von EventsVivantes Rehabilitation GmbHBerlin, Deutschland23.02.2026 -
Umfassendes Veranstaltungsmanagement für Konferenzen, Tagungen, Messen und AusstellungenBundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und EntwicklungBonn, Deutschland02.04.2026 -
Rahmenvertrag für Fachplanungs- und Ingenieurleistungen bei Bau- und NotmaßnahmenBundesamt für Auswärtige AngelegenheitenBrandenburg an der Havel, Deutschland06.01.2026 -
Rahmenvertrag für Planung, Organisation und Umsetzung von VeranstaltungenSächsische StaatskanzleiDresden, Deutschland13.04.20263,9 Mio. €
Rahmenvereinbarung für Event-ManagementBundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Bundesministerium des Innern, vertreten durch das Beschaffungsamt des BMIBonn, Deutschland12.03.2026 -

Wer gewinnt solche Vergaben?

Die 300 inhaltlich ähnlichsten Verfahren im erfassten Bestand
Trend
ASadesso SEDortmund3009.06.2026136,8 Mio. €stabil
MVmediapool Veranstaltungsgesellschaft mbHBerlin3002.06.20262,7 Mio. €steigend
BGBraun GmbHAmstetten2223.03.2026560 Tsd. €steigend
EEEPI Entwickler.Planer.Ingenieure GmbHArnstorf2209.02.2026 - steigend
RDRandstad DeutschlandEschborn2126.06.2024247,4 Mio. €stabil
FCFLORIS Catering GmbH - 2005.06.2026284 Tsd. €stabil
GHGCH Hotels GmbHBerlin2018.05.2026 - steigend
RMRamboll Management Consulting GmbHHamburg2002.03.20261,7 Mio. €stabil
CGCOMDOK GmbHSankt Augustin2023.05.2025 - fallend
WGWesttours-Reisen GmbHBonn2017.12.2024550 Tsd. €fallend

Wer schreibt solche Vergaben aus?

Regionen: Berlin (155) · Nordrhein-Westfalen (62) · Hessen (20) · Bayern (10) · Baden-Württemberg (7) · Brandenburg (5)

Laufende Rahmenverträge

Berlin
  • Rahmenvereinbarung für die Weiterentwicklung und Umsetzung von MessestandkonzeptenGrigat und Neu, Int. Messebau GmbHBerlin Partner für Wirtschaft und Technologie GmbHBerlin, Deutschland
    2,8 Mio. €
    28.07.2025noch 10 Monate28.07.2027
    Neuausschreibung erwartet ca. Q1 2027 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Beratung und Durchführung von Veranstaltungen zur Öffentlichkeitsarbeitmediapool Veranstaltungsgesellschaft mbHBundesministerium für Ernährung und Landwirtschaft (BMEL)Berlin, Deutschland
    18.08.2025noch 11 Monate18.08.2027
    Neuausschreibung erwartet ca. Q1 2027 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Rahmenvereinbarung für veranstaltungstechnische Ausstattung und BetreuungLeyendecker GmbH +1 weitereKulturveranstaltungen des Bundes in Berlin GmbH (KBB GmbH)Berlin, Deutschland
    690 Tsd. €
    07.11.2025noch 14 Monate07.11.2027
    Neuausschreibung erwartet ca. Q2 2027 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Equipment- und Logistikleistungen für Live-Kommunikation in der PersonalgewinnungFair Play Service GmbHDeutsche Bahn AG Konzernleitung (Bukr 10)Berlin, Deutschland
    6 Mio. €
    01.12.2024noch 14 Monate30.11.2027
    Neuausschreibung erwartet ca. Q2 2027 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Rahmenvereinbarung für die Konzeption und Durchführung von Veranstaltungen und MesseauftrittenCompact Team GmbHBundesministerium der FinanzenBerlin, Deutschland
    8,5 Mio. €
    16.12.2025noch 15 Monate31.12.2027
    Neuausschreibung erwartet ca. Q3 2027 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Rahmenvereinbarung für ein Programm zu Klima, Frieden und Sicherheitadelphi global gemeinnützige GmbHBundesamt für Auswärtige AngelegenheitenBrandenburg an der Havel, Deutschland
    2,6 Mio. €
    25.11.2024noch 15 Monate31.12.2027
    Neuausschreibung erwartet ca. Q3 2027 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet

Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten

Aktiv seit 2023 · 49 Verfahren
Profil öffnen
Verfahren pro Jahr17Ø seit 2023
Ø Auftragswertgeschätzt, laut Bekanntmachung
VergebenVerfahren mit Zuschlag
RahmenverträgeAnteil an Verfahren
Verfahren je Woche · 49 seit 2023Spitze KW 5 · 2026 · 4

Leistungsbereiche

Top 5 nach Verfahren

Erfüllungsorte

nach Verfahren

Bisherige Auftragnehmer

Zuschläge dieses Auftraggebers, alle Leistungsbereiche
IKIngenieurbüro Kachellek223.03.2026560 Tsd. €
BGBraun GmbH223.03.2026560 Tsd. €
EEEPI Entwickler.Planer.Ingenieure GmbH209.02.2026 -
OGOVH GmbH121.08.2026 -
SASinell All-IT Gmbh101.07.2026 -
SIStoof International GmbH123.06.2026 -
ACAndreas Christ Spedition und Möbeltransport GmbH127.05.2026 -
GSGöllner Spedition GmbH & Co. KG127.05.2026 -

Laufende Rahmenverträge

nach voraussichtlichem Vertragsende
  • Softwarelizenzen für Self-Service-Business-Intelligence und BetriebsleistungenAuftragnehmer nicht veröffentlichtBundesamt für Auswärtige AngelegenheitenBrandenburg an der Havel, Deutschland
    18.12.2023noch 5 Monate28.02.2027
    Neuausschreibung erwartet ca. Q3 2026 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Rahmenvereinbarung für IT-Betriebs- und SupportleistungenCONET Services GmbHBundesamt für Auswärtige AngelegenheitenBrandenburg an der Havel, Deutschland
    01.12.2023noch 14 Monate07.11.2027
    Neuausschreibung erwartet ca. Q2 2027 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Rahmenvereinbarung für Software-EntwicklungsleistungenComputacenter AG & Co. oHG +3 weitereBundesamt für Auswärtige AngelegenheitenBrandenburg an der Havel, Deutschland
    27.10.2025noch 14 Monate27.11.2027
    Neuausschreibung erwartet ca. Q2 2027 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Rahmenvereinbarung für ein Programm zu Klima, Frieden und Sicherheitadelphi global gemeinnützige GmbHBundesamt für Auswärtige AngelegenheitenBrandenburg an der Havel, Deutschland
    2,6 Mio. €
    25.11.2024noch 15 Monate31.12.2027
    Neuausschreibung erwartet ca. Q3 2027 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Wartung und Instandsetzung abhörsicherer BesprechungskabinenAuftragnehmer nicht veröffentlichtBundesamt für Auswärtige AngelegenheitenBrandenburg an der Havel, Deutschland
    03.11.2023noch 15 Monate31.12.2027
    Neuausschreibung erwartet ca. Q3 2027 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Veranstaltungsmanagementsoftware mit Cloudbetrieb, Support und SchulungenMatchmeeting ABBundesamt für Auswärtige AngelegenheitenBrandenburg an der Havel, Deutschland
    13.03.2026noch 18 Monate13.03.2028
    Neuausschreibung erwartet ca. Q3 2027 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Landtransporte von Ausstattung und Kraftfahrzeugen ins AuslandAndreas Christ Spedition und Möbeltransport GmbH +1 weitereBundesamt für Auswärtige AngelegenheitenBrandenburg an der Havel, Deutschland
    27.05.2026noch 20 Monate31.05.2028
    Neuausschreibung erwartet ca. Q4 2027 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Personelle und technische Unterstützung für Veranstaltungen des Auswärtigen AmtsPCS Professional Conference Systems GmHBundesamt für Auswärtige AngelegenheitenBrandenburg an der Havel, Deutschland
    1,3 Mio. €
    29.04.2024noch 21 Monate30.06.2028
    Neuausschreibung erwartet ca. Q4 2027 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Rahmenvereinbarung für Drucker und Scanner für VerschlusssachenGBS TEMPEST & Service GmbHBundesamt für Auswärtige AngelegenheitenBrandenburg an der Havel, Deutschland
    25.09.2024noch 24 Monate04.09.2028
    Neuausschreibung erwartet ca. Q1 2028 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Cloudbasierte Cyber-Bedrohungsaufklärung mit Softwarelizenzen und DienstleistungenComputacenter AG & Co. oHGBundesamt für Auswärtige AngelegenheitenBrandenburg an der Havel, Deutschland
    28.11.2024noch 26 Monate25.11.2028
    Neuausschreibung erwartet ca. Q2 2028 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet

Letzte Verfahren

neueste zuerst · Zuschlagsempfänger, wo veröffentlicht
25.08.2026Public Cloud-Leistungen (Infrastructure-as-a-Service und Platform-as-a-Service)VergebenOGOVH GmbH -
31.07.2026Generalplanungsleistung für Dachsanierung und Photovoltaik-Anlage in ConakryOffen - -
21.07.2026Eignungsdiagnostische Beratung und Potenzialanalysen für AuswahlverfahrenOffen - -
20.07.2026Generalplanerleistungen für Baumaßnahmen an der Botschaftskanzlei in DakarOffen - -
03.07.2026Lieferung und Lagerung von Eaton USV-Anlagen 9PXVergebenSASinell All-IT Gmbh -
30.04.2026Eaton USV-Anlagen 9PX (250 Stück) inkl. Lagerung und ErhaltungsladungOffen - -
10.04.2026Protokollarische Beflaggung, rote Teppiche, Podeste und Absperrungen bei StaatsbesuchenVergebenNGNäser GmbH & Co.Krawattenfabrik KG -
20.02.2026Beschaffung von drei sondergeschützten Geländewagen (Toyota Land Cruiser 300)VergebenSIStoof International GmbH -
11.02.2026Landtransporte von Ausstattung und Kraftfahrzeugen ins AuslandVergebenACAndreas Christ Spedition und Möbeltransport GmbH +1 weitere -
29.01.2026Elektrofachplanungs- und Ingenieurleistungen für kleinere Bau- und NotfallmaßnahmenVergebenIKIngenieurbüro Kachellek +2 weitere560 Tsd. €
29.01.2026Rahmenvertrag für Elektrofachplanung und technische Leistungen bei BauvorhabenVergebenIKIngenieurbüro Kachellek +2 weitere560 Tsd. €
29.01.2026Elektrofachplanung und technische Leistungen für Bau- und dringende NotmaßnahmenVergebenIKIngenieurbüro Kachellek +2 weitere560 Tsd. €
28.01.2026Rahmenvereinbarung zur Beschaffung einer elektronischen eCLIQ-SchließanlageVergebenSASchlüsseldienst am Zoo NIG Gmbh -
06.01.2026Rahmenvertrag für Fachplanungsleistungen in Heizung, Klima, Lüftung und SanitärVergebenBGBraun GmbH +2 weitere -
17.12.2025Rahmenvereinbarung für Delegationsbetreuung bei internationalen VeranstaltungenVergebenMIMIRS-Michel International Relations & Services UG (haftungsbeschränkt) -
10.12.2025Sanitärspender und Verbrauchsgüter für Liegenschaften des Auswärtigen AmtsVergebenCHCWS Hygiene Deutschland GmbH & Co. KG -
04.12.2025Rahmenvertrag für Fachplanungs- und Technikerleistungen in Heizung, Klima, Lüftung und SanitärVergebenIPiproplan Planungsgesellschaft mbH +2 weitere -
04.12.2025Rahmenvertrag für Fachplanungsleistungen für Heizung, Klima, Lüftung und SanitärVergebenEEEPI Entwickler.Planer.Ingenieure GmbH +2 weitere -
01.12.2025Veranstaltungsmanagementsoftware mit Cloudbetrieb, Support und SchulungenVergebenMAMatchmeeting AB -
24.11.2025Rahmenvertrag für Fachplanungs- und Technikerleistungen der Kostengruppen 440, 450 und 480Vergeben - -
21.11.2025Elektrofachplanung und Technikerleistungen für kleinere Bau- und NotfallmaßnahmenVergeben - -
19.11.2025Rahmenvertrag für Fachplanungs- und Ingenieurleistungen bei Bau- und NotmaßnahmenVergeben - -
17.11.2025Rahmenvertrag zur Lieferung höhenverstellbarer Schreibtische, Besprechungstische und StauraummöbelOffen - -
09.10.2025Protokollarische Fahrdienstleistungen und VIP-Flughafenbetreuung für StaatsgästeVergebenFGFahrwerk GmbH -
02.09.2025Rahmenvertrag über mobile Luftreinigungsgeräte mit weltweitem VersandVergebenIAINCEN AG -

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