AP5_Vergabeunterlage_VR-Film_FINAL.pdf

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Vergabeunterlage

Angebotsaufforderung / Vergabeunterlage AP 5 – Produktion von drei immersiven VR-Filmen Madagaskar · Eswatini · Vietnam Nationale öffentliche Ausschreibung nach UVgO · eVergabe NRW

Inhaltsverzeichnis

1. Auftraggeber und Vergabestelle..............................................................3

1.1 Auftraggeber....................................................................................3

1.2 Vergabestelle...................................................................................3

1.3 Kommunikationsweg........................................................................3

2. Verfahren und Förderhinweis...................................................................3

2.1 Art der Beschaffung.........................................................................3

2.2 Förderhinweis EFRE.........................................................................4

2.3 Grundsätze und Zuschlag................................................................4

2.4 Sprache, Währung und Angebotsabgabe.........................................4

3. Projektkontext und Zielsetzung................................................................5

3.1 Wirkungsziele..................................................................................5

3.2 Zielgruppen.....................................................................................5

3.3 Abgrenzung zu nachgelagerten Vergaben.......................................5

4. Gegenstand der Leistung.........................................................................5

4.1 Angebotsgegenstand.......................................................................5

4.2 Länge je Film...................................................................................6

4.3 Losstruktur, Abnahme und Abrechnung..........................................6

4.4 Laufzeit, Start und Drehfenster.......................................................6

5. Leistungsabgrenzung...............................................................................6

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5.1 In Scope...........................................................................................6

5.2 Out of Scope....................................................................................7

6. Inhaltliche Grundlagen je Film..................................................................7

6.1 Verbindlichkeit der Anlagen.............................................................7

6.2 Madagaskar.....................................................................................7

6.3 Eswatini...........................................................................................7

6.4 Vietnam...........................................................................................8

7. Leistungsphasen......................................................................................8

7.1 Phase 1: Produktionskonzept...........................................................8

7.2 Phase 2: Vorproduktion und Dreharbeiten.......................................8

7.3 Phase 3: Postproduktion und Fertigstellung.....................................8

7.4 Organisation....................................................................................9

7.5 Beratung und Verbesserungsvorschläge.........................................9

8. Technische Anforderungen.......................................................................9

8.1 Rollenverteilung und Herstellerneutralität.......................................9

8.2 Funktionale Mindestziele (Muss)......................................................9

8.3 Technischer Ansatz und Zielspezifikation......................................10

8.4 Technische Dokumentation............................................................10

9. Liefergegenstände und Übergabe..........................................................10

9.1 Liefergegenstände je Film (Muss)..................................................10

9.2 Übergabe.......................................................................................11

10. Sprachen und Barrierefreiheit..............................................................11

11. Reisen, Genehmigungen und Produktionsrisiken.................................11

11.1 Anforderungen.............................................................................11

11.2 Vergütung der Reise- und Produktionskosten..............................12

12. Einsatz von KI, CGI und Animation.......................................................12

13. Nutzungsrechte und Rechteklärung.....................................................12

13.1 Open Data...................................................................................13

14. Freigaben, Korrekturschleifen und Abnahme.......................................13

14.1 Freigabepunkte............................................................................13

14.2 Korrekturschleifen und Abnahme................................................13

15. Mitwirkung des Auftraggebers.............................................................14

16. Vergütung und Zahlung.......................................................................15

17. Eignung (Mindestanforderungen)........................................................16

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17.1 Referenzen...................................................................................16

17.2 Kapazität und technische Leistungsfähigkeit...............................16

17.3 Eigenerklärungen, Bietergemeinschaften, Nachunternehmer.....16

18. Zuschlagskriterien und Wertung..........................................................16

18.1 Grundsatz und Gewichtung.........................................................16

18.2 Qualitätskriterien und Punkteumrechnung..................................17

18.3 Preiswertung (40 Punkte)............................................................17

18.4 Rangfolge....................................................................................18

18.5 Ausschlussgründe........................................................................18

19. Anlagen................................................................................................18

1. Auftraggeber und Vergabestelle

1.1 Auftraggeber AG Zoologischer Garten Köln, Riehler Straße 173, 50735 Köln.

1.2 Vergabestelle Die Vergabe wird im Auftrag des Kölner Zoos durch die Expertplace Networks Group AG, Oberländer Ufer 186, 50968 Köln, durchgeführt. Eine persönliche Ansprechpartnerfunktion besteht nicht; die gesamte Kommunikation erfolgt ausschließlich über die Vergabeplattform gemäß Abschnitt 1.3.

1.3 Kommunikationsweg Die gesamte Kommunikation in diesem Vergabeverfahren – einschließlich Rückfragen, Auskünften, Bieterinformationen und Angebotsabgabe – erfolgt ausschließlich über die in der Bekanntmachung benannte Vergabeplattform des Landes Nordrhein-Westfalen. Eine Kommunikation per E-Mail oder Telefon ist nicht vorgesehen. Auskünfte werden allen beteiligten Unternehmen gleichzeitig und im gleichen Wortlaut über die Plattform bereitgestellt.

