Nutzung einer Kita-App für Information, Kommunikation und Organisation in 56 städtischen Kitas

Die Stadt Aachen sucht eine bestehende App zur Unterstützung von Information, Kommunikation und Organisation in ihren 56 städtischen Kindertageseinrichtungen (Kitas); der Anbieter soll auch den Support übernehmen. Die Lösung soll rund 3.843 Kinderplätze, etwa 1.089 Mitarbeitende und voraussichtlich rund 7.000 Eltern beziehungsweise Sorgeberechtigte einbeziehen. Der Vertrag ist auf 36 Monate angelegt; der Start ist für Winter 2026/2027 vorgesehen, die schrittweise Einführung in Aachen soll bis Ende 2027 abgeschlossen sein.

KI-Zusammenfassung · Maßgeblich ist die Originalbekanntmachung.

VHB NRW Formular 412a 01/2020 Auftragsbekanntmachung Teilnahmewettbewerb Auftragsbekanntmachung Aktenzeichen: Vergabe-Nr.: FB60/320-2026/337-AK Bezeichnung des Verfahrens: Nutzung einer Kita-App zur Unterstützung in den Bereichen Information, Kommunikation und Organisation 1. Art der Vergabe Beschränkte Ausschreibung nach § 10 Abs. 1 UVgO Verhandlungsvergabe nach § 12 Abs. 1 UVgO 2. Bezeichnung der zur Angebotsabgabe auffordernden Stelle Bezeichnung Stadt Aachen - Zentrale Vergabestelle FB60/300 Postanschrift Lagerhausstraße 20, 52064 Aachen Kontaktstelle Zentrale Vergabestelle Zu Händen von Frau Krieger Fax +49 241413541-60999 Telefon +49 241432-60321 E-Mail-Adresse vergabestelle@mail.aachen.de Hauptadresse (URL) https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de 3. Bezeichnung der den Zuschlag erteilenden Stelle Wie Ziffer 2 Bezeichnung Fachbereich KiTa und Kindertagespflege Postanschrift Mozartstraße 2-10, 52058 Aachen 4. Bezeichnung der Stelle, bei der die Teilnahmeanträge einzureichen sind Wie Ziffer 2 Adresse Elektronische Teilnahmeanträge werden über den Vergabemarktplatz des Landes NRW eingereicht. 5. Form der Teilnahmeanträge Zugelassen sind elektronische Teilnahmeanträge unter https://www.vergaben-wirtschaftsregion- aachen.de/VMPSatellite/notice/CXT2YYBDYDH8EV50 6. Art und Umfang der Leistung sowie Ort der Leistungserbringung Art der Leistung: Die Stadt Aachen beabsichtigt den Abschluss eines Vertrages für die Nutzung einer KiTa-App in den 56 städtischen Tageseinrichtungen für Kinder. Ziel ist die Bereitstellung einer modernen, nutzungsfreundlichen Lösung zur Unterstützung der KiTas in den Bereichen Information, Kommunikation und Organisation. Es soll eine bereits bestehende App gefunden werden, die den städtischen Anforderungen sowohl inhaltlich als auch aus Sicht der Datensicherheit, des 1 23.09.2026 10:06 Uhr - BMS 13.0.2.0806 VHB NRW Formular 412a 01/2020 Auftragsbekanntmachung Teilnahmewettbewerb Datenschutzes und dem Kinderschutz entspricht und in vergleichbaren KiTas/Kommunen eine Referenz hat. Der Anbieter der neuen App soll zudem Ansprechpartner für den Support sein. Umfang der Leistung: Die Vertragslaufzeit beträgt 36 Monate. Insgesamt müssen alle 56 städtischen KiTas (ca. 3843 Plätze/Kinder, ca. 1089 Mitarbeitende davon ca. 162 Leitungskräfte) inkl. der dazugehörigen Eltern/ Sorgeberechtigten1 (voraussichtlich ca. 7000) mit der neuen App ausgestattet werden (siehe Anlage 2 "Kalkulationsgrundlage Nutzende"). Der Projektstart ist sobald wie möglich bzw. direkt im Anschluss an die Auftragserteilung vorgesehen, voraussichtlich im Winter 2026/2027. Der Rollout ist für einen Zeitraum von rund einem Jahr geplant und wird in drei Phasen umgesetzt. In der ersten Phase werden im Winter 2027 die KiTas (15) angebunden, die derzeit bereits eine App (Kita-Kompass) nutzen. Bis zum Sommer 2027 folgen in der zweiten Phase die bereits mit der notwendigen Hardware ausgestatteten KiTas (18). Die verbleibenden KiTas (23) werden anschließend bis Ende 2027 an das System angeschlossen. Die Ausstattung mit der entsprechenden Hardware erfolgt seitens der Stadt Aachen frühzeitig vor dem Anschluss der KiTas. Die Kostenkalkulation hat die geplante sukzessive Einführung (Rollout) zu berücksichtigen. Weitere Informationen siehe Vergabeunterlagen Erfüllungsort: Fachbereich KiTa und Kindertagespflege, Mozartstraße 2-10, 52058 Aachen 7. ggf. Anzahl, Größe und Art der einzelnen Lose Eine Aufteilung in Lose wird nicht vorgenommen. 