Konzeption, Planung, Bau und Abbau eines Messestands für den UITP Summit 2027

Die zu erbringende Leistung gliedert sich in vier Arbeitspakete, wobei Arbeitspaket 4 als Bedarfsoption ausgestaltet ist. 1. Arbeitspaket 1 (AP 1): Hamburg Messestand Für die erfolgreiche Umsetzung des Messeauftritts von Hamburg auf dem UITP Summit 2027 vom 14. bis zum 17. Juni 2027 in Hamburg wird ein Dienstleister gesucht, der die Konzeption, Planung, Herstellung, Aufbau und Abbau des Messestands übernimmt. Mit den Hamburg Messestand sollen folgende Ziele angestrebt: - Darstellung Hamburgs als attraktiver Gastgeber des UITP Summits - Hamburg zeigt sich durch die innovative Darstellung von circa 17 Leuchtturmprojekten als Vorreiter der Mobilitätswende. - Es sollen bilaterale Gespräche in einer angenehmen Atmosphäre stattfinden können und auf einer kleinen Fläche auch Raum für Gruppentreffen und Vorträge geben. - Es soll Catering für Standbeteiligte und Standbesucher:innen angeboten werden. Rahmenbedingungen UITP Summit 2027 in Hamburg: - Ort der Veranstaltung: Hamburg Messe, B Gelände - Datum der Veranstaltung: 14. bis 17. Juni 2027 - Standgröße: 396m² (33x12m) - Standtyp: Inselstand - Standnummer: B7240, siehe A1_UITP Summit 2027 Hamburg_Floorplan B-Halls - Max. Bodenbelastung: 5.000 kg/m² - Aufbauzeitraum: voraussichtlich 10. bis 14. Juni 2027 - Abbauzeitraum: 17. Juni 2027, ab 17 Uhr Hinweis: Der Messestand für 2027 baut auf den aktuellen oben genannten Zielsetzungen und Rahmenbedingungen auf. Das für 2025 entwickelte Standkonzept verfolgte einen anderen konzeptionellen Ansatz und dient daher lediglich zur Einordnung. 2. Arbeitspaket 2 (AP 2): Interaktiven Elemente Ziel ist die Entwicklung und der Einsatz interaktiver Elemente auf dem Hamburger Messestand, um die Inhalte der präsentierten Leuchtturmprojekte anschaulich und erlebbar zu vermitteln. Die interaktiven Elemente sollen Besucher: innen aktiv einbinden, den Zugang zu komplexen Themen erleichtern und die Wahrnehmung Hamburgs als innovativen und zukunftsorientierten Mobilitätsstandort unterstützen. Die interaktiven Elemente kommen insbesondere dort zum Einsatz, wo durch die Leuchtturmprojekte keine eigenen Exponate, Demonstratoren oder sonstigen interaktiven Präsentationsformate vom Projekt bereitgestellt werden können. Dabei sind sowohl digitale als auch analoge oder hybride Lösungsansätze möglich. Der Auftraggeber plant die Beauftragung von bis zu fünf interaktiven Elementen. Zum Zeitpunkt der Ausschreibung steht lediglich ein Beispielprojekt zur Verfügung. Die genauen Elemente werden im weiteren Projektverlauf inhaltlich definiert. 3. Arbeitspaket 3 (AP 3): Sonderfläche "Selphie-Spot" Ergänzend zum Messestand ist auf einer Fläche in der Halle B4 oder ähnliche eine aufmerksamkeitsstarke Sonderfläche in Form einer "Mini-Elphi" zu konzipieren und umzusetzen. Die Mini-Elphi soll durch einen Fotospot ein Anziehungspunkt für die Messebesucher: innen sein und die Freie und Hansestadt Hamburg auf der Messe präsent und wiedererkennbar machen. Die Gestaltung kann sowohl architektonische Merkmale der Elbphilharmonie aufgreifen als auch Bezüge zu dem Hamburg Messestand herstellen. Hinweis: Die aktuell geplante Lage der Sonderfläche ist aus der Anlage A4_Fläche Selphie Spot zu entnehmen. 4. Bedarfsoption Arbeitspaket 4 (AP 4): Innovationshub Der Auftraggeber behält sich vor, im Wege einer Bedarfsoption zusätzlich zum Hamburger Messestand die Konzeption, Planung und Umsetzung eines Innovationshubs zu beauftragen. Es besteht kein Anspruch des Auftragnehmers auf Abruf dieser Option, die Entscheidung über deren Ausübung liegt im alleinigen Ermessen des Auftraggebers. Die Ausübung der Option steht unter dem Vorbehalt der vorherigen Freigabe durch das Steering Board des UITP sowie durch den Steuerkreis unter Einbeziehung sämtlicher Projektbeteiligter des UITP Summits. Erst nach Vorliegen dieser Freigaben erfolgt die verbindliche Beauftragung durch den Auftraggeber. Die abschließende Entscheidung über die Beauftragung der Option wird voraussichtlich im November 2026 getroffen. Der Auftraggeber ist berechtigt, die Option innerhalb einer angemessenen Frist nach Vorliegen der vorgenannten Freigaben durch einseitige schriftliche Erklärung gegenüber dem Auftragnehmer abzurufen. Die Bieter haben die Bedarfsoption "Innovationshub" in ihrem Angebot gemäß den Vorgaben der Vergabeunterlagen (Leistungsbeschreibung/Preisblatt) verbindlich zu kalkulieren. Eine Wertung erfolgt gemäß den in den Vergabeunterlagen festgelegten Zuschlagskriterien unter Einbeziehung der optionalen Leistung, ohne dass hierdurch ein Anspruch auf deren tatsächlichen Abruf begründet wird. Ziel des Innovationshubs ist es, Akteur:innen aus Wissenschaft, Start-Ups und weiteren Bereichen der Mobilitätsbranche sichtbar zu machen. Durch eine Veranstaltungsfläche für Vorträge und Workshops soll der fachliche Austausch gefördert und die Vernetzung innerhalb des Bereichs gestärkt werden. Rahmenbedingungen UITP Summit 2027 in Hamburg: - Ort der Veranstaltung: Hamburg Messe, B Gelände - Datum der Veranstaltung: 14. bis 17. Juni 2027 - Standgröße:120 m² (20x6) und 72 m²(18x4) - Standtyp: Inselstände - Standnummer: B7156 und B7160, siehe A1_UITP Summit 2027 Hamburg_Floorplan B-Halls - Aufbauzeitraum: voraussichtlich 10. bis 14. Juni 2027 - Abbauzeitraum: 17. Juni 2027, ab 17 Uhr. Weiter Informationen entnehmen Sie bitte aus der Leistungsbeschreibung.