2. Verfahren und Förderhinweis

2.1 Art der Beschaffung Die Vergabe erfolgt als nationale öffentliche Ausschreibung nach der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) über die Vergabeplattform eVergabe NRW; der geschätzte Auftragswert liegt unter dem EU- Schwellenwert. Es gilt ein einstufiges Verfahren mit Zuschlag auf das

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wirtschaftlichste Angebot. Aufklärungsgespräche sind zulässig; Verhandlungen über Angebotsinhalt und Preis finden nicht statt. Nebenangebote sind nicht zugelassen.

2.2 Förderhinweis EFRE Das Vorhaben wird aus EFRE-Mitteln (Förderkennzeichen EFRE-20500084) einschließlich der zugehörigen Nebenbestimmungen gefördert. Daraus folgen für den Auftragnehmer insbesondere: prüffähige Dokumentation der Leistungen und Freigaben; eindeutige Zuordnung zu den Preisblattpositionen; Beachtung der Publizitätsvorgaben (EU-Emblem und Förderhinweis sowie Landeslogo „DEIN NRW“); Mitwirkung bei Prüfungen durch berechtigte Stellen.

2.3 Grundsätze und Zuschlag Der Auftraggeber beachtet die Grundsätze der Gleichbehandlung, Transparenz und Wirtschaftlichkeit. Den Zuschlag erhält das wirtschaftlichste Angebot nach den Zuschlagskriterien in Abschnitt 18. Vertragsgrundlage sind diese Vergabeunterlage, das Angebot des Auftragnehmers und ergänzend die gesetzlichen Vorschriften des Werkvertragsrechts (BGB); Allgemeine Geschäftsbedingungen des Bieters werden nicht Vertragsbestandteil.

2.4 Sprache, Währung und Angebotsabgabe • Sprache: Angebote und Anlagen sind in deutscher Sprache einzureichen. Projekt- und Abstimmungssprache ist Deutsch. • Währung: Preise in Euro, als Netto-Einzelpreise zuzüglich Umsatzsteuer und als Gesamtpreis. • Abgabe: ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform des Landes NRW. • Angebotsbestandteile (Muss): Angebotsschreiben; ausgefülltes Preisblatt (Anlage A2, Excel-Datei); Produktions- und Umsetzungsansatz je Film; vorläufiger technischer Ansatz nach Abschnitt 8.3; Produktions-, Reise- und Risikokonzept; Zeit- und Meilensteinplan; Projektteam mit Kurzprofilen der Schlüsselpersonen (z. B. Regie/Konzeption, Kamera/VR-Technik, Produktionsleitung, Postproduktion; je Person Rolle, einschlägige Erfahrung und Verfügbarkeit, höchstens eine Seite); Eignungsnachweise nach Abschnitt 17. • Fristen: Die Angebotsfrist ergibt sich aus der Bekanntmachung auf der Vergabeplattform. Bieterfragen sind spätestens sieben Kalendertage vor Ablauf der Angebotsfrist über die Plattform zu stellen. Die Bindefrist beträgt acht Wochen ab Ablauf der Angebotsfrist.

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3. Projektkontext und Zielsetzung

Die AG Zoologischer Garten Köln realisiert im EFRE-geförderten Vorhaben „Erlebnis Kölner Zoo“ das Arbeitspaket 5 „Immersives Artenschutzzentrum“. Kernbestandteil ist eine VR-Experience, in der Besucherinnen und Besucher Artenschutzprojekte des Zoos über VR-Brillen erleben. Gegenstand dieser Vergabe ist ausschließlich die Produktion der Filme.

3.1 Wirkungsziele • Emotionale, immersive Erzählung statt klassischer Dokumentation; kein Anspruch auf Vollständigkeit. • Vermittlung der Komplexität des Artenschutzes einschließlich der menschlichen Dimension; keine Gut-Böse-Darstellung, kein Exotismus. • Wow-Effekt: Besucherinnen und Besucher sollen erkennen, wie viel der Kölner Zoo weltweit für den Natur- und Artenschutz leistet. • Hinführung zu den korrespondierenden Tierarten und Bereichen im Kölner Zoo. • Räumlicher Ton und Geräuschkulisse als tragendes dramaturgisches Element. Ergänzender Kontext (Daten, Fakten) wird über die spätere Ausstellung im Artenschutzzentrum bereitgestellt und ist nicht Bestandteil der Filme.

3.2 Zielgruppen Primäre Zielgruppen sind Familien, Einzelbesuchende sowie Schulklassen und Gruppen. Die Erzählweise muss für Kinder ab etwa zwölf Jahren verständlich und ohne Vorwissen zugänglich sein.

3.3 Abgrenzung zu nachgelagerten Vergaben Technische Ausstattung der VR-Station (VR-Brillen, Server, Abspiel-/Steuerungssystem, Reinigung, Wartung, Betrieb) und räumliche Ausstattung sind Gegenstand gesonderter Vergaben. Die Filme müssen herstellerneutral in ein später beschafftes Wiedergabesystem integrierbar sein.

4. Gegenstand der Leistung

4.1 Angebotsgegenstand Gegenstand ist die Konzeption und Produktion von drei immersiven Filmen zu Artenschutzprojekten des Kölner Zoos:

• Film 1 – Madagaskar: Artenschutzprojekt Ambatotsirongorongo, Süd- Madagaskar (lokaler Partner: TBSE).

