Externe Postaufbereitung und Postlogistik
Was wird ausgeschrieben
Das Jobcenter München vergibt einen Dienstleistungsauftrag für die externe Bearbeitung und Logistik seiner Eingangspost. Der Umfang umfasst das Entgegennehmen, Öffnen, inhaltliche Prüfen, Sortieren und die physische Aufbereitung von Briefpost sowie die vorbereitende Übergabe an einen Scandienstleister. Die Leistung beinhaltet zudem logistische Abläufe, qualitätsgesicherte Bearbeitung nach definierten Service-Level-Agreements (taggleiche oder nächste-Tages-Verarbeitung) sowie Reporting und Prozessoptimierung. Der Vertrag unterliegt besonderen Datenschutzanforderungen für Sozialdaten und wird voraussichtlich über mehrere Jahre mit jährlicher Anpassung laufen.
Vollständige Beschreibung anzeigen
Die ausgeschriebene Leistung umfasst die Erbringung externer Postdienstleistungen (Postaufbereitung) für das Jobcenter München. Gegenstand ist insbesondere die Entgegennahme, Öffnung, inhaltliche Prüfung, Sortierung und physische Aufbereitung von Eingangspost sowie deren vorbereitende Übergabe an einen nachgelagerten Scandienstleister gemäß konkreter Vorgaben der Vergabeunterlagen. Die Leistung beinhaltet ferner logistische Tätigkeiten (Transportvorbereitung, Übergabeprozesse), qualitätsgesicherte Bearbeitung innerhalb definierter Service-Level (insb. taggleiche bzw. spätestens am Folgetag abgeschlossene Verarbeitung) sowie unterstützende Leistungen im Bereich Berichtswesen und Prozessoptimierung. Der Auftrag unterliegt aufgrund der Verarbeitung von Sozialdaten besonderen datenschutzrechtlichen Anforderungen, insbesondere den Regelungen der Datenschutz-Grundverordnung sowie den spezialgesetzlichen Vorschriften des Sozialdatenschutzes nach dem Sozialgesetzbuch (insbesondere §§ 67 ff. SGB X). Vgl. hierzu auch: Vertrag Postdienstleistungen Punkt 14.1 Absatz 2. Digitalisierungs- oder Scandienstleistungen sowie Transportleistungen sind nicht Bestandteil dieser Ausschreibung.
Die Stadt München beauftragt einen externen Dienstleister mit der Bearbeitung der gesamten Eingangspost für ihr Jobcenter. Dazu gehören das Entgegennehmen, Öffnen, Prüfen und Sortieren von Briefen, gefolgt von deren Vorbereitung für die anschließende Digitalisierung durch einen anderen Anbieter. Der Dienstleister muss die Post innerhalb eines Tages oder spätestens am Folgetag bearbeiten, dabei strenge Datenschutzregeln für sensible Sozialdaten einhalten und regelmäßig über die Bearbeitungszahlen berichten. Der Auftrag umfasst keine eigenen Scan- oder Transportleistungen, sondern konzentriert sich rein auf die manuelle und logistische Vorverarbeitung. (Auftraggeber: Jobcenter München)
Zentrale Anforderungen
6 Punkte- Nachweis wirtschaftlicher und finanzieller Leistungsfähigkeit
- Nachweis technischer und fachlicher Eignung
- Referenzen für vergleichbare Postdienstleistungen
- Erfüllung strenger Datenschutzvorgaben (DSGVO, SGB X)
- Nachweis ausreichender Personalressourcen
- Bereitschaft zur Einhaltung definierter Service-Level-Agreements
KI-zusammengefasst aus den offiziellen Eignungsanforderungen. Verbindlich ist der Originaltext unten.
Eignungskriterien (Volltext)
Wirtschaftliche, finanzielle und technische Eignung. Das Nachfordern von Unterlagen steht in den Grenzen der Transparenz und Gleichbehandlung im Ermessen desAuftraggebers.DieAngebotsabgabe durch Einzelbieter und durch Bietergemeinschaften ist gleichermaßen zulässig. Bietergemeinschaften habenmit ihremAngeboteine von allen Mitgliedern der Bietergemeinschaft rechtsverbindlich unterschriebene Bietergemeinschaftserklärung(sieheEigenerklärung)abzugeben.Sämtliche weiteren Mitglieder der Bietergemeinschaft haben die nach den Vorgaben dieserAusschreibungvorzulegenden Nachweise zur Eignung(Fragebogen zur Eignung) jeweils separat abzugeben.Die Erklärungen und Unterlagenbezüglich derFachkunde und der wirtschaftlichen und technischen Leistungsfähigkeit müssen nicht zwingendvollständig von jedem Mitgliedgesonderteingereicht werden; es reicht aus, wenn die Fachkunde und Leistungsfähigkeit für dieBietergemeinschaft insgesamt nachgewiesen sind.Erbringtdie Bietergemeinschaft die erforderlichen Referenzen gemeinsam, muss dieBietergemeinschaft darlegen, welches Mitglied derBietergemeinschaftvoraussichtlich welchen Leistungsanteil erbringt. Die von den Mitgliedern der Bietergemeinschaft getrennt eingereichtenReferenzen müssen auf den jeweiligen Leistungsanteil des Mitgliedes der Bietergemeinschaft bezogen sein.Veränderungen in derZusammensetzung der Bietergemeinschaft sind nur in begründeten Ausnahmefällen und nur mit vorheriger Zustimmung des Auftraggeberszulässig.
Aufteilung in Lose
1 LotDie ausgeschriebene Leistung umfasst die Erbringung externer Postdienstleistungen (Postaufbereitung) für das Jobcenter München. Gegenstand ist insbesondere die Entgegennahme, Öffnung, inhaltliche Prüfung, Sortierung und physische Aufbereitung von Eingangspost sowie deren vorbereitende Übergabe an einen nachgelagerten Scandienstleister gemäß konkreter Vorgaben der Vergabeunterlagen. Die Leistung beinhaltet ferner logistische Tätigkeiten (Transportvorbereitung, Übergabeprozesse), qualitätsgesicherte Bearbeitung innerhalb definierter Service-Level (insb. taggleiche bzw. spätestens am Folgetag abgeschlossene Verarbeitung) sowie unterstützende Leistungen im Bereich Berichtswesen und Prozessoptimierung. Der Auftrag unterliegt aufgrund der Verarbeitung von Sozialdaten besonderen datenschutzrechtlichen Anforderungen, insbesondere den Regelungen der Datenschutz-Grundverordnung sowie den spezialgesetzlichen Vorschriften des Sozialdatenschutzes nach dem Sozialgesetzbuch (insbesondere §§ 67 ff. SGB X). Vgl. hierzu auch: Vertrag Postdienstleistungen Punkt 14.1 Absatz 2.
Zuschlagskriterien
2 Kriterien- price30%
Die Ermittlung der Preispunkte erfolgt mittels Interpolation.
- quality70%
Umsetzungskonzept: 1.1. Prozess- und Leistungskonzept 1.2. Informationssicherheit und Datenschutz 1.3. Personal- und Organisationskonzept 1.4. Qualitätssicherung- und SLA-Konzept 1.5. Reporting- und Weiterentwicklung 1.6. Auftragnehmer = Inklusionsbetrieb gemäß §§ 215 ff IX SGB Die prozentuale Gewichtung der Unterkriterien ergibt sich aus den Angebotsbedingungen, dort Punkt 11.
Zeitplan
- 4. Mai 2026Bekanntmachung veröffentlichtAuf TED publiziert
- 2. Juni 2026EinreichungsfristElektronische Einreichung