Einführung eines Dokumentenmanagementsystems und elektronischer Vorgangsbearbeitung (ELO/eAkte)

Die Funktionalität für eine elektronische Ablage, einer elektronischen Vorgangsbearbeitung und einem elektronischen Endlagerarchiv wird durch verschiedene IT-Systeme hergestellt, die teilweise abhängig sind. Manche Bestandteile wurden bisher nur in einzelnen Organisationseinheiten eingeführt, aber nicht durchgängig genutzt. Zusätzlich existieren Probleme bei der Berechtigungsvergabe. Die Abbildung des Integrierten Dokumentenmanagementsystems (iDMS) erfolgt derzeit in drei Säulen: 1. Säule Elektronische Ablage 2. Säule Elektronische Vorgangsbearbeitung 3. Säule Elektronisches Endlagerarchiv (Kein Bestandteil dieser Ausschreibung) In der ersten Säule wird zurzeit hauptsächlich das System ELO genutzt, sowie weitere Systeme wie z.B. Fileserver, OwnCloud, etc. Aufgrund der Historie sind sowohl die Datenstrukturen als auch die Zugriffsberechtigungen teilweise nicht den geänderten Organisationsstrukturen und Prozessänderungen angepasst worden. Die Elektronische Vorgangsbearbeitung (2. Säule) mit dem ELO Modul eAkte (ELO Business Solution Public Sector) wird derzeit nur in einem einzigen Bereich der BGE verwendet. Zielsetzung: Gegenstand der Ausschreibung ist die Unterstützung bei der Reorganisation des Dokumentenmanagements und bei der Einführung einer Vorgangsbearbeitung mit ELO/eAkte. Ziel des Projektes ist es das bestehende ELO-System weiter zu betreiben, neue notwendige Funktionen zu implementieren und um das Modul eAkte für die elektronische Vorgangsbearbeitung zu erweitern. Des Weiteren sollen die bisherigen (ELO-)Ablagestrukturen zu einer datenschutzkonformen BGE-einheitlichen, neuen Dokumentationsstruktur für technische und Querschnittsbereiche migriert werden, welche eine prozess- und projektorientierte Zusammenarbeit über Bereichs- und Unternehmensgrenzen hinweg unterstützt. Neben teilweise bestehenden gesetzlichen Pflichten zur Einführung einer Vorgangsbearbeitung existiert auch die fachliche Notwendigkeit, eine Vorgangsbearbeitung in anderen Bereichen zur Verbesserung der Arbeitsabläufe einzusetzen. Ein wesentliches Ziel dieses Projekts ist es, Entscheidungen und Entscheidungswege digital transparenter darzustellen und zu dokumentieren. Es besteht ein wachsender Bedarf an Steuerung, Vereinheitlichung, Effizienz und Transparenz aufgrund der zunehmenden Komplexität der Aufgaben. Auf Grund der Wesentlichkeit der Aufgabenstellung für die BGE hat die Leistungserbringung durch einen, erfahrenen und fachkundigen Partner bzw. Projektleiter des Auftragnehmers zu erfolgen.