Vergabeentscheid
Zuschlag erteilt
Auftragsgewinner: mindsquare AG
Auftragswert
€409k
Zuschlag am
14. Juli 2026
Externer Dienstleister für SAP HCM Betrieb und Support
Was wird ausgeschrieben
Das Helmholtz-Zentrum hereon sucht einen externen Dienstleister für den laufenden Betrieb, die Wartung und die Weiterentwicklung seines SAP HCM-Systems. Der Auftrag umfasst die Betreuung der Personaladministration, Zeitwirtschaft und Abrechnung sowie perspektivisch die Migration auf SAP Fiori und S/4HANA. Die Vertragslaufzeit beträgt 1440 Tage, was etwa vier Jahren entspricht.
Vollständige Beschreibung anzeigen
Das Hereon setzt derzeit SAP ERP 6.0 EHP8 HCM für die Personaladministration und -abrechnung ein. Zur Unterstützung der personalwirtschaftlichen Prozesse werden die Komponenten Personaladministration, Personalzeitwirtschaft, Personalabrechnung, Personalkostenplanung und die Obligo Verwaltung eingesetzt. Zusätzlich nutzt das Hereon zur Beschleunigung administrativer Abläufe SAP Process & Forms, verschiedene Workflows sowie den Employee Self-Service (ESS) und Manager Self-Service (MSS) auf Basis des SAP-Portals. Das SAP-Portal mit den Self-Services sowie das elektronische Beschaffungssystem sind in das Hereon-Intranet integriert. Die Systemlandschaft besteht aus einem Zentralsystem mit allen Modulen in einer 2 System-Architektur. Seit Oktober 2025 ist SuccessFactors mit dem Modul Recruiting produktiv im Einsatz. Für die Wartung und den Support von SF Recruiting ist ein externer Dienstleister bestellt. Derzeit befindet sich eine Umstellung des SAP-NetWeaver-Portals 7.5 für Employee und Manager-Self-Services auf ein SAP-FIORI-Portal in Planung und ist beim späteren Betreuungsumfang bzw. Beraterportfolio der Dienstleistung zu berücksichtigen (ab 2028 fortlaufend). Des Weiteren läuft zudem eine Ausschreibung zur "Einführung Travelmanage- ment im Hereon" zur Ablösung von Notes. Auch diese fortlaufende Betreuung ab 2027 (sofern ein SAP-Modul eingeführt wird) ist gegebenenfalls im Dienstleistungsumfang bzw. Beraterportfolio zu berücksichtigen, ebenso wie die perspektivische Integration in SAP S/4HANA (ab 2027 fortlaufend).
Das Helmholtz-Zentrum hereon in Geesthacht benötigt Unterstützung bei der Verwaltung und Pflege seiner SAP-Personalsoftware (SAP HCM). Der Dienstleister soll die bestehenden Module für Personalabrechnung und Zeitwirtschaft betreuen und das Zentrum bei der geplanten Umstellung auf moderne Oberflächen wie SAP Fiori sowie bei der künftigen Integration in SAP S/4HANA unterstützen. Da das System eine zentrale Rolle für die Personalprozesse spielt, ist eine kontinuierliche Betreuung über einen Zeitraum von etwa vier Jahren vorgesehen. Der Auftrag richtet sich an IT-Dienstleister mit tiefgehender Erfahrung in der SAP-Personalwirtschaft und entsprechenden Migrationsprojekten.
Aufteilung in Lose
1 LotFür den Bereich Personalmanagement wird eine kontinuierliche Betreuung durch ein externes Dienstleistungsunternehmen benötigt. Der Leistungsumfang umfasst das SAP HCM Modul mit den Teilmodulen Personaladministration (PA), Personalzeitwirtschaft (PT), Personalabrechnung (PY) und Organisationsmanagement (OM), perspektivisch ggf. FI-TV & FIORI-Anwendungen sowie die anwendungsübergreifenden Komponenten Processes & Forms, ESS, MSS und HCM Workflow im SAP NetWeaver Portalbetrieb bzw. künftig im Fiori Launchpad. Zu den zentralen Anforderungen gehören: - Sicherstellung des stabilen und reibungslosen Betriebs der HCM Systeme in den genannten Modulen und Komponenten in enger Zusammenarbeit mit den Key Userinnen und Key Usern - Analyse und Behebung von Fehlern im laufenden Betrieb - Durchführung von HCM Customizing und weiteren Systemanpassungen nach dem Einspielen von Patches und Updates - Umsetzung und Dokumentation neuer Anforderungen (z.?B. gesetzliche, tarifliche oder betriebliche Änderungen) in Abstimmung mit den HCM Key Userinnen und Key Usern sowie dem Bereich Personalmanagement - Erstellung neuer HCM Reports sowie Anpassung bestehender Auswertungen nach Bedarf (z.?B. statistische Berichte für Behörden und Institutionen nach Patch Einspielungen) - Umsetzung neuer Anforderungen im SAP NetWeaver Portal sowie Administration des Portal Contents (z.?B. neue Formulare in Web Dynpro) bzw. perspektivisch im FIORI-Launchpad - Fachliche Ansprechperson für HCM Key Userinnen und Key User sowie für IT Systemadministratorinnen und -administratoren - Sicherstellung eines kontinuierlichen Know how Transfers an Key Userinnen und Key User sowie an die IT Administration
Zuschlagskriterien
2 Kriterien- price30%
Preis, Stundensatz
- quality70%
qualitative Zuschlagskriterien, Organisationskonzept zur Umsetzung der beschriebenen Leistung, Qualität der zu erbringenden Leistung anhand eines Bietergesprächs, Gesamteindruck & fachliche Beantwortung der Fragen
Zeitplan
- 20. Juli 2026Bekanntmachung veröffentlichtAuf TED publiziert
- 14. Juli 2026Zuschlag erteiltZuschlag an mindsquare AG · €409k