Konzeption und Produktion von drei immersiven Filmen für virtuelle Realität

EFRE-20500084-AP5-VR-FILM: AP5 - Drei immersive VR-Filme für den Kölner Zoo VO: UVgO Vergabeart: Öffentliche Ausschreibung Bekanntmachung Zur Angebotsabgabe / Teilnahme auffordernde Stelle Bezeichnung Aktiengesellschaft Zoologischer Garten Köln Postanschrift Riehler Straße 173 Ort 50735 Köln E-Mail vergabe.koelnerzoo@expertplace.de Zuschlag erteilende Stelle die zur Angebotsabgabe / Teilnahme auffordernde Stelle Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen Elektronisch über diese Vergabeplattform: https://www.vmp-rheinland.de/VMPSatellite/notice/CXPTY6ZDGSV Postalische Angebote oder Teilnahmeanträge sind nicht zugelassen Bereitstellung der Vergabeunterlagen Elektronisch über diese Vergabeplattform: https://www.vmp-rheinland.de/VMPSatellite/notice/CXPTY6ZDGSV/documents Art und Umfang der Leistung Gegenstand des Auftrags ist die technisch-konzeptionelle Beratung sowie die Konzeption und Produktion von drei immersiven VR- Filmen mit einer verbindlichen Länge von jeweils 12 Minuten zu Artenschutzprojekten des Kölner Zoos in Madagaskar, Eswatini und Vietnam. Die Leistung umfasst insbesondere die Erstellung der Produktionskonzepte, Vorproduktion, internationale Dreharbeiten, Postproduktion, Vertonung, deutsche und englische Sprachfassungen, Closed Captions, eine deutsche Audiodeskriptionsfassung, eine deutsche Fassung in leichter Sprache, eigenständig nutzbare 2D-Fassungen, technische Dokumentation sowie die strukturierte Übergabe der vereinbarten Film-, Roh- und Projektdateien. Bestandteil des Auftrags sind außerdem die vollständige Organisation und Kalkulation der erforderlichen Reisen, Genehmigungen und lokalen Produktionsleistungen. Die Beschaffung von VR-Hardware, Wiedergabesoftware sowie Installation und Betrieb der späteren VR-Station sind nicht Gegenstand des Auftrags. Das Vorhaben wird aus Mitteln des Europäischen Fonds für regionale Entwicklung (EFRE) unter dem Förderkennzeichen EFRE-20500084 gefördert. Der Auftragnehmer hat die daraus resultierenden Anforderungen insbesondere an prüffähige Leistungsnachweise, Dokumentation, Publizität und Mitwirkung bei Prüfungen zu beachten. Haupterfüllungsort Bezeichnung Aktiengesellschaft Zoologischer Garten Köln Postanschrift Riehler Straße 173 Ort 50735 Köln Ergänzende / Abweichende Angaben Die Projektsteuerung, Abstimmungen, Freigaben, Übergabe und Abnahme erfolgen beim zum Haupterfüllungsort Auftraggeber in Köln beziehungsweise digital. Die Dreharbeiten finden insbesondere an den in Anlage A1 beschriebenen Projektorten in Madagaskar, Eswatini und Vietnam sowie erforderlichenfalls ergänzend im Kölner Zoo statt. Die konkreten Drehorte und Abläufe werden im Rahmen des Produktionskonzepts in Abstimmung mit dem Auftraggeber und den jeweiligen Projektpartnern festgelegt. Weitere Erfüllungsorte Bezeichnung Madagaskar Seite 1/3 Generierungsdatum: 13.10.2026 18:12:16 Uhr © 2017 – 2026 cosinex GmbH EFRE-20500084-AP5-VR-FILM: AP5 - Drei immersive VR-Filme für den Kölner Zoo VO: UVgO Vergabeart: Öffentliche Ausschreibung Bezeichnung Eswatini Bezeichnung Vietnam Ausführungsfristen Bestimmungen über die Ausführungsfrist Der Leistungsbeginn erfolgt unmittelbar nach Zuschlagserteilung. Innerhalb von zehn Werktagen nach Zuschlag findet ein Kick-off-Termin statt. Bei der Terminplanung sind folgende Drehfenster zu berücksichtigen: - Madagaskar: März bis Mai - Eswatini: November bis Februar; der Zeitraum vom 15. Dezember bis 15. Januar ist ausgeschlossen - Vietnam: Mai und Juni Eine Durchführung der Dreharbeiten in Eswatini im frühestmöglichen verfügbaren Drehfenster ist erwünscht, jedoch keine zwingende Mindestanforderung und kein Ausschlusskriterium. Sofern dieses Drehfenster nicht genutzt werden kann, ist das nächste geeignete Drehfenster im Zeit- und Meilensteinplan vorzusehen. Die Bieter haben mit ihrem Angebot einen belastbaren Zeit- und Meilensteinplan für alle drei Filme vorzulegen. Die Leistung muss vollständig, abnahmefähig und einschließlich sämtlicher geschuldeter Fassungen, Roh- und Projektdateien, Rechte- und Lizenznachweise sowie technischer Dokumentationen spätestens bis zum 31. Dezember 2028 abgeschlossen sein. Die Einhaltung dieses Endtermins ist aufgrund der Förderung des Vorhabens aus EFRE-Mitteln unter dem Förderkennzeichen EFRE-20500084 erforderlich. Die Terminplanung muss