Bereitstellung und Einführung einer Personalsoftware mit Entgeltabrechnung
Was wird ausgeschrieben
Die Stiftung Staatstheater Augsburg vergibt die Bereitstellung und Einführung einer Personalsoftware, die insbesondere Entgeltabrechnung und Personalmanagement-Funktionen umfasst. Das System soll zentral für die Personalverwaltung des Theaterbetriebs genutzt werden. Die Ausschreibung ist als einstufiges Verhandlungsverfahren ohne öffentliche Bekanntmachung ausgeschrieben. Die Angebotsfrist endet im Juni 2026.
Vollständige Beschreibung anzeigen
Der Auftraggeber sucht im Rahmen dieses Vergabeverfahrens einen Vertragspartner, der die Bereitstellung und Einführung eines Entgeltabrechnungssystems inkl. Personalmanagementfunktionalitäten erbringt.
Das Staatstheater Augsburg sucht einen Anbieter für eine neue Personalsoftware, die die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die allgemeine Personalverwaltung digital abbilden soll. Der Auftrag umfasst die Softwarebereitstellung, die technische Einführung und begleitende Schulungen für die Mitarbeitenden. Die Beschaffung findet in Augsburg statt und ist auf ein Verhandlungsverfahren ohne vorherige öffentliche Ausschreibung beschränkt, wobei die Angebotsfrist auf Juni 2026 läuft. Bewerter müssen ein detailliertes Umsetzungs- und Servicekonzept vorlegen sowie das System in einer Live-Demonstration zur Nutzerfreundlichkeit präsentieren. (interne Bezeichnung des Auftraggebers: Stiftung Staatstheater Augsburg)
Zentrale Anforderungen
6 Punkte- Nachweis des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen nach GWB, VgV und MiLoG
- Unterzeichnete Eigenerklärung durch vertretungsberechtigte Person
- Detailliertes Umsetzungskonzept für Softwareeinführung und Schulungen
- Umfassendes Servicekonzept für Support und Wartung
- Nachweis der Nutzerfreundlichkeit durch Live-Präsentation von Use Cases
- Eignungsnachweis für öffentliche Aufträge
KI-zusammengefasst aus den offiziellen Eignungsanforderungen. Verbindlich ist der Originaltext unten.
Eignungskriterien (Volltext)
Eigenerklärung Ausschlussgründe gem. §§ 123, 124 GWB und § 19 MiLoG. Zum Nachweis des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen gemäß § 42 VgV in Verbindung mit §§ 123,124 GWB und § 19 MiLoG ist die Eigenerklärung ausgefüllt und von einer vertretungsberechtigten Person unterzeichnet dem Angebot beizulegen. Nur im Falle einer Bietergemeinschaft, ist das beigefügte Formular für jedes Mitglied der Gemeinschaft einzeln ausgefüllt und von einer vertretungsberechtigten Person unterzeichnet dem Angebot beizulegen. Weitere Einzelheiten sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen. Zum Nachweis des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen gemäß § 42 VgV in Verbindung mit §§ 123,124 GWB ist die Eigenerklärung ausgefüllt und von einer vertretungsberechtigten Person unterzeichnet dem Angebot beizulegen. Nur im Falle einer Bietergemeinschaft, ist das beigefügte Formular für jedes Mitglied der Gemeinschaft einzeln ausgefüllt und von einer vertretungsberechtigten Person unterzeichnet dem Angebot beizulegen. Weitere Einzelheiten sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen. Der Auftraggeber behält sich ferner vor, von den Bietern nach pflicht-gemäßem Ermessen sowie unter Einhaltung der Grundsätze von Transparenz und Gleichbehandlung Unterlagen gemäß § 56 Abs. 2 VgV nachzufordern sowie die Bieter zur Nachreichung oder Vervollständigung von fehlenden oder unvollständigen oder fehlerhaften leistungsbezogenen Unterlagen, die bis zum Ablauf der Angebotsfrist nicht vorgelegt wurden, aufzufordern (§ 56 Abs. 2 Satz 1 VgV). Der Auftraggeber behält sich hierbei vor, Angaben aller Art einschließlich fehlender Preisangaben nachzufordern, soweit dies nach näherer Maßgabe von § 56 Abs. 3 VgV zulässig ist. Im Rahmen seiner pflichtgemäßen Ermessensbetätigung wird der Auftraggeber diskriminierungsfrei darüber entscheiden, ob eine allgemeine Nachforderungsrunde eingeleitet wird oder nicht. Wird eine allgemeine Nachforderungsrunde eingeleitet, wird der Auftraggeber alle betroffenen Bieter diskriminierungsfrei zur Nachreichung der fehlenden oder unvollständigen Unterlagen auffordern. Für die Nachreichung wird eine angemessene Frist gesetzt. Es besteht keine Berechtigung der Bieter, fehlende oder unvollständige Unterlagen außerhalb einer allgemeinen Nachforderungsrunde nachzureichen oder zu vervollständigen. Das Recht des Auftraggebers, nach pflichtgemäßem Ermessen fehlende Erklärungen und Nachweise nachzufordern oder deren Vervollständigung zu verlangen, begründet keine Verantwortung des Auftraggebers für die Vollständigkeit der eingereichten Angebote. Die Bieter bleiben für die vollständige und fristgerechte Einreichung aller erforderlichen Unterlagen selbst verantwortlich.
