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Externe Archivierung und Vernichtung von papiergeführten Akten

Bundesrepublik Deutschland - Bundesamt für JustizBonn, GermanyVeröffentlicht 19. Mai 2026
Auftragswert
~€450k
Geschätzt · Konfidenz low
Einreichungsfrist
22. Juni 2026
24 Tage verbleibend
Leistungsbeschreibung

Was wird ausgeschrieben

Das Bundesamt für Justiz schreibt die externe Archivierung und Vernichtung von papiergeführten Akten an drei Standorten aus. Der Auftrag umfasst die Abholung, sichere Lagerung gemäß ISO/IEC 21964 sowie den Rücktransport auf Anforderung innerhalb kurzer Fristen. Es handelt sich um eine Rahmenvereinbarung für IT-gestützte Verwaltungs- und Logistikdienstleistungen.

Vollständige Beschreibung anzeigen

Das Bundesamt für Justiz (BfJ) als Auftraggeber beabsichtigt, einen Auftragnehmer zu beauftragen, der die Aufbewahrung papiergeführter Akten übernimmt. Unter der Aufbewahrung ist die Archivierung dieser Akten zu verstehen. Der Auftraggeber hat dabei die Möglichkeit, einzelne Akten vom Auftragnehmer zurückzufordern. Diese müssen wieder an eine der Liegenschaften des Auftraggebers zurücktransportiert werden und danach gegebenenfalls erneut vom Auftragnehmer zur Aufbewahrung abgeholt werden. Die Akten unterfallen der Schutzklasse 2 (Sicherheitsstufen 3 und 4) und 3 (Sicherheitsstufe 5) gemäß ISO/IEC 21964. Die Akten sollen nach Abholung beim Auftraggeber fachgerecht archiviert werden. Im Bedarfsfall – auf Anfrage des Auftraggebers – sollen die Akten innerhalb von zwei Werktagen, bei Eilbedürftigkeit innerhalb von maximal 24 Stunden, an die entsprechende Liegenschaft des Auftraggebers zurücktransportiert werden, wobei die durch den Bieter angegebene Reaktionszeit in Eilfällen im Rahmen des Vergabeverfahrens bindend wird. Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber, wenn die vom Auftraggeber einzuhaltende gesetzliche Aufbewahrungsfrist endet. Der Auftraggeber prüft daraufhin, ob die Akten vernichtet werden können und erteilt dem Auftragnehmer eine Freigabe zur Vernichtung. Etwaige Verwaltungsarbeiten, die im Zusammenhang mit Transport, Archivierung und Vernichtung der Akten anfallen, hat der Auftragnehmer selbständig sowie IT-gestützt zu übernehmen.

VergabeHero-Einschätzung

Das Bundesamt für Justiz sucht einen Dienstleister für die sichere Aufbewahrung und spätere Vernichtung von Aktenbeständen an drei Standorten. Der Auftragnehmer muss die Akten abholen, sicher lagern und bei Bedarf innerhalb von zwei Werktagen – oder in Eilfällen innerhalb von 24 Stunden – an den Auftraggeber zurückliefern. Zudem gehört die IT-gestützte Verwaltung der Akten sowie die Überwachung von Aufbewahrungsfristen zum Leistungsumfang. Die Akten unterliegen hohen Sicherheitsanforderungen, da sie sensible Informationen enthalten. Der Auftrag wird als Rahmenvereinbarung vergeben.

DienstleistungenLogistik & ArchivierungÖffentliche VerwaltungJustizArchivierungAktenvernichtungLogistikOeffentliche VerwaltungDatenschutzRahmenvertrag
Eignung

Zentrale Anforderungen

5 Punkte
  • Eigenerklärung zur Nichtvorlage von Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124, 125 GWB
  • Bestätigung der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit (kein Insolvenzverfahren)
  • Nachweis der Einhaltung umwelt-, sozial- und arbeitsrechtlicher Vorschriften
  • Bestätigung der Einhaltung des Mindestlohngesetzes und weiterer Arbeitnehmerschutzgesetze
  • Nachweis über die Einhaltung von Sicherheitsstandards gemäß ISO/IEC 21964 (Schutzklassen 2 und 3)

KI-zusammengefasst aus den offiziellen Eignungsanforderungen. Verbindlich ist der Originaltext unten.

Eignungskriterien (Volltext)

Gemäß den Bestimmungen der §§ 123, 124 und 125 des GWB können die in dem Dokument - Anlage 5 zu den Bewerbungsbedingungen - Eigenerklärung des Bieters zu den Ausschluss-gründen gemäß §§ 123, 124 und 125 GWB - aufgeführten Kriterien zu einem Ausschluss führen und müssen daher vom Bieter bestätigt werden. Dies betrifft folgende Ausschlusskriterien: -Der Bieter bestätigt, dass er keine rechtskräftigen Verurteilungen oder rechtskräftigen Festsetzungen einer Geldbuße nach § 30 OWiG in den letzten 5 Jahren (maßgeblich ist das Datum der Rechtskraft) gemäß § 123 GWB vorzuweisen hat. - Der Bieter bestätigt, dass sein Unternehmen nicht zahlungsunfähig ist. - Der Bieter bestätigt, dass kein Insolvenzverfahren oder vergleichbares Verfahren beantragt wurde. - Der Bieter bestätigt, dass kein Insolvenzverfahren oder vergleichbares Verfahren eröffnet wurde. - Der Bieter bestätigt, dass kein Antrag auf Eröffnung eines Insolvenzverfahrens oder eines vergleichbaren Verfahrens mangels Masse abgelehnt wurde. - Der Bieter bestätigt, dass kein Insolvenzplan rechtskräftig bestätigt wurde, und es ist nicht erforderlich, diesen vorzulegen. - Der Bieter bestätigt, dass sein Unternehmen sich nicht in Liquidation befindet. - Der Bieter bestätigt, dass sein Unternehmen seine Tätigkeit nicht eingestellt hat. - Der Bieter bestätigt, dass bei der Ausführung öffentlicher Aufträge nicht gegen geltende umwelt-, sozial oder arbeitsrechtliche Vorschriften verstoßen wurde. - Der Bieter bestätigt, dass er nicht gemäß § 8 Abs. 1 Nr. 2 bis 5, §§ 10 bis 11 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes, gemäß § 404 Abs. 1 oder 2 Nr. 3 des Dritten Buches Sozialgesetzbuch, gemäß §§ 15, 15a, 16 Abs. 1 Nr. 1, 1c, 1d, 1f oder 2 des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes, gemäß § 266a Abs. 1 bis 4 des Strafgesetzbuches, gemäß § 23 Abs. 1 Nr. 1 bis 9 und 11, Abs. 2 des Arbeitnehmerentsendegesetzes oder gemäß § 21 Abs. 1 Nr. 1 bis 8, 10 und 11, Abs. 2 des Mindestlohngesetzes mit einer Freiheitsstrafe von mehr als drei Monaten oder einer Geldstrafe von mehr als 90 Tagessätzen oder einer Geldbuße von mehr als 2.500,00 Euro oder gemäß § 24 Abs. 1 des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz mit einer Geldbuße von mindestens 150.000,00 Euro, gemäß § 24 Abs. 2 Satz 2 i.V.m. § 24 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz ist einer Geldbuße von wenigstens 1.500.000,00 Euro, gemäß § 24 Abs. 2 Satz 2 i.V.m. § 24 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz mit einer Geldbuße von wenigstens 2.000.000,00 Euro oder gemäß § 24 Abs. 3 des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz mit einer Geldbuße von wenigstens 0,35 Prozent des durchschnittlichen Jahresumsatzes bestraft worden ist. - Der Bieter bestätigt, dass weder sein Unternehmen noch eine Person, deren Verhalten seinem Unternehmen zuzurechnen ist, im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit nachweislich eine schwere Verfehlung begangen hat, durch die die Integrität des Unternehmens infrage gestellt wird. - Der Bieter bestätigt, dass sein Unternehmen keine Vereinbarungen mit einem anderen Unternehmen getroffen hat oder Verhaltensweisen aufeinander abgestimmt hat, die eine Verhinderung, Einschränkung oder Verfälschung des Wettbewerbs bezwecken oder erwirken sollen. - Der Bieter bestätigt, dass sein Unternehmen sich nicht in einer Situation befindet, in der ein Interessenkonflikt bei der Durchführung des Vergabeverfahrens besteht. Ein solcher Konflikt, der die Unparteilichkeit und Unabhängigkeit einer für den öffentlichen Auftraggeber tätigen Person beeinträchtigen könnte und nicht durch andere, weniger einschneidende Maßnahmen wirksam beseitigt werden kann, liegt nicht vor. - Der Bieter bestätigt, dass sein Unternehmen nicht bereits in die Vorbereitung des Vergabeverfahrens einbezogen war, was zu einer Wettbewerbsverzerrung geführt hätte. Eine solche Wettbewerbsverzerrung, die nicht durch andere, weniger einschneidende Maßnahmen beseitigt werden kann, liegt nicht vor. - Der Bieter bestätigt, dass sein Unternehmen keine wesentliche Anforderung bei der Durchführung eines früheren öffentlichen Auftrags oder Konzessionsvertrags erheblich oder fortdauernd mangelhaft erfüllt hat. Es kam weder zu einer vorzeitigen Beendigung, Schadensersatz oder einer vergleichbaren Rechtsfolge. Hinweis (vgl. § 126 GWB): Wenn ein Unternehmen, bei dem ein Ausschlussgrund vorliegt, keine oder keine ausreichenden Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 GWB ergriffen hat, darf es gem. § 126 GWB: 1. bei Vorliegen eines Ausschlussgrundes nach § 123 GWB höchstens fünf Jahre ab dem Tag der rechtskräftigen Verurteilung von der Teilnahme an Vergabeverfahren ausgeschlossen werden, 2. bei Vorliegen eines Ausschlussgrundes nach § 124 GWB höchstens drei Jahre ab dem betreffenden Ereignis von der Teilnahme an Vergabeverfahren ausgeschlossen werden. Aus technischen Gründen ist es erforderlich, die detaillierte Beschreibung der Ausschlusskriterien wie im Rahmen des ersten Kriteriums - Bestechlichkeit, Vorteilsgewährung und Bestehung - ebenfalls an dieser Stelle näher zu erläutern. Um Redundanz zu vermeiden, wurde lediglich darauf verwiesen. Gemäß § 56 VgV

Lose

Aufteilung in Lose

1 Lot
LOT-0000Archivierung und Vernichtung von papiergeführten Akten

Das BfJ beabsichtigt, den Abschluss einer Rahmenvereinbarung über die externe Archivierung und Vernichtung von papiergeführten Akten (Akten). Die Akten sind an den drei Standorten des Auftraggebers entsprechend des anfallenden Bedarfs abzuholen und auf Anforderung zurückzutransportieren Einzelheiten zum Beschaffungsgegenstand sind den Dokumenten „2 - Leistungsbeschreibung“ und „3 - Vertrag“ zu entnehmen. Im Falle der Zuschlagserteilung sind vom Auftragnehmer alle dort dargestellten Leistungen zu erbringen.

CPV 92512000Frist 22. Juni 2026
Zeitleiste

Zeitplan

  1. 19. Mai 2026
    Bekanntmachung veröffentlicht
    Auf TED publiziert
  2. 22. Juni 2026
    Einreichungsfrist
    Elektronische Einreichung
Anhänge

Dokumente & Links

1 Link