8. ggf. Zulassung von Nebenangeboten Nebenangebote werden nicht zugelassen. 9. etwaige Bestimmungen über die Ausführungsfrist Vertragslaufzeit 36 Monate, ab nächstmöglich, voraussichtlich Winter 2026 Dauer: 36 Monate ab Auftragsvergabe 10. Elektronische Adresse, unter der die Vergabeunterlagen abgerufen werden können oder die Bezeichung und die Anschrift der Stelle, die die Vergabeunterlagen abgibt oder bei der sie eingesehen werden können Adresse zum elektronischen Abruf: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXT2YYBDYDH8EV50/ documents Hinweise zu Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit sind den Nutzungsbedingungen des Vergabemarktplatzes NRW zu entnehmen. Anschrift der Stelle Wie Ziffer 2 Adresse 11. Ablauf der Teilnahmefrist 09.10.2026 23:59 Uhr 12. Höhe geforderter Sicherheitsleistungen - Sicherheitsleistungen werden nicht gefordert 13. Wesentliche Zahlungsbedingungen oder Angabe der Unterlagen, in denen sie enthalten sind Gemäß VOL/B und den Zusätzlichen Vertragsbedingungen (ZVB) 2 23.09.2026 10:06 Uhr - BMS 13.0.2.0806 VHB NRW Formular 412a 01/2020 Auftragsbekanntmachung Teilnahmewettbewerb 14. Vorzulegenden Unterlagen Mit dem Teilnahmeantrag vorzulegende Unterlagen Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: -Eigenerklärung gem. §§ 123, 124 GWB national (mittels Eigenerklärung vorzulegen): Eigenerklärung des Unternehmens gemäß §§ 123, 124 GWB Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: -Angaben zur KiTa-spezifischen Produktnutzung (mittels Eigenerklärung vorzulegen): Angaben zur KiTa-spezifischen Produktnutzung: Anzahl registrierter aktiver Gesamtnutzenden, Anzahl aktiver Datensätze in Trägern, Einrichtungen, Plät-zen/Kindern, Eltern -Angaben zur Weiterentwicklung (mittels Eigenerklärung vorzulegen): Angaben zur Weiterentwicklung: Kurze Beschreibung der Arbeitsweise, Updatehistorie und Ausblick der KiTa-spezifischen Produkte hinsichtlich neuer Funktionen und Module -BSI-Checkliste (mittels Eigenerklärung vorzulegen): ausgefüllte BSI-Checkliste (s. Anlage 3) -Kurzbeschreibung von mind. 3 vergleichbaren Referenzprojekten (mittels Eigenerklärung vorzulegen): Kurzbeschreibung von mind. 3 vergleichbaren Referenzprojekten (max. 1 DIN A4 Seite/Projekt) -Referenzliste (mittels Eigenerklärung vorzulegen): Referenzliste mit der Angabe der wesentlichen in den letzten drei Jahren erbrachten vergleichbaren Leistungen: Angabe des Umfangs der Leistung/Auftragswert, Ausführungsort, Ausführungszeit, Auftraggeber mit Adressdaten und Trägergröße (Anzahl der Einrichtungen und Gesamtzahl der KiTa-Plätze). [Auf Anforderung sind Ansprechpartner, Telefonnummer, E-Mail-Adresse sowie zur Konkretisierung des Auftrages die Auftrags-, Rechnungs- oder Kundennummer zu benennen.] -Unternehmensdarstellung (mittels Eigenerklärung vorzulegen): allgemeine Unternehmensdarstellung (max. 4 DIN A4 Seiten): Beschreibung des Unternehmensprofils mit Aussagen zu Angebotsspektrum und Kerngeschäft, zu Partnerschaften/Kooperationen und zur Organisations- und Finanzstruktur. Außerdem soll daraus hervorgehen, wie lange das Unternehmen bereits am Markt vertreten ist, wie lange die Produkte bereits bestehen und wie viel Personal in welchen Tätigkeitsbereichen beschäftigt ist. -schriftliche Bestätigung/Eigenerklärung, dass für die Auftragsdurchführung ausreichend