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• Film 2 – Eswatini: Artenschutzarbeit der Big Game Parks. • Film 3 – Vietnam: Artenschutzarbeit des Kölner Zoos in Vietnam (Partner: IEBR, Me Linh Station for Biodiversity). Die Leistung umfasst die technisch-konzeptionelle Beratung, das Produktionskonzept, die Vorproduktion, die Dreharbeiten, die Postproduktion, Vertonung, Sprach- und Barrierefreiheitsfassungen sowie die technische Übergabe und Dokumentation.

4.2 Länge je Film Jeder der drei Filme hat eine Länge von 12 Minuten (Muss).

4.3 Losstruktur, Abnahme und Abrechnung Die Beauftragung erfolgt als ein Los an einen Auftragnehmer, um eine einheitliche gestalterische und technische Handschrift über alle drei Filme sicherzustellen. Die Liefergegenstände werden je Film getrennt erstellt, gekennzeichnet und übergeben; die Abnahme erfolgt je Film, die Abrechnung gemäß Abschnitt 16. Vergütet werden ausschließlich Leistungen nach Auftragserteilung.

4.4 Laufzeit, Start und Drehfenster Der Leistungsbeginn erfolgt unmittelbar nach Auftragserteilung; innerhalb von zehn Werktagen nach Zuschlag findet ein Kick-off-Meeting statt. Bei der Terminplanung sind die geeigneten Drehfenster je Projektort zwingend zu berücksichtigen:

• Madagaskar: geeignete Reisezeit März bis Mai (Dezember bis März Regenzeit). • Eswatini: geeignete Drehzeit November bis Februar; der Zeitraum 15. Dezember bis 15. Januar ist ausgeschlossen. • Vietnam: geeignete Drehzeit Mai und Juni. Der Fertigstellungstermin je Film liegt jeweils drei bis vier Monate nach Abschluss der Dreharbeiten des betreffenden Films. Die Gesamtfertigstellung aller drei Filme erfolgt spätestens bis Ende Februar 2028 (Projektende: 31.08.2028). Die konkreten, aus den Drehfenstern abgeleiteten Einzeltermine je Film sind im Zeit- und Meilensteinplan des Bieters darzustellen und werden im Kick-off verbindlich vereinbart.

5. Leistungsabgrenzung

5.1 In Scope • Technisch-konzeptionelle Beratung zu den film- und VR-technischen Parametern. • Freigabefähiges Produktionskonzept je Film (Abschnitt 7.1). • Treatment, Szenenplan sowie Drehbuch bzw. Sprechertext.

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• Drehplanung, Dreharbeiten an den Projektorten und ggf. im Kölner Zoo, Einholung der erforderlichen Genehmigungen. • Postproduktion (Schnitt, Farbkorrektur, Ton, Musik, Sprecher, Animation/CGI im freigegebenen Umfang). • Sprach- und Barrierefreiheitsfassungen gemäß Abschnitt 10; technische Endkontrolle, Mastering, Übergabe und Dokumentation.

5.2 Out of Scope • VR-Brillen oder sonstige Hardware. • Spätere Steuerungs- bzw. Wiedergabesoftware. • Installation, Betrieb, Wartung und Reinigung der VR-Station. • Räumliche, bauliche oder szenografische Leistungen. • Festlegung auf einen Hersteller oder ein konkretes Brillenmodell.

6. Inhaltliche Grundlagen je Film

6.1 Verbindlichkeit der Anlagen Die Exposés und Workshop-Ergebnisse (Anlage A1) sind die inhaltliche Ausgangsbasis. Kernbotschaften, Wirkungsziele und ausdrücklich benannte No-Gos sind verbindlich. Szenenvorschläge und mögliche Protagonistinnen und Protagonisten sind Anregungen, keine vorgegebenen Drehbücher; der Auftragnehmer entwickelt daraus einen eigenständigen dramaturgischen Vorschlag. Wesentliche Abweichungen von den Kernbotschaften bedürfen der schriftlichen Freigabe.

6.2 Madagaskar Verbindlich: menschliche Dimension und Komplexität des Artenschutzes; Bedeutung des Bergwaldes (Alleinstellung gegenüber den beiden anderen Filmen) sowie Entwaldung und deren Folgen; Zusammenhang Lemuren– Wald (Samenverbreitung); Zusammenarbeit mit dem einheimischen Partner TBSE als Hilfe zur Selbsthilfe. No-Go: bevormundende, stereotype oder exotisierende Darstellung der Menschen vor Ort. Erfahrung im Filmen von Wildtieren ist über die Referenzen nach Abschnitt 17.1 nachzuweisen; ein respektvoller, einfühlsamer Umgang mit den Menschen vor Ort wird über die Einhaltung der No-Gos im Kriterium Q1 bewertet.

6.3 Eswatini Verbindlich: Artenschutz als anspruchsvolle praktische Arbeit; multiperspektivische Darstellung der Mensch-Tier-Konflikte; angemessene Sichtbarkeit lokaler Mitarbeitender, Ranger und Fachkräfte. No-Gos: Safari- Eindruck sowie einseitige Heroisierung einer einzelnen Person; die Anti- Wilderei-Arbeit ist sensibel und nur im abgestimmten Umfang darzustellen. Die Abläufe vor Ort sind nur begrenzt planbar; erforderlich sind hohe Flexibilität und Reaktionsfähigkeit.

