Digitalisierung von physischen Archivbeständen
Was wird ausgeschrieben
Der Bayerische Rundfunk schreibt die Digitalisierung seiner physischen Archivbestände der Abteilung Rechtemanagement und -strategie aus. Der Auftrag umfasst den gesamten Prozess von der Abholung und Vorbereitung über die Digitalisierung und Indexierung bis hin zur datenschutzkonformen Vernichtung der Unterlagen. Das Projekt ist als Dienstleistungsauftrag konzipiert und erfordert eine qualitätsgesicherte Umsetzung.
Vollständige Beschreibung anzeigen
Gegenstand dieses Vertrages ist die vollständige, datenschutzkonforme und qualitätsgesicherte Digitalisierung der physischen Archivbestände der Abteilung "Rechtemanagement und -strategie" (RM-S) des Bayerischen Rundfunks (BR). Die zu digitalisierende Bestände liegen überwiegend in Form von Aktenordnern und Karteikarteneinheiten (Hörfunk und Fernsehen) vor. Der Auftraggeber verfügt nicht über die personellen und technischen Ressourcen zur eigenständigen Durchführung der Digitalisierung.
Der Bayerische Rundfunk (BR) möchte seine physischen Archivbestände, die vor allem aus Aktenordnern und Karteikarten bestehen, digitalisieren lassen. Da der Sender selbst nicht über die nötigen Kapazitäten verfügt, wird ein externer Dienstleister gesucht, der die Unterlagen abholt, fachgerecht scannt, mit Metadaten versieht und anschließend datenschutzkonform vernichtet. Der Auftrag beinhaltet auch eine Pilotphase, um den Prozess abzusichern, und erfordert die Bereitstellung der Daten in einem neutralen, zukunftssicheren Format. Das Projekt dient dazu, die Archivierung der Abteilung für Rechtemanagement und -strategie effizienter und digital zugänglich zu gestalten.
Aufteilung in Lose
1 LotDie Leistung umfasst insbesondere: -Ausräumen, Verpacken, Transport, Zwischenlagerung und Rücktransport von ausgewählten Beständen, -fachgerechte Vorbereitung und Digitalisierung der Unterlagen, -Indexierung und Metadatenerfassung, -Bereitstellung der Digitalisate in standardisierten, systemneutralen Formaten, -qualitätsgesicherte Durchführung des Gesamtprozesses einschließlich Pilotphase, -datenschutzkonforme Vernichtung der hierfür vorgesehenen Unterlagen. Ziel des Projekts ist die vollständige Digitalisierung der Bestände, um diese strukturiert, dauerhaft nutzbar und anhand definierter Indexwerte recherchierbar bereitzustellen. Die Ergebnisse müssen: -fachlich vollständig und korrekt sein, -in durchsuchbaren (OCR), standardkonformen Formaten (PDF/A 2b, optional TIFF) vorliegen, -mit definierten Metadaten und Indexwerten angereichert sein, -systemneutral und medienbruchfrei in nachgelagerte Systeme (z. B. SAP, Office Anwendungen) überführbar sein, -nachvollziehbar, prüfbar und qualitätsgesichert erzeugt werden.
Zeitplan
- 5. Juni 2026Bekanntmachung veröffentlichtAuf TED publiziert
- 6. Juli 2026EinreichungsfristElektronische Einreichung