geeignetes Personal zur Verfügung steht/gestellt wird, um den Auftrag im geplanten Zeitrahmen ordnungsgemäß abzuwickeln (mittels Eigenerklärung vorzulegen): schriftliche Bestätigung/ Eigenerklärung, dass für die Auftragsdurchführung ausreichend geeignetes Personal zur Verfügung steht/gestellt wird, um den Auftrag im geplanten Zeitrahmen ordnungsgemäß abzuwickeln Bedingungen an die Auftragsausführung: -Teilnahmeantrag (mittels Eigenerklärung vorzulegen): ausgefüllter Teilnahmeantrag -Verpflichtungserklärung zur Geheimhaltung (mittels Eigenerklärung vorzulegen): schriftliche Bestätigung Verpflichtungserklärung zur Geheimhaltung (s. Anlage 4) 15. Angabe der Zuschlagskriterien Wertungsmethode: Wirtschaftlich günstigstes Angebot gemäß der im Anschreiben oder den Vergabeunterlagen angegebenen Kriterien. 16. Berücksichtigung von Werkstätten für behinderte Menschen und von Inklusionsbetrieben Sofern das Angebot einer anerkannten Werkstätte für behinderte Menschen oder einer anerkannten Blindenwerkstätte oder diesen Einrichtungen vergleichbare Einrichtungen (nachfolgend bevorzugte Bieter) ebenso wirtschaftlich wie das ansonsten wirtschaftlichste Angebot eines insofern nicht bevorzugten Bieters ist, so wird dem bevorzugten Bieter der Zuschlag erteilt. Bei der Beurteilung der Wirtschaftlichkeit der Angebote wird der von den bevorzugten Bietern angebotene Preis mit einem Abschlag von 15 von Hundert berücksichtigt. Voraussetzung für die Berücksichtigung des Abschlags ist, dass die Herstellung der angebotenen Lieferungen zu einem wesentlichen Teil durch 3 23.09.2026 10:06 Uhr - BMS 13.0.2.0806 VHB NRW Formular 412a 01/2020 Auftragsbekanntmachung Teilnahmewettbewerb die bevorzugten Bieter erfolgt. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn die Wertschöpfung durch ihre Beschäftigten mehr als 10 % des Nettowerts der zugekauften Waren beträgt. 17. Sonstiges 1. Die Unterlagen stehen ausschließlich als kostenloser Download unter http://www.vergaben- wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/company/welcome.do zur Verfügung. Die Weitergabe der Ausschreibungsunterlagen an Dritte sowie die gewerbliche Nutzung der Ausschreibungsunterlagen sind nicht gestattet. 2. Auskünfte über die Vergabeunterlagen sind schriftlich über das Vergabeportal der Wirtschaftsregion Aachen zu beantragen! 3. Bewertungs- und Zuschlagskriterien: Es werden folgende Wertungskriterien berücksichtigt (näheres siehe Anlage 5 "Wertungsmatrix"): - Fachliche Bewertung (35%) - Technische Bewertung inkl. Nutzungsfreundlichkeit (35%) - Gesamtpreis (30%) Weitere Informationen bezüglich der Wertungen und des Präsentationstermins, entnehmen Sie der Bekanntmachung und Vergabeunterlagen. 4. Für den Fall, dass der Auftragnehmer vor vollständiger Leistungserbringung aufgrund Kündigung, Rücktritts, einer Vertragsaufhebung, einer einvernehmlichen Einigung oder Insolvenz endgültig ausfällt, behält sich die Auftraggeberin vor, die verbleibenden Arbeiten/Leistungen den übrigen Bietern, die im Vergabeverfahren ein wertbares Angebot abgegeben haben, in der Reihenfolge des Ausschreibungsergebnisses bis Rang 5 auf der Grundlage ihrer Angebote anzutragen. Die Auftraggeberin behält sich in diesem Fall vor, die Eignung der Bieter entsprechend der im Vergabeverfahren bekannt gemachten Eignungskriterien erneut zu prüfen. 5. Die Vergabe dieses Auftrages erfolgt analog einer Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb. Es wird ein EVB-IT Cloud Vertrag (Version 1.0.2 vom 01.03.2026) abgeschlossen. 