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6.4 Vietnam Verbindlich: Artenschutz von Forschung und Entdeckung über Erhaltungszucht bis zur Rückführung bzw. Auswilderung. Vielfalt an Arten und Landschaften ist ein tragendes Prinzip des Films; er wird bewusst nicht auf eine einzelne Art reduziert. Damit die Erzählung für die Zielgruppe klar bleibt, werden weitere Arten und Landschaften als Kapitel derselben Geschichte eingebunden (Anlage A1). Ergänzende Motive können im Kölner Zoo entstehen.

Die Leitart beziehungsweise der Erzählstrang für den Vietnam-Film wird vom Auftraggeber verbindlich festgelegt. Der Auftragnehmer berät den Auftraggeber bei dieser Entscheidung im Rahmen der Konzeptionsphase (Abschnitt 7.1) und bringt seine fachliche Einschätzung zu Umsetzbarkeit und dramaturgischer Wirkung ein; die Letztentscheidung verbleibt beim Auftraggeber.

7. Leistungsphasen

7.1 Phase 1: Produktionskonzept Der Auftragnehmer erstellt vor Produktionsbeginn je Film ein technisch und gestalterisch begründetes Produktionskonzept. Es enthält mindestens: Dramaturgie und Szenenstruktur; begründete Empfehlung zum Aufnahmeformat (180°/360°, mono-/stereoskopisch); Zielspezifikation zu Auflösung, Bildfrequenz, Codecs, Datenraten und Masterformaten; räumliches Audiokonzept; Maßnahmen gegen Motion Sickness; Verhältnis von Realfilm, Archiv, Animation und CGI; KI-Konzept nach Abschnitt 12; Umsetzung von Sprachfassungen, Untertiteln, Closed Captions und Audiodeskription; Umsetzung der 2D-Fassung; Anforderungen an die spätere Wiedergabehardware und Integrationshinweise; Dreh-, Reise-, Genehmigungs- und Risikokonzept; Zeit- und Meilensteinplan mit Freigabepunkten. Die Produktion beginnt erst nach schriftlicher Freigabe des Konzepts (Muss).

7.2 Phase 2: Vorproduktion und Dreharbeiten Ausarbeitung von Treatment, Szenenplan und Drehbuch bzw. Sprechertext; Drehplanung und Abstimmung mit Projektverantwortlichen und Partnern vor Ort; Durchführung der Dreharbeiten; Einholung der erforderlichen Genehmigungen; Dokumentation wesentlicher Abweichungen vom freigegebenen Konzept.

7.3 Phase 3: Postproduktion und Fertigstellung Sichtung und Auswahl; Schnitt, Farbkorrektur, Ton, Musik, Sprecher, Animation/CGI im freigegebenen Umfang; Sprach- und Barrierefreiheitsfassungen; Vorlage von Rohschnitt und Feinschnitt zur

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Freigabe; technische Endkontrolle, Mastering, Übergabe der Endfassung und Dokumentation.

7.4 Organisation Auftragnehmer und Auftraggeber benennen je eine Projektleitung als zentrale Ansprechstelle. Abstimmungen erfolgen in deutscher Sprache. Die im Angebot benannten Schlüsselpersonen sind für die Leistung einzusetzen. Ein Austausch ist nur mit schriftlicher Zustimmung des Auftraggebers und bei mindestens gleichwertiger Qualifikation zulässig.

7.5 Beratung und Verbesserungsvorschläge Der Kölner Zoo produziert Filme dieser Art nicht regelmäßig. Der Auftraggeber legt in Anlage A1 seine inhaltlichen Vorstellungen dar, ist aber ausdrücklich offen für fachliche Beratung. Bieter sind eingeladen, in ihrem Angebot Hinweise und Verbesserungsvorschläge zu machen, etwa zu Dramaturgie, Aufnahme- und Wiedergabeformat, Ablauf, Rechten oder Risiken – insbesondere zu Aspekten, die in dieser Unterlage nicht berücksichtigt sind. Solche Vorschläge sind im Rahmen des Hauptangebots darzustellen und fließen, soweit konkret, begründet und umsetzbar, in die Bewertung der Kriterien Q1 bis Q3 ein. Sie dürfen die verbindlichen Anforderungen und das Preisblatt nicht verändern und sind keine Nebenangebote im Sinne von Abschnitt 2.1.

8. Technische Anforderungen

8.1 Rollenverteilung und Herstellerneutralität Der Auftraggeber gibt das inhaltliche „Was“ vor (Projekte, Themen, Zielgruppen, Wirkungsziele, Kernbotschaften, Must-haves und No-Gos, Leistungsumfang, Liefergegenstände). Der Auftragnehmer entwickelt das technische und produktionelle „Wie“ und berät den Auftraggeber. Eine bestimmte Kamera, Software, VR-Brille oder Plattform wird nicht vorgegeben.

8.2 Funktionale Mindestziele (Muss) • Je Film eine immersive Hauptfassung, geeignet für marktübliche Stand-alone-VR-Systeme. • Offline-Nutzbarkeit bzw. Offline-Integrierbarkeit in ein späteres Wiedergabesystem. • Keine ausschließliche Bindung an einen Brillenhersteller oder eine proprietäre Plattform. • Übergabe in marktüblichen, dokumentierten und weiterverarbeitbaren Formaten; vollständige technische Dokumentation.

