Scan-Dienstleistungen zur Digitalisierung von Akten und Tagespost
Was wird ausgeschrieben
Die Landeshauptstadt München schreibt Scan-Dienstleistungen für die Digitalisierung von Tagespost, Bestandsakten und Eingangsrechnungen sowie die datenschutzgerechte Vernichtung und Logistik von papierhaftem Schriftgut aus. Der Auftrag umfasst 15 Referate und 7 Eigenbetriebe mit einer geplanten Digitalisierungsmenge von 76 Millionen Blatt über eine Vertragslaufzeit von 4 Jahren. Die Leistungen müssen BSI TR-RESISCAN-konform und ISO/EC 21964-konform erbracht werden.
Vollständige Beschreibung anzeigen
Die Leistung umfasst Dienstleistungen im Bereich der Digitalisierung von Tagespost sowie Akten, der datenschutzgerechten Vernichtung und der zugehörigen Logistik von papierhaftem Schriftgut. Mit 15 Referaten und 7 Eigenbetrieben verwaltet die Auftraggeberin über ihre referatsspezifischen Aktenregistraturen und Poststellen eine große Menge an papierhaftem Schriftgut. Dieses umfasst sowohl umfangreiche Bestandsakten als auch den täglich eingehenden Schriftverkehr (Tagespost) von Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen. Gegenstand der Leistungen ist insbesondere: • die BSI TR-RESISCAN-konforme Digitalisierung von Schriftgut, vor allem von Bestandsakten und Tagespost, aber auch von Eingangsrechnungen, • die datenschutzgerechte Vernichtung ( ISO/EC 21964) von Teilen des papierhaften Schriftguts nach erfolgter Digitalisierung und Freigabe durch die Auftraggeberin, • die zugehörigen bzw. verbundenen Logistikleistungen für Abholung des Schriftguts aus Aktenregistraturen und Poststellen der Landeshauptstadt München, dessen datenschutzgerechten Transport zum Scanstandort des Dienstleisters sowie den datenschutzgerechten Rücktransport von Teilen des Schriftguts nach der Digitalisierung in die jeweiligen Referate und Eigenbetriebe. Alle Transportbehältnisse sind vom*von der Auftragnehmer*in zu stellen. Schriftgut muss in großem Umfang fachgerecht aus Archivräumen ausgeräumt, registriert und in geeignete Transportbehältnisse verpackt werden. Während der Vertragslaufzeit von vier (4) Jahren ist geplant, Schriftgut in einem Umfang von geschätzt 76 Millionen Blatt zu digitalisieren. Ergänzend wird auf die Vertragsunterlagen (i. S. v. § 29 Abs. 1 S. 2 Nr. 3 VgV) zu diesem Vergabeverfahren verwiesen.
Die Landeshauptstadt München vergibt einen Großauftrag für Scan-Dienstleistungen: Über vier Jahre sollen 76 Millionen Blatt Papier — sowohl Bestandsakten als auch täglich eingehende Tagespost — digitalisiert werden. Der Dienstleister muss neben der Digitalisierung auch die datenschutzgerechte Vernichtung von Schriftgut nach der Scan-Freigabe sowie die komplette Logistik übernehmen: Abholung aus den 15 Referaten und 7 Eigenbetrieben, sicherer Transport zum Scanstandort und Rückführung der Dokumente. Alle Transportbehältnisse stellt der Auftragnehmer. Die Leistung muss nach BSI TR-RESISCAN und ISO/EC 21964 erfolgen, also höchste Standards für Dokumentenmanagement und Datenschutz erfüllen.
Zentrale Anforderungen
7 Punkte- BSI TR-RESISCAN-Konformität für Digitalisierung
- ISO/EC 21964-Konformität für datenschutzgerechte Vernichtung
- Nachweisliche Erfahrung mit großvolumigen Digitalisierungsprojekten
- Fähigkeit zur Logistikabwicklung für mehrere Standorte (15 Referate, 7 Eigenbetriebe)
- Eignung gemäß §§ 123, 124 GWB und §§ 56, 57 VgV
- Bereitstellung aller Transportbehältnisse durch den Auftragnehmer
- Fachgerechtes Ausräumen und Registrieren von Archivmaterial
KI-zusammengefasst aus den offiziellen Eignungsanforderungen. Verbindlich ist der Originaltext unten.
Eignungskriterien (Volltext)
Gem. §§ 123, 124 GWB Gem. §§ 56, 57 VgV Nichterfüllen von Eignungsanforderungen 1.) Bei Fehlen und zur Nachforderung von Unterlagen siehe § 57 Abs. 1 Nr. 1 und 2 VgV sowie § 56 Abs. 2 und 3 VgV. 2.) Ergänzend zum "Vorgehen zur Teilnehmerauswahl": Es ist beabsichtigt, im Ergebnis des Teilnahmewettbewerbes drei (3) geeignete Bewerber zur Angebotsabgabe aufzufordern. Sofern im Teilnahmewettbewerb mehr als drei (3) Bewerber als geeignet festgestellt werden, werden die drei (3) Bewerber mit den meisten Eignungspunkten (EP) zur Angebotsabgabe aufgefordert. Die Gewichtung der einzelnen Bewertungskriterien (Gewichtungspunkte - GP) ist in der Anlage "5.1_LHM_Scan-DL_Bewertungsmatrix_Eignung" bekanntgegeben. Gleiche Eignung - Losverfahren: Sollten die Bewertungsergebnisse so ausfallen, dass mehr als drei (3) Bewerber geeignet sind und diese zudem die gleiche Anzahl an Eignungspunkten haben, so entscheidet unter den gleichplatzierten Bewerbern das Los; insgesamt wie auch ggf. für den zu vergebenden dritten Platz.
Aufteilung in Lose
1 LotDie Leistung umfasst Dienstleistungen im Bereich der Digitalisierung von Tagespost sowie Akten, der datenschutzgerechten Vernichtung und der zugehörigen Logistik von papierhaftem Schriftgut. Mit 15 Referaten und 7 Eigenbetrieben verwaltet die Auftraggeberin über ihre referatsspezifischen Aktenregistraturen und Poststellen eine große Menge an papierhaftem Schriftgut. Dieses umfasst sowohl umfangreiche Bestandsakten als auch den täglich eingehenden Schriftverkehr (Tagespost) von Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen. Gegenstand der Leistungen ist insbesondere: • die BSI TR-RESISCAN-konforme Digitalisierung von Schriftgut, vor allem von Bestandsakten und Tagespost, aber auch von Eingangsrechnungen, • die datenschutzgerechte Vernichtung ( ISO/EC 21964) von Teilen des papierhaften Schriftguts nach erfolgter Digitalisierung und Freigabe durch die Auftraggeberin, • die zugehörigen bzw. verbundenen Logistikleistungen für Abholung des Schriftguts aus Aktenregistraturen und Poststellen der Landeshauptstadt München, dessen datenschutzgerechten Transport zum Scanstandort des Dienstleisters sowie den datenschutzgerechten Rücktransport von Teilen des Schriftguts nach der Digitalisierung in die jeweiligen Referate und Eigenbetriebe. Alle Transportbehältnisse sind vom*von der Auftragnehmer*in zu stellen. Schriftgut muss in großem Umfang fachgerecht aus Archivräumen ausgeräumt, registriert und in geeignete Transportbehältnisse verpackt werden. Während der Vertragslaufzeit von vier (4) Jahren ist geplant, Schriftgut in einem Umfang von geschätzt 76 Millionen Blatt zu digitalisieren. Ergänzend wird auf die Vertragsunterlagen (i. S. v. § 29 Abs. 1 S. 2 Nr. 3 VgV) zu diesem Vergabeverfahren verwiesen.
Zuschlagskriterien
2 Kriterien- quality50%
Leistung (Erweiterte Richtwertmethode nach UfAB 2018)
- price50%
Wertungspreis (Erweiterte Richtwertmethode nach UfAB 2018)
Zeitplan
- 29. Apr. 2026Bekanntmachung veröffentlichtAuf TED publiziert
- 4. Mai 2026EinreichungsfristElektronische Einreichung