6. Es kann keine Übernahme der für die Angebotserstellung sowie die Präsentation und die zur Verfügung gestellte Testversion entstehenden Kosten erfolgen. Frist zur Einreichung von Aufklärungsfragen: 30.09.2026 Teilnahmebedingungen Sonstige Bedingungen Folgende Mindestanforderungen müssen erfüllt sein: - mind. 10 fest angestellte Mitarbeitende - davon arbeiten mind. 4 fest angestellte Personen mit entsprechender Qualifikation im Tätigkeitsbereich der Entwicklung, Programmierung (IT) - bereits seit mind. 3 Jahren bzw. seit 2023 bestehendes KiTa-spezifisches Produkt - mind. 3 vergleichbare Referenzkunden in den letzten 3 Jahren bzw. seit 2023 v.a. hinsichtlich Trägergröße und Förderung nach Landesbildungsgesetzen wie z.B. KiBiz - mind. 21000 registrierte aktive Gesamtnutzende - konstante Weiterentwicklungshistorie: mind. 4 Updates pro Jahr sowie mind. halbjährlich in den letzten 3 Jahren bzw. seit 2023 - Erfüllung der BSI-Checkliste (Anlage 3) Alle Bewerbenden, die die Mindestanforderungen erfüllen, werden im Rahmen der anschließenden Verhandlungs-vergabe zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert. Hinweise zur Verhandlungsvergabe nach erfolgreichem Teilnahmewettbewerb: Für die Teilnahme an der Verhandlungsvergabe sind mit dem Angebot folgende Unterlagen einzureichen: 4 23.09.2026 10:06 Uhr - BMS 13.0.2.0806 VHB NRW Formular 412a 01/2020 Auftragsbekanntmachung Teilnahmewettbewerb - ausgefüllte Tabelle "Übersicht der Leistungen" inkl. Ausführungen inwiefern die einzelnen Punkte erfüllt werden und kurze Beschreibung der Funktionalität und deren Umfang - ausgefülltes Leistungsverzeichnis / Angebotsblatt - ausgefülltes Angebotsschreiben Angebote, welche die Mindestanforderungen nicht erfüllen, werden von der Wertung ausgeschlossen. Als erfüllt gelten nur fertig programmierte Bestandteile. Diese müssen in der bereitzustellenden Version gezeigt und getestet werden können. Alle Bietenden, deren Angebote die Mindestanforderungen erfüllen, werden mit einer Vorlaufzeit von ca. 14 Kalendertagen aufgefordert ihr angebotenes Produkt im Rahmen einer Präsentation vorzustellen. Für die Präsentation stehen jedem Bietenden maximal 90 Minuten zur Verfügung. Inhaltlich sind schwerpunktmäßig die wesentlichen Funktionen der Anwendung darzulegen sowie die grundlegenden Prozesse in den verschiedenen Modulen v.a. Information, Kommunikation, Kalender, Abfragen, digitales Gruppenbuch vorzustellen. Die Präsentation kann vor Ort in Räumlichkeiten der Stadtverwaltung Aachen oder online z.B. via Zoom erfolgen. Anschließend folgen Gespräch und Diskussion (ca. 30 Minuten) mit dem aus Vertreter*innen der Stadt Aachen bestehenden Gremium. Im Anschluss an die Präsentation stellen die Bietenden eine entsprechende Testversion ihres angebotenen Produktes zur Verfügung. Für die Testung durch ein Gremium von städtischen Mitarbeitenden sind ca. 3 Wochen eingeplant. Nach der Testung der angebotenen Produkte und abschließenden Wertung erhalten die Bietenden nach Rücksprache die Möglichkeit, ein finales (überarbeitetes) Angebot abzugeben. Gemäß § 12 Abs. 4 UVgO behält sich die Stadt Aachen als Auftraggeber vor, den Zuschlag auf das Erstangebot zu erteilen, auch ohne zuvor verhandelt zu haben. Der Bietende mit der höchsten erreichten Gesamtpunktzahl erhält den Zuschlag. Bei Punktegleichheit entscheidet das Los. Abschließend wird darauf hingewiesen, dass keine Übernahme der für die Angebotserstellung sowie die Präsentation und die zur Verfügung gestellte Testversion entstehenden Kosten erfolgen kann. Die Wertung der Angebote erfolgt durch ein Gremium von städtischen Mitarbeitenden aus Verwaltung und KiTas mit Hilfe eines Punktesystems. Es werden folgende Wertungskriterien berücksichtigt (näheres siehe Anlage 5 "Wertungsmatrix"): - Fachliche Bewertung (35%) - Technische Bewertung inkl. Nutzungsfreundlichkeit (35%) - Gesamtpreis (30%) weitere Details siehe Vergabeunterlagen Bekanntmachungs-ID: CXT2YYBDYDH8EV50 5 23.09.2026 10:06 Uhr - BMS 13.0.2.0806