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• Integration in ein später gesondert beschafftes Wiedergabesystem ohne Mitwirkung eines bestimmten Anbieters. • Motion-Sickness-arme Gestaltung; Ausrichtung auf Publikumsbetrieb und Zielgruppe ab etwa zwölf Jahren. • Getrennte bzw. strukturierte Übergabe der Sprach-, Musik-, Effekt- und Umgebungsanteile.

8.3 Technischer Ansatz und Zielspezifikation Der Bieter legt mit dem Angebot einen vorläufigen technischen Ansatz vor, der die Erfüllung der Mindestziele plausibel darlegt. Die endgültige Zielspezifikation (Aufnahmeformat, Auflösung, Bildfrequenz, Codecs, Datenraten, Masterformate) wird in der Konzeptionsphase fachlich begründet, abgestimmt und schriftlich freigegeben. Feste Zahlenwerte werden nicht vorgegeben.

8.4 Technische Dokumentation Zur Endfassung ist je Film eine technische Dokumentation zu übergeben: gelieferte Formate und Spezifikationen, Struktur der Ton- und Untertitelspuren, Anforderungen an die spätere Wiedergabehardware sowie Integrationshinweise.

9. Liefergegenstände und Übergabe

9.1 Liefergegenstände je Film (Muss) • freigegebenes Produktionskonzept; Treatment, Szenenplan und Drehbuch bzw. Sprechertext; • immersive Hauptfassung in der freigegebenen Zielspezifikation; • Sprachfassungen gemäß Abschnitt 10; Untertitel-/Closed-Caption- Dateien als separate, eindeutig zugeordnete Dateien; • getrennt bzw. strukturiert übergebene Ton-Anteile (Stems); technische Dokumentation gemäß Abschnitt 8.4; • mindestens zehn Standbilder in hoher Auflösung (Open-Data-fähig, Abschnitt 13.1); • Rechte- und Lizenzübersicht sowie Einwilligungs- und Freigabenachweise gemäß Abschnitt 13. Je Film ist eine eigenständig nutzbare 2D-Fassung Muss-Leistung und im Grundpreis enthalten.

Das vollständige Rohmaterial sowie die offenen Projektdateien (Schnittprojekte, Sequenzen, Grafik- und Animationsquellen) sind Teil der Grundleistung und werden vollständig an den Auftraggeber übergeben; dies ist nicht gesondert zu bepreisen.

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Social-Media-Fassungen beziehungsweise Kurzclips sind keine Muss- Leistung, sondern als Option in Anlage A2 (Preisblatt) ausgewiesen und nur auf gesonderten Abruf zu erbringen.

9.2 Übergabe Die Übergabe erfolgt digital über eine vom Auftraggeber benannte Plattform oder einen gesicherten Download-Link, in einer klaren, prüffähigen Ordner- und Benennungsstruktur je Film mit Versionierung und Änderungsprotokoll.

10. Sprachen und Barrierefreiheit

Die Sprachfassungen werden getrennt von der späteren Steuerungssoftware geliefert. Übersetzungen und Sprecherfassungen sind fachlich zu prüfen und vom Auftraggeber im Rahmen der Freigabepunkte nach Abschnitt 14.1 freizugeben. KI-generierte Stimmen und Übersetzungen sind nur nach vorheriger Offenlegung und schriftlicher Freigabe zulässig.

Im Grundpreis sind je Film folgende Leistungen enthalten (Muss):

• eine deutsche Sprachfassung; • eine englische Sprachfassung; • Closed Captions in deutscher Sprache; • Closed Captions in englischer Sprache; • eine deutsche Audiodeskriptionsfassung; • eine eigenständige deutsche Sprachfassung in leichter Sprache einschließlich der dazugehörigen deutschen Untertitel. Untertitel und Closed Captions sind zusätzlich als separate und eindeutig zugeordnete Dateien zu liefern.

Eine englische Audiodeskriptionsfassung und eine englische Fassung in leichter Sprache sind nicht Bestandteil der Grundleistung.

Weitere Sprachfassungen sind ausschließlich als Option gemäß Anlage A2, Position P6.1, anzubieten.

11. Reisen, Genehmigungen und

Produktionsrisiken

11.1 Anforderungen Der Bieter berücksichtigt alle erforderlichen Aufwände vollständig und stellt sie im Produktions-, Reise- und Risikokonzept dar: internationale Reisen und Unterkünfte; Visa; Techniktransport und ggf. Zoll; lokale Fixer und Produktionspartner; Dreh-, Standort-, Nationalpark- und

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Drohnengenehmigungen sowie ggf. staatliche Begleitung; Versicherungen und Sicherheit; Wetter- und Verfügbarkeitsrisiken; Puffer- und Ersatzdrehtage; Ausfall- und Ersatzszenarien.

11.2 Vergütung der Reise- und Produktionskosten Sämtliche Reise-, Unterkunfts-, Visa-, Genehmigungs-, Transport-, Fixer- und lokalen Produktionskosten (ohne die Begleitung nach Abschnitt 15) sind vollständig vom Bieter zu kalkulieren und je Land als verbindliche Pauschale im Preisblatt (Position P5) auszuweisen. Eine gesonderte Erstattung dieser Kosten durch den Auftraggeber ist ausgeschlossen. Dies gilt auch für Puffer- und Ersatzdrehtage sowie erforderliche Nachdrehs, soweit sie nicht auf nachträgliche Änderungswünsche des Auftraggebers zurückgehen (Abschnitt 14.2).

12. Einsatz von KI, CGI und Animation

KI-gestützte Verfahren sowie CGI und Animation sind zulässig, soweit sie dem freigegebenen Konzept entsprechen. Es gilt (Muss): vorherige Offenlegung von Art, Zweck und Umfang; Nachweis der rechtlichen Verwertbarkeit; keine Nutzung von Aufnahmen, Personenstimmen oder personenbezogenen Daten zum Training von Modellen; synthetische Stimmen und digitale Reproduktionen realer Personen nur nach vorheriger schriftlicher Freigabe; manuelle fachliche, sprachliche und technische Qualitätskontrolle; Dokumentation der verwendeten Verfahren; volle Verantwortung des Auftragnehmers für Qualität und Rechtskonformität.

13. Nutzungsrechte und Rechteklärung

Der Auftragnehmer räumt dem Auftraggeber an allen gelieferten Arbeitsergebnissen zeitlich, räumlich und inhaltlich unbeschränkte Nutzungsrechte für die Projektzwecke ein. Dies umfasst insbesondere:

• öffentliche Wiedergabe (u. a. im Kölner Zoo und an weiteren bestimmten Orten), Vervielfältigung, Verbreitung, Online- und Veranstaltungsnutzung, Archivierung; • Bearbeitung, Kürzung, Übersetzung, Synchronisation, Formatkonvertierung und Weiterentwicklung; • Nutzung und Bearbeitung durch vom Auftraggeber beauftragte Dritte sowie Nutzung in der Förderkommunikation (auch zugunsten des Fördermittelgebers); • Einräumung einfacher Nutzungsrechte an Dritte, insbesondere an die Europäische Union, das Land Nordrhein-Westfalen und weitere Fördermittelgeber, einschließlich des Rechts zur Unterlizenzierung.

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Die Nutzungsrechte gehen mit Abnahme des jeweiligen Films auf den Auftraggeber über. Einschränkende Regelungen in Angebotsunterlagen oder AGB des Bieters finden keine Anwendung. Der Auftragnehmer klärt und weist sämtliche Personen-, Musik-, Sprecher-, Archiv-, Standort- und sonstigen Drittmaterialrechte nach und übergibt mit der Endfassung eine Rechte- und Lizenzübersicht.

13.1 Open Data Nach dem Zuwendungsbescheid sind die im Vorhaben erstellten Inhalte (einschließlich Bewegtbildmaterial, Texte, Bilder und Übersetzungen) grundsätzlich Open-Data-fähig zu gestalten und können in regionale Datenbanken und den Data Hub NRW eingebracht werden. Der Auftragnehmer stellt daher sicher, dass der Auftraggeber folgende Bestandteile unter einer offenen Lizenz (CC BY 4.0 oder gleichwertig, nach Wahl des Auftraggebers) veröffentlichen darf: die 2D-Fassung je Film, Untertitel, Transkripte und Übersetzungen sowie die Standbilder nach Abschnitt 9.1. Hierfür sind Musik-, Sprecher-, Bild- und Tonrechte sowie Persönlichkeitsrechte (Einwilligungen mit Erlaubnis zur offenen Lizenzierung) entsprechend einzuholen. Ist dies für einzelne Bestandteile nicht möglich, ist es im Produktionskonzept zu begründen und in der Rechte- und Lizenzübersicht je Bestandteil auszuweisen. Die immersive Hauptfassung muss nur offen lizenzierbar sein, soweit Drittrechte dem nicht entgegenstehen.

14. Freigaben, Korrekturschleifen und

Abnahme

14.1 Freigabepunkte Schriftliche Freigabe durch den Auftraggeber an folgenden Punkten: Produktionskonzept; Treatment und Szenenplan; Drehbuch bzw. Sprechertext; Dreh- und Reiseplan; Rohschnitt; Feinschnitt; Endfassung und technische Übergabe.

Der Auftraggeber benennt eine übergreifende fachliche Freigabeinstanz für alle drei Filme sowie je Film eine fachliche Ansprechperson. Die Namen werden mit der Auftragserteilung mitgeteilt. Bei Konflikten zwischen inhaltlicher, wissenschaftlicher und technischer Sicht entscheidet die übergreifende Freigabeinstanz.

14.2 Korrekturschleifen und Abnahme Eine Korrekturschleife ist eine Runde, in der der Auftragnehmer ein Ergebnis an einem Freigabepunkt vorlegt (z. B. den Rohschnitt), der

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Auftraggeber seine Änderungswünsche gebündelt mitteilt und der Auftragnehmer sie einarbeitet und das Ergebnis erneut vorlegt.

• Zwei Korrekturschleifen je Freigabepunkt sind im Pauschalpreis enthalten. • Mängelbeseitigung: Fehler und Abweichungen von der vereinbarten Leistung (z. B. fehlerhafte Untertitel, technische Mängel, Nichtbeachtung freigegebener Vorgaben) beseitigt der Auftragnehmer immer ohne Zusatzkosten; sie zählen nicht als Korrekturschleife. • Weitere Korrekturschleifen über die zwei enthaltenen hinaus werden nach Position P6.3 vergütet. • Wünscht der Auftraggeber später Änderungen an bereits freigegebenen Inhalten oder Zusatzleistungen, die im Preisblatt nicht enthalten sind, legt der Auftragnehmer vor der Ausführung ein schriftliches Angebot auf Grundlage seiner Angebotskalkulation vor. Ausgeführt und vergütet wird nur, was der Auftraggeber schriftlich beauftragt hat. Die Abnahme erfolgt je Film. Voraussetzung für die Schlussrechnung ist die Abnahme der Endfassung des jeweiligen Films; Abschlagsrechnungen nach Abschnitt 16 setzen die schriftliche Freigabe des Rohschnitts voraus.

15. Mitwirkung des Auftraggebers

Der Auftraggeber stellt die inhaltlichen Grundlagen (Anlage A1) bereit, benennt die fachlichen Ansprechpersonen (Abschnitt 14.1), nimmt an Abstimmungen teil und erteilt die Freigaben fristgerecht. Verzögerungen aus ausstehenden Freigaben können den Terminplan anpassen.

Die gesamte Organisation der Produktion liegt beim Auftragnehmer. Dazu gehören insbesondere lokale Produktionspartner und Fixer, Genehmigungen, Reisen und Logistik sowie die Kontaktaufnahme und Abstimmung mit den Projektpartnern vor Ort. Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber rechtzeitig über seine Planung und stimmt Kontaktaufnahmen zu den Projektpartnern des Kölner Zoos vorab mit ihm ab.

Je Film begleitet eine fachliche Ansprechperson des Kölner Zoos (Abschnitt 14.1), z. B. eine Kuratorin oder ein Kurator, die Dreharbeiten vor Ort. Die Begleitung ist im Produktionsansatz zu berücksichtigen, ihre Termine bei der Abstimmung der Drehplanung. Reise- und Personalkosten dieser Personen trägt der Auftraggeber und sind nicht zu kalkulieren. Ob und wie Kuratorinnen, Kuratoren und andere Zoo-Mitarbeitende im Film auftreten, richtet sich nach Anlage A1. Abweichende Vorschläge sind als Hinweis nach Abschnitt 7.5 möglich und nicht Bestandteil des Angebots.

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Für Kontakte und Partner vor Ort haben die Kontakte des Auftraggebers Vorrang; der Auftragnehmer arbeitet mit ihnen zusammen. Eigene Kontakte oder Partner des Bieters kommen ergänzend hinzu; der Bieter benennt sie im Produktions-, Reise- und Risikokonzept, und sie werden mit dem Auftraggeber abgestimmt. Ein Anspruch, ausschließlich mit eigenen Kontakten oder Partnern zu arbeiten, besteht nicht. Die Kalkulation nach Abschnitt 11.2 bleibt davon unberührt.

Der Auftraggeber stellt kein Bild-, Film-, Footage- oder Archivmaterial zur Verfügung. Sämtliches für die Filme benötigte Bild- und Tonmaterial ist vom Auftragnehmer selbst zu produzieren oder rechtssicher zu beschaffen und gemäß Abschnitt 13 nachzuweisen.

16. Vergütung und Zahlung

Die Vergütung erfolgt als Pauschalpreis gemäß Preisblatt (Anlage A2). Im Pauschalpreis enthalten sind alle Leistungen der Abschnitte 5.1, 7, 8, 9, 10 und 12, die zwei Korrekturschleifen je Freigabepunkt und die Mängelbeseitigung (Abschnitt 14.2) sowie alle Reise-, Produktions- und Nebenkosten (Abschnitt 11.2). Für die Angebotswertung wird ausschließlich der Gesamtpreis der Grundbeauftragung (Preisblattpositionen P1–P5) herangezogen.

Optionen (P6) sind zusätzliche Sprachfassungen (P6.1), Social-Media- Fassungen (P6.2) und zusätzliche Korrekturschleifen (P6.3). Sie fließen nicht in die Preiswertung ein, werden nur auf schriftlichen Abruf des Auftraggebers erbracht und zu den Preisblattpreisen vergütet; ein Anspruch auf Abruf besteht nicht. Die Optionspreise sind Festpreise bis zum Vertragsende. Fehlende Optionspreise führen nicht zum Ausschluss des Hauptangebots. Die jeweilige nicht bepreiste Option wird jedoch nicht Vertragsbestandteil und kann nicht nachträglich zu einem neu gebildeten Preis ergänzt werden.

Die Abrechnung erfolgt je Film in zwei Schritten: (1) Abschlagsrechnung über 50 % der Vergütung des Films (Summe der Positionen P2, P3 bzw. P4 zuzüglich der Pauschale P5 des zugehörigen Landes) nach schriftlicher Freigabe des Rohschnitts; (2) Schlussrechnung über den Restbetrag nach Abnahme der Endfassung des Films. Position P1 wird zu je einem Drittel mit der Schlussrechnung je Film abgerechnet. Rechnungen weisen die Preisblattpositionen getrennt aus und tragen das Förderkennzeichen EFRE- 20500084 sowie die Bezeichnung „AP 5“. Zahlungsziel ist 30 Tage nach Eingang einer prüffähigen Rechnung.

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17. Eignung (Mindestanforderungen)

Die Eignungsprüfung erfolgt getrennt von der Zuschlagswertung. Sie betrifft ausschließlich unternehmensbezogene Mindestanforderungen; ihre Nichterfüllung führt zum Ausschluss und wird nicht bepunktet.

17.1 Referenzen Der Bieter weist mindestens drei geeignete Referenzen aus den letzten fünf Jahren nach. Davon müssen:

• mindestens zwei Referenzen einen eindeutigen Naturfilm-, Wildtier- oder Artenschutzbezug aufweisen und • mindestens zwei Referenzen ein immersives 180°- oder 360°-Format für die Wiedergabe über VR-Brillen belegen. Eine einzelne Referenz kann beide Anforderungen gleichzeitig erfüllen. Bei Bietergemeinschaften und bei Einsatz von Nachunternehmern können die Referenzen durch die jeweiligen Mitglieder bzw. benannten Nachunternehmer erbracht werden.

17.2 Kapazität und technische Leistungsfähigkeit Der Bieter erklärt, über die personellen und technischen Kapazitäten für drei Filme einschließlich der Auslandsdrehs im vorgesehenen Zeitrahmen zu verfügen, und bestätigt die Übergabe in den geforderten Formaten (Abschnitte 8 und 9).

17.3 Eigenerklärungen, Bietergemeinschaften, Nachunternehmer Der Bieter erklärt, dass keine zwingenden Ausschlussgründe vorliegen. Bietergemeinschaften benennen einen bevollmächtigten Vertreter und haften gesamtschuldnerisch. Nachunternehmer und ihre Leistungsanteile sind zu benennen; die Gesamtverantwortung verbleibt beim Auftragnehmer.

18. Zuschlagskriterien und Wertung

18.1 Grundsatz und Gewichtung Gegenstand der Zuschlagswertung ist ausschließlich die Qualität des konkret angebotenen Leistungsansatzes und des konkret eingesetzten Projektteams, nicht die Unternehmenseignung; Unternehmensreferenzen nach Abschnitt 17.1 werden nicht erneut bewertet. Die Gesamtwertung umfasst 100 Punkte: Qualität 60, Preis 40.

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Eine zusätzliche Arbeitsprobe ist nicht Bestandteil der Wertung; die Einschlägigkeit wird bereits über die Referenzen nach Abschnitt 17.1 und über Q4 nachgewiesen.

18.2 Qualitätskriterien und Punkteumrechnung Bewertet werden die folgenden Qualitätskriterien anhand der eingereichten Angebotsunterlagen:

Jedes Kriterium wird mit 0, 1, 3 oder 5 Rohpunkten bewertet: 0 = nicht erfüllt, kein verwertbarer Ansatz oder Verstoß gegen verbindliche Anforderungen; 1 = nur oberflächlich oder lückenhaft; 3 = vollständig, plausibel und anforderungsgerecht; 5 = besonders überzeugend und belastbar. Die Rohpunkte werden linear umgerechnet: gewertete Punkte = Rohpunkte ÷ 5 × Punkte des Kriteriums. Q1 wird für jeden der drei Filme einzeln bewertet; die Summe der drei Rohpunktwerte (0 bis 15) wird umgerechnet: gewertete Punkte Q1 = Rohpunkte-Summe ÷ 15 × 20. Alle Punktwerte werden auf zwei Nachkommastellen gerundet; die Gesamtpunktzahl ist die Summe der gerundeten Teilpunkte (Q1–Q4 und Preis).

18.3 Preiswertung (40 Punkte) Preis-Punkte = (niedrigster gewerteter Angebotspreis ÷ Angebotspreis des Bieters) × 40, auf zwei Nachkommastellen gerundet. Gewertet wird der Gesamtpreis der Grundbeauftragung netto (Positionen P1–P5). Bei ungewöhnlich niedrigen Angeboten kann eine Erläuterung der Kalkulation angefordert werden.

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18.4 Rangfolge Den Zuschlag erhält das Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl. Bei Punktgleichheit erhält das Angebot mit der höheren Qualitätspunktzahl den Vorrang; bei erneuter Gleichheit entscheidet das Los.

18.5 Ausschlussgründe Ausschluss, wenn Mindestziele (8.2) oder sonstige Mindestanforderungen nicht erfüllt sind, geforderte Liefergegenstände (9) nicht angeboten werden, das Preisblatt (Anlage A2) fehlt, in den Positionen P1–P5 unvollständig oder mehrdeutig ist oder in seinem Format verändert wurde (zu fehlenden Optionspreisen siehe Abschnitt 16), wesentliche Eignungsnachweise (17) fehlen oder zwingende Ausschlussgründe vorliegen. Nachforderungen erfolgen einheitlich und gleichbehandelnd.

19. Anlagen

Zur Vergabeunterlage gehören zwei Anlagen:

• A1 – Inhaltliche Grundlagen je Film (Exposé und Workshop-Ergebnisse Madagaskar, Eswatini, Vietnam). • A2 – Preisblatt (Excel-Datei; unverändert und vollständig ausgefüllt einzureichen).