Aufteilung in Lose
1 LotDer Auftraggeber sucht im Rahmen dieses Vergabeverfahrens einen Vertragspartner, der die Bereitstellung und Einführung eines Entgeltabrechnungssystems inkl. Personalmanagementfunktionalitäten erbringt.
Zuschlagskriterien
6 Kriterien- price
Gewertet wird der Gesamtpreis (netto) der angebotenen Leistung gemäß Preisblatt. Das in den Vergabeunterlagen enthaltene Preisblatt ist vollständig auszufüllen und mit dem Angebot einzureichen. Im Preisblatt werden die Preise je Leistungskomponente erfasst. Preise sind ausschließlich in Euro, exkl. Umsatzsteuer, anzugeben. Im Preisblatt sind die weiß hinterlegten Felder des Formblatts auszufüllen. Soweit in dem Formblatt zugelassen, kann für die entsprechend gekennzeichneten Positionen ein gesondertes Blatt mit Ausführungen beigelegt werden. Bewertungsgrundlage ist die Gesamtsumme (Wertungspreis) der angebotenen Leistung gemäß 04 Preisblatt. Die kalkulatorischen Kosten fließen in die Wertung ein und dienen als Grundlage einer späteren Abrechnung etwaiger weiterer vom Auftraggeber durch schriftlichen Auftrag vereinbarter Leistungen. Das Angebot mit dem niedrigsten Wertungspreis erhält 30 Punkte. Alle anderen Angebote werden nach der in den Bewerbungs- und Verfahrensbedingungen hinterlegten Formel bewertet.
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Anforderungskatalog: Die zu vergebenden 50 Leistungspunkte werden für die Erfüllung der KANN-Kriterien im Anforderungskatalog vergeben. Die im Anforderungskatalog angeführten MUSS-Kriterien, sind zwingend zu erfüllen. Die Nichterfüllung führt zum Ausschluss vom weiteren Verfahren. Eine punktemäßige Bewertung der MUSS-Kriterien erfolgt nicht.Alle erfüllbaren KANN-Kriterien des Anforderungskatalogs, fließen in die Berechnung ein. Für jedes KANN-Kriterium, das kein MUSS-Kriterium ist, werden Bewertungspunkte vergeben. Die Bewertung erfolgt für die mit „x“ beantworteten Anforderungen in Verbindung mit der angegebenen Gewichtung (Multiplikationsfaktoren 5 (hoch), 3 (mittel), 1 (niedrig)). Alle nicht beantworteten Anforderungen erhalten 0 Punkte. Weitere Einzelheiten sind den Bewerbungs- und Verfahrensbedingungen zu entnehmen.
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Personaleinsatzkonzept: Der Bieter hat eine anschauliche Übersicht seines beabsichtigten Projektteams sowie ein Projektorganigramm einzureichen. Namen und Funktionen der einzelnen Teammitglieder sind anzugeben. Zudem hat der Bieter anzugeben, für welche Funktionen die Mitglieder jeweils zuständig sein werden. Mindestens sind die Funktionen Projektleitung, und Vertretung der Projektleitung nachzuweisen. Die für die genannten Funktionen vorgesehenen Personen müssen personenverschieden sein. Die Darstellung mit dem Angebot einzureichen und ist Teil der Angebotspräsentation. Darüber hinaus erwartet der Auftraggeber außerdem Informationen zu folgenden Aspekten der genannten Personen: - Projektreferenzen (Unternehmen/Einrichtungen vergleichbarer Größenordnung und Komplexität sowie die hier angebotene Softwarelösung) - Berufserfahrung - Bisherige Zusammenarbeit der benannten Projektleitung und deren Vertretung als Team in vergleichbaren Projekten - Vertretungsregelungen. Der Bieter kann zu diesem Kriterium maximal 10 Leistungspunkte erreichen. Weitere Einzelheiten sind den Bewerbungs- und Verfahrensbedingungen zu entnehmen.
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Umsetzungskonzept: Der Bieter hat eine detaillierte Beschreibung der Vorgehensweise der Einführung der Software sowie der in diesemZusammenhang durchzuführenden Schulungen einzureichen. Die Inhalte des Anforderungskatalogs sowie des Vertragsentwurfs sind bei der Erstellung des Umsetzungskonzepts einzuhalten. Die Darstellung ist Teil der Angebotspräsentation. Das einzureichende Umsetzungskonzept ist auf folgende grundlegende Vorgehensweise auszurichten: - Die Einführung des angebotenen Systems soll schrittweise erfolgen: o Einführung der Entgeltabrechnung o Einführung aller weiteren angebotenen Module - Es sind Key-User inkl. der fachlichen Administratoren zu schulen. - Darüber hinaus müssen die Mitarbeiter der Personalabteilung im Umgang mit dem System (ggf. in Bezug auf bestimmte Module) geschult werden. Hierfür ist ebenfalls die entsprechende Vorgehensweise aufzuzeigen. Darüber hinaus enthält das Umsetzungskonzept eine Übersicht über die vom Bieter vorgeschlagene Projektorganisation sowie die Methodik des Projektmanagements sowie einen Projekt- und Meilensteinplan, mit Angabe sowohl der Arbeitspakete/Aufgaben auf Seiten des Bieters, als auch die Mitwirkungen ggf. in Form von Arbeitspaketen auf Seiten des Auftraggebers. Der Bieter stellt detailliert dar, welche Vorarbeiten, Zulieferungen bzw. Beistellleistungen des Auftraggebers notwendig sind und gibt eine Schätzung seiner Personentage pro Arbeitspaket ab. Der Bieter kann zu diesem Kriterium maximal 5 Leistungspunkte erreichen. Weitere Einzelheiten sind den Bewerbungs- und Verfahrensbedingungen zu entnehmen.
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Servicekonzept: Gegenstand der Wertung ist auch das zusammen mit den übrigen Angebotsunterlagen einzureichende Servicekonzept, wobei die Qualität der beschriebenen Serviceleistungen, welche gegenüber dem Auftraggeber nach der Implementierung der Software erbracht werden, bewertet wird (die Inhalte/Vorgaben des Anforderungskatalogs sowie der Verträge sind zu beachten). Die Darstellung ist Teil der Angebotspräsentation. Das Servicekonzept sollte insbesondere auf folgende Punkte eingehen: - Grundsätzliche und telefonische Erreichbarkeit des Anbieters auch außerhalb der üblichen Geschäftszeiten (während der Einrichtungsphase und nach Go-Live) - Reaktionszeiten und Lösungszeiten des Anbieters (während der Einrichtungsphase und nach Go-Live) - Wie Anfragen gestellt und dokumentiert werden und wie der Auftraggeber Informationen über den Bearbeitungsstatus erhält. - Qualitätsmanagement des Anbieters (während der Einrichtungsphase und nach Go-Live) insbesondere in Bezug auf die Einhaltung der zugesagten Servicelevel - Beschwerdemanagement bei Nicht-Einhaltung zugesagter Servicelevel - Erreichbarkeit in Notfällen außerhalb der beschrieben telefonischen Erreichbarkeiten Der Anbieter kann zu diesem Kriterium maximal 5 Leistungspunkte erreichen. Weitere Einzelheiten sind den Bewerbungs- und Verfahrensbedingungen zu entnehmen.
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Use Cases (Nutzerfreundlichkeit des Systems – Live Präsentation): Die Bewertung der Nutzerfreundlichkeit erfolgt anhand der Bieterpräsentation der Use Cases (siehe Dokument Use Cases). Für jeden Use Case wird nach dem nachfolgenden Schema eine Bewertung durch den Auftraggeber vorgenommen. Sodann wird für alle Use-Cases ein Durchschnittspunktwert gebildet (max. 10 Punkte). Dieser wird nach den kaufmännischen Rundungsregeln auf einen vollen Punktwert auf- oder abgerundet und mit dem Gewichtungsfaktor 2 multipliziert. Maximal sind bei diesem Kriterium 20 Punkte zu erreichen.
Zeitplan
- 11. Mai 2026Bekanntmachung veröffentlichtAuf TED publiziert
- 8. Juni 2026EinreichungsfristElektronische Einreichung