Prozessberatung für Verwaltung, Finanzen und Liegenschaftsmanagement
Was wird ausgeschrieben
Die Ludwig-Maximilians-Universität München sucht einen Beratungsdienstleister zur Analyse und Optimierung ihrer Verwaltungsprozesse in den Bereichen Vergabe, Finanzen und Liegenschaftsmanagement. Der Auftrag ist in drei Lose unterteilt und umfasst die fachliche Begleitung bei der Einführung digitaler Werkzeuge über einen Zeitraum von ca. 24 Monaten. Das Gesamtvolumen der Rahmenvereinbarung wird auf 800.000 EUR geschätzt.
Vollständige Beschreibung anzeigen
Beratungsleistungen zur Prozessanalyse, Prozessgestaltung und Prozessoptimierung in der Verwaltung der LMU München, fokussiert auf die Bereiche Vergabe und Beschaffung, Finanzen sowie Liegenschaftsmanagement, mit der Option auf Erweiterung um Folgebereiche der Wirtschafts- und Personalverwaltung. Die Beratungsleistung umfasst auch die fachliche Begleitung der Auftraggeberin bei der späteren Auswahl und Einführung digitaler Werkzeuge (Tools); die Beschaffung der Tools selbst ist nicht Gegenstand dieses Verfahrens und wird separat ausgeschrieben.
Die Ludwig-Maximilians-Universität München (LMU) möchte ihre internen Verwaltungsabläufe effizienter gestalten und sucht dafür externe Unterstützung. Das Projekt konzentriert sich auf die Bereiche Einkauf, Finanzen und die Verwaltung von Gebäuden und Grundstücken. Der beauftragte Dienstleister soll den Ist-Zustand analysieren, neue Soll-Prozesse entwerfen und die Universität bei der Auswahl und Einführung passender Software-Lösungen begleiten. Die Beschaffung der Software selbst ist nicht Teil dieses Auftrags. Das Projekt ist in drei Fachlose unterteilt, die jeweils unterschiedliche Verwaltungsbereiche abdecken, und ist auf eine Laufzeit von etwa zwei Jahren ausgelegt.
Aufteilung in Lose
3 Lotesiehe Dokument: U.4_Leistungsbeschreibung_Langtext.pdf Die Beratungsleistung wird in sechs Modulen strukturiert: A Prozessanalyse Ist B Sollprozess-Konzeption C Anforderungsmanagement und Tool-Vorbereitung D Change und Stakeholder E Schulung / Wissenstransfer F Folgebereiche (Option) Die folgende Aufzählung bietet einen Überblick über die im Rahmen der Rahmenvereinbarung relevanten Prozessbereiche. Die Aufzählung der beispielhaften Prozesse ist nicht abschließend; im Rahmen der Modul-A-Analyse wird der Scope mit der Auftraggeberin verfeinert. Vergabe: Bedarfsmeldung, Vergabewertschätzung, Verfahrenswahl, Bekanntmachung, Eignungsprüfung, Wertung, Vergabevermerk, Vertragsabschluss, Nachträge; abgestimmt auf VgV/UVgO/BayWiVG sowie die LMU-internen Genehmigungswege. Beschaffung: Bedarfsbündelung, Lieferantenstammdaten, Bestellprozesse, Wareneingang, Rechnungsprüfung, Schnittstellen zu Vergabe und Finanzbuchhaltung.
siehe Dokument: U.4_Leistungsbeschreibung_Langtext.pdf Die Beratungsleistung wird in sechs Modulen strukturiert: A Prozessanalyse Ist B Sollprozess-Konzeption C Anforderungsmanagement und Tool-Vorbereitung D Change und Stakeholder E Schulung / Wissenstransfer F Folgebereiche (Option) Die folgende Aufzählung bietet einen Überblick über die im Rahmen der Rahmenvereinbarung relevanten Prozessbereiche. Die Aufzählung der beispielhaften Prozesse ist nicht abschließend; im Rahmen der Modul-A-Analyse wird der Scope mit der Auftraggeberin verfeinert. Finanzen: Haushaltsplanung, Mittelbewirtschaftung, Drittmittelverwaltung, Rechnungseingang, Anordnungswesen, Anlagenbuchhaltung, Periodenabschluss, Berichtswesen; Schnittstellen zu SAP-FI/CO und kameralen Buchungssystemen.
siehe Dokument: U.4_Leistungsbeschreibung_Langtext.pdf Die Beratungsleistung wird in sechs Modulen strukturiert: A Prozessanalyse Ist B Sollprozess-Konzeption C Anforderungsmanagement und Tool-Vorbereitung D Change und Stakeholder E Schulung / Wissenstransfer F Folgebereiche (Option) Die folgende Aufzählung bietet einen Überblick über die im Rahmen der Rahmenvereinbarung relevanten Prozessbereiche. Die Aufzählung der beispielhaften Prozesse ist nicht abschließend; im Rahmen der Modul-A-Analyse wird der Scope mit der Auftraggeberin verfeinert. Liegenschaftsmanagement: Flächen- und Raummanagement, Mietverträge und Pachtverhältnisse, Bauunterhalt und Instandhaltung, Energie- und Medienbezug, Schnittstellen zu Bauamt und Staatlichem Bauamt, Verträge mit externen Dienstleistern (Reinigung, Sicherheit, Hausmeisterdienste); Bestandsverwaltung der Hörsäle, Seminarräume, Labor- und Büroflächen.
Zuschlagskriterien
12 Kriterien- quality35%
Fachliches Konzept (Beratungs- und Methodenkonzept)
- quality25%
Projektteam und Schlüsselpersonen
- quality10%
Referenzen (Tiefenwertung)
- price30%
Preis (Gesamtangebotspreis netto)
- quality35%
Fachliches Konzept (Beratungs- und Methodenkonzept)
- quality25%
Projektteam und Schlüsselpersonen
- quality10%
Referenzen (Tiefenwertung)
- price30%
Preis (Gesamtangebotspreis netto)
- quality35%
Fachliches Konzept (Beratungs- und Methodenkonzept)
- quality25%
Projektteam und Schlüsselpersonen
- quality10%
Referenzen (Tiefenwertung)
- price30%
Preis (Gesamtangebotspreis netto)
Zeitplan
- 22. Juni 2026Bekanntmachung veröffentlichtAuf TED publiziert
- 20. Juli 2026EinreichungsfristElektronische Einreichung