Digitalisierung und Vernichtung von Akten im Feststellungsverfahren nach SGB IX in Rheinland-Pfalz
Was wird ausgeschrieben
Das Landesamt für Soziales, Jugend und Versorgung RLP vergibt einen Dienstleistungsauftrag für die Digitalisierung und Vernichtung von Akten im Feststellungsverfahren nach dem SGB IX (Schwerbehindertenrecht). Monatlich fallen landesweit ca. 2.400 Verfahren mit insgesamt rund 312.000 Blatt an, die an vier Standorten abgeholt, gescannt und nach zweimonatiger Aufbewahrung datenschutzkonform vernichtet werden sollen. Die Abrechnung erfolgt nach der tatsächlich eingescannten Blattzahl.
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Für die elektronische Aktenführung im Feststellungsverfahren nach dem SGB IX (Schwerbehindertenrecht) benötigt der Auftraggeber (AG) ein Gesamtdienstleistungspaket. Gegenstand der Ausschreibung sind Archivakten, die bei Eingang eines Neufeststellungsantrags o.Ä. reaktiviert und zu laufenden Verfahren werden. Landesweit fallen monatlich ca. 2.400 entsprechende Verfahren an. Die Papierakten sollen einmal im Monat im Abstand von vier Wochen an den vier Standorten des AG abgeholt und anschließend nach Leistungsvorgaben beim Auftragnehmer (AN) verarbeitet werden. Die Daten der gescannten Dokumente sind regelmäßig vom AN bereitzustellen, damit sie zeitnah in das Dokumentenmanagementsystem des AG übernommen werden können. Nach der Verarbeitung und Übernahme der digitalisierten Akten in das Dokumentenmanagementsystem müssen die Papierakten beim AN für einen Zeitraum von zwei Monaten datenschutzkonform aufbewahrt und anschließend vernichtet werden. Der Zeitraum beginnt mit dem Tag der digitalen Bereitstellung der vollständigen Akten einer Transportbox an den AG. Die Freigabe zur Vernichtung wird vom AG in Textform erteilt. Insgesamt sollen monatlich circa 312.000 Blatt aus etwa 2.400 Akten digitalisiert werden. Abgerechnet wird nach der tatsächlich eingescannten Blattzahl. Eine Rückführung der Akten bzw. Aktenteile an den AG ist nicht erforderlich.
Das Landesamt für Soziales, Jugend und Versorgung in Rheinland-Pfalz benötigt einen Dienstleister für die Digitalisierung und Vernichtung von Behindertenakten. Konkret werden monatlich etwa 2.400 Akten mit zusammen rund 312.000 Blatt an vier Standorten abgeholt, elektronisch erfasst und nach einer zweimonatigen Aufbewahrung beim Dienstleister vernichtet. Die gescannten Daten müssen zeitlich in das Dokumentenmanagementsystem des Amtes eingespielt werden, die Papierakten werden nicht zurückgegeben. Bewerber müssen nachweisen, dass sie bereits Erfahrung mit der Digitalisierung von Gesundheitsdaten haben und ein entsprechendes Konzept vorlegen.
Zentrale Anforderungen
6 Punkte- Nachweisliche Erfahrung mit Digitalisierung von Gesundheitsdaten
- Referenzen für vergleichbare Akten-Digitalisierungsprojekte
- Konzept für die Aktenverarbeitung gemäß Leistungsvorgaben
- Datenschutzkonforme Verarbeitung nach DSGVO
- Fähigkeit zur monatlichen Verarbeitung von ca. 312.000 Blatt
- Zweimonatige datenschutzkonforme Aufbewahrung vor Vernichtung
Eignungskriterien von KI ermittelt, keine offiziellen Angaben vom Auftraggeber vorhanden.
Aufteilung in Lose
1 LotDie Papierakten sollen einmal im Monat im Abstand von vier Wochen an den vier Standorten des AG abgeholt und anschließend nach Leistungsvorgaben beim Auftragnehmer (AN) verarbeitet werden. Die Daten der gescannten Dokumente sind regelmäßig vom AN bereitzustellen, damit sie zeitnah in das Dokumentenmanagementsystem des AG übernommen werden können. Nach der Verarbeitung und Übernahme der digitalisierten Akten in das Dokumentenmanagementsystem müssen die Papierakten beim AN für einen Zeitraum von zwei Monaten datenschutzkonform aufbewahrt und anschließend vernichtet werden. Der Zeitraum beginnt mit dem Tag der digitalen Bereitstellung der vollständigen Akten einer Transportbox an den AG. Die Freigabe zur Vernichtung wird vom AG in Textform erteilt. Insgesamt sollen monatlich circa 312.000 Blatt aus etwa 2.400 Akten digitalisiert werden. Abgerechnet wird nach der tatsächlich eingescannten Blattzahl. Eine Rückführung der Akten bzw. Aktenteile an den AG ist nicht erforderlich. Der AG hat vier Dienststellen, von denen jede für die Bearbeitung von Fällen in einer bestimmten Region in Rheinland-Pfalz zuständig ist. Koblenz Baedeker Str. 2-20, 56073 Koblenz Mainz Schießgartenstraße 6, 55118 Mainz Landau Reiterstraße 16, 76829 Landau Trier Moltkestraße 19, 54292 Trier. Weitere Einzelheiten finden Sie in den Vergabeunterlagen. Weitere Informationen über den AG können im Internet unter der Adresse http://www.lsjv.rlp.de abgerufen werden.
Zuschlagskriterien
3 Kriterien- price30%
Preis
- quality40%
Konzept (siehe Ziffer 2.12 Bewerbungsbedingungen Teil A)
- quality30%
Referenzen zur Digitalisierung von Gesundheitsdaten (Anlagen 8 und 8a)
Zeitplan
- 30. Apr. 2026Bekanntmachung veröffentlichtAuf TED publiziert