Einführung und Implementierung eines CAFM-Systems als SaaS
Was wird ausgeschrieben
Die Hochschule für Wirtschaft und Gesellschaft Ludwigshafen schreibt die Einführung eines Computer-Aided Facility Management (CAFM)-Systems als Software-as-a-Service-Lösung aus. Der Auftrag umfasst die Bereitstellung, Konfiguration, Systemeinrichtung sowie die Projektsteuerung über einen Zeitraum von drei Jahren. Das Verfahren wird als Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb durchgeführt.
Vollständige Beschreibung anzeigen
Der öffentliche Auftraggeber beabsichtigt die Vergabe eines Auftrags zur Einführung und Implementierung eines Computer-Aided Facility Management (CAFM)-Systems als Software as a Service (SaaS) im Rahmen eines strukturierten Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb. Ziel des Vergabeverfahrens ist es, eine wirtschaftlich und technisch geeignete Lösung zu beschaffen, die die organisatorischen, betrieblichen und digitalen Anforderungen des Auftraggebers nachhaltig unterstützt. Das Verfahren wird unter Beachtung der vergaberechtlichen Grundsätze der Transparenz, Gleichbehandlung und Wettbewerbsförderung durchgeführt. Diese Auftragsbekanntmachung dient der formellen Information potenzieller Wirtschaftsteilnehmer über Gegenstand, Ablauf und Teilnahmebedingungen des Verfahrens.
Die Hochschule für Wirtschaft und Gesellschaft Ludwigshafen sucht einen Anbieter für eine neue Software zur Verwaltung ihrer Gebäude und Anlagen, ein sogenanntes CAFM-System (Computer-Aided Facility Management). Die Software soll als Cloud-Dienst (SaaS) bereitgestellt werden und hilft dabei, betriebliche Abläufe in der Gebäudeverwaltung zu digitalisieren und zu strukturieren. Der Auftrag beinhaltet neben der Softwarebereitstellung auch die technische Einrichtung, Anpassungen an die Bedürfnisse der Hochschule sowie die Projektbegleitung. Die Vertragslaufzeit ist auf drei Jahre angelegt.
Zentrale Anforderungen
2 Punkte- Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124 GWB
- Nachweis über das Nichtvorliegen eines Insolvenzverfahrens
KI-zusammengefasst aus den offiziellen Eignungsanforderungen. Verbindlich ist der Originaltext unten.
Eignungskriterien (Volltext)
Von der Teilnahme ausgeschlossen sind Unternehmen, bei denen zwingende oder fakultative Ausschlussgründe gemäß Artikel 57 und 58 der Richtlinie 2014/24/EU in Verbindung mit §§ 123 und 124 GWB vorliegen. Entsprechende Eigenerklärungen sind mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Maßnahmen der Selbstreinigung können gemäß § 125 GWB berücksichtigt werden. Mit in Insolvenz befindlichen Unternehmen möchten wir keine langfristig orientierte Zusammenarbeit eingehen. Sofern Unterlagen fehlen sollten, behalten wir uns das Recht vor, diese nachzufordern.
Aufteilung in Lose
1 LotGegenstand des Auftrags ist die Bereitstellung und Implementierung eines Computer-Aided Facility Management (CAFM)-Systems zur Unterstützung strukturierter Facility-Management-Prozesse innerhalb der Organisation des Auftraggebers als Software as a Service. Der Leistungsumfang umfasst die Bereitstellung der CAFM-Software, einschließlich Konfiguration, erforderlicher Anpassungen und Systemeinrichtung. Der Auftragnehmer übernimmt die Projektsteuerung, die Systemkonfiguration, die Betreuung der Migration von Flächen- und Anlagendaten, die Bereitstellung und Einrichtung von Schnittstellen zu Drittsystemen gemäß Lastenheft, die Durchführung von Tests sowie die Begleitung der Abnahme. Ferner sind Schulungsleistungen für definierte Nutzergruppen, die Erstellung von System- und Anwenderdokumentationen sowie die Unterstützung beim Go-live und in der Stabilisierungsphase Bestandteil des Leistungsumfangs. Der Erfüllungsort ist 67059 Ludwigshafen am Rhein. Der Zuschlag erfolgt nach dem Prinzip des wirtschaftlich günstigsten Angebots (MEAT - Most Economically Advantageous Tender) auf Basis des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses. Das bedeutet, dass nicht allein der niedrigste Preis entscheidend ist, sondern die Gesamtbewertung aus Preis und qualitativen Kriterien. Der Auftraggeber bewertet, in welchem Maße das angebotene CAFM-System und die begleitenden Leistungen die Anforderungen erfüllen, Risiken reduzieren, eine nachhaltige Betriebsfähigkeit ermöglichen und gleichzeitig ein plausibles, transparentes und vollständiges Kostenbild über den definierten Vertragszeitraum liefern.
Zuschlagskriterien
5 Kriterien- price30%
Unter dem Kriterium "Preis" bewertet der Auftraggeber das Gesamtkostenbild (Total Cost of Ownership, TCO) über den definierten Betrachtungszeitraum von [] (z. B. Vertragslaufzeit inkl. Optionen). Bewertet wird nicht nur ein einzelner Preiswert, sondern die Vollständigkeit, Transparenz und Plausibilität der Kostenstruktur. Der Auftraggeber erwartet, dass alle relevanten Kostenbestandteile nachvollziehbar ausgewiesen sind, z. B. Lizenz-/Nutzungsentgelte, Implementierungsleistungen, Hosting (sofern relevant), Support- und Wartungskosten, Update-/Releaseleistungen, Schulungen, Schnittstellenleistungen, Datenmigration, Reise- und Nebenkosten sowie etwaige wiederkehrende Betriebskosten - jeweils in der im Preisschema vorgegebenen Struktur. Ein Angebot kann preislich nachteilig bewertet werden, wenn Positionen unklar, konditional, unvollständig oder nicht prüffähig sind, wenn Kosten in unpassenden Positionen "versteckt" werden oder wenn wesentliche Annahmen nicht transparent gemacht werden. Der Auftraggeber kann im Rahmen vergaberechtlich zulässiger Aufklärung Plausibilisierungen anfordern, insbesondere wenn eine ungewöhnlich niedrige Preisgestaltung vorliegt oder die Preisstruktur nicht mit dem technischen und organisatorischen Angebot konsistent erscheint.
- quality20%
Unter diesem Kriterium bewertet der Auftraggeber, wie gut die angebotene CAFM-Lösung die funktionalen, technischen und betrieblichen Anforderungen erfüllt. Dabei geht es nicht nur um die Behauptung der Erfüllung, sondern um die Qualität der Ausprägung: Wie robust ist die Systemarchitektur, wie gut ist die Konfigurierbarkeit ohne Customizing, wie nachvollziehbar ist das Datenmodell, wie gut unterstützt die Lösung Schnittstellen und Integrationen, und wie skalierbar ist die Lösung bei steigender Nutzerzahl, zunehmender Objektanzahl oder wachsendem Funktionsumfang. Integrationsfähigkeit umfasst insbesondere die Fähigkeit, mit den in der Ausschreibung genannten Systemen zusammenzuwirken und dabei Sicherheit, Performance und Stabilität zu gewährleisten. Die Bewertung bezieht auch die technische Umsetzbarkeit im Zielumfeld ein, inklusive Betriebs- und Sicherheitsarchitektur (z. B. Authentifizierung/SSO, Rollen- und Berechtigungskonzept, Protokollierung, Mandantenfähigkeit, API-Design).
- quality20%
Hier bewertet der Auftraggeber die Fähigkeit des Bieters, das CAFM-System strukturiert, risikoarm und termingerecht einzuführen. Bewertet werden unter anderem die Methodik (z. B. agile/hybride Vorgehensmodelle), Projektgovernance und Rollenmodell, Ressourcenplanung (inklusive Schlüsselrollen und Verfügbarkeiten), Risikomanagement, Quality Gates, Test- und Abnahmekonzept sowie das Vorgehen für Rollout und Go-Live. Ein wesentlicher Bestandteil ist die Migrationsstrategie für Stammdaten, Bewegungsdaten und Dokumente, einschließlich Datenbereinigung, Mapping, Validierung und Reconciliation-Ansätzen. Der Auftraggeber bewertet positiv, wenn der Projektansatz realistische Annahmen enthält, Abhängigkeiten transparent macht (z. B. Zuarbeiten des Auftraggebers, Schnittstellenverfügbarkeit, Datenqualität), klare Meilensteine und Entscheidungswege vorsieht und eine nachvollziehbare Stabilisierung ("Hypercare") nach Go-Live einplant. Angebote, die nur generische Projektphrasen enthalten, ohne konkret auf das Umfeld und die Risiken eines CAFM-Rollouts einzugehen, werden entsprechend schwächer bewertet.
- quality20%
Dieses Kriterium bewertet die praktische Nutzbarkeit der Lösung im FM-Alltag sowie die Qualität der Demonstration. Grundlage ist ein definierter Demonstrationsleitfaden mit Szenarien und Use Cases [Flächenmanagement, Instandhaltung, Service Desk, Mobile Working, Konfiguration], der sicherstellen soll, dass alle Bieter entlang vergleichbarer Prozessketten bewertet werden. Bewertet wird, ob Kernprozesse logisch, effizient und nachvollziehbar abgebildet werden, ob die Benutzeroberfläche klar strukturiert ist, ob Rollen- und Berechtigungen in der Praxis funktionieren und ob die Lösung in der Live-Demo stabil und performant läuft. Der Auftraggeber berücksichtigt dabei auch, wie gut typische Nutzergruppen (z. B. FM-Administration, Service Desk, Techniker, Objektverantwortliche, Reporting-Nutzer) unterstützt werden, ob Eingaben und Navigation intuitiv sind und ob die Lösung die operative Zusammenarbeit erleichtert.
- quality10%
Hier bewertet der Auftraggeber die Qualität und Reife des Betriebs- und Supportmodells. Bewertet werden Struktur und Erreichbarkeit des Service Desks, die Ticketbearbeitung (inkl. Dokumentationsstandard), Eskalationsmechanismen, das Incident- und Problem-Management, Release- und Change-Prozesse sowie der Ansatz für Knowledge Transfer und Schulung. Zentral ist die Frage, ob der Bieter ein Supportmodell anbietet, das zur Kritikalität und Nutzungsrealität eines CAFM-Systems passt und ob es klare, messbare Service Level (SLA) und KPIs gibt, die in der Vertragsphase verlässlich gemanagt werden. Der Auftraggeber bewertet positiv, wenn der Bieter klare Verantwortlichkeiten, transparente Kommunikationswege, praxistaugliche Eskalationen sowie ein nachvollziehbares Konzept für kontinuierliche Verbesserung darstellt.
Zeitplan
- 3. Juni 2026Bekanntmachung veröffentlichtAuf TED publiziert
- 17. Juli 2026EinreichungsfristElektronische Einreichung