Einführung eines unternehmensweiten Dokumentenmanagementsystems (DMS)

Die BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH (BIM) beabsichtigt die Beschaffung und Einführung eines neuen Dokumentenmanagementsystems (DMS) für den unternehmensweiten Einsatz. Ziel des Projekts ist die Bereitstellung einer zentralen, sicheren und revisionssicheren Plattform zur Verwaltung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten und Akten. Das DMS soll die fachbereichsübergreifende Zusammenarbeit unterstützen, bestehende Medienbrüche reduzieren und die Einhaltung gesetzlicher, datenschutzrechtlicher und organisatorischer Vorgaben sicherstellen. Der Betrieb erfolgt zunächst On-Premises im Rechenzentrum der BIM. Perspektivisch soll die Lösung hybride bzw. cloudbasierte Betriebsmodelle technisch unterstützen. Der Leistungsumfang umfasst insbesondere: - Bereitstellung, Implementierung und Einführung der DMS-Software einschließlich Installation, Konfiguration und Schulungen, - Integration in bestehende Systeme, insbesondere SAP S/4HANA, E-Mail- und Office-Umgebungen, - Migration bestehender Dokumente und Metadaten, - Konzeption und Umsetzung definierter Workflows, Archivierungs- und Berechtigungsstrukturen, - Sicherstellung der Informationssicherheit, digitalen Barrierefreiheit und DSGVO-Konformität, - Betrieb, Wartung und Softwarepflege (Pflege S) einschließlich Service-Level-Management. Das Vorhaben ist Bestandteil der Digitalisierungsstrategie der BIM und steht in engem Zusammenhang mit den parallel laufenden Projekten „BIM SAP 2028“ und „BitX“, in denen zentrale Geschäftsprozesse und Fachverfahren modernisiert und integriert werden. Die Vertragslaufzeit beträgt 48 Monate mit der Option auf eine einmalige Verlängerung um bis zu 24 Monate. Grundlage der Leistungserbringung ist der EVB-IT Systemvertrag in der jeweils gültigen Fassung.