Digitale Rekonstruktion und Formierung Kölner Archivalien

Digitale Rekonstruktion und Formierung Kölner Fragmente (DRUF-KF) DRUF-KF Leistungsbeschreibung Die im Rahmen des DRUF-KF-Projektes anzubietenden Arbeiten sollen dazu dienen, die DRKF- und SUFKF-Technologien auf einer einheitlichen Systemplattform im Archivneubau am Eifelwall zu betreiben und einen kombinierten Wirkbetrieb für die digitale Rekonstruktion sowie die digitale Formierung der Kölner Archivalien zu ermöglichen. Auf dem Weg dahin sind weitere System- und Automatisierungskomponenten zu entwickeln, die die bereits bestehenden Benutzeroberflächen- und Multi-User-Komponenten funktional erweitern und hinsichtlich ihrer Handhabung vereinheitlichen. Auch die Digitalisierungsprozesse samt Scannerhardware und Scansoftware müssen an den kombinierten digitalen Rekonstruktions- und Formierungs-Wirkbetrieb angepasst werden. In einem weiteren Aufgabenkomplex soll der Einsatz von KI-Verfahren zur automatisierten inhaltlichen Auswertung von Dokumenten implementiert und zur Nutzerreife ausgebaut werden (z.B. durch OCR, Layout- und Seitenanalyse auf LLM-Basis). Als Tool zur digitalen Formierung soll hier eine Sortierung von Rekonstruktionen über Einzelblätter bis hin zu Akten ermöglicht werden. Zusätzlich sind Richtung IT-Umgebung weitere Entwicklungs- und Optimierungsaufgaben zu definieren und für den späteren Mengen- und Produktivbetrieb umzusetzen. Die Arbeiten sollen über 5 Jahre, aufgeteilt in 2 Projektphasen, Phase I - Integration und Prozesse -, Phase II - Interaktion und Systemintelligenz - abgeschlossen werden, damit in einer auf 3 Jahre ausgelegten 3. Projektphase der integrierte Wirk- und Mengenbetrieb der Formierung aufgenommen und optional durch die Auftragnehmerin technisch begleitet und optimiert werden kann. Die projektierte Laufzeit umfasst somit ein voraussichtliches Zeitfenster von April 2026 bis April 2034. Im einzureichenden Angebot ist darzustellen, wie die einzelnen Aufgabenstellungen, auch zeitlich, abgearbeitet und gelöst werden sollen. Die Auftragnehmerin arbeitet nach dem agilen Projektmanagement und lehnt sich hier an Scrum als agile Methodik an. Die Auftragnehmerin definiert dazu einen abgegrenzten Zielraum, der dreimonatige Sprints, Sprint Planings, Sprint Reviews als auch kontinuierliche Lernschleifen durch gemeinsame Retrospektiven beinhaltet. Für jeden Sprint existieren feste Pauschalen und definierte Review-Termine für die Abnahme und Abrechnung. Eine Übersicht zu den Projektphasen und den Entwicklungszielen ist Bestandteil des einzureichenden Angebotes. Die jeweiligen Arbeitsergebnisse in Form von User-Stories und einem umfassenden BackLog sind zu dokumentieren und von der Auftraggeberin abzunehmen. Zur Unterstützung der Auftragnehmerin steht zur Projektlaufzeit ein Mitarbeiter des Historischen Archivs der Stadt Köln mit Rheinischem Bildarchiv (HAStK-RBA) als Projektleiter Köln zur Verfügung. Aufgabe des HAStK-RBA-Projektleiters ist es, die für die Durchführung des Projekts benötigten Informationen bereitzustellen und entsprechende Kontakte zu Fachleuten des Auftraggebers zu vermitteln. Für operationale Fragestellungen und Unterstützung ist die lokale DRKF-Administratorin des HAStK-RBA eng einzubinden. Die Forderung der Leistungsbeschreibung und die im Angebot darzustellenden Lösungsvorschläge einer zielführenden Vorgehensweise werden in einem EVB-IT-Systemvertrag festgeschrieben. Hierbei wird der 2017 geschlossene EVB-IT-Systemvertrag über die "Erstellung eines Gesamtsystems zur Digitalen Rekonstruktion Kölner Fragmente" als bewährte Vorlage herangezogen.