ausreichende Zeit für Prüfung, Korrekturschleifen, Abnahme, Rechnungsprüfung und förderbezogene Dokumentation berücksichtigen. Zuschlagskriterien Siehe Vergabeunterlagen Nebenangebote Nebenangebote werden nicht zugelassen. Angaben zu den Losen Aufteilung des Auftrags in Lose: Nein Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung Der Bieter hat auf Verlangen einen aktuellen Nachweis über die Eintragung in ein Berufs- oder Handelsregister oder einen vergleichbaren Nachweis des Niederlassungsstaates vorzulegen. Der Bieter erklärt, dass keine zwingenden Ausschlussgründe nach den einschlägigen vergaberechtlichen Bestimmungen vorliegen. Bei Bietergemeinschaften ist die Erklärung durch jedes Mitglied abzugeben. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit Der Bieter erklärt, wirtschaftlich und finanziell in der Lage zu sein, die ausgeschriebene Leistung über die gesamte Vertragslaufzeit ordnungsgemäß zu erbringen. Der Bieter erklärt, über einen für die ausgeschriebenen Tätigkeiten angemessenen Versicherungsschutz zu verfügen beziehungsweise diesen spätestens zum Leistungsbeginn herzustellen. Ein entsprechender Nachweis ist auf Verlangen des Auftraggebers vorzulegen. Technische und berufliche Leistungsfähigkeit Der Bieter weist mindestens drei geeignete Referenzen aus den letzten fünf Jahren nach. Seite 2/3 Generierungsdatum: 13.10.2026 18:12:16 Uhr © 2017 – 2026 cosinex GmbH EFRE-20500084-AP5-VR-FILM: AP5 - Drei immersive VR-Filme für den Kölner Zoo VO: UVgO Vergabeart: Öffentliche Ausschreibung Davon müssen - mindestens zwei Referenzen einen eindeutigen Naturfilm-, Wildtier- oder Artenschutzbezug aufweisen und - mindestens zwei Referenzen ein immersives 180°- oder 360°-Format für die Wiedergabe über VR-Brillen belegen. Eine Referenz kann beide Anforderungen gleichzeitig erfüllen. Bei Bietergemeinschaften und beim Einsatz benannter Nachunternehmer können die Referenzen durch die jeweiligen Mitglieder beziehungsweise Nachunternehmer erbracht werden. Zu jeder Referenz sind mindestens Auftraggeber, Leistungszeitraum, Leistungsgegenstand, Art und Umfang der erbrachten Leistungen, eingesetztes immersives Format sowie die Rolle des Bieters anzugeben. Der Bieter erklärt ferner, über die personellen und technischen Kapazitäten zur Konzeption und Produktion aller drei Filme einschließlich der Auslandsdrehs innerhalb des vorgesehenen Zeitrahmens zu verfügen. Die Übergabe der Liefergegenstände muss in den geforderten marktüblichen, dokumentierten und weiterverarbeitbaren Formaten möglich sein. Das für den Auftrag vorgesehene Projektteam ist mit Kurzprofilen der Schlüsselpersonen darzustellen. Anzugeben sind insbesondere Rolle, einschlägige Erfahrung und Verfügbarkeit. Dies betrifft insbesondere Regie beziehungsweise Konzeption, Kamera und VR-Technik, Produktionsleitung und Postproduktion. Sonstige Bietergemeinschaften benennen einen bevollmächtigten Vertreter und erklären die gesamtschuldnerische Haftung. Vorgesehene Nachunternehmer und lokale Produktionspartner sowie deren Leistungsanteile sind im Angebot zu benennen. Die Gesamtverantwortung für die Leistung verbleibt beim Auftragnehmer. Mit dem Angebot sind außerdem einzureichen: Produktions- und Umsetzungsansatz für jeden der drei Filme, vorläufiger technischer Ansatz, Produktions-, Reise- und Risikokonzept, Zeit- und Meilensteinplan sowie Kurzprofile des konkret eingesetzten Projektteams. Sämtliche Nachweise und Erklärungen sind in deutscher Sprache einzureichen. Wesentliche Zahlungsbedingungen Die Vergütung erfolgt als Pauschalpreis gemäß Preisblatt. Die Abrechnung erfolgt je Film in zwei Schritten: Abschlagsrechnung über 50 % der Vergütung des jeweiligen Films einschließlich der zugehörigen Länderpauschale nach schriftlicher Freigabe des Rohschnitts. Schlussrechnung über den Restbetrag nach Abnahme der Endfassung des jeweiligen Films. Die übergreifenden Leistungen werden zu je einem Drittel mit der Schlussrechnung des jeweiligen Films abgerechnet. Rechnungen müssen die Preisblattpositionen getrennt ausweisen und das Förderkennzeichen EFRE-20500084 sowie die Bezeichnung "AP 5" enthalten. Das Zahlungsziel beträgt 30 Tage nach Eingang einer prüffähigen Rechnung. Schlusstermin für den Eingang der Angebote 29.10.2026 um 12:00 Uhr Zusätzliche Angaben Bekanntmachungs-ID: CXPTY6ZDGSV Seite 3/3 Generierungsdatum: 13.10.2026 18:12:16 Uhr © 2017 – 2026